Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais são de extrema importância para a manutenção do condomínio. Continue lendo e veja como contratar.
O síndico é o responsável legal pela administração do condomínio, o que inclui a contratação de funcionários.
Por isso, é importante que ele saiba como contratar de forma adequada, com atenção ao que é necessário para cada cargo e seguindo todas as leis trabalhistas e previdenciárias.
Afinal, contratar funcionários qualificados e responsáveis é fundamental para garantir a segurança, o bem-estar e a tranquilidade dos moradores.
Estes profissionais serão responsáveis por diversas atividades importantes, como limpeza, manutenção, segurança e atendimento aos moradores.
E para fazer as melhores escolhas possíveis, o síndico deve saber como realizar um processo seletivo, definir as competências e habilidades necessárias para cada função, avaliar currículos, conduzir entrevistas, definir remunerações e mais!
Confira a seguir quais são os conhecimentos necessários para saber como contratar funcionários de forma eficiente e segura. Ao final do texto, confira uma calculadora gratuita de horas extras.
Contratar funcionários ou terceirizar? Veja as vantagens e desvantagens
A escolha entre contratação ou terceirização de funcionários pode depender das necessidades e características específicas de cada condomínio.
Conheça as vantagens e as desvantagens de cada opção:
Contratação de funcionários
Veja quais são as principais vantagens em contratar os funcionários diretamente pelo condomínio:
Maior controle sobre as atividades e a qualidade do serviço prestado;
Possibilidade de treinamento e capacitação específica para as necessidades do condomínio;
Maior flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho;
Possibilidade de criar um ambiente de trabalho mais unido e integrado, com funcionários que se identificam com o condomínio e seus moradores.
Agora confira quais são as desvantagens em realizar a contratação dos funcionários:
Necessidade de maior cuidado do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
Necessidade de investimento em equipamentos e materiais de trabalho, além de arcar com os custos de contratação, demissão, férias e licenças;
Menor flexibilidade para reduzir ou aumentar o quadro de funcionários em função das necessidades do condomínio.
Terceirização de funcionários
Veja a seguir quais são as principais vantagens em terceirizar a contratação dos funcionários do condomínio:
Maior facilidade e agilidade na ação de serviços;
Redução da responsabilidade do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
Possibilidade de contratar empresas especializadas em serviços específicos, como segurança, limpeza, jardinagem, entre outros;
Menor investimento em equipamentos e materiais de trabalho.
Veja agora quais são as principais desvantagens:
Menor controle para o gerenciamento das atividades e a qualidade do serviço prestado, pois a empresa contratada é responsável por gerir seus próprios funcionários;
Menor flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho, pois a empresa contratada pode ter outras demandas além do condomínio;
Menor identificação e integração dos funcionários com o condomínio e seus moradores, já que são profissionais contratados por outra empresa.
Como contratar um funcionário do condomínio? Veja o passo a passo
Se você não sabe por onde começar o processo de contração de seu funcionário, siga as orientações que reunimos para cada etapa:
Determine o perfil do candidato ideal
O síndico precisa ter clareza do perfil profissional que está buscando, quais são as verdadeiras atribuições e conhecimentos prévios necessários para ocupar a vaga.
Por exemplo:
Zeladoria: ser organizado e com espírito de liderança centrado no grupo. Veja mais sobre as atribuições do zelador aqui.
Portaria: ser organizado, solícito e atento, já que será responsável pela segurança na entrada, saída e entorno do condomínio.
O que pode ajudar é definir algumas diretrizes gerais para orientar a seleção de funcionários, como:
Competências e habilidades: É importante avaliar as competências e habilidades específicas necessárias para cada função, como limpeza, manutenção, segurança, atendimento ao público, entre outras.
Experiência prévia: A experiência prévia na função ou em atividades similares pode ser um diferencial, pois permite avaliar o desempenho anterior e verificar se o candidato tem as habilidades necessárias para a função.
Capacidade de adaptação: A capacidade de adaptação e flexibilidade do candidato permite avaliar se ele é capaz de se ajustar a diferentes demandas e situações.
Boas referências: Avalie as experiências dos outros contratantes sobre o desempenho do candidato em outras experiências de trabalho.
Compatibilidade com a cultura do condomínio: Verifique se o candidato se identifica com a cultura e os valores do condomínio, pois isso ajuda a garantir um ambiente de trabalho mais unido e integrado.
Proatividade e iniciativa: Avalie se o candidato é proativo e tem iniciativa pode ser um diferencial, pois permite que ele seja capaz de identificar e solucionar problemas por conta própria.
Boa comunicação: Uma boa comunicação, clara e objetiva, é fundamental, especialmente para funções que envolvem atendimento ao público, como portaria e recepção.
Divulgue a vaga
Você abriu uma vaga no seu condomínio e não sabe por onde começar a buscar os candidatos? Confira algumas sugestões:
Aplicativo para condomínio: Para que os condôminos possam ficar cientes e até ajudar na busca, você pode divulgar sobre a vaga como circular no aplicativo para condomínios.
Mural do condomínio: Opção simples e eficaz para divulgar a vaga. É possível imprimir um cartaz com as informações da vaga e fixá-lo em um local visível e de fácil acesso para os moradores, que podem dar suas sugestões e ajudar na busca.
Redes sociais: Utilize as redes sociais do condomínio para a divulgação. Deixe links para agendamento de entrevistas nos Stories do Instagram, ou até publique um anúncio na página do condomínio no Facebook.
Plataformas online de empregos: Utilizar plataformas online de empregos, como LinkedIn ou o Vagas.com.br, pode ser uma boa opção para ampliar o alcance da vaga e atingir um público mais amplo.
Agências de emprego: Em alguns casos, pode ser interessante utilizar os serviços de uma agência de emprego para ajudar na divulgação e seleção de candidatos.
Seja qual for o canal, faça uma divulgação clara e objetiva, com informações bem específicas sobre a função, o salário, o horário de trabalho, as exigências e os benefícios oferecidos.
Crie um roteiro para as entrevistas
Para avaliar os candidatos de maneira eficaz, estruture as perguntas que ajudarão a entender melhor sobre as habilidades e as competências dos funcionários de forma mais objetiva.
Durante as conversas, tenha em mãos papel e caneta para tomar notas sobre pontos importantes sobre cada um.
Confira algumas sugestões de etapas para o roteiro de entrevistas:
Apresentação: Para iniciar a conversa, crie um clima mais descontraído e se apresente ao candidato. Tente conhecê-lo, perguntar como está e criar um momento tranquilo para que a tensão inicial se dissipe.
Perguntas sobre formação e experiência profissional: Peça ao candidato para compartilhar um pouco sobre como se saiu nas experiências profissionais anteriores; o que ele mais gosta de fazer, no que se saía melhor, quais eram os desafios, etc.
Perguntas sobre as habilidades e competências do candidato: Pergunte ao candidato como ele lidaria com situações de pressão ou imprevistos, quais são suas principais habilidades, qual é a sua experiência ao lidar com o público e como lidaria com o conflito.
Perguntas sobre comportamento e valores: Avalie o comportamento e os valores do candidato, para verificar se ele se encaixa na cultura do condomínio. Pergunte sobre os principais valores pessoais e profissionais, quais escolhas faria em situações específicas que envolvem ética e a integridade no ambiente de trabalho, como lidaria em uma situação em que precisa tomar uma decisão importante em um curto prazo, etc.
Encerramento e feedback: Ao final, encerre a entrevista de forma clara, dando orientações sobre os próximos passos. Informe ao candidato quando deve esperar a resposta da vaga e também agradeça pela participação na entrevista.
Outras etapas podem ser incluídas no roteiro de entrevista. Adapte às necessidades e características específicas de cada condomínio e função.
Estude os perfis dos candidatos
Depois de realizar várias entrevistas, observe as suas anotações e currículos para relembrar as entrevistas e selecionar os candidatos mais adequados à vaga.
Em alguns casos, faça uma ligação para tirar possíveis dúvidas que possam surgir.
Não tenha pressa
O desespero para fechar uma contratação pode interferir na tranquilidade para fazer uma escolha certeira.
Observe os seus prazos e demandas e, se possível, sempre se adiante no processo seletivo antes de realmente precisar dessa pessoa.
Como contratar um funcionário CLT
Caso o condomínio opte pela contratação direta de funcionários próprios e não pela terceirização, é de extrema importância que os profissionais tenham a carteira assinada e que o síndico conheça o processo para que isso seja feito de acordo com a legislação.
Veja quais são os trâmites e outros detalhes:
Documentos necessários
Antes da contratação, é necessário verificar os documentos e informações dos candidatos, como a:
Carteira de Identidade (RG);
CPF;
Carteira de trabalho (CTPS);
Título de Eleitor;
Comprovante de residência;
E o certificado de reservista (para funcionários do sexo masculino).
Dependendo das exigências da vaga, é necessário comprovar a escolaridade, trazer referências profissionais e certificados de cursos específicos.
Processos internos
Realizar o exame admissional. A empresa deve realizar este exame para verificar as condições de saúde do funcionário, para assegurar que ele apto a desempenhar as funções do cargo;
Cadastrar os empregados por intermédio da GFIP: O cadastramento do trabalhador no sistema do FGTS é necessário para que o seu primeiro recolhimento para o Fundo aconteça por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
Cadastrar os empregados no sistema do PIS/PASEP: O condomínio deverá cadastrar os seus empregados, desde que ainda não inscritos, como participantes do PIS/PASEP. O cadastramento será efetuado, exclusivamente, em agência da Caixa Econômica Federal (CEF) e por meio do formulário Documento de Cadastramento no PIS (DCPIS), que deverá ser solicitado nas agências da CEF, sempre que for necessário, na quantidade compatível com o número de empregados a serem cadastrados;
CAGED (cadastro geral de empregados e desempregados): O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado pelo Governo Federal, por intermédio da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele serve como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, como também é utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais;
GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical): O condomínio é obrigado a descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos. A contribuição sindical corresponderá à remuneração de um dia de trabalho, qualquer que seja a forma de remuneração e quer sejam ou não os empregados associados ao sindicato;
DIRF: Esta declaração não deve ser confundida com o Imposto de Renda. Ela é uma declaração emitida pela fonte pagadora, em que o condomínio deve declarar os pagamentos de seus funcionários por meio de referências exigidas das notas fiscais, como CNPJ da empresa, número da nota, valor e código;
Registro no eSocial: a empresa deve registrar as informações do funcionário no sistema eSocial, que é um registro eletrônico de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Por fim, depois da contratação, é importante cumprir as obrigações trabalhistas, como o pagamento de salário e benefícios, a recolha de encargos sociais e previdenciários, o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias, entre outras.
Contrato de trabalho
O contrato de trabalho precisa ser elaborado de forma clara e objetiva, especificando as condições e estando de acordo com a lei.
A empresa deve emitir um contrato de trabalho, que deve ser assinado pelo empregado e pelo empregador, e registrado na CTPS.
Como contratar um funcionário MEI
Processos internos
Para contratar um funcionário MEI (Microempreendedor Individual) para o condomínio, é necessário seguir alguns processos internos e providenciar alguns documentos.
Abaixo, listo os principais passos para realizar essa contratação:
Definir a função e as responsabilidades: Antes de iniciar o processo de contratação, é importante definir a função e as responsabilidades do funcionário, para que ele saiba o que será esperado dele no trabalho;
Verificar a compatibilidade do MEI: É importante verificar se a atividade do MEI é compatível com a função a ser exercida no condomínio. Alguns MEIs podem não ter autorização para prestar serviços de mão de obra para empresas ou condomínios, por exemplo;
Verificar a regularidade do MEI: É necessário verificar se o MEI está regularizado, ou seja, se está com a sua inscrição no MEI ativa e com as suas obrigações tributárias em dia;
Elaborar o contrato de prestação de serviços: O contrato de prestação de serviços deve ser elaborado, especificando as condições da prestação de serviço, tais como valor, prazo e forma de pagamento, horário de trabalho, entre outras;
Providenciar a inscrição na prefeitura: É necessário providenciar a inscrição do MEI na prefeitura do município onde está localizado o condomínio. Essa inscrição permite que o MEI possa prestar serviços para o condomínio de forma regular;
Verificar a necessidade de outros documentos: Em alguns casos, pode ser necessário providenciar outros documentos para a contratação, como certidões negativas de débitos tributários, declaração de regularidade do MEI, entre outros;
Formalizar a contratação: Após a verificação de todas as informações e documentos, é necessário formalizar a contratação do MEI, assinando o contrato de prestação de serviços e os demais documentos necessários.
É importante destacar que, ao contratar um funcionário MEI, o condomínio não tem as mesmas obrigações trabalhistas e previdenciárias que teria com um funcionário CLT.
Nesse caso, é necessário seguir as regras específicas para a contratação de prestadores de serviços, previstas na legislação trabalhista e previdenciária.
Se a administração do condomínio for terceirizada, as empresas devem se encarregar das burocracias trabalhistas, mas é importante que essa informação seja confirmada com a empresa.
Quais são as leis trabalhistas válidas para funcionários de condomínio?
Os funcionários de condomínio têm os mesmos direitos e deveres trabalhistas que qualquer outro trabalhador regido pela CLT.
No entanto, existem algumas particularidades que dizem respeito à atividade exercida pelos trabalhadores em condomínios, e que podem estar previstas em leis específicas ou convenções coletivas de trabalho.
Algumas das leis trabalhistas que se aplicam aos funcionários de condomínio incluem:
CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): É a principal lei trabalhista do Brasil, que estabelece as regras para a relação entre empregador e empregado, como jornada de trabalho, salário, férias, 13º salário, FGTS, entre outros;
Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/1964): Esta lei estabelece as regras gerais para a administração dos condomínios, e também regula questões específicas relacionadas aos empregados do condomínio;
Convenção Coletiva de Trabalho: As convenções coletivas são acordos firmados entre sindicatos de empregados e empregadores, com o objetivo de estabelecer regras específicas para determinada categoria profissional, como piso salarial, jornada de trabalho, benefícios, entre outros.
Além disso, existem outras leis e normas regulamentadoras que podem se aplicar aos funcionários de condomínio, como a Lei das Domésticas (Lei Complementar nº 150/2015), que estabelece as regras para o trabalho doméstico, e a NR-18, que regula as condições de trabalho na indústria da construção.
É importante ressaltar que é obrigação do empregador conhecer e cumprir as leis trabalhistas aplicáveis aos seus funcionários, para garantir um ambiente de trabalho justo e seguro.
Caso haja dúvidas sobre a legislação trabalhista, é recomendável consultar um advogado especializado em direito do trabalho ou contatar o sindicato da categoria.
Os riscos de, por exemplo, não assinar as carteiras profissionais de tais trabalhadores são atribuídos ao síndico, que responde por todas as ações de sua gestão, ao condomínio, que pode responder judicialmente, e, mais indiretamente, aos condôminos.
Além de questões judiciais, se um funcionário contratado pelo condomínio cai da escada e se machuca, por exemplo, o condomínio poderá responder judicialmente.
Lembre-se: todo profissional que tem seus direitos e deveres respeitados, com reconhecimento justo, trabalha melhor e mais feliz. E isso é de extrema relevância para o bom funcionamento de um condomínio.
Obrigações trabalhistas
As obrigações trabalhistas para funcionários CLT e terceirizados podem ter algumas diferenças, dependendo do tipo de serviço prestado.
Para funcionários CLT e funcionários terceirizados:
Cumprir a carga horária estabelecida pelo empregado;
Executar as tarefas determinadas pelo empregador de acordo com suas habilidades e funções;
Zelar pela segurança dos condôminos, colaboradores e visitantes;
Manter o ambiente de trabalho organizado e limpo;
Respeitar as normas e regulamentos internos do condomínio;
Receber salário compatível com a função exercida, com os direitos trabalhistas garantidos, como FGTS, férias, 13º salário, entre outros;
Ter acesso a benefícios como plano de saúde, vale-transporte, vale-refeição, entre outros;
Ter direito a folgas e licenças previstas em lei, como férias, licença-maternidade e licença-paternidade.
Além dessas obrigações, tanto os funcionários CLT como os terceirizados têm direito a um ambiente de trabalho seguro e saudável, com equipamentos e ferramentas adequados, e devem receber treinamento e capacitação para desempenhar suas funções de forma segura e eficiente.
Organizar a contabilidade de um condomínio pode ser uma tarefa complicada.
É normal que síndicos em início de carreira tenham dúvidas sobre qual é o regime tributário do condomínio.
Isso acontece porque a tributação de condomínio ainda é um assunto que causa confusão. Especialmente quando não se tem as informações corretas.
Queremos facilitar a vida dos síndicos, por isso preparamos essa publicação para explicar tudo sobre qual a classificação tributária de condomínios e ainda quais são os impostos de condomínio. Continue lendo para saber mais!
O que é regime tributário?
Regime tributário é o conjunto de leis e regras que determinam a forma de tributação de uma pessoa jurídica. No geral, essa pessoa jurídica é uma empresa ou qualquer entidade que gere renda.
Desta forma, é o regime tributário que determina quais os tipos de impostos que uma empresa deverá pagar.
Os regimes tributários são definidos conforme o volume de arrecadação. Ao todo, existem três modelos de regime tributário:
Simples Nacional;
Lucro Presumido;
e Lucro Real.
Você sabe qual o regime tributário de condomínios edilícios? Confira no tópico a seguir.
Isso ocorre pois esses empreendimentos não são prestadores de serviço e nem geram renda.
O Parecer Normativo CST nº 76 de 09/02/1971 explica o porquê dessa situação.
De acordo com a norma, condomínios de edificações têm como fim exclusivo cuidar dos interesses comuns dos co-proprietários. Logo, não há lucro.
Para ser considerado Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, a pessoa jurídica precisa gerar algum tipo de renda. Assim sendo, condomínios não fazem parte de nenhum regime tributário.
Apesar disso, condomínios ainda precisam pagar determinados impostos.
Como funciona o regime de tributação do condomínio?
A pergunta mais comum quando se trata da tributação do condomínio é: condomínio paga imposto?
A resposta é sim. Mesmo que condomínios não se enquadrem em regimes tributários, eles estão sujeitos à obrigação tributária.
Isso quer dizer que condomínios não são isentos de pagar impostos e, assim, são responsáveis tributários. Visto que o recolhimento de impostos mensais é uma das obrigações dos condomínios.
A incidência de imposto é determinada pela Lei 8.212 do Código Civil e pelo Decreto 3.048, de 1999.
Quais impostos o condomínio deve pagar?
Veja quais impostos devem ser pagos pelo condomínio:
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
O FGTS deve ser pago apenas se o condomínio conta com funcionários contratados.
O pagamento é feito mensalmente e tem base de cálculo de 8% da remuneração mensal do funcionário. É preciso que seja quitado até o dia 7 do mês seguinte em que o salário foi pago.
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
O pagamento do INSS deve ser realizado para todos os profissionais contratados. Isso vale para os com carteira assinada, autônomos e síndico.
O valor equivale a 20% do salário do profissional. O imposto deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.
PIS/PASEP – Programa de Integração Social
O PIS/PASEP financia o pagamento do seguro-desemprego e abono. Também só deve ser pago caso o condomínio tenha empregados.
Equivale a 1% da folha de pagamento do funcionário, mas o valor pode variar de acordo com o estado.
Esse imposto deve ser recolhido até o dia 20 do mês seguinte ao salário pago.
COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social
O COFINS é recolhido quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
ISS – Imposto Sobre Serviço
O ISS cobrado durante a contratação de autônomos, mas isso varia conforme o município. Nesse caso, pesquise qual a legislação da sua cidade.
CSLL – Contribuição Sobre o Lucro Líquido
O CSLL também é pago somente em casos de contratação de prestadores de serviços.
O condomínio deve prestar suas obrigações tributárias dentro do prazo estabelecido pelo eSocial. Atrasar ou não enviar as informações corretas pode resultar em uma multa administrativa.
Imposto de Renda em condomínio
Outra dúvida recorrente quando o tema é qual o regime tributário de condomínio, é em relação ao Imposto de Renda. Separamos as principais perguntas:
O Parecer Normativo CST nº 76 de 1971 também explica sobre o tema. A norma diz sobre os condomínios em edificações:
“[…] por não se tratar de pessoa jurídica e por não se situar entre as entidades enumeradas na Portaria GB-337-69, não se inclui na obrigatoriedade da apresentação da declaração de rendimentos.”
Entretanto, condomínios com funcionários contratados precisam realizar o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).
Isso vale para o salário de síndico e dos demais profissionais contratados. Assim sendo, o condomínio paga Imposto de Renda de Pessoa Física, mas não precisa fazer a declaração do empreendimento.
Como declarar condomínio pago no Imposto de Renda?
Chega a época do IR e muitos condôminos não sabem muito bem o que fazer. Em resumo, não é necessário informar os valores pagos com taxa de condomínio ao leão. Bem como não é preciso informar o pagamento com o IPTU.
Por outro lado, os inquilinos devem informar o valor pago referente ao aluguel do ano-calendário na ficha “Pagamentos e doações efetuados”.
Esse item encontra-se como código 70 – aluguel do imóvel. Deve-se também informar o nome e CPF do beneficiário dos pagamentos. Ou seja, o proprietário do imóvel.
O síndico que recebe remuneração direta do condomínio, deve seguir os seguintes passos.
Inclua o benefício na declaração de Imposto de Renda como “outras receitas”. Porém, se a receita ultrapassar R$ 6 mil anuais, deverá ser declarada via DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte).
A ata de condomínio é um documento importante, pois registra todos os tópicos e deliberações apresentados durante uma reunião de assembleia. Acompanhe!
Os síndicos sabem o quanto as reuniões de assembleia são importantes para a gestão condominial, afinal é lá onde acontecem as aprovações e determinações.
Neste sentido, o documento ata de condomínio surge como uma maneira de registrar todas estas discussões e criar um histórico do que foi abordado juntos aos condôminos.
Entretanto, nem todos ainda sabem por onde começar a escrevê-la. Por isso, a seguir explicaremos o que é a ata e como produzi-la. Veja!
O que é o livro de ata do condomínio?
A ata de condomínio é um documento oficial, cujo objetivo é registrar tudo o que aconteceu durante uma reunião de assembleia.
No entanto, existem algumas diferenças entre a ata de condomínio e uma ata comum.
Quando a reunião de assembleia for convocada, a ata já deve possuir um texto inicial prevendo os assuntos que serão abordados.
Durante a reunião, a ata deve ser atualizada e fiel às discussões em andamento, votações, resultados e outros detalhes que forem abordados em assembleia.
Em alguns casos, o síndico pode gravar a reunião (com a permissão dos condôminos) e depois transcrever para o documento.
Como fazer um livro ata de reunião de condomínio?
A seguir você confere as respostas para as principais perguntas sobre a ata de condomínio + um passo a passo completo para você criar as suas atas sem erro. Veja!
Como deve ser preenchida e o que deve constar na ata?
A ata de condomínio, como você já sabe, deve ser iniciada antes da reunião de assembleia acontecer, já prevendo os assuntos que serão abordados.
Existem alguns pontos que devem constar neste documento:
data, hora e local da reunião;
nome do condomínio;
se é uma assembleia geral ordinária ou extraordinária;
nome do presidente e secretário da reunião;
lista dos condôminos presentes e ausentes;
lista das pautas que serão abordadas;
deliberações;
informação se há quorum presente;
assinatura das pessoas presentes, principalmente do presidente e secretário da reunião.
Quem é o primeiro a assinar uma ata?
Não existe uma ordem obrigatória durante a assinatura. Geralmente, estas são as pessoas que devem assinar a ata de condomínio:
Obrigatoriamente, o presidente e o secretário da reunião;
Facultativamente, o síndico;
Os condôminos também devem assinar a ata, quando firmado por escrito no momento da assembleia, ou a lista de presença que também fará parte do documento oficial.
O que escrever na primeira folha do livro ata?
Existem algumas informações que devem constar no termo de abertura do livro ata do condomínio. São estas:
quantidade de folhas;
nome do condomínio;
local e data;
inscrição no CNPJ;
assinatura do síndico;
e, por fim, deixar claro na abertura que o livro servirá de registro das atas.
Qual é a formatação de uma ata?
Idealmente, a formatação da ata de condomínio pode ser feita da seguinte forma:
Fonte: Arial, Courier New ou Times New Roman (a fonte escolhida deve ser usada em todas as atas);
Tamanho padrão: 12;
Espaçamento entre linhas de 1,5. Esta formatação permite clareza do texto e facilitação da leitura;
O título da ata ser estar centralizado, negrito e com tamanho padrão 14;
As folhas impressas devem ser adicionadas ao livro ata e deverão obedecer ao formato padronizado de: 16,5 X 19; com margem de 2 centímetros na esquerda e direita;
Todo o corpo da ata deve conter um único parágrafo.
Quem pode ter acesso ao livro de atas do condomínio?
Além do síndico, todos os condôminos podem ter acesso a qualquer documento que diz respeito ao condomínio, incluindo o livro de atas ou mesmo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em reunião de assembleia.
É obrigatório registrar ata?
Depende. O Código Civil não determina nenhuma obrigação, portanto o síndico deve registrar a ata somente se a convenção do condomínio exigir.
Quem registra a ata de condomínio? Como validar?
Se o registro da ata for uma obrigatoriedade do condomínio, então o síndico deverá comparecer no Cartório de Registro de Títulos e Documentos, portando a ata impressa e a relação das assinaturas.
Qual o tempo de validade da ata de condomínio?
A ata de condomínio possui validade vitalícia. Essa validade só será revogada se ocorrer uma nova reunião de assembleia revogando as deliberações anteriores.
Quem escreve a ata de reunião do condomínio?
O síndico nomeará uma pessoa no início da reunião para ser o secretário da assembleia, que será responsável pelas atas.
Como corrigir uma ata depois que ela é assinada?
Neste caso, é preciso fazer um adendo, colher as assinaturas dos mesmos condôminos que assinaram a ata e registrar este adendo.
Caso o seu condomínio possua o hábito de fazer a leitura e aprovação da ata na reunião de assembleia seguinte e o erro não for de grandes proporções, basta aguardar a próxima reunião e fazer a correção.
Qual o prazo para impugnar ata de assembleia de condomínio?
De acordo com o art. 178 do Código Civil, o prazo para pleitear a anulação de uma reunião de assembleia é de quatro anos, a contar a partir da data de sua realização.
Como fazer a ata de eleição de síndico?
A ata de eleição de síndico não é muito diferente de uma ata de condomínio comum e também deve registrar todas as deliberações da reunião.
Portanto, deve conter:
data, local, horário de início e fim da reunião;
lista de presença dos participantes (em caso de inquilino, ele deve apresentar a procuração do condômino);
leitura das informações relacionadas à eleição do síndico, já especificadas na convocação, mas também registradas na ata;
em seguida, coloca-se o nome dos candidatos e dá-se início à votação, contagem dos votos e deliberação do vencedor;
descrição detalhada das tarefas a serem delegadas ao novo síndico;
prazos para determinadas ações e os responsáveis pela execução;
encerramento da assembleia;
e, por fim, o registro da ata em cartório.
Ata de eleição de síndico volta a ser requisito obrigatório
Recentemente, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação revogou a Instrução Normativa nº 04/2020, que determinava que a ata de eleição do síndico não era requisito obrigatório.
No entanto, esta regra só era válida enquanto perdurava o estado de emergência de saúde pública decorrente da COVID-19.
Desde o dia 03 de outubro de 2022, esta ata volta a ser obrigatória nos condomínios.
Agora que você já entendeu a importância da ata de condomínio e por onde começar a escrever a sua, confira os três modelos de atas de reunião que criamos especialmente para você. Basta clicar aqui e inscrever-se no formulário e baixar
A portaria remota funciona, literalmente, à distância e proporciona maior segurança, organização e redução de custos ao condomínio. Veja mais sobre este assunto!
Infelizmente, estamos cada vez mais preocupados com a violência que nos cerca e, por isso, precisamos buscar novas estratégias para garantir condomínios cada vez mais seguros.
Uma opção que vem ganhando adeptos é a portaria remota, onde não há um porteiro no local e a entrada e saída de visitantes são controladas por uma central, com câmeras de segurança.
Já no Brasil, a tecnologia vem chegando aos poucos, trazendo inovação às cidades do país. Por exemplo, apenas em São Paulo, estima-se que, somente em 2020, houve um crescimento de 43% na adesão da portaria remota nos condomínios do município.
Aliando modernidade, redução de custos e segurança, o sistema de portaria remota é um dos principais exemplos de automatização de condomínios.
Pensando nisso, vamos apresentar alguns pontos importantes sobre a portaria remota neste artigo. Continue lendo!
O que é portaria remota?
A portaria remota substitui a presença física de um porteiro no condomínio por um gerenciamento à distância.
Um funcionário trabalha diretamente de uma central de monitoramento, controlando o acesso de pessoas através das câmeras de segurança 24 horas por dia.
Como funciona a portaria remota para condomínios?
Ao chegar no condomínio, o visitante aperta a campainha e conversa com o porteiro através da portaria eletrônica, que funciona via interfone.
Enquanto isso, o funcionário da empresa notifica o morador por interfone, telefone ou aplicativo de celular e confere se a entrada é autorizada. Tudo isso utilizando a internet.
A entrada de moradores é feita com um sistema de identificação que reconhece a sua impressão digital (biometria), cartões magnéticos ou até mesmo QR Codes.
Para que tudo isso funcione perfeitamente, o condomínio precisa contratar uma empresa especializada e investir em uma aparelhagem que consiste em:
câmeras de segurança;
sistema de identificação de moradores; e
conexão de internet para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Depois da contratação, não esqueça de fazer manutenções preventivas e periódicas para que todos os equipamentos funcionem perfeitamente e não haja surpresas.
Como funcionam os serviços de entrega e de correspondência com portaria remota?
Sem a presença de um porteiro, existe o medo de que as encomendas e correspondências possam ter problemas na entrega ou sejam extraviadas.
Uma forma de resolver essa questão é encaminhar as correspondências para o zelador do condomínio, que deverá repassar os materiais aos moradores.
Na ausência de um zelador, pacotes e envelopes só poderão ser entregues diretamente aos moradores. O que significa que alguém deverá estar em casa na hora da entrega da encomenda.
Entregas que requerem a assinatura do comprador e pedidos de delivery funcionam como a visita de um convidado: o entregador entra em contato com a portaria a distância pelo interfone na porta de entrada e a central notifica o morador acerca da situação.
Qual o custo de uma portaria remota?
Os custos de uma portaria remota variam de acordo com a cidade e o número de unidades no condomínio.
Apesar de ser um valor alto, a portaria à distância possibilita que o condomínio economize com outras questões como folha de pagamento e obrigações previdenciárias de funcionários.
Devido a isso, há relatos de condomínios que tiveram uma economia de até R$ 100 mil em apenas um ano usando o serviço.
Quais as vantagens de uma portaria remota?
Portarias remotas para condomínios possuem pontos positivos e negativos.
Logo, é importante analisá-los para descobrir se o serviço combina com as necessidades e perfil do condomínio que você administra.
Maior segurança para o condomínio. Não possuir um porteiro físico no local evita que o profissional seja rendido por assaltantes;
Menos custos trabalhistas e despesas em geral. Terceirizar a portaria e a empresa de segurança diminui o risco de o condomínio ter problemas com ações trabalhistas;
Economia de tempo e dinheiro em treinamento de porteiros e vigilantes;
O condomínio contará com um aparato maior de segurança e controle já que serão instaladas câmeras nas entradas e áreas comuns;
Redução de conflitos e desvios de função. Os desvios de função e conflitos entre porteiros e moradores são reduzidos;
A portaria virtual funciona 24 horas por dia.
Quais as desvantagens da portaria remota?
A portaria remota para condomínios evita uma série de problemas que podem ser causados pela presença do porteiro, mas isso não quer dizer que a prática é perfeita.
Existem algumas questões que precisam ser levadas em consideração antes de aderir ao sistema:
O sistema está aberto a possíveis falhas em caso de falta de energia e quedas de internet;
Alguns condôminos podem ter dificuldade de adaptação à tecnologia;
Moradores podem sentir falta do contato humano do porteiro presencial, de alguém para ajudar a abrir portas para os mais velhos ou repassar informações relevantes sobre o condomínio;
Dificuldades para receber entregas de encomendas e correspondências, pois alguém precisará estar no local para receber os materiais;
O síndico precisará dispor de tempo para ajudar os moradores a se adaptar a essa novidade.
Como proceder em caso de problemas de conexão e falta de energia
Como a entrada e a segurança do condomínio são feitas através de equipamentos eletrônicos, a portaria remota fica comprometida caso aconteça algum problema com a conexão ou queda de luz. Providências precisam ser tomadas para evitar que o condomínio fique fragilizado com esses obstáculos.
Caso seja contratado o serviço de portaria remota, se torna de extrema importância que o condomínio tenha sistemas de apoio, como um gerador de 5 a 6 Kva para o caso de falta de energia elétrica.
Alguns síndicos optam por contratar duas conexões de internet de empresas diferentes para o condomínio.
Desta forma, quando houver problema em uma delas, a conexão reserva é automaticamente acionada. Outros condomínios preferem aderir uma rede mais poderosa.
Antes de contratar qualquer serviço, é essencial que o síndico esteja atento aos termos de contrato e tire dúvidas importantes com a empresa, por exemplo:
Como o atendimento é feito em caso de queda de luz ou falha no sistema?
A empresa dispõe de porteiros físicos que podem se deslocar ao condomínio nessas situações emergenciais?
Também é interessante visitar a central da portaria remota para conhecer a infraestrutura e ver por dentro como é feita a vigilância.
Outra questão que deve ser levada em consideração é lembrar que, mesmo com o serviço da portaria remota, o condomínio não pode apostar apenas na aparelhagem eletrônica como a única forma de entrada e saída.
Na ausência de energia, é necessário que as portas e vias possam ser acessadas com uso de chave ou controle – e que os moradores possuam cópias destes.
Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?
Esse serviço não é indicado para grandes conjuntos habitacionais, com diversas torres e mais de uma entrada.
O volume de pessoas entrando e saindo do condomínio pode ser comprometedor à segurança do condomínio caso opte-se por portarias remotas, sem contar que o custo de implementação e instrução dos moradores pode ser penoso.
A portaria não presencial é mais indicada para condomínios de médio porte, entre 40 a 60 unidades – ambientes onde contratar um porteiro fixo acabaria saindo caro para o bolso dos moradores.
O síndico também deve levar em consideração o perfil dos condôminos.
Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade?
Vão colaborar com a nova rotina?
Sentirão falta do auxílio de um porteiro físico?
Geralmente, condomínios com uma assembleia mais jovem tendem a se adaptar com mais facilidade e achar esse tipo de serviço mais atraente.
Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?
Aderir (ou não) portaria remota é um assunto de larga escala, que interfere na vida de todos os moradores do condomínio.
Verifique a Convenção do Condomínio para conferir se há necessidade ou não de fazer uma convocação de assembleia para realizar esse tipo de mudança.
Caso seja necessário, a instalação da portaria remota no condomínio só poderá ser feita com aprovação da maioria dos moradores.
Quando for apresentar os orçamentos de prestadores de serviço na reunião de assembleia, o síndico deve munir-se com todas as informações possíveis.
Em termos gerais, pode-se dizer que a portaria remota é um meio termo entre não ter uma portaria tradicional, mas ainda contar com um ser humano controlando a entrada e saída do condomínio.
Ainda que possa parecer algo diferente e até mesmo futurista para muitas pessoas, é uma realidade que deve ser pesquisada. Afinal, estamos aqui para melhorar a vida em condomínios, então por que não apostar na tecnologia?
Contabilidade é um dos temas da gestão condominial que mais causa dor de cabeça no síndico, no conselho fiscal e nos condôminos. Uma das dúvidas mais recorrentes é se é necessário contratar um contador para o condomínio.
Condomínio com CNPJ precisa de contador? Escritório de contabilidade pode administrar condomínio? Como fazer a contabilidade do condomínio? Descubra as respostas para estas perguntas com esta publicação! Confira:
Condomínio precisa de contador?
Primeiramente, vamos responder essa questão que causa muita confusão nas diretorias dos condomínios. Legalmente, não existe nenhuma lei que obrigue o condomínio a contratar os serviços de um contador, mesmo que o empreendimento possua um CNPJ ativo. Da mesma forma, não há nenhuma norma do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que determine a presença de um contador atuando em condomínios.
No entanto, isso não quer dizer que condomínios estão isentos de entregar a prestação de contas aos condôminos. O Novo Código Civil, Art. 1348, estipula que:
Art. 1.348. Compete ao síndico: (…) VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas; (…)
Isso significa que faz parte das atribuições do síndico prestar contas à assembleia geral ao menos uma vez por ano. Além disso, a lei também determina que é tarefa do síndico elaborar o orçamento de receitas e despesas condominiais, bem como agir contra a inadimplência.
Logo, é o síndico o responsável por fazer a gestão contábil do condomínio. Porém, assumir o compromisso sem um mínimo de conhecimento no assunto pode causar sérios problemas ao empreendimento e ao próprio síndico. O gestor pode ser penalizado por erros que aconteçam, podendo até sofrer processos civis e criminais.
Esta mesma lei que determina as obrigações do síndico também define que o gestor tem o direito de transferir as tarefas administrativas para outra pessoa ou empresa. Ou seja, o Art. 1348 deixa claro que o síndico pode contratar um contador para o condomínio ou os serviços de um escritório de contabilidade. Porém, a lei explica que essa medida só pode ser realizada mediante aprovação da assembleia e desde que a convenção condominial autorize.
Por isso, é prudente apostar na contratação de um profissional confiável que possa cuidar da contabilidade do condomínio. Seja um contador autônomo, através de um escritório de contabilidade ou uma empresa administradora. Somente assim é possível compreender qual a verdadeira situação patrimonial, econômica e financeira do empreendimento.
Responsabilidades do contador de condomínio
Antes da contratação, é fundamental que o síndico saiba quais são as responsabilidades de um contador para condomínios. São elas:
Fiscalizar todas as operações financeiras realizadas pelo condomínio;
Denunciar quando há erros, riscos e/ou fraudes nas contas;
Elaborar mensalmente os demonstrativos financeiros e o balancete;
Organizar e armazenar os documentos fiscais do condomínio.
Atividades como emitir boletos para o pagamento das cotas condominiais ou elaboração da folha de pagamento podem ser atribuídas ao contador. Entretanto, essas questões podem variar conforme o contrato firmado entre profissional e condomínio.
É importante lembrar, no entanto, que mesmo com a presença de um contador, o síndico ainda é o principal responsável legal pelo condomínio e possui responsabilidades civis sobre eventuais problemas que possam ocorrer. No caso de erros ou fraudes cometidas pelo contador, o gestor poderá ser responsabilizado também. Por causa disso, é essencial que o síndico e o conselho fiscal mantenham-se atentos ao trabalho do contador e realizem auditorias com frequência.
Escritório de contabilidade pode administrar condomínio?
A não ser que a convenção condominial se oponha, escritórios de contabilidade podem administrar condomínios. Legalmente, o Código Civil não impõe nenhum impedimento sobre o tipo de empresa autorizada para auxiliar o síndico na administração condominial.
Dessa forma, fica a cabo do próprio condomínio definir qual a prestador de serviço será escolhido para dar suporte no dia-a-dia administrativo. Assim, tanto escritórios de contabilidade, quanto contadores autônomos podem administrar condomínios.
Como fazer a contabilidade do condomínio?
Ao realizar a contabilidade para condomínio de forma independente, é necessário tomar conta dos seguintes fatores:
Organização dos documentos fiscais.
Uma pasta de contabilidade organizada já é meio caminho andado para uma boa gestão condominial. Alguns documentos precisam ser guardados por pelo menos cinco anos, como:
Entregar DARF, DIRF, RAIS e demais obrigações fiscais.
Elaborar demonstrativos e balancetes
Em suma, os demonstrativos e balancetes são documentos entregues mensalmente à diretoria e aos condôminos que trazem a relação completa dos gastos e receitas do condomínio.
Estes arquivos são feitos com base na análise das movimentações financeiras, taxa de inadimplência e devem ser assinados pelo contador responsável. Assim sendo, essa é a etapa da contabilidade que traz mais alívio aos condôminos, pois garante transparência e mostra a real situação do empreendimento.
Escrituração contábil de condomínio é obrigatória?
Por fim, vamos falar sobre escrituração contábil do condomínio. Para os que não sabem, escrituração contábil é um registro cronológico de todos os fatos contábeis que ocorreram com um empreendimento.
Também conhecida como “escrituração tributária” ou “escrituração fiscal”, esse arquivo tem a finalidade de servir como uma memória ou registro histórico de uma empresa ou entidade. E, dessa forma, facilitam o trabalho de gestores e fiscais. A escrituração contábil é obrigatória para empresas dos mais variados portes. Em contrapartida, não existe legislação ou norma do CFC que torne a escrituração contábil obrigatória para condomínios.
Resumindo, o condomínio não é obrigado a contratar um contador, bem como realizar a escrituração contábil.
No geral, a contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a gestão condominial e garantir o bem-estar de todos os moradores. No fim das contas, contadores facilitam o trabalho do síndico, proporcionando mais transparência e segurança.