No mundo dos negócios, o atendimento ao cliente é uma peça-chave para o sucesso de qualquer empresa.
Esse princípio é ainda mais crucial no setor de administração de condomínios, onde a confiança e a satisfação dos clientes são fundamentais para manter uma relação duradoura e próspera.
Neste guia completo do atendimento ao cliente, exploraremos estratégias eficazes para conquistar a confiança dos clientes da sua administradora, garantindo uma experiência positiva em todos os pontos de contato.
Se você busca elevar o padrão do serviço oferecido e fortalecer os laços com sua clientela, continue lendo para descobrir como alcançar esse objetivo de forma eficiente e consistente.
O que é atendimento ao cliente?
O atendimento ao cliente é muito mais do que simplesmente responder a perguntas ou resolver reclamações.
Na verdade, ele representa a face visível do compromisso de uma empresa com a satisfação do cliente e a excelência no serviço.
Em sua essência, o atendimento ao cliente abrange uma ampla gama de práticas e processos cuidadosamente implementados, todos destinados a proporcionar uma experiência positiva e satisfatória para o cliente.
Desde o primeiro contato até a resolução de problemas, o atendimento ao cliente permeia todas as interações entre a empresa e seus clientes.
Envolve, principalmente:
ouvir atentamente as preocupações dos clientes;
compreender as suas necessidades;
oferecer soluções eficazes e personalizadas para os seus problemas;
criar laços de confiança e lealdade;
e fortalecer a relação entre a empresa e o cliente.
Além disso, o atendimento ao cliente não se limita apenas a resolver questões imediatas; ele também se preocupa com a experiência geral do cliente.
Isso significa proporcionar um serviço consistente, cortês e eficiente em todos os pontos de contato, seja pessoalmente, por telefone, e-mail ou por meio de plataformas digitais.
Em última análise, o atendimento ao cliente é uma expressão tangível do compromisso de uma empresa em colocar seus clientes em primeiro lugar e garantir que suas necessidades sejam atendidas da melhor maneira possível.
A importância do atendimento ao cliente vai muito além de simplesmente resolver problemas ou responder a perguntas. Na verdade, é um dos pilares fundamentais que sustentam o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio.
Aqui estão algumas razões que destacam sua importância:
Retenção de clientes: Clientes satisfeitos tendem a continuar fazendo negócios com a empresa e também são mais propensos a recomendar seus produtos ou serviços a outras pessoas;
Reputação da marca: Quando os clientes têm experiências positivas, eles compartilham isso com outros, ajudando a atrair novos clientes e fortalecer a imagem da empresa;
Diferenciação competitiva: Em um mercado saturado, onde os produtos e serviços muitas vezes são semelhantes, o atendimento ao cliente excepcional pode ser um diferencial competitivo crucial. Empresas que se destacam pelo seu excelente atendimento ao cliente têm uma vantagem significativa sobre seus concorrentes;
Feedback valioso: O atendimento ao cliente também é uma oportunidade para receber feedback direto dos clientes. Essas informações podem ser usadas para melhorar produtos, serviços e processos internos, promovendo a inovação e o aprimoramento contínuo;
Sustentabilidade financeira: Clientes satisfeitos estão mais propensos a fazer compras repetidas e a gastar mais dinheiro ao longo do tempo. Portanto, um bom atendimento ao cliente não apenas aumenta a retenção de clientes, mas também contribui para a sustentabilidade financeira da empresa.
O atendimento ao cliente é um investimento essencial para qualquer empresa que deseje prosperar a longo prazo.
Ao priorizar a satisfação do cliente e fornecer experiências excepcionais, as empresas podem construir relacionamentos sólidos, promover a fidelidade do cliente e impulsionar o crescimento e o sucesso do negócio.
Para empresas que possuem uma presença física, o atendimento presencial em escritórios ainda é uma opção importante, que oferece uma interação pessoal e direta com os clientes, ideal para resolver questões complexas ou fornecer assistência individualizada.
Vantagens:
Interatividade pessoal: Proporciona uma interação cara a cara, permitindo uma conexão mais próxima com o cliente;
Resolução imediata: Problemas complexos podem ser resolvidos rapidamente com a assistência direta de um funcionário;
Experiência tangível: Os clientes podem experimentar os produtos ou serviços pessoalmente, o que pode influenciar positivamente sua decisão de compra.
Desvantagens:
Limitações geográficas: A acessibilidade ao atendimento presencial pode ser restrita para clientes que não estão próximos ao ponto de venda;
Custos adicionais: Manter uma equipe de atendimento presencial pode ser dispendioso em termos de recursos humanos e infraestrutura.
Telefone
O telefone é um dos canais mais tradicionais para o atendimento ao cliente. Ele oferece uma comunicação direta e imediata entre o cliente e o atendente, permitindo resolver problemas de forma rápida e eficiente.
Vantagens:
Comunicação direta: Permite uma interação em tempo real com um representante da empresa, oferecendo respostas imediatas às perguntas dos clientes.
Resolução de problemas complexos: Problemas complicados podem ser discutidos de forma mais eficaz através de uma conversa telefônica detalhada.
Acessibilidade: A maioria dos clientes está familiarizada e confortável com o uso do telefone como canal de comunicação.
Desvantagens:
Espera em fila: Os clientes podem ter que esperar em longas filas de espera, o que pode resultar em frustração e insatisfação.
Limitações de horário: O atendimento telefônico pode estar disponível apenas durante determinadas horas, o que pode não ser conveniente para todos os clientes.
E-mail
O e-mail é uma opção popular para o atendimento ao cliente, oferecendo uma maneira conveniente para os clientes entrarem em contato com a empresa e receberem respostas detalhadas e documentadas.
Vantagens:
Documentação: Permite que as comunicações sejam documentadas e arquivadas para referência futura;
Flexibilidade de tempo: Os clientes podem enviar e-mails a qualquer momento, mesmo fora do horário comercial;
Respostas detalhadas: Permite que os clientes forneçam informações detalhadas sobre suas preocupações ou perguntas.
Desvantagens:
Tempo de resposta: Pode haver um atraso no tempo de resposta, especialmente durante períodos de pico;
Risco de ser ignorado: Os e-mails podem ser perdidos ou ignorados, resultando em uma experiência insatisfatória para o cliente.
Redes sociais
As redes sociais se tornaram um canal importante para o atendimento ao cliente, permitindo que os clientes interajam com a empresa por meio de mensagens diretas e comentários. É uma maneira eficaz de fornecer suporte ao cliente e gerenciar a reputação da marca online.
Vantagens:
Visibilidade pública: Oferece uma plataforma para interagir com os clientes publicamente, o que pode beneficiar a reputação da marca;
Rapidez na resposta: Permite respostas rápidas e ágeis às preocupações dos clientes;
Engajamento: Facilita o engajamento e a interação com uma ampla audiência de forma direta e informal.
Desvantagens:
Risco de crise de imagem: Uma má gestão das interações nas redes sociais pode levar a crises de imagem pública;
Dificuldade de monitoramento: É necessário um esforço constante para monitorar e responder às interações em tempo hábil.
Chatbot
Os chatbots, ferramentas de inteligência artificial, oferecem respostas automáticas e personalizadas para as perguntas mais frequentes dos clientes, proporcionando um atendimento rápido e eficiente. É uma opção conveniente para os clientes que preferem resolver problemas sem precisar fazer uma ligação.
Vantagens:
Disponibilidade 24/7: Chatbots podem fornecer suporte aos clientes a qualquer hora do dia ou da noite, melhorando a acessibilidade;
Respostas instantâneas: Oferece respostas rápidas e automáticas às perguntas frequentes dos clientes;
Redução de custos: Pode reduzir os custos operacionais associados ao atendimento ao cliente, em comparação com soluções baseadas em agentes humanos.
Desvantagens:
Limitações na complexidade: Chatbots podem ter dificuldade em lidar com consultas complexas ou problemas incomuns;
Falta de personalização: A interação com um chatbot pode parecer impessoal e genérica para alguns clientes.
WhatsApp
Os aplicativos de mensagens, como WhatsApp, estão se tornando cada vez mais populares como canais de atendimento ao cliente. Eles oferecem uma comunicação rápida e conveniente, permitindo que os clientes entrem em contato com a empresa diretamente de seus dispositivos móveis.
Vantagens:
Popularidade: O WhatsApp é amplamente utilizado por uma grande parte da população, facilitando a comunicação com os clientes;
Interação direta: Permite uma comunicação direta e instantânea com os clientes, em um ambiente familiar e conveniente;
Multimídia: Possibilita o envio de mensagens de texto, imagens, vídeos e documentos, enriquecendo a experiência do cliente.
Desvantagens:
Privacidade: Os clientes podem ser cautelosos em compartilhar informações pessoais através do WhatsApp devido a preocupações com privacidade e segurança;
Gestão de contatos: Manter uma lista atualizada de contatos de clientes no WhatsApp pode ser desafiador e demorado.
Autoatendimento
Os recursos de autoatendimento, como FAQ (perguntas frequentes), tutoriais e bases de conhecimento, oferecem aos clientes a oportunidade de encontrar respostas para suas perguntas de forma autônoma, sem a necessidade de interagir diretamente com um representante da empresa.
Vantagens:
Autonomia do cliente: Permite que os clientes resolvam problemas por conta própria, a qualquer hora do dia ou da noite;
Redução de custos: Pode reduzir os custos operacionais associados ao atendimento ao cliente, eliminando a necessidade de agentes humanos para cada interação;
Eficiência: Oferece respostas rápidas e consistentes para perguntas frequentes, sem a necessidade de espera ou intervenção humana.
Desvantagens:
Limitações na complexidade: O autoatendimento pode não ser adequado para questões complexas que exigem um toque humano;
Experiência do usuário: Uma má experiência de autoatendimento pode resultar em frustração e insatisfação por parte do cliente.
Os 7 vilões do atendimento ao cliente
Até aqui você já deve ter percebido que o atendimento ao cliente é uma área vital para o sucesso de uma empresa.
No entanto, apesar de sua importância, muitas vezes vemos erros comuns que podem prejudicar a experiência do cliente e, por sua vez, afetar a reputação e o desempenho do negócio.
Aqui estão alguns dos principais erros cometidos no atendimento ao cliente:
#01: Falta de empatia
A falta de empatia no atendimento ao cliente é um erro grave que pode ter consequências significativas para a reputação e o sucesso de uma empresa.
Quando os colaboradores responsáveis pelo atendimento não demonstram empatia, estão essencialmente desconsiderando as emoções e preocupações dos clientes, tratando suas reclamações ou problemas como meros itens em uma lista de tarefas a serem resolvidas.
Em vez de reconhecer e validar as emoções do cliente, como frustração, irritação ou preocupação, os atendentes podem adotar uma abordagem mecânica e impessoal para lidar com as questões apresentadas.
Isso pode fazer com que os clientes se sintam desvalorizados, ignorados ou até mesmo insultados, aumentando ainda mais sua insatisfação e prejudicando a relação entre cliente e empresa.
A empatia é fundamental no atendimento ao cliente porque demonstra ao cliente que a empresa se importa com sua experiência e está genuinamente interessada em resolver seus problemas e atender às suas necessidades.
Quando os atendentes demonstram empatia, estão se colocando no lugar do cliente, tentando entender sua situação e suas emoções, e trabalhando para encontrar uma solução que atenda não apenas às necessidades práticas do cliente, mas também às suas preocupações emocionais.
Para evitar a falta de empatia no atendimento ao cliente, as empresas devem investir em treinamento adequado para seus colaboradores, enfatizando a importância de se colocar no lugar do cliente, ouvir ativamente suas preocupações e responder de maneira compassiva e respeitosa.
Além disso, é essencial cultivar uma cultura organizacional que valorize a empatia e coloque o cliente no centro de todas as interações e decisões comerciais.
Ao fazer isso, as empresas podem melhorar significativamente a qualidade de seu atendimento ao cliente e fortalecer os relacionamentos com seus clientes.
#02: Tempo de espera longo
Ninguém gosta de esperar, especialmente quando se trata de resolver um problema ou obter uma resposta para uma pergunta urgente.
Longos tempos de espera ao telefone, em filas de chat online ou até mesmo para receber uma resposta por e-mail podem ser extremamente frustrantes para os clientes e fazer com que eles se sintam ignorados ou desvalorizados.
Quando os clientes são obrigados a esperar por períodos prolongados, isso não apenas causa desconforto e impaciência, mas também pode gerar sentimentos de desconfiança em relação à capacidade da empresa de fornecer um serviço eficiente.
Os longos tempos de espera podem ocorrer por uma variedade de razões, incluindo falta de pessoal adequado para lidar com o volume de consultas, sistemas de suporte técnico inadequados, processos internos ineficientes ou simplesmente falta de priorização do atendimento ao cliente por parte da empresa.
Para evitar os longos tempos de espera e melhorar a experiência do cliente, as empresas podem adotar várias estratégias, incluindo:
Investir em recursos adequados: Contratar e treinar pessoal suficiente para lidar com o volume de consultas de forma eficaz, seja por telefone, chat online, e-mail ou outras plataformas de comunicação;
Implementar sistemas de suporte eficientes: Utilizar tecnologia e sistemas de suporte ao cliente que ajudem a gerenciar consultas de forma eficiente e a reduzir os tempos de espera;
Oferecer opções de autoatendimento: Disponibilizar recursos de autoatendimento, como bases de conhecimento, FAQs (perguntas frequentes) e chatbots, para que os clientes possam encontrar respostas para suas perguntas ou resolver problemas por conta própria, sem a necessidade de esperar por assistência humana;
Comunicar de forma transparente: Quando ocorrerem atrasos ou tempos de espera mais longos do que o habitual, comunicar isso aos clientes de forma transparente e oferecer informações atualizadas sobre o status de sua consulta ou problema.
Ao implementar essas estratégias e priorizar a redução dos tempos de espera, as empresas podem melhorar significativamente a experiência do cliente e demonstrar seu compromisso em fornecer um serviço de alta qualidade e responsivo.
Isso não só ajuda a manter os clientes satisfeitos e leais, mas também contribui para uma reputação positiva da empresa no mercado.
#03: Falta de comunicação clara
Como citado no tópico anterior, a comunicação clara desempenha um papel fundamental no atendimento ao cliente, pois é a base para estabelecer e manter relacionamentos positivos e satisfatórios com os clientes.
Quando ocorrem falhas na comunicação, como respostas vagas, informações contraditórias ou falta de clareza, isso pode resultar em confusão, frustração e até mesmo em uma situação pior do que a original.
Quando os atendentes não comunicam claramente informações importantes, os clientes podem não entender completamente as suas opções, os próximos passos necessários para resolver um problema ou as políticas da empresa.
Isso pode levar a mal-entendidos, expectativas não atendidas e, em última análise, insatisfação do cliente.
Erros de comunicação também podem ocorrer quando há falta de alinhamento entre os diferentes canais de comunicação utilizados pela empresa, como telefone, chat online, e-mail e mídias sociais.
Por exemplo, um cliente pode receber informações contraditórias de diferentes pessoas em canais diferentes, o que pode causar confusão e minar a credibilidade da empresa.
Além disso, respostas vagas ou evasivas podem deixar os clientes sentindo que não estão sendo ouvidos ou que suas preocupações não estão sendo levadas a sério. Isso pode gerar desconfiança e fazer com que os clientes questionem a integridade e o profissionalismo da empresa.
Portanto, ao priorizar a comunicação clara e eficaz, as empresas podem melhorar significativamente a experiência do cliente, fortalecer os relacionamentos com os clientes e aumentar a satisfação e fidelidade do cliente a longo prazo.
#04: Não cumprir promessas
Quando uma empresa faz uma promessa ao cliente, seja relacionada a prazos de entrega, qualidade do produto ou solução de um problema, ela está estabelecendo expectativas que precisam ser atendidas para manter a confiança e a satisfação do cliente.
Quando uma empresa falha em cumprir as suas promessas, os clientes podem sentir que foram enganados, desrespeitados ou até mesmo ludibriados.
Isso pode levar à frustração, decepção e, em alguns casos, a uma perda permanente do cliente.
Além disso, não cumprir promessas pode ter repercussões negativas mais amplas para a reputação da empresa.
Os clientes insatisfeitos são propensos a compartilhar suas experiências negativas com outras pessoas, seja através do boca a boca, mídias sociais ou avaliações online, o que pode prejudicar a imagem da empresa e afetar sua capacidade de atrair novos clientes.
Para evitar o erro de não cumprir promessas, as empresas podem adotar as seguintes medidas:
Gerenciamento realista de expectativas: É fundamental que as empresas definam claramente o que podem oferecer aos clientes e evitem fazer promessas que não possam cumprir. Isso inclui estabelecer prazos realistas, garantir a disponibilidade de produtos ou serviços anunciados e fornecer informações precisas sobre políticas e procedimentos;
Comunicação transparente: Se surgirem circunstâncias imprevistas que impeçam a empresa de cumprir uma promessa, é essencial comunicar isso aos clientes de forma transparente e oportuna. Isso demonstra responsabilidade e respeito pelo cliente e ajuda a mitigar o impacto negativo da situação;
Compensação adequada: Quando uma empresa não consegue cumprir uma promessa, é importante oferecer uma compensação adequada ao cliente, seja na forma de um reembolso, desconto, crédito ou outra forma de reparação. Isso mostra que a empresa valoriza o cliente e está disposta a assumir responsabilidade por seus erros;
Aprendizado e melhoria contínua: As empresas devem analisar as razões por trás de suas falhas em cumprir promessas e usar essas informações para implementar melhorias em seus processos e procedimentos. Isso pode ajudar a evitar problemas semelhantes no futuro e a fortalecer a confiança e a fidelidade do cliente.
Ao cumprir consistentemente suas promessas aos clientes, as empresas podem construir relacionamentos mais fortes e duradouros, aumentar a confiança e a lealdade do cliente e diferenciar-se da concorrência em um mercado cada vez mais competitivo.
#05: Falta de treinamento da equipe de atendimento
Quando os colaboradores não recebem o treinamento adequado, podem não estar preparados para lidar com as demandas e expectativas dos clientes, o que pode resultar em um serviço abaixo do padrão e em experiências insatisfatórias para os clientes.
O treinamento em atendimento ao cliente é essencial para garantir que os funcionários desenvolvam as habilidades necessárias para oferecer um serviço de qualidade e resolver eficazmente os problemas dos clientes.
Isso inclui habilidades de comunicação, empatia, resolução de problemas, gerenciamento de tempo e capacidade de lidar com situações difíceis ou conflituosas.
Quando os colaboradores não são devidamente treinados, podem cometer erros que prejudicam a experiência do cliente, como oferecer informações incorretas, responder de maneira inadequada a reclamações ou dúvidas dos clientes, ou demonstrar falta de profissionalismo e cortesia no atendimento.
Além disso, a falta de treinamento pode levar a uma alta rotatividade de funcionários, pois os colaboradores podem se sentir frustrados ou sobrecarregados devido à falta de preparo para lidar com as demandas do trabalho.
Isso pode resultar em custos adicionais para a empresa, incluindo custos de recrutamento, seleção e treinamento de novos funcionários, bem como perda de produtividade durante o período de adaptação dos novos colaboradores.
Portanto, investir em treinamento de atendimento ao cliente é fundamental para garantir que os funcionários tenham as habilidades e conhecimentos necessários para fornecer um serviço de qualidade e atender às necessidades e expectativas dos clientes.
Além disso, é importante que o treinamento seja adaptado às necessidades e características específicas da empresa e de seus clientes.
Isso pode envolver:
identificação de áreas de melhoria com base no feedback dos clientes;
análise de tendências de reclamações ou problemas recorrentes;
e desenvolvimento de programas de treinamento personalizados.
Ao investir em treinamento de qualidade para sua equipe de atendimento ao cliente, as empresas podem melhorar significativamente a qualidade do serviço oferecido, aumentar a satisfação e fidelidade do cliente, e construir uma reputação positiva no mercado.
No final das contas, isso pode resultar em maior retenção de clientes, aumento das vendas e vantagem competitiva no mercado.
#06: Ignorar feedbacks
Os clientes frequentemente oferecem feedback valioso sobre as suas experiências com um produto ou serviço, seja ele positivo ou negativo.
Este feedback pode fornecer insights preciosos sobre áreas de melhoria, pontos fortes e fracos do negócio, e expectativas dos clientes.
Quando as empresas optam por ignorar ou não agir com base no feedback dos clientes, estão perdendo uma oportunidade crucial de melhorar seus produtos, serviços e processos.
Isso pode levar a problemas contínuos de atendimento ao cliente, incluindo insatisfação do cliente, perda de clientes e danos à reputação da empresa.
Para evitar este erro, as empresas devem adotar uma abordagem proativa para a coleta, análise e resposta ao feedback dos clientes. Isso pode incluir:
Canais de feedback acessíveis: Disponibilizar diversos canais para os clientes fornecerem feedback, como pesquisas de satisfação, formulários online, e-mails de contato, redes sociais e sistemas de avaliação e comentários;
Monitoramento regular: Monitorar regularmente os canais de feedback para identificar e analisar comentários e tendências comuns. Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria e priorizar ações corretivas;
Resposta oportuna: Responder de forma oportuna ao feedback dos clientes, demonstrando que suas opiniões são valorizadas e levadas a sério pela empresa. Isso pode envolver agradecimentos pelos feedbacks positivos, pedidos de esclarecimento em feedbacks negativos e ações corretivas quando necessário;
Implementação de mudanças: Usar o feedback dos clientes como base para implementar mudanças e melhorias nos produtos, serviços e processos da empresa. Isso pode incluir atualizações de produtos, revisões de políticas de atendimento ao cliente e ajustes nas práticas de negócios;
Comunicação transparente: Comunicar aos clientes as ações tomadas com base no feedback deles, mostrando que suas opiniões têm um impacto real na empresa e incentivando uma cultura de feedback contínuo.
Além disso, ao adotar uma abordagem proativa para o feedback dos clientes, as empresas podem não apenas melhorar a satisfação do cliente e a qualidade de seus produtos e serviços, mas também construir relacionamentos mais fortes e duradouros com os clientes e ganhar uma vantagem competitiva no mercado.
#07: Não resolver problemas de forma eficaz
Apesar de parecer óbvio, esse é um problema bastante comum em muitas empresas.
Quando os clientes enfrentam problemas com um produto ou serviço, esperam que a empresa responda prontamente e trabalhe para resolver o problema de forma satisfatória.
Ignorar ou adiar a resolução de problemas pode levar à insatisfação do cliente e causar danos à reputação da empresa.
Além disso, os clientes podem sentir que a sua confiança na empresa foi abalada e podem optar por buscar outras opções e ainda contraindicar a empresa no futuro. Afinal, em um mundo onde a reputação online é tão importante, o feedback negativo dos clientes pode se espalhar rapidamente e prejudicar a imagem da empresa a longo prazo.
Para evitar o erro de não resolver problemas de forma eficaz, as empresas devem adotar uma abordagem proativa para o gerenciamento de reclamações e problemas dos clientes. Isso inclui:
Escuta ativa: Ouvir atentamente os clientes e suas preocupações, demonstrando empatia e compreensão;
Ação rápida: Agir prontamente para resolver o problema do cliente, reconhecendo a urgência e a importância de uma resolução rápida;
Comunicação clara: Manter os clientes informados sobre o progresso da resolução do problema, fornecendo atualizações regulares e transparentes;
Oferecer soluções adequadas: Trabalhar com o cliente para encontrar uma solução satisfatória que atenda às suas necessidades e expectativas;
Aprender com os problemas: Usar cada situação de problema como uma oportunidade para aprender e melhorar, identificando áreas de melhoria nos produtos, serviços e processos da empresa;
Follow-up: Fazer follow-up com os clientes após a resolução do problema para garantir que eles estejam satisfeitos com a solução fornecida e para fortalecer o relacionamento com o cliente.
Ao priorizar a resolução eficaz de problemas, as empresas podem melhorar significativamente a satisfação do cliente, proteger a sua reputação e construir relacionamentos mais fortes e duradouros com os clientes.
3 técnicas infalíveis para melhorar o seu atendimento e encantar os seus clientes
Encantar os seus clientes vai muito além de simples resoluções de problemas, trata-se de criar uma experiência memorável que vai gerar fidelidade e novas recomendações.
Confira 3 técnicas infalíveis que vão melhorar o seu atendimento e encantar os seus clientes.
#01: Pratique o overdelivery
Surpreender os seus clientes com um serviço que vai além das expectativas é uma maneira infalível de encantá-los.
O overdelivery não se resume a brindes ou mimos, mas sim a gestos que demonstram cuidado e atenção genuína.
Considere enviar um produto diretamente ao cliente, acompanhado de um bilhete escrito à mão, em vez de fazê-lo ir até sua empresa.
Esses pequenos detalhes demonstram que a sua empresa se importa com seus clientes e está disposta a ir além para satisfazê-los.
#02: Priorize um atendimento de excelência
Garantir um atendimento excepcional é fundamental para conquistar a confiança e a lealdade dos clientes.
Ofereça uma experiência omnichannel, onde o cliente possa contatá-lo através de diversos canais, como site, redes sociais, e-mail e telefone, com consistência e linearidade.
Além disso, priorize um retorno rápido e ofereça opções de atendimento imediato, como chatbots, e treine os seus atendentes para que possuam habilidades de empatia e resolução de problemas, garantindo uma interação positiva com os clientes em todos os pontos de contato.
#03: Utilize a tecnologia para encantar
A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na busca por encantar os clientes.
Explore ferramentas digitais, como uma sequência de e-mails informativos para enriquecer o pós-venda e garantir o sucesso do cliente.
Além disso, utilize a tecnologia para otimizar processos e oferecer uma experiência mais conveniente e personalizada aos clientes.
Ao aplicar todas estas dicas de forma consistente e adaptá-las à realidade da sua administradora, você estará no caminho certo para proporcionar uma experiência exprecional aos seus clientes e construir relacionamentos duradouros.
Na gestão condominial, a chave para desbloquear todo o potencial de rentabilidade está na correta precificação de serviços.
Imagine poder não apenas manter, mas também aumentar os seus lucros enquanto oferece um serviço de qualidade superior em comparação aos seus concorrentes.
Neste texto, mergulharemos na precificação de serviços na área condominial, revelando estratégias eficientes que podem impulsionar seus lucros e transformar a sua administração. Continue lendo!
Como cobrar um preço justo pelos seus serviços?
Determinar um preço justo pelos serviços de gestão condominial é essencial para garantir tanto a sustentabilidade financeira quanto o reconhecimento adequado do trabalho realizado.
Aqui estão algumas diretrizes para ajudar você a estabelecer uma precificação justa:
#01: Avalie o mercado local
Para desenvolver um plano de precificação robusto e eficaz, é essencial começar com uma análise minuciosa do mercado condominial local. Isso implica em mergulhar profundamente no cenário em que você pretende operar, compreendendo as nuances e particularidades que influenciam os preços praticados na região.
Concentre-se em entender os valores médios cobrados por síndicos e administradoras de condomínios semelhantes aos que você pretende atender.
Isso não se resume apenas a uma pesquisa superficial, mas sim a uma investigação detalhada que envolve coletar dados sobre os valores mensais praticados, bem como possíveis taxas adicionais e modelos de pagamento comuns na sua área de atuação.
Essa pesquisa ajudará você a construir uma base sólida de referência para estabelecer o seu próprio preço. Além disso, ao compreender os padrões de mercado e as expectativas dos clientes locais, você estará em uma posição melhor para desenvolver uma estratégia de precificação que seja competitiva e justa.
Além disso, é importante considerar fatores únicos da sua região que possam influenciar a precificação, como a demanda por serviços de gestão condominial, a concorrência local e as características específicas do mercado.
Por fim, manter-se atualizado sobre as tendências e mudanças no mercado também é fundamental para garantir que sua estratégia de precificação permaneça relevante e eficaz ao longo do tempo.
#02: Considere as características dos condomínios
Ao definir a sua estratégia de precificação, é fundamental considerar as características específicas do condomínio onde você pretende prestar seus serviços.
Cada condomínio é único, e fatores como o número de unidades, a infraestrutura disponível, as demandas de manutenção e as expectativas dos moradores desempenham um papel crucial na determinação do valor do seu serviço.
Adaptar a sua oferta de serviços às necessidades e desejos da comunidade condominial não apenas garante a satisfação dos moradores, mas também pode impactar o preço cobrado no final.
Portanto, ao considerar cuidadosamente as características específicas do condomínio em questão, você estará mais bem equipado para estabelecer uma precificação que seja justa e alinhada com o valor agregado que você oferece aos seus clientes.
#03: Calcule o tempo e esforço envolvido
Avalie o tempo e o esforço que você precisará dedicar ao condomínio. Isso vai além das simples horas de trabalho e envolve uma avaliação abrangente de todas as tarefas e responsabilidades que você assumirá.
Comece considerando as horas de trabalho direto que serão necessárias para gerenciar o condomínio. Isso inclui atividades como inspeções regulares, supervisão de equipes de manutenção e resolução de problemas operacionais.
No entanto, é importante não subestimar o tempo necessário para essas atividades, já que muitas vezes elas podem se estender além do horário comercial padrão.
Além disso, leve em conta o tempo gasto em reuniões com o conselho administrativo e com os moradores. Essas reuniões são essenciais para garantir uma comunicação eficaz e alinhar as expectativas de todas as partes envolvidas.
Não se esqueça também de reservar um tempo necessário para lidar com problemas emergenciais. Incidentes como vazamentos de água, quedas de energia e problemas de segurança podem exigir uma resposta rápida e eficaz, o que pode resultar em horas extras e interrupções inesperadas.
Portanto, ao calcular o tempo e o esforço envolvidos na gestão do condomínio, certifique-se de incluir todas as atividades relevantes e de estimar realisticamente o tempo necessário para cada uma delas.
#04: Seja transparente e flexível
Para estabelecer uma relação de confiança com os clientes e garantir uma precificação justa, é essencial adotar uma postura de transparência e flexibilidade em relação à sua estrutura de preços.
Comece comunicando claramente quais são os serviços incluídos e os valores associados a cada um deles. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e garante que todos estejam cientes dos custos envolvidos na gestão do condomínio.
Além disso, esteja aberto a negociar e ajustar a sua oferta de acordo com as necessidades e expectativas específicas da comunidade.
Isso pode incluir a personalização de pacotes de serviços para atender às demandas específicas do condomínio ou a revisão dos preços em caso de mudanças nas circunstâncias.
Manter uma comunicação aberta e transparente com os seus clientes é fundamental para construir uma relação de confiança e garantir a satisfação de todos os envolvidos.
Além disso, ao ser flexível e receptivo às necessidades da comunidade, você demonstra um compromisso genuíno com o bem-estar dos condomínios.
Como calcular o preço de venda de um serviço?
A precificação de serviços, seja em consultoria, prestação ou qualquer outra área, segue um processo de três etapas: custo, valor percebido pelo cliente e a análise da concorrência.
Vamos detalhar cada uma dessas etapas:
#01: Avaliação de custos e valor
Antes de tudo, é essencial listar todos os serviços a serem prestados e, para cada um deles, identificar os custos e despesas envolvidos. Isso inclui materiais, custo do trabalho e despesas fixas associadas à operação do negócio.
Por exemplo, uma administradora de condomínios precisaria considerar o custo dos produtos utilizados nos serviços, além das despesas fixas como aluguel e energia elétrica.
Além disso, é importante estimar o tempo médio necessário para realizar cada serviço e multiplicá-lo pelo custo hora do profissional responsável.
Esse cálculo proporciona uma visão mais precisa dos custos associados a cada serviço prestado.
#02: Análise da concorrência
É fundamental realizar uma pesquisa de mercado para entender os preços praticados pela concorrência. Isso fornecerá uma referência útil ao estabelecer seus próprios preços.
Por exemplo, ao analisar outras administradoras na região, você pode ter uma ideia dos preços médios cobrados por serviços semelhantes aos que você oferece.
#03: Estabelecimento de preços e análise de margem de contribuição
Após identificar os custos, o próximo passo é estabelecer preços para seus serviços.
Uma estratégia comum é definir um preço inicial com base na concorrência ou em números arbitrados, que servirão como base inicial para sua precificação.
Então, é necessário fazer uma estimativa do volume de vendas mensal com base nesse preço inicial. Isso deve ser feito com o máximo de precisão possível, considerando a capacidade produtiva do negócio.
Agora, é hora de analisar a Margem de Contribuição (MC) de cada serviço.
A MC representa quanto da venda de cada serviço contribuirá para cobrir todos os custos e despesas fixas e gerar lucro. É calculada subtraindo os custos dos serviços prestados e as despesas variáveis do faturamento.
Veja um exemplo deste cálculo aplicado em um serviço de gestão condominial:
Custos e despesas variáveis
Honorários do síndico: R$ 4.000,00;
Despesas de transporte (combustível, estacionamento, etc.): R$ 200,00;
Taxas de serviços terceirizados (limpeza, manutenção, etc.): R$ 1.500,00;
Faturamento total: R$ 12.000,00.
Despesas fixas mensais:
Aluguel da sede da empresa (caso aplicável): R$ 0,00 (pois o síndico pode usar seu próprio espaço);
Seguro de responsabilidade profissional: R$ 500,00;
Despesas com marketing e divulgação (para atrair novos clientes): R$ 300,00;
Outras despesas fixas (água, luz, telefone, etc.): R$ 700,00;
Total das despesas fixas: R$ 1.500,00.
Agora, vamos calcular a Margem de Contribuição (MC) para os serviços de administração condominial prestados pelo síndico profissional:
Cálculo da Margem de Contribuição:
Faturamento Total – (Custos dos Serviços Prestados + Despesas Variáveis)
Neste exemplo, a Margem de Contribuição de R$ 6.300,00 representa a quantia disponível para cobrir as despesas fixas associadas aos serviços de administração condominial prestados pelo síndico profissional e ainda gerar lucro.
Isso significa que, após cobrir todos os custos variáveis, cada cliente contribui com R$ 6.300,00 para as despesas fixas e o lucro do síndico profissional.
#04: Determinação do ponto de equilíbrio
Por fim, é importante calcular o ponto de equilíbrio, que indica o montante mínimo necessário de serviços para cobrir todos os custos e despesas da empresa.
Esse ponto é atingido quando as vendas se igualam aos custos e despesas totais, não gerando nem lucro nem prejuízo.
Veja um exemplo de cálculo do ponto de equilíbrio:
Faturamento mensal: R$ 10.000,00
Custos variáveis por mês:
Honorários do síndico: R$ 4.000,00
Despesas de transporte: R$ 200,00
Taxas de serviços terceirizados: R$ 1.500,00
Despesas fixas mensais:
Seguro de responsabilidade profissional: R$ 500,00
Despesas de marketing e divulgação: R$ 300,00
Outras despesas fixas (água, luz, telefone, etc.): R$ 700,00
Total das despesas fixas: R$ 1.500,00
Cálculo do Ponto de Equilíbrio:
O ponto de equilíbrio é alcançado quando o faturamento total é igual aos custos totais (variáveis e fixos).
Ponto de Equilíbrio = Despesas Fixas / Margem de Contribuição
Ponto de Equilíbrio = R$ 1.500,00 / (R$ 10.000,00 – R$ 5.700,00)
Ponto de Equilíbrio = R$ 1.500,00 / R$ 4.300,00
Ponto de Equilíbrio ≈ 0,35
Portanto, o ponto de equilíbrio contábil é aproximadamente 0,35, o que significa que o síndico profissional precisaria administrar cerca de 35% do condomínio da sua capacidade máxima para cobrir todos os custos fixos associados à administração condominial.
Qualquer valor acima desse ponto geraria lucro, enquanto abaixo desse ponto resultaria em prejuízo.
Como o mercado está cobrando? Confira algumas experiências de síndicos e inspire-se antes de definir a sua precificação
Veja diversas abordagens de precificação utilizadas por profissionais em diferentes contextos, oferecendo insights valiosos para quem busca estabelecer uma estratégia eficaz.
Orçamento baseado em percentual de gastos
Elaine Alves, Síndica Profissional em Macaé, RJ, adota uma abordagem flexível, calculando seu salário com base em uma porcentagem dos gastos do condomínio.
Essa estratégia reflete a realidade financeira de cada condomínio, proporcionando uma remuneração alinhada com a situação específica de cada cliente.
Base + Unidades + Perfil
Juliano Pereira, atuando em Porto Alegre, opta por um modelo que combina um valor-base com a quantidade de unidades e o perfil do condomínio.
Essa abordagem permite uma precificação mais personalizada, levando em conta as características específicas de cada empreendimento.
Personalização com foco no perfil
Leandro Garcia, síndico certificado pela TownSq, prefere trabalhar exclusivamente com condomínios que correspondam a um perfil pré-estabelecido.
Ele calcula seu preço básico multiplicando-o pelo número de unidades, horas de atendimento, tamanho da equipe a ser coordenada e infraestrutura do condomínio. Essa abordagem personalizada reflete sua expertise e experiência de mercado.
Além de possuir um método de precificação estabelecido, a flexibilidade é uma vantagem significativa.
Leandro, por exemplo, propõe uma iniciativa inovadora durante processos eleitorais: oferecer uma redução de custos ao condomínio e adicionar uma porcentagem desse valor ao seu próprio salário, que possui um intervalo entre um valor mínimo e máximo.
Essa estratégia beneficia tanto o condomínio quanto o síndico, incentivando a eficiência e o bom desempenho.
Independentemente do método de precificação adotado, a chave está em usar o conhecimento e a criatividade para se destacar em um mercado saturado.
Valorizar os serviços prestados pelos síndicos não apenas beneficia os profissionais individualmente, mas também contribui para o fortalecimento e reconhecimento da profissão como um todo.
As reuniões de assembleia são parte fundamental dentro do contexto condominial, pois é nesse momento que pautas relevantes para a comunidade são debatidas e decididas, exigindo a ampla participação dos condôminos. Porém, não são todas as pessoas que podem votar em assembleia de condomínio, e neste artigo você vai saber quem pode ou não pode contribuir na tomada de decisões.
Vamos mostrar o que a lei diz sobre esse assunto e como o síndico deve agir nesses casos. Acompanhe a leitura!
O que é assembleia de condomínio?
Diferente do que muita gente pensa, a assembleia de condomínio é composta pelos condôminos de um empreendimento, ou seja, é o grupo de pessoas que são donas de uma ou mais propriedades dentro de um condomínio.
Toda reunião de assembleia é para tomada de decisão?
As reuniões de assembleia são realizadas para diversos fins: debater sobre a necessidade de realizar obras de manutenção, adequação ou reparo nos condomínios, prestar contas, eleger o síndico, destituir o síndico, apresentar fornecedores, entre outras situações. Então nem sempre as reuniões de assembleia serão para tomada de decisão.
Para saber mais sobre os tipos de reuniões de assembleias e quando devem ser convocadas, clique aqui.
Todo mundo pode votar em assembleia de condomínio?
Para votar nas decisões apresentadas em uma assembleia de condomínio, existem algumas condições que são respaldadas pela lei. Portanto, não são todos os condôminos que podem votar em assembleia de condomínio.
Em uma assembleia de condomínio, o direito a voto é concedido, em regra geral, apenas aos proprietários das unidades condominiais, desde que estejam em dia com suas obrigações condominiais. Isso significa que apenas quem possui o título de propriedade do imóvel pode votar nas assembleias. Inquilinos, cônjuges e outros moradores que não constam no título não têm direito a voto por lei.
É o que consta no artigo 1.335, III do Código Civil, que estabelece que o condômino tem direito de participar das assembleias e de votar nas deliberações se estiver quite com suas obrigações.
A convenção de condomínio também pode conter regras específicas sobre o direito a voto, desde que não sejam contrárias à lei.
Porém, existem exceções. De acordo com a Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/91), no artigo 83, permite que o inquilino vote em assembleias que tratem de despesas ordinárias, na ausência do condômino locador. Para isso, o inquilino precisa apresentar procuração por escrito do locador.
A construtora ou incorporadora que ainda detém unidades condominiais tem direito a voto em assembleia, desde que esteja pagando a taxa condominial relativa a elas.
Por que apenas os proprietários podem votar na reunião de assembleia?
A principal razão pela qual apenas os proprietários podem votar é porque eles são os responsáveis pelas decisões tomadas em assembleia e são eles que investem no imóvel e que arcam com os custos das despesas condominiais.
Portanto, considera-se justo que apenas os proprietários tenham o direito de decidir sobre assuntos que afetam diretamente o seu patrimônio.
Porém, mesmo quem não tem direito a voto pode participar das assembleias de condomínio e se manifestar sobre os assuntos em discussão. Caso necessário, os proprietários podem conceder procuração a terceiros para que os representem nas assembleias. A procuração deve ser por escrito e conter especificação dos poderes que serão conferidos ao procurador.
Se você é proprietário de uma unidade condominial e não vai poder comparecer na próxima reunião de assembleia, utilize uma procuração com uma pessoa da sua confiança. Baixe aqui um modelo de procuração, é gratuito!
Os condomínios não são todos iguais. Eles variam muito em finalidade, tipos de unidade, estrutura e tamanho. E é claro que, por consequência, os desafios que o gestor enfrentará também vão variar de acordo com essas diferenças.
Em live do nosso canal do YouTube, nós discutimos a temática “Gestão de condomínios pequenos: como vencer os desafios e fazer uma gestão eficiente” com a síndica profissional Kelly Ribeiro, parceira certificada pela TownSq e atuante no Vale do Paraíba Paulista.
Neste artigo, confira os principais pontos sobre esse assunto, conheça as vantagens e se prepare para gerenciar condomínios de pequeno porte. Continue lendo.
Quem é a síndica Kelly Ribeiro?
A síndica profissional Kelly Ribeiro, certificada pela TownSq desde 2020, atua no mercado condominial desde 2016. Com condomínios na Região do Vale do Paraíba, a sua empresa atende a cidade de Jacareí e de São José dos Campos, em São Paulo.
Antes de iniciar a sua carreira como síndica, Kelly exerceu sua formação de Engenheira Mecânica por aproximadamente 15 anos, e em 2015 decidiu fazer algo diferente: se tornou subsíndica do condomínio em que morava.
Gostando da função, decidiu se especializar para o mercado, largou a área de formação e se aprimorou nas habilidades necessárias para trabalhar com gestão condominial. “Acho que o bichinho da área condominial me mordeu e de lá para cá eu comecei a atuação no exclusivamente no mercado condominial”, conta.
Nestes quase 9 anos, Kelly se transformou numa empresa e começou a trazer para a sua carteira de clientes os mais diversos tipos de condomínio. Posteriormente, definiu sua especialização em condomínios menores.
O que consideramos para classificar um condomínio como “pequeno”?
Na TownSq, entendemos que condomínios pequenos são aqueles com até 50 unidades. Mas a resposta pode variar, pois depende da perspectiva da comparação com outros condomínios.
Muitas vezes também, o que normalmente chamamos de “condomínios de pequeno porte” são aqueles que possuem alguns desafios característicos.
Kelly explica que, apesar de pensarmos que são pequenos apenas os condomínios de 9, 12, 15 unidades, para muitas pessoas um condomínio de até 100 unidades pode ser pequeno, por passar pelas mesmas situações que condomínios menores.
Quais são as diferenças na gestão de condomínios pequenos e grandes?
Quando falamos em gestão condominial, já imaginamos ali o porteiro, o zelador, os auxiliares de serviços gerais… E aí começam as diferenças: condomínios menores, muitas vezes, não geram receita o suficiente para contratar tantos funcionários.
“Hoje eu posso falar que dos condomínios que eu gerencio, 60% ou 70% não tem portaria. Alguns deles têm tecnologia avançada, como de portaria virtual ou de um atendimento autônomo”, contou Kelly.
Com o baixo número de funcionários em horário comercial, algumas adaptações na rotina do síndico e do condomínio precisam ser feitas.
“Quando vamos receber o produto de limpeza pro condomínio, por exemplo, vai ter que adequar a agenda e ter toda essa logística, porque você não tem todos os recursos na mão assim como em condomínios maiores”, explicou a síndica.
Como gerenciar o condomínio pequeno à distância?
Mesmo que o condomínio menor exija um esforço maior do síndico para fazer algumas atividades funcionarem, ele não exige que o gestor esteja lá o tempo todo. O gerenciamento à distância é possível para condomínios de todos os tamanhos. A diferença é que, para aqueles de pequeno porte, alguns cuidados são fundamentais.
Segundo Kelly, o primeiro desafio está em conseguir mostrar o seu potencial para as pessoas, especialmente quando o síndico acaba de iniciar as suas atividades no condomínio. “Essas pessoas não te conhecem, (ainda) não sabem da qualidade do trabalho”.
O condomínio maior, por sua vez, tem mais recursos para que a equipe apoie a gestão à distância. Quando o síndico deseja atuar em condomínios menores, precisa conhecer esse mercado, para saber passar confiança do seu bom trabalho. Para Kelly, isso significa “dinamismo para conhecer a maioria ou todos os moradores” e uma “proximidade, não de amizade, mas de tratar (os moradores) de forma mais próxima”.
Outro ponto fundamental que permite um bom gerenciamento a distância é construir ao longo do tempo uma rede de prestadores de serviço confiável. O síndico vai precisar ter uma boa lista de contatos para ser ajudado em determinadas situações.
Kelly aconselha que cada gestor conheça a realidade do condomínio e suas limitações, e busque prestadores de serviço e empresas capacitadas. Assim, em determinadas emergências, mesmo de longe, o síndico consegue resolver.
“O síndico não precisa estar lá, porque não é ele quem vai colocar um portão de volta para funcionar. Mas ele tem que saber o prestador de serviço que vai conseguir solucionar o problema”, exemplificou.
Além disso, as manutenções preventivas precisam estar sempre em dia. Essa prática, além de fundamental para a segurança dos moradores e estrutura, é a melhor forma de prevenir gastos maiores no futuro. Esse cuidado antecipado é fundamental para evitar grandes prejuízos em caixas que já têm a arrecadação mais limitada.
Além de saber como fazer uma gestão eficiente, o síndico precisa saber comunicar com constância e clareza tudo o que está acontecendo.
Compartilhar os detalhes da gestão com os moradores é um caminho para gerar mais confiança. Uma boa opção – utilizada também pela síndica Kelly – é um aplicativo de condomínio como o TownSq. Por lá, o síndico poderá apresentar todas as ações operacionais que foram executadas dentro do condomínio. Essa iniciativa transmite mais transparência, gera confiança e pode garantir o reconhecimento desse profissional, às vezes refletido numa reeleição.
Aproveitar os benefícios da tecnologia é para qualquer tipo de condomínio. E para quem acredita que um aplicativo pode não ser bem aceito em um condomínio com idosos, por exemplo, Kelly conta uma história que prova o contrário.
A filha de uma condômina idosa de um prédio de 40 unidades em que Kelly atua demonstrou receio quanto à comunicação pelo aplicativo, já que sua mãe poderia não saber usar. Demonstrando cuidado e empatia, a síndica passou o acesso ao aplicativo para todos os filhos da moradora, que agora têm também recebem todas as informações do condomínio e podem ajudar a mãe com os avisos, como de reunião e manutenções. A síndica foi parabenizada pela preocupação com a experiência da moradora.
A conclusão é de que a tecnologia pode ajudar o gerenciamento à distância, mas cabe ao síndico estar interessado em ajudar os moradores a engajarem nas mudanças positivas para o condomínio.
Como evitar problemas financeiros em um condomínio com pouca arrecadação?
Para fazer uma boa gestão financeira em qualquer condomínio, Kelly recomenda que o síndico conheça os espaços e suas limitações. E quando o assunto é inadimplência, o maior entre os problemas financeiros, o impacto pode ser ainda maior para condomínios pequenos. Em um edifício de 10 unidades, um morador que deixa de pagar é 10% da arrecadação prevista, algo que pode prejudicar o pagamento das contas básicas daquele edifício.
Uma das técnicas que Kelly aplica para incentivar o pagamento correto da taxa condominial é educar os moradores quanto à importância de estar em dia com o condomínio. “Eu sempre tento trazer o condômino para a realidade da gestão. (…) Isso incluir mantê-los informados, seja da pequena melhoria que você faz, seja do andamento da instalação da cerca elétrica, ou do número de chamados.” Mostrar o impacto do trabalho que está sendo realizado é uma forma de conscientização.
Como o síndico profissional pode conquistar uma assembleia de condomínio pequeno concorrendo com um síndico morador?
Muitas vezes, os moradores de um condomínio menor podem preferir que o gestor seja um morador ou conhecido. Para ter mais chances de conquistar esses moradores, Kelly orienta que o síndico profissional estude o condomínio para o qual deseja se candidatar. “Entender qual que é a dor, o que que eles estão querendo. Nem todo condomínio é igual, então entender o que que eles estão desejando é importante”.
Além disso, um grande ponto destacado por Kelly foi o da imparcialidade. Essa é uma característica única do síndico profissional, e uma vantagem que pode ser usada em sua vantagem.
Depois de entender o condomínio e apresentar seus diferenciais, o síndico já eleito pode promover outras ações para conquistar os moradores. Poder conhecer todos ou a maioria dos moradores é uma das vantagens de trabalhar em um condomínio de pequeno porte.
Kelly citou como exemplo uma ação que conseguiu promover de Dia das Mães em um dos condomínios que atende: ela convidou uma consultora para levar uma aula de maquiagem e autocuidado para as moradoras. O resultado foi muito positivo. “Que seja um café simples, ou levar uma determinada palestra. São formas de conseguir trazer as pessoas mais próximas”.
Essa é uma prova de que a capacidade técnica conquista o condomínio, mas a capacidade de criar confiança e relacionamentos é o que pode manter o profissional ali. Unir a gestão eficiente com boas iniciativas de conexão é o casamento perfeito.
Os desafios em atuar num condomínio com poucos moradores
Aproximar o público na medida certa e saudável pode ser um desafio para síndicos de condomínios menores. Isso porque o morador não pode confundir a boa conexão com o síndico com uma amizade que “fecha os olhos” para o desrespeito às normas do condomínio.
Neste momento, Kelly orienta os profissionais a agirem com respeito e clareza. Ela explica que o regimento interno e a convenção condominial são documentos que precisam ser seguidos, e relembra os moradores do motivo do condomínio ter contratado um profissional. “Você fez uma contratação de um profissional para te ajudar aí no condomínio. Não sou eu que desenhei o regimento interno, já é do nosso prédio. Então se ali está determinado tal horário, eu não tenho essa autonomia de mudar”.
Essa é uma forma de fazer com que o condômino compreenda as obrigações do síndico de fazer com que as regras sejam respeitadas, e o gestor consegue manter a ordem com uma boa comunicação.
Como garantir uma boa gestão quando síndico precisa tirar férias?
Quando o síndico conhece o andamento e necessidades do condomínio, seja qual for o seu tamanho, ele consegue se organizar e preparar todos os envolvidos para poder tirar férias. Mesmo em condomínios menores, que exigem algumas particularidades do gestor, isso é possível com a preparação adequada.
Quando começou na profissão, Kelly fazia de tudo. Como estava iniciando na carreira de síndica, passava muito tempo adquirindo conhecimento, buscando clientes, tomando conta do processo. Uma vida comum de empreendedor e gestor iniciante. Atualmente, com 11 condomínios, ela acha difícil poder tirar muitos dias de férias, como muitos outros trabalhos permitem. “Não existe ‘30 dias de férias, e eu vou ficar viajando e o condomínio vai rodar, ou alguém vai fazer no meu lugar com a qualidade que eu faço.’”
No entanto, conhecendo bem cada condomínio, o síndico pode se planejar e garantir que tudo esteja em dia para que uma viagem seja possível. Sempre com muita organização, antecedência e responsabilidade.
Hoje, Kelly já pode contar com uma funcionária contratada para ajudar na organização e solução de problemas dos condomínios que atende, que auxilia a síndica para que tudo funcione bem em caso de ausência.
Outra grande aliada nos momentos de descanso do síndico é a tecnologia. Por meio do aplicativo o síndico consegue ter controle das manutenções e até ficar mais tranquilo podendo visualizar a situação de cada condomínio, mesmo que de longe. Também é possível direcionar algumas demandas para funcionários. “Sem tecnologia, de maneira geral, eu não conseguiria trabalhar. Ela não veio para substituir, em nenhum momento. Ela veio para agregar”, explicou.
Quais são as vantagens em atender condomínios menores?
Kelly conta que conseguiu se encontrar meio condominial com a gestão de condomínios menores.
Para ela, a primeira vantagem dessa escolha é ter uma carteira com muitos clientes que garante mais segurança no trabalho do síndico. Perdendo um cliente, o impacto financeiro não será tão grande. Quando o profissional aposta em poucos condomínios maiores, qualquer mudança pode interferir muito.
Outra vantagem é o tempo dedicado a resolução de problemas. Em condomínios menores, Kelly acredita que as situações são mais gerenciáveis. Especialmente para quem está começando, iniciar com um público pequeno pode ser uma boa ideia. Tanto para se apresentar para uma assembleia na eleição quanto para gerenciar.
Confira a live completa sobre gestão de condomínios pequenos com a síndica profissional Kelly Ribeiro e outras dicas da TownSq para uma gestão de sucesso.
Seja por um curto momento ou por um período maior, viver de aluguel é a realidade de muitos brasileiros. De acordo com a PNAD (Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio) em 2022, cerca de 20% da população brasileira morava em imóvel alugado. Para que tanto o locatário quanto o proprietário do imóvel se sintam seguros com a locação do imóvel, é importante assinar um contrato de locação detalhando os direitos e deveres de ambos.
Neste artigo, você vai conferir tudo o que deve conter em um contrato de locação, qual a importância e se muda algo quando se trata de alugar um imóvel em condomínio. Acompanhe a leitura!
Contrato de locação para imóveis – qual a importância?
Alugar um novo imóvel em um condomínio pode ser uma etapa importante da vida, mas também exige atenção para garantir uma experiência tranquila. O contrato de locação é a maneira mais segura de respaldar tanto o inquilino quanto o proprietário do imóvel, pois é nesse documento que está listado as condições físicas do imóvel, quais os direitos e deveres do inquilino e do proprietário, data de início e término de locação, entre outros detalhes.
Apesar de parecer algo complexo, o contrato de locação é a garantia que nenhuma das partes sairá com prejuízos, além de garantir a segurança e a harmonia das partes envolvidas.
Para que um contrato de locação tenha valor legal e garanta os direitos e deveres das partes envolvidas, é fundamental conter as partes abaixo:
Dados básicos: como qualquer documento, o contrato feito durante a locação de um imóvel deve conter o nome completo, CPF, RG, endereço e estado civil tanto do locador quanto do inquilino.
Descrição do imóvel: para assegurar a responsabilidade sobre a estrutura e objetos disponíveis o imóvel durante a locação, bem como garantir que o imóvel onde o inquilino está morando é realmente o que foi mostrado pelo locador, no contrato deve ter a localização correta do imóvel, área, cômodos, dependências e benfeitorias.
Valor do aluguel: talvez seja essa a parte mais importante do contrato de locação, já que o valor do aluguel muitas vezes é motivo de embates entre inquilinos e proprietários. Além do valor do aluguel no contrato deve constar a mensalidade, forma de pagamento, data de vencimento e qual o indexador do reajuste.
Prazo da locação: tempo mínimo que o inquilino fica no imóvel.
Garantias: para garantir que o proprietário irá receber o valor do aluguel, deve constar no contrato alguma garantia, como a caução (espécie de adiantamento que cobre possíveis valores atrasados ou danos no imóvel) ou fiador (pessoa responsável por pagar o aluguel em caso de atraso por parte do inquilino).
Em caso de imóvel alugado em condomínio, tem alguma diferença?
Encargos: nesse item, deve ficar claro quem paga o quê (aluguel, condomínio, IPTU, luz, água, gás, entre outros).
Regras do condomínio: o condomínio possui todas as regras listadas no regimento interno; assim, o inquilino deve ter acesso a esse documento e se informar com relação às normas do local.
Cláusulas contratuais: outros direitos e deveres específicos, como reformas, animais de estimação, utilização dos espaços comuns, lei do silêncio e antifumo, entre demais determinações.
Dicas extras para garantir um contrato de locação justo
As partes envolvidas no contrato de locação devem ler o documento com atenção, pois cada palavra é importante. Se for o caso, esclareça as dúvidas com um advogado especialista da área e NUNCA fique a mercê de acordos verbais pois, em caso de algum problema, ficará difícil estabelecer de quem é a responsabilidade.
A negociação também deve fazer parte da formulação de um contrato de aluguel, onde os termos podem ser ajustados de acordo com a realidade das partes envolvidas. Além disso, quanto mais detalhado, melhor para evitar problemas futuros.Por último, é importante registrar o contrato na imobiliária ou no cartório de registro de imóveis para dar mais segurança jurídica.
Depois de observadas todos esses detalhes, basta assinar o documento e aproveitar com a família o novo lar, com segurança e tranquilidade!
Quer saber mais como desfrutar da convivência no âmbito condominial? Confira os vídeos exclusivos que a equipe da TownSq preparou para você. Acesse o canal no YouTube e saiba mais!
O condomínio, apesar de não ser uma empresa, possui obrigações passíveis de sanções caso não sejam cumpridas, como impostos, taxas, tributos e outros. Para garantir que essas obrigações serão cumpridas de maneira certa, o síndico deve realizar uma gestão fiscal do condomínio minuciosa, reunindo tudo o que precisa ser pago, garantindo que o caixa do condomínio esteja em dia para cumprir essas obrigações e deixando claro para os condôminos todo esse processo.
Neste artigo, a gente dá dicas importantes sobre uma gestão fiscal eficiente e como o síndico pode trabalhar para que isso aconteça. Acompanhe a leitura!
Antes de tudo, saiba o que é uma gestão fiscal eficiente
A gestão fiscal do condomínio é um conjunto de medidas que objetivo garantir a saúde financeira do empreendimento. Ela envolve o planejamento, controle e acompanhamento das receitas e despesas, bem como o pagamento de tributos e obrigações fiscais.
Para que a gestão fiscal seja feita de maneira correta, o síndico deve estar atento às obrigações, pedindo ajuda para profissionais capacitados e especialistas no assunto, como contadores, para que essas obrigações sejam cumpridas corretamente.
Como fazer uma gestão fiscal do condomínio com eficiência?
Para realizar uma gestão fiscal eficiente no condomínio, o síndico e a administradora precisam ficar atentos aos detalhes, documentações e demandas, para que nenhuma obrigação passe batido e não haja prejuízo posteriormente.
Uma gestão fiscal de excelência deve conter:
Planejamento: o síndico ou administradora deve elaborar um orçamento anual detalhado, incluindo receitas e despesas, com previsão de tributos e fundo de reserva. Esse orçamento deve ser revisado periodicamente e, caso necessário, ajustes devem ser feitos.
Outro ponto que deve fazer parte do planejamento é a criação de metas financeiras para o condomínio, com acompanhamento do progresso e foco para que as metas sejam alcançadas.
Controle de caixa: o caixa do condomínio é um ponto que exige atenção, visto que muitos administradores possuem dificuldade para manter as contas em dia. Assim, o controle de caixa é fundamental para a gestão fiscal eficiente, já que, sem recursos, as obrigações ficam para trás e as sanções aparecem.
É importante manter as contas do condomínio em dia, pagando tributos e fornecedores dentro dos prazos. Para isso, a sugestão é realizar um acompanhamento rigoroso do fluxo de caixa, monitorando receitas e despesas.
Inadimplência: um dos problemas que mais tira o sono de síndicos e administradores é a inadimplência, que impacta diretamente na arrecadação e, consequentemente, na gestão fiscal.
Para reduzir a inadimplência, é necessário adotar medidas como cobranças amigáveis, acordos de pagamento e ações judiciais, enviando comunicados periódicos aos inadimplentes e informando sobre as consequências da falta de pagamento.
Assessoria profissional: com tantos detalhes e burocracia, é normal o síndico se sentir perdido com relação às obrigações fiscais e como mantê-las em dia. Então, pedir ajuda capacitada para essa questão deve ser considerada.
O síndico pode contar com o auxílio de um contador especializado em condomínios para auxiliar na gestão fiscal que, por sua vez, pode ajudar na elaboração do orçamento, controle de caixa, pagamento de tributos e outras tarefas.
Mas atenção: o síndico deve ficar atento e buscar profissionais experientes e com boa reputação no mercado, para não ter uma dor de cabeça a mais.
Transparência: comunicação, diálogo e clareza devem fazer parte da gestão condominial. Uma gestão que não é transparente com relação à situação fiscal e demais questões condominiais atrai conflitos desnecessários com os condôminos.
Quando se trata de uma gestão fiscal eficiente, a transparência é fundamental. Os moradores devem ser informados sobre a situação fiscal do condomínio, com prestação de contas divulgada pelo síndico periodicamente.
O síndico deve também divulgar receitas, despesas e investimentos e realizar assembleias para discutir assuntos financeiros e responder dúvidas dos moradores.
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