Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.
Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:
O que é aprovação de contas em condomínio?
Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.
Quórum para aprovação de contas em condomínio
Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:
- Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
- Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
- A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).
Prestação de contas não aprovada – e agora?
Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.
Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.
Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.
Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.
Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Motivos para não aprovar as contas do síndico
Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:
- Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
- Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
- Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
- Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
- Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
- Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
- Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
- Pagamento por serviços não realizados;
- Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
- Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
- Pagamentos feitos em duplicidade;
- Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.
Checklist para aprovar contas no condomínio
Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.
Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:
- Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
- Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
- Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
- Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.
Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.
É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.
Não deixe de conferir a nossa Planilha Modelo de Prestação de Contas de Condomínio, totalmente gratuita!
Olá Denys!
Hoje li seu enquanto pesquisava o mesmo assunto. Obrigado por compartilhar seu conhecimento!
Ocorre que, ao longo dos últimos três anos, o Síndico do meu condomínio promoveu a execução de três obras de natureza voluptuária sem a devida aprovação legal dos condôminos em assembleia, apesar de eu ter lhe enviado notificações extrajudiciais verbais e por escrito que explicavam a ilegalidade e solicitavam as interrupções pertinentes.
As duas primeiras obras (reforma de salão e construção de jardim) não contam com qualquer ata de discussão e muito menos de votação em assembleia.
A terceira obra (reforma da recepção – nitidamente voluptuária) conta com uma assembleia realizada depois da sua execução para conter minhas reclamações. Tal assembleia não aprovou a obra; apenas absurdamente a considerou como obra “necessária”, sob votação sem quórum qualificado, com leve maioria (nove votos contra oito) formada por apoiadores incondicionais do síndico. Note que o síndico transferiu ao pequeno quórum (formado por pessoas possivelmente incautas) a responsabilidade de avaliar se a obra seria de natureza necessária, útil ou voluptuária. Sendo considerada como necessária, o Síndico estaria supostamente livre da obrigação de ter promovido uma prévia assembleia de aprovação.
Consultei uma advogada que me disse que uma eventual ação ajuizada por mim, provavelmente, seria infrutífera porque:
1) As três obras não se desdobraram em outros fatos que geraram prejuízo.
2) O síndico conseguiu se reeleger (em meio a Pandemia), antes de executar a terceira obra. As duas primeiras estavam meio esquecidas…sujeitas a perdão se ele se mantivesse correto.
3) As obras foram ratificadas em meio a aprovação anual das contas, que não exige quórum qualificado. Será que, assim, o síndico pode mesmo seguir driblando o artigo 1.431 CC?
4) Eu não tenho um grupo de apoiadores declarados.
A história é mais longa… Mas, o que você acha? A chance de vitória numa eventual ação judicial é mesmo baixa por causa dos 4 itens acima, principalmente o fato de as obras terem sido ratificadas em meio a aprovação anual das contas ?
Obrigado!
Marcos Rodrigues
Parece que estás sem serviço!!! Assume essa vaga e faça a sua maneira de acordo com a Lei. Ser síndico é uma delícia….. Vai lá….
Cada uma que aparece….