O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!

Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.

Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.

Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.

Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!

Quais as etapas do planejamento financeiro?

Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.

1. Análise da situação atual

A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:

• Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
• Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
• Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
• Qual o nível de inadimplência atual;
• Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
• Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
• E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.

A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.

2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias

Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:

Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:

• salário dos funcionários;
• contas recorrentes, como água, luz, gás;
• gastos com materiais de limpeza;
• gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.

Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:

• gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
• troca de equipamentos;
• manutenções que não foram previstas.

Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.

3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio

Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.

Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:

1. bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
2. dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
3. realizar pagamentos de despesas de última hora;
4. entre outros.

4. Considere a previsão da inadimplência

A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.

Lembre-se:

A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.

Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.

Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.

5. Planeje as manutenções preventivas

Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.

Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:

• Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
• Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
• Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
• Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.

6. Considere os encargos trabalhistas

Imagine a seguinte situação:

Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.

No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.

Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.

Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.

Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.

7. Apresente a sua previsão orçamentária

Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.

É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.

E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.

Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio

Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:

Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.

Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.

Agora, aproveite para conferir também o nosso guia completo sobre gestão financeira e tudo o que você precisa saber para descomplicar as finanças do seu condomínio. Boa leitura!