Falar em público pode ser uma tarefa desafiadora para síndicos, especialmente em situações como reuniões de assembleia, onde as decisões tomadas podem ter grandes impactos.

No entanto, é possível desenvolver habilidades para falar com confiança nessas situações.

Neste post, apresentaremos as 7 regras de ouro para falar com confiança nas reuniões de assembleia, desde a preparação adequada até a utilização de recursos visuais e a postura corporal adequada.

Com essas dicas, você poderá se expressar com clareza e segurança, contribuindo para tomadas de decisões mais eficazes. Continue lendo!

4 erros fatais que síndicos cometem na sua comunicação (sem saber)

Não se preparar com antecedência

Não se preparar com antecedência é um erro comum que muitos síndicos cometem antes de uma reunião de assembleia.

A falta de preparo pode gerar ansiedade, insegurança e falhas na comunicação, o que pode comprometer a compreensão da mensagem e a efetividade da interação.

Além disso, se você sente que os condôminos não entendem o que você faz, talvez falta se preparar melhor antes de cada reunião e aprender a argumentar.

Não adequar a sua linguagem ao público

Cada público possui as suas próprias características, necessidades e expectativas, e é fundamental que o síndico considere esses aspectos ao se comunicar durante uma reunião de assembleia.

Isso significa usar uma linguagem clara e acessível, evitando jargões e termos técnicos desnecessários que possam dificultar a compreensão dos assuntos em discussão.

Além disso, é importante que o síndico esteja aberto às diferentes perspectivas e opiniões presentes na assembleia, e que busque formas de se comunicar que sejam respeitosas e inclusivas.

Isso pode incluir a utilização de exemplos práticos para ilustrar os argumentos, o uso de perguntas para incentivar a participação do público e o estabelecimento de um ambiente acolhedor e colaborativo.

Negligenciar a comunicação não verbal

A comunicação não verbal, que inclui gestos, expressões faciais e postura, pode transmitir mensagens poderosas e influenciar a forma como as pessoas percebem as informações e os argumentos apresentados.

Para melhorar a comunicação durante uma reunião de assembleia, é importante que o síndico esteja atento à sua comunicação não verbal.

Isso inclui manter uma postura confiante, fazer contato visual com o público, usar gestos adequados para enfatizar pontos importantes e adotar uma expressão facial condizente com o conteúdo da mensagem.

Além disso, é importante também estar atento à comunicação não verbal dos condôminos, pois isso pode fornecer pistas sobre os seus sentimentos, opiniões e níveis de engajamento.

Veja este exemplo.

Se um participante estiver com os braços cruzados ou evitando contato visual, isso pode indicar desinteresse ou discordância em relação ao assunto em discussão.

Portanto, ao utilizar a comunicação não verbal de forma adequada, o síndico pode transmitir confiança, credibilidade e empatia, aumentando a eficácia da comunicação e melhorando a qualidade das discussões e decisões tomadas.

Não utilizar as pausas

Muitas vezes, o síndico apresenta as suas explicações de forma contínua e rápida, sem dar tempo para que os moradores absorvam as informações ou reflitam sobre os argumentos apresentados.

Isso pode levar a confusão, falta de clareza e diminuição do engajamento das pessoas.

Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é importante que o síndico utilize as pausas de forma estratégica.

O que isso significa?

Especialmente, fazer pequenas pausas entre frases ou ideias, para que os condôminos possam assimilar as informações apresentadas e refletir sobre elas.

As pausas também podem ser utilizadas para dar ênfase a pontos importantes ou para permitir que as pessoas possam interagir e apresentar as suas opiniões.

Além disso, é importante que o síndico esteja atento ao ritmo da reunião e à reação dos condôminos.

Se a reunião estiver muito acelerada, pode ser útil fazer uma pausa mais longa para permitir que todos possam absorver as informações. Por outro lado, se a reunião estiver se arrastando, pode ser útil fazer uma pausa para reenergizar e motivar os participantes.

7 regras de ouros para se comunicar bem em reuniões de assembleia

Saiba quem é o seu público

É importante entender que cada público é único e tem diferentes necessidades, expectativas e níveis de conhecimento sobre o assunto em discussão.

Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é fundamental que o síndico saiba com quem está falando.

Isso inclui identificar quem são os participantes da reunião, qual é o nível de conhecimento que eles têm sobre o assunto em discussão e quais são as suas principais preocupações e interesses.

Por exemplo, se o público é composto por moradores leigos no assunto, é importante explicar os conceitos de forma clara e simples, evitando jargões técnicos. 

Por outro lado, se o público é composto pelo conselho, é possível utilizar uma linguagem mais técnica e avançada.

Além disso, conhecer o público também permite que o síndico possa se preparar melhor para as possíveis perguntas e objeções que possam surgir durante a reunião.

Sabendo quais são as principais preocupações e interesses do público, é possível se antecipar e responder de forma mais eficaz.

Domine a sua apresentação

Dominar a sua apresentação inclui ter um bom conhecimento sobre o assunto em discussão, além de uma boa preparação e prática antes da reunião.

Nós já falamos sobre isso nos principais erros cometidos pelos síndicos.

Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é fundamental que o síndico tenha total domínio da sua apresentação.

Isso envolve conhecer a:

• estrutura da apresentação;
• a introdução;
• o desenvolvimento;
• a conclusão;
• e os principais pontos a serem discutidos.

Além disso, é importante praticar a apresentação antes da reunião.

Você pode, por exemplo, ensaiar em frente a um espelho ou com um colega, para se familiarizar com a apresentação e identificar possíveis pontos de melhoria, principalmente se estamos falando de uma eleição de síndico.

Também é importante que o síndico esteja preparado para lidar com perguntas e objeções que possam surgir.

Outro aspecto importante é o uso adequado dos recursos visuais, como slides ou gráficos.

É importante garantir que os recursos visuais estão alinhados com a mensagem que está sendo transmitida, além de serem claros e objetivos.

Por fim, é importante lembrar que dominar a sua apresentação, pois, ao se preparar e praticar adequadamente, o síndico consegue aumentar a sua confiança e credibilidade, transmitir a sua mensagem de forma clara e objetiva, e envolver efetivamente o público presente.

Seja bastante flexível

Você deve estar aberto para ouvir diferentes perspectivas e lidar com possíveis mudanças de rumo durante a discussão.

Outro aspecto importante da flexibilidade é saber lidar com as perguntas e objeções que possam surgir durante a reunião.

O síndico deve estar preparado para lidar com diferentes opiniões, e responder às perguntas de forma clara e objetiva, sem se prender a uma única posição.

Lembre-se que o papel é ser um mediador, garantindo o bem-estar geral da comunidade, nunca defendendo apenas a um lado de seu interesse.

Além disso, é importante lembrar que a flexibilidade também envolve o uso adequado da linguagem e a adaptação da comunicação para diferentes públicos. 

Por fim, ao ser flexível e adaptar a sua comunicação adequadamente, o síndico pode aumentar a sua capacidade de se comunicar de maneira clara, compreender as perspectivas dos moradores e chegar a decisões colaborativas e eficazes.

Invista na linguagem não verbal

A linguagem não verbal envolve o uso adequado de gestos, expressões faciais, postura e contato visual para transmitir a mensagem desejada de forma clara e objetiva.

Para melhorar a sua comunicação na reunião de assembleia, é fundamental que o síndico invista na sua linguagem não verbal.

Isso inclui:

• ter uma postura ereta e confiante;
• estar sempre com um sorriso amigável no rosto;
• manter um comportamento aberto, acessível, sempre paciente;
• realizar gestos adequados, como acenar com a cabeça para mostrar que está acompanhando a conversa ou gesticular para enfatizar um ponto.

Além disso, é importante lembrar que a linguagem não verbal pode transmitir emoções e atitudes, o que pode impactar a forma como a mensagem é recebida pelos moradores.

Imagine a seguinte situação:

O síndico precisa aprovar um orçamento importante para a realização de uma obra.

Ele chega na reunião cansado, estressado e com uma postura desleixada e irritada.

Ele está sem paciência, não consegue se comunicar com clareza e, no fim das contas, nenhum orçamento é aprovado.

Você consegue entender onde está o erro? O síndico deve estar sempre ciente da sua linguagem não verbal e se esforçar para transmitir uma imagem positiva e aberta.

Ao utilizar a linguagem não verbal de forma adequada, é possível engajar os demais participantes, transmitir uma imagem confiante e positiva e conseguir passar ainda mais transparência e credibilidade para as pessoas.

Saiba contar boas histórias

Além dos pontos anteriores, você também pode usar narrativas interessantes e envolventes para transmitir uma mensagem ou ideia para os condôminos.

Isso inclui a habilidade de estruturar a narrativa de forma adequada, introduzir personagens e situações relevantes e utilizar a emoção para engajar os demais participantes na discussão.

Além disso, é importante lembrar que contar boas histórias pode ajudar a tornar a mensagem mais memorável e impactante.

As pessoas tendem a se lembrar melhor de informações que são transmitidas por meio de histórias do que de informações apresentadas de forma mais abstrata.

Você pode fazer isso ao:

• citar exemplos reais;
• apresentar um “antes” e “depois” de algum feito, como obra, manutenção ou números de inadimplentes, por exemplo;
• apresentar imagens, vídeos, gráficos ou outros aspectos visuais que ajudem a ilustrar o que está sendo dito.

Invista em autoconhecimento

Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é fundamental investir em autoconhecimento.

Isso inclui a realização de exercícios de reflexão pessoal e auto análise para identificar as suas habilidades de comunicação e pontos de melhoria.

Também é importante investir em treinamentos e cursos que ajudem a desenvolver habilidades específicas de comunicação, como a habilidade de ouvir ativamente, expressar ideias de forma clara e objetiva e gerenciar conflitos de forma construtiva.

Além disso, é importante lembrar que o autoconhecimento é uma etapa essencial para o desenvolvimento da inteligência emocional, que é uma habilidade crucial para a comunicação eficaz.

A inteligência emocional envolve a capacidade de reconhecer e gerenciar emoções em si mesmo e nos outros, o que pode ajudar a melhorar a qualidade da comunicação na reunião de assembleia e saber lidar com situações mais delicadas.

Aposte na tecnologia e recursos visuais

A tecnologia oferece uma série de recursos que podem ajudar a tornar a comunicação mais clara e objetiva, além de facilitar a compreensão das informações apresentadas.

Uma das formas de utilizar a tecnologia é por meio da projeção de slides, incluindo gráficos, imagens e outros recursos visuais que ajudam a transmitir as ideias com mais facilidade.

Além disso, a projeção de slides também pode ajudar a manter a atenção dos condôminos e evitar que a reunião se torne monótona e cansativa.

Outra forma de utilizar a tecnologia é por meio das reuniões de assembleia virtual ou híbrida, que permite a participação de pessoas que não podem comparecer presencialmente à reunião, além de facilitar a interação entre os participantes, possibilitando a troca de ideias e informações em tempo real.

Esteja preparado para dúvidas e críticas

Para finalizar estas dicas, lembre-se que é natural que os participantes tenham dúvidas, questionamentos e até mesmo críticas em relação ao assunto em pauta.

Para estar preparado, é importante antecipar as possíveis dúvidas e críticas que podem surgir e elaborar respostas claras e objetivas para cada uma delas.

Além disso, é importante estar aberto ao diálogo e ao debate construtivo, sem se sentir pessoalmente atacado ou defensivo diante de críticas dos moradores.

É importante reconhecer que as críticas podem ser oportunidades de melhoria e que é possível aprender com elas.

E, por fim, é interessante estar preparado para apresentar evidências e informações que sustentem as decisões tomadas, para que os condôminos possam compreender as razões por trás das escolhas feitas.

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