Você está familiarizado com o eSocial no condomínio?
Se ainda tem dúvidas sobre este sistema e como ele pode afetar a sua gestão condominial, este guia completo foi feito para você.
Vamos desvendar todos os aspectos do eSocial e compartilhar orientações e boas práticas valiosas para você não errar mais e evitar as penalidades.
Continue lendo e veja tudo sobre as obrigações do eSocial no condomínio.
O que é o eSocial e para que serve?
O eSocial é um sistema eletrônico criado pelo Governo Federal do Brasil com o objetivo de unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas.
Ele foi implementado com o intuito de simplificar e centralizar as obrigações trabalhistas, eliminando a necessidade de diversas declarações e formulários diferentes.
O eSocial tem como finalidade principal garantir a transparência destas obrigações legais, além de facilitar a fiscalização por parte dos órgãos governamentais.
Ele reúne uma ampla gama de informações, como:
- dados cadastrais dos funcionários;
- vínculos empregatícios;
- informações sobre folha de pagamento;
- contribuições previdenciárias;
- FGTS;
- entre outros.
Ao centralizar todas essas informações em um único ambiente virtual, o eSocial simplifica o processo de entrega das obrigações acessórias, reduzindo o retrabalho e a burocracia para as empresas.
O eSocial também tem impacto positivo para os trabalhadores, pois ajuda a garantir o cumprimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários, como o acesso ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), ao seguro-desemprego, à aposentadoria, entre outros benefícios.
Quem deve informar o eSocial?
Se há relação de trabalho com carteira assinada, então o empregador é obrigado a enviar as informações do empregado ao eSocial.
Esta obrigatoriedade vale para todas as empresas que possuem trabalhadores com carteira assinada.
Veja como as empresas se enquadram no eSocial:
- Grupo 1: Empresas com faturamento acima de 78 milhões;
- Grupo 2: Empresas com faturamento de até 78 milhões e não optantes do Simples Nacional;
- Grupo 3: Empresas optantes pelo Simples Nacional, empresas do tipo pessoa física (exceto doméstico), produtores rurais PF e entidades sem fins lucrativos;
- Grupo 4: Entes públicos de âmbito federal e organizações internacionais.
Fonte: eSocial | Governo Federal
Importante: até mesmo os condomínios que possuem apenas funcionários terceirizados, são obrigados a aderir ao eSocial.
Neste caso, o síndico deve orientar os colaboradores a manterem os seus dados atualizados para evitar multas.
Quais as obrigações que foram substituídas pelo eSocial?
Anteriormente, o método era descentralizado, demorado e inflexível.
Com a integração do eSocial, todas as obrigações trabalhistas passaram a ser realizadas em um único sistema, por meio dos eventos.
As obrigações que foram substituídas e agora estão contempladas são:
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Folha de pagamento;
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- GPS: Guia da Previdência Social;
- GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
- Livro de Registro de Empregados;
- MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- Quadro de Horário de Trabalho;
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.
Além disso, o sistema oferece outros benefícios, como a possibilidade de utilizar os dados para integração com a plataforma do FGTS Digital, simplificando os processos relacionados ao Fundo de Garantia.
Como funciona o eSocial para os condomínios?
Agora, todas as etapas, como admissão, demissão, férias e outras informações trabalhistas, precisam ser transmitidas de forma sequencial e com antecedência.
Os dados referentes à contratação do funcionário, incluindo as suas informações pessoais, por exemplo, devem ser repassados do condomínio para a administradora, que é responsável por registrar essas informações no eSocial.
Lembre-se que qualquer atraso na transmissão dessas informações pode prejudicar o responsável pelo atraso, seja o condomínio ou a administradora.
Por isso, essas organizações precisaram se adaptar a novas normas nas rotinas trabalhistas relacionadas à gestão de funcionários, como admissões, desligamentos, pagamentos e avisos de férias. Essas normas já não são mais retroativas, como acontecia antes do eSocial.
O objetivo agora é que todas as informações relativas a esses processos sejam enviadas em tempo real.
Por exemplo, no caso da admissão de um colaborador, todos os dados pertinentes devem ser enviados pelo sistema online até o final do dia anterior ao início do trabalho.
Essa mudança traz a necessidade de uma maior organização e alinhamento entre as partes envolvidas no condomínio, a fim de garantir o cumprimento adequado das obrigações trabalhistas e evitar problemas decorrentes de atrasos nas informações.
O certificado digital é obrigatório para o eSocial?
Na verdade, o certificado digital é necessário para a transmissão de diversos dados, incluindo o eSocial, mesmo nos condomínios que possuem apenas funcionários terceirizados.
Quem não aderir ao certificado digital, não conseguirá transmitir os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais dos seus funcionários.
E, quem não transmitir estes dados, estará sujeito a multas.
Leia também: Certificação digital para condomínios: tudo o que você precisa saber
De quem é a obrigação de registrar os dados dos funcionários do condomínio?
A responsabilidade é tanto da administradora, quanto do síndico.
Isso porque a administradora, geralmente, faz o envio dos dados via eSocial, mas esses dados ser enviados, com antecedência, pelo síndico.
Em grandes condomínios, é comum determinar um funcionário que ficará responsável por esse processo entre o condomínio e a administradora, tornando-se um auxiliar do síndico.
Nos condomínios menores, o próprio síndico faz esse papel.
Independentemente do caso, é importante saber que, em caso de atraso no envio dos dados, o condomínio está a sujeito a penalidades, podendo até mesmo pagar uma multa.
Penalidades e multas do eSocial
Quando uma empresa não cumpre com as obrigações do eSocial, ela fica sujeita a penalidades e multas. Isso também vale para os condomínios e administradoras, por isso veja a seguir os casos sujeitos a penalizações:
| Ausência da informação | Prazo | Multa |
| Dados admissionais | Até 1 dia antes do início do colaborador no trabalho | Até R$ 3 mil |
| Comunicação de férias | Até o dia 07 do mês subsequente ao das férias | Até R$ 170 |
| Comunicação de alterações contratuais e cadastrais | Até o envio da folha de pagamento mensal da competência em que ocorreu a alteração contratual | Até R$ 600 |
| Registro da Carteira de Trabalho (CTPS) | Até 5 dias após o início do colaborador no trabalho | Até 800 por trabalhador e até R$ 6 mil em caso de reincidência |
| Comunicação de acidentes de trabalho | Até o 1º dia útil após a ocorrência do acidente. Em caso de falecimento, o aviso deve ser imediato. | Entre o limite mínimo e máximo do salário do colaborador. Se houver reincidência, o valor é dobrador. |
| Comunicação do ASO | Até o 15º dia do mês subsequente ao da realização do exame. | Entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33 |
| Comunicação do PPP | Até o 15º dia do mês subsequente ao do início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do início do trabalhador. | Entre R$ 636,17 e R$ 63.617,35 |
| Afastamento temporário do colaborador | Até o 15º dia do mês subsequente ao da sua ocorrência para ausências com duração não superior a 15 dias. | Estipulada pelo fiscal trabalhista. |
| Comunicação do PCMSO | Até o 15º dia do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador. | Para o descumprimento das normas da Medicina do Trabalho, a multa será entre R$ 1.436,53 a R$ 4.024,42; Para a ausência de exames ou a realização fora do prazo, a multa será entre R$ 1.201,36 e R$ 3.494,50. |
Este artigo ajudou você? Continue lendo o nosso e veja também tudo sobre o Código Civil e como a legislação impacta a gestão condominial. Boa leitura!
Gostaria de saber o custo para enviar o E-social. Pq a administradora me cobra um valor por isso. Eh obrigação do condominio pagar por esse serviço?