por Denys Hupel | out 13, 2018 | Gestão Condominial
A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia condominial. Afinal de contas, ninguém gosta de sujeira, desorganização e cheiro ruim. Além da falta de higiene, um condomínio sem a devida limpeza prejudica o bem-estar dos moradores, funcionários e visitas. Entretanto, ainda existem muitas dúvidas sobre como fazer a limpeza em condomínio. Para facilitar a sua vida como síndico, preparamos este manual de limpeza em condomínios.
Aqui você aprenderá 10 dicas para garantir que a limpeza do condomínio que você gerencia seja impecável. Confira:
Manual de limpeza em condomínios: confira 10 dicas infalíveis
Conheça os tipos de limpeza em condomínio
Primeiramente, é preciso que o síndico compreenda quais os tipos de limpeza em condomínio existem. Esse passo é importante para entender como deve ser organizada questões como frequência e compra de materiais.
Os tipos de limpeza em condomínio são:
- Limpeza geral – como o nome explica, limpeza geral é quando todo um ambiente passa por uma limpeza completa. É feita nas áreas de maior circulação dentro do condomínio. São elas: elevadores, halls de entrada, portaria, corredores e garagens. Deve ser feita diariamente ou no mínimo uma vez por semana, dependendo do fluxo de pessoas no condomínio.
- Limpeza de conservação – visa manter o cheiro agradável e a boa aparência do local. Inclui: tirar o pó das superfícies, retirar o lixo e cuidados com o jardim. A limpeza de conservação deve ser administrada conforme as demandas do condomínio.
- Limpeza de manutenção – é aquele tipo de limpeza em condomínio que faz parte do calendário de manutenções preventivas. Alguns exemplos são: limpeza da caixa d’água, limpeza e filtragem das piscinas, limpeza e pintura da fachada e dedetizações
Faça uma lista de áreas que devem ser limpadas
Vá até o condomínio e dê uma volta pelas áreas comuns. Ande pela portaria, guarita dos seguranças, salão de festas, corredores, elevadores, terraço e tudo mais.
Ao observar cada lugar, reflita sobre as seguintes questões:
- Esse ambiente é muito movimentado?
- Esse espaço é utilizado todos os dias ou apenas nos fins de semana?
- Quais partes desse local devem ser limpas?
A partir disso, reflita sobre quais locais precisam passar por limpezas gerais, de conservação ou de manutenção. Aproveite também para ponderar quais são os itens que devem ser limpos em cada local. Por exemplo, a área possui janela de vidro? Corrimãos? Tapetes? E lembre-se, materiais diferentes necessitam de tipos de limpeza diferente.
É interessante envolver o zelador e os demais funcionários do condomínio nessa etapa. Por estarem diariamente atuando no local, eles podem fazer boas considerações.
Determine as frequências de limpezas
A frequência de cada limpeza deve ser calculada de acordo com o perfil do condomínio. Condomínios comerciais precisam de cuidados mais frequentes devido à grande quantidade de visitantes. Por outro lado, condomínios menores não precisam de tanto.
Apesar de ser algo particular, preparamos uma lista indicando as frequências de limpezas em condomínio.
Devem ser limpos diariamente:
- Hall de entrada;
- Portaria;
- Calçadas;
- Banheiros;
- Elevadores;
- Aparelhos da portaria (interfone, mesa, monitores, computadores)
- Objetos de decoração (vasos, quadros, etc);
- Sauna;
- Academia;
- Vestiários.
Devem ser limpos semanalmente:
- Quadras esportivas;
- Churrasqueiras;
- Salão de jogos;
- Caixas de hidrantes e extintores;
- Móveis das áreas comuns;
- Playground.
Devem ser limpos quinzenalmente:
- Vidros;
- Espelhos;
- Pisos de madeira;
- Paredes;
- Sala de máquinas.
Devem ser limpos mensalmente:
- Garagens;
- Salão de festas;
- Janelas externas;
- Grades do condomínio;
- Escadas de emergência.
Estabeleça uma rotina de limpeza para o condomínio
A rotina de limpeza determina quais áreas devem ser limpas em determinados dias da semana. Para criá-la, deve-se levar em consideração:
- As escalas e horários de trabalho da equipe;
- Os horários de menor movimentação no condomínio;
- Quais locais devem ser limpos diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente.
Com isso, a rotina funciona como uma espécie de cronograma de limpeza. Assim, é possível orientar a equipe de funcionários durante a sua agenda de trabalho.
Elabore uma checklist de limpeza do condomínio
Para facilitar ainda mais o trabalho da equipe de faxina, o síndico pode criar uma checklist de limpeza do condomínio. Em outras palavras, isso significa transformar o cronograma de limpeza em uma lista de afazeres.
Por exemplo, a checklist de limpeza do hall de entrada pode ser da seguinte forma:
- Passar aspirador de pó;
- Passar pano nos espelhos;
- Lavar o chão;
- Encerar piso;
- Tirar o pó dos móveis;
- Limpar portas;
- Lavar os tapetes;
- Limpar as janelas (dentro e fora).
O síndico tem que criar listas para cada uma das áreas comuns do condomínio, levando em consideração as devidas especificidades. Essa checklist pode fazer parte de uma planilha de limpeza de condomínio que deve ser gerenciada pelo zelador ou gerente predial.
Crie regras de limpeza de condomínio
Para manter um padrão de qualidade, é preciso que o condomínio possua regras de limpeza. Deste modo é possível garantir que a higiene do condomínio sempre esteja de acordo com o esperado.
Isso também facilita no treinamento dos novos funcionários, que devem sempre obedecer às regras. Assim sendo, essas normas devem ser repassadas ao zelador e à equipe de limpeza.
Contrate bons profissionais
De nada adianta ter um ótimo planejamento se os funcionários não são qualificados. Por causa disso, o condomínio deve investir em profissionais treinados e com experiência.
O número de contratados varia de acordo com o tamanho e as características do condomínio. Quanto maior for o empreendimento, maior deve ser a equipe de limpeza. Especialmente se há uma série de áreas comuns como piscina, salões de festa, saunas, playgrounds, etc.
Naturalmente, é comum que condomínios contem com o serviço de empresas terceirizadas para captar mão de obra. Essa prática reduz as responsabilidades do síndico com contratações. Além disso, também diminui os custos trabalhistas para o condomínio.
Por outro lado, muitos condomínios optam por contratar uma faxineira fixa para realizar a limpeza diária. Nesse caso, é fundamental realizar a contratação de diaristas para eventuais limpezas mais pesadas.
Conte com produtos de limpeza adequados
Uma parte muito importante na limpeza em condomínios é adquirir bons produtos. Dito isso, separamos algumas dicas de produtos adequados para determinadas situações:
- Sabão neutro – indicado para lavar pisos de madeira, cerâmica, mármore, granilite. Também serve para limpar quadras esportivas.
- Removedor – serve para limpar portões, grades e para a limpeza de garagem. Nesse último caso, é recomendável apostar também em desengordurante.
- Polidor de metais – apenas na prataria da decoração do condomínio.
- Lustra móveis – devem ser aplicados nos móveis de madeira.
- Desinfetante – servem para a limpeza de banheiros de uso comum no condomínio, em conjunto com bactericida.
- Detergente neutro – móveis, vidros, janelas, espelhos, brinquedos de plástico do playground, equipamentos da academia, elevadores, paredes e equipamento de prevenção contra incêndio.
Lembre-se que nem sempre o produto mais caro é o mais eficiente. Portanto, converse com a equipe de limpeza para pegar dicas sobre quais materiais são os mais eficazes. Assim, o condomínio pode ter uma limpeza melhor enquanto gasta menos dinheiro.
Invista em equipamentos de segurança para os funcionários
Ao fazer limpeza em condomínio, uma pessoa entra em contato com diversas substâncias tóxicas. Em razão disso, o síndico tem que ter a segurança dos funcionários e dos moradores como uma das suas prioridades.
Para isso, o condomínio deve providenciar:
- Luvas;
- Botas antiderrapantes;
- Óculos de proteção;
- Macacões;
- Máscaras;
- Placas e sinalização.
Somado a isso, é importante saber se o produto é de confiança antes de realizar a compra. Sempre confira se o fabricante tem cadastro na Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
Busque evitar o acúmulo de sujeira no dia a dia
Por fim, chegamos à última dica. Todos os dias diversas pessoas entram e saem do condomínio. Essa movimentação toda faz com que a poeira da rua venha para dentro do ambiente condominial. Por causa disso, é relevante que o condomínio invista formas de conter essa sujeira externa.
Uma das formas mais simples é investir em capachos para as portas de entrada. Desse jeito, todos os transeuntes terão de limpar os pés antes de entrar no condomínio. Assim, não há necessidade de retrabalho dos funcionários e fica mais fácil garantir a limpeza em condomínio.
Agora você já sabe as 10 dicas infalíveis de como organizar a limpeza do condomínio! Lembre-se de sempre apostar em práticas sustentáveis e que não prejudiquem o meio ambiente.
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por Denys Hupel | set 10, 2018 | Gestão Condominial
Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem definidos. Para melhorar o futuro da administração, é necessário analisar os problemas e montar um plano de ação do condomínio.
Por ser uma ferramenta de extrema importância, o planejamento estratégico do condomínio precisa ser elaborado com o envolvimento de todos deste ambiente: moradores, proprietários, funcionários e, claro, o síndico. Também conhecido como plano diretor de condomínio fechado, o gestor pode utilizar o plano de ação como uma de suas propostas para ser síndico.
Entenda tudo sobre o assunto com essa publicação:
- O que é plano de ação para condomínio?
- Como fazer o plano de ação para condomínio?
- O que deve conter no plano de ação para condomínio?
O que é plano de ação para condomínio?
Basicamente, um plano de ação para condomínio é um planejamento para alcançar objetivos e metas que melhoram a administração e a vida no local. Ao estruturar um plano de ação, a intenção é traçar estratégias que vão melhorar a situação do condomínio.
Por exemplo, se a intenção do condomínio é se livrar da inadimplência, será necessário estabelecer ações que podem ajudar a extinguir o problema – como buscar ajuda profissional, negociar dívidas de forma legal ou investir em campanhas de conscientização.
Esse planejamento estratégico do condomínio é desenvolvido pelo síndico em conjunto com os condôminos e precisa ser aprovado por uma reunião de assembleia antes de entrar em vigor.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com base nesse documento, o profissional pode identificar quais são as tarefas de maior importância e priorizá-las na hora de atuar. Além disso, o plano de gestão para condomínio garante que todo o trabalho do síndico será guiado pelas necessidades dos moradores, visto que todas as ações terão sido construídas com o auxílio da assembleia e serão baseadas sempre em dados ao invés de achismos.
Não contar com um planejamento para o condomínio pode ser um tiro no próprio pé. Afinal, a falta de objetivos faz qualquer um ficar à deriva, sem saber que caminho seguir. Isso traz uma série de dificuldades ao conjunto habitacional, especialmente quanto a falta de continuidade de projetos importantes e obras inacabadas.
Na ausência de um plano gestor do condomínio estipulado, cada síndico faz o que bem entender durante o mandato, sem levar em consideração a visão macro e as intenções e desejos dos condôminos.
Como fazer o plano de ação para condomínio?
Para montar um bom planejamento para o condomínio, é necessário refletir sobre o histórico do empreendimento. Quais foram os problemas que o condomínio teve de lidar no passado? Que aprendizado pode ser retirado dessas experiências anteriores? Analisar o passado permite compreender a situação atual do empreendimento e projetar objetivos e prazos para o futuro.
Ao estruturar um plano de ação para condomínio, é preciso seguir quatro passos:
- Entender a situação atual do condomínio
Deve-se fazer uma avaliação sobre como está a saúde financeira, estrutura física e a segurança do imóvel. Também é importante refletir sobre a qualidade da comunicação e do relacionamento entre os condôminos.
Nesse momento, nada melhor do que ouvir os moradores e funcionários. Faça uma pesquisa de opinião para descobrir quais são os problemas, insatisfações e ideias para melhoria do condomínio. Desta forma, estará sendo incentivado um engajamento por parte da comunidade na busca por soluções.
O questionário pode ser realizado pessoalmente, via correspondência ou através de formulários online, que podem ser enviados pelo software de administração do condomínio.
- Definir objetivos e metas claras
Com os resultados da pesquisa em mãos, destaque quais são as dificuldades enfrentados pelo condomínio. Para cada problema, estabeleça os objetivos que o condomínio quer alcançar e, a partir disto, monte planos de ação. Para deixar mais claro, montamos um exemplo:
Problema: Aumento de furtos no condomínio
Objetivo: Reduzir em 50% os furtos nos próximos seis meses
Plano de ação: Implantar um sistema de gestão de condomínio e controle de acessos.
Cada plano de ação deverá vir acompanhado de metas. Utilizando o nosso exemplo como base, as metas poderiam ser:
- Conseguir a aprovação de 80% dos condôminos em uma assembleia;
- Levantar R$ 3.000 reais em três meses para contratar e implantar o serviço;
- Identificar, no mínimo, 90% das pessoas que entram e saem do condomínio.
Também deve-se identificar se este será um planejamento anual ou a longo prazo para o condomínio.
- Divulgar o planejamento e aprová-lo pela assembleia
Após concluído, o planejamento não pode ficar esquecido na gaveta! O plano de ação do condomínio precisa ser divulgado aos condôminos. Para isso, utilize os principais meios de comunicação do condomínio, como circulares online, correspondência ou mensagens através de um software de gestão. Ao plano podem ser anexados documentos, os resultados da pesquisa realizada, apostilas, planilhas e dados.
Esse material deve ser analisado e votado pela assembleia do condomínio. Portanto o síndico pode convocar uma reunião especialmente para debater esse tópico.
- Acompanhar e otimizar os resultados
Após a aprovação pela assembleia, é o momento de colocar o plano em prática. Estude novamente o planejamento estratégico e pense em como adaptá-lo à sua rotina como síndico levando em consideração os prazos estabelecidos.
Mantenha a transparência e ofereça um acompanhamento periódico das atividades aos condôminos apresentando a evolução e resultados da sua gestão. Só assim eles saberão se o síndico está realizado um bom trabalho ou não. Aproveite as reuniões de condomínio para reavaliar os objetivos e fazer ajustes de acordo com as novas necessidades dos moradores, dos funcionários e do condomínio.
O que deve conter no plano de ação para condomínio?
Um plano de ação de qualidade deve abordar os seguintes temas em relação ao condomínio:
Documentação: o plano de ação precisa contribuir na organização de toda a papelada e informações relativas ao condomínio.
Financeiro: o planejamento estratégico só dará certo se for realizado em conjunto com o plano de contas do condomínio. Deve-se considerar os saldos, balancetes, números de inadimplência e demais questões financeiras do condomínio. Importante destacar questões trabalhistas e folha de pagamento, pois funcionários mal gerenciados, com escalas malfeitas e horários mal administrados equivalem a uma grande despesa ao condomínio.
Normas: o plano de ação precisa seguir as regras estabelecidas pela convenção e regimento interno do condomínio, além das deliberações de reuniões de assembleia. O planejamento estratégico deve utilizar esses documentos como base na hora de analisar contratos, organizar obras e manutenções e contratar serviços para o condomínio.
Metas: o documento final do plano de gestão precisa trazer a lista das metas que o condomínio quer atingir durante essa e as próximas gestões. É essencial que sejam estipulados datas e prazos.
Projetos: com base nas metas estipuladas, quais são os projetos que serão realizados para levar o condomínio à sua melhor forma? Liste todas as atividades de forma prática e objetiva.
Plano de manutenções: quando se fala em condomínio, não se pode deixar passar as manutenções preventivas e obrigatórias. Estabelecer uma lista dos itens que o síndico precisa realizar ao longo do ano facilita o trabalho e garante que nada será esquecido. Anote a manutenção juntamente com o mês ou época do ano que ela deve ser realizada.
Plano de reuniões e assembleias: o plano gestor do condomínio pode trazer as obrigatoriedades das reuniões do Conselho Fiscal e da assembleia, com datas e prazos.
Previsão orçamentária: todas essas mudanças exigem dinheiro, não é mesmo? Ao final do documento, o síndico deve aproveitar para apresentar a previsão orçamentária da realização das metas do plano de ação condominial.
A organização da gestão condominial é o maior legado que um síndico pode deixar. Afinal, com uma administração organizada, o sucesso é consequência. Ter todos as metas do condomínio mapeadas e definidas de maneira profissional facilita as tomadas de decisões e, assim, beneficia todos os envolvidos no condomínio. Então, síndico, mãos à obra!
Melhore ainda mais a sua gestão de condomínios com o nosso Guia Definitivo do Síndico de Sucesso!
por Denys Hupel | set 7, 2018 | Gestão Condominial
A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros.
Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes. Essa alternativa tem sido cada vez mais comum.
As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.
Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia a dia e implementação.
Pensando nisso, reunimos neste artigo diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual. Confira:
O que é uma portaria virtual?
A portaria virtual é um sistema de controle de entrada e saída operado remotamente, utilizando câmeras, sensores e outros dispositivos de segurança.
Diferente do modelo tradicional, em que um porteiro é presencial, esse sistema é monitorado por uma central que observa e valida todos os acessos remotamente. Assim, é possível garantir a segurança do condomínio sem a presença física de funcionários no local.
Como funciona a portaria virtual em condomínio?
Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.
O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.
Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.
A portaria virtual é segura?
Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.
Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.
Portaria virtual e portaria remota são a mesma coisa?
Sim, os termos “portaria virtual” e “portaria remota” são frequentemente usados como sinônimos. Ambos se referem ao modelo em que o monitoramento e controle de acesso são feitos à distância, por meio de centrais de segurança externas.
Os operadores que atendem remotamente visualizam as câmeras e recebem chamados para liberar ou barrar acessos, oferecendo suporte de segurança e controle de visitas.
Vantagens da portaria remota
Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:
- A portaria virtual impacta na redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço.
- Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
- A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
- Tecnologias como biometria e reconhecimento facial tornam o controle de entrada mais seguro e preciso. A para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
- Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
- O monitoramento remoto ocorre 24 horas por dia, sem pausas;
- Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.
Desvantagens da portaria remota
Algumas das desvantagens da portaria virtual são:
- O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
- Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
- Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
- O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
- Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc;
- O valor inicial da instalação pode ser alto para alguns condomínios. Essa barreira financeira pode tornar a adoção da portaria virtual difícil, apesar de ser mais econômica a longo prazo
Quanto custa uma portaria virtual?
O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, e em algumas empresa isso não inclui o custo da instalação e implementação do sistema, com câmeras e sensores.
Sabemos que um valor alto pode pesar no bolso do condomínio, mas é relevante considerar as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.
Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.
Equipamentos para portaria virtual
Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:
- Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
- Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
- Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.
Como são feitas as entregas quando o condomínio tem portaria virtual?
Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.
Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.
Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando, assim, desentendimentos ou transtornos.
O meu condomínio deve ter portaria virtual?
Alguns condomínios podem ter mais dificuldades com a portaria virtual do que facilidades. Para entender se o seu condomínio deve ter portaria virtual, é importante entender particularidades do seu edifício e do perfil de moradores.
Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.
Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Faça as seguintes perguntas: Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.
Como contratar uma portaria virtual?
Para adotar a portaria virtual em um condomínio, é importante seguir algumas etapas essenciais que garantem a segurança e a satisfação de todos os moradores. Confira:
Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
A instalação da portaria virtual representa uma mudança significativa na estrutura de segurança do condomínio e implica novos custos e responsabilidades. Por isso, é obrigatório que os condôminos aprovem a medida em assembleia. O síndico ou a administradora do condomínio deve convocar uma AGE, expondo os motivos, custos e benefícios da implementação da portaria virtual.
Alinhamento com os condôminos
É importante que os condôminos estejam cientes de como o sistema funcionará, os equipamentos que serão instalados e as mudanças no processo de entrada e saída. Muitas vezes, isso inclui apresentações das empresas de portaria virtual, que podem responder dúvidas e explicar detalhes técnicos.
Pesquisa de fornecedores e avaliação
Após a aprovação da assembleia, é essencial selecionar empresas com experiência e boas avaliações. Além de verificar a qualidade dos equipamentos, é importante que o contrato ofereça suporte contínuo e garanta o funcionamento ininterrupto do sistema.
Neste momento, é válido que o síndico busque indicações de outros condomínios e síndicos de sua rede de contato. É importante também que esteja atento às avaliações da empresa, seu histórico e sua documentação.
Treinamento para moradores e funcionários
Depois de contratado o serviço, é fundamental que todos os moradores e funcionários recebam treinamento adequado para utilizar o sistema.
Isso reduz o risco de incidentes e melhora a adaptação ao novo modelo.
Realizar simulações e testes
Antes da ativação completa, realizar simulações ajuda a identificar possíveis ajustes no sistema, garantindo que ele funcione conforme o planejado.
Seguindo essas orientações, o processo se torna mais transparente e democrático, atendendo às necessidades do condomínio e respeitando a legalidade do processo.
Você quer melhorar o controle de entrada de visitantes no seu condomínio? Faça download gratuito da nossa Planilha de Controle de Visitantes!
por Aline Oelrich | ago 31, 2018 | Gestão Condominial
A reunião do condomínio é um dos momentos mais importantes do trabalho de síndico. É a ocasião em que todos os moradores, proprietários e seus representantes se reúnem para discutir e tomar decisões sobre assuntos que afetam a vida em comunidade.
Entretanto, não são todos os condomínios que conseguem o privilégio de contar com reuniões tranquilas e pacíficas. Pensando nisso, separamos algumas informações e dicas para reuniões de condomínio.
Assim, o síndico já vai estar pronto para quando chegar a hora de aprovar aquela obra, alteração no regimento interno ou ajuste no valor da taxa de condomínio. Confira:
Como marcar uma reunião de condomínio?
A preparação da reunião de condomínio é tão importante quanto a execução. Existem uma série de detalhes que o síndico precisa ficar de olho para que tudo saia de acordo com a legislação. Caso contrário, a assembleia pode sofrer impugnação – e tudo o que for decidido na reunião será anulado.
Por causa disso, é necessário prestar muita atenção para que sejam obedecidas todas as regras do Código Civil brasileiro durante a convocação de assembleia. De acordo com o Art. 1.354, a assembleia não poderá ser realizada se todos os condôminos não forem convocados. Ou seja, se um condômino não receber uma notificação prévia sobre o encontro, a assembleia de condomínio não é válida legalmente.
A carta de convocação pode ser enviada por correspondência ou circular através de um sistema de gestão de condomínio, como o TownSq. Além disso, é aconselhável expor uma cópia desse documento em uma área de grande circulação no condomínio, como elevadores, hall de entrada ou portaria.
Os moradores também têm o direito de marcar uma reunião de condomínio por conta própria. O Art. 1.355 determina que assembleias extraordinárias podem ser convocadas por um quarto dos condôminos. Logo, os moradores podem se organizar, montar um abaixo-assinado e exigir que seja realizada uma assembleia do condomínio mesmo sem o aval do síndico.
Carta de convocação para reunião de condomínio
Para marcar uma reunião de condomínio, o síndico precisa montar uma notificação com as seguintes informações:
- Data do encontro
- Local
- Pauta da reunião
É fundamental destacar que apenas poderão ser votados os assuntos que estiverem presentes nesse documento. Caso apareçam novas demandas durante a reunião de condomínio, o síndico deve anotar as recomendações e convocar um futuro encontro para discutir essas novas pautas.
Para facilitar o trabalho do síndico, oferecemos um Modelo de Convocação de Assembleia.
Mantendo a ordem durante a reunião de condomínio
O síndico é o responsável por fazer a reunião de assembleia ocorrer tranquilamente e apaziguar os ânimos dos moradores mais fervorosos. O primeiro passo é escolher quem será o presidente da mesa. Essa pessoa irá conduzir os moradores ao longo das pautas e coordenar o secretário da mesa.
Em vista disso, o ideal é que o presidente seja alguém firme e neutro, que não represente nenhum grupo dentro do condomínio. Com uma mesa composta por pessoas bem orientadas para conduzir a reunião de condomínio, o risco de atritos diminui consideravelmente.
O foco também é um quesito indispensável. No início dos trabalhos, combine com a assembleia o tempo estipulado para debater cada uma das pautas. Por exemplo: a previsão orçamentária será discutida por 10 minutos, a aprovação de obras terá 25 minutos e assim por diante.
É essencial que o síndico se mantenha presente ao final da reunião para esclarecer dúvidas dos moradores e informar sobre os próximos passos que deverão ser seguidos após as decisões. Desta forma, o papel do síndico torna-se mais prestativo e a comunicação em condomínio fica mais transparente.
Assembleia de condomínio – Quórum
As votações nas reuniões de condomínio precisam seguir regras de acordo com o tema:
- Aprovação de prestação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do todo. Se esse quórum não for atingido, é feita a segunda convocação – que tem quórum livre. Após isso, a votação é decidida pela maioria dos presentes;
- Obras necessárias: necessitam do voto da maioria dos presentes para serem aprovadas. Lembrando que estas obras são as manutenções de pintura, conservação de máquinas e demais reparos para manter o condomínio, como limpeza da fachada e afins;
- Obras úteis: são as reformas que melhoram ou facilitam a rotina do condomínio, como modificação de um espaço de depósito de lixo, melhorias funcionais para segurança na garagem, etc. Esse tipo de votação exige maioria dos votos entre o todo os condôminos para ser aprovada;
- Obras voluptuárias: precisam da maioria dentro de ⅔ do total do número de condôminos. São reparos para melhor o entretenimento e o lazer dos moradores, como aumento da piscina, melhorias no salão de festas, etc;
- Alterações na convenção de condomínio ou regimento interno: exigem maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários;
- Destituição do síndico: em caso de insatisfação com a gestão do síndico atual, ¼ (um quarto) dos moradores podem convocar uma reunião de condomínio para que seja discutida a permanência do síndico. A validade da votação é de maioria absoluta, ou seja 50% dos condôminos + 1.
Para outros assuntos, se aplica a regra votação mínima de todos os presentes.
Ata de reunião de condomínio
A ata de condomínio é aquele documento que reúne todas as decisões de uma reunião de condomínio. Esse documento serve como comprovação do que foi deliberado pela assembleia. Também funciona como base para o trabalho do síndico.
O responsável pela redação é o secretário de mesa, eleito ao início da assembleia geral.
A ata de condomínio deve ser feitas a partir das seguintes informações:
- Nome do condomínio;
- O tipo de assembleia (extraordinária ou ordinária);
- Data, hora, local;
- Nomes do presidente e do secretário de mesa;
- Lista de todos os presentes na reunião;
- Lista de pautas a serem tratadas;
- Resumo das decisões tomadas em assembleia;
- Informar se há quórum presente;
- Folha com assinatura de todos os condôminos presentes no momento;
- Assinatura do presidente e do secretário da mesa.
Assim como a convocação, a ata pode ser disponibilizada para conferência dos moradores nas áreas comuns, enviada por correspondência ou via internet. Se o imóvel conta com uma administradora de condomínio, a empresa pode ficar responsável pelo envio.
É a convenção de condomínio que determina o prazo para envio da ata aos moradores e se há necessidade ou não de registro em cartório.
Assembleias podem ser um tanto quanto assustadoras. Mas com estas dicas, você será capaz de manter a reunião de condomínio trtranquila, pacífica e sem estresse.
Facilite o trabalho durante a reunião de condomínio utilizando o nosso Modelo de Ata de Condomínio, totalmente gratuito!
por Denys Hupel | ago 22, 2018 | Gestão Condominial
As assembleias de condomínio são um dos momentos mais relevantes da vida em comunidade. A presença de todos os condôminos é de extrema importância uma vez que quem não comparecer terá de lidar com as decisões tomadas pela maioria. Esse também é o momento que o síndico tem para prestar contas e mostrar aos moradores o trabalho que vem fazendo.
Descubra tudo sobre assembleias de condomínio com esse artigo que preparamos:
A assembleia de condomínio é o momento em que os condôminos se reúnem para discutir e tomar decisões sobre questões administrativas e que afetam a rotina do condomínio. É um momento para tirar dúvidas, debater e se inteirar sobre como vai a administração condominial e o trabalho do síndico.
Existem quatro tipos de assembleias de condomínios:
- Assembleia Geral Ordinária (AGO): ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano. Muitos condomínios aproveitam a AGO para fazer a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal e para fazer alterações na convenção de condomínio.
- Assembleia Geral Extraordinária (AGE): visam discutir e aprovar despesas emergenciais e assuntos gerais que não foram contemplados pela AGO.
- Assembleia Geral de Instalação (AGI): é feita para estrear um condomínio novo em folha, que acabou de ser entregue pela incorporadora. É feita a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, contratação de seguro obrigatório e eleição do primeiro síndico e equipe condominial.
Veja também cinco dicas para realizar uma assembleia eficiente.
Assembleia de condomínio – Código Civil
A lei que regulamenta assembleias de condomínio é a de nº 10406 sancionada em janeiro de 2002, no capítulo Do Condomínio Edilício. São seis os artigos:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
- 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
- 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Art. 1.351. Depende da aprovação de 2/3 (dois terços) dos votos dos condôminos a alteração da convenção; a mudança da destinação do edifício, ou da unidade imobiliária, depende da aprovação pela unanimidade dos condôminos. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)
Art. 1.352. Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembléia serão tomadas, em primeira convocação, por maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade das frações ideais.
Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras partes comuns pertencentes a cada condômino, salvo disposição diversa da convenção de constituição do condomínio.
Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembléia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial.
Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Conheça todos os artigos de lei sobre condomínios!
Como fazer uma convocação para assembleia de condomínio?
Assembleias de condomínio podem ser convocadas tanto pelo síndico quanto pelos moradores. Nesse caso, é preciso de um quarto dos condôminos. O síndico deve fazer a convocação com muita atenção, pois qualquer erro nesta etapa pode resultar na impugnação da assembleia.
O Art. 1.354 do Código Civil determina que todos os condôminos devem ser convocados para a reunião e, caso isso não ocorra, a assembleia poderá não ser deliberada. Mande uma correspondência ou crie uma circular aos moradores com informações básicas como data, local, a lista de pautas que serão discutidas. Apenas poderão ser debatidos ou votados os assuntos que forem citados no documento.
Para garantir provas de que todos os condôminos foram notificados, faça questão de pedir assinaturas no momento da entrega do convite. Também é importante expor uma cópia da convocação em um ambiente de grande circulação no condomínio, como elevadores e hall de entrada. Ou então, pode-se criar uma circular através de um sistema de gestão de condomínios como o TownSq e aproveitar para economizar papel.
O prazo para enviar as convocações é estipulado pela convenção do condomínio. Caso o documento não aborde o assunto, recomenda-se enviar o convite com pelo menos dez dias de antecedência.
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Como conduzir uma assembleia de condomínio?
Primeiramente, todos os participantes devem assinar a lista de presença, indicando nome e unidade do condomínio. O síndico deve aproveitar esse momento para conferir procurações e lista de inadimplentes.
Antes de começarem os trabalhos, geralmente são feitas duas chamadas. Se no momento da primeira não estiverem presentes metade das frações ideais do condomínio, é necessário aguardar a segunda chamada para dar início à assembleia. Após isso, é preciso eleger quem será o presidente da mesa. Essa pessoa ficará responsável por orientar os moradores ao longo da lista de pautas e nomear um secretário para redigir a ata.
A ordem dos assuntos tratados deve seguir a relação disponibilizada pelo edital de convocação, o mesmo que foi distribuído aos condôminos e exposto nas áreas comuns do condomínio. Um limite de tempo para cada tópico pode ser estipulado em conjunto antes de começar o debate.
Quem pode presidir a assembleia de condomínio? Todos os moradores podem se candidatar desde que estejam quites com o condomínio. O presidente da mesa deve ser alguém que seja firme e neutro, por isso não é recomendável que o síndico exerça esse papel. Consulte a convenção do condomínio para conferir se há alguma norma específica.
Quem pode votar na reunião de assembleia? Inquilinos podem participar e votar desde que apresentem procurações em nome do condômino, assim como filhos e parentes de proprietários. Contudo, inadimplentes não podem participar das deliberações e votações segundo o Art. 1.335.
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Assembleia de condomínio – Quóruns
Votações em reuniões de condomínios seguem regras estipuladas pela legislação, que contam com quóruns mínimos a partir de temas específicos. Confira:
- Alterações na convenção do condomínio ou regimento interno: exige maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários.
- Destituição de síndico: a demissão só é válida com a maioria absoluta (50% + 1) de todos os condôminos.
- Aprovação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do todo. Se não for alcançado essa quantidade mínima de pessoas, é feita a segunda convocação, que tem quórum livre. A votação é decidida pela maioria dos presentes.
- Aprovação de obras necessárias: todas aquelas que buscam conservar e impedir a deterioração do condomínio, como pinturas de fachada, reparos ou manutenções contra infiltrações. A aprovação é feita pela maioria dos votos presentes na assembleia (50% + 1).
- Aprovação de obras úteis:obras que melhoram o acesso e a vida no condomínio, como instalação de grades ou compra de sistema de segurança. Precisam da maioria dos votos (50% + 1) de todo os condôminos para serem aprovadas.
- Aprovação de obras voluptuárias: são aquelas não urgentes e que focam na beleza do condomínio ou lazer dos moradores (jardins, decorações ou reformas estéticas nas áreas comuns). Precisam ser aprovadas por 2/3 dos votos de todo o condomínio.
Para demais assuntos referentes às mudanças e decisões para o condomínio, se aplica a regra votação mínima de todos os presentes.
Entenda melhor sobre obras necessárias, úteis e voluptuárias.
Agora que você sabe tudo sobre assembleia de condomínios, aproveite para montar uma Planilha de Controle do Condomínio e não deixar nada passar batido.
por Denys Hupel | ago 7, 2018 | Gestão Condominial
Impugnação de assembleia em condomínio é um mal que assombra muitos síndicos. Imagine a seguinte situação: chegou a hora de realizar a Assembleia Geral Ordinária do condomínio. O síndico faz a convocação com antecedência e passa dias organizando o conteúdo que será apresentado aos moradores.
Chega o momento da reunião de assembleia, são realizadas as votações propostas e orçamentos são aprovados. Mas passado algum tempo, a assembleia é cancelada. Todo o trabalho feito, assim como as decisões tomadas naquele evento são anuladas e precisam ser refeitas. Péssimo, não é mesmo?
Porém, acontecimentos como esse podem ser evitados! Quer aprender sobre impugnação de assembleias e descobrir como você pode evitar que isso aconteça no condomínio que você gerencia? Pois vamos lá:
O que é impugnação de assembleia de condomínio?
Antes de tudo, precisamos compreender o que quer dizer o termo. ‘Impugnação’ significa contestação. Em termos jurídicos, ‘impugnação’ é ato de “contrariar expondo suas razões de oposição a determinada ideia”. É um ato de contestação, de oposição, visando anular e desfazer os efeitos de uma decisão. No contexto do condomínio, a impugnação de uma reunião de assembleia quer dizer anular o evento e todas as decisões tomadas nele.
Como funciona a impugnação de assembleia de condomínio?
Toda e qualquer reunião de assembleia do condomínio deve seguir certas regras para que seja válida. Se essas normas não foram obedecidas à risca, corre-se o risco de acontecer a impugnação de assembleia.
Geralmente, o pedido de anulação de assembleia acontece quando um ou mais condôminos ficam insatisfeitos com as decisões tomadas ou com a performance do síndico. Para isso, os moradores buscam encontrar erros cometidos pelos síndicos na hora de convocar a assembleia.
De forma geral, as condutas inadequadas mais comuns que levam à impugnação de assembleia de condomínio são:
- Não notificar todos os condôminos sobre a convocação de assembleia (Art. 1.354);
- Permitir que condôminos inadimplentes votem (Art. 1.335);
- Não redigir a ata da assembleia de forma correta e de acordo com o Código Civil;
- Permitir que representantes de condôminos votem sem apresentar procuração;
- Alterar convenção do condomínio com menos de 2/3 dos votos dos moradores;
- Deixar de convocar reunião de assembleia solicitada por 1/4 dos condôminos;
- Impedir a eleição de um síndico não morador para o condomínio (Art. 1.347).
Quando se pede a impugnação de uma assembleia, é necessário ter provas de que a reunião não foi feita seguindo as normas do Código Civil e do regimento interno do condomínio.
Caso sejam comprovadas falhas na reunião de assembleia ou na entrega da ata, a impugnação pode ser feita ao entrar com uma ação no Poder Judiciário, solicitando que o juiz anule a assembleia com base em provas.
Prazo para a impugnação de assembleia de condomínio
O pedido de impugnação à Justiça deve ser feito em até 60 dias após a Assembleia Geral Ordinária. Caso a reunião seja uma Assembleia Geral Extraordinária, o prazo diminui para 20 dias.
A opção mais amistosa (e mais barata) para anular a reunião de assembleia, é pedir ao síndico que seja organizada uma nova reunião de assembleia para revogar as medidas tomadas anteriormente. Caso o síndico se recuse, 1/4 dos condôminos podem reivindicar uma reunião de assembleia, como explica o artigo 1.355.
Como evitar que uma assembleia seja impugnada?
Para evitar que a assembleia seja impugnada, é necessário fazer tudo seguindo as regras da convenção e regimento interno do condomínio, assim como o Código Civil – Capítulo Condomínios.
O síndico deve seguir os seguintes passos:
- Atenção na hora de fazer a convocação: o artigo 1.354 determina que a assembleia não poderá ser deliberada se todos os condôminos não tiverem sido convocados. Para evitar isso, faça questão de pedir assinatura de todos os moradores no momento do recebimento da convocação. Em caso de convocação de assembleia enviada via Correios, garanta que seja utilizado Aviso de Recebimento (AR). O aviso também deve ser exposto em um ambiente de grande circulação no condomínio, como portaria e elevadores;
- Descreva o tema da reunião de assembleia: os assuntos que serão tratados na reunião de assembleia devem ser listados minuciosamente no edital de convocação. Os temas – como aprovação de orçamento para obras, destituição de síndico, multas, alterações no regimento interno, entre outros – precisam ser listados. Se a convocação cita “assuntos gerais”, estes só podem ser discutidos, mas não votados. Se a assembleia tratar de algum assunto que não foi listado na convocação, ela pode ser anulada;
- Convoque a assembleia respeitando o prazo mínimo: confira a convenção para checar qual o prazo estipulado pelo condomínio. Caso não houver nenhuma especificação, o Código Civil estabelece que a convocação seja enviada pelo menos dez dias antes da assembleia;
- Identifique os participantes da assembleia: todos devem assinar a lista de presença, além de indicar nome e unidade do condomínio. O síndico deve aproveitar esse momento para conferir as procurações dos representantes de condôminos, além de conferir se não há algum inadimplente presente – estes não poderão votar em assembleia, segundo o artigo 1.335 do Código Civil;
- Conduzir a assembleia da forma correta: cada reunião deve contar com duas chamadas e só deve ser iniciada após a realização da segunda chamada. A ordem dos assuntos tratados deve seguir a lista utilizada no edital da convocação de assembleia, o mesmo que foi distribuído aos condôminos e exposto nas áreas comuns do condomínio;
- Cumprir o quórum de votação de cada assunto: para cada assunto há uma quantidade de votos necessários para aprovação. Por exemplo, o número de votos a favor para aprovar uma obra no condomínio varia de acordo com a necessidade desta. O artigo 1.341 do Código Civil divide as obras em três categorias: Necessárias, Úteis ou Voluptuárias. Entenda melhor as diferenças de cada uma dessas categorias nesta publicação;
- Monte uma ata completa: todos os assuntos tratados pela assembleia devem ser relatados na ata, seguindo a ordem em que foram abordados. O documento precisa ser claro e objetivo e contar com a assinatura pelo presidente e pelo secretário da mesa. Ao final, uma cópia da ata deverá ser encaminhada para cada condômino – presente ou não na reunião.
Respeitar as regras do Código Civil evita a impugnação da assembleia do condomínio, então estude bastante todos os artigos de lei sobre condomínios.
Ao organizar a reunião de assembleia no seu condomínio de forma prática e seguindo as regras, você pode utilizar gratuitamente o nosso Modelo de Convocação de Assembleia!
