Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há mais uma coisa que foi afetada diretamente pela pandemia de Covid-19: as reuniões de assembleia dos condomínios. O que antes era presencial, agora se tornou digital. E uma coisa é certa – as reuniões de assembleia virtual chegaram para ficar.
Mesmo com a flexibilização das reuniões presenciais em condomínios, é possível que muitos condôminos prefiram seguir realizando as reuniões virtuais para discutir questões do condomínio.
Deste modo, é crucial que os síndicos se mantenham a par sobre essa nova modalidade de reunião de assembleia, bem como entendam quais são as boas práticas desse tema.
Sem mais delongas, vamos ao que interessa: tudo o que você precisa saber sobre reuniões de assembleia virtual:
O que é uma reunião de assembleia virtual?
Como funciona assembleia virtual?
Tipos de assembleia virtual para condomínio
Reunião de assembleia virtual é legal?
Aplicativo para assembleia virtual
O que é uma reunião de assembleia virtual?
Antes de entrarmos em questões mais aprofundadas, é necessário esclarecer o básico. Reunião de assembleia virtual é uma reunião de assembleia de condomínio realizada em um ambiente digital, via internet.
Ou seja: ao invés de realizar a tradicional assembleia presencial, reunindo os condôminos em uma área comum do condomínio, o síndico reúne todos através de uma plataforma online.
A prática é popularmente chamada de assembleia virtual, assembleia digital, reunião de condomínio online, entre outros termos.
A modalidade se popularizou com a pandemia do novo Coronavírus, momento em que juntar diversas pessoas em um mesmo ambiente se tornou arriscado para a saúde de todos.
Como funciona assembleia virtual?
Agora que já explicamos o que é a assembleia virtual de condomínio, vamos à parte prática. Como o síndico pode fazer uma reunião de assembleia virtual para o condomínio? Como funcionam essas reuniões digitais do condomínio?
Em primeiro lugar, é preciso fazer a convocação, que é obrigatória. Ela deve ser enviada a todos os condôminos. Caso contrário, decisões tomadas na assembleia poderão ser invalidadas.
Apesar de muitas pessoas considerarem que assembleias virtuais de condomínio podem simplesmente ser realizadas em ferramentas de videoconferências como o Google Meet, Zoom Meetings ou Skype, na realidade existem outras plataformas mais adequadas e seguras para realizá-las.
Para ter total segurança de que a assembleia virtual está de acordo com a legislação, o condomínio precisa garantir a validade da ata condominial. E isso envolve contar com assinaturas eletrônicas para certificação digital.
Essa assinatura eletrônica é gerada a partir da escrita de uma assinatura na tela de um computador, tablet ou celular, além de ser uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio.
Uma plataforma digital segura para realizar assembleias virtuais para condomínios é a TownSq, app de assembleia virtual e gestão de condomínios referência na área.
Através de uma plataforma segura e que identifique os participantes e seus votos, bem como a autorização dessa modalidade de reunião de assembleia na convenção.
A grande vantagem dessas ferramentas focadas em condomínios é que elas já oferecem a infraestrutura digital necessária para garantir a praticidade, a funcionalidade e o suporte exigido para garantir à comunidade e ao síndico uma boa experiência.
Tipos de assembleia virtual para condomínio
Como explicamos anteriormente, existe mais de uma forma de realizar uma assembleia virtual para o condomínio que você administra.
Além de saber se irá usar uma chamada de vídeo ou uma enquete, o síndico precisa entender quais são os formatos de assembleia virtual que existem e qual se adequa melhor ao condomínio em questão.
A seguir, entenda as diferentes modalidades:
Assembleia ao vivo
Assim como um artista ou um professor se apresentam em tempo real através de uma live nas redes sociais, a assembleia virtual ao vivo funciona da mesma forma.
Os participantes acessam um site ou plataforma específica em um horário marcado, e assistem o encontro orquestrado pelo síndico. O acesso à reunião pode ser liberado apenas com uma senha ou via convite pré-enviado.
Nesses casos, os condôminos participam do debate através de um chat, onde podem digitar suas mensagens e compartilhar suas opiniões. Se a reunião estiver ocorrendo em uma plataforma de videoconferência, os participantes também têm a opção de participar através de vídeo ao vivo.
Assembleia aberta
Diferente da ao vivo, a assembleia aberta não necessita da presença online de todos os participantes ao mesmo tempo. Ela ocorre por 1, 2 ou mais dias – conforme o que o síndico achar mais adequado.
Nesse formato de reunião de assembleia, o síndico e sua equipe disponibilizam todos os materiais e documentos necessários para que os condôminos possam ter informações completas para discutir e, por fim, votar sobre algum assunto.
Para isso, é normal que a gestão condominial use enquetes para averiguar a opinião da assembleia, bem como preparem materiais de apresentação e até mesmo vídeos pré-gravados para repassar todas as informações necessárias sobre o tema.
Essa é a opção ideal para debater e deliberar sobre questões pontuais, como:
- Obras Necessárias e Úteis a serem realizadas no condomínio, como: Impermeabilização da laje por motivo de infiltração, aquisição de sistema de segurança, troca e reparo do para-raio, pintura de fachada sem alteração de cor, restauração dos jardins, modernização do sistema de elevadores, entre outros.
- Aprovação de prestação de contas do condomínio, normalmente realizada durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO).
Essa modalidade de assembleia condominial é feita com ferramentas específicas. Isso significa que o condomínio precisa estar registrado na plataforma para que todos tenham acesso a uso.
Assembleia híbrida
Por fim, temos a assembleia híbrida. Como o próprio nome já explica, esse tipo de reunião de assembleia condominial funciona um pouquinho como cada uma das opções anteriores.
A assembleia híbrida conta com algum tipo de vídeo ou apresentação realizada ao vivo, mas também possui a parte “independente”, podendo possuir uma enquete ou outra forma de os condôminos expressarem suas opiniões sem necessariamente estarem online ao mesmo tempo.
Essa é uma modalidade de assembleia virtual que tende a agradar gregos e troianos, visto que todos os condôminos têm direito de optar pela forma como preferem comparecer.
Portanto, parte dos condôminos pode acompanhar de forma presencial, enquanto os demais podem acompanhar e participar do debate à distância.
A assembleia híbrida pode funcionar como o evento em si, e também como uma prévia da reunião de assembleia, servindo como uma forma de afinar as pautas que serão discutidas no encontro.
Ficou claro quais são os tipos de assembleias virtuais que existem? Ok, então vamos conferir o que diz a lei sobre as reuniões de assembleia virtuais.
Reunião de assembleia virtual é legal?
Respondendo de forma objetiva, sim. Reunião de assembleia virtual é legal perante a lei.
Em 12 de junho de 2020, foi aprovado a Lei 14.010 que autoriza a realização de reuniões virtuais para os seguintes fins:
- Eleição, reeleição e destituição do síndico
- Aprovação do orçamento
- Contribuição dos condôminos
- Prestação de contas
Essa lei é resultado da evolução do Projeto de Lei 1.179 (PL 1179/2020), medida emergencial que previa a realização de encontros condominiais virtuais até o dia 30 de outubro de 2020.
A intenção, na época, era totalmente de caráter emergencial, visto que buscava encontrar uma forma de não atrapalhar o andamento das gestões condominiais perante às exigências da lei brasileira.
👉 Saiba o que mudou com a aprovação da Lei 14.010 no artigo especial assinado pelo Dr. Eduardo Zaponi Rachid, advogado especializado em Direito Condominial
Leia o que diz a legislação sobre o assunto:
LEI Nº 14.010, DE 10 DE JUNHO DE 2020
CAPÍTULO VIII – DOS CONDOMÍNIOS EDILÍCIOS
Art. 12. A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.
Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.
Art. 13.É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.
Para acessar a Lei 14.010 em sua íntegra, acesse o Código Civil diretamente no site do Governo Brasileiro. Para isso, é só clicar aqui.
Aplicativo para assembleia virtual
Aplicativos para condomínios já são ferramentas conhecidas no mercado condominial. No entanto, não são todos os apps que oferecem um serviço completo para o condomínio. Porém, com o aplicativo TownSq é possível ter assembleia virtual no seu condomínio.
É uma ferramenta completa, que garante uma comunidade mais engajada, segurança e economia de tempo de trabalho do síndico.
Além de oferecer todas as ferramentas necessárias para realizar a assembleia virtual no seu condomínio, também oferecemos a possibilidade de orientação personalizada pré, durante e pós-reunião.
Ainda, o aplicativo TownSq também fornece:
- O extrato da conta do condomínio disponível 24h
- Livro de ocorrências online
- Reserva de áreas de lazer pelo celular
- Controle de entregas e autorização para visitantes
Bom, a assembleia virtual veio para ficar. Cabe a você saber se está realmente preparado para ela.