por Denys Hupel | nov 8, 2018 | Gestão Condominial
Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos e garantir uma convivência saudável e agradável para todos, buscando atender às demandas dos moradores e zelando pela qualidade das instalações físicas do condomínio.
Justamente por isso, o processo de cotação e contratação de serviços de reparo, manutenção ou instalação é algo que pode ser considerado rotineiro na administração de um condomínio.
Ainda assim, é preciso atenção para fugir de erros comuns que acabam comprometendo a qualidade do serviço contratado e o valor desembolsado. Para garantir que o processo de cotação transcorra da melhor forma possível, nada melhor do que seguir estes seis passos:
1. Constatando a necessidade
Manter o equilíbrio entre o orçamento do condomínio, as reais necessidades de manutenção e as demandas de moradores é um dos principais desafios de gestão. Por isso, antes mesmo de dar início às cotações, é sempre bom buscar constatar a real necessidade desse investimento.
Através do aplicativo TownSq a sua gestão pode se comunicar mais rapidamente com os moradores, tanto para o recebimento direto de solicitações de serviços e reparos, quanto para a realização de enquetes junto aos condôminos sobre a instalação ou contratação de serviços.
2. Escolhendo o fornecedor ideal
Uma vez determinada a real necessidade do serviço e havendo a disponibilidade no caixa do condomínio para a sua realização, é hora de ir em busca do fornecedor ideal. É claro que, para isso, não existe receita mágica, mas algumas dicas certamente vão tornar o seu trabalho muito mais simples, além de evitar dores de cabeça no futuro.
Um bom começo é buscar fornecedores que sejam da própria cidade em que se localiza o seu condomínio, ou de cidades da região. A proximidade terá um impacto no valor praticado, além de facilitar as visitas e o suporte em caso de eventual necessidade.
Visite os sites dos possíveis fornecedores que se encontram nesse perímetro. Lá você poderá colher importantes informações sobre o produto ou serviço oferecido, as condições de entrega, o suporte pós-vendas e a política de garantias. Empresas maiores e de maior credibilidade no mercado costumam possuir bons sites: caso as empresas listadas não possuam um site, você sempre pode contatá-las por telefone.
Por fim, antes de iniciar o processo de cotação em si, é bom buscar reduzir essa lista inicial de possíveis fornecedores. Cinco a três opções devem ser o suficiente para assegurar uma boa variedade de opções e de preços. Sendo possível realizar suas cotações online em um único lugar recebendo as propostas centralizadas.
3. Realizando cotações eficientes
Uma cotação eficiente é aquela que respeita o tempo tanto da gestão do seu condomínio, quanto dos potenciais fornecedores. Em outras palavras, é preciso evitar um processo de cotação interminável, com extensa troca de mensagens e alto risco de erro na entrega final.
A melhor maneira de conseguir isso é descrevendo com clareza a situação geradora da necessidade do serviço em seu condomínio, identificando os aspectos técnicos necessários à precificação por parte do fornecedor. Se julgar necessário, acrescente fotos e/ou documentação técnica que ajudem a embasar o orçamento realizado pelo fornecedor. Já no caso de aquisição de produtos, é importante deixar claro os itens buscados e em qual quantidade.
Em ambos os casos, determine um prazo coerente para a devolutiva do fornecedor. Isso exigirá que também a outra ponta do processo de cotação se organize de forma mais eficiente para não ser descartada como opção.
4. Analisando os orçamentos recebidos
Compare os orçamentos levando em consideração o preço, o prazo para entrega do serviço ou produto, as políticas de garantia, o suporte pós-venda oferecido e, é claro, a reputação da empresa no mercado. Às vezes pode compensar investir um pouquinho mais para garantir tranquilidade no futuro.
Caso haja uma disparidade muito grande em função de benefícios extras oferecidos pelo fornecedor, pode ser o caso de utilizar o sistema de gestão o condomínio, como o TownSq. Assim você vai poder consultar a opinião dos condôminos antes de tomar a decisão.
De qualquer forma, lembre-se de exigir sempre a nota fiscal. Ela é a garantia para o condomínio e para os seus moradores da qualidade do serviço ou produto que será entregue.
5. Encerrando o processo de cotação
É de bom tom que a gestão do condomínio notifique todos os fornecedores contatados sobre o encerramento do processo, indicando o desfecho: contratação de um concorrente, adiamento do serviço ou até desistência.
Esse feedback é importante para a melhoria do atendimento dos seus fornecedores e demonstra respeito pelo trabalho deles, auxiliando a estreitar os laços da sua gestão com as empresas da região. Afinal, não é porque desta vez o seu condomínio não fechou o negócio que, no futuro, não haverá possibilidade ou necessidade de contar com os serviços daquela empresa.
6. Realizando o agendamento do serviço
Para garantir a segurança e a agilidade na entrega dos produtos ou serviços contratados, há algumas medidas que podem ser adotadas pela gestão do seu condomínio. A primeira delas é a notificação dos fornecedores de que visitas não agendadas não serão recebidas.
Outra boa prática consiste em anotar, no momento do agendamento, o nome e o número do documento de identidade do técnico ou entregador que precisará entrar no condomínio. Além de tornar o processo mais rápido, essa medida colabora para a segurança dos condôminos, evitando que terceiros mal intencionados tentem se passar por “entregadores” ou “técnicos”.
No aplicativo TownSq a gestão se comunica diretamente com a portaria, deixando registrado o dia e horário do agendamento, bem como todos os dados da entrega. Da mesma forma, é possível notificar os moradores da indisponibilidade de áreas comuns – como áreas de recreação, piscinas, salões de festa e quadras – para manutenção.
Por fim, com o aplicativo TownSq todas as manutenções podem ser acompanhadas pelos condôminos no menu Atividades e Manutenções, simplificando a comunicação interna.
Agora que você já sabe como realizar as cotações para o seu condomínio, que tal descobrir como um sistema ERP pode ajudar a manter as suas finanças sempre em dia?
por Denys Hupel | nov 5, 2018 | Gestão Condominial
Nem todos os condomínios contam com lugares demarcados no estacionamento. Nesses casos, a tática do rodízio de vagas de garagem pode ser mais prática para o síndico, mas causa bastante atrito entre vizinhos. Especialmente por isso, o sorteio de vagas de garagem em condomínio é uma das opções mais utilizadas.
Nesta publicação vamos explicar tudo sobre o assunto, além de oferecer dicas sobre como realizar o sorteio de vagas de garagem em condomínios que você gerencia. Confira:
Assembleia de sorteio de vagas de garagem em condomínio
Para instaurar esse sistema no condomínio que você gerencia, o primeiro passo é realizar uma reunião de assembleia. É importante que essa etapa seja feita de forma prática, uma vez que reuniões sobre distribuição de vagas de garagem podem levar horas e horas.
Por ser um tema polêmico e que causa muitas dúvidas, primeiro o síndico deve conferir a opinião dos moradores. Isso pode ser realizado através de uma enquete online enviada pelo software de gestão condominial. Desta forma, é possível saber se os moradores têm interesse ou não de fazer um sorteio de vagas de garagem em condomínio.
Se o retorno dos moradores for positivo, o síndico pode passar para a próxima fase do plano: convocar uma reunião de assembleia para esclarecer dúvidas, como uma espécie de pré-sorteio de vagas de garagem em condomínio.
Nesse encontro, deve-se apresentar o mapa do estacionamento e as regras para sorteio de vagas em condomínio. Ao final, deve ser realizada uma votação para definir se o condomínio vai realizar o sorteio ou não.
O quórum para sorteio de vagas de garagem em condomínio varia conforme a convenção e o regimento interno. Se os documentos autorizam a demarcação de vagas de garagem com base em sorteio, a votação precisa de quórum simples. Ou seja, 50% + 1 é o suficiente para passar a proposta. Por outro lado, se a legislação interna do condomínio possui normas contra o tema, será necessário fazer uma mudança no documento. Para alterar a convenção, é preciso quórum de dois terços de aprovação de todos os condôminos.
Além disso, separamos algumas dicas sobre como realizar um bom sorteio de vagas de garagem em condomínio:
- Escolha um local espaçoso para realizar a assembleia. O ambiente tem que ser grande o suficiente para receber todos os proprietários das unidades no condomínio;
- Prepare ao menos dois mapas das vagas da garagem do condomínio. Eles devem ser feitos em formato grande, de preferência em papel tamanho A Zero, impresso em gráfica;
- Faça cópias impressas do mapa das vagas da garagem para distribuir aos condôminos, assim cada um tem a sua folha para consulta;
- Utilize dois computadores durante a assembleia: um para anotar o sorteio das vagas em uma planilha e outro para elaborar a ata da assembleia. Selecione pessoas diferentes para ficarem encarregadas dessas tarefas;
- Use um projetor para que o sorteio seja acompanhado em tempo real por todos na sala, através do preenchimento da planilha;
- Deixe uma mesa de apoio na entrada da sala com a lista de presença.
- Instrua uma ou duas pessoas da sua equipe para ficar próximo da mesa de apoio para resolver dúvidas dos moradores. Assim, não é necessário interromper o sorteio para esclarecer a dúvida de uma pessoa.
Ao iniciar a assembleia, leia a lista de regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio aos condôminos presentes. Também explique como será feito o sorteio de vagas de garagem dos inadimplentes e dos ausentes.
Todos os moradores têm o direito de participar do sorteio, até os inadimplentes. Conforme o Código Civil, o condômino que está em débito com a taxa condominial é proibido de votar, mas a legislação não fala sobre participar de sorteios que afetam a forma de utilizar a propriedade e as áreas comuns.
Além disso, relembre a todos como será feita a distribuição de vagas para moradores prioritários, como idosos e deficientes. Conceder vagas de fácil acesso a essas pessoas é opcional perante a lei, mas garante o bem-estar na vida em comunidade.
Nesses casos, deve-se também levar em consideração as indicações do regulamento interno do condomínio e as regras do município.
Tipos de sorteio de vagas de garagem em condomínio
Existem diferentes formas de realizar o sorteamento das vagas do estacionamento do condomínio. As maneiras mais comuns são:
- Utilizando um software para sorteio de vagas de garagem em condomínio;
- Via sorteio eletrônico de vagas de garagem, geralmente através de um site;
- No maior estilo bingo, retirando os números um por um.
Além disso, o condomínio pode decidir entre:
- Um sorteio único, feito apenas uma vez e que determinará as vagas de garagem dos condôminos para sempre;
- Sorteios realizados a cada dois ou três anos, para garantir que todos tenham oportunidade de adquirir uma boa vaga de garagem.
A primeira opção é a mais prática para o síndico, pois só é necessário realizar um único sorteio e pronto. Entretanto, pode acontecer de as escolhas de vagas não agradarem a todos os moradores, especialmente aqueles que ficarem com vagas presas. Logo, isso pode desgastar a relação do síndico com os moradores infelizes e afetar a harmonia do condomínio.
Na maioria das vezes, o processo de seleção de vagas funciona da seguinte maneira:
- O presidente da mesa sorteia o número de uma unidade;
- O condômino em questão anuncia qual a vaga que deseja ter;
- O presidente de mesa repete em voz alta o número da unidade e a vaga selecionada. Por exemplo: “apartamento 24, vaga 55”;
- A informação é anotada pela pessoa responsável pela planilha com a relação de vagas.
- Esse processo é realizado até que todas as vagas sejam preenchidas.
Regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio
Para finalizar, montamos uma lista de regras para o sorteio de vagas de garagem em condomínio. Você pode utilizá-las durante a sua reunião de assembleia focada neste assunto:
- O sorteio deve ser feito com transparência, de forma democrática e justa;
- O sorteio de vagas de garagem em condomínio precisa ser aprovado em assembleia antes de ser realizado;
- O sorteio não pode ir contra as regras estipuladas na convenção do condomínio;
- O sorteio é para todos os condôminos, inclusive os inadimplentes;
- Idosos, deficientes e pessoas com dificuldade de locomoção devem ter prioridade e receber vagas de fácil acesso;
- Cada condômino terá até 3 minutos para anunciar qual vaga gostaria de ter (o tempo pode variar conforme o interesse do síndico e o perfil do condomínio);
- No caso de ausência, a unidade será chamada novamente ao final do sorteio. Se o responsável não comparecer, a vaga será determinada pelo síndico;
- Em geral, condôminos têm o direito de negociar vagas com outro morador. Caso isso ocorra, o acordo deve estar documentado e o síndico precisa ser notificado;
- Um novo sorteio de vagas de garagem em condomínio será realizado após dois ou três anos, caso seja de interesse dos condôminos.
Cada síndico deve adaptar as regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio para a realidade do empreendimento, levando em consideração as suas necessidades.
Por fim, essas regras devem ser divulgadas previamente e lidas antes de sortear as vagas de garagem em condomínio. Ademais, é fundamental que seja feita uma votação para confirmar se todos os presentes compreendem as normas estabelecidas.
Quer saber mais sobre vaga de garagem em condomínio? Confira o nosso Guia Completo sobre o assunto!
por Denys Hupel | out 26, 2018 | Gestão Condominial
Sujeira, poeira, mal cheiro e até mesmo infestação de insetos. Uma má gestão na faxina do condomínio pode trazer esses e muitos outros problemas. Exatamente por isso, todo síndico precisa contar com uma planilha de limpeza de condomínio.
De forma prática e funcional, a planilha de limpeza de condomínio serve como um guia de trabalho para os funcionários responsáveis pela higienização do local. Com esta publicação você entenderá qual a importância desse material. E, ainda de quebra, aprenderá a como criar uma planilha para o condomínio que você gerencia.
Qual a função de uma planilha de limpeza de condomínio?
Condomínios contam com inúmeras peças que devem ser limpas constantemente. Portaria, piscinas, garagem, hall de entrada, elevadores… O número de ambientes aumenta conforme o tamanho do empreendimento. Bem como a frequência e o tipo de limpeza também são determinados pela dimensão da movimentação no condomínio. Logo, são muitas as informações que devem ser levadas em consideração na hora de planejar a faxina no condomínio.
Assim, é muito fácil se perder no meio de tantos afazeres. É aí que entra a planilha de limpeza condominial. Esse material funciona como um checklist da limpeza do condomínio e garante que nada seja esquecido. Assim, fica mais fácil montar um cronograma de serviços de limpeza e coordenar a equipe responsável. Afinal, é fundamental que a limpeza seja realizada da forma correta todos os dias.
Ao usar uma planilha de limpeza de condomínio, o síndico garante o bem-estar e a saúde dos moradores, funcionários e visitantes!
Leia também:
10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio
Como usar a planilha de limpeza de condomínio?
Primeiramente, a planilha de limpeza de condomínio deve ser preenchida pelo síndico conforme as necessidades do local. Cada condomínio possui particularidades diferentes, que influenciam na forma de fazer a higienização condominial.
Confira o que deve ser levado em consideração na hora de formular a sua planilha:
- Número de ambientes e áreas comuns;
- Quantidade de funcionários contratados ou terceirizados;
- Fluxo de pessoas no condomínio (condôminos, visitantes e prestadores de serviços);
- Frequência de limpeza (diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente);
- Usabilidade de espaços (os ambientes são usados todos os dias ou apenas nos fins de semana?);
- Calendário de manutenções preventivas.
É importante conversar com o zelador na hora de criar a planilha de limpeza do condomínio que você gerencia. Essa atitude ajuda a garantir que o roteiro de limpeza seja completo. Se o condomínio conta com gerente predial, também é interessante consultá-lo.
Do mesmo modo, é importante levar em consideração os dias estipulados para as limpezas. Por exemplo, se o condomínio conta com churrasqueiras, a limpeza dessa área deve ser feita na segunda-feira. Visto que esse local geralmente é utilizado no fim de semana.
Quando tudo estiver pronto, você deve imprimir este roteiro. Em seguida, repasse-o ao zelador ou funcionários encarregados pela limpeza do condomínio. Porém, ainda há trabalho a fazer para garantir uma limpeza condominial perfeita. Por último, a equipe deve ser instruída sobre como utilizar a cronograma de limpeza. É indispensável que cada uma das etapas do documento seja respeitada.
Em resumo, limpeza é assunto sério! Como síndico, busque sempre garantir uma faxina impecável nos condomínios que você gerencia.
por Denys Hupel | out 13, 2018 | Gestão Condominial
A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia condominial. Afinal de contas, ninguém gosta de sujeira, desorganização e cheiro ruim. Além da falta de higiene, um condomínio sem a devida limpeza prejudica o bem-estar dos moradores, funcionários e visitas. Entretanto, ainda existem muitas dúvidas sobre como fazer a limpeza em condomínio. Para facilitar a sua vida como síndico, preparamos este manual de limpeza em condomínios.
Aqui você aprenderá 10 dicas para garantir que a limpeza do condomínio que você gerencia seja impecável. Confira:
Manual de limpeza em condomínios: confira 10 dicas infalíveis
Conheça os tipos de limpeza em condomínio
Primeiramente, é preciso que o síndico compreenda quais os tipos de limpeza em condomínio existem. Esse passo é importante para entender como deve ser organizada questões como frequência e compra de materiais.
Os tipos de limpeza em condomínio são:
- Limpeza geral – como o nome explica, limpeza geral é quando todo um ambiente passa por uma limpeza completa. É feita nas áreas de maior circulação dentro do condomínio. São elas: elevadores, halls de entrada, portaria, corredores e garagens. Deve ser feita diariamente ou no mínimo uma vez por semana, dependendo do fluxo de pessoas no condomínio.
- Limpeza de conservação – visa manter o cheiro agradável e a boa aparência do local. Inclui: tirar o pó das superfícies, retirar o lixo e cuidados com o jardim. A limpeza de conservação deve ser administrada conforme as demandas do condomínio.
- Limpeza de manutenção – é aquele tipo de limpeza em condomínio que faz parte do calendário de manutenções preventivas. Alguns exemplos são: limpeza da caixa d’água, limpeza e filtragem das piscinas, limpeza e pintura da fachada e dedetizações
Faça uma lista de áreas que devem ser limpadas
Vá até o condomínio e dê uma volta pelas áreas comuns. Ande pela portaria, guarita dos seguranças, salão de festas, corredores, elevadores, terraço e tudo mais.
Ao observar cada lugar, reflita sobre as seguintes questões:
- Esse ambiente é muito movimentado?
- Esse espaço é utilizado todos os dias ou apenas nos fins de semana?
- Quais partes desse local devem ser limpas?
A partir disso, reflita sobre quais locais precisam passar por limpezas gerais, de conservação ou de manutenção. Aproveite também para ponderar quais são os itens que devem ser limpos em cada local. Por exemplo, a área possui janela de vidro? Corrimãos? Tapetes? E lembre-se, materiais diferentes necessitam de tipos de limpeza diferente.
É interessante envolver o zelador e os demais funcionários do condomínio nessa etapa. Por estarem diariamente atuando no local, eles podem fazer boas considerações.
Determine as frequências de limpezas
A frequência de cada limpeza deve ser calculada de acordo com o perfil do condomínio. Condomínios comerciais precisam de cuidados mais frequentes devido à grande quantidade de visitantes. Por outro lado, condomínios menores não precisam de tanto.
Apesar de ser algo particular, preparamos uma lista indicando as frequências de limpezas em condomínio.
Devem ser limpos diariamente:
- Hall de entrada;
- Portaria;
- Calçadas;
- Banheiros;
- Elevadores;
- Aparelhos da portaria (interfone, mesa, monitores, computadores)
- Objetos de decoração (vasos, quadros, etc);
- Sauna;
- Academia;
- Vestiários.
Devem ser limpos semanalmente:
- Quadras esportivas;
- Churrasqueiras;
- Salão de jogos;
- Caixas de hidrantes e extintores;
- Móveis das áreas comuns;
- Playground.
Devem ser limpos quinzenalmente:
- Vidros;
- Espelhos;
- Pisos de madeira;
- Paredes;
- Sala de máquinas.
Devem ser limpos mensalmente:
- Garagens;
- Salão de festas;
- Janelas externas;
- Grades do condomínio;
- Escadas de emergência.
Estabeleça uma rotina de limpeza para o condomínio
A rotina de limpeza determina quais áreas devem ser limpas em determinados dias da semana. Para criá-la, deve-se levar em consideração:
- As escalas e horários de trabalho da equipe;
- Os horários de menor movimentação no condomínio;
- Quais locais devem ser limpos diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente.
Com isso, a rotina funciona como uma espécie de cronograma de limpeza. Assim, é possível orientar a equipe de funcionários durante a sua agenda de trabalho.
Elabore uma checklist de limpeza do condomínio
Para facilitar ainda mais o trabalho da equipe de faxina, o síndico pode criar uma checklist de limpeza do condomínio. Em outras palavras, isso significa transformar o cronograma de limpeza em uma lista de afazeres.
Por exemplo, a checklist de limpeza do hall de entrada pode ser da seguinte forma:
- Passar aspirador de pó;
- Passar pano nos espelhos;
- Lavar o chão;
- Encerar piso;
- Tirar o pó dos móveis;
- Limpar portas;
- Lavar os tapetes;
- Limpar as janelas (dentro e fora).
O síndico tem que criar listas para cada uma das áreas comuns do condomínio, levando em consideração as devidas especificidades. Essa checklist pode fazer parte de uma planilha de limpeza de condomínio que deve ser gerenciada pelo zelador ou gerente predial.
Crie regras de limpeza de condomínio
Para manter um padrão de qualidade, é preciso que o condomínio possua regras de limpeza. Deste modo é possível garantir que a higiene do condomínio sempre esteja de acordo com o esperado.
Isso também facilita no treinamento dos novos funcionários, que devem sempre obedecer às regras. Assim sendo, essas normas devem ser repassadas ao zelador e à equipe de limpeza.
Contrate bons profissionais
De nada adianta ter um ótimo planejamento se os funcionários não são qualificados. Por causa disso, o condomínio deve investir em profissionais treinados e com experiência.
O número de contratados varia de acordo com o tamanho e as características do condomínio. Quanto maior for o empreendimento, maior deve ser a equipe de limpeza. Especialmente se há uma série de áreas comuns como piscina, salões de festa, saunas, playgrounds, etc.
Naturalmente, é comum que condomínios contem com o serviço de empresas terceirizadas para captar mão de obra. Essa prática reduz as responsabilidades do síndico com contratações. Além disso, também diminui os custos trabalhistas para o condomínio.
Por outro lado, muitos condomínios optam por contratar uma faxineira fixa para realizar a limpeza diária. Nesse caso, é fundamental realizar a contratação de diaristas para eventuais limpezas mais pesadas.
Conte com produtos de limpeza adequados
Uma parte muito importante na limpeza em condomínios é adquirir bons produtos. Dito isso, separamos algumas dicas de produtos adequados para determinadas situações:
- Sabão neutro – indicado para lavar pisos de madeira, cerâmica, mármore, granilite. Também serve para limpar quadras esportivas.
- Removedor – serve para limpar portões, grades e para a limpeza de garagem. Nesse último caso, é recomendável apostar também em desengordurante.
- Polidor de metais – apenas na prataria da decoração do condomínio.
- Lustra móveis – devem ser aplicados nos móveis de madeira.
- Desinfetante – servem para a limpeza de banheiros de uso comum no condomínio, em conjunto com bactericida.
- Detergente neutro – móveis, vidros, janelas, espelhos, brinquedos de plástico do playground, equipamentos da academia, elevadores, paredes e equipamento de prevenção contra incêndio.
Lembre-se que nem sempre o produto mais caro é o mais eficiente. Portanto, converse com a equipe de limpeza para pegar dicas sobre quais materiais são os mais eficazes. Assim, o condomínio pode ter uma limpeza melhor enquanto gasta menos dinheiro.
Invista em equipamentos de segurança para os funcionários
Ao fazer limpeza em condomínio, uma pessoa entra em contato com diversas substâncias tóxicas. Em razão disso, o síndico tem que ter a segurança dos funcionários e dos moradores como uma das suas prioridades.
Para isso, o condomínio deve providenciar:
- Luvas;
- Botas antiderrapantes;
- Óculos de proteção;
- Macacões;
- Máscaras;
- Placas e sinalização.
Somado a isso, é importante saber se o produto é de confiança antes de realizar a compra. Sempre confira se o fabricante tem cadastro na Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
Busque evitar o acúmulo de sujeira no dia a dia
Por fim, chegamos à última dica. Todos os dias diversas pessoas entram e saem do condomínio. Essa movimentação toda faz com que a poeira da rua venha para dentro do ambiente condominial. Por causa disso, é relevante que o condomínio invista formas de conter essa sujeira externa.
Uma das formas mais simples é investir em capachos para as portas de entrada. Desse jeito, todos os transeuntes terão de limpar os pés antes de entrar no condomínio. Assim, não há necessidade de retrabalho dos funcionários e fica mais fácil garantir a limpeza em condomínio.
Agora você já sabe as 10 dicas infalíveis de como organizar a limpeza do condomínio! Lembre-se de sempre apostar em práticas sustentáveis e que não prejudiquem o meio ambiente.
Baixe o nosso modelo de Planilha de Controle do Condomínio e adicione o cronograma de limpeza do condomínio que você administra. Tudo isso é grátis!
por Denys Hupel | set 10, 2018 | Gestão Condominial
Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem definidos. Para melhorar o futuro da administração, é necessário analisar os problemas e montar um plano de ação do condomínio.
Por ser uma ferramenta de extrema importância, o planejamento estratégico do condomínio precisa ser elaborado com o envolvimento de todos deste ambiente: moradores, proprietários, funcionários e, claro, o síndico. Também conhecido como plano diretor de condomínio fechado, o gestor pode utilizar o plano de ação como uma de suas propostas para ser síndico.
Entenda tudo sobre o assunto com essa publicação:
- O que é plano de ação para condomínio?
- Como fazer o plano de ação para condomínio?
- O que deve conter no plano de ação para condomínio?
O que é plano de ação para condomínio?
Basicamente, um plano de ação para condomínio é um planejamento para alcançar objetivos e metas que melhoram a administração e a vida no local. Ao estruturar um plano de ação, a intenção é traçar estratégias que vão melhorar a situação do condomínio.
Por exemplo, se a intenção do condomínio é se livrar da inadimplência, será necessário estabelecer ações que podem ajudar a extinguir o problema – como buscar ajuda profissional, negociar dívidas de forma legal ou investir em campanhas de conscientização.
Esse planejamento estratégico do condomínio é desenvolvido pelo síndico em conjunto com os condôminos e precisa ser aprovado por uma reunião de assembleia antes de entrar em vigor.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com base nesse documento, o profissional pode identificar quais são as tarefas de maior importância e priorizá-las na hora de atuar. Além disso, o plano de gestão para condomínio garante que todo o trabalho do síndico será guiado pelas necessidades dos moradores, visto que todas as ações terão sido construídas com o auxílio da assembleia e serão baseadas sempre em dados ao invés de achismos.
Não contar com um planejamento para o condomínio pode ser um tiro no próprio pé. Afinal, a falta de objetivos faz qualquer um ficar à deriva, sem saber que caminho seguir. Isso traz uma série de dificuldades ao conjunto habitacional, especialmente quanto a falta de continuidade de projetos importantes e obras inacabadas.
Na ausência de um plano gestor do condomínio estipulado, cada síndico faz o que bem entender durante o mandato, sem levar em consideração a visão macro e as intenções e desejos dos condôminos.
Como fazer o plano de ação para condomínio?
Para montar um bom planejamento para o condomínio, é necessário refletir sobre o histórico do empreendimento. Quais foram os problemas que o condomínio teve de lidar no passado? Que aprendizado pode ser retirado dessas experiências anteriores? Analisar o passado permite compreender a situação atual do empreendimento e projetar objetivos e prazos para o futuro.
Ao estruturar um plano de ação para condomínio, é preciso seguir quatro passos:
- Entender a situação atual do condomínio
Deve-se fazer uma avaliação sobre como está a saúde financeira, estrutura física e a segurança do imóvel. Também é importante refletir sobre a qualidade da comunicação e do relacionamento entre os condôminos.
Nesse momento, nada melhor do que ouvir os moradores e funcionários. Faça uma pesquisa de opinião para descobrir quais são os problemas, insatisfações e ideias para melhoria do condomínio. Desta forma, estará sendo incentivado um engajamento por parte da comunidade na busca por soluções.
O questionário pode ser realizado pessoalmente, via correspondência ou através de formulários online, que podem ser enviados pelo software de administração do condomínio.
- Definir objetivos e metas claras
Com os resultados da pesquisa em mãos, destaque quais são as dificuldades enfrentados pelo condomínio. Para cada problema, estabeleça os objetivos que o condomínio quer alcançar e, a partir disto, monte planos de ação. Para deixar mais claro, montamos um exemplo:
Problema: Aumento de furtos no condomínio
Objetivo: Reduzir em 50% os furtos nos próximos seis meses
Plano de ação: Implantar um sistema de gestão de condomínio e controle de acessos.
Cada plano de ação deverá vir acompanhado de metas. Utilizando o nosso exemplo como base, as metas poderiam ser:
- Conseguir a aprovação de 80% dos condôminos em uma assembleia;
- Levantar R$ 3.000 reais em três meses para contratar e implantar o serviço;
- Identificar, no mínimo, 90% das pessoas que entram e saem do condomínio.
Também deve-se identificar se este será um planejamento anual ou a longo prazo para o condomínio.
- Divulgar o planejamento e aprová-lo pela assembleia
Após concluído, o planejamento não pode ficar esquecido na gaveta! O plano de ação do condomínio precisa ser divulgado aos condôminos. Para isso, utilize os principais meios de comunicação do condomínio, como circulares online, correspondência ou mensagens através de um software de gestão. Ao plano podem ser anexados documentos, os resultados da pesquisa realizada, apostilas, planilhas e dados.
Esse material deve ser analisado e votado pela assembleia do condomínio. Portanto o síndico pode convocar uma reunião especialmente para debater esse tópico.
- Acompanhar e otimizar os resultados
Após a aprovação pela assembleia, é o momento de colocar o plano em prática. Estude novamente o planejamento estratégico e pense em como adaptá-lo à sua rotina como síndico levando em consideração os prazos estabelecidos.
Mantenha a transparência e ofereça um acompanhamento periódico das atividades aos condôminos apresentando a evolução e resultados da sua gestão. Só assim eles saberão se o síndico está realizado um bom trabalho ou não. Aproveite as reuniões de condomínio para reavaliar os objetivos e fazer ajustes de acordo com as novas necessidades dos moradores, dos funcionários e do condomínio.
O que deve conter no plano de ação para condomínio?
Um plano de ação de qualidade deve abordar os seguintes temas em relação ao condomínio:
Documentação: o plano de ação precisa contribuir na organização de toda a papelada e informações relativas ao condomínio.
Financeiro: o planejamento estratégico só dará certo se for realizado em conjunto com o plano de contas do condomínio. Deve-se considerar os saldos, balancetes, números de inadimplência e demais questões financeiras do condomínio. Importante destacar questões trabalhistas e folha de pagamento, pois funcionários mal gerenciados, com escalas malfeitas e horários mal administrados equivalem a uma grande despesa ao condomínio.
Normas: o plano de ação precisa seguir as regras estabelecidas pela convenção e regimento interno do condomínio, além das deliberações de reuniões de assembleia. O planejamento estratégico deve utilizar esses documentos como base na hora de analisar contratos, organizar obras e manutenções e contratar serviços para o condomínio.
Metas: o documento final do plano de gestão precisa trazer a lista das metas que o condomínio quer atingir durante essa e as próximas gestões. É essencial que sejam estipulados datas e prazos.
Projetos: com base nas metas estipuladas, quais são os projetos que serão realizados para levar o condomínio à sua melhor forma? Liste todas as atividades de forma prática e objetiva.
Plano de manutenções: quando se fala em condomínio, não se pode deixar passar as manutenções preventivas e obrigatórias. Estabelecer uma lista dos itens que o síndico precisa realizar ao longo do ano facilita o trabalho e garante que nada será esquecido. Anote a manutenção juntamente com o mês ou época do ano que ela deve ser realizada.
Plano de reuniões e assembleias: o plano gestor do condomínio pode trazer as obrigatoriedades das reuniões do Conselho Fiscal e da assembleia, com datas e prazos.
Previsão orçamentária: todas essas mudanças exigem dinheiro, não é mesmo? Ao final do documento, o síndico deve aproveitar para apresentar a previsão orçamentária da realização das metas do plano de ação condominial.
A organização da gestão condominial é o maior legado que um síndico pode deixar. Afinal, com uma administração organizada, o sucesso é consequência. Ter todos as metas do condomínio mapeadas e definidas de maneira profissional facilita as tomadas de decisões e, assim, beneficia todos os envolvidos no condomínio. Então, síndico, mãos à obra!
Melhore ainda mais a sua gestão de condomínios com o nosso Guia Definitivo do Síndico de Sucesso!
por Denys Hupel | set 7, 2018 | Gestão Condominial
A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros.
Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes. Essa alternativa tem sido cada vez mais comum.
As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.
Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia a dia e implementação.
Pensando nisso, reunimos neste artigo diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual. Confira:
O que é uma portaria virtual?
A portaria virtual é um sistema de controle de entrada e saída operado remotamente, utilizando câmeras, sensores e outros dispositivos de segurança.
Diferente do modelo tradicional, em que um porteiro é presencial, esse sistema é monitorado por uma central que observa e valida todos os acessos remotamente. Assim, é possível garantir a segurança do condomínio sem a presença física de funcionários no local.
Como funciona a portaria virtual em condomínio?
Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.
O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.
Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.
A portaria virtual é segura?
Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.
Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.
Portaria virtual e portaria remota são a mesma coisa?
Sim, os termos “portaria virtual” e “portaria remota” são frequentemente usados como sinônimos. Ambos se referem ao modelo em que o monitoramento e controle de acesso são feitos à distância, por meio de centrais de segurança externas.
Os operadores que atendem remotamente visualizam as câmeras e recebem chamados para liberar ou barrar acessos, oferecendo suporte de segurança e controle de visitas.
Vantagens da portaria remota
Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:
- A portaria virtual impacta na redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço.
- Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
- A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
- Tecnologias como biometria e reconhecimento facial tornam o controle de entrada mais seguro e preciso. A para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
- Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
- O monitoramento remoto ocorre 24 horas por dia, sem pausas;
- Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.
Desvantagens da portaria remota
Algumas das desvantagens da portaria virtual são:
- O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
- Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
- Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
- O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
- Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc;
- O valor inicial da instalação pode ser alto para alguns condomínios. Essa barreira financeira pode tornar a adoção da portaria virtual difícil, apesar de ser mais econômica a longo prazo
Quanto custa uma portaria virtual?
O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, e em algumas empresa isso não inclui o custo da instalação e implementação do sistema, com câmeras e sensores.
Sabemos que um valor alto pode pesar no bolso do condomínio, mas é relevante considerar as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.
Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.
Equipamentos para portaria virtual
Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:
- Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
- Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
- Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.
Como são feitas as entregas quando o condomínio tem portaria virtual?
Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.
Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.
Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando, assim, desentendimentos ou transtornos.
O meu condomínio deve ter portaria virtual?
Alguns condomínios podem ter mais dificuldades com a portaria virtual do que facilidades. Para entender se o seu condomínio deve ter portaria virtual, é importante entender particularidades do seu edifício e do perfil de moradores.
Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.
Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Faça as seguintes perguntas: Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.
Como contratar uma portaria virtual?
Para adotar a portaria virtual em um condomínio, é importante seguir algumas etapas essenciais que garantem a segurança e a satisfação de todos os moradores. Confira:
Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
A instalação da portaria virtual representa uma mudança significativa na estrutura de segurança do condomínio e implica novos custos e responsabilidades. Por isso, é obrigatório que os condôminos aprovem a medida em assembleia. O síndico ou a administradora do condomínio deve convocar uma AGE, expondo os motivos, custos e benefícios da implementação da portaria virtual.
Alinhamento com os condôminos
É importante que os condôminos estejam cientes de como o sistema funcionará, os equipamentos que serão instalados e as mudanças no processo de entrada e saída. Muitas vezes, isso inclui apresentações das empresas de portaria virtual, que podem responder dúvidas e explicar detalhes técnicos.
Pesquisa de fornecedores e avaliação
Após a aprovação da assembleia, é essencial selecionar empresas com experiência e boas avaliações. Além de verificar a qualidade dos equipamentos, é importante que o contrato ofereça suporte contínuo e garanta o funcionamento ininterrupto do sistema.
Neste momento, é válido que o síndico busque indicações de outros condomínios e síndicos de sua rede de contato. É importante também que esteja atento às avaliações da empresa, seu histórico e sua documentação.
Treinamento para moradores e funcionários
Depois de contratado o serviço, é fundamental que todos os moradores e funcionários recebam treinamento adequado para utilizar o sistema.
Isso reduz o risco de incidentes e melhora a adaptação ao novo modelo.
Realizar simulações e testes
Antes da ativação completa, realizar simulações ajuda a identificar possíveis ajustes no sistema, garantindo que ele funcione conforme o planejado.
Seguindo essas orientações, o processo se torna mais transparente e democrático, atendendo às necessidades do condomínio e respeitando a legalidade do processo.
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