A tecnologia beneficia a gestão de condomínios de diversas formas, e isso tem se tornado especialmente útil na área financeira. Esquemas como os de “conta pool”, que unem contas de vários condomínios em um só caixa, se mostram mais ultrapassados e perigosos, e o mercado abre novas possibilidades, como a criação de contas digitais. Continue lendo e entenda melhor.  

A criação de contas digitais estão se tornando uma opção cada vez mais popular para a gestão financeira de condomínios. 

Elas oferecem muitas vantagens em comparação a contas de bancos tradicionais, e contam com recursos que facilitam a administração e tornam os dados mais transparentes para síndicos e condôminos.  

Como o assunto é relativamente novo, é comum surgirem dúvidas sobre como a conta digital funciona, quais são as vantagens e como criar uma. Entenda a seguir!  

O que é uma conta digital?  

A conta digital é uma conta bancária virtual, com recursos que permitem acompanhar e administrar a movimentação financeira com mais praticidade, sem a necessidade de consultas em algum ponto físico.  

Para os condomínios, esta é uma alternativa moderna e tecnológica, pois torna a administração financeira do condomínio mais prática. Com essa possibilidade, os problemas de comunicação entre síndicos, administradoras e condôminos diminuem.  

Essas contas são acessadas por meio de plataformas online ou aplicativos disponibilizados pelos bancos digitais. 

Quando o condomínio abre a sua conta digital, recebe acesso a uma interface digital que permite realizar diversas operações, como: 

• Gestão da movimentação de recebimentos e despesas: O síndico ou a administradora podem acompanhar as transações do condomínio pela plataforma, separando-as e obtendo uma visão organizada das entradas e saídas; 

• Recebimento de pagamentos: Os condôminos podem efetuar o pagamento de suas cotas condominiais online, seja por boletos gerados pela plataforma, por transferências ou por meio de integração com aplicativos de pagamento; 
• Emissão de boletos: A conta digital permite a emissão de boletos para pagamentos de taxas, como taxa de condomínio, taxas extras, fundo de reserva, entre outras. Os condôminos recebem os boletos por e-mail ou podem acessá-los diretamente na plataforma; 
• Relatórios financeiros: Por meio da conta digital, o síndico pode gerar relatórios financeiros detalhados, fornecendo uma visão abrangente das receitas e despesas do condomínio. Esses dados facilitam a prestação de contas, tomada de decisões e planejamento financeiro. 

As contas digitais para condomínios visam proporcionar mais praticidade, agilidade, transparência e controle na gestão financeira dos condomínios, simplificando os processos e eliminando a necessidade de deslocamentos físicos para agências bancárias.

Quais são as vantagens de criar uma conta digital para o condomínio?  

Uma conta digital oferece muitas vantagens que a tornam uma opção muito mais viável do que a escolha por uma conta tradicional. Veja alguns exemplos: 

Facilidade de uso 

As contas digitais são criadas com o objetivo de tornar a vida do usuário mais fácil, portanto são intuitivas e de fácil navegação, mesmo para quem tem pouca experiência com tecnologia. 

Isso torna as informações financeiras do condomínio mais acessíveis, bem como a realização de pagamentos e acompanhamento das transações. 

Agilidade nos pagamentos 

Realizar os pagamentos do condomínio é mais rápido e prático com a conta digital.  

Os condôminos podem fazer transferências para o pagamento de taxas e outras contribuições e o pagamento de funcionários e serviços terceirizados também fica mais prático, evitando erros e atrasos. 

Transparência e controle 

Quando o condomínio possui uma conta digital, os dados são mais controláveis e de fácil acesso, fornecendo maior transparência para a gestão. 

Esta visão mais clara permite que o síndico tenha mais confiança para tomar boas decisões e fazer previsões, e também passa mais tranquilidade para os moradores, que também recebem da administração as informações atualizadas com mais rapidez.  

Redução de custos 

Algumas contas digitais já não cobram taxas e tarifas que as contas bancárias tradicionais costumam cobrar, e isso já significa um corte de gastos para o condomínio. 

Outra economia vem com a automação de processos financeiros, que reduz a necessidade de mão de obra e o uso de papel. A longo prazo, essas economias podem ser significativas.  

Integração com aplicativos de gestão e administradoras digitais 

Muitas contas digitais oferecem integração com softwares de gestão condominial, permitindo uma sincronização automática de informações financeiras e otimizando os processos administrativos.  

Segurança e proteção 

Quem tem receio quanto à segurança das contas digitais, pode ficar tranquilo: estas contas geralmente possuem sistemas de segurança avançados, como autenticação em duas etapas e criptografia de dados. 

Isso garante a proteção das informações financeiras do condomínio e dos condôminos contra fraudes e acessos não autorizados. 

Conta digital é melhor do que manter as finanças do condomínio em uma conta pool?  

Para responder a esta questão, é importante entendermos como funciona a conta pool. Uma conta pool é uma conta bancária normalmente utilizada por administradoras, em que os recursos financeiros de todos os condomínios administrados ficam centralizados neste mesmo local.  

Nesse tipo de conta, os pagamentos dos condôminos, como as taxas mensais de condomínio, são depositados e gerenciados em conjunto, normalmente em um banco tradicional. 

Portanto, é por meio da administradora que o dinheiro é normalmente gerenciado, após as orientações do síndico para a realização de pagamentos específicos. 

A conta digital individual já permite um acesso exclusivo às informações do condomínio. Diferente da conta pool, a conta digital não exige a abertura de uma conta bancária em uma agência física, oferece mais recursos para a gestão financeira e garante segurança, por não misturar os valores com outros condomínios, evitando fraudes e outros problemas.  

A modalidade da conta do condomínio pode variar muito conforme a escolha da administradora para o condomínio. 

Algumas administradoras trabalham apenas com conta pool, enquanto outras já indicam seus bancos, físicos ou digitais, que melhor funcionam com a forma de gerenciamento proposto, para a criação de contas individuais. 

De qualquer forma, recomendamos consultar uma administradora ou profissional especializado para obter orientações adequadas em relação à escolha da conta mais adequada para o condomínio, e avaliar os prós e contras. 

>> Veja também: “Como a Administradora Digital pode tornar a gestão condominial mais eficiente e econômica” 

Como abrir uma conta digital para o condomínio? 

Abrir uma conta digital PJ para condomínios pode ser mais simples do que parece, pois a praticidade trabalhada para essa tecnologia já começa na abertura da conta. 

A redução da burocracia e a facilitação dos procedimentos são duas grandes vantagens das contas digitais. 

Se para a administração do seu condomínio é indicada a criação de uma conta digital, é fundamental possuir um CNPJ ativo. Basta também conferir com o contador se o CNPJ fornecido corresponde diretamente ao condomínio e se todas as informações fornecidas estão corretas 

Depois disso, é hora de escolher a melhor instituição financeira. Para isso, considere fazer uma lista dos recursos e funcionalidades essenciais para atender às demandas do condomínio, como recebimento de pagamentos, emissão de boletos, conciliação de pagamentos, relatórios financeiros, entre outros. 

Outra dica é avaliar a reputação do banco digital, além de ler avaliações e opiniões de outros condomínios, fazendo perguntas quanto à facilidade de acesso, segurança, valores e suporte ao cliente,  

Sua administradora pode indicar as mais adequadas ou o síndico pode buscar alguma que atenda às necessidades do condomínio. 

Como funciona a conta bancária do condomínio no TownSq Administração Digital? 

O TownSq é o aplicativo que permite ao síndico ter controle das operações financeiras do condomínio de maneira simplificada e transparente, sem depender de terceiros.  

O dinheiro do seu condomínio fica seguro em uma conta digital exclusiva do banco parceiro que tem mais de 20 anos de experiência no mercado de pagamentos eletrônicos, o Fit Bank. 

Diferente de outras instituições, o Fit Bank oferece operações 100% integradas com o sistema bancário nacional. Ou seja, dispensa intermediários, pois ele está conectado diretamente ao Banco Central.  

Isso possibilita autonomia para o condomínio, que opera como o seu próprio banco, e ainda com as menores taxas. 

Preencha o formulário abaixo para conhecer a administração digital da TownSq e tirar outras dúvidas sobre conta digital para condomínios: