Você sabia que a segurança do condomínio vai além das grades e câmeras de segurança? 

Além de garantir a segurança patrimonial dos moradores, o síndico também precisa ficar atento à estrutura do prédio e evitar tragédias, como desabamentos. 

Portanto, segurança no condomínio tem a ver com garantir a tranquilidade dos moradores, o que inclui o controle das manutenções e garantir que a estrutura do condomínio está em boas condições. Continue lendo para entender mais! 

Quais são as responsabilidades do síndico? 

O síndico representa, ativa e passivamente, o condomínio como um todo. 

Isso significa que ele é o responsável por defender os interesses em comum para garantir a harmonia da comunidade. 

Mas, lembre-se: ele não é um empregado do condomínio, porém responde pelos seus atos praticados. 

Portanto, as principais funções do síndico, de acordo com o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, são: 

• Convocar reuniões de assembleia; 
• Representar o condomínio em juízo ou fora dele; 
• Ser porta-voz e defender os interesses comuns dos condôminos; 
• Notificar imediatamente a assembleia sobre a existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; 

• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia; 
• Prestar serviços de manutenção e, ao identificar problemas na infraestrutura ou equipamentos, mandar repará-los; 
• Elaborar previsão orçamentária anual; 
• Realizar a prestação de contas obrigatória – anualmente e quando exigida; 
• Fiscalizar o pagamento das taxas condominiais, buscando evitar a inadimplência; 

• Impor e cobrar multas e advertências caso seja necessário; 
• Garantir a contratação do seguro é de responsabilidade civil do síndico, bem como guardar a apólice de seguro do condomínio; 
• Cuidar da conservação e a guarda das áreas comuns do patrimônio. 

Além das funções relacionadas à gestão financeira e comunicação, o síndico também é responsável por estar atento à segurança estrutural do prédio. 

Neste caso, é necessário ter atenção aos prazos e garantir que quaisquer obras estejam de acordo com as normas técnicas e legislações existentes, reduzindo ao máximo o incômodo aos moradores. Veja algumas dicas! 

5 maneiras de adotar um controle efetivo das manutenções e evitar tragédias

Crie um calendário de manutenções

Você não precisa lembrar de todas as manutenções sozinho. 

Uma boa gestão é resultado de um síndico organizado, que sabe usar as ferramentas existentes ao seu favor. 

Por isso, para controlar todas as manutenções, lembre-se de criar um calendário e determinar todas as próximas datas importantes.

Registre todas as tarefas a realizar

Além do calendário, você também deve registrar as tarefas que serão realizadas, bem como a frequência ou checklist de tarefas desta atividade. 

No período da manutenção, você já terá a lista de próximos passos pronta e conseguirá resolver tudo ainda mais rápido.

Crie lembretes das próximas manutenções

Unindo o calendário e a lista de tarefas, você pode criar lembretes para ser avisado quando uma manutenção estiver próxima. 

Na próxima vez em que precisar fazer alguma tarefa, você será notificado e não precisará conferir toda a agenda frequentemente para ter certeza de que vai se lembrar.

Confira todas as atividades da equipe e garanta maior produtividade

Além de garantir a organização das suas tarefas, também é importante contar com a produtividade da equipe para ter certeza de que as tarefas estão sendo realizadas. 

Afinal de contas, o síndico não é capaz de estar em todos os lugares ao mesmo tempo. 

Neste caso, é importante possuir um sistema de registro de problemas, no qual tanto o síndico quanto o funcionário tenha acesso. 

O funcionário realizará a manutenção mais rápido e o síndico pode conferir se tudo está nos conformes, sem precisar se deslocar até o condomínio.

Avise a todos os moradores de uma vez só

A comunicação também é um fator relevante nesse processo. 

Se você já foi notificado que uma manutenção se aproxima, então este é o momento para avisar aos moradores e evitar contratempos. 

O movimento contrário também faz sentido neste contexto. 

Caso um morador precise fazer uma obra, ter um canal aberto de comunicação com o síndico também é importante para garantir que a obra estará de acordo com as regras do condomínio. 

Você pode ter tudo isso em um único aplicativo 

É possível criar um calendário de manutenções e ser avisado assim que surgir o momento de realizar alguma manutenção. O síndico pode também criar uma lista de tarefas para os funcionários e controlar a produtividade de sua equipe, além de se comunicar com os moradores e economizar tempo tudo em um mesmo aplicativo. 

Este é o aplicativo TownSq: o app de gestão condominial mais usado no mundo, que ajuda o síndico a ter mais tempo para se dedicar às outras tarefas. 

Veja: 

• Comunicação com os moradores. O síndico pode enviar uma mensagem para toda a comunidade por meio de uma circular. Ele também pode criar grupos para conversar com membros específicos da comunidade: conselheiros, seus funcionários, etc; 
• Calendário de manutenções. O síndico pode determinar as datas de todas as próximas manutenções e criar lembretes para ser lembrado no seu celular quando elas se aproximarem; 
• Lista de tarefas. Chega de usar papéis para lembrar de cada tarefa. O aplicativo também ajuda o síndico a criar uma lista de tarefas rapidamente e resolver todas as burocracias mais rapidamente; 
• Livro de ocorrência online. Os moradores usam o aplicativo para registrar suas demandas, em vez de usar o WhatsApp. As ocorrências ficam privadas e o síndico pode encaminhá-las para membros de sua equipe. 
• Tudo digitalizado. Todos os documentos do condomínio estão disponíveis de maneira digital para o síndico e todos os moradores. 

Tudo isso é possível, e você nem precisa utilizar mais de uma ferramenta para fazê-lo. 

Este texto fez sentido para você? Então, conheça o aplicativo TownSq agora mesmo e veja, na prática, estas e outras funcionalidades que, com certeza, ajudarão a otimizar a sua gestão e garantir mais segurança no condomínio. 

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