Atividades do síndico: como trabalhar melhor e ter mais tempo livre

Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil! A profissão de síndico requer muita atenção, disciplina e conhecimentos em diversas áreas. Mas não adianta nada ser a pessoa mais capacitada do universo se não houver uma coisa básica: organização na hora de exercer as atividades do síndico.

Só quem já atuou como síndico sabe o quão fácil é se perder em meio a tantos documentos, atividades e mensagens e telefonemas dos moradores. É terrível se sentir sufocado pelas burocracias diárias e parece que a cada dia que passa há mais coisas a fazer!

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para ajudar você a se organizar melhor suas atividades de síndico, trabalhar de forma mais eficiente e ter mais tempo livre.

Dica 1: Gestão de tarefas

Prioridade é a palavra mágica! Como síndico, é extremamente importante conseguir identificar e diferenciar o que é urgente do que é importante.

Importante é tudo aquilo que impacta o resultado – seja no condomínio, profissionalmente ou pessoalmente. Se uma atividade não vai impactar nada, ela não é importante. Um exemplo de função importante é o planejamento, que afeta toda a organização do síndico e reuniões frequentes com os funcionários do condomínio.

Já urgente, é tudo aquilo que era importante na semana passada, mas acabou não sendo feito. São coisas que sofrem influência do tempo, como vistoria e regulagem dos elevadores ou a limpeza da caixa d’água. Ou seja, quanto mais tempo passa, mais urgentes essas atividades se tornam – e cada vez mais nervosos costumamos ficar.

Dica 2: Monte uma agenda inteligente

Quem nunca comprou uma agenda nova no início do ano só para abandoná-la antes mesmo de julho chegar? Todos já passamos por isso. Porém, quando se exerce a função de síndico, temos um condomínio inteiro dependendo da nossa produtividade – então não dá para manter uma agenda desorganizada.

Vamos começar organizando o seu tempo. Na hora de montar uma agenda, imagine-a como um quadro branco composto por horas e dias. Primeiro pense em tudo aquilo que deve ser feito e liste todas as atividades.

Para organizar as suas atividades como síndico, você pode utilizar a Matriz da Gestão de Tempo. Em uma folha, desenhe o seguinte esquema:

No quadrante 1, ficam as atividades que são importantes e urgentes: crises e imprevistos, como um encanamento que estourou, problemas na segurança ou na parte elétrica do condomínio.

No quadrante 2, você deve colocar as tarefas importantes, mas que não são urgentes. É a parte da rotina, atividades que o síndico deve fazer diariamente ou periodicamente, como conversar com os moradores, ter momentos para planejamento, organizar reuniões com funcionários ou de assembleia, entre outros.

Já o quadrante 3 é voltado para aquelas atividades que são consideradas as interrupções do dia a dia, que são urgentes, porém não importantes. Aqui entram: conferir a caixa de e-mails e de correspondência, olhar as notificações das redes sociais voltadas ao condomínio. É aqui que mora o perigo, pois temos a tendência de perder muito tempo ao realizar essas tarefas, então cuidado para não perder o foco!

Por último, o quadrante 4 é focado naquelas atividades que não são urgentes e muito menos importantes, mas que ainda assim precisam ser feitas. Exemplos de atividades de síndico não urgentes: um bebedor estragado no condomínio que precisa ser consertado, mas está longe de ser um caso de vida ou morte. Faça essas atividades com calma, de acordo com o seu tempo e demanda.

Usando o método da Matriz de Gestão de Tempo, identifique quais tarefas são urgentes, importantes, não-urgentes e não-importantes. Ao lado de cada tarefa, coloque o número do quadrante ao qual ela pertence.

Em seguida, preste atenção nas tarefas do quadrante 2. Essas são as atividades que devem ser rotineiras, portanto encontre dias e horários para fazê-las. Por exemplo: todas as segundas-feiras, às 9h, o síndico deve conversar com o zelador para estipular as tarefas da semana. Nas quintas, das 14h às 15h é o momento de planejar e organizar a reunião de assembleia do condomínio. Deu para dar uma clareada na confusão?

Após ocupar suas horas com as importantes atividades do síndico, chegou o momento de reservar um espaço para os imprevistos. Pode parecer um pouco estranho agendar momentos para problemas que ainda nem existem, mas você vai agradecer a si mesmo no futuro.

As tarefas que se enquadram nos itens 3 e 4 da Matriz de Gestão de Tempo devem ser alocadas nos horários restantes da sua agenda.

Com uma agenda organizada e inteligente, o síndico poderá fazer as coisas com mais calma, tranquilidade e foco, tornando o trabalho no condomínio mais prazeroso.

Lembre-se de incluir à agenda momentos para fazer pausas de descanso. Síndico também é gente e merece dar uma paradinha no trabalho para depois retomá-lo com todo o gás. Desta forma, diminuímos o estresse, trazendo melhores resultados para o condomínio. Também reajuste sua agenda com o tempo, conferindo se é necessário fazer alguma mudança ou dar mais prioridade a algo em específico.

Dica 3: Estabeleça horários de trabalho

Se você é síndico e mora no condomínio que administra, deve ser comum algum morador bater na sua porta durante o seu horário de descanso. Chega disso! Síndicos também merecem ter momentos de lazer para que possam trabalhar de cabeça tranquila e sem estresse.

Para evitar ao máximo situações como esta, é super importante criar uma rotina como síndico – ainda mais se você exerce outras atividades profissionais à parte. Portanto, estabeleça horários e dias de trabalho para exercer as suas atividades de síndico e gerenciar o condomínio.

Deixe isso claro para os condôminos, assim eles saberão em quais momentos podem procurar você para esclarecer alguma dúvida ou relatar um problema. Garanta também que seus moradores tenham uma linha aberta para deixar críticas a qualquer momento, como um livro de reclamações ou endereço de e-mail voltado apenas para isso.

Se possível, busque acordar cedo e começar as atividades do síndico o quanto antes. Moradores gostam de ver que o síndico é presente e mostra-se preocupado com o condomínio. Iniciar o trabalho cedo também significa ter mais tempo para realizar as tarefas durante o horário comercial.

Dica 4: Aprenda a dizer não

Quando imprevistos acontecem, a nossa primeira reação é largar tudo e sair correndo para resolvê-lo. Não caia nessa cilada!

A primeira coisa a fazer ao lidar com um imprevisto é refletir se aquilo realmente precisa ser encarado agora ou pode ser resolvido em outro momento. Nem sempre algo que é importante para um morador é necessariamente urgente para o condomínio, então não se deixe levar pelas inquisições dos condôminos e aprenda a dizer não.

Se forem questões realmente urgentes, vá resolver o problema. Se não, aproveite aqueles momentos da sua agenda reservados para imprevistos. Converse com o morador e explique que vocês deverão marcar uma reunião para cuidar do assunto com calma e atenção exclusiva, tomando cuidado para não ofendê-lo ou menosprezar a reclamação. Marcado o horário, siga a sua rotina normalmente.

Dica 5: Armazene corretamente os documentos do condomínio

Notas fiscais, orçamentos, atas das reuniões de assembleia, contratos… É documento que não acaba mais! Se esse mar de papel não for organizado corretamente por alguém, o condomínio estará em apuros em pouco tempo.

Para começar a organizar a documentação do condomínio, sempre guarde um documento após recebê-lo. Assim, você não corre o risco de perder itens importantes e vai ficar mais fácil localizá-los quando forem necessários. Para ajudar com isso, você pode apostar em arquivos, caixas ou pastas sanfonadas – de preferência, com tudo devidamente etiquetado.

A digitalização de documentos também pode ajudar na organização do síndico. Separe os arquivos mais importantes ou aqueles que você precisa consultar com frequência e utilize um scanner para garantir a qualidade da imagem. Caso você não possua scanner, fotografias feitas com celular também podem ajudar, desde que feitas em alta qualidade e com cuidado para não tremer.

Depois de digitalizar a papelada, armazene os arquivos no seu computador e em mais algum local como um HD externo, pen drives, no seu e-mail ou no sistema de gestão do condomínio (link). Assim, toda aquela papelada burocrática vai estar ao alcance de um clique – tanto para você quanto para os moradores – e você garante que terá cópias dos arquivos mais importantes.

Cuidado para não ficar guardando documentos que já não são mais importantes ao condomínio. O tempo de armazenamento varia de cinco anos a permanentemente – como é o caso das plantas arquitetônicas. A cada cinco anos, o síndico deve conferir a documentação, separar o que deve ser guardado ou ainda pode ser útil ao condomínio daqueles materiais que já se tornaram obsoletos. Ninguém merece ficar guardando nota fiscal de um conserto feito há cinquenta anos! Capriche na limpeza e boas organizações.

Dica 6: Use e abuse das planilhas e checklists!

O síndico é como um malabarista e cada bolinha é uma coisa diferente que ele precisa cuidar: inadimplência, manutenção, funcionários, segurança, reuniões. Controlar diversos setores ao mesmo tempo pode ser caótico e é bem fácil deixar o malabarismo desandar e todas as bolinhas caírem. Não seja essa pessoa e torne-se adepto de planilhas para registrar o andamento de cada questão e ainda controlar a parte financeira.

Controle cada setor do condomínio com planilhas práticas e fáceis de serem utilizadas, que vão trazer clareza e praticidade para o dia a dia do síndico. Você pode utilizar o programa Excel, a plataforma Google Sheets ou aproveitar de aplicativos para organização condominial – como o TownSq.

Para não esquecer de nada, listas de tarefas também são muito importantes! Desta forma, o síndico pode ter um controle geral sem deixar passar nada. Monte as listas de manutenção preventiva junto com quem deve ser o seu braço direito: o zelador. Conversem e juntos descubram cada item que deve ser conferido diariamente, semanalmente, a cada quinzena, mês e ano.

Você também pode modernizar e automatizar a gestão utilizando o aplicativo para condomínio TownSq. O menu “Atividades” é uma área específica para controlar pendências e atividades do síndico e você pode aprender a usá-lo no canal do TownSq no Youtube.

Organize cada detalhe do seu condomínio com muito mais facilidade e praticidade e mantenha sempre bem atualizada, tornando as atividades do síndico mais prazerosas!

Dica 7: Não tente ser multitarefa!

O ser humano tem a tendência de achar que consegue fazer mil coisas ao mesmo tempo. Infelizmente estamos errados e acabamos criando problemas por causa disso. Nosso cérebro trabalha apenas com foco e ao tentarmos fazer duas coisas ao mesmo tempo, acabamos tendo duas coisas malfeitas.

Como síndico, você é responsável pela qualidade de vida dos seus condôminos. Então, leve a atividade a sério e faça uma coisa de cada vez, dando toda a sua atenção ao trabalho.

Quanto mais organizado e pró-ativo você for hoje, menos estresse terá amanhã! Organizando o material, horário de trabalho, agenda, as atividades como síndico e entender quais são as prioridades do condomínio, o profissional conseguirá lidar com todas as urgências e tarefas que aparecerem – e ainda pode sobrar tempo para criar práticas criativas e divertidas para o condomínio. Quem não quer tudo isso? Evite correria, estresse, erros e sofrimento!

Quer organizar ainda mais as suas atividades de síndico? Peça uma demonstração gratuita da TownSq. para o seu condomínio!