Organizando as contas do condomínio

por | out 14, 2015 | Financeiro

Veja as dicas da SocialCondo para você organizar a papelada e facilitar o manuseio das suas contas do condomínio
Manter as contas do condomínio em ordem é fundamental para a boa gestão do  prédio. Esse é um cuidado importante que fará o síndico evitar preocupações e dores de cabeça como aquelas causadas por barulho na vizinhança. Caso algum documento seja extraviado, o condomínio pode até sofrer medidas judiciais e ninguém quer passar por esse tipo de incomodação. Por isso a SocialCondo reuniu algumas dicas e vai te lembrar de detalhes que, às vezes, passam despercebidos, mas que são imprescindíveis para evitar maiores problemas.
Uma medida bem simples é deixar os documentos mais importantes, como os contratos de prestação de serviço, sempre à disposição e separados das demais contas. Reunir os arquivos semelhantes em pastas e com registro de data também é um cuidado simples e que facilitará o manuseio delas. Veja que o registro de data é importante porque  ele facilitará o controle do vencimento das contas e permitirá que todas estejam em dia.
Outra maneira eficaz de organizar as contas do condomínio é deixar cada tipo de documento em pastas com cores diferentes, para facilitar a identificação das pastas. Os documentos mais importantes podem ficar numa pasta azul, o controle das receitas em pastas verdes e as despesas em pastas vermelhas, por exemplo.
Algumas contas mais frequentes, como as despesas com água, luz, gás e o salário dos funcionários, podem ficar em pastas diferentes daquelas imprevistas e extraordinárias, como as despesas de obras e manutenção. Caso você adote o sistema de cores para as pastas, as despesas extraordinárias podem ficar em pastas de cor diferente das demais.

As contas do condomínio só podem ser organizadas em pastas?

Se você quer evitar mexer em pilhas e mais pilhas de papel, as novas tecnologias também podem ajudar. Um exemplo disso pode ser o armazenamento das contas do condomínio na nuvem. Ela não substitui o armazenamento físico, mas pode ser útil para consultas rápidas e emergenciais. Você poderá acessar um documento estando longe do condomínio por exemplo.
Essa medida, além de facilitar a busca de contas mais antigas, é uma boa maneira de arquivar os documentos que devem ficar guardadas por muitos anos, como os contratos de manutenção dos elevadores, bombas d’água e piscina. O armazenamento na internet também pode ser uma segurança a mais contra o extravio de documentos.

Pronto! Agora, que todas as contas do condomínio estão no seu devido lugar e identificadas é só controlar o orçamento e não gastar mais do que receber!

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