O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!
Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.
Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.
Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.
Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!
Quais as etapas do planejamento financeiro?
Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.
1. Análise da situação atual
A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:
Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
Qual o nível de inadimplência atual;
Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.
A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.
2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias
Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:
Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:
salário dos funcionários;
contas recorrentes, como água, luz, gás;
gastos com materiais de limpeza;
gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.
Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:
gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
troca de equipamentos;
manutenções que não foram previstas.
Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.
3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio
Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.
Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:
bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
realizar pagamentos de despesas de última hora;
entre outros.
4. Considere a previsão da inadimplência
A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.
Lembre-se:
A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.
Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.
Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.
5. Planeje as manutenções preventivas
Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.
Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:
Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.
6. Considere os encargos trabalhistas
Imagine a seguinte situação:
Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.
No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.
Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.
Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.
Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.
7. Apresente a sua previsão orçamentária
Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.
É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.
E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.
Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio
Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:
Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.
Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.
A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!
Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.
No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.
Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!
O que é gestão financeira?
Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.
Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.
Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.
Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.
Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.
Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:
planejamento estratégico;
análises;
controle das atividades financeiras;
e mais.
Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.
Para que serve a gestão financeira?
Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.
Neste sentido, o síndico profissional precisa:
saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
lidar com processos e gestão de pessoas;
e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.
O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.
Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.
Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?
Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.
Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.
Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.
Além disso, a gestão financeira condominial garante:
que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.
6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)
#01: Não ter um bom fundo de reserva
O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.
Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.
Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.
Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.
Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.
Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.
#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo?
As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.
Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.
Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.
Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.
Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.
#03: Não manter o controle da inadimplência
Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.
A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.
Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.
Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.
Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.
#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança
Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.
No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.
Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.
Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:
quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.
É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.
Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.
Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.
Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.
Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.
Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.
#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar
Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.
O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.
9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio
Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:
#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio
Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.
Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.
Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.
#02: Faça auditorias periodicamente
É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.
No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.
Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente
Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.
#03: Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.
Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.
Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.
Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.
#04: Controle os gastos do condomínio
É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.
No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.
Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.
#05: Organize os documentos do condomínio
Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.
Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.
Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.
Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:
Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.
Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.
Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.
#06: Faça um planejamento da emergência
Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.
Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.
#07: Planeje as ações com antecedência
O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.
Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.
Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.
Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.
Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.
É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:
Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.
#08: Evite constituir dívidas e empréstimos
Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.
Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.
Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.
Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.
Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.
Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.
#09: Reduza os desperdícios
Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.
Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.
A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.
Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?
Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.
Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.
Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.
Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.
Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:
#01: Praticidade e ganho de tempo
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.
#02: Gestão financeira facilitada
Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.
#03: Transparência financeira do condomínio
O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.
#04: Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.
#05: Redução de horas extras
Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.
Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.
Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.
#06: Otimização de processos
Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.
Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.
Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:
acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
realizar pagamentos;
acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
conferir o balancete;
realizar a prestação de contas mais rápido;
delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.
Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.
Confira as 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios, otimizar as finanças e tirar o seu condomínio do vermelho. Continue lendo!
Você está procurando caminhos para economizar em um condomínio? Saiba que não basta apenas economizar, mas também garantir segurança e qualidade.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Quer entender mais sobre isso? Continue lendo e veja algumas estratégias, dicas e medidas de como um síndico pode economizar no condomínio.
Veja 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios
#01: Faça a gestão da inadimplência do condomínio
A inadimplência dos moradores pode impactar drasticamente o equilíbrio e a saúde financeira do condomínio, provocando o aumento da taxa condominial.
Isso acontece porque quando um morador deixa de realizar um pagamento, o condomínio precisa garantir o controle financeiro cobrando mais de quem está em dia.
Logo, é preciso ter estratégias para prevenir que essa situação aconteça e saber como lidar com todos os perfis de inadimplentes:
devedor ocasional (aquele que enfrenta problemas pontuais);
devedor negligente (aquele que não é organizado financeiramente);
e o mau pagador (aquele que age com má intenção prévia).
Lembre-se sempre que o morador inadimplente não é o seu inimigo, por isso tente perceber o que aconteceu e analise cada situação de maneira distinta. Veja algumas ações que podem ajudar:
Seja proativo, preventivo e organizado. Se possível, tenha uma planilha ou um sistema com o cadastro de todos os gastos do condomínio, dados dos moradores, bem como informações sobre os devedores. Desta forma, você mantém os custos sob controle e organiza todos os recebimentos;
Mantenha o controle dos atrasos de pagamento. Nesta mesma planilha ou sistema, deixe cadastrado os dados das inadimplências, como os valores não vencidos, valores vencidos e tempo de atraso. Se possível, atualize e revise esses dados mensalmente;
Aja rápido. Em caso de inadimplência, cobre o devedor o quanto antes. Não deixe que a situação piore e torne-se uma bola de neve;
Tente chegar a um acordo com o morador. Se você perceber que a situação do devedor é complicada, tente conversar e fazer um acordo propondo um parcelamento da dívida, por exemplo. Mas lembre-se que esta proposta precisa ser definida na convenção e caso não esteja, deverá ser aprovada em assembleia;
Crie um plano de ação. Caso a cobrança não seja suficiente, certifique-se que você possui um plano de cobrança bem estruturado.
#02: Adote medidas para economizar energia elétrica no condomínio
Uma boa gestão financeira também passa por comportamentos humanos. Inclusive, muitos condomínios ficam no vermelho e não conseguem obter resultados positivos por conta do desperdício de energia elétrica.
Para economizar energia no condomínio, você pode adotar algumas medidas preventivas:
Considere trocar as lâmpadas comuns ou antigas por lâmpadas de LED. As lâmpadas de LED são mais resistentes, eficientes e produzem a mesma quantidade de luz que uma lâmpada comum utilizando até 80% menos energia. É uma ótima opção para diminuir os gastos;
Evite pintar as paredes do hall, corredores e escadas com cores muito escuras. O ambiente exigirá lâmpadas mais fortes para dar conta de iluminar corretamente, ocasionando um maior consumo de energia. Por isso, opte por tintas mais claras;
Se possível, substitua os elevadores antigos por elevadores mais modernos. Elevadores antigos exigem mais manutenções e geram mais gasto com energia, sem contar que não são nada modernos. Apesar de ser um grande gasto de uma única vez, elevadores modernos trarão bons resultados à médio e longo prazo, pois foram pensados para consumir menos energia, gerando uma economia de 40%;
Desligue a luz de alguns pontos do condomínio em horários de pouco uso. Faça um levantamento de todos os pontos, como as quadras, parquinhos, piscinas, academia, etc, e perceba os horários onde geralmente esses locais ficam vazios;
Invista em sensores de presença. Caso o tópico anterior não seja tão eficaz, você também pode optar por instalar sensores de presença que desligam as luzes quando não há ninguém no ambiente;
Prepare campanhas educativas. Incentive os funcionários e moradores a economizarem energia elétrica e colaborarem para a redução de gastos.
#03: Adote medidas para economizar água
Além da energia elétrica, o gasto com água também pode ser um vilão no controle financeiro do condomínio, especialmente quando não há individualização da água, correspondendo a cerca de 15% dos gastos condominiais.
Para ajudar na economia de água, confira a seguir algumas ideias:
Determine horários para regar os gramados. Procure programar a regagem para o período da manhã ou final da tarde, pois são períodos sem a presença forte do sol, evitando a rápida evaporação;
Evite limpar calçadas e garagens com água constantemente. Se possível, priorize outras formas de limpeza e procure lavar esses locais somente em casos específicos;
Instale um sistema de reuso de água. Existem equipamentos básicos que podem auxiliar na captação e reúso da água, como a bacia coletora para o telhado, calhas, coletores, cisterna e etc. A implementação de um sistema desse tipo, pode gerar uma economia de até 40% no consumo de água;
Utilize hidrômetros individuais no condomínio. Cada apartamento ficará responsável pelo seu consumo de água, sendo mais fácil realizar ajustes e adotar o consumo consciente;
Realize inspeções periódicas. Fazer uma inspeção de tempos em tempos é uma excelente maneira de ser proativo e identificar vazamentos e outros problemas antes que eles causem um prejuízo;
Prepare campanhas educativas. Assim como no caso da energia elétrica, incentive que os funcionários e moradores também colaborem na economia de água e redução dos gastos do condomínio.
#04: Realize manutenções preventivas no condomínio
Chega de tratar as manutenções no seu condomínio como um jogo da batata quente, onde o problema passa de mão em mão até explodir no colo de alguém. E esse alguém geralmente é você: o síndico.
Aprender a pensar preventivamente também é uma maneira de contribuir para a redução de despesas a longo prazo, aumentar a vida útil dos equipamentos e evitar surpresas desagradáveis ou imprevistos.
E, além disso, se ocorrer um acidente por falta de manutenção, o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente.
Neste sentido, confira algumas sugestões para manter uma rotina de manutenção preventiva no seu condomínio:
Confira as instruções do manual entregue pela incorporadora. A incorporadora/construtora conhece bem o prédio e os seus equipamentos, por isso ela deve indicar quando, o que e como as manutenções devem ser feitas;
Faça uma lista com todos os equipamentos que precisam de manutenção periódica. A sua lista pode conter os elevadores, extintores, portões eletrônicos, geradores, água, energia elétrica e outros pontos;
Crie um cronograma de manutenção. Cada ponto citado no tópico anterior possui recomendações de seus fabricantes a respeito da periodicidade de manutenção que deve ser realizada neles. Lembre-se de verificá-las e criar um cronograma com antecedência;
Não esqueça dos elementos estruturais. A manutenção também deve englobar as mantas, lajes, paredes e colunas;
Se possível, contrate um engenheiro. Este profissional auxiliará você na implantação de um programa de manutenção preventiva.
#05: Faça uma renegociação dos contratos de prestação de serviços
Uma boa parte dos recursos do condomínio, como os elevadores, limpeza, segurança, portões, etc, requerem contratos de manutenção que, por muitas vezes, são vistos apenas na primeira assinatura.
É importante que o síndico, periodicamente, faça uma revisão de todos esses contratos e renegocie as propostas junto aos seus fornecedores.
Apesar de ser uma pequena atitude, ela pode ajudar a reduzir custos ou mesmo incentivar a procura por novas alternativas que contribuam na economia financeira do condomínio.
#06: Reduza as horas extras dos funcionários
Horas extras não são sinônimos para eficiência, afinal nem todo funcionário que fica até mais tarde em serviço está realmente sendo produtivo.
O artigo 58 da CLT diz que os colaboradores devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas diárias e o acréscimo deve ser de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
No final do mês, essas horas a mais devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo, o que, em excesso, poderá ocasionar mais despesas e também o risco do aumento de rotatividade dos funcionários por conta da quantidade de horas trabalhadas a mais.
Veja algumas dicas para contribuir na diminuição das horas extras e na otimização da gestão dos funcionários:
Realize uma divisão eficiente das tarefas. Preocupe-se em fazer um planejamento das tarefas a serem realizadas por cada trabalhador em um determinado período, garantindo que a divisão seja eficiente e justa para todos, não necessitando que as pessoas trabalhem horas a mais para dar conta de tudo;
Adote um sistema de controle de ponto. Desta forma, você consegue controlar a jornada de trabalho dos funcionários e criar regras e limite de horas extras que podem ser realizadas por cada pessoa;
Acabe com a burocracia. Avalie criticamente a maneira como os processos estão sendo feitos e, se possível, simplifique-os. Desta forma, você vai otimizar o trabalho e as atividades serão feitas mais rapidamente, sem necessidade de horas extras.
#07: Realize um planejamento financeiro bem estruturado
Um condomínio com uma gestão financeira planejada e eficiente garante a prevenção de aumento da taxa condominial, inadimplência e mantém o patrimônio sempre valorizado.
Veja dicas para ajudar nesta etapa:
Tenha ciência das despesas ordinárias e extraordinárias. Para uma gestão eficaz, é preciso listar todas as despesas, a fim de evitar problemas com o fluxo de caixa e conflitos com os moradores. Além disso, ao visualizar todos os custos, você consegue saber o que realmente é relevante e o que pode ser cortado ou substituído;
Preveja a inadimplência. Bem como visto no tópico #01 deste artigo, é importante ter um controle da inadimplência a fim de evitar que isso se torne uma bola de neve e impacte negativamente as finanças do condomínio;
Faça uma comparação com anos anteriores. Se possível, compare os dados financeiros atuais com informações do passado, a fim de utilizar os dados como base para tomada de decisões. Caso o condomínio não tenha dados anteriores, seja proativo e determine um método de organização para facilitar o acesso à sua planilha atual no futuro.
#08: Adote tecnologias que auxiliam na otimização dos recursos
Apesar de todos os tópicos anteriores serem relevantes e possibilitarem ótimos resultados, lembre-se que você ainda é um ser humano e, por consequência, passível de errar.
Afinal de contas, sabemos que a rotina de síndico profissional é complexa e cheia de desafios, por isso, adotar uma tecnologia para condomínios pode ser um fator determinante para automatizar processos burocráticos, mitigar erros e garantir que você terá mais tempo para tomar decisões mais relevantes e efetivas.
Veja o porquê adotar uma tecnologia no seu condomínio:
Transparência e agilidade na gestão financeira do condomínio;
Praticidade para as tarefas do dia a dia, como reservas e chamados para o síndico, por exemplo;
Redução de custos com as taxas administrativas, emissão de boletos, impressões e etc;
Gestão centralizada em um único sistema para condomínios;
Controle das atividades e manutenções do condomínio.
Agora é com você!
Já mostramos todas as dicas essenciais para ajudar você na redução de custos em condomínios, mas está na hora de você começar a aplicar na sua rotina.
Tenha em mente que os resultados não virão da noite para o dia, mas que se você mantiver a organização e realizar as nossas dicas com dedicação, o seu condomínio sairá do vermelho e terá uma melhoria contínua nos processos financeiros internos.
E, é claro, se você adotar a tecnologia como um fator primordial deste processo, poderá se considerar um síndico de sucesso.
Transparência e bom convívio são importantes em qualquer ambiente. Porém, vivendo em um condomínio, essas duas características se tornam fundamentais.
Parte do processo de transparência, a prestação de contas do condomínio anual, é obrigatória conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil. É de atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras de sua gestão.
Separamos aqui algumas dicas e termos para ajudar você a elaborar a prestação de contas de condomínio, deixando os condôminos mais satisfeitos com a sua gestão. Confira:
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é a necessidade da apresentação de relatórios com informações sobre transações econômicas apresentadas dentro de um determinado período.
Esse tipo de documentação precisa conter dados detalhados sobre patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas.
De modo conjunto, é necessário que se apresente toda a documentação original, uma vez que é ela que comprovará as despesas e receitas e assim, irá garantir o valor jurídico à prestação de contas.
De maneira resumida, pode-se afirmar que a prestação de contas é a comprovação de todos os gastos e ganhos de um empreendimento.
Qual é o objetivo da prestação de contas?
A prestação de contas tem como objetivo demonstrar toda a movimentação financeira do condomínio, ou seja, mostrar aos condôminos de onde vêm as receitas, quais são os gastos, o que há de reserva, além de permitir um planejamento para gastos e necessidades futuras.
Quem deve fazer a prestação de contas?
A prestação de contas deve ser feita pelo síndico durante assembleia geral. Isso não significa que toda a montagem e estruturação do processo deve ser feita só por ele.
A administradora do condomínio (caso haja alguma), o subsíndico e até mesmo moradores podem ajudar no desenvolvimento dessa documentação.
Como fazer a prestação de contas de condomínio
Organizar uma apresentação contendo todas as despesas e investimentos de um ano é um desafio que exige preparação. São diversos os documentos que devem ser reunidos e contabilizados.
E, se você é síndico de primeira viagem, é possível que esteja perdido no meio dessa papelada toda. Por isso, decidimos explicar cada um desses documentos essenciais que devem ser entregues na hora da prestação de contas do condomínio:
1. Relatório do Orçamento
Deve-se revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no início da gestão e comparar com o que foi feito, analisando a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
2. Relatório de Receitas
O documento divide-se em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes. Neste último, deve-se acrescentar multas por atraso na taxa condominial. Outra possível receita é o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio.
3. Relatório de Despesas
Para facilitar o entendimento, faça uma divisão desse relatório em três contas:
Fixas: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos, e outros itens que têm sempre valores muito próximos mensalmente;
Variáveis: manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal;
Extras: obras ou consertos extraordinários.
É recomendável já informar despesas de emergência, para que, assim que aprovada a prestação de contas, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.
4. Balancete
É o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. A prestação de contas pode ser feita de forma mensal, através desse documento.
Saldo do mês: é a diferença entre as receitas e despesas do mês vigente.
Saldo atual: é o total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo mês atual.
5. Inadimplência
Divulgar as métricas relevantes sobre o assunto, como porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
Quando o síndico deve prestar contas?
Essa é outra dúvida de muitos condôminos. A prestação de contas do condomínio normalmente deve ocorrer de maneira mensal, mas pode variar de acordo com a lei do condomínio, que pode, inclusive permitir que a prestação de contas seja realizada apenas durante a assembleia geral ou então durante situações extraordinárias, onde pode haver uma ação de prestação de contas do condomínio.
Planilha de prestação de contas de condomínio
Agora que você já conhece os documentos que precisam estar na sua prestação de contas, é essencial compreender como organizar essas informações. Os condomínios organizam toda a documentação em uma pasta.
Online ou física, a pasta nada mais é que um arquivo onde se encontra todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio durante determinado ano.
É preciso esclarecer que, sendo um documento do condomínio, a pasta deve estar acessível a todos os moradores. O síndico e os conselheiros têm prioridade, mas qualquer pessoa que reside no prédio pode verificar o conteúdo.
Para melhorar a organização do síndico, sugerimos que você utilize uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio. Dessa forma, a atualização de movimentações financeiras é mensal e você pode compartilhá-la com os condôminos. Assim como os documentos, essa planilha pode estar acessível para todos os moradores.
Ao montar a pasta de prestação de contas, é interessante fazer um resumo do que está sendo especificado nos documentos daquele mês. Desta forma, você facilita o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.
Prazo para prestação de contas de condomínio
Segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e quando exigido – ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.
Apesar desse detalhe na lei, existem profissionais do meio jurídico que defendem que um condômino sozinho não possui legitimidade para propor uma ação de prestação de contas. De acordo com esses especialistas, o síndico só deve prestar contas perante a assembleia como um todo. Independentemente da interpretação da legislação, o síndico deve prezar pela transparência e permitir ao menos o acesso dos moradores à pasta de prestação de contas.
A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.
O ideal é que se utilize o início do ano, o período de janeiro a março, para realizar a AGO. Entretanto, cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Se o síndico não convocar uma assembleia de condomínio para apresentar a prestação de contas, os moradores têm o direito de convocar uma assembleia a partir de um abaixo-assinado com a assinatura de um quarto dos condôminos, conforme prevê o Art. 1.350.
Uma dúvida recorrente é: qual o prazo para exigir a prestação de contas de síndicos anteriores? Se apresentação anual não for feita, o prazo de prescrição da prestação de contas em condomínio é de três anos, conforme explica o Art. 206 § 3o.
Como apresentar a prestação de contas do condomínio?
Por mais que você tenha todas as informações documentadas e completas, se não as apresentar de forma acessível, pode deixar dúvidas ou mesmo maus entendidos. Esse cuidado e organização aumenta a credibilidade e confiança no síndico, gerando mais andamento e fluidez.
Aqui estão algumas dicas para a prestação de contas em condomínio:
1. Prepare-se antes do dia da reunião
Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.
2. Prepare um material de apoio para entregar aos condôminos
A prestação de contas possui muitas informações e nem todos os moradores vão conseguir lembrar tudo o que foi citado. Portanto, elabore um material para acompanhar a sua apresentação. Além disso, planilhas de gastos e outros assuntos podem ser incluídos nesse material.
3. Prepare uma apresentação visualmente estimulante
Nada de tédio e textões! Use gráficos, compare informações de anos anteriores com o atual. Tome cuidado para que o material entregue e sua apresentação sejam complementares – e não repetidos.
4. Divida tudo em categorias
Para evitar o amontoamento de informações, separe os valores em categorias. Por exemplo: custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, etc.
Glossário de termos contábeis para prestação de contas
Para ajudar os diversos síndicos de primeira viagem Brasil à fora, preparamos uma relação com os principais termos contábeis que você precisa conhecer para realizar uma prestação de contas em condomínio de qualidade. Confira:
Receita: é todo dinheiro recebido. No caso do condomínio, são as taxas condominiais, rateios para despesas extras e outra fonte de renda que existir.
Despesas: é tudo o que o condomínio gastou, desde o pagamento dos funcionários, manutenção das áreas comuns, até aqueles custos extraordinários que não estavam previstos no orçamento inicial do condomínio.
Resultado do exercício: total das receitas menos o total das despesas ocorridas durante aquela gestão.
Resultado corrente: é o total das receitas menos o total das despesas, não contando com as despesas e receitas extraordinárias. Este resultado é importante para planejar o orçamento do próximo ano.
Resultado transitado: são os valores vindos do ano anterior, ou seja a soma do saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa, transitados do Exercício anterior.
Resultado a transitar: são os valores do ano em questão mais o resultado transitado. Este resultado será distribuído pelo saldo da Conta à Ordem, Conta Poupança Condomínio e Caixa no último dia do ano.
Qual o papel do Conselho Fiscal na prestação de contas do condomínio?
O conselho fiscal do condomínio, formado por parte dos membros da diretoria, é responsável por averiguar todos os gastos feitos ao longo do ano. É ele que orienta sobre todo o recurso utilizado. Normalmente, o conselho faz uma reunião mensal para avaliar a pasta juntamente com o síndico.
É fundamental esclarecer que o papel do Conselho é apenas para assessorar o síndico ao longo do ano. A prestação de contas é voltada aos condôminos.
Se você ainda não tem muita prática com a prestação de contas, uma ótima saída é contratar uma administradora de condomínio, o serviço de um contador ou até mesmo utilizar um sistema de gestão de condomínio – como o TownSq. Assim você pode otimizar mais seu tempo e focar em outras tarefas.
Ao contrário do que muitos pensam, o fundo de reserva não é apenas uma poupança do condomínio. A medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial. Por isso, é preciso que o síndico compreenda a função e a jurisprudência do fundo de reserva do condomínio. Além disso, também é importante entender como usá-lo corretamente. Vamos lá?
O que é o fundo de reserva?
Em síntese, o fundo de reserva é um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos porvir. Sua principal função é dar suporte financeiro para futuros investimentos do condomínio, como obras e manutenções ou pagamento de despesas emergenciais.
Para que serve o fundo de reserva do condomínio?
A sua principal função é dar suporte financeiro para futuros investimentos do condomínio, como obras e manutenções ou pagamento de despesas emergenciais.
Fundo de reserva do condomínio: como pode ser usado?
O fundo de reserva pode ser usado para bancar despesas que são emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária anual. Como exemplo, pode-se utilizar o fundo de reserva para consertar problemas causados por vazamentos entre apartamentos. Ou então, pagar pela instalação de um sistema de segurançanovo para o condomínio.
Embora não seja adequado, a quantia também pode ser utilizada para custear despesas ordinárias do condomínio caso o empreendimento entre em situação de emergência. No entanto, essa medida só pode ser tomada com o aval da assembleia geral e autorização da convenção do condomínio. Nesses casos, o síndico deve se responsabilizar para repor o saldo antes existente.
Fundo de reserva do condomínio: legislação
É a Lei nº 4.591/64, mais conhecida como Lei do Condomínio, que instituiu a cobrança do fundo de reserva. Segundo a lei, é a convenção o documento que determina as normas acerca da quantia.
Isso significa que o Código Civil brasileiro não regula pormenores sobre o fundo de reserva. Portanto, a cobrança e a utilização dos valores devem ser realizados conforme as regras da legislação interna do condomínio. É a convenção do condomínio que determina:
O valor da contribuição conforme porcentagem da cota condominial (geralmente 5% a 10%);
Se a cobrança será feita por prazo indeterminado ou por um determinado período;
Qualquer mudança no fundo de reserva deverá ser feita em reunião do condomínio. Da mesma forma, caso a convenção não ofereça informações sobre o assunto, é necessário aprová-las em assembleia. Para ambas as situações, o quórum necessário é de dois terços dos condôminos.
Quem deve pagar o fundo de reserva o inquilino ou o proprietário?
A contribuição para o fundo de reserva é obrigatória a todos os condôminos. Ou seja, todos os proprietários de unidades condominiais devem colaborar para a arrecadação. Como citado anteriormente, a cobrança deve ser feita conforme o estipulado pela convenção e regimento interno.
Participação do inquilino
Uma dúvida recorrente em condomínios é sobre quem é o responsável por pagar o fundo de reserva: inquilino ou proprietário. De acordo com a Lei nº 8.245/91, a quantia só deve ser paga pelo inquilino quando for necessária a reposição deste, seja ela parcial ou total. Isso quer dizer que, caso o condomínio precise utilizar o dinheiro para realizar uma obra emergencial, é o locatário quem deverá participar do custeio das despesas. Porém, isso só pode ocorrer se a utilização do fundo de reserva houver ocorrido durante o período da locação.
Por outro lado, a constituição do fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário do imóvel. Ou seja, é o locador quem paga mensalmente o valor, segundo a Lei do Inquilinato.
Quem deve pagar o fundo de obras?
De acordo com o Art. 22 da Lei do Inquilinato, é de responsabilidade do locador pagar as despesas extraordinária do condomínio e o fundo de obras está incluso nesse tipo de despesas, por isso, o proprietário do imóvel é o responsável pelo pagamento do fundo de obras.
Conforme o Art. 22 da Lei do Inquilinato, é de responsabilidade do locador pagar as despesas extraordinárias do condomínio. Como o fundo de obras e reformas em condomínio são consideradas despesas extraordinárias, quem deve pagar as obras em condomínio, pintura das fachadas é o locador. O inquilino só precisa pagar as despesas ordinárias do condomínio.
Quanto deve ser o fundo de reserva?
Conforme citado, é a lei nº 4591/62 que é responsável pela cobrança do fundo de reserva, e segundo ela, é a convenção que determina as quantias. Normalmente, o fundo de reserva é estipulado entre 5% e 10% da arrecadação condominial.
Como o fundo de reserva pode ser usado?
É essencial garantir que o dinheiro não seja desvalorizado. Logo, é fundamental que o condomínio aproveite para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança. Contudo, a aplicação só deve ser feita em aplicações de curto prazo, que permitem o resgate de forma prática e a qualquer momento. Por fim, é necessário destacar que o fundo de reserva deve ser depositado em uma conta diferente da conta bancária do condomínio voltada para despesas. Sem dúvida, isso fornece uma maior transparência à gestão financeira e ainda torna a contabilidade mais fácil.
Fundos de reserva específicos
Por outro lado, o condomínio também pode criar fundos de reserva para uso específico. Essa medida tem o intuito de arrecadar dinheiro suficiente para a realização de alguma reforma planejada. Em outras palavras, é como se o condomínio estipulasse uma meta financeira a ser alcançada para cumprir uma demanda.
Para ilustrar, é possível criar um fundo de instalação de um elevador novo no condomínio. Por ser uma compra de valor bastante alto, o caixa específico para isso ajuda o condomínio a organizar as finanças para alcançar o objetivo. Da mesma forma, é possível criar fundos voltados para obras.
Dessa maneira, é possível guardar um dinheiro para realizar reformas importantes no condomínio sem comprometer outras operações de rotina. Alguns exemplos de fundos especiais são:
Fundo para pintura da fachada;
Fundo para equipagem (diversas compras básicas, comum em condomínios novos);
Fundo de obras.
Os fundos específicos só podem ser criados mediante votação, com quórum de ao menos dois terços dos condôminos.
Como calcular o valor do fundo de reserva?
Como citamos anteriormente, a contribuição para o fundo de reserva é calculada com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial. Geralmente, essa porcentagem fica entre 5% a 10% da cota condominial.
Para deixar as coisas mais didáticas, vamos utilizar um exemplo hipotético. Em um condomínio cuja taxa condominial tem valor de R$ 500, a contribuição fica entre R$ 25 e R$ 50.
No entanto, nada impede que o condomínio possua uma porcentagem ou cálculo diferente na arrecadação do fundo de reserva. Da mesma forma, isso é possível desde que seja estipulado pela legislação interna.
Também é possível que o condomínio crie novas medidas para estimular o crescimento das arrecadações, seguindo as normas condominiais. O síndico pode definir que os valores cobrados relativos às multas sejam depositados na conta do fundo de reserva.
Devolução fundo de reserva do condomínio
Para finalizar, devemos destacar que nenhum valor do fundo de reserva poderá ser devolvido. Ao fazer a contribuição, o condômino autoriza que a quantia se torne propriedade do condomínio. Mesmo que a unidade seja vendida ou alienada, não existe restituição do dinheiro do caixa aos condôminos.
Por sua vez, a cobrança de fundo de reserva por associação de moradores deve ser realizada conforme as normas do estatuto da instituição.
Depois de decidir o melhor modo de fazer o fundo de reserva do condomínio que você gerencia, apresente a proposta para a assembleia e boa sorte! Com um bom planejamento, é possível garantir uma boa gestão financeira no condomínio.
Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas. Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação. Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais. Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis. Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:
Agilidade na emissão dos boletos;
Proteção contra fraudes;
Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.
O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?
O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário. Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.
Como operacionalizar tudo isso?
Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico.Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado. O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores.O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes. Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário. O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.
Como é o controle de pagamento?
Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança. Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.
Como os clientes recebem os boletos?
Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail. A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco. Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora. Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.
Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.
