O que ocasiona a má gestão do síndico? A rotina de um síndico implica em se envolver em diversos assuntos referentes ao condomínio, resolver problemas novos e sem se esquecer de realizar as atividades habituais.

São tantas as responsabilidades e imprevistos que, se não houver cuidado e um método a ser seguido para a gestão de condomínio, certamente haverá muitos prejuízos para a administração do síndico e vida de todos os moradores.

Como ser um síndico de sucesso?

Se você tem visto algumas atitudes que estão impactando para uma má gestão do síndico, é importante entender a trajetória do cargo. Para isso, preparamos dicas de como ser um bom síndico e evitar a má gestão do condomínio.  Então vamos lá!

• Limite o desgaste: É fundamental que o síndico aprender a limitar o desgaste com a gestão do condomínio.
• Divida as funções e responsabilidades: Aproveite para dividir atividades da gestão do condomínio, como auxílio no atendimento aos moradores ou organização de documentos contábeis.
• Conheça a legislação: Leia, pesquisa e, se necessário, busque o auxílio de profissionais da área jurídica. 
• Seja organizado: Reserve um momento da sua rotina de trabalho para focar em organizar a sua agenda, documentos e atividades.
• Perceba as demandas: a melhor maneira é utilizar a técnica da matriz da gestão de tempo.
• Tenha autoridade sem autoritarismo: a transparência, respeito mútuo e boa vontade devem ser as peças principais no seu mandato de síndico.
• Conheça bem o condomínio: é preciso conhecer a rotina do condomínio para definir as melhores práticas a serem aplicadas na gestão. 
• Aja com criatividade: E a criatividade é uma forma de alcançar esse objetivo e pode trazer benefícios a todos.
• Não descuide da manutenção: A manutenção do condomínio é primordial para garantir de harmonia e segurança.
• Tenha uma boa estratégia de comunicação: não deixe que isso seja um empecilho na sua trajetória de síndico do condomínio.

Quais são as habilidades necessárias para ser síndico?

Para evitar a má gestão do síndico é importante que o mesmo possua alguns atributos. Será que você possui todas as habilidades indispensáveis para ser síndico? Conheça algumas delas: 

• • Para evitar a má gestão do síndico ele deve ter uma boa comunicação para manter o relacionamento com moradores e funcionários;
  • Ter afinidade com áreas como administração, contabilidade, direito, recursos humanos e finanças;
  • Para que não haja uma má gestão do síndico, ele deve saber lidar com pessoas, gerenciar crises e apaziguar conflitos;
  • Ter paciência para driblar os problemas que surgem no dia a dia;
  • Ser organizado para manter tarefas e documentos em ordem;
  • Ter empatia e buscar sempre preservar bem-estar dos condôminos;
  • Outro ponto importantíssimo que evita a má gestão do síndico é o interesse em manter-se atualizado e sempre em busca de formas novas de facilitar o trabalho e melhorar a vida condominial.

O que configura a má gestão do síndico?

Para que o período como síndico aconteça de forma tranquila, organizada e sem deixar nada de fora, veja quais os maiores erros cometidos na gestão de condomínio e como preveni-los:

1. Falta de Organização Financeira

Muitos síndicos sofrem pela falta de uma gestão financeira eficiente, com controles disciplinados de gastos, datas, e vencimentos. É indispensável que se faça uso de um software para registros e acompanhamento das movimentações do caixa do condomínio, para que o síndico acompanhe e preencha tudo com rigor. A parte financeira deve sempre ter o máximo de transparência frente aos demais moradores, e por isso depende de um preparo, tanto para ter as informações corretas e  saber a situação financeira do condomínio, quanto para a prestação de contas obrigatória para o condômino.

Leia também:

•  Veja nosso post sobre melhores softwares financeiros
• Check List do que é necessário na prestação de contas
• Também disponibilizamos download gratuito de um modelo de fluxo de caixa

2. Desconhecimento das normas de condomínio

A lei de condomínio do Código Civil foi elaborada para regular aspectos básicos que a organização do condomínio deve seguir. A lei tem o objetivo de garantir o bem estar e harmonia na vida dos moradores, dessa forma é de extrema importância que a lei seja conhecida e defendida pelo síndico, caso contrário há margem para desentendimentos, desigualdade e prejuízos.  Depois do Código Civil, prevalece o que consta na Convenção do Condomínio, e ainda os princípios de convivência presentes do Regimento Interno, ambos devem ser comunicados e citados sempre para que todos os condôminos estejam cientes, e que caso não haja cumprimento, haverá multas. Se as normas não forem seguidas, o síndico perde sua autoridade, e a convivência é comprometida, o que pode vir a causar ações judiciais se alguém sentir-se prejudicado, sendo do condomínio ou não.

 3. Má Comunicação

A maioria dos problemas recorrentes é devida à falta de comunicação ou má realização da mesma. É dever do síndico garantir que as informações sejam passadas de forma legitima e a todos, caso contrário pode gerar desconfiança dos moradores, intrigas e mal entendidos que podem prejudicar alguém. A forma como acontece a coleta de lixo, o horário do silêncio, manutenções que serão feitas, e todas as demais ocorrências que um condomínio vivencia devem ser avisadas, pois quando se trata da vida nessa pequena comunidade, uma pequena mudança pode prejudicar gravemente a realidade de um dos moradores.

 4. Ausência do Síndico

Em muitos casos, o síndico não pode estar presente quando algum problema surge ou algo deve ser resolvido, todavia isso não impede que ele não possa estar a par dos acontecimentos e resolva assim que possível. Quando o síndico não pode estar presencialmente no cotidiano, devem ser adotadas medidas que contornem essa circunstância, para que os contratempos possam ser resolvidos, mas sem o síndico prejudicar sua rotina, seja profissional, de viagens, lazer, e afins. Por isso, quando o condomínio tem um síndico com agenda cheia, deve-se investir em ferramentas e opções de comunicação interna, para que nenhum dos lados tenha que sacrificar-se tanto.

5. Falta de Manutenção Regular

Os condomínios devem ter uma periodicidade e compromisso com as manutenções necessárias para a estrutura do local. Além de reformas e ajustes inusitados, a revisão e manutenção devem ser frequentes, senão a segurança dos condôminos é fragilizada, e a estrutura é desgastada, o que pode causar gastos ainda maiores e urgentes ao passar do tempo. Assim, deve haver uma conscientização e planejamento para que tudo seja fiscalizado e se garanta a segurança e conservação da condição física dos prédios ou conjunto de casas.

Conheça os deveres e evite a má gestão do síndico

Para evitar erros futuros é importante que as atribuições e deveres do síndico estejam bem definidos. Para isso, é importante saber quais são as obrigações do síndico para com os condôminos.

• Representar ativa e passivamente o condomínio: compete ao síndico representar ativa e passivamente o condomínio, sendo esse, talvez, o seu principal dever. 
• Combater a inadimplência: Manter as contas em dia é um do deveres do síndico.
• Contratar prestadores de serviços para a manutenção do condomínio: Para manter tudo em ordem, o síndico precisa contar com os serviços de vários profissionais. 
• Zelar pela segurança e prevenir acidentes: É um dos deveres do síndico garantir que o condomínio esteja protegido de assaltos e arrombamentos.
• Manter as contas do condomínio em dia: além da cobrança das contribuições e do combate à inadimplência é fundamental que o síndico seja pontual com as contas a pagar.
• Organizar reuniões: É dever do síndico organizar reuniões de condomínio, sendo que deverá haver pelo menos uma assembleia ao ano. 

• Veja aqui o que não pode faltar na hora da manutenção
• Veja as normas de reformas da ABNT – NBR 16.280

Muito bem! Agora com toda as informações e opções disponíveis, boa sorte em sua gestão e uma ótima vida em condomínio.