A chegada do eSocial para condomínios vem trazendo mudanças na rotina dos síndicos de todo o país. Obrigatório desde julho de 2018, o novo sistema ainda é motivo de dúvidas e inseguranças por parte de quem trabalha com administração de condomínios.
Para te ajudar a sanar as principais dúvidas, preparamos uma publicação especialmente sobre o eSocial. Neste artigo, você vai aprender

eSocial: o que é?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial, é uma plataforma do Governo Federal através do qual empregadores comunicam informações dos funcionários, de forma totalmente online e em tempo real. FGTS, folha de pagamento, contribuições previdenciárias, avisos prévios e acidentes de trabalho são alguns dos itens que são comunicados através do sistema.
Instaurado pelo decreto nº 8373 de 2014, a iniciativa reúne a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho.
Com o eSocial, o empregador não precisa mais preencher dezenas de formulários e declarações para cada um dos órgãos citados. O programa engloba todas as entregas, unificando a comunicação entre condomínio e Governo.
A intenção do eSocial é reduzir a burocracia, padronizar e agilizar o processo de administração da contabilidade do condomínio, além de buscar evitar abusos por parte dos empregadores.

Como funciona o eSocial para condomínio?

O eSocial é a plataforma digital por onde será entregue toda a documentação trabalhista, fiscal e previdenciária do condomínio. Ao todo, passam a ser 15 obrigações fiscais recolhidas periodicamente pelo novo sistema:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

Ao acessar o site do eSocial, é possível criar uma conta para o condomínio ao clicar em “Primeiro acesso?”, no canto inferior da página. Deve-se fornecer o CNPJ do condomínio, além do CPF e data de nascimento do responsável – no caso, o síndico.
Se o condomínio conta com uma administradora, não haverá muito impacto no dia a dia do síndico. A prestadora de serviços ficará responsável por preencher e enviar todas as informações dos funcionários através da plataforma.

Qual o prazo para o condomínio aderir ao eSocial?

O anúncio feito pelo Diário Oficial da União, em 2016, sobre empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões – incluindo assim, condomínios – determinou que o prazo para aderir ao eSocial seria até 1º de julho de 2018.
Para que essa transição seja feita com calma e atenção, a Receita Federal organizou uma série de etapas para condomínios aderirem ao novo sistema:
Fase 1 – julho de 2018: condomínios devem estar registrados e ter cadastro e tabelas atualizadas.
Fase 2 – setembro de 2018: Condomínios começam a ser obrigados a enviar informações sobre os funcionários e seus vínculos trabalhistas, incluindo detalhes como admissões, desligamentos e afastamentos.
Fase 3 – novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento do condomínio.
Fase 4 – janeiro de 2019: Ocorre a substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada.
Fase 5 – janeiro de 2019: Deve-se enviar os dados sobre a segurança e saúde dos trabalhadores do condomínio.
Os condomínios que não cumpriram o prazo de envio das informações por meio do eSocial estarão sujeitos a penalidades e pagar multas.

eSocial: Multas que podem ser cobradas

Para o condomínio estar adequado à plataforma, é necessário seguir as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e cumprir fielmente os prazos que o sistema oferece. Não enviar ou atrasar o envio das informações, é razão para que o condomínio receba uma multa administrativa.
Como a fiscalização no programa é feita em tempo real, não é possível adicionar informações retroativas. Todas as obrigações fiscais do condomínio devem ser adicionadas ao sistema com antecedência, tomando o cuidado para não cometer nenhum erro durante o processo.
Confira os prazos e multas do eSocial para condomínios:
Admissão de funcionários (CAGED)
Antigamente, o CAGED era submetido até o sétimo dia do mês após a contratação. Hoje, a admissão precisa ser enviada até o final do dia que antecede o início do trabalho do funcionário no condomínio. Se o condomínio seguir prazo estipulado, poderá ter de pagar a multa prevista no artigo 47 da CLT, que varia entre R$ 402,53 a R$ 937,00 por empregado, dobrada por reincidência.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Se um empregado sofrer um acidente de trabalho, o condomínio deve noticiar o fato via CAT ao INSS, independentemente de o funcionário ter de se afastar ou não do serviço. O comunicado deve ser enviado até o primeiro dia útil seguinte ao acidente ou, em caso de falecimento, imediatamente após o fato. Se isso não for seguido, o valor da multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, dobrando de valor em caso de reincidência.
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
O condomínio deve exigir a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Se esses exames não foram realizados e não forem computados, a multa pode ser entre R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Alterações de dados cadastrais e contratuais
Manter os dados dos funcionários atualizados no eSocial é uma obrigação do condomínio. Qualquer modificação no contrato de trabalho também deve ser notificada à plataforma, como determina o artigo 41, parágrafo único da CLT. A multa pode custar R$ 402,54 por empregado.
Afastamento temporário
Condomínios precisam notificar quando um empregado se afasta do trabalho por motivo de férias, licença-maternidade, auxílio-doença, entre outros. A falta de atualização sobre esse quesito pode render punição de valor entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Condomínios que não fizerem o depósito do FGTS, esquecerem de contabilizar a contribuição ou fizerem após a notificação, podem ser multadas em R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, com multa que pode ser dobrada em caso de reincidência ou fraude.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Não entregar o RAIS acarreta em multa ao condomínio com valor mínimo de R$ 425,64 (acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso) e valor máximo de R$ R$ 42.564,00.
Folha de pagamento
Condomínios que não enviarem o documento seguindo as normas do eSocial podem ser multados em valores a partir de R$ 1.812,87.

Quais os principais desafios do eSocial?

O sistema online exige uma maior organização e planejamento dos gestores do condomínio, que deverão reunir todos os dados com antecedência – já que o eSocial possui prazos e cobranças rígidos. O síndico também deve ficar antenado na possibilidade de a plataforma estar indisponível devido à manutenções temporárias ou falhas técnicas.. Nada de deixar as coisas para a última hora!
Se o condomínio conta com administradora ou assessoria contábil, o trabalho do síndico é acompanhar de perto a empresa durante esse momento de adaptação ao eSocial e nos meses que o procedem. O síndico é o responsável final pelo condomínio, então precisa trabalhar como um supervisor da implementação do eSocial.
Para os síndicos que estão tendo dificuldade de entender como usar a plataforma, o governo disponibilizou um Manual de uso e um tutorial de como consultar as guias pagas.

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