A gestão de um condomínio é amplamente comparada com a gestão de uma empresa ou até mesmo de uma cidade, dada a complexidade de algumas atribuições. E mesmo o síndico mais experiente está sujeito a cometer alguns erros de gestão condominial, o que pode atrapalhar no bom funcionamento do condomínio e causar até mesmo sanções pesadas. 

Conheça os cinco erros mais comuns que acontecem na gestão de condomínios e saiba como evitá-los. Acompanhe a leitura! 

Erros de gestão condominial: uma pedra no sapato de síndicos 

Todas as pessoas cometem erros, sejam eles intencionais ou não, e essa característica humana é carregada para a vida profissional. Afinal de contas, que funcionário ou gestor nunca se enganou ao realizar uma atividade ou tentar solucionar uma demanda? E esse contexto pode ser facilmente aplicado no contexto condominial. 

Por menores que possam parecer, alguns erros podem prejudicar seriamente o funcionamento de um condomínio, causando mal-estar entre os moradores e até mesmo sanções para o síndico. Os erros abaixo são os mais comuns de acontecerem em condomínios de qualquer porte e finalidade, por isso é importante conhecê-los e saber como evitá-los. 

#1: Gestão financeira inadequada 

Talvez um dos erros de gestão condominial que mais ocorrem é a gestão financeira inadequada. Isso se dá principalmente pelo desequilíbrio no fluxo de caixa, gastando mais do que arrecada, além de não ter uma reserva para lidar com imprevistos e demais demandas do condomínio.  

O desequilíbrio financeiro acontece quando contrata serviços desnecessários, sem orçamentos prévios com diferentes fornecedores ou quando, em casos graves, há desvio do dinheiro do condomínio para suprir despesas pessoais do síndico. 

Para evitar uma gestão financeira errada, o síndico deve elaborar uma previsão orçamentária baseada em todos os gastos fixos do condomínio e deixando uma margem para possíveis imprevistos e alterações de preços. 

Além disso, o síndico deve ser criterioso antes de adquirir produtos e serviços para o condomínio, realizando vários orçamentos, avaliando opiniões prós e contras e pedindo indicações de fornecedores para pessoas confiáveis. 

Outro fator importante é evitar a inadimplência, conscientizando os moradores sobre a importância de manter as taxas condominiais sempre em dia. E, claro, o síndico deve ser responsável e não utilizar o dinheiro do condomínio para despesas pessoais. 

#2: Não-cumprimento da legislação 

A legislação existe para ser cumprida, e um erro grave dentro do contexto condominial é ignorá-la. A Constituição Federal, o Código Civil e as legislações estaduais e municipais devem sempre ser levados em conta antes de qualquer tomada de decisão por parte do síndico. 

O direito condominial é complexo e aborda desde as obrigações fiscais, de gestão do síndico e até sobre laudos para a realização de obras e manutenções. Ignorar a legislação vigente pode acarretar em sanções para o síndico, além de colocar a vida dos condôminos em risco. 

Para evitar esse erro, o síndico deve estar atento sobre o que a legislação exige quanto às obrigações fiscais: quais impostos recolher, quais os prazos para entrega, folha de pagamento dos funcionários, entre outras obrigações. Deve ficar atento também quanto à obrigatoriedade da reunião de assembleia para prestação de contas, eleição de novo síndico e a realização da previsão orçamentária. 

Com relação às obras e manutenções, o síndico deve seguir à risca todos os laudos obrigatórios por lei, como os exigidos pela prefeitura, Corpo de Bombeiros e órgãos como o CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura). Mais do que cumprimento da lei, a observância dessas obrigações garante mais segurança para os condôminos. 

LEIA MAIS: Confira este guia completo sobre a Lei de Condomínio 

#3: Falta de prestação de contas 

Outra ação recorrente entre os erros de gestão condominial é a falta de prestação de contas por parte do síndico. Os condôminos têm por direito saber onde e como o dinheiro está sendo gasto, sendo que a prestação de contas está prevista no Código Civil. 

Portanto, o síndico deve manter de forma organizada todos os comprovantes de receitas e despesas ao longo do ano, justificando cada gasto e qual o retorno que cada obra ou serviço traz para o condomínio.  

Saiba neste artigo como fazer uma prestação de contas eficiente e confira aqui uma planilha exclusiva de prestação de contas. 

#4: Falta de transparência e de comunicação na gestão 

A falta de prestação de contas citada acima é parte de um erro ainda maior: a falta de transparência na gestão. Além de não prestar contas para os condôminos, a falta de transparência ocorre quando o síndico não informa sobre os possíveis problemas de fluxo de caixa, possíveis processos que o condomínio possa estar enfrentando, falta de informação sobre serviços e manutenções nas dependências do empreendimento e ausência de reuniões de assembleia. 

A falta de transparência resulta em desconfiança por parte dos condôminos, que começam a questionar, por exemplo, os gastos no condomínio e o aumento das taxas, o que pode acarretar na recusa em pagar e, consequentemente, na inadimplência.  

Para ter mais transparência, o síndico pode contar com a tecnologia para mostrar as contas pagas e recebidas, bem como avisar os condôminos das reuniões de assembleia, disponibilizar documentos entre outros. Nesse sentido, o aplicativo TownSq é o mais utilizado pelos síndicos no Brasil, proporcionando a melhor comunicação entre gestores e condôminos. 

Outro passo importante é sempre conversar com os condôminos sobre as necessidades do condomínio, o que precisa ser feito, como o síndico está trabalhando para resolver essas pendências e sempre apresentar a prestação de contas de tudo o que acontece no empreendimento. 

#5: Ausência de manutenção preventiva 

Sabe o ditado que diz “melhor prevenir do que remediar”? Ele se encaixa muito bem na vida condominial, principalmente quando se trata de manutenções. Como explicamos neste artigo, existem as manutenções corretivas, que ocorrem quando algum equipamento para de funcionar, e as manutenções preventivas, que visam evitar falhas maiores. 

O erro, neste caso, está em justamente ignorar essa última alternativa. É claro que imprevistos acontecem e manutenções corretivas serão necessárias, mas muitos problemas poderiam ser evitados caso as manutenções preventivas fossem realizadas. Por exemplo, a falta de manutenção preventiva em elevadores ou sistema de gás pode ocasionar acidentes graves. Outro exemplo é a falta de manutenção preventiva nos motores dos portões, que podem enguiçar fora de hora, tonando o conserto mais difícil e caro. 

A solução é programar vistorias e reparos preventivos em máquinas e equipamentos de acordo com a periodicidade sugerida pelo técnico, a fim de economizar no serviço e garantir mais segurança para os condôminos.