Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa comunicação no condomínio. Afinal, não é à toa que o autor considerado pai da administração contemporânea e guru do empreendedorismo Peter Drucker dizia em suas palestras que “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”.
Apesar de a frase de Drucker ser voltada para empresas, condomínios não são exceção à regra. Sem boas práticas de comunicação no condomínio, um síndico não consegue fazer uma boa administração.
Levando em consideração o melhor para a vida em comunidade, conversamos com especialistas e preparamos algumas dicas para que você, síndico, não erre na hora de se comunicar com os condôminos e moradores.
Confira a lista com 8 práticas de comunicação no condomínio:
Dica 1: Deixar claro quais são seus horários para contato
Ok, vamos começar pelo básico. A regra número um ao falar sobre comunicação entre síndico e moradores é montar uma rotina pessoal para trabalhar na comunicação com o condomínio. Faça um esforço para que todos tenham consciência do seu horário de trabalho.
Independente se você atua exclusivamente como síndico ou trabalha em mais alguma área, é crucial estabelecer horários específicos de atendimento. Desse modo, o profissional cria uma rotina organizada de produção. Os moradores terão consciência por onde e quando podem entrar em contato com você e também ter uma expectativa de quando você deve respondê-los.
Claro que eventualmente vão ocorrer algumas emergências, como um vazamento ou alguma questão de segurança, mas esses casos urgentes são exceções. Geralmente, o que pesa no trabalho do síndico são as demandas rotineiras. E são exatamente essas que queremos gerenciar com comunicação clara, não é mesmo?
Exemplos práticos:
Se você atende os pedidos dos condôminos através do WhatsApp, é interessante que seu status informe os seus horários de atendimento.
Se usar o WhatsApp, indicamos investir em uma conta comercial no sistema. Deste modo, você pode configurar uma mensagem automática informando seus horários de trabalho quando os condôminos entrarem em contato fora do horário.
É fundamental que o síndico defina uma forma de contato específica para urgências. Sempre que conversar com moradores, relembre-os que requisições urgentes devem ser feitas através desse canal específico. Mensagens de texto ou e-mail devem ser usados preferencialmente para situações corriqueiras, em que não seja necessário celeridade na resposta.
Dica 2: Ter alguém responsável pela rotina de comunicação
Não é porque o síndico é o responsável geral pelo condomínio que significa que ele não pode receber auxílio na hora de informar moradores e condôminos.
Ao invés de abraçar essa demanda sozinho, o síndico pode passar essa atividade para algum integrante da sua equipe. Assim, de outras demandas do condomínio e a comunidade do condomínio recebe a atenção que lhe é devida.
Dica 3: Evitar ter um grupo do condomínio no WhatsApp onde todos possam enviar mensagens
Antes de tudo, é importante frisar que ter um grupo no WhatsApp para comunicação com os condôminos é uma prática acessível. Afinal, todo mundo já usa o WhatsApp no dia a dia.
No entanto, usar o WhatsApp para comunicação do condomínio não é a opção mais adequada, então só deve ser feito se os condôminos fizerem questão. Se não for requisitado, use outros canais de comunicação.
Mas é aquela história: se não pode detê-los, una-se a ele. Portanto, separamos alguns cuidados importantes para se ter ao usar o WhatsApp como veículo de comunicação do condomínio.
Começando pelo fato de que é fácil que o síndico se perca em meio a tantas mensagens não relacionadas à gestão e convivência no condomínio, como correntes de WhatsApp, fake news e mais.
Ainda mais se o condomínio possui muitas unidades e se o síndico atua em mais de um empreendimento.
Desta maneira é possível controlar a quantidade de mensagens enviadas e garantir que as informações importantes não sejam ofuscadas por banalidades.
No entanto, não são todos os síndicos que aconselham a prática – mesmo que controlada. Guilherme Ricardo, Síndico Morador do Rio de Janeiro, explica:
“O WhatsApp funciona, mas não é o ideal. Por mais que exista a ferramenta numa versão corporativa, as pessoas não sabem utilizá-la nesse modo em grupos. Se pessoalmente, olhando um no olho do outro, não conseguem se portar, imagina no grupo de mensagens. Elas enviam o que bem entendem. Portanto, uma ferramenta que limita essas gafes é primordial pro condomínio.”
Uso de grupos do condomínio no WhatsApp deve seguir boas práticas para evitar problemas ao condomínio
Dica 4: Não participe de grupo de moradores no WhatsApp
Seguindo no assunto WhatsApp e grupo do condomínio, há outro erro que muitos síndicos cometem sem nem perceber. É participar de grupos no WhatsApp voltado para moradores do condomínio.
Até pode parecer exagero, mas a presença do síndico em um grupo de moradores tem uma série de desvantagens. Por exemplo:
Inibe o envio de chamados ao síndico por canais oficiais, visto que moradores entendem que o síndico “já está no grupo, então não há o porquê de lhe enviar o pedido separadamente”.
Síndico fica sobrecarregado com a quantidade de mensagens a serem lidas e respondidas, atrapalhando sua gestão de tempo e eficiência.
Essa questão da eficiência do trabalho do síndico é motivo para alguns profissionais vetarem completamente a participação nos grupos de discussão de moradores.
“Eu não participo de nenhum grupo de moradores”, compartilhou conosco Leandro Garcia, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS). “Se eu ficar nesses grupos, eu fico o dia inteiro respondendo questões dos moradores”.
Ao invés disso, Leandro acha mais eficaz dar suporte aos moradores através de um grupo onde apenas o síndico pode enviar mensagens, além de usar outros meios de comunicação para incentivar discussões e decisões coletivas.
Dica 5: Não autorize que grupo de moradores no WhatsApp leve o nome do condomínio
Ainda no tema WhatsApp no condomínio, é fundamental que o grupo de moradores no WhatsApp não tenha o nome do condomínio.
Ao levar o nome do condomínio ou termos como “grupo oficial” ou “gestão 2021”, o grupo pode ser visto como um meio de comunicação formal entre gestão e moradores. É importante evitar isso porque pode gerar possíveis problemas jurídicos a partir de mensagens enviadas no grupo.
Caso ocorra algum tipo de conflito, ofensa ou acusação, o condomínio (e o síndico) podem vir a se incomodar com processos judiciais caso alguém se sinta lesado. Lembrando que o Artigo 1348 determina que o síndico representa ativa e passivamente o condomínio.
O cuidado deve se intensificar ainda mais quando o síndico também é incluído como membro do grupo.
Dica 6: Comunicar sempre, mesmo quando parecer desnecessário
Para a dica número 6 deste artigo, recebemos a recomendação da especialista em condomínios Tatiana Maciel: “o síndico deve sempre comunicar sobre quaisquer alterações. Às vezes pode parecer dispensável, mas fará toda a diferença entre uma boa e uma má comunicação”.
Logo, em qualquer situação de falta de energia elétrica, manutenção no condomínio ou qualquer atividade fora do comum no empreendimento, faça questão de enviar um aviso aos moradores.
Assim, o síndico diminui as chances de ruídos de comunicação e mal entendidos com os condôminos. Consequentemente, o síndico evita desgastes e garante a transparência no condomínio.
Dica 7: Inove na hora de se comunicar com os moradores
Pense nisso: quando você entra em contato com seus colegas, amigos e familiares, você sempre se comunica da mesma forma? Provavelmente não – e a comunicação entre síndico e condomínios deve seguir a mesma lógica.
Para que a comunicação seja eficaz, é importante ter esse traquejo social, compreendendo quando é necessário usar métodos de comunicação mais formais e também quando você pode comunicar algo de forma mais criativa, menos sisuda.
“Para cada tipo de comunicado, eu tenho um modo diferente de comunicar”, explicou o síndico Leandro Garcia. Ainda que considere o gerenciamento de conflitos a parte mais desafiadora da profissão, seus mais de 6 anos gerindo condomínios clube lhe renderam experiência mais do que qualificada para identificar quando usar de técnicas diferentes ao se comunicar com moradores:
“Se eu for fazer um comunicado de algum decreto, por exemplo, já que agora com a pandemia quase toda semana comunicamos novos decretos, então tem que ser uma comunicação mais formal e direta, objetiva. Algo como: isto pode, isto não pode conforme o decreto tal, artigo tal. Bem objetivo para não dar margem para argumentações”.
Aplicando a estratégia da comunicação não violenta
Do mesmo modo, uma ferramenta muito importante no dia a dia de Leandro é o uso de técnicas de Comunicação Não Violenta:
“Se eu quero comunicar alguma regra do condomínio, procuro usar alguma comunicação não violenta. Por exemplo, se o problema envolve os cachorros fazendo necessidades pelo condomínio, eu não vou fazer uma comunicação estilo puxão de orelha sendo antipático”.
Ao invés de fazer um comunicado formal, o síndico prefere inovar: “eu faço um vídeo”.
Para resolver a situação desagradável com as necessidades dos pets no condomínio onde é síndico e morador, ele gravou um vídeo andando pelo residencial, mostrando as plantas mortas nos canteiros e conversando com os moradores em tom de brincadeira.
“Fiz um videozinho andando pelo condomínio, brinquei que ‘ó tu vai pisar no coco, que depois vai parar dentro do seu apartamento. Vai morrer a plantinha e tu vai pagar junto com todos os teus vizinhos que nem cachorro têm’. Depois, mostrei o pet place do condomínio, que era o local ideal para os animais circularem.”
Ao invés de enviar o vídeo através do WhatsApp ou por e-mail, Leandro publicou no YouTube e enviou o link de acesso na internet para todos os moradores através do aplicativo para condomínios TownSq.
Dicas de comunicação em mídias diferentes:
Se está sendo feita uma obra rápida no condomínio, pode-se publicar uma foto do antes e uma foto do depois quando tudo for finalizado.
Caso seja feita uma obra longa, o síndico pode publicar o andamento da obra a cada semana que passa.
Pode-se fazer um texto, vídeo, newsletter sobre as realizações no condomínio – semanalmente, quinzenalmente, mensalmente… Como a gestão achar adequado.
Pode-se usar ferramentas gratuitas como o Google Drive, YouTube, redes sociais, Dropbox e muito mais para compartilhar informações com os moradores.
E o mural de avisos do condomínio?
Sobre o assunto, a especialista Tatiana Maciel comentou: “nem sempre os murais de avisos funcionam. Muitas vezes os moradores não leem e depois reclamam que não sabiam sobre o aviso”.
Para a profissional, que atua há 14 anos no mercado condominial, o ideal é investir em app para comunicação. Deste modo, o mural de recados se torna um apoio, um canal extra para informar os moradores sobre as novidades na gestão – mas não o único canal.
Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam
Dica 8: Evite o perigo de um meio de comunicação único
Inspirados no relato da Tatiana Maciel, nossa última dica para obter uma comunicação no condomínio exemplar é evitar o perigo de uma comunicação única. Ao usar diferentes canais de comunicação, você garante que o aviso chegará a mais pessoas. Isso corta a justificativa de condôminos que dizem que não viram a mensagem.
Uma forma ainda mais eficaz é investir em um aplicativo que simplifica a comunicação no condomínio. Através de sistemas para condomínios, softwares e apps condominiais, o síndico consegue enviar mensagens, avisos e comunicados para todos os moradores ao mesmo tempo. E melhor ainda: você pode conferir quais condôminos leram a mensagem.
Certos aplicativos, como é o caso do TownSq, também permitem que os moradores criem chamados, relatando problemas ou situações na qual precisam da atenção do síndico.
Diferente de soluções como e-mail e WhatsApp, o aplicativo para comunicação condominial permite gerar enquetes, fóruns de discussão para que os condôminos tomem alguma decisão simples e ainda gerar indicadores de performance do síndico a partir do histórico de fechamento de chamados criados no app.
Deste modo, o síndico resolve de forma remota todos os problemas e solicitações que estão ao seu alcance. “Através das enquete do TownSq eu posso tomar as ações que estiverem dentro da minha alçada. Se não estiverem, levo a questão para uma reunião de assembleia” contou Leandro Garcia.
Como o síndico faz a comunicação com a comunidade do condomínio em que você mora ou trabalha? Nos conta nos comentários!
A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas ao longo do dia e, com a pandemia, a necessidade manter este espaço bem higienizado, arejado e organizado se torna uma preocupação maior para os síndicos. Quer saber por onde começar? Continue lendo!
A pandemia de Covid-19 tem trazido uma série de instabilidades na rotina dos condomínios. Com frequência, são lançados novos decretos que delimitam o uso dos espaços em comum dos condomínios, como a circulação no prédio e a utilização de dependências como salão de festas, churrasqueiras e, principalmente, o mais buscado atualmente pelos moradores: a academia do condomínio. Sabemos o quão difícil tem sido para os síndicos lidarem com todas essas mudanças.
Além das incertezas de viver uma situação de pandemia, a alteração na rotina da comunidade reflete em cheio no trabalho do gestor.
Todo mundo dentro da casa, trabalhando em home office, modificar escala e garantir Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para funcionários, orquestrar a higienizaçãodas áreas condominiais, discordância entre os moradores sobre o que fazer ou não dentro do condomínio… Todo dia surge um pepino inédito a ser resolvido.
Com isso, entender como organizar as reservas da academia do condomínio de modo descomplicado e eficiente se tornou uma questão urgente para o trabalho do síndico e para a gestão condominial em diversas localidades.
Por essa razão, preparamos este artigo com informações primordiais para o síndico organizar um sistema de reservas para a academia do condomínio, de forma que os moradores possam usá-las em segurança. E é claro: para que o condomínio não deixe de obedecer às regras de saúde e às normas locais.
Nessa publicação, você verá as melhores dicas sobre:
Como saber se posso fazer a reabertura da academia do condomínio?
Conforme cada município vivencia a pandemia de Covid-19, novas normas e decretos são publicados diariamente. Por este motivo, é essencial que o síndico se mantenha atualizado sobre as regras válidas para a região onde o condomínio está localizado.
Afinal de contas, o síndico é o responsável pelo condomínio como um todo, conforme determina o Art. 1348 do Código Civil. É ele quem tem o dever de prezar pela segurança e qualidade de vida dos moradores e isso também inclui seguir as determinações de saúde indicadas para evitar a propagação do Coronavirus.
É importante lembrar que o síndico também pode vir a responder civil e criminalmente por problemas ocorridos durante a sua gestão. Portanto, é indispensável respeitar as regras de reabertura das academias e demais dependências nos condomínios e edifícios. Algumas dicas para se manter informado sobre as regras para áreas comuns de condomínios devido à pandemia:
Acesse o site da Prefeitura e do Governo Estadual da sua localidade.
Acompanhe as publicações de sites especializados na área condominial, como o Blog da TownSq aqui. 😁
Mantenha-se atento às notícias da imprensa local.
Qual decreto vale: municipal, estadual ou federal?
Além de se manter atualizado, é importante entender a ordem de hierarquia das determinações. Esse é um tema que tem causado muita discussão na área jurídica.
Em geral, o natural é que exista uma ordem vertical para seguir os decretos, então a ordem de hierarquia tradicional é:
Qual a diferença de gestão e cogestão na pandemia?
Outros dois termos muito utilizados ao tratar de decretos sobre Covid-19 é “gestão” e “cogestão”.
Gestão é quando apenas uma entidade tem poder de decisão. Por exemplo: o governo estadual define lockdown de 15 dias e todos os municípios precisam obedecer, sem exceção.
Co-gestão, pelo contrário, está relacionada a uma gestão compartilhada. Cada prefeitura e municipalidade tem a opção de decidir se concorda ou não com a determinação estadual, podendo sugerir uma nova regra para aquela localidade.
Por exemplo: governo estadual define lockdown de 15 dias, mas prefeitura entende que é necessário um lockdown de 20 dias.
Ok, agora que você já aprendeu como saber se a academia do condomínio deve ficar aberta ou fechada, vamos às questões práticas.
Como organizar as reservas para uso da academia durante a pandemia?
Por ser um vírus que se propaga através do ar que respiramos, academias e espaços fitness são locais bastante propícios para contágio dentro do condomínio.
Sendo assim, para evitar a reunião de pessoas em um mesmo ambiente fechado, muitas cidades e condomínios determinaram que o uso de academias de condomínio deve ser feito a partir de reserva com hora marcada.
Deste modo, existem duas formas de organizar as reservas de horário na academia do condomínio. São elas:
Agendamento de reservas feita manualmente
Como o próprio nome já diz, uma opção é o síndico organizar o agendamento de treinos na academia do condomínio de forma manual. Para tal, é necessário manter a organização das datas e horários escolhidos pelos moradores.
Ao optar por agendar a academia de forma manual, o síndico, porteiro ou pessoa responsável pelas reservas, deverá estar disponível para que os moradores entrem em contato para marcar seus horários.
Para isso, é necessário contar com um caderno, agenda ou uma planilha de Excel para ter controle sobre as informações. Lembre-se também de incluir a forma de contato com o morador que está realizando a reserva.
Agendamento da academia do condomínio via aplicativo
A segunda opção é o agendamento via aplicativo para condomínios. Ela é a dica mais indicada para quem quer evitar o risco de perder informações, de ocorrerem reservas em duplicidade ou simplesmente trabalha gerindo condomínios com muitas unidades e muitas dependências.
Um aplicativo para condomínio é um sistema online pelo qual o síndico pode centralizar todas as informações do empreendimento e a comunicação com os condôminos e moradores.
Através dele, os moradores podem reservar áreas comuns do condomínio com o próprio celular, computador ou tablet – basta ter acesso à internet. Essas áreas comuns podem ser a academia, mas também todas as outras: salão de festas, espaço gourmet, brinquedoteca, playground, churrasqueira, piscina, sauna e o que mais o condomínio possuir.
Veja as vantagens de usar um app para gerir as reservas de espaços comuns do condomínio:
Morador fica independente
O morador tem a independência de conferir os dias e horários disponíveis, bem como cancelar ou alterar a reserva caso precise. Tudo isso com apenas alguns toques na tela do celular ou do computador, em questão de segundos e sem precisar “atazanar” o síndico.
Alívio do síndico, zelador e porteiro
Usando um app, o síndico e sua equipe de colaboradores não irão mais se preocupar em organizar os agendamentos dos moradores, podendo investir mais energia e tempo nas suas demais atividades.
Deste modo, evita-se também aquelas mensagens e ligações tarde da noite, fora do horário de expediente ou durante momento de descanso do profissional.
Sem risco de burlar as regras do condomínio
Por fim, o aplicativo também acaba com o risco de alguém tentar burlar as regras do condomínio na hora de fazer a reserva do ambiente.
Aplicativos online são configurados para liberar ou não as dependências disponíveis para reserva de acordo com as regras do condomínio.
Ou seja, o morador será obrigado a reservar a academia seguindo automaticamente as regras impostas pelo síndico, que podem ser a respeito de:
Com quanta antecedência é necessário reservar o espaço.
Quantia que deverá ser paga pela reserva do espaço, quando for o caso.
Qual o tempo mínimo para cancelar a reserva sem cobrança.
Quantos moradores da mesma unidade poderão fazer uso da sala durante o horário escolhido.
Respeitar os horários de uso da academia e intervalos para limpeza e manutenção do equipamento.
Esse detalhe é prático, pois o aplicativo não deixa dois moradores serem agendados para o mesmo horário – um erro chato e que afeta a rotina do morador e a perspectiva de profissionalismo da gestão. O app também pode criar uma fila de espera para o uso do ambiente, avisando o morador caso o horário preferido fique disponível de repente.
Com tantos benefícios, vale a pena testar um aplicativo que automatiza as reservas da academia do condomínio, não acha? Se você ficou interessado (a) em inovar na gestão do seu condomínio, acesse o site da TownSq e descubra mais informações.
Precisa usar máscara para treino em academia no condomínio?
Como comentamos, cada município e estado definem suas próprias regras sobre a exigência do uso de máscaras em ambientes fechados.
Da mesma forma, cada condomínio também pode votar em reunião de assembleia que o uso de máscara seja obrigatório em todos os ambientes comuns do condomínio.
Logo, para saber se moradores precisam usar máscara ao treinar na academia do condomínio, é importante entender as regras determinadas de forma legal e condominial.
Por via das dúvidas, indicamos as recomendações da Organização Mundial da Saúde na data desta publicação. São elas: usar máscaras, praticar o distanciamento social, manter espaços fechados bem ventilados, além de evitar aglomerações de pessoas e lavar as mãos com frequência.
Práticas de limpeza e higienização da academia do condomínio
Para preservar a saúde dos moradores que utilizarem a academia do condomínio, o síndico precisa organizar uma boa logística para limpeza.
A indicação mais adequada é de que a área seja fechada após cada uso para que seja realizada a desinfecção dos equipamentos, como colchonetes, halteres e máquinas. Essa limpeza deve ser feita com água e sabão ou desinfetantes como álcool etílico 70% (líquido ou em gel), hipoclorito de sódio e/ou água sanitária.
Com base em orientações do Ministério da Saúde e da OMS, a Associação Brasileira de Academias (ACAD) desenvolveu uma cartilha com Procedimentos de Reabertura de Academias.
Algumas recomendações da organização são:
Disponibilizar recipientes com álcool em gel 70% em todas as áreas da academia.
Oferecer dispositivo para limpeza para sapatos na entrada da academia.
Desligar ou ajustar o bebedouro para que o consumo d’água seja feito apenas por garrafas próprias.
Informar moradores que tragam suas próprias toalhas.
Você pode acessar o relatório da ACAD completo aqui. As dicas são focadas em academias comerciais, mas nada impede que sejam adaptadas para o espaço do seu condomínio.
Também é fundamental espaçar os horários disponíveis para uso da academia levando em consideração o tempo disponível para uma higienização completa da sala. Sempre levando em consideração que é permitido que moradores da mesma unidade possam usar a academia no mesmo horário, visto que já convivem diariamente.
Para finalizar, é importante que o síndico mantenha a comunidade atualizada sobre as mudanças nos decretos e no próprio condomínio. Uma dica é incluir recados no mural de informações do condomínio, cartazes nos elevadores ou simplesmente enviar mensagens para todos através do app do condomínio.
Todos esses detalhes são essenciais para reduzir o risco de contaminação por Covid-19 e evitar um surto de Coronavírus no condomínio.
Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio. Entre moradores e visitantes, precisamos dar uma atenção especial aos prestadores de serviços em condomínios. Garantir a segurança do condomínio tem se tornado uma das partes mais importantes do trabalho do síndico. Assim, fazer o controle da entrada dos prestadores de serviços no condomínio se tornou uma tarefa ainda mais séria. Com esta publicação, você vai aprender:
Como contratar prestadores de serviços em condomínios?
Para começar, é importante que o síndico saiba como contratar bons prestadores de serviço em condomínios. Afinal, nenhuma reforma ou manutenção poderá ser concluída com capricho se você não confia nos profissionais. O primeiro passo para contratar prestadores de serviço para o condomínio é checar se a empresa tem boa reputação e está em situação regular. Para isso, peça o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) e acesse o site da Receita Federal. Também é interessante conferir se há processos judiciais contra a empresa. Além disso, o síndico deve checar se a empresa leva a sério os direitos trabalhistas. Confira se os funcionários estão registrados legalmente e se a empresa oferece os equipamentos de segurança (EPIs) adequados. Isso é importante visto que, no caso de problemas trabalhistas, o condomínio também pode vir a ser responsabilizado. Para resumir, preparamos uma lista de coisas que você deve levar em consideração na hora de contratar prestadores de serviço em condomínios:
Checar documentação da empresa;
Conferir se direitos trabalhistas estão sendo respeitados, peça documentação;
Faça questão da contratação de seguro contra acidentes e seguro de vida;
Converse com outros síndicos para buscar boas referências de prestadoras de serviço;
Em caso de obras, peça a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
Monte um contrato por escrito que deve ser assinado pelas duas partes;
Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?
De nada adianta fazer vista grossa na contratação se você não tem o controle dos prestadores de serviço enquanto eles estiverem no condomínio. O síndico é o responsável por fazer a supervisão no momento da entrada do pessoal no condomínio. Para que tudo funcione corretamente, o condomínio deve instruir a equipe da portaria sobre como fazer o cadastro de prestadores de serviço em condomínios. No primeiro dia de trabalho, o síndico deve identificar todos os profissionais que irão circular pelo condomínio. Apenas prestadores de serviço devidamente registrados poderão entrar no território do condomínio. Esse cadastro pode ser realizado diretamente na portaria ou então através de um aplicativo ou software de gestão de condomínio, como o TownSq. De forma prática e rápida, é possível criar um passaporte digital para o convidado que garante a pré-autorização da entrada dos prestadores de serviço a partir do uso de um QR Code. Isso faz com que o cadastro possa ser feito de antemão, além de facilitar o momento de entrada no condomínio.
O condomínio que você gerencia ainda não investiu em tecnologia? Nesse caso, o cadastro dos prestadores de serviço pode ser feito no bom e velho papel e caneta, através de uma ficha cadastral. Se esse for o caso, você pode usar o nosso Modelo de Controle de Visitantes, que preparamos para facilitar o seu trabalho. 👍
E se os prestadores de serviço forem contratados por uma unidade?
Medidas de controle também devem ser tomadas quando um morador contrata prestadores de serviço para trabalhar em seu imóvel. Todos os condôminos devem entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de dar início aos trabalhos. Essa prática vai de acordo com a NBR 16280, regra nacional que busca garantir a segurança do condomínio. Com isso, o síndico deve pedir que o morador passe as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade com antecedência. Desta forma, o síndico pode orientar o zelador e as equipes de portaria e segurança. O cadastro dos prestadores de serviço em unidades deve ser realizado da mesma forma que os demais visitantes. Além disso, o porteiro deverá notificar o condômino quando os profissionais chegarem ao condomínio.
Controle de prestadores de serviço em condomínios
O controle de entrada de pessoas externas no condomínio deve ser rigoroso. O primeiro passo é a identificação através de comunicação eletrônica com o porteiro. O prestador de serviço deve dizer o nome e o objetivo de sua entrada. É importante que isso ocorra antes de a pessoa entrar nas dependências do condomínio. De preferência, através do aplicativo do condomínio ou via interfone. Com base nos dados informados, o porteiro deve conferir a lista de funcionários da prestadora de serviços. Se todas as informações estiverem corretas, o porteiro deve assinalar o horário da entrada do profissional. Caso a pessoa não estiver na lista de prestadores em serviço em condomínio registrados, ela não poderá entrar no condomínio. Instrua o porteiro para não autorizar a entrada de substitutos sem aviso prévio. Se houver alguma alteração no quadro de funcionários da empresa contratada, deverá ser enviada uma notificação com antecedência. Somente após a confirmação do porteiro, o profissional poderá entrar no condomínio.
Ficha cadastral prestador de serviço
Como citamos anteriormente, a ficha cadastral – seja ela digital ou física – deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador de serviço para o condomínio.
Se esse documento for preenchido digitalmente, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet, o que torna o processo de cadastro e a autorização para entrada mais fáceis. Com apenas alguns cliques é possível autorizar a entrada do profissional no condomínio. O sistema para condomínios TownSq oferece a possibilidade de criar Passaportes de Convidados, que traz mais segurança no controle da portaria. Por outro lado, se o seu condomínio prefere utilizar papel, também temos uma solução para você. A ficha cadastral do prestador de serviço em condomínios pode ser preenchida a mão pelo porteiro. Para isso, o síndico deve disponibilizar à equipe da portaria o arquivo impresso. Nesse caso, a autorização para entrada de prestadores de serviço pode ser em formato Word ou Excel. O documento deve conter as seguintes informações:
Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas uma das unidades);
Hora de entrada;
Hora de saída.
Para facilitar a sua vida, preparamos um Modelo de Planilha de Controle de Visitantes. Você pode utilizar esse arquivo no controle dos prestadores de serviço do condomínio que administra.
Nosso condomínio é um espaço de convivência com diversas pessoas e se relacionar e comunicar bem com cada uma delas é fundamental para a manutenção do bom ambiente e do trabalho do síndico. Uma alternativa cada vez mais procurada para evitar discussões e problemas é a comunicação não violenta. Através dela as relações interpessoais se tornam mais leves e menos conflituosas.
Quer conhecer um pouco mais sobre essa abordagem e saber como você pode começar a aplicá-la? Confira o nosso artigo e saiba tudo sobre comunicação não violenta.
O que você vai encontrar nessa publicação:
O que é comunicação não violenta?
A comunicação não violenta é uma abordagem para se relacionar com outros indivíduos de maneira menos agressiva e mais empática. Ela foi criada na década de 1960 pelo psicólogo americano Marshall Rosenberg e muitas vezes é chamada apenas de CNV – as letras iniciais do termo. Segundo o próprio autor, a CNV é:
“…é baseada nos princípios da não-violência – o estado natural de compaixão quando a não-violência está presente no coração. A comunicação não violenta começa por assumir que somos todos compassivo por natureza e que estratégias violentas — se verbais ou físicas — são aprendidas ensinadas e apoiadas pela cultura dominante. Comunicação não violenta também assume que todos compartilham o mesmo, necessidades humanas básicas, e que cada uma de nossas ações são uma estratégia para atender a uma ou mais dessas necessidades.”
Através dessa abordagem podemos enxergar de maneira empática as necessidades e dores das pessoas que nos relacionamos, uma vez que permitimos que o outro nos entenda e também mostre o que está acontecendo dentro dele.
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre a comunicação não violenta, deve estar se perguntando como praticá-la no seu dia a dia, não é mesmo? É só continuar lendo.
Como praticar a comunicação não violenta?
Para aplicar a comunicação não violenta existem algumas ações e passos que podem ser tomados por quem deseja começar a se conectar e relacionar melhor com os outros.
As ações da comunicação não violenta envolvem:
Entender a sua consciência interna (o que está acontecendo dentro de você, o que você está sentindo).
Entender a consciência externa (o que está acontecendo com o outro, o que o outro está sentindo).
Depois disso, tentar resolver o que precisa ser resolvido dos nossos conflitos.
Nesse processo, podemos seguir alguns passos que nos ajudam a ter conversas menos agressivas:
Observação
O primeiro passo é fazer observações sobre as ações ou falas da pessoa que estão nos incomodando ou gerando conflito. Lembre-se de que essas observações sempre devem ser baseadas em fatos, e não em nossas interpretações ou sentimentos sobre o que a pessoa quis dizer com suas atitudes.
Sentimentos
Depois de observar os pontos de conflito, você deve voltar para si mesmo e identificar os sentimentos que estão sendo aflorados dentro de você a partir das atitudes da pessoa. Quando listar os sentimentos que despertam em você, utilize palavras que sejam sentimentos e não julgamentos – especialmente em reuniões de assembleia de condomínio.
Por exemplo, evite expressar seu sentimentos em frases como:
“Sinto como se você não me ouvisse!”
“Sinto que não você não respeita a minha autoridade!”
Necessidades
Agora é hora de identificar as necessidades geradas pelos sentimentos. Se você se sentiu frustrado, qual a necessidade que não foi atendida e que gerou essa frustração? Depois disso, você precisa comunicar as suas necessidades.
Por exemplo:
Ao invés de dizer: “Sinto como se você não me ouvisse!”
Você pode analisar e entender quais necessidades não foram atendidas e comunicá-las com: “Estou irritado porque gostaria que você ouvisse as minhas sugestões de melhoria para a piscina do prédio”.
Pedido
Depois de entender as nossas necessidades é o momento de fazer outro pedido deixando claro as necessidades que desejamos que sejam atendidas. Durante a conversa todas essas questões podem ser levantadas, para que fique claro o que está acontecendo na relação.
Você pode seguir esse passo a passo da CNV no condomínio:
Comunique as suas observações, a partir do que aconteceu ou foi dito. Em seguida explique o que você sentiu a partir dessas atitudes, além do que você precisa ou não está sendo atendido. Por fim, faça um pedido claro do que você deseja.
Papo com especialista em comunicação não violenta
Convidamos a especialista em comunicação não violenta, Dra. Ana Maria Fagundes Rocha Marques, Consultora em Desenvolvimento Humano, facilitadora de Práticas Dialógicas e Colaborativas (Desenvolvimento de Habilidades em Comunicação e Acadêmica de Psicologia – FTEC/IBGEN), para responder algumas dúvidas sobre o assunto.
Leia a entrevista abaixo:
Qual a importância da comunicação não violenta nas relações de trabalho?
Ao convivermos e nos comunicarmos, poderemos nos afastar ou nos aproximar do outro. Assim, nos utilizamos de determinada linguagem para emitirmos um conteúdo que vai ser recebido em um determinado contexto, momento, dependendo portanto da escuta daquele que recebe. Após, acionamos estratégias para que nossas necessidades sejam atendidas.
Nas relações de trabalho não é diferente. A CNV em seu processo e metodologia promove uma comunicação clara, honesta e empática entre as pessoas. Portanto, ao conhecer, aprender e praticar a CNV as pessoas desenvolvem a habilidade de compartilharem soluções positivas aos conflitos que satisfaçam as necessidades dos envolvidos.
Portanto, um local de trabalho onde as relações se estabelecem de forma respeitosa, resolutiva quando surge um conflito, com a CNV, teremos menos estresse prevenindo futuros investimentos em saúde tanto para empresa quanto para o trabalhador, além de prover um ambiente de trabalho com mais qualidade de vida.
Comunicação não violenta ajuda o trabalho do síndico ser mais efetivo dentro do condomínio
Como é um processo, é preciso mudar hábitos como não julgar, dar e receber empatia, identificar os seus sentimentos, suas necessidades diante das situações, estando mais consciente no aqui e agora, para depois estar presente com o outro e identificar seus sentimentos, necessidades para que ambos estrategicamente escolham o que é melhor para eles. Além do trabalho, amigos, família, conhecidos, comunidade e sociedade também se beneficiam com a CNV.
Quais as dificuldades em utilizar a comunicação não violenta?
Acredito que é a mudança de crenças e hábitos. Diante da correria diária, dos diversos compromissos que precisamos cumprir, mal temos tempo para revisitar nosso dia, que situações nos afetaram negativa ou positivamente. Ligamos o “automático” e nos preparamos para o dia seguinte.
Marshall nos ensinou que desde há 8.000 anos aprendemos que a comunicação deve ser com base em poder e punição, de forma opressiva e disciplinatória, entre o certo e o errado, com julgamentos. Desta forma, não julgar também é muito difícil.
Penso que a grande dificuldade é achar que a CNV é uma simples técnica a ser aplicada para o outro, de forma que ele faça o que quero, ledo engano. Nestes 15 anos de aprendizado diário, percebi a importância que é estar consciente de nossas emoções, sentimentos e necessidades.
Embora já saibamos o que fazer, aprendemos a ser reativos a uma situação de conflito ou com quem não está de acordo com nossas crenças, com argumentos contrários, julgando e culpabilizando a si ou ao outro. Não paramos para observar o fato e perceber de que forma ele nos impacta, qual sentimento que provocou e qual a necessidade que não foi atendida.
Todos precisamos estar em harmonia interna, inclusive para colocarmos em prática a CNV. Isto é saúde mental e física.
Ressalto que a CNV é primeiro para mim, depois para o outro. Pois, depois deste processo interno, que requer treinamento e prática, partimos para a próxima etapa que é identificar no outro a mesma situação: suas emoções sentimentos e necessidades. Só então partimos para acordos, estratégias de autocomposição para solucionar conflitos.
Salientamos que em um bom papo, nos conectarmos com pessoas e amigos em situações cotidianas prazerosas a CNV é muito bem-vinda, percebemos que estamos sendo plenamente escutados. Por isso criar grupos de prática, além de ser agradável, vai dissolvendo as nossas barreiras, aprimorando este tipo de comunicação.
Existe alguma situação de trabalho em que a comunicação não violenta não pode ser aplicada?
Ainda não percebi isto embora, o próprio Marshall fale que em uma situação de extrema necessidade de sobrevivência, defesa ela não se aplica pois, o próprio organismo ainda não se encontra em condições de executar todo o processo que requer atenção plena no aqui e agora – estar presente.
Em uma situação de conflito muito exacerbada em local de trabalho, creio que antes é primordial aquietar os ânimos para mais tarde utilizá-la na mediação de conflitos.
Qual a melhor forma de mapear os sentimentos causados por uma comunicação violenta?
Estar conectado consigo. Observar o impacto que a violência, o fato teve em mim, quais as emoções e sentimentos que ela despertou. Medo, tristeza, raiva, nojo? Indo um pouco adiante, que necessidades não foram atendidas para que estes sentimentos despertassem? Necessidade de segurança, amor, cuidado, respeito?
Para então, na busca de harmonia interna questionar-se o que pode ser pedido ao outro para que enriqueçamos nossas vidas. Não se trata de uma imposição, ou uma resolução boa apenas para mim. Precisa ser para nós.
Existem livros sobre CNV que você indica para quem deseja aprender mais sobre o assunto?
Sim! O livro que me acompanha no dia a dia e nos cursos livres de introdução à CNV: Comunicação não violenta: técnicas para aperfeiçoar relacionamentos pessoais e profissionais de Marshall Rosenberg.
Quando percebemos que alguém está se comunicando de forma violenta como devemos agir?
Inicialmente ter o entendimento que a violência é aprendida e pode ser “desaprendida”. Perceber que quando alguém está sendo violento é porque suas necessidades não estão sendo atendidas. Qual o impacto disto em mim? Fazer o processo da CNV para nós dois:
Autoconexão:
O que observo (sem julgar);
Que sentimentos este fato desperta em mim?
Quais as minhas necessidades diante deste fato?
Qual o pedido que poderei fazer para que ambos enriqueçam suas vidas?
Conexão com o outro:
O que observo (sem julgar);
Que sentimentos este fato está despertando no outro?
Quais as suas necessidades diante deste fato?
Qual o pedido que poderei fazer para que ambos enriqueçam suas vidas.
Geralmente, no diálogo estabelecido esta metodologia é aplicada simultaneamente. Com a prática, vai se tornando natural. Ambos passamos a construir soluções. Como dito anteriormente, se o nível de violência for muito elevado, tranquilizar os envolvidos para que depois retomem o diálogo utilizando a CNV.
Você tem mais alguma dúvida sobre comunicação não violenta que gostaria que fosse respondida? Deixe nos comentários e vamos debater juntos.
Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes ao condomínio, vários problemas a serem controlados… Isso sem falar nas demandas diárias cobradas pelos moradores. Sem organização fica fácil se perder em meio a tantas tarefas. E, nessa jornada, todos os recursos que ajudem o síndico se manter organizado são bem vindos.
Um documento organizado com todas as demandas e obrigações básicas para o bom funcionamento do condomínio é fundamental. E a Planilha de Controle de Condomínio é o documento perfeito para isso, pois consegue centralizar todas as tarefas de forma simples e visual.
Pensando nisso, preparamos um modelo gratuito de Planilha de Controle do Condomínio que você pode usar como base para seu trabalho. Confira:
Ninguém gosta de gastar dinheiro à toa. Muitos síndicos sofrem pela falta de organização na gestão financeira, portanto faça um esforço para ter pleno controle sobre o fluxo de caixa do condomínio.
Para isso, utilize a sua Planilha de Controle do Condomínio para anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Você pode dividi-la nas seguintes partes:
Demonstrativo de despesas do condomínio
Que se dividem em:
Fixas: são despesas que ocorrem todos os meses, contratos ou concessionária que o condomínio paga mensalmente.
Variáveis: toda despesa que não estava programada, variam conforme o mês.
Extras: são os gastos do condomínio com situações que necessitam de solução urgentemente.
Demonstrativo de receitas
Liste todo o dinheiro que entra no caixa, como pagamento da taxa condominial, valores das multas por inadimplência e receita oriunda de aluguéis de áreas comuns do condomínio.
Saldo mensal
Deve ser conferido e contabilizado os saldos de todos os meses da gestão.
Inadimplência
Contabilizar o número de unidades com o pagamento da taxa do condomínio atrasada, valores de multas e porcentagens.
Quer entender os pormenores da gestão financeira de condomínios?
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Além disso, você também pode incluir na planilha a previsão orçamentária para o condomínio e outras informações para controle de outras contas do empreendimento, como: fundo de reserva, poupança e aplicações. Com o financeiro organizado, fica mais fácil e prático fazer a prestação de contas obrigatória.
Reunião de Assembleia
A reunião de assembleia do condomínio é o momento de o síndico mostrar todo o seu empenho e dedicação ao condomínio. Por isso, não deixe esse momento passar batido ou se transformar em uma fonte de dor de cabeça. Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) devem ser feitas uma vez por ano e tem como foco a prestação de contas. As demais assembleias do condomínio podem ser organizadas conforme as demandas forem surgindo.
Você pode utilizar a sua Planilha de Controle do Condomínio para organizar o planejamento de reuniões de assembleia, reunindo todas as informações importantes como datas, locais, lista de presença, cópia da ata de condomínio em um lugar só.
Manutenções periódicas
É responsabilidade do síndico garantir que todas as manutenções sejam feitas regularmente e dentro dos prazos corretos. Desta forma, a segurança e a harmonia da vida em condomínio não é prejudicada.
Para não esquecer de nada, você pode listar as vistorias periódicas que devem ser feitas em sua Planilha de Controle do Condomínio, como:
Ruídos de comunicação entre síndico e moradores é uma das principais causas de estresse no dia a dia. Logo, evite isso ao máximo e seja transparente com seus condôminos, especialmente na hora de controlar o salão de festas. Para não dar brigas ou confusões, adicione à sua Planilha de Controle de Condomínio um calendário de reservas e mantenha-o constantemente atualizado. Para facilitar mais ainda, o síndico também pode disponibilizar aos moradores a opção de fazer as reservas online – evitando a correria atrás do zelador ou do síndico em busca de uma data. Lembre-se também de fazer os moradores assinarem um Termo de Responsabilidade do Salão de Festas no ato da reserva, relembrar todos da lei do silêncio em condomínios e combinar com os funcionários e moradores como será feito o controle de convidados durante as festas.
Férias e escalas dos funcionários
O síndico deve ter controle das escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio – desde o zelador e porteiros, até o pessoal da limpeza, manutenção e responsáveis pelos jardins. Ninguém pode trabalhar no condomínio sem que o síndico esteja ciente dos horários e turnos.
Na Planilha de Controle do Condomínio, organize os funcionários por nome e área de atuação. Em seguida, marque os dias e horários de trabalho de todos. Desta forma, fica mais claro entender quem está trabalhando e quando.
As férias dos funcionários também devem ser coordenadas pelo síndico. Se não houver organização, você corre o risco de oferecer férias para dois empregados ao mesmo momento.
Evite o caos fazendo uma lista com as seguintes informações: data da CLT, saldo de férias, número de folgas e alertas de pendências de cada contratado.
Segurança do condomínio
Funcionários e moradores devem estar sempre atentos a possíveis problemas, mas a responsabilidade de manter o controle da segurança do condomínio pertence ao síndico.
Câmeras de segurança devem ser monitoradas 24 horas por dia e o acesso às filmagens deve ser facilitado: em caso de emergência, nada de ficar correndo atrás de senhas ou logins! Tudo deve estar organizado em sua planilha. Os alarmes devem estar funcionando e o telefone da empresa de segurança deve ser conhecido pelo síndico, funcionários e moradores.
A portaria também faz parte do esquema de segurança. Na Planilha de Controle do Condomínio você pode utilizar a aba “Controle de Visitantes”. Desta forma, o síndico tem rápido acesso à lista de pessoas não-moradoras que estiveram no condomínio, podendo conferir o nome, número do documento de identificação, empresa para a qual trabalho, placa do veículo utilizado, qual unidade foi visitada, além de saber a hora de entrada e de saída.
Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é motivo para ter receio. Inclusive, a auditoria em condomínio tem como função auxiliar na gestão do condomínio, garantindo a transparência e a segurança ao trabalho do síndico. Ainda, o serviço de auditoria em condomínio pode ser uma importante ferramenta na hora de elaborar planos financeiros, tomar decisões relativas à previsão orçamentária, além de conferir autoridade ao Conselho Fiscal e tranquilidade aos condôminos. Devido a importância desse tema, a TownSq conversou com especialistas na área e reuniu aqui as informações essenciais para que você prepare seu condomínio para começar o ano com tudo ok na auditoria em condomínio e suas particularidades. Confira:
O que é auditoria de condomínio e quais tipos existem?
Resumidamente, a auditoria é o ato de analisar todas as entradas e saídas de dinheiro do condomínio e certificar-se se estão sendo realizadas corretamente, conforme as normas do Código Civil, da convenção do condomínio e das decisões tomadas em reunião de assembleia Feita a análise das contas, o resultado é compilado em um relatório de auditoria de condomínio. Este documento deve passar pela análise do síndico bem como dos conselheiros, além de servir como base para planos futuros.
Existem três tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria preventiva: usada para conferir se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, visando evitar problemas no futuro. Segue a lógica do famoso “prevenir é melhor que remediar”, buscando identificar com antecedência algum tipo de erro para corrigi-lo antes da prestação de contas. Auditoria emergencial: normalmente realizada quando a prestação de contas não é aprovada pelo conselho e/ou assembleia. Também é feita quando existe suspeita de algum tipo de irregularidade, como fraude no condomínio. Muitos chamam de auditoria investigativa. Auditoria especial: é uma análise realizada em um ponto específico das finanças do condomínio. Por exemplo: a gestão conta com 15 funcionários orgânicos, então contrata uma auditoria para reavaliar o peso da folha de pagamento no orçamento.
Por que realizar auditoria do condomínio?
A transparência é peça fundamental em todas as etapas da administração do condomínio. E é exatamente isso o que a auditoria condominial garante: transparência e confiança no trabalho do síndico, da administradora e do corpo diretivo. A auditoria em condomínio também funciona como uma forma de validar a prestação de contas e o trabalho do síndico, como nos explicou Hélio Souza, ex-síndico e CEO da Imersa Auditoria, escritório especializado em condomínios:
“Quando fui síndico, por incrível que pareça, pediram auditoria das minhas contas. A princípio eu falei ‘poxa, as pessoas não confiam em mim’. Mas em um segundo momento, conversando com minha esposa, ela disse ‘que bom que pediram a auditoria porque assim vão perceber que, de fato, as contas estão ok”.
Ou seja: a auditoria das contas do condomínio também vem para auxiliar o trabalho do síndico, garantindo segurança e sossego, principalmente no momento da prestação de contas. Ademais, a auditoria em condomínio também auxilia na valorização do patrimônio do condômino, pois demonstra que a administração do condomínio oferece o suporte técnico ideal ao imóvel. E isso, com certeza, resulta em uma melhor avaliação da unidade no futuro.
Quando realizar a auditoria em condomínio?
Auditores indicam que, idealmente, condomínios devem realizar auditorias preventivas todos os meses. No entanto, nem todos os condomínios possuem os recursos necessários para contratar o serviço de auditoria mensal. Por isso, existem outras opções além do contrato mensal, como: receber um relatório de auditoria a cada dois meses (auditoria bimestral), a cada três meses (auditoria trimestral) ou até semestralmente. É muito comum que escritórios de contabilidade recebam requisições de auditorias pós-gestão, sendo contratados para analisar as finanças do condomínio após a troca de administradora ou a saída de um síndico ou gestor. Porém, o ideal é que o condomínio não monte um calendário de auditoria com base na troca de gestão. O correto é manter auditorias constantes, preferencialmente antes da realização da reunião de assembleia para prestação de contas.
Quem deve realizar a auditoria em condomínio?
Ao abordar o tema, é natural que se questione “como fazer uma auditoria em condomínio?”. Por não ser uma empresa, não é obrigatório que a auditoria do condomínio seja realizada por um profissional da área de contabilidade. No entanto, o ideal é que essa tarefa seja profissionalizada, e o síndico conte com o aporte de uma equipe especialista na área condominial e com conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas. O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos. Do mesmo modo, não é recomendável que a auditoria seja feita pelo síndico, pelo conselho fiscal ou pela administradora do condomínio. Em outras palavras, a auditoria deve ser realizada por uma empresa externa, independente e sem envolvimento com o condomínio para evitar conflito de interesses.
O que deve-se cuidar na hora de contratar um auditor externo ao condomínio?
Em primeiro lugar, deve-se tomar cuidado na seleção da empresa que fará o serviço. É fundamental que o síndico analise a credibilidade e as referências da empresa antes de firmar contrato. Além disso, o síndico precisa verificar se a empresa ou profissional está devidamente regularizado com:
O Conselho Regional de Contabilidade (CRC)
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC)
O Instituto Brasileiro de Auditores Independentes (Ibracon) – no caso de profissional autônomo
“O ideal é que o auditor seja um contador e tenha número [de registro] no CRC como pessoa física e pessoa jurídica. Ele pode ter também o registro de auditor, apesar de este não ser obrigatório. Ainda, é importante que ele [auditor] conheça também o dia a dia, a rotina de um condomínio”.
Como é feito na TownSq: por estarmos atuando na área condominial há quase dez anos e contarmos com grupo profissional especializado em condomínios, costumamos indicar aos nossos clientes empresas parceiras de auditoria.
Qual a documentação necessária para auditoria de condomínio?
Em geral, a documentação analisada para auditoria condominial é:
Convenção do condomínio, a fim de conhecer as regras e verificar se estão de acordo com o Código Civil;
Regimento interno, idem a frase acima;
Ata das reuniões de assembleia realizadas durante o período a ser analisado – para conferir se foi aprovada a utilização de verbas extras, como fundo de reserva ou fundo de obras, por exemplo;
Contratos com prestadores de serviço (funcionários, profissionais autônomos, empresas terceirizadas);
Acesso à folha de pagamento e ficha de registro dos funcionários (se houver);
Prestação de contas, analisando todas ou uma amostragem das entradas e saídas do condomínio, além das notas fiscais;
Relatório da previsão orçamentária do ano vigente.
O que é o relatório de auditoria do condomínio?
Auto-explicativo, o relatório de auditoria do condomínio é o documento final com todas as considerações e recomendações obtidas ao longo da análise da documentação do condomínio. Além de apresentar os resultados, o relatório também traz sugestões e recomendações de melhorias a serem feitas na administração. O relatório de auditoria deve ser compartilhado na íntegra com os condôminos, visando garantir transparência e profissionalismo. Se o condomínio utiliza um aplicativo de gestão como o TownSq, o síndico pode adicionar o documento e deixá-lo disponível para todos os condôminos. Além de enviar o documento completo para os condôminos, pode-se organizar um resumo com as principais informações a ser apresentado em reunião de assembleia.
Quanto tempo demora uma auditoria do condomínio?
O tempo varia conforme a complexidade do condomínio em questão. Porém, o prazo deve estar estipulado no contrato com a empresa de contabilidade. Em média, auditorias preventivas são comumente entregues com até 15 dias.
Quem pode pedir uma auditoria de condomínio?
Uma dúvida recorrente entre condôminos e moradores é sobre quem tem o direito de contratar o serviço de auditoria para o condomínio. A resposta para essa pergunta é simples: apenas o síndico, como representante legal do condomínio, pode assinar o contrato e o relatório de uma auditoria. Em resumo, a empresa de auditoria não pode prestar serviço diretamente ao condômino, visto que o condômino não possui acesso aos documentos necessários para análise. Da mesma forma, parte do síndico a responsabilidade legal pelo condomínio, então é ele quem deve fazer a contratação e assinar o contrato do serviço de auditoria. Se os moradores ou conselheiros decidirem que desejam contratar uma auditoria, o síndico deve acatar o pedido ou não seguir atuando como síndico deste local.
Isso quer dizer que o condômino não pode solicitar auditoria no condomínio?O condômino pode solicitar ao síndico que seja feita uma auditoria nas contas do condomínio, mas não pode contratar o serviço de auditoria.
Como se faz uma solicitação de auditoria em condomínio?
Se você é síndico: busque referências de escritórios ou profissionais que realizam o serviço e solicite ao menos 3 orçamentos. Feito isso, é recomendável apresentar os orçamentos aos conselheiros e/ou aos condôminos em uma Reunião de Assembleia Geral Extraordinária (AGE) antes de realizar a escolha. Se você não é síndico: entre em contato com o síndico do seu condomínio informando a sua solicitação. Caso seja necessário, você também pode fazer um abaixo-assinado para convocar uma reunião de assembleia para discutir a realização da auditoria do condomínio.
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