A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!

Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.

No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.

Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.

Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!

O que é gestão financeira?

Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.

Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.

Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.

Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.

Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.

Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.

Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:

• planejamento estratégico;
• análises;
• controle das atividades financeiras;
• e mais.

Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.

Para que serve a gestão financeira?

Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.

Neste sentido, o síndico profissional precisa:

• saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
• fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
• controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
• tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
• lidar com processos e gestão de pessoas;
• e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.

O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.

Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.

Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?

Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.

Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.

Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.

Além disso, a gestão financeira condominial garante:

• que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
• ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
• permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
• gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
• e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.

6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)

#01: Não ter um bom fundo de reserva

O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.

Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.

Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.

Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.

Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.

Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.

Se você quiser entender mais sobre o fundo de reserva em condomínios, continue lendo sobre o assunto neste artigo. 

#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais

Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo? 

As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.

Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.

Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.

Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.

Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.

#03: Não manter o controle da inadimplência

Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.

A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.

Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.

Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.

Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.

#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança

Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.

No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.

Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.

Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:

• quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
• como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
• qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
• quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.

É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.

Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.

Veja mais sobre este assunto: como funciona a cobrança judicial de condomínio

#05: Não registrar as receitas e despesas

Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.

Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.

Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.

Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.

#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar

Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.

Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.

Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.

O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.

Veja outras dicas para reduzir custos em condomínios e economizar.

9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio

Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:

#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio

Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.

Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.

Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.

#02: Faça auditorias periodicamente

É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.

No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.

Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente

Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.

#03: Siga a previsão orçamentária definida

Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.

Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.

Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.

Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.

#04: Controle os gastos do condomínio

É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.

No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.

Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.

#05: Organize os documentos do condomínio

Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.

Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.

Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.

Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:

• Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
• Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
• Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
• Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
• Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
• Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
• Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.

Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.

Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.

#06: Faça um planejamento da emergência

Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.

Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.

#07: Planeje as ações com antecedência

O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.

Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.

Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.

Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.

Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.

É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:

• Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
• Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
• Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
• Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
• Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.

#08: Evite constituir dívidas e empréstimos

Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.

Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.

Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.

Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.

Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.

Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.

#09: Reduza os desperdícios

Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.

Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.

A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.

Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?

Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.

Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.

Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.

Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.

Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:

#01: Praticidade e ganho de tempo

A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.

Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.

#02: Gestão financeira facilitada

Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.

Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.

#03: Transparência financeira do condomínio

O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.

#04: Redução dos custos do condomínio

Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.

Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.

#05: Redução de horas extras

Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.

Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.

Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.

#06: Otimização de processos

Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.

Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.

Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:

• acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
• realizar pagamentos;
• acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
• conferir o balancete;
• realizar a prestação de contas mais rápido;
• delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
• realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.

Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.

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