Você sabe como fazer acordo de dívida de condomínio?
Se a resposta for não, fique tranquilo.
É mais do que comum encontrar situações em que os condôminos estão passando por dificuldades, não conseguem pagar as taxas condominiais e ficam sem saber o que fazer para resolver esse problema.
Por isso, hoje vamos explicar como negociar o condomínio atrasado e resolver as suas principais dúvidas. Continue lendo!
Como fazer acordo de dívida de condomínio?
Para negociar o condomínio atrasado, o condômino pode solicitar o total da dívida atualizada ao síndico e perguntar sobre as suas possibilidades de parcelamento em uma conversa amigável.
Caso não seja possível resolver desta forma, o ideal é procurar um advogado condominial e fazer uma proposta de parcelamento ao condomínio, mostrando a disponibilidade em realizar o pagamento dos débitos em atraso dentro das suas possibilidades.
Quem responde por dívida de condomínio?
De acordo com a lei, as dívidas do condomínio recaem sempre sobre o imóvel.
Isso significa que se a unidade for vendida, mas as dívidas não tiverem sido pagas, então os débitos se tornam de responsabilidade do novo condômino, mesmo que elas já tenham sido cobradas judicialmente.
O art. 1.345 do Código Civil diz:
“O adquirente de unidade responde pelos débitos do alienante, em relação ao condomínio, inclusive multas e juros moratórios”.
Então, quem responde pela dívida do condomínio é sempre o atual dono do imóvel.
Em quanto tempo prescreve a dívida do condomínio?
Até alguns anos atrás, esse tipo de dívida costumava prescrever depois de 10 anos de cobrança.
Essa ação era baseada no Código Civil, que dizia:
Art. 205. A prescrição ocorre em dez anos, quando a lei não lhe haja fixado prazo menor.
Neste caso, a legislação aplicava a dívida que não era abordada no texto da lei e, portanto, recebiam um prazo genérico.
O relator do caso, ministro Luis Felipe Salomão, disse:
“Na vigência do Código Civil de 2002, é quinquenal o prazo prescricional para que o condomínio geral ou edilício (horizontal ou vertical) exercite a pretensão de cobrança de taxa condominial ordinária ou extraordinária constante em instrumento público ou particular, a contar do dia seguinte ao vencimento da prestação.”
Quem não paga a taxa de condomínio pode perder o imóvel?
Caso não seja possível fazer uma negociação entre o condômino e o condomínio ou quitar as dívidas, mesmo que de forma parcelada, o imóvel pode ser penhorado pela Justiça.
Essa é uma decisão baseada no art. 5º da lei 8.009/90, que diz que as taxas condominiais são a única exceção para a penhora de um bem familiar.
O art. 1.715 do Código Civil também diz:
“o bem de família é isento de execução por dívidas posteriores à sua instituição, salvo as que provierem de tributos relativos ao prédio, ou de despesas de condomínio”.
Com essa ação de penhora, o imóvel vai a leilão e o dinheiro arrecadado é utilizado para o pagamento dos débitos do condômino e o restante do valor é devolvido ao proprietário ou à família.
Contabilidade é um dos temas da gestão condominial que mais causa dor de cabeça no síndico, no conselho fiscal e nos condôminos. Uma das dúvidas mais recorrentes é se é necessário contratar um contador para o condomínio.
Condomínio com CNPJ precisa de contador? Escritório de contabilidade pode administrar condomínio? Como fazer a contabilidade do condomínio? Descubra as respostas para estas perguntas com esta publicação! Confira:
Condomínio precisa de contador?
Primeiramente, vamos responder essa questão que causa muita confusão nas diretorias dos condomínios. Legalmente, não existe nenhuma lei que obrigue o condomínio a contratar os serviços de um contador, mesmo que o empreendimento possua um CNPJ ativo. Da mesma forma, não há nenhuma norma do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que determine a presença de um contador atuando em condomínios.
No entanto, isso não quer dizer que condomínios estão isentos de entregar a prestação de contas aos condôminos. O Novo Código Civil, Art. 1348, estipula que:
Art. 1.348. Compete ao síndico: (…) VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas; (…)
Isso significa que faz parte das atribuições do síndico prestar contas à assembleia geral ao menos uma vez por ano. Além disso, a lei também determina que é tarefa do síndico elaborar o orçamento de receitas e despesas condominiais, bem como agir contra a inadimplência.
Logo, é o síndico o responsável por fazer a gestão contábil do condomínio. Porém, assumir o compromisso sem um mínimo de conhecimento no assunto pode causar sérios problemas ao empreendimento e ao próprio síndico. O gestor pode ser penalizado por erros que aconteçam, podendo até sofrer processos civis e criminais.
Esta mesma lei que determina as obrigações do síndico também define que o gestor tem o direito de transferir as tarefas administrativas para outra pessoa ou empresa. Ou seja, o Art. 1348 deixa claro que o síndico pode contratar um contador para o condomínio ou os serviços de um escritório de contabilidade. Porém, a lei explica que essa medida só pode ser realizada mediante aprovação da assembleia e desde que a convenção condominial autorize.
Por isso, é prudente apostar na contratação de um profissional confiável que possa cuidar da contabilidade do condomínio. Seja um contador autônomo, através de um escritório de contabilidade ou uma empresa administradora. Somente assim é possível compreender qual a verdadeira situação patrimonial, econômica e financeira do empreendimento.
Responsabilidades do contador de condomínio
Antes da contratação, é fundamental que o síndico saiba quais são as responsabilidades de um contador para condomínios. São elas:
Fiscalizar todas as operações financeiras realizadas pelo condomínio;
Denunciar quando há erros, riscos e/ou fraudes nas contas;
Elaborar mensalmente os demonstrativos financeiros e o balancete;
Organizar e armazenar os documentos fiscais do condomínio.
Atividades como emitir boletos para o pagamento das cotas condominiais ou elaboração da folha de pagamento podem ser atribuídas ao contador. Entretanto, essas questões podem variar conforme o contrato firmado entre profissional e condomínio.
É importante lembrar, no entanto, que mesmo com a presença de um contador, o síndico ainda é o principal responsável legal pelo condomínio e possui responsabilidades civis sobre eventuais problemas que possam ocorrer. No caso de erros ou fraudes cometidas pelo contador, o gestor poderá ser responsabilizado também. Por causa disso, é essencial que o síndico e o conselho fiscal mantenham-se atentos ao trabalho do contador e realizem auditorias com frequência.
Escritório de contabilidade pode administrar condomínio?
A não ser que a convenção condominial se oponha, escritórios de contabilidade podem administrar condomínios. Legalmente, o Código Civil não impõe nenhum impedimento sobre o tipo de empresa autorizada para auxiliar o síndico na administração condominial.
Dessa forma, fica a cabo do próprio condomínio definir qual a prestador de serviço será escolhido para dar suporte no dia-a-dia administrativo. Assim, tanto escritórios de contabilidade, quanto contadores autônomos podem administrar condomínios.
Como fazer a contabilidade do condomínio?
Ao realizar a contabilidade para condomínio de forma independente, é necessário tomar conta dos seguintes fatores:
Organização dos documentos fiscais.
Uma pasta de contabilidade organizada já é meio caminho andado para uma boa gestão condominial. Alguns documentos precisam ser guardados por pelo menos cinco anos, como:
Entregar DARF, DIRF, RAIS e demais obrigações fiscais.
Elaborar demonstrativos e balancetes
Em suma, os demonstrativos e balancetes são documentos entregues mensalmente à diretoria e aos condôminos que trazem a relação completa dos gastos e receitas do condomínio.
Estes arquivos são feitos com base na análise das movimentações financeiras, taxa de inadimplência e devem ser assinados pelo contador responsável. Assim sendo, essa é a etapa da contabilidade que traz mais alívio aos condôminos, pois garante transparência e mostra a real situação do empreendimento.
Escrituração contábil de condomínio é obrigatória?
Por fim, vamos falar sobre escrituração contábil do condomínio. Para os que não sabem, escrituração contábil é um registro cronológico de todos os fatos contábeis que ocorreram com um empreendimento.
Também conhecida como “escrituração tributária” ou “escrituração fiscal”, esse arquivo tem a finalidade de servir como uma memória ou registro histórico de uma empresa ou entidade. E, dessa forma, facilitam o trabalho de gestores e fiscais. A escrituração contábil é obrigatória para empresas dos mais variados portes. Em contrapartida, não existe legislação ou norma do CFC que torne a escrituração contábil obrigatória para condomínios.
Resumindo, o condomínio não é obrigado a contratar um contador, bem como realizar a escrituração contábil.
No geral, a contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a gestão condominial e garantir o bem-estar de todos os moradores. No fim das contas, contadores facilitam o trabalho do síndico, proporcionando mais transparência e segurança.
Faça a gestão de acordos e acesse a situação da inadimplência do condomínio de maneira centralizada em um só lugar.
Agora você não precisa mais fazer a gestão da inadimplência no escuro ou continuar esperando por dias até que as informações sejam enviadas pela administradora. Continue lendo para saber mais sobre esta nova atualização.
Confira a situação atual da inadimplência do condomínio em uma única tela
A partir de agora, você terá acesso a uma funcionalidade exclusiva para a gestão da inadimplência do seu condomínio. Reunimos todas as principais informações de inadimplência relevantes para síndicos em um mesmo lugar, ou seja: o síndico gasta menos tempo se preocupando com a inadimplência e foca em outras tarefas importantes
Ao acessar esta tela, você verá as seguintes funcionalidades:
Filtro de período
Aqui você poderá escolher o período desejado e ter acesso às informações da inadimplência.
Visão geral
Uma vez definido o período, a visão geral apresentará um quadro indicativo do total de inadimplentes daquele período, o total de unidades devedoras e também a taxa de inadimplência do condomínio.
Índice de inadimplentes
Você não precisa mais ficar esperando que a administradora envie o índice de inadimplência atual do seu condomínio.
Esta tela apresenta o índice de inadimplência de maneira automática. Este gráfico é formado pelos números referentes ao:
valor acumulado da dívida dos condôminos inadimplentes;
acompanhamento por mês, indicado pela linha azul;
e, por fim, uma comparação com o período anterior, a fim de mostrar se a inadimplência subiu ou diminuiu.
Arrecadação inadimplente
No lado direito da tela, você terá acesso aos três quadros sobre a arrecadação inadimplente. Neles, você poderá visualizar:
Valores previstos a serem arrecadados (no período do filtro);
Valores que ainda constam como pendentes de pagamento;
E, por fim, a diferença entre o valor previsto (cotas geradas para pagamento), menos o valor ainda não pago pelos condôminos (valor inadimplente).
Acesse a lista de inadimplentes e dos acordos em negociação de maneira facilitada
Se antes, você precisava ficar esperando a administradora enviar todas as informações sobre a inadimplência do condomínio, agora você tem acesso à lista dos acordos de negociação de inadimplência vigentes e à lista com as informações das unidades inadimplentes com apenas alguns cliques. Veja.
Visualize todos os acordos em negociação com um clique
Ao clicar em “Visualizar acordos”, você terá acesso a uma lista de todos os acordos que estão em aberto no período indicado por você anteriormente.
Selecione uma das unidades para visualizar:
acordos em andamento na unidade selecionada;
acordos quitados na unidade selecionada;
status de adimplência da unidade.
Cada novo acordo é identificado por um número. Ao clicar neste número, você consegue visualizar todas as informações referentes ao acordo, como:
situação;
data de vencimento;
valor em negociação;
identificação do boleto;
número das parcelas;
status (em andamento, em atraso ou quitado);
e o histórico de contato entre a gestão do condomínio e a unidade inadimplente.
Além de visualizar todas estas informações, você também poderá gerar um relatório. Basta clicar em “gerar relatório” e escolher o período, unidade (opcional) e o formato do relatório (PDF ou Excel).
Visualize a lista das unidades inadimplentes facilmente
Clicando em “Visualizar inadimplentes” você tem acesso à lista das informações das unidades inadimplentes no condomínio.
Assim como na lista de acordos, cada unidade inadimplente também possui um número de identificação. É possível visualizar as informações sobre a unidade inadimplente clicando nele.
Nesta tela, você verá as seguintes informações sobre a unidade inadimplente:
nome do condômino;
unidade;
situação (adimplente ou inadimplente);
data de vencimento original;
valor original;
correção, juros e multas;
e o valor total da dívida.
Além disso, ao clicar no botão “Registrar contato”, é possível registrar as informações dos contatos de negociação e de notificação de inadimplência daquela unidade. Você poderá incluir informações, como:
tipo de contato;
data e hora do contato;
boleto relacionado;
assunto;
e anexar arquivos neste registro.
Renegociação da dívida
Na mesma tela de informações da unidade inadimplente, é possível editar detalhes da negociação com a unidade, clicando no botão “Renegociar dívida”.
Somente o usuário Super (Operação da TownSq) será capaz de alterar os valores da dívida, mas o síndico consegue agilizar a renegociação da dívida, parcelando os valores originais devidos, adicionando juros, multas e correção monetária.
Mesmo com essa possibilidade, a recomendação é contratar um escritório especializado para realizar a cobrança das cotas em atraso, pois esta funcionalidade não tem a intenção de substituir um profissional responsável pelo processo de cobrança, mas sim otimizar o tempo do síndico nesta atividade que, antes, era realizada manualmente por e-mail.
Por fim, também é possível gerar um relatório com as informações das unidades inadimplentes, nas mesmas dimensões que o relatório de acordos em andamento.
Principais vantagens em realizar a gestão da inadimplência em uma única tela
Esteja sempre informado sobre a situação da inadimplência do condomínio
Este novo recurso permite que você esteja sempre informado sobre as informações e relatórios da situação da inadimplência do condomínio.
Isso significa que você não precisa mais entrar em contato, mandar diversos e-mails, pedir informações e aguardar a sua entrega durante alguns dias.
As informações estarão a poucos cliques de distância e, em segundos, você obterá acesso aos dados mais relevantes para tomar decisões na sua gestão condominial.
Tenha autonomia para acessar os dados do condomínio
Não será mais necessário solicitar a uma segunda ou terceira pessoa para ter acesso aos números mais significativos para a sua gestão.
Você será capaz de, sozinho, visualizar os números e atualizar as informações das negociações feitas com a unidade inadimplente.
Renegocie dívidas sem burocracia e demora
Os recursos da plataforma são intuitivos e fáceis de navegar, portanto você conseguirá renegociar as dívidas em atraso de forma simples.
Além de promover agilidade e diminuir a burocracia para resolver situações críticas no condomínio, você também poderá oferecer uma gestão baseada na segurança dos dados da comunidade, já que os valores originais não poderão ser alterados.
O histórico será guardado em um sistema seguro e 100% digital
Os acordos de dívidas que estavam em andamento em uma administradora antiga, poderão ser cadastrados no TownSq e não serão perdidos.
O histórico dos pagamentos inclui a visualização do status em cada situação: boleto mensal e boleto de acordo.
Além disso, também é possível anexar documentos do escritório de cobrança e o registro dos contatos realizados com o inadimplente, mantendo tudo centralizado no sistema para conhecimento dos próximos síndicos.
Se você é síndico, provavelmente já se perguntou como cobrar condomínio do inquilino, certo? Neste artigo, você encontrará as principais respostas sobre este assunto.
Você se identifica com esta situação?
Uma unidade do seu condomínio está alugada, porém o inquilino não está realizando o pagamento das taxas condominiais.
Ao entrar em contato com o proprietário da unidade, ele também alega que não está recebendo os pagamentos dos aluguéis e, portanto, não pode pagar o condomínio.
E agora? Como lidar com esta situação? Continue lendo para conferir a resposta.
Quem deve pagar o condomínio: o inquilino ou o proprietário?
De acordo com a Lei do Inquilinato, o inquilino deve arcar com todas as despesas ordinárias do condomínio.
Isso significa que é o inquilino quem paga todos os custos relacionados à manutenção do prédio, o que, geralmente, está incluso na taxa de condomínio. Veja alguns exemplos:
salários, encargos trabalhistas, contribuições previdenciárias e sociais dos empregados do condomínio;
consumo de água e esgoto, gás e luz nas áreas comuns;
limpeza, conservação e pintura das instalações e dependências de uso comum;
manutenção, conservação e reparos das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança, de uso comum;
manutenção e conservação das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer;
manutenção e conservação de elevadores, porteiro eletrônico e antenas coletivas;
rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação.
No entanto, fique atento: ainda que o inquilino seja responsável pelas despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade do pagamento das taxas condominiais é do proprietário.
Então, quando o inquilino deixa de pagar as taxas, a cobrança deve ser enviada ao condômino.
Quando o inquilino começa a pagar o condomínio?
Uma das principais dúvidas dos inquilinos, condôminos e síndicos é se a taxa condominial é paga antes ou depois do morador usar a moradia.
Neste caso, é importante ficar atento à data de fechamento das contas do condomínio e realizar o pagamento de forma proporcional.
Por exemplo:
Se o inquilino se mudou para o condomínio no dia 25 de março e as contas fecham no dia 30, então o inquilino precisa realizar o pagamento da taxa referente aos 5 dias em que esteve no local antes do fechamento das contas.
Digamos que a data de vencimento do boleto neste caso é o dia 7 de abril. Até esta data, o inquilino pagará o valor proporcional do dia 25 a 30 de março.
No mês seguinte, 7 de maio, ele começará a pagar o valor completo referente ao mês anterior.
Vale lembrar que em caso de desacordo ou outros problemas entre as partes, é recomendado procurar um advogado que possa auxiliar nesta situação.
O que fazer se o inquilino não pagar o condomínio?
Mesmo que o contrato de locação afirme que o inquilino é responsável pelo pagamento das taxas condominiais, a cobrança das taxas ainda deve ser enviada ao condômino.
A obrigação da taxa de condomínio sempre vai recair no proprietário, já que o imóvel constitui garantia da quitação e pode, inclusive, ser objeto de penhora judicial.
Então, caso o inquilino não pague o condomínio, o débito condominial deverá ser pago pelo proprietário.
Após, o condômino poderá cobrar o valor diretamente ao inquilino. O que pode ser feito de duas formas:
Lembre-se que o contrato de locação é assinado entre o proprietário da unidade e o inquilino e, portanto, não envolve o condomínio.
Caso o inquilino saia devendo ao condomínio, a cobrança deve ser feita ao proprietário para que ele possa resolver a situação com o inquilino ou realizar o pagamento.
O balancete de condomínio é um documento contábil, no qual consta um resumo de todas as despesas, receitas, saldo inicial e final do condomínio, referente a um período, que pode ser semanal, quinzenal ou diário. Continue lendo para saber mais!
O balancete é um demonstrativo não obrigatório, porém de extrema importância, já que tem a função de garantir a transparência da gestão financeira do condomínio, monitorar todos os dados e certificar que os valores gastos correspondem às demandas do condomínio.
Com este documento, o síndico pode acompanhar de perto a saúde financeira do condomínio e garantir que a previsão orçamentária e o planejamento financeiro serão realizados conforme o planejado.
Portanto, é fundamental não esquecer do balancete e sempre deixar claro aos condôminos que as práticas condominiais acontecem com honestidade, transparência e seriedade, inclusive os convidando a estarem atentos às finanças do condomínio.
Neste artigo você vai entender como fazer um balancete, quem é o responsável pela sua produção e assinatura e mais. Veja a seguir.
Como fazer um balancete de condomínio?
Fazer um balancete de condomínio mensalmente não é nenhum bicho de 7 cabeças, principalmente se você é um síndico organizado.
Afinal de contas, um bom balancete é aquele que é simples, fácil de ler e de compreender todas as informações. E isso só pode ser feito quando:
os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários estão em locais de rápido acesso;
e quando todas as outras informações importantes do condomínio são acessíveis.
Agora que você entende que a organização é o primeiro passo para fazer o balancete do condomínio, veja como ele é feito nestas duas situações:
Como o balancete era feito nas administradoras tradicionais
O síndico faz a gestão financeira condominial durante todo o mês;
Caso o condomínio possua um contador, ao final de cada mês, o síndico envia os comprovantes de pagamento, notas fiscais, contratos, boletos e outros documentos financeiros para a administradora;
Caso não tenha contador, o síndico envia por e-mail ou por malote (via motoboy) as notas para pagamento, a administradora executa estes pagamentos e monta a pasta contábil para o condomínio (ou “balancete”) com os documentos que possui. Algumas administradoras não incluem comprovante de pagamento, outras sim;
Se o síndico enviar os documentos para a administradora realizar os pagamentos, então, com a documentação em mãos, ela vai lançar todas as despesas no sistema, agendar as datas de pagamento, gerar os relatórios e devolver ao condomínio em forma de um livro. Este é o balancete;
O síndico e o conselho fiscal recebem esse livro e podem conferir toda a movimentação financeira do condomínio durante o mês, contendo os extratos bancários, inadimplência, acordos e mais;
Por fim, esse documento também deverá ser levado à reunião de assembleia geral ordinária, que acontece anualmente, para a prestação de contas e, mensalmente, fica disponível para análise pelo conselho ou, quando não há conselho, para a comunidade consultar.
Já existe uma opção mais segura e eficiente para o seu condomínio: o TownSq Administração Digital
Além de ter acesso ao saldo do condomínio atualizado, toda a comunidade tem fácil acesso ao balancete;
Basta selecionar o relatório, digitar o e-mail para o qual você deseja enviar o PDF e escolher o período dos dados (por exemplo: balancete de janeiro);
Em seguida, acesse o e-mail e confira o documento com o compilado dos saldos, extratos de todas as contas, despesas, comprovantes e datas de pagamento;
Como está disponível para todos, você não precisa se preocupar em enviar ao Conselho, aos moradores ou deixar impresso. Todos podem acessar livremente direto no sistema, a qualquer momento. Tudo 100% online.
Além disso, você não precisa esperar para ter acesso aos dados, o que, consequentemente, gera decisões mais rápidas, otimização do seu tempo e maior eficiência.
Como deve ser o balancete do condomínio?
O balancete do condomínio faz parte da pasta de prestação de contas e deve apresentar:
todas as despesas do mês;
todas as receitas do mês;
o saldo mensal;
o saldo atual do condomínio;
o extrato completo de todas as contas do condomínio, incluindo contas de fundo de reserva, notas e seus comprovantes de pagamento.
Quando pronto, o balancete será analisado pelo conselho e, eventualmente, pelos condôminos que assim desejarem.
Para facilitar, você deve deixar o balancete disponível de maneira digital, por meio do aplicativo do condomínio, para que os moradores tenham acesso.
Caso ainda não tenha uma tecnologia desse tipo, existem outras opções:
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto aos condôminos;
disponibilizá-lo para consulta no site da administradora;
fixar uma cópia do extrato no quadro de avisos;
ou apenas deixar em aberto, para que os condôminos solicitem, caso desejem conferir o documento.
O balancete de condomínio tem que ser assinado por quem?
De forma geral, todo documento contábil deve ser assinado por um contador. Isso é o que diz a Resolução CFC nº 803/96.
Art. 2º. São deveres do Profissional da Contabilidade:
III: zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo;
V: inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso;
Art. 3º. No desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade:
IV: assinar documentos ou peças contábeis elaborados por outrem, alheio à sua orientação, supervisão e fiscalização;
No entanto, como não existe uma obrigatoriedade em ter um contador para realizar a prestação de contas do condomínio, é realizado um demonstrativo de receitas e despesas e assinado por quem o fez ou pelo síndico.
Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?
Como o Código Civil ordena, a obrigação da prestação de contas é do síndico, sendo que o balancete de condomínio é uma das formas de realizá-la.
No entanto, não existe nenhuma legislação que impeça que o síndico possa terceirizar a responsabilidade de fazer o balancete para uma administradora ou outro profissional, por exemplo.
Nestas situações, o síndico será responsável por fiscalizar o trabalho que está sendo prestado, garantindo que ele acontecerá da maneira adequada, que os documentos serão entregues mensalmente e que, por fim, tudo isso seja apresentado corretamente aos condôminos.
Como fazer a apresentação do balancete de condomínio
Para garantir que os condôminos tenham conhecimento do balancete mensal do condomínio, existe algumas ações que podem ser adotadas pelo síndico, como:
apresentar o documento em uma reunião de assembleia;
enviar o balancete por e-mail;
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto da cota mensal;
colar uma cópia do documento no quadro de avisos;
disponibilizar o balancete no aplicativo de gestão do condomínio e/ou site da administradora, caso ela tenha um.
Além deste documento, outros comprovantes, notas fiscais e extratos bancários também precisam estar devidamente organizados e arquivados, caso algum condômino ou o conselho deseje acessá-los.
Chegamos ao fim! Espero que este artigo tenha ajudado você a entender a importância do balancete de condomínio e como fazê-lo.
O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!
Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.
Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.
Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.
Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!
Quais as etapas do planejamento financeiro?
Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.
1. Análise da situação atual
A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:
Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
Qual o nível de inadimplência atual;
Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.
A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.
2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias
Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:
Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:
salário dos funcionários;
contas recorrentes, como água, luz, gás;
gastos com materiais de limpeza;
gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.
Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:
gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
troca de equipamentos;
manutenções que não foram previstas.
Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.
3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio
Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.
Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:
bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
realizar pagamentos de despesas de última hora;
entre outros.
4. Considere a previsão da inadimplência
A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.
Lembre-se:
A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.
Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.
Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.
5. Planeje as manutenções preventivas
Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.
Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:
Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.
6. Considere os encargos trabalhistas
Imagine a seguinte situação:
Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.
No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.
Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.
Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.
Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.
7. Apresente a sua previsão orçamentária
Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.
É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.
E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.
Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio
Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:
Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.
Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.
