por Denys Hupel | jan 24, 2019 | Financeiro
Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:
- Agilidade na emissão dos boletos;
- Proteção contra fraudes;
- Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
- Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
- Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
- Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.
O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?
O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.
Como operacionalizar tudo isso?
Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.
Como é o controle de pagamento?
Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.
Como os clientes recebem os boletos?
Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.
Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.
por Denys Hupel | jan 22, 2019 | Obras e Manutenções
Infiltração no apartamento é um dos principais vilões para os moradores de condomínios. Inclusive, elas incomodam ainda mais do que o barulho dos vizinhos ou do salão de festas. Os vazamentos danificam a estrutura da edificação e ainda aumentam os custos com a água. Além disso, esse é um problema que, se não for resolvido logo no início, pode trazer muito prejuízo para o condômino e para todo o condomínio.
Por isso, é importante estar bastante atento aos primeiros indícios de infiltração no apartamento, para descobrir qual a origem do vazamento, bem como comunicar o síndico do condomínio. Com esta publicação, aprenda como identificar uma infiltração no apartamento e, ainda, quais orientações você deve seguir para solucionar este problema.
Sinais de infiltração no apartamento
Em um primeiro momento, identificar uma infiltração não é nenhuma tarefa muito complicada. Alguns indícios que sinalizam a existência de infiltração na parede apartamento são:
- Umidade nas paredes;
- Manchas escuras no teto, especialmente no caso de infiltração no banheiro do apartamento;
- Pintura descascando;
- Presença de mofo.
Seu apartamento apresenta algum dos itens dessa lista acima, seja nas paredes ou no teto? Neste caso, é aconselhável que você procure auxílio de um profissional capacitado com urgência.
Normalmente, o zelador do condomínio possui conhecimento prévio suficiente e pode fazer essa identificação inicial. Da mesma forma, é natural que o síndico ou a administradora tenham o contato de prestadores de serviços autorizados que possam fazer o conserto do problema.
Infiltração no teto: como resolver?
Preparamos um passo a passo sobre como você pode lidar com infiltração no teto do apartamento. Confira:
- As paredes apresentam manchas em tom esverdeado, acinzentado ou esbranquiçado? Pode ser bolor! Nesse caso, é necessário investigar se o fungo é causado por infiltração ou por causa de umidade. Para isso, verifique se há fissuras por onde a água pode estar vindo, o que pode indicar um vazamento d’água. Esse é um passo importante para quem suspeita de infiltração no teto do banheiro do apartamento, por exemplo;
- Chame o zelador do condomínio ou uma prestadora de serviços autorizada para identificar de onde vem o vazamento e montar um relatório formal do problema;
- Com a origem da infiltração no apartamento identificada, envie um ofício ao síndico ou a administradora do condomínio informado o problema. Se o foco inicial do vazamento for em outra unidade do condomínio, esse ofício também deve ser encaminhado para o condômino responsável para que este dê os encaminhamentos necessários para resolução.
Enviado o ofício, deverá ser iniciada a reforma de conserto da infiltração no apartamento. A seguir, entenda de quem é a responsabilidade pela obra e quem deverá arcar com os custos.
Leia também:
Quem paga pela infiltração?
Muitas vezes, a análise determina que a origem da infiltração não é no seu apartamento. Como por exemplo:
- Quando a infiltração vem do apartamento de um vizinho, como no caso de um vazamento no banheiro do apartamento de cima;
- Se a infiltração for resultado da má impermeabilização do condomínio, normal em casos de infiltração na laje do apartamento;
- Quando o vazamento ocorre por causa de algum problema na rede que conduz água e esgoto do condomínio, tanto nas tubulações verticais, quanto horizontais.
É comum que os moradores não saibam muito bem quem é o responsável por pagar a conta do conserto da infiltração e dos problemas ocasionados por ela. Para acabar com as dúvidas, recomendamos sempre chamar um técnico para garantir que a identificação seja precisa.
Além disso, preparamos o seguinte guia para compreensão geral:
Quando o condômino paga pela infiltração:
É o condômino quem paga pela infiltração quando a origem é na tubulação da área interna do apartamento, geralmente devido a mal uso das dependências.
Quando o condomínio paga pela infiltração:
Caso a infiltração tenha se originado na tubulação central ou da laje do condomínio, a administração terá de arcar com os reparos e danos.
Quando o vizinho paga pela infiltração:
Quando o problema tem início na tubulação ou na unidade do vizinho, ele será o responsável pelos custos.
No caso de imóvel alugado, o proprietário deve arcar com as despesas quando a infiltração no apartamento ocorrer devido ao desgaste natural da estrutura.
Se o inquilino fizer alguma reforma e acabar perfurando o encanamento, então ele terá que pagar o conserto.
Infiltração no apartamento gera muita dor de cabeça, portanto é preciso atenção redobrada de todos. Manutenções e vistorias constantes na estrutura do condomínio são importantes para evitar essas infiltrações.
Assim, fazer a troca de encanamentos muito antigos também pode ajudar a evitar que ocorra infiltração no apartamento. E, embora essas ações devam partir da equipe gestora, é possível que o morador faça sua parte cobrando que seja dada extrema atenção para essa parte estrutural do condomínio, especialmente nas assembleias.
por Denys Hupel | jan 21, 2019 | Gestão Condominial
Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria, que podem ocorrer em qualquer condomínio. Confira:
Antes de tudo, o que é uma portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde moradores e visitantes entram no empreendimento.
Muitas vezes apelidada de recepção ou até mesmo hall de entrada, a portaria é o ambiente onde fica o porteiro. Por sua vez, esse profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no recinto.
A portaria de um condomínio pode ser tradicional, com um porteiro físico presente no local. No entanto, diversos condomínios brasileiros optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao edifício.
Agora, vamos aos 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
Erro 1: Não definir as regras para funcionamento da portaria
Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
Erro 2: Não qualificar e orientar o porteiro
Após a falta de regras, o segundo erro desta lista é a ausência de qualquer treinamento para o porteiro. Isso pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
Erro 3: Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode vir a custar caro.
Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares e aplicativos que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial.
Erro 4: Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. No entanto, essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro ou seguranças e isso é algo que ninguém quer, não é mesmo?
Erro 5: Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Uma situação bastante recorrente em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras, manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta das unidades.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança. Além disso, esse tipo de prático acaba atrapalhando a entrada e saída de pessoas no condomínio.
O porteiro deve estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade sem medo de precisar dizer “não” para um morador.
Para que isso aconteça com tranquilidade, é importante deixar claro aos moradores quais são os deveres do porteiro e relembrar para que não tentem usar o profissional como um ajudante de todos.
Erro 6: Deixar a portaria abandonada
Em certos condomínios, é comum que a portaria fique vazia de tempos em tempos. Na maioria das vezes, isso ocorre justamente porque o porteiro foi desviado da sua função – como citamos no item anterior.
Se não é o caso de desvio de função, é provável que a portaria esteja vazia, pois o funcionário está em momento de intervalo ou foi ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
Uma sugestão para evitar que a portaria fique abandonada é organizar um revezamento de porteiros, assim um cobre a ausência do outro nos momentos de intervalo ou necessidades. Outra opção é contar com um funcionário auxiliar que possa cobrir esses momentos, como o zelador, por exemplo.
Erro 7: Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com os smartphone essa questão ganha outras proporções. O uso de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que podem colocar em risco a segurança dos moradores.
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
Erro 8: Deixar a organização da entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém é essencial frisar que não é tarefa do porteiro entregar pessoalmente os pacotes deixados na portaria.
É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas. Em caso de problemas com isso, indicamos que o síndico aproveite para relembrar os condôminos sobre esse detalhe através de comunicados.
Já imaginou se o porteiro enviasse uma mensagem para seu celular avisando você que sua encomenda chegou na portaria? Isso é possível. Conheça o aplicativo para condomínios TownSq.
Erro 9: Liberar a entrada de veículos sem identificar quem está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.
Erro 10: Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item 8, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros. Consequentemente, isso pode trazer muita dor de cabeça para o condomínio.
Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio. Logo, é importantíssimo que o síndico atente isso ao treinar os porteiros contratados.
Identificou algum desses erros na portaria do seu condomínio? Use a nossa planilha gratuita de controle de visitantes e melhore a segurança condominial!
por Denys Hupel | jan 17, 2019 | Financeiro
A gestão financeira do condomínio é uma das atividades mais cruciais dentro da administração condominial. Monitorar as despesas e receitas do condomínio com atenção e de forma organizada é meio caminho andado para o sucesso na carreira como síndico. Por causa disso, vamos ensinar como você pode elaborar um bom demonstrativo financeiro para o condomínio. Confira:
O que é demonstrativo financeiro de condomínio?
O primeiro a se fazer é compreender o que é um demonstrativo financeiro de condomínio e qual é o seu papel dentro da administração condominial. Resumidamente, o demonstrativo é um relatório contábil que apresenta a situação financeira do condomínio. Nele, estão todas as contas apresentadas pelo síndico e também são relatadas todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem ao longo dos meses.
Como fazer o demonstrativo financeiro de condomínio?
Existem alguns passos que devem ser seguidos na hora de elaborar um demonstrativo financeiro de condomínio. O primeiro deles é reunir uma série de documentos auxiliares, que ajudam a esclarecer qual a real situação das finanças do empreendimento. Veja qual é a documentação necessária:
Relatório de receitas
Receita é todo o dinheiro que entra na conta do condomínio, seja através do pagamento da taxa condominial e multas por parte dos moradores ou do aluguel de espaços como o salão de festas ou salas comerciais. O relatório de receitas reúne todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde vieram essas quantias e as datas de depósito.
Relatório de despesas
Como o próprio nome diz, esse relatório é dedicado para listar quais são as despesas do condomínio. Desde pagamento de contas de água e luz, gastos com folha de pagamento de funcionários e também custos de reformas e manutenções no condomínio. Todas as despesas precisam ser minuciosamente detalhadas para que o síndico possua um melhor controle do condomínio e seu dinheiro. As despesas devem estar divididas entre:
- Fixas: são os gastos cujo valor não sofre alterações, como pagamento do seguro condominial ou de contratos trabalhistas.
- Variáveis: pagamentos que sofrem alterações em seu valor, como a conta mensal de água, energia elétrica e manutenções programadas.
- Extras: são os imprevistos como, por exemplo, obras e reformas extraordinárias.
Relatório do orçamento
Por sua vez, o relatório do orçamento une os valores das receitas e despesas e as compara com os dados do ano anterior. O intuito deste documento é colocar as finanças do empreendimento em contexto, analisando se houve alguma mudança ou melhoria. Dessa forma, o relatório de orçamento é uma peça essencial para o síndico na hora de elaborar a planilha de previsão orçamentária para condomínio.
Relatório de inadimplência
Claro que a inadimplência não poderia ficar de fora em um demonstrativo financeiro do condomínio. Esse documento deve reunir todos os dados sobre as unidades com mensalidades atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se sempre de não expor os nomes dos condôminos inadimplentes.
Gestão financeira de condomínio: relatório mensal
É normal que as pessoas confundam o demonstrativo financeiro do condomínio com o relatório mensal do condomínio. O primeiro é um documento bastante completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas que é utilizado pelo síndico, conselho fiscal e contador do condomínio. Esse arquivo só é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas. Já o relatório mensal é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e saídas do mês anterior. Esse arquivo traz dados como: taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, de poupanças e aplicações, bem como gastos gerais.
Entenda importância do controle financeiro para condomínio
Quando o assunto é dinheiro, é fundamental ter organização e fiscalização. Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes. E é exatamente por isso que o demonstrativo financeiro de condomínio é tão importante. Somente assim é possível identificar quais são principais gastos do condomínio, analisar cada um e, então, buscar formas de pisar no freio e evitar despesas exageradas. Além disso, as informações disponíveis no demonstrativo financeiro de condomínio permitem:
- Organizar as finanças do condomínio;
- Auxiliar na tomada de decisões futuras;
- Controlar o fluxo de caixa;
- Fiscalizar o nível de inadimplência;
- Apurar quais são os impostos que devem ser pagos;
- Refletir sobre como o condomínio pode investir o dinheiro de forma mais eficaz;
- Deixar os condôminos a par do que está ocorrendo com as contas do empreendimento;
- Dar suporte para a ao síndico quando o moradores do condomínio questionam as contas apresentadas.
Logo, um bom demonstrativo financeiro permite um melhor gerenciamento do condomínio.
Planilha de demonstrativo financeiro de condomínio: recursos e vantagens
A forma mais tradicional de montar o demonstrativo financeiro do condomínio é através de planilhas. Desse modo, o síndico pode optar por uma planilha para cada documento citado acima ou uma planilha completa. Planilhas permitem que todos os números e informações sejam visualizadas com objetividade, permitindo uma análise rápida e prática. Dependendo do modelo escolhido, é possível fazer os cálculos de forma automática e ainda gerar porcentagens. Uma boa planilha deve apresentar:
- Instruções de como usá-la;
- Área dedicada para controle do fluxo de caixa;
- Um espaço dedicado para a conferência do pagamento das cotas condominiais e inadimplência do condomínio;
- A possibilidade de gerar gráficos.
Para facilitar a sua vida, disponibilizamos uma Planilha Grátis de Prestação de Contas do Condomínio para download.
Confira também:
Para finalizar, vamos citar uma opção ainda mais simples e moderna que o síndico pode usar para fazer o controle financeiro do condomínio. Já ouviu falar sobre sistemas de gestão de condomínio? São softwares que podem ser utilizados em computadores, tablets ou celulares que facilitam o trabalho do síndico no dia a dia. Esse tipo de software é a opção perfeita para quem quer montar o demonstrativo financeiro, prestação anual no condomínio ou até mesmo convocar uma reunião de assembleia de forma mais simples, mas sem desobedecer as normas. Uma das melhores opções nessa área é o TownSq, o maior sistema para gestão de condomínios do mundo. Com ele, fica mais fácil acessar os documentos e informações essenciais dos condomínios que você gerencia. Ou seja, você não precisa mais imprimir uma papelada de documentos ou se perder em meio a um mar de planilhas do Excel que não acabam mais. Assim, é possível atualizar o demonstrativo financeiro de qualquer lugar – seja do escritório, em casa ou até mesmo durante a visita ao condomínio. Mais organização e autonomia para as atividades do síndico.
Peça uma demonstração gratuita do TownSq e monte demonstrativos financeiros com mais tranquilidade!
por Denys Hupel | jan 16, 2019 | Legislação
Imagine a situação: você atua como síndico de um condomínio e, do nada, recebe um abaixo-assinado com os moradores reivindicando a solução de uma questão. E agora? Como lidar com esse problema?
Existem ocasiões em que os moradores sentem que não conseguem resolver uma certa questão diretamente com o síndico, então buscam a ajuda dos vizinhos para somar forças e serem ouvidos. Diversos síndicos passam por essa situação, então queremos instruí-lo a agir da melhor forma em um momento como esse. Pronto para saber tudo sobre abaixo-assinados em condomínio?
O que é um abaixo-assinado?
Abaixo-assinado é um documento elaborado e assinado por um grupo de pessoas que defendem uma mesma questão. A prática permite que diversas pessoas se reúnam e façam uma solicitação à uma autoridade. Pode ser ao prefeito de uma cidade, ao diretor de uma escola ou, no caso de um condomínio, ao síndico.
Sabe aquela expressão: “a união faz a força”? Então, é mais ou menos assim que funciona um abaixo-assinado de moradores. Além de fazer uma reivindicação pública, esse tipo de documento mostra que existe um coletivo de pessoas descontentes com determinada situação e que estão dispostas a exigir uma solução. Dentro de um condomínio, um abaixo-assinado não é algo que deva ser ignorado.
Um abaixo-assinado vale legalmente?
Apesar de ser prova de que uma parcela dos moradores está incomodada com algo, um abaixo-assinado em condomínio não tem peso jurídico. Tanto o Código Civil, quanto o Capítulo de Condomínios não fazem menção à prática.
Existem situações em que o documento pode ser uma peça importante para resolver problemas, mas em outras, pode prejudicar mais do que ajudar. Para explicar melhor, vamos destacar algumas das situações mais comuns em que os moradores optam por abaixo-assinado em condomínios. São elas:
Abaixo-assinado para expulsar morador problemático do condomínio
Legalmente não se pode tirar um morador com base em apenas um abaixo-assinado no condomínio. Inclusive, o morador pode se sentir denegrido e buscar entrar com uma ação de danos morais contra os responsáveis – e aí a lista de assinaturas pode servir como prova do processo judicial.
Se o vizinho malquisto for inquilino, o síndico deve entrar em contato com o proprietário da unidade e solicitar que sejam tomadas providências adequadas, como uma intervenção, reprimenda ou até mesmo o despejo.
Agora, se o vizinho antissocial é o dono do apartamento e as suas ações vão contra as regras da convenção e do regimento interno do condomínio, o síndico deve advertir e multá-lo, direito resguardado pelo artigo 1.337 do Código Civil.
O abaixo-assinado em condomínio por si só não retira o síndico de sua posição, mas pode ser utilizado como parte do processo de reeleição de uma nova pessoa para a vaga, desde que feito de forma correta.
De acordo com o artigo 1.355 do Novo Código Civil, reuniões de assembleia podem ser convocadas por um quarto dos condôminos. Logo, o abaixo-assinado pode funcionar como um pedido de convocação de assembleia para discussão e votação do tema. Deve-se sinalizar o propósito do abaixo-assinado, recolher as assinaturas de condôminos adimplentes que representam a fração necessária e notificar síndico e todos os moradores do condomínio. Baixe o nosso Modelo de Convocação para Destituição de Síndico e garanta que a documentação esteja completa, e de acordo com a Lei de Condomínio.
O que o síndico deve fazer ao receber um abaixo-assinado em condomínio?
Se os moradores sentiram a necessidade de elaborar um abaixo-assinado, significa que o problema é maior do que um simples incômodo. O síndico deve reconhecer a reivindicação como uma reclamação formal e levar em consideração os anseios daquele grupo.
Caso o síndico optar por ignorar esse conflito, é possível que a situação piore e gere um desconforto na relação com os moradores, podendo levar até a um pedido de destituição. Então, síndico, não ignore um abaixo-assinado!
A primeira coisa a fazer é entender a exigência dos condôminos. Uma dica é marcar uma reunião com o responsável pelo abaixo-assinado para buscar entender as demandas – tudo isso de forma profissional, respeitável e empática. Às vezes, o abaixo-assinado em condomínio deve-se a um problema de comunicação, portanto deixe claro que você vai levar em consideração as reclamações e está disposto a fazer o seu melhor para resolvê-la.
Existe um modelo de abaixo-assinado em condomínio?
Um abaixo-assinado deve apresentar uma estrutura específica. Em primeiro lugar, deve ser anunciado a quem o documento é direcionado, no caso, o síndico. Um abaixo-assinado em condomínio deve trazer em destaque o nome do síndico, cargo e nome do empreendimento.
Em seguida vem o corpo do texto onde é apresentada a solicitação e as justificativas. Abaixo, deve-se nomear o condômino responsável pelo abaixo-assinado em condomínio, juntamente com telefone para contato. Ao final, é adicionado informações como município, UF e data do documento. Enfim, é necessário anexar as assinaturas dos condôminos com nome, data, número da unidade e do CPF de cada um.
Receber um abaixo-assinado em condomínios pode parecer intimidador, mas a questão pode ser facilmente resolvida através do diálogo e compreensão. Tenha paciência e busque solucionar o problema em conjunto com seus moradores.
Para te ajudar nessa tarefa, faça o download do nosso Modelo de Abaixo-Assinado!
