Planilha de Controle do Condomínio: tudo o que o síndico não pode esquecer

Ser síndico não é uma tarefa simples! São diversas atividades referentes ao condomínio, vários problemas a serem controlados – sem falar nas demandas diárias cobradas pelos moradores. É responsabilidade para dar e vender!

Se o síndico não tiver cuidado e organização na hora de administrar o condomínio, vai ser fácil se perder em meio a tantas tarefas. Deixar alguma coisa importante passar despercebida pode trazer muitos prejuízos para o condomínio e stress para o síndico e moradores – e ninguém quer mais problemas, não é mesmo?

Pensando nisso, a TownSq preparou uma Planilha de Controle do Condomínio e uma lista com as principais demandas e como resolvê-las. Confira:

Organização Financeira

Reunião de Assembleia

Manutenções periódicas

Portaria e Salão de Festas

Escalas de trabalho e férias dos funcionários

Segurança do condomínio

Organização Financeira

Ninguém gosta de gastar dinheiro à toa. Muitos síndicos sofrem pela falta de organização na gestão financeira, portanto faça um esforço para ter pleno controle das despesas e entradas de valores, com um balancete organizado.

Para isso, anote todas as mudanças financeiras do condomínio, mês a mês, com base em quatro setores: receitas, outras contas (como Fundo de Reserva, Poupança, Aplicações), despesas (fixas, variáveis e extras) e o saldo do mês. Também é importante especificar os valores envolvidos na inadimplência do condomínio.

Com despesas organizadas, fica mais fácil e prático fazer a prestação de contas obrigatória.

Reunião de Assembleia

A reunião de assembleia está para o síndico da mesma forma como um show está para o rock star.

Esse é o momento do profissional brilhar e mostrar todo o seu empenho e dedicação com o condomínio e a vida dos seus moradores. Não deixe a reunião de assembleia passar batida ou se transformar em uma fonte de stress.

Assembleias Gerais Ordinárias devem ser feitas uma vez por ano e geralmente são focadas na prestação de contas. As demais reuniões de assembleias podem ser organizadas conforme as demandas do condomínio. Você pode utilizar a sua Planilha de Controle de Condomínio para organizar o planejamento de reuniões de assembleia – reunindo todas as informações importantes – como datas, locais, lista de presença – em um lugar só.

Atenção para a convocação: ela deve ser enviada pelo menos 15 dias antes da data marcada para a reunião. Todos os condôminos devem ser notificados, correndo o risco de a reunião perder a validade caso alguém não receba o aviso. Já a ata de condomínio deve ser disponibilizada a todos de forma online ou nas áreas comuns, para que todos fiquem cientes do que foi decidido. Para evitar problemas, adicione a lista de entrega de convocação com as assinaturas dos moradores e ata de reunião na sua Planilha de Controle do Condomínio.

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Manutenções periódicas

Como uma flor, condomínios precisam de constante cuidado e atenção. Como síndico, é sua responsabilidade garantir que todas as manutenções serão feitas regularmente e nos prazos corretos, fazendo com que tudo flua tranquilamente e a segurança do condomínio e dos moradores não seja prejudicada.

Para não esquecer de nada, você pode listar as vistorias periódicas que devem ser feitas em sua Planilha de Controle do Condomínio, como: caixas d’água, antenas, para-raios, elevadores, extintores e aparelhagem de prevenção de incêndios, sistemas de segurança (câmeras e alarmes), sistemas elétricos, entre outros.

Portaria e salão de festas

Ruídos de comunicação entre síndico e moradores é uma das principais causas de dor de cabeça no dia a dia! Evite isso ao máximo e seja transparente com seus condôminos, especialmente na hora de controlar o salão de festas.

Para não dar brigas ou confusões, adicione à sua Planilha de Controle de Condomínio um calendário de reservas e mantenha-o constantemente atualizado. Para facilitar mais ainda, o síndico também pode disponibilizar aos moradores a opção de fazer as reservas online – evitando a correria atrás do zelador ou do síndico em busca de uma data.

Lembre-se também de fazer os moradores assinarem um Termo de Responsabilidade do Salão de Festas no ato da reserva, relembrar todos da Lei do Silêncio em Condomínios e combinar com os funcionários e moradores como será feito o controle de convidados durante as festas.

Férias e escala dos funcionários

Mais funcionários significa mais informações para cuidar! O síndico deve ter controle das escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio – desde o zelador e porteiros, até o pessoal da limpeza, manutenção e responsáveis pelos jardins. Ninguém pode trabalhar no condomínio sem que o síndico esteja ciente dos horários e turnos.

Na Planilha de Controle do Condomínio, organize os funcionários por nome e área de atuação. Em seguida, marque os dias e horários de trabalho de todos. Desta forma, fica mais claro entender quem está trabalhando e quando.

As férias dos funcionários também devem ser coordenadas pelo síndico. Se não houver organização, você corre o risco de oferecer férias para dois empregados ao mesmo momento – imagina a confusão que isso traria para o condomínio!

Evite o caos fazendo uma lista com as seguintes informações: data da CLT, saldo de férias, número de folgas e alertas de pendências de cada contratado.

Segurança do condomínio

Infelizmente, nosso país oferece altos riscos à segurança de condomínios. Assaltos a este tipo de moradia têm sido cada vez mais frequentes e criminosos oportunistas estão sempre à espreita de falhas na segurança.

Funcionários e moradores devem estar sempre atentos a possíveis problemas, mas a responsabilidade de manter o controle da segurança do condomínio pertence ao síndico.

Câmeras de segurança devem ser monitoradas 24 horas por dia e o acesso às filmagens deve ser facilitado: em caso de emergência, nada de ficar correndo atrás de senhas ou logins! Tudo deve estar organizado em sua Planilha de Controle do Condomínio. Os alarmes devem estar funcionando e o telefone da empresa de segurança deve ser conhecido pelo síndico, funcionários e moradores.

A portaria também faz parte do esquema de segurança. Na Planilha de Controle do Condomínio, você pode utilizar a aba “Controle de Visitantes”. Desta forma, o síndico tem rápido acesso à lista de pessoas não-moradoras que estiveram no condomínio, podendo conferir o nome, número de documento de identificação, empresa para a qual trabalho, placa do veículo utilizado, qual unidade foi visitada e também saber a hora de entrada e de saída.

Agora que você já sabe quais áreas que o síndico precisa ter total controle, coloque em prática o seu novo conhecimento, melhorando a gestão e a vida no seu condomínio!

Chega de desorganização! Deixe o seu dia a dia mais leve baixando gratuitamente a nossa Planilha de Controle do Condomínio.