Síndicos compartilham suas experiências atendendo inquilinos

Quando se pensa em comunidade condominial, é comum lembrar apenas dos condôminos e seus dependentes. No entanto, os inquilinos compõem uma parcela extremamente importante do convívio dentro do condomínio.

Apesar de não possuírem poder de voto em reuniões de assembleia visto que não são proprietários do imóvel, é fundamental que o síndico mantenha um bom relacionamento com essas pessoas que alugam os imóveis do condomínio.

Principalmente porque são os inquilinos que estão diariamente no condomínio, frequentando as áreas comuns e convivendo com os vizinhos. Isso, além de contribuir no pagamento das despesas ordinárias do condomínio.

Devido à importância desse relacionamento síndico e inquilinos, separamos um momento para reunir 6 dicas de como o síndico deve lidar com inquilino para garantir a segurança, o conforto e a qualidade de vida de todos os que frequentam o ambiente.

Para esse artigo, conversamos com alguns síndicos com experiência na área e que nos auxiliaram com dicas para manter uma boa relação com aquele indivíduo que aluga um imóvel. Aproveite!

Lista de dicas:

Mantenha uma comunicação aberta

Esclareça as normas do condomínio aos inquilinos

Saiba como lidar com conflitos

Resolva os problemas com agilidade

Deixar claro as obrigações do condomínio perante os inquilinos (e vice-e-versa)

Invista em métodos de comunicação ágil

Os Síndicos Certificados TownSq entrevistados para este artigo foram:

Síndico Certificado TownSq Hermes Garcia
Síndico Hermes Garcia
Síndicos Certificados TownSq Rodrigo Lay Pedrosa Rosa:
Síndico Rodrigo Lay Pedrosa Rosa

Hermes Garcia: completa 6 anos atuando como síndico neste ano, 2021. Trabalha com condomínios residenciais e comerciais na cidade de Belo Horizonte (MG).

Rodrigo Lay Pedrosa Rosa: atua há 3 anos como síndico profissional. Compõem a equipe da Loremberg Condominial, presente há 5 anos no mercado condominial de Porto Alegre (RS) e Litoral Norte do RS, com 28 condomínios na carteira.

 

Mantenha uma comunicação aberta

Para dar início à nossa lista de dicas, vamos falar sobre comunicação. Mais do que manter uma comunicação, é fundamental que o síndico faça o esforço de se manter aberto a receber o contato dos inquilinos.

Na prática, isso significa ser cordial, cumprimentar e conversar com os inquilinos durante as visitas ao condomínio, e fazer questão de que tenham acesso aos seus canais de comunicação.

Em outras palavras: não distinguir entre inquilinos, moradores e condôminos. Todos devem se sentir confortáveis para entrar em contato com .você quando for necessário.

➡ Você sabe a diferença entre inquilino, condômino e morador? Confira:

  • Inquilino é aquela pessoa que aluga um espaço (também chamada de locatário)

  • Condômino é o proprietário do imóvel.

  • Morador é a pessoa que habita o imóvel, podendo ser dependente do proprietário ou o próprio inquilino.

Você, síndico, também deve se sentir confortável para entrar em contato com inquilinos, evitando envolver o dono do imóvel sem motivos graves.

Por exemplo: para notificar sobre uma falta de luz ou interrompimento da água na unidade, você pode contatar o inquilino diretamente, sem precisar da burocracia de contatar o proprietário para que ele repasse a informação ao inquilino.

Agora, se você tem dúvida sobre qual a forma mais adequada para entrar em contato com inquilinos, não existe uma única resposta. Os canais de contato variam conforme o condomínio, a administração e o próprio síndico.

Conforme a recomendação do Síndico Certificado da TownSq Hermes Garcia, que atua em Belo Horizonte (MG), o ideal é entrar em contato com os inquilinos “sempre de forma direta, seja por telefone ou aplicativo”.

Já Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS), diz que é dever do condomínio investir em ferramentas que permitam o alcance da informação à comunidade condominial como um todo, sempre de forma clara e objetiva.

comunicação direta e rápida é com o aplicativo para condomínios TownSq

 

Esclareça as normas do condomínio aos inquilinos

Essa talvez seja a dica mais importante quando o assunto é relacionamento síndico e inquilinos. E, vamos ser honestos, também a que causa mais problemas, não é?

“A dificuldade existe quando o inquilino não tem o comportamento adequado e se sente no direito de infringir as normas estabelecidas. Isto gera incômodos e conflitos que têm de ser resolvidos de forma rápida e eficaz”, resumiu bem o Síndico Hermes Garcia.

É crucial que o síndico e sua gestão deixem claro quais são as normas determinadas pelo condomínio, começando pelas regras do Regimento Interno.

Basicamente, o documento é a base para todas as interações que envolvem o dia a dia no condomínio, como horário de silêncio, horário de mudança, circulação de pets no condomínio, vagas de garagem e outros.

Como explica o Síndico Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, é necessário lembrar aos inquilinos de que eles são parte integrante daquela comunidade e que também cabe a eles manter a harmonia na convivência.

Esclareça as normas do condomínio aos inquilinos
Diminua os riscos de problemas ao esclarecer as normas do condomínio aos inquilinos

 

Saiba como lidar com conflitos

Essa é uma dica que serve para todos que tem interesse em trabalhar como síndico. É imprescindível estudar métodos de comunicação e sobre como lidar com conflitos – tanto para lidar com inquilinos, quanto para lidar com todos os demais integrantes da comunidade condominial.

Condomínios são espaços de convivência humana. Por isso, é natural que ocorram conflitos eventualmente. Mesmo que a gente torça para que todos os seus condomínios sejam tranquilos, é necessário saber lidar com esse tipo de problema.

Para o Síndico Rodrigo, o ideal é “atender o inquilino de forma humanizada, respeitando seu desconhecimento [das normas], para direcionar o caminho correto para saná-las”. 

Uma das principais técnicas de comunicação para solucionar conflitos é a Comunicação Não Violenta, que leva em conta o lado humanizado das relações e discussões. Você pode aprender sobre esse métodos na prática lendo este artigo.

Ao lidar com conflitos entre condôminos e inquilinos, é recomendável que o síndico se mantenha atuante para mediar a situação, evitar que excessos sejam cometidos e, se possível, indicar o caminho para resolver o problema. Por exemplo: indicar para as partes solicitarem auxílio na imobiliária onde foi feita a locação do imóvel, para convocar uma reunião de assembleia, buscar auxílio jurídico, etc.

Síndico possa indicar o caminho correto também. Ex: indicar para as partes solicitarem auxilio a imobiliária onde alugaram o ap, …

Segundo o Síndico Hermes, o síndico deve “estar presente e atuante quando excessos são cometidos, e também estar aberto ao diálogo para trazer o inquilino para o seu lado”. Esse lado, é claro, é o lado da harmonia no condomínio.

Síndico precisa saber como lidar com conflitos e conversar com moradores, inquilinos e condôminos
Dica essencial para todos que têm interesse em trabalhar como síndico

 

Resolva os problemas com agilidade

Além de saber administrar a comunicação e os conflitos que podem vir a ocorrer, um bom síndico sabe que jogar o problema para debaixo do tapete só aumenta o estresse.

“Quando ocorre [algum problema], a atuação tem de ser imediata – seja por um telefonema, comunicado ou notificação e assim a normalidade é restabelecida. Na minha opinião, quando o síndico atua de imediato, não deixando que a situação perdure, o controle é mantido”, sintetizou bem o Síndico Hermes.

 

Deixar claro as obrigações do condomínio perante os inquilinos (e vice-e-versa)

Apesar de parecer semelhante à questão 2, a dica 5 está relacionada a obrigações e deveres que o condomínio tem para com os inquilinos, bem como o inverso (obrigações dos inquilinos para com o condomínio).

Uma coisa que causa muitas dúvidas entre inquilinos é:

O que é obrigação do condomínio e o que é obrigação do proprietário do imóvel?

Para o Síndico Rodrigo, seus 3 anos atuando como síndico profissional, isso normalmente é reflexo de uma relação entre o inquilino e proprietário que não é muito bem intermediada:

“Já recebemos diversos tipos de questionamentos, o que a meu ver, identifica que a relação inquilino e proprietário não é intermediada da forma correta. Um exemplo clássico são as manutenções referentes às unidades autônomas, onde o inquilino, por não ter sido informado previamente e nem ter sua dúvida esclarecida por quem compete (imobiliária), acaba reportando ao síndico ou zelador do prédio”.

Comunicação não violenta no condomínio e no trabalho do síndico

Confira quais manutenções da unidade devem ser gerenciadas pelo condomínio, pelo proprietário e pelo inquilino:

Condomínio:

  • Manutenção e estado de conservação das áreas comuns do condomínio. Ex: salão de festas, quadras esportivas, saunas, espaços gourmets, academias.
  • Em caso de condomínios verticais: reparos e manutenções referentes à estrutura do prédio, rede geral de distribuição de água, esgoto, gás e energia elétrica, calefação e refrigeração.
  • Quando há vazamento causado por problemas na rede central de água, que pertence ao condomínio.

Proprietário da unidade:

  • Reparos relacionados a problemas anteriores à locação do imóvel são responsabilidade do proprietário.
  • Manutenções que agregam algum tipo de melhoria ou valorização do imóvel e que serão permanentes. Ex: troca de piso, troca de janela, instalação de box, entre outras.
  • Conserto de problemas decorrentes de instalações internas e da estrutura do imóvel, como infiltrações, troca de tubulações hidráulicas e registros gerais, problemas na fiação elétrica, vazamentos de gás, descupinização, problemas na caixa d’água e calhas, problemas no telhado, problemas em ar condicionado e aquecedores para o qual não há medidas preventivas.

Inquilino:

  • O inquilino deve pagar por consertos feitos para corrigir danos ao imóvel causados por si mesmo, seus dependentes, familiares ou convidados. O imóvel deve ser entregue ao final do contrato de locação em perfeitas condições, da mesma forma como estava quando teve início o contrato de aluguel.
  • Manutenções e reparos causados por uso são de responsabilidade do inquilino, como troca de lâmpadas e soquetes, troca de luminárias, troca de resistência de chuveiros, dedetização preventiva, troca de miolo de fechadura, manutenções preventivas de ar condicionado e aquecedores.
  • Se o inquilino quiser efetuar qualquer tipo de modificação que altera a forma interna ou externa do imóvel, ele deve entrar em contato e pedir autorização por escrito ao proprietário. Se o pedido for negado, a modificação é proibida.

Leia sobre a Lei do Inquilinato (Lei 8245) e os deveres e direitos do inquilino neste artigo.

 

Invista em métodos de comunicação ágil

Por fim, mas não menos importante, a nossa última dica refere-se a investir em métodos de comunicação ágil para comunicar-se com os inquilinos.

Para evitar perder o controle de uma situação de conflito ou ruído de comunicação com inquilinos, é primordial que o síndico tenha a capacidade de se comunicar rapidamente com as pessoas – como citamos anteriormente.

Portanto, a melhor forma de garantir essa agilidade de performance, é investindo em ferramentas que permitam que isso aconteça.

Como resumiu muito bem o Síndico Rodrigo:

Nos anos que trabalhei em corporações, observei que a comunicação interna falhava muito aos colaboradores, e isto gera fofoca e insegurança nas relações. Ao atuar em condomínios, vi a cena repetir-se, no entanto, como a rotina condominial é imprevisível e dinâmica, precisamos sair de dentro do condomínio e perceber as oportunidades de melhoria ali escancaradas e pouco observadas. 

A Loremberg Condominial enxergou isso, e viu que a comunicação interna como algo necessário, fundamental para o fortalecimento das relações humanas, e firmou parceria com a TownSq, oferecendo aos condomínios uma ferramenta para melhoria na comunicação interna.

Como se comunicar com condominos e moradores - trabalho do sindico

Enfim, a relação síndico e inquilino não deve ser diferente da relação síndico e condômino, visto que ambas as partes são essenciais para o bom funcionamento do condomínio.

E você? Como é feita a comunicação com os inquilinos no seu condomínio? Deixe seu depoimento nos comentários! 😄

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