Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para centralizar as observações dos moradores. Entenda mais sobre este recurso a seguir!

Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de assembleia e mais, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores.

Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade.

No entanto, um síndico não conseguiria passar o dia inteiro apenas ouvindo as pessoas pessoalmente.

Por isso, existe o livro de ocorrências. Uma maneira simples de registrar e centralizar todas estas informações.

Se você ainda tem dúvidas e não sabe por onde começar a criar ou preencher o livro de ocorrências do seu condomínio, a seguir você encontrará a resposta para as suas principais dúvidas. Continue lendo!

O que é o livro de ocorrências do condomínio?

O livro de ocorrências do condomínio é um recurso criado para reunir as principais reclamações e sugestões dos moradores.

A vantagem deste livro é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico.

Além disso, o livro de ocorrências também pode servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio.

Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?

Para escrever no livro de ocorrências do condomínio, você deve preencher as opções que estiverem presentes e inserir o maior número de detalhes e informações relevantes para deixar clara a sua situação.

Veja algumas opções que podem ser incluídas no livro de ocorrências do seu condomínio:

• nome do condomínio;
• endereço e dados adicionais do condomínio;
• nome do funcionário (se for necessário);
• função do funcionário;
• data do registro;
• hora do registro;
• autor da ocorrência;
• número da unidade envolvida;
• data da ocorrência;
• descrição da ocorrência.

O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?

Não. O livro de ocorrências não é um recurso obrigatório, no entanto pode ser bastante útil na gestão da comunicação do síndico com os moradores.

Por outro lado, se o livro de ocorrências trouxer mais problemas do que soluções, o síndico pode levar a situação para uma reunião de assembleia e propor a retirada do recurso.

Se o condomínio ainda não possui um livro como este e deseja implementá-lo, também deverá levar a situação para uma reunião de assembleia e aprovar a criação do livro de ocorrência por maioria simples.

Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?

Depende. Na prática, não existe nenhuma regra explícita que proíba o síndico de contar quem fez uma reclamação.

No entanto, é o seu dever manter o bem-estar e harmonia dos moradores do condomínio.

Caso o síndico seja confrontado por um morador que recebeu uma reclamação, poderá falar quem reclamou, mas sem dar muito foco a isso.

Perceba que nestas situações, o ideal é usar as palavras certas para não gerar um conflito desnecessário entre dois moradores.

Se por acaso não seja importante revelar quem fez a reclamação, o síndico deve tomar essa decisão a fim de evitar polêmicas, vinganças ou brigas.

Quais são os formatos mais utilizados de livro de ocorrências?

Livro da portaria

O livro é o formato mais comum nos condomínios. De forma geral, funciona como um caderno em branco, que fica alocado na portaria e os moradores podem escrever manualmente as suas reclamações ou sugestões.

E-mail do síndico

Em condomínios menores e mais modernos, uma das opções é usar o e-mail do síndico como livro de ocorrências.

Por ter menos moradores, a caixa de entrada do síndico não ficará tão lotada e será possível dar conta de todas as solicitações sem muitos problemas.

Neste formato, a garantia de privacidade nas reclamações aumenta e os moradores podem fazê-las da sua unidade, sem precisar descer até a portaria.

WhatsApp do síndico

Assim como no e-mail, o WhatsApp também é uma opção para condomínios menores, também garante maior privacidade para os moradores e as pessoas podem fazer o envio diretamente do seu celular, sem precisar sair da unidade.

Por outro lado, o WhatsApp, por ser uma ferramenta de comunicação rápida, pode causar a sensação de urgência e de que as mensagens e solicitações precisam ser respondidas imediatamente.

Para evitar problemas, o síndico deve sempre se adiantar e determinar algumas regras para os envios, respostas e resoluções das ocorrências.

Aplicativo do condomínio

Já o aplicativo para condomínio, permite centralizar todas estas solicitações em um local seguro para os moradores e também para os síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecer delas ou tratá-las com imediatismo.

No aplicativo TownSq, esse recurso se chama “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.

Caso tenha algum acontecimento no condomínio que seja necessário comunicar, os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa.

Além disso, a funcionalidade de “Chamados” também permite:

• categorizar os chamados abertos;
• enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
• enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
• garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
• o síndico consegue retornar a solicitação direto pelo aplicativo;
• e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.

Este artigo ajudou você a entender o que é e como usar o livro de ocorrências do condomínio?

Se quiser entender como modernizar esse recurso na sua comunidade, preencha o formulário abaixo e saiba mais sobre o aplicativo TownSq.