EFD-Reinf para condomínios: o que muda?

por Aryane Teixeira | dez 7, 2021 | Legislação

A EFD-Reinf é uma obrigação fiscal importante para a gestão condominial, especialmente no que diz respeito à prestação de serviços terceirizados.

Neste ano, houveram mudanças significativas para os condomínios, em relação às obrigações fiscais. Continue lendo para entender melhor!

O que é EFD-Reinf para condomínios?

EFD-Reinf, ou Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é um dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e se trata de um complemento do e-Social, que diz respeito à prestação de serviços terceirizados, como:

limpeza;
jardinagem;
portaria;
segurança;
e construção civil.

Essa obrigação faz parte do bloco do Sped Fiscal, que é processo de escrituração digital do governo, e tem como principal objetivo permitir que o INSS acesse mais facilmente as informações de notas fiscais dos trabalhos realizados.

Ou seja, ele concentra as informações convenientes à contribuição previdenciária, retenção do imposto de renda e das contribuições sociais.

Esta é uma forma de unificar o sistema utilizado para recebimento das informações, a fim de reduzir o volume de declarações e facilitar o cumprimento das obrigações pelos condomínios.

Para cumprir essa obrigação fiscal, é necessário que o condomínio possua um certificado digital para transmitir as informações e gerar a guia de pagamento.

Por que o condomínio precisa fazer a declaração da EFD-Reinf?

A Receita Federal instaurou a obrigatoriedade da EFD-Reinf para quatro grupos, como consta na Instrução Normativa RFB nº 2043/21, sendo que os condomínios estão enquadrados no terceiro grupo.

Caso haja atraso no prazo de entrega, de não entrega ou informações incorretas ou omitidas, o condomínio poderá receber multas automáticas, que podem variar de acordo com a situação, impossibilitando a emissão da Certidão de Regularidade da Receita Federal do Brasil (certidão negativa), podendo culminar, inclusive, em ação de Execução Fiscal.

Qual a multa da EFD-Reinf?

de 2% ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante de tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20%;
de R$ 20 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas;

de R$ 200 no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores;
de R$ 500 se o sujeito passivo deixar de apresentar a declaração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões.

Quais serão as novas obrigações dos condomínios a partir de agora?

Para os integrantes do grupo 3, como é o caso dos condomínios, a partir de novembro de 2021 (com pagamento em dezembro) passa a ser obrigatória a EFD-Reinf mensalmente.

Por meio da EFD-Reinf é gerada a DCTFweb. Na DCTFweb, é gerada uma guia contendo as informações de impostos de funcionários e de terceiros, passando a ficar tudo unificado.

Atualmente, o único imposto de folha e de terceiros que será unificado é o do INSS. Futuramente, serão os demais impostos, como o PIS, COFINS, CSLL e IR.

Em outras palavras: INSS de incidente sobre a Folha de Pagamento e INSS retido de NF, serão pagos na mesma guia.

Essa guia deixa de ser GPS, Guia da Previdência Social, e passa a ser uma DARF, Documento de Arrecadação de Receitas Federais.

A EFD-Reinf, junto ao eSocial, abrirá espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, como a DIRF, a GFIP, a RAIS e o CAGED.

A DCTFweb deve ser gerada até o dia 15 de cada mês, enquanto a guia DARF gerada deverá ser paga até o dia 20 de cada mês. Caso o dia 15 seja feriado ou caia em um final de semana, a DCTF deverá ser antecipada.

Para condomínios sem movimento de imposto retido, a informação é feita uma vez em Janeiro.

Quais informações devem ser declaradas pelos condomínios

serviços referentes à conservação, como limpeza, lavagem, serviços de manutenção, jardinagem, manutenção de piscinas, limpeza de decks, etc;
serviços de vigilância e segurança;
construções de adição ou manutenção dos espaços;
serviços de natureza rural, como irrigação ou dedetização de pragas;
outras informações, como as datas da NF, valor da NF e impostos retidos.

Checklist para elaboração da EFD-Reinf

Organize os documentos do seu condomínio. Organização é um ponto importante quando se trata de gestão condominial. Por isso, nós indicamos que você coloque em local de fácil acesso, documentos como a convenção do condomínio, o regimento interno, a última ata da diretoria, uma atualização do CNPJ do condomínio no QSA e os documentos do síndico;
Verifique a situação fiscal do condomínio na Receita Federal. Nesta verificação, você poderá saber se o condomínio possui alguma pendência ou dívida que possam afetar o CNPJ. Caso ele já esteja inapto, com essa verificação já será possível buscar resolver o problema;
Tenha ciência do tempo de mandato do síndico. Esse acompanhamento permite que você evite atualizar as informações do condomínio junto à Receita Federal com atraso;
Crie processos para receber as notas fiscais e guardar registros. Você deve guardar as notas fiscais dos prestadores de serviço e criar uma rotina de recebimento das notas fiscais, bem como de todos os recibos;
Certifique-se de que possui um certificado do tipo A1. É muito importante ter um certificado digital, que poderá ser próprio ou via procuração eletrônica emitida para a administradora ou contador. A nossa recomendação é que você tenha um certificado do tipo A1, que é digital, ao contrário do tipo A3, que é físico;
Utilize sistemas de apoio. Para auxiliar nessas atividades, você poderá contar com a tecnologia para garantir a automação da sua gestão de contratos, gestão financeira, gestão das notas fiscais, etc. Sempre lembrando de manter esta tecnologia atualizada.