Gestão de funcionários em condomínios: como fazer?

por Denys Hupel | dez 3, 2018 | Legislação

Os funcionários do condomínio são peças fundamentais no bom funcionamento da gestão. Independente do setor, eles são essenciais para que tudo ocorra em perfeita harmonia. Desse modo, é de extrema importância que a gestão de funcionários em condomínios seja eficiente.
E aí, síndico? Como é a gestão de pessoas nos condomínios que você gerencia? Quais são as regras para funcionários de condomínio? Aprenda tudo isso com este artigo:
O que é gestão de funcionários?
Como fazer gestão de funcionários em condomínios
Regras para funcionários em condomínio

O que é gestão de funcionários?

Em síntese, gestão de funcionários é o desenvolvimento de estratégias que buscam aprimorar o trabalho realizado no condomínio. Também conhecida como gestão de pessoas, a atividade às vezes se confunde com o trabalho de recursos humanos (RH).
De forma resumida, a prática tem a intenção de:

• Melhorar a gestão condominial;
• Desenvolver uma equipe de profissionais de alta performance;
• Aumentar o bem-estar e satisfação dos condôminos;
• Fazer os funcionários de condomínio se sentirem valorizados.

Independente de o condomínio ter contrato com uma empresa especializada em mão de obra terceirizada, ainda é papel do síndico realizar a gestão dos funcionários. Inclusive, a atividade é considerada uma das atribuições do gestor. Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, uma das obrigações do síndico é zelar pela conservação das áreas comuns do condomínio. Logo, coordenar os funcionários em prol da conservação do empreendimento se torna uma das principais responsabilidades do síndico.
Por outro lado, faz parte das atribuições das administradoras do condomínio cuidar do RH do condomínio. Sendo assim, é normal que a gestão de funcionários em condomínio seja parte das responsabilidades da empresa de administração condominial.

Como fazer gestão de funcionários em condomínios

Agora que você já sabe o que é a gestão de pessoas em condomínios, precisamos falar sobre a parte prática. Quais são as melhores formas de montar uma boa gestão de funcionários em condomínio? Confira algumas dicas:
Treinamento
Em primeiro lugar, é preciso que o síndico dedique um tempo para realizar o treinamento dos funcionários assim que eles iniciam as atividades no condomínio. Ao introduzir o funcionário à rotina do condomínio de forma adequada, facilita-se a adaptação do profissional ao novo serviço e ambiente de trabalho. Durante o treinamento, devem estar inclusos os manuais de trabalho e as regras da convenção e regimento interno do condomínio. Além disso, é importante apresentar o novo integrante da equipe aos moradores e aos demais colegas de trabalho.
Boa comunicação
Tanto o síndico profissional quanto o síndico morador devem reservar um momento na agenda para conversar com a equipe de funcionários do condomínio periodicamente. Assim é possível compreender quais são as demandas condominiais, quais são os problemas da gestão de funcionários em condomínio e como corrigí-las. Com uma boa comunicação, é possível montar estratégias e melhorias em conjunto. Isto é essencial, pois estimula o envolvimento do trabalhador, mostrando que o seu serviço é muito importante para o condomínio.
Criar uma rotina de trabalho
Outro ponto importante da gestão de funcionários em condomínio é o desenvolvimento de uma rotina de trabalho. Para tanto, o síndico deve aproveitar os momentos de comunicação com a equipe para montar um cronograma de atividades e checklists para cada área de atuação. Por exemplo, você pode utilizar uma planilha de limpeza de condomínio.
Faça avaliações
Além de manter um bom relacionamento com os funcionários, o síndico precisa ficar atento aos feedback. Essa é uma das tarefas mais importantes na gestão de funcionários em condomínios, pois garante que o trabalho fique cada vez melhor. Mas atenção: nas avaliações, não se deve focar apenas nas coisas ruins. Afinal, a intenção do síndico é aprimorar a gestão condominial e não apenas distribuir críticas. Portanto, aproveite também para parabenizar os pontos fortes do trabalhador e dos serviços prestados.
Celebre datas comemorativas
Como comentamos, a gestão dos funcionários do condomínio também tem a função de incentivar e motivar os trabalhadores. E nada melhor para fazer alguém se sentir parte de uma equipe do que ter momentos de descontração. Lembre-se de celebrar datas comemorativas, como dia do porteiro ou dia do zelador, além do aniversário de cada funcionário.
Aproveite a tecnologia
Uma forma de melhorar a gestão de funcionários em condomínios é investir em tecnologias. Softwares de gestão de condomínio, como o TownSq, são ferramentas perfeitas para auxiliar nessa área do trabalho do síndico.
Leia também:
Como contratar funcionários para o condomínio?
Reforma trabalhista em condomínio: o que muda?

Regras para funcionários em condomínio

Gerenciar uma equipe formada por funcionários como porteiros, seguranças, vigias, faxineiros pode se tornar uma tarefa um tanto quanto penosa. Para facilitar, o síndico deve criar regras para os funcionários em condomínio.
Para isso, cada condomínio deve desenvolver as suas próprias regras. Dessa maneira, não existe uma fórmula que deve ser seguida e aplicada por todos. Cada empreendimento é único e possui demandas individuais. Portanto, leve em consideração as especificidades do condomínio que você gerencia. Para isso, o síndico deve estar atento às opiniões do zelador e demais integrantes da equipe de funcionários.
Questões como horas extras, seguro de vida e detalhes sobre a folha de pagamento fazem parte da lista de direitos dos funcionários de condomínio, e fazem parte das obrigações trabalhistas previstas pela lei.
Apenas com uma boa gestão de funcionários em condomínio é possível implementar a administração e garantir a estabilidade na comunidade. Trabalhando em conjunto, o dia a dia em comunidade fica melhor!

Precisa montar as regras para os porteiros do condomínio? Use o nosso Modelo de Deveres do Porteiro. É grátis!

Entenda todas as obrigações fiscais e contábeis de um condomínio

por Denys Hupel | nov 30, 2018 | Legislação

Infelizmente, contabilidade e gestão tributária são áreas que sempre causam medo nos síndicos. Por conta da falta de informação ou da quantidade de siglas e números, as obrigações do condomínio, seja elas contábeis, fiscais ou previdenciárias, podem acabar se tornando fonte de dor de cabeça na gestão financeira do condomínio.

Queremos ajudar você a cuidar da contabilidade do condomínio e realizar a prestação de contas com segurança e propriedade. Portanto, preparamos essa publicação com tudo o que você precisa saber sobre obrigações contábeis do condomínio.

Com este artigo, você vai aprender:

Qual o regime tributário de condomínio?

Em primeiro lugar, vamos começar falando sobre o regime tributário do condomínio. Regime tributário é o nome dado ao conjunto de leis e normas que determinam o tipo de tributação que uma pessoa jurídica deve obedecer. Em outras palavras, é a partir do regime tributário que se define quais impostos uma empresa deverá pagar.

Apesar de possuírem CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), condomínios não são considerados pessoas jurídicas perante a lei. Como todo o dinheiro arrecadado pelo condomínio deve ser utilizado para arcar com as despesas e melhorias no empreendimento, não existe lucro dentro do âmbito condominial. E, desta forma, condomínios não geram renda.

Por não produzirem renda e nem prestarem serviços, os condomínios não se enquadram em nenhum modelo de regime tributário. Porém, isso não quer dizer que condomínios não precisam pagar impostos ou lidar com obrigações fiscais. A seguir, compreenda melhor quais são as obrigações contábeis do condomínio.

Principais obrigações do condomínio

Obrigações contábeis de condomínio

Uma das partes mais importantes da administração condominial, é arcar com as obrigações contábeis. Inclusive, fazer o recolhimento de impostos e realizar as obrigações fiscais e previdenciárias é um dos deveres do condomínio. Dessa maneira, não arcar com essas demandas dentro do prazo estabelecido pelo eSocial pode resultar em multas administrativas.

Entenda quais são as obrigações contábeis do condomínio, divididas entre fiscais e previdenciárias:

Obrigações fiscais do condomínio

Primeiramente, vamos começar este artigo explicando o que são as obrigações fiscais do condomínio. As obrigações fiscais são parte importante da gestão tributária do condomínio. Sobretudo porque elas compõem uma série de encargos e declarações que o condomínio deve entregar aos órgãos públicos. Logo, o condomínio que não estiver quite com os seus compromissos junto à Receita Federal ou Estadual, pode vir a sofrer penalidades. Saiba quais são as principais obrigações fiscais do condomínio:

Cadastro CNPJ

Mesmo sem ter personalidade jurídica, é obrigatória a inscrição do condomínio junto à Receita Federal. O cartão do CNPJ deve ser guardado pelo síndico em local seguro e organizado. Da mesma forma, o condomínio precisa estar devidamente registrado  no Cartório de Registro de Imóveis. Essa medida é determinada pelo novo Código Civil brasileiro, conforme o Art. 1.332.

DARF

A DARF do condomínio é o Documento de Arrecadação de Receitas Federais. Em síntese, essa obrigação fiscal é uma guia emitida pelo Ministério da Fazenda e pela Receita Federal para que o contribuinte faça o pagamento de tributos. Assim, a DARF serve tanto para realizar o pagamento de tributos de operações financeiras, quanto para cumprir com determinadas obrigações contábeis, como o IRPF, PIS, COFINS, CSLL, entre outros.

DIRF

É a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Essa obrigação contábil tem a finalidade de fiscalizar o Imposto de Renda. Ela deve ser entregue uma vez por ano, sempre na segunda quinzena de fevereiro.

RAIS

Significa Relações Anuais de Informações Sociais. Assim sendo, o RAIS serve para fiscalizar as contratações feitas por condomínios e empresas no país. Segundo às normas, deve entregue ao Ministério do Trabalho anualmente, através do site do órgão.

Leia também:
DIRF é a mesma coisa que Imposto de Renda?
A entrega de DCTF para condomínios é obrigatória?

Obrigações previdenciárias do condomínio

Por sua vez, os tributos voltados à previdência social são obrigatórios apenas para os condomínios que possuem funcionários contratados. Contudo,  também existem as obrigações previdenciárias no caso de contratação de prestadores de serviço terceirizados. Confira:

Mão de obra com carteira assinada

FGTS

Em primeiro lugar, vamos falar sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. O pagamento é feito mensalmente, com base de cálculo de 8% da remuneração mensal do funcionário. Ademais, deve ser quitado até o dia 7 do mês seguinte em que o salário foi pago.

INSS

Em seguida, temos o INSS. O valor desse tributo previdenciário equivale a 20% do salário do profissional. Ele é recolhido até o dia 20 do mês subsequente.

PIS

O PIS é o encargo que financia o seguro-desemprego. Desse modo, a alíquota é equivalente a 1% da folha de pagamento. Entretanto, é importante conferir o valor cobrado pela sua região, pois a quantia varia conforme as normas do município.

CAGED

É o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, criado com a finalidade de controlar as admissões e demissões sob o regime da CLT. Para isso, deve ser entregue até o final do dia que antecede o início do trabalho de um novo funcionário no condomínio.

IRRF

Resumidamente, este é o Imposto de Renda Retido na Fonte. É apurado mensalmente e deve ser entregue até o último dia útil dos primeiros dez dias do mês seguinte ao salário.

IRPF

Por outro lado, também há o  Imposto de Renda de Pessoa Física. Deve ser entregue anualmente, até o último dia útil do mês de fevereiro.

RAT

Significa Riscos Ambientais do Trabalho e substitui o antigo Seguro de Acidente de Trabalho. Nos condomínios, é retido o percentual de 2%, que é multiplicado pelo valor do FAP (Fator Acidentário de Prevenção), de 0,03%.

Contribuição sindical: essa obrigação contábil de condomínio deixou de ser exigida com a Reforma Trabalhista, em 2017. Desde então, a contribuição ao sindicato patronal e das categorias é voluntária.

Leia também:
Condomínio é imune ou isento ao IRPJ?

Mão de obra terceirizada

Muito se engana quem pensa que contratar prestadores de serviço autônomos e terceirizados é o mesmo que não pagar obrigações contábeis. Em contratações com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal, o condomínio deve fazer retenção da contribuição com:

• PIS;
• COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
• CSLL (Contribuição Sobre o Lucro Líquido);
• Ou então, através do INSS.

Se a empresa contratada é optante pelo Simples, recolhe-se apenas os 11% do INSS. Se não, é recolhido 1% do CSLL, 3% de COFINS e 0,65% de PIS, pagos através de DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal), pelo código 5952. É preciso que esses pagamentos sejam feitos até o dia 20 do mês subsequente.

Pronto! Agora você já possui tudo o que precisa saber para lidar com as obrigações contábeis do condomínio. Próximo passo: mãos à obra!

Deixe a contabilidade do seu condomínio mais organizada! Use o TownSq, o maior software para gestão de condomínios no mundo!

Administradora de condomínio tem direito a 13º salário?

por Denys Hupel | nov 28, 2018 | Legislação

O final de ano é sempre movimentado para os síndicos. É decoração natalina no condomínio, organização das férias dos funcionários e agendamento o pagamento do 13º salário dos funcionários. Porém, você sabe se as administradoras de condomínio também têm direito a décimo terceiro salário?
Dentre todas as taxas cobradas pela administradora de condomínio, essa é a que mais causa polêmica. Apesar de render muita confusão, o tema não é tão complexo e requer apenas conhecimento sobre os direitos do condomínio.
Entenda tudo sobre o décimo terceiro das administradoras de condomínio. E ainda, descubra se o síndico recebe 13º salário ou tem direito a férias.
Administradora de condomínio pode cobrar 13° salário?
A cobrança do décimo terceiro salário pelas administradoras é recorrente. Porém, antes de mais nada, precisamos compreender o que diz a legislação sobre essa remuneração extra paga pelo empregador.
O 13º salário foi criado com o intuito de ser uma gratificação de natal para os trabalhadores, paga até o mês de dezembro de cada ano. Instituída pela Lei n° 4.090/1962, a norma estabelece que o adicional deve ser pago somente aos empregados contratados:

Art. 1º – No mês de dezembro de cada ano, a todo empregado será paga, pelo empregador, uma gratificação salarial, independentemente da remuneração a que fizer jus.

Na prática, isso significa que apenas funcionários com carteira assinada pelo condomínio têm o direito de receber o 13º salário.
Desse modo, o condomínio não tem a obrigação de pagar a taxa extra a qualquer pessoa que prestar serviços sem possuir vínculo empregatício. Ou seja, condomínios não são obrigados por lei a pagar o décimo terceiro salário ao administrador ou à empresa administradora.
Apesar disso, não é necessariamente ilegal a administradora de condomínio cobrar o 13º salário. Se a taxa anual extra estiver presente no contrato assinado, o condomínio deve arcar com a despesa.
Por isso, verifique o contrato e confira se está especificado a cobrança do 13º cada ano a todo dezembro. Se a taxa constar no documento, é preciso marcar uma reunião para rever o contrato e conferir se há possibilidade de alterar o acordo de prestação de serviços.
Se o condomínio for coagido a pagar a taxa extra anual, é possível entrar com uma ação judicial visando a restituição do valor pago. Essa pode ser uma ação por danos materiais e morais, conforme a indicação da assessoria jurídica. O Art. 42 do Código de Defesa do Consumidor autoriza que o cliente que pagar uma quantia de forma equivocada pode requerer a devolução em dobro. Entretanto, essa medida só poderá ser tomada caso o contrato não apresente a obrigação do pagamento da 13ª mensalidade à administradora do condomínio.
Taxa extra condomínio: quem paga o 13º salário?

O pagamento do 13º salário pelo condomínio, seja para a administradora ou para os funcionários, deve ser feito conforme as regras estipuladas na convenção do condomínio. Muitos condomínios optam por adicionar os custos à taxa condominial mensal. Dessa forma, cada morador paga a sua parte aos poucos. Outra opção é realizar o rateio do 13º salário. No entanto, essa medida deve ser tomada em conjunto através de uma reunião da assembleia geral.
Inquilino X proprietário: conforme a Lei 8245/91, é o inquilino quem paga a contribuição para o 13º salário dos funcionários do condomínio. Isso ocorre porque a cobrança é considerada uma contribuição social aos trabalhadores, portanto faz parte das despesas ordinárias do condomínio.

É necessária aprovação dos condôminos para pagamento de décimo terceiro salário para a administradora?

A princípio, não é necessário pedir aprovação dos condôminos para realizar o pagamento da 13ª mensalidade à administradora, bem como o pagamento de demais taxas à empresa. 
Assim sendo, ao dar o sinal positivo à contratação de uma administradora, a assembleia está concordando com todas as cláusulas do contrato a ser assinado. Inclusive o pagamento do décimo terceiro salário, quando houver.
Se nesse meio tempo houver alguma mudança de contrato com a empresa, a nova proposta deverá passar pelo crivo da assembleia antes de ser assinada pelo síndico.

Mas, síndico de condomínio recebe décimo terceiro salário?

Apesar de não ser uma prática não comum, o síndico pode receber uma 13ª remuneração, sim. Em geral, síndicos são profissionais autônomos e nem sempre possuem vínculo empregatício com o condomínio. Portanto, o pagamento do 13º salário ao síndico é opcional.
Para isso, é necessário que a convenção do condomínio não apresente nenhum impasse. Ademais, a medida deve ser votada em assembleia. Por exemplo, a decisão pode ser tomada coletivamente durante a assembleia para eleição do novo síndico do condomínio. Da mesma forma, cabe aos moradores decidir qual o valor extra que será pago ao síndico.
Da mesma forma, o pagamento do 13º salário a cada 12 meses aos demais profissionais autônomos contratados pelo condomínio é opcional. E, também, deve ser realizado conforme o acordo firmado. Assim, tanto o contador quanto o advogado do condomínio têm direito ao 13º salário apenas quando estipulado no contrato.
Também é importante destacar que o síndico tem direito a férias. Afinal, ninguém é de ferro. Nessas situações, é o subsíndico quem assume o papel de gestor do condomínio.
Lembre-se sempre que é obrigação do condomínio cumprir com os contratos assinados. Portanto, o síndico tem a obrigação de ler cada documento com atenção e buscar sempre o melhor para a saúde financeira do condomínio.
Leia também:
O que faz uma administradora de condomínios
Quanto cobra uma administradora de condomínio?
Como administrar um condomínio: guia completo

Precisa realizar uma assembleia para falar sobre 13º salário? Use gratuitamente o nosso Modelo de Convocação de Assembleia!