São nas reuniões de assembleia que o futuro do condomínio é decidido. Por isso, a participação dos condôminos é tão importante nessas decisões. Isso faz com que muitos síndicos se esforcem atrair mais participantes para esses encontros e garantir o quórum necessário para aprovar projetos importantes que serão fundamentais para o condomínio, além de discutir situações pertinentes do dia a dia que impactam a vida de todos os moradores.
Pensando nisso, resolvemos listar algumas dicas que podem ajudar você a aumentar a participação dos moradores na reunião de assembleia do seu condomínio. Aproveite!
Mescle os assuntos da reunião
A primeira dica é bastante útil e pode ajudar atrair mais participantes para a assembleia. Muitas vezes quando a Assembleia Geral Ordinária (AGO) é dominada por um único tema pode acabar afastando os moradores.
Por isso, na hora de montar a pauta da próxima reunião tente mesclar os assuntos que serão tratados, inclua temas importantes como melhorias para o condomínio, obras a serem feitas, previsão orçamentária e ajustes nas normas de convivência.
Evite discutir assuntos fora da pauta
As reuniões de assembleia são momentos muito aguardados tanto pelos moradores como pela administração do condomínio. Por isso, as pautas da reunião são montadas e notificadas com antecedência. Uma dica para evitar que as reuniões se tornem tumultuadas (e corram o risco de serem impugnadas) é evitar a discussão de pautas não planejadas.
Utilize metodologias de mediação de discussões para guiar o andamento do debate da assembleia e evite transtornos. Leia também:
Muitas pessoas evitam participar de reuniões de assembleias por saberem que elas acabam se alongando mais do que deveriam. Uma forma de evitar que isso aconteça é seguir rigorosamente os horários de início e término. Pontualidade é algo que certamente vai atrair mais condôminos.
Convoque com antecedência
O dia a dia de todos é sempre muito corrido e, por vezes, é difícil encontrar espaço na agenda para participar das reuniões da assembleias do condomínio. Uma forma de garantir que todos os moradores consigam se planejar para participar de todas é convocar as AGOs com o máximo de antecedência possível, cerca de dez dias antes é um bom prazo.
Nessa hora a tecnologia é sua maior aliada. Utilizar softwares e aplicativos de gestão de condomínio para comunicar todos os moradores é uma excelente alternativa.
É no edital de convocação que você precisa convencer os moradores a participar da reunião de assembleia. Nele, devem constar os assuntos que serão tratados, além de local, data, horário de início e duração do evento.
Também vale destacar no edital a importância da presença dos condôminos nas decisões do condomínio. Além disso, o edital permite que todos saibam dos assuntos que serão tratados e se preparem para tirar suas dúvidas durante a reunião.
Escolha com cuidado a data e o horário
A data e horário da reunião de assembleia serão determinantes para a quantidade de pessoas presentes. Como síndico, você deve conhecer os moradores do seu condomínio e saber quais dias e horários são mais efetivos para que todos consigam participar. Por isso, tenha esse cuidado e planeje com inteligência o dia que irá realizar a reunião.
Outra dica é evitar marcar em datas próximas a feriados, noites de jogos de futebol e finais de semana. Também é muito importante não marcar as reuniões durante o horário comercial. O horário mais comum para a realização das AGOs é geralmente às 20 horas.
Defina um cronograma de reuniões
Uma excelente forma de ajudar os moradores a se programar para as próximas reuniões de assembleia é criar um cronograma com as próximas datas. Isso ajuda os condôminos a saberem com antecedência para estar presentes.
Crie regras para a reunião
Uma boa maneira de garantir que todas as pautas sejam tratadas e que o debate não se estenda mais do que o prazo determinado é definir regras para a reunião. Algumas regras que podem ser definidas são:
Manter os celulares desligados ou no modo silencioso
Não interromper quem está com a palavra
Levantar a mão para solicitar a palavra
Não discutir questões pessoais
Definir uma ordem de discussão das pautas
Ofereça um ambiente confortável
Se no seu condomínio existem espaços de convivência diferenciados, uma boa alternativa para atrair mais participantes é realizar as reuniões nesses ambientes. Isso, além de garantir mais conforto aos condôminos, pode demonstrar que sua gestão está preocupada em realizar ações diferentes e que engajem os moradores.
Deixe alguma alimentação à disposição
Essa dica não é obrigatória, mas pode ser um excelente e delicioso atrativo para as reuniões. Oferecer algum tipo de coffee break, como café, água, iogurte, biscoitos e torradinhas pode ser um diferencial para as reuniões e atrair mais participantes.
Planeje dinâmicas de integração
É muito comum em condomínios maiores que os moradores de todas unidades acabem não se conhecendo. Por isso, uma boa dica é antes de iniciar a reunião é realizar algum tipo de dinâmica de integração entre os presentes. Isso, além de criar um clima mais leve, pode trazer frutos para o futuro do condomínio.
O que achou das nossas dicas? Qual estratégia você implantou no seu condomínio para atrair mais participantes para as reuniões de assembleia? Conte pra gente nos comentários.
Em meio a todas as mudanças que atingem o condomínio nesse período de pandemia, síndicos têm se questionado bastante a respeito da reunião virtual de assembleia. Nada mais justo, visto que o contexto de isolamento social fez reacender uma discussão que já era antiga dentro do mercado condomínio, a respeito da validade desse formato de reunião de assembleia de condomínio.
Continue lendo essa publicação para aprender sobre quais as condições legais para a realização de uma reunião virtual de assembleia de condomínio, bem como saber como proceder caso o seu condomínio precise realizar uma do tipo.
O que diz a legislação sobre reunião virtual de assembleia?
A Lei 14.309/22, sancionada pelo presidente Jair Bolsonaro no dia 09/03/22, permite que as reuniões de assembleias e votações em condomínios aconteçam à distância, por meio da internet, ou híbrida, com presença física e virtual.
O texto da lei explica que essa concessão permitirá que as assembleias e as reuniões das pessoas jurídicas com administração coletivas assegurem os mesmos direitos a todas as pessoas, mesmo que elas não estejam presentes. É importante destacar que as reuniões de assembleia só poderão acontecer virtualmente caso não haja nenhuma proibição na convenção. A partir de agora, a convocação, além de trazer as informações tradicionais, também deverá explicar:
como será o acesso à reunião de assembleia;
como acontecerão as manifestações;
e, por fim, como as votações acontecerão.
Um outro ponto importante apresentado na lei fala sobre a conexão da internet. O texto explica que a administração do prédio não poderá ser responsabilizada caso a internet dos condôminos passe por algum problema técnico durante a reunião.
E, por fim, a assembleia virtual também deverá obedecer às regras sobre instalação, funcionamento e encerramento previstas na convocação.
Projeto de Lei 1.179 agora é Lei 14.010
Em 12 de junho de 2020, o PL 1179/2020 foi aprovado com restrições e tornou-se a Lei 14.010. Foram vetados os seguintes artigos: 4, 6, 7, 9, 11, 17, 18 e 19.
Por conter restrições, é fundamental entender quais foram as alterações organizadas pelos constituintes.
Saiba o que foi decidido com a aprovação da Lei 14.010 o artigo especial assinado pelo Dr. Eduardo Zaponi Rachid, advogado especializado em Direito Condominial:
Passado o período emergencial da pandemia de Covid-19, é crucial que todo síndico conheçam melhor a prática de reunião virtual de assembleia para condomínios.
Pensando nisso, trazemos aqui um passo a passo das etapas necessárias para tornar a reunião virtual uma realidade no condomínio que você gerencia. Conheça a seguir.
Tornando a assembleia virtual uma realidade no condomínio
Convidamos Thiago Badaró, advogado, especialista e professor de Direito Condominial na ESA/OAB, para dar seu parecer sobre o tema.
Na época, em abril de 2020, Dr. Badaró já havia participado de ao menos uma reunião virtual de assembleia. Mesmo antes da aprovação do projeto por parte do legislativo, o advogado orientava seus clientes a seguirem em frente com as reuniões de assembleia virtual, uma vez que o Código Civil e a Lei 4.591 não preveem a forma como a reunião da assembleia deve acontecer.
No entanto, o advogado ressalta que faz parte do dever do síndico ter cuidado com os membros da comunidade que apresentam dificuldade com a tecnologia ou que não possuem acesso à internet.
1ª Passo – Entender o que o condomínio quer
Como primeiro passo, o especialista indica que o síndico realize de uma espécie de censo no condomínio. Pode ser organizado uma enquete no aplicativo do condomínio, fazer os condôminos preencherem formulários digitais ou não.
Assim, será possível identificar o interesse dos moradores em participarem da reunião virtual e solucionar eventuais barreiras tecnológicas e de infraestrutura apontadas pela comunidade.
Em condomínios que contam com o aplicativo para condomínios TownSq, o síndico pode realizar essa pesquisa através da funcionalidade Enquete.
2º Passo – Resolvendo problemas de conexão com internet
Se a maioria das respostas for positiva para a realização de uma reunião virtual de condomínio, o síndico pode partir para o segundo passo. Isto é, assegurar a disponibilidade de internet WiFi (sem cabos,) nas áreas comuns do condomínio.
Essa medida somente é necessária quando há algum ou outro condômino que não possui internet em sua unidade. Logo, essa é a tarefa crucial de garantir o acesso de todos os condôminos à reunião de assembleia virtual.
3º Passo – Vencendo as dificuldades com a tecnologia
O próximo e terceiro passo é solucionar o problema de condôminos que apresentam dificuldade com tecnologias ou que não compreenderam corretamente do que se trata uma reunião virtual e como participar dela. Até pode parecer redundante, mas quem já é síndico sabe… Sempre há aquele condômino que se sente confuso ou fora d’água ao usar um computador, tablet ou celular.
Portanto, o síndico deve procurar maneiras de possibilitar a participação de todos, pode promover até um tutorial para explicar os procedimentos da reunião. O síndico pode gravar um vídeo explicando como usar a plataforma, pode agendar um uso experimental com os moradores (como uma espécie de demonstração).
4º Passo – Validar o voto dos condôminos em ata
Para finalizar, o síndico deve procurar o cartório para verificar como proceder com a validar o voto dos condôminos, que vai variar de acordo com o cartório.
Alguns reconhecem autenticações realizadas por softwares que oferecem esse serviço de assembleia virtual, outros exigem um token do morador, uma espécie de certificação digital validada pela Receita Federal, semelhante ao e-CPF.
Enfim, é chegado o momento da reunião propriamente dita. Uma vez finalizada e com a ata preenchida, o síndico pode optar por registrá-la em cartório. Thiago reconhece que a prática tem sido adotada. Especialmente, recomendamos como forma de tornar o documento público e deixá-lo a disposição de quem precisar.
Ressaltamos que, em todo esse processo, é importante que o síndico receba orientação jurídica, preferencialmente de profissionais com experiência no assunto, que possam indicar também softwares e outras questões técnicas da realização da reunião.
Foram úteis essas dicas? Você continua com dúvidas a respeito da realização virtual de reuniões de assembleia? Então deixe sua dúvida e opiniões abaixo.
Com os moradores passando mais tempo em casa, é natural que aumente o número de entregas de mercadorias no condomínio. Consequentemente, é fundamental que o síndico e sua equipe saibam como organizar a gestão dessas encomendas.
Assim, reduzem as reclamações e conflitos com os moradores, evitam-se brechas na segurança do condomínio e a sobrecarga de trabalho dos funcionários da portaria.
O que diz a lei sobre entrega de mercadorias em condomínios?
Apesar de ser um assunto de extrema importância, as normas legais são um tanto quanto escassas. Você pode ler o que diz a lei, na íntegra, a seguir.
Mas antes, é importante destacar que as normas sobre a entrega de pacotes precisam fazer parte da Convenção e/ou Regimento Interno do condomínio.
É crucial que essa legislação condominial interna traga informações detalhadas de como deve ocorrer o recebimento de uma entrega no condomínio, explicando todas as etapas que devem ser cumpridas até que a encomenda chegue às mãos do morador em questão.
Confira agora o que a lei federal determina sobre entrega de pacotes em condomínios:
➡ Lei nº 6.538 de 22 de Junho de 1978 – Art. 22:
Conforme estipulado pelo Artigo 22 da Lei nº 6.538, que dispõe sobre Serviços Postais, são os responsáveis pelo edifício que respondem em caso de extravio ou violação de correspondências e encomendas.
Leia a lei na íntegra:
Dispõe sobre os Serviços Postais. Art. 22º – Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.
Em outras palavras, isso significa que o síndico pode vir a ser responsabilizado por perdas e problemas relativos a entregas de encomendas no condomínio. Do mesmo modo, demais funcionários do condomínio – como porteiros e zeladores, também podem vir a ser responsabilizados.
➡Lei nº 6.538 de 22 de Junho de 1978 – Art. 20:
A legislação também define que condomínios residenciais verticais que não possuam portaria são obrigados a possuir caixas de correspondência individuais, que possam ser acessadas pelos funcionários dos Correios e demais serviços de entrega.
Dispõe sobre os Serviços Postais. Art. 20 – Nos edifícios residenciais, com mais de um pavimento e que não disponham de portaria, é obrigatória a instalação de caixas individuais para depósito de objetos de correspondência.
Como dissemos anteriormente, é essencial que a Convenção e Regimento Interno do condomínio tragam informações detalhadas sobre o processo de receber e entregar uma encomenda de pacote para um morador.
Para definir essas regras, você pode ler o capítulo a seguir, selecionar as práticas que combinam com o seu condomínio e levar essas ideias à uma reunião de assembleia do condomínio.
Assim, todos os condôminos podem discutir e votar nos processos que considerarem mais adequados.
Como evitar problemas no recebimento de encomendas no condomínio?
Ao traçar um plano para organizar o recebimento de encomendas e entrega de pacotes na portaria, há alguns detalhes que o síndico e os condôminos precisam ficar atentos. São eles:
É permitida a entrada de entregadores dentro do condomínio? Por exemplo: o entregador pode entrar no condomínio e ir até a porta da unidade para efetuar a entrega?
Se é permitida a entrada, existe um horário limite para isso? Ex: entregadores só podem entrar no condomínio das 8h até às 18h.
Se o entregador não pode entrar no condomínio, o morador precisa obrigatoriamente buscar o produto na portaria? Imediatamente após a chegada do produto? Há um prazo específico de tempo?
Como o porteiro deve avisar aos moradores sobre entregas de pacotes? Pelo interfone? Ou por registro em aplicativos específicos?
Todas essas questões devem ser analisadas e discutidas junto com os condôminos, preferencialmente através de uma enquete ou em reunião de assembleia.
Além disso, é necessário refletir sobre outros 3 detalhes sobre a entrega de pacotes no condomínio.
Os 3 detalhes são:
1. Haverá um local para armazenamento de pacotes recebidos no condomínio?Se sim, onde? Há espaço suficiente no condomínio? Vale a pena dispor de um ambiente apenas para isso?
2. Atualização do Regimento Interno e Convenção – já citamos acima, mas sempre vale a pena ressaltar. Todas as decisões tomadas em reunião de assembleia sobre o recebimento de encomendas e repasse para moradores deverão ser votadas e adicionadas à Convenção e Regimento Interno do condomínio. Deste modo, as decisões se tornam parte do regramento do condomínio e estarão disponíveis para todos os moradores, quando for necessário.
3. Treinamento de porteiros e demais funcionários –após organizar todo o processo envolvendo a chegada de encomendas, é fundamental que a gestão repasse as novas regras àqueles que trabalham na “linha de frente” do condomínio: os funcionários, especialmente os da portaria.
Por fim, o último detalhe que o síndico precisa atentar ao traçar um plano de gestão de entrega de pacotes no condomínio é:
Como será feito o registro dessas entregas?
Muitos condomínios fazem uso de Livros de Ocorrências ou de Registro, onde os porteiros devem escrever as informações sobre o pacote à mão ou em uma planilha virtual semelhante a este Modelo Gratuito de Controle de Visitantes do condomínio. Outra opção ainda mais prática é o condomínio contar com um aplicativo que organiza a entrega de encomendas, como o TownSq.
Resolva de uma vez os problemas com entregas
Enquanto alguns condomínios optam por usar papel e registros feitos à mão, já existe uma opção mais simples para registrar e organizar a entrega de encomendas e pacotes no condomínio. É o TownSq.
Esse aplicativo para condomínios permite pré-autorizar a entrada de visitantes e avisar os moradores sobre suas entregas. Quando elas chegam no condomínio, o porteiro avisa o morador e ele recebe uma notificação no aplicativo. Assim, ele não precisa descer correndo para receber a encomenda e o entregador permanece do lado de fora do condomínio.
Ao chegar na portaria, o porteiro pode tirar foto do morador recebendo o seu pacote. Deste modo, nenhuma das partes precisa se aproximar muito, nem tocar na mesma tela – algo excelente em uma época de pandemia.
Caso o condomínio ou o morador prefira, também é possível pegar a assinatura digital do morador na hora da busca do pacote.
Além disso, oaplicativo TownSqtambém possui a função “Portaria”, na qual os moradores e condôminos criam autorizações de entrada em segundos, permitindo o acesso de visitantes e prestadores de serviços. O visitante apresenta um código na entrada do condomínio e é liberado. Simples, não é?
De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das áreas de convívio mais afetadas com a chegada da pandemia de Covid-19 no Brasil.
Síndicos e síndicas de todo país tiveram de se virar nos 30 para organizar a logística do hall de entrada dos condomínios. Sempre buscando preservar a saúde dos moradores, funcionários e demais integrantes da comunidade condominial, é claro.
Para auxiliar nesse processo, preparamos este artigo com orientações para o síndico sobre como manter a portaria em segurança contra roubos e contaminação neste momento tão sensível. Continue lendo para saber mais. 😷💚
Uso obrigatório de máscara nas áreas comuns do condomínio
Bom, para começar o nosso artigo, vamos falar sobre aquilo que está há mais de um ano na cabeça do brasileiro – literalmente.
Faz parte do trabalho do síndico garantir que o uso de máscaras dentro das dependências do condomínio seja obrigatório. A máscara se torna ainda mais essencial na portaria, onde há um grande fluxo de pessoas. É aquela história: é melhor prevenir do que remediar. Além de ser uma questão de segurança à saúde para todos, o uso obrigatório de máscaras é também uma forma do condomínio respeitar os decretos e normas municipais e estaduais em vigor no momento – que variam bastante conforme a região.
Importante explicar que garantir que cada condomínio respeite as determinações dos decretos vai além da saúde dos moradores na pandemia.
Conforme determina Art. 1348 do Código Civil, o síndico tem o dever de prezar pela segurança e qualidade de vida dos moradores e isso também inclui seguir as determinações de saúde indicadas pelos governos municipal e estadual para evitar a propagação do Coronavírus.
Logo, o síndico também pode vir a responder civil e criminalmente por problemas ocorridos durante a sua gestão. Novamente, é melhor pecar pelo excesso do que correr risco de o condomínio ser multado.
Por isso, o síndico deve:
Instalar cartazes instruindo o uso correto das máscaras em todas as áreas comuns. Coloque ao menos um cartaz na portaria do condomínio, bem como nos elevadores e demais ambientes de circulação.
Instruir a equipe de portaria e de segurança sobre como usar o equipamento e também sobre como informar moradores e prestadores de serviço sobre o uso correto da máscara.
Autorizar que visitantes sem máscaras sejam proibidos de adentrar no condomínio.
O síndico e sua equipe têm o direito de chamar as autoridades locais (guarda civil ou polícia) caso algum morador se recuse a respeitar as normas estipuladas em decreto. A falta de colaboração pode ser passível de multa.
Ainda, é fundamental relembrar os funcionários que não deve-se nunca permitir a entrada de indivíduos usando máscaras ou acessórios que cobrem o rosto de forma que impeça a identificação em caso de crimes. Como por exemplo: capacete de moto, toucas ninja, bandanas, máscara de fantasias, etc.
Assim, a presença de entregador de aplicativo e pacotes na portaria do condomínio se tornou algo ainda mais frequente no dia a dia. A entrega de correspondências no TownSq, sistema para condomínios, apenas no mês de agosto de 2020 quase chegou a 60 mil, representando 225% a mais do que dados de agosto do ano anterior.
Com isso, é importante que exista uma logística e fiscalização para a entrega de pacotes e pedidos na portaria.
Coisas que o síndico precisa atentar sobre entregas no condomínio:
É permitida a entrada de entregadores dentro do condomínio?
Se é permitida, existe um horário limite para isso? Ex: entregadores só podem entrar no condomínio das 8h até às 18h.
Se o entregador não pode entrar no condomínio, o morador precisa obrigatoriamente buscar o produto na portaria? Imediatamente após a chegada do produto? Há um prazo específico de tempo?
Em caso de entrega de comida em que o morador já efetuou o pagamento via internet, o porteiro está autorizado a receber o pedido?
O porteiro tem autorização para colocar a encomenda do morador no elevador, para que ele retire em seu andar?
Os moradores podem previamente autorizar a entrada do entregador através de interfone ou aplicativo de comunicação do condomínio?
Como o porteiro deve avisar aos moradores sobre entregas de pacotes? Pelo interfone? Ou por registro em aplicativos específicos?
Como você pode ver, a entrega de comida e pacotes na portaria não é algo tão simples assim quanto se pensa, ainda mais no caso de condomínios de grande porte.
Em adição a todas essas perguntas acima, é importante que o condomínio possua um registro de entregas. Pode ser um livro de registro, onde os porteiros devem escrever as informações à mão ou uma planilha virtual semelhante a este Modelo Gratuito de Controle de Visitantes do condomínio.
Fica ainda mais fácil se o condomínio possuir um aplicativo de comunicação, como o TownSq. Nesse caso, o app envia uma notificação ao morador sobre a chegada do pedido à portaria. Ao chegar na portaria, o porteiro tira foto do morador recebendo o seu pacote. Nenhuma das partes precisa se aproximar muito, nem tocar na mesma tela. E o condomínio tem a garantia de que a entrega foi realizada para a pessoa correta.
Caso o condomínio prefira, também é possível pegar a assinatura digital do condômino na hora da busca do pacote.
Por ser um vírus que se propaga através do ar, muitas regiões interromperam o uso de áreas comuns condominiais sem reserva prévia por parte dos condôminos.
Deste modo, condomínios precisaram organizar a reserva para uso desses ambientes, como salões de festa, academias, playgrounds, espaços gourmet, entre tantos outros espaços compartilhados.
Supervisionar a entrada de prestadores de serviço no condomínio
Mais do que apenas fiscalizar a chegada de entregadores e entregas de pacotes no condomínio, outro fator fundamental para a segurança de todos é a supervisão da entrada dos prestadores de serviço nas portarias de condomínio.
Pesquisas indicam que o número de reformas em apartamentos aumentou consideravelmente ao longo do ano de 2020, o primeiro ano da pandemia de Coronavírus.
Como consequência disso, é natural que a presença de prestadores de serviço dentro dos condomínios aumente também. Em vista disso, o condomínio precisa ter uma atenção redobrada em relação a presença desses prestadores de serviço – tanto no quesito de saúde e higienização, quanto na questão de segurança.
O ideal é que condôminos que forem realizar reformas em suas unidades entrem em contato com a administração do condomínio para notificar dia, hora e quantos prestadores precisarão ser liberados na portaria.
Por fim, a última dica que temos para síndicos que prezam pela segurança física e sanitária dos seus condôminos é: seja exemplo. Independente de você ser síndico morador ou síndico profissional, você deve atentar sempre a seguir e incentivar as normas de segurança enquanto estiver no condomínio.
Portanto: use máscara, lave as mãos com frequência, faça uso de álcool gel quando não puder lavar as mãos e pratique o distanciamento de ao menos 1,5 m ao conversar com outra pessoa.
Da mesma forma como um professor é visto como referência aos seus alunos, o síndico é a referência principal de um condomínio. Então nada de dar mal exemplo, combinado?
Se possível, indicamos que o síndico faça:
Realize checkups constantes com as equipes de funcionários e auxiliares de administração para manter os treinamentos de segurança em dia.
Disponibilize álcool gel nas dependências do condomínio.
Mantenha os moradores atualizados sobre os decretos da região através do envio de comunicados.
Obrigada por ler nosso artigo até o final! Você tem mais alguma dica para garantir a segurança da portaria do condomínio durante essa época de pandemia? Conta pra gente nos comentários! Abraço.
Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa comunicação no condomínio. Afinal, não é à toa que o autor considerado pai da administração contemporânea e guru do empreendedorismo Peter Drucker dizia em suas palestras que “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”.
Apesar de a frase de Drucker ser voltada para empresas, condomínios não são exceção à regra. Sem boas práticas de comunicação no condomínio, um síndico não consegue fazer uma boa administração.
Levando em consideração o melhor para a vida em comunidade, conversamos com especialistas e preparamos algumas dicas para que você, síndico, não erre na hora de se comunicar com os condôminos e moradores.
Confira a lista com 8 práticas de comunicação no condomínio:
Dica 1: Deixar claro quais são seus horários para contato
Ok, vamos começar pelo básico. A regra número um ao falar sobre comunicação entre síndico e moradores é montar uma rotina pessoal para trabalhar na comunicação com o condomínio. Faça um esforço para que todos tenham consciência do seu horário de trabalho.
Independente se você atua exclusivamente como síndico ou trabalha em mais alguma área, é crucial estabelecer horários específicos de atendimento. Desse modo, o profissional cria uma rotina organizada de produção. Os moradores terão consciência por onde e quando podem entrar em contato com você e também ter uma expectativa de quando você deve respondê-los.
Claro que eventualmente vão ocorrer algumas emergências, como um vazamento ou alguma questão de segurança, mas esses casos urgentes são exceções. Geralmente, o que pesa no trabalho do síndico são as demandas rotineiras. E são exatamente essas que queremos gerenciar com comunicação clara, não é mesmo?
Exemplos práticos:
Se você atende os pedidos dos condôminos através do WhatsApp, é interessante que seu status informe os seus horários de atendimento.
Se usar o WhatsApp, indicamos investir em uma conta comercial no sistema. Deste modo, você pode configurar uma mensagem automática informando seus horários de trabalho quando os condôminos entrarem em contato fora do horário.
É fundamental que o síndico defina uma forma de contato específica para urgências. Sempre que conversar com moradores, relembre-os que requisições urgentes devem ser feitas através desse canal específico. Mensagens de texto ou e-mail devem ser usados preferencialmente para situações corriqueiras, em que não seja necessário celeridade na resposta.
Dica 2: Ter alguém responsável pela rotina de comunicação
Não é porque o síndico é o responsável geral pelo condomínio que significa que ele não pode receber auxílio na hora de informar moradores e condôminos.
Ao invés de abraçar essa demanda sozinho, o síndico pode passar essa atividade para algum integrante da sua equipe. Assim, de outras demandas do condomínio e a comunidade do condomínio recebe a atenção que lhe é devida.
Dica 3: Evitar ter um grupo do condomínio no WhatsApp onde todos possam enviar mensagens
Antes de tudo, é importante frisar que ter um grupo no WhatsApp para comunicação com os condôminos é uma prática acessível. Afinal, todo mundo já usa o WhatsApp no dia a dia.
No entanto, usar o WhatsApp para comunicação do condomínio não é a opção mais adequada, então só deve ser feito se os condôminos fizerem questão. Se não for requisitado, use outros canais de comunicação.
Mas é aquela história: se não pode detê-los, una-se a ele. Portanto, separamos alguns cuidados importantes para se ter ao usar o WhatsApp como veículo de comunicação do condomínio.
Começando pelo fato de que é fácil que o síndico se perca em meio a tantas mensagens não relacionadas à gestão e convivência no condomínio, como correntes de WhatsApp, fake news e mais.
Ainda mais se o condomínio possui muitas unidades e se o síndico atua em mais de um empreendimento.
Desta maneira é possível controlar a quantidade de mensagens enviadas e garantir que as informações importantes não sejam ofuscadas por banalidades.
No entanto, não são todos os síndicos que aconselham a prática – mesmo que controlada. Guilherme Ricardo, Síndico Morador do Rio de Janeiro, explica:
“O WhatsApp funciona, mas não é o ideal. Por mais que exista a ferramenta numa versão corporativa, as pessoas não sabem utilizá-la nesse modo em grupos. Se pessoalmente, olhando um no olho do outro, não conseguem se portar, imagina no grupo de mensagens. Elas enviam o que bem entendem. Portanto, uma ferramenta que limita essas gafes é primordial pro condomínio.”
Uso de grupos do condomínio no WhatsApp deve seguir boas práticas para evitar problemas ao condomínio
Dica 4: Não participe de grupo de moradores no WhatsApp
Seguindo no assunto WhatsApp e grupo do condomínio, há outro erro que muitos síndicos cometem sem nem perceber. É participar de grupos no WhatsApp voltado para moradores do condomínio.
Até pode parecer exagero, mas a presença do síndico em um grupo de moradores tem uma série de desvantagens. Por exemplo:
Inibe o envio de chamados ao síndico por canais oficiais, visto que moradores entendem que o síndico “já está no grupo, então não há o porquê de lhe enviar o pedido separadamente”.
Síndico fica sobrecarregado com a quantidade de mensagens a serem lidas e respondidas, atrapalhando sua gestão de tempo e eficiência.
Essa questão da eficiência do trabalho do síndico é motivo para alguns profissionais vetarem completamente a participação nos grupos de discussão de moradores.
“Eu não participo de nenhum grupo de moradores”, compartilhou conosco Leandro Garcia, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS). “Se eu ficar nesses grupos, eu fico o dia inteiro respondendo questões dos moradores”.
Ao invés disso, Leandro acha mais eficaz dar suporte aos moradores através de um grupo onde apenas o síndico pode enviar mensagens, além de usar outros meios de comunicação para incentivar discussões e decisões coletivas.
Dica 5: Não autorize que grupo de moradores no WhatsApp leve o nome do condomínio
Ainda no tema WhatsApp no condomínio, é fundamental que o grupo de moradores no WhatsApp não tenha o nome do condomínio.
Ao levar o nome do condomínio ou termos como “grupo oficial” ou “gestão 2021”, o grupo pode ser visto como um meio de comunicação formal entre gestão e moradores. É importante evitar isso porque pode gerar possíveis problemas jurídicos a partir de mensagens enviadas no grupo.
Caso ocorra algum tipo de conflito, ofensa ou acusação, o condomínio (e o síndico) podem vir a se incomodar com processos judiciais caso alguém se sinta lesado. Lembrando que o Artigo 1348 determina que o síndico representa ativa e passivamente o condomínio.
O cuidado deve se intensificar ainda mais quando o síndico também é incluído como membro do grupo.
Dica 6: Comunicar sempre, mesmo quando parecer desnecessário
Para a dica número 6 deste artigo, recebemos a recomendação da especialista em condomínios Tatiana Maciel: “o síndico deve sempre comunicar sobre quaisquer alterações. Às vezes pode parecer dispensável, mas fará toda a diferença entre uma boa e uma má comunicação”.
Logo, em qualquer situação de falta de energia elétrica, manutenção no condomínio ou qualquer atividade fora do comum no empreendimento, faça questão de enviar um aviso aos moradores.
Assim, o síndico diminui as chances de ruídos de comunicação e mal entendidos com os condôminos. Consequentemente, o síndico evita desgastes e garante a transparência no condomínio.
Dica 7: Inove na hora de se comunicar com os moradores
Pense nisso: quando você entra em contato com seus colegas, amigos e familiares, você sempre se comunica da mesma forma? Provavelmente não – e a comunicação entre síndico e condomínios deve seguir a mesma lógica.
Para que a comunicação seja eficaz, é importante ter esse traquejo social, compreendendo quando é necessário usar métodos de comunicação mais formais e também quando você pode comunicar algo de forma mais criativa, menos sisuda.
“Para cada tipo de comunicado, eu tenho um modo diferente de comunicar”, explicou o síndico Leandro Garcia. Ainda que considere o gerenciamento de conflitos a parte mais desafiadora da profissão, seus mais de 6 anos gerindo condomínios clube lhe renderam experiência mais do que qualificada para identificar quando usar de técnicas diferentes ao se comunicar com moradores:
“Se eu for fazer um comunicado de algum decreto, por exemplo, já que agora com a pandemia quase toda semana comunicamos novos decretos, então tem que ser uma comunicação mais formal e direta, objetiva. Algo como: isto pode, isto não pode conforme o decreto tal, artigo tal. Bem objetivo para não dar margem para argumentações”.
Aplicando a estratégia da comunicação não violenta
Do mesmo modo, uma ferramenta muito importante no dia a dia de Leandro é o uso de técnicas de Comunicação Não Violenta:
“Se eu quero comunicar alguma regra do condomínio, procuro usar alguma comunicação não violenta. Por exemplo, se o problema envolve os cachorros fazendo necessidades pelo condomínio, eu não vou fazer uma comunicação estilo puxão de orelha sendo antipático”.
Ao invés de fazer um comunicado formal, o síndico prefere inovar: “eu faço um vídeo”.
Para resolver a situação desagradável com as necessidades dos pets no condomínio onde é síndico e morador, ele gravou um vídeo andando pelo residencial, mostrando as plantas mortas nos canteiros e conversando com os moradores em tom de brincadeira.
“Fiz um videozinho andando pelo condomínio, brinquei que ‘ó tu vai pisar no coco, que depois vai parar dentro do seu apartamento. Vai morrer a plantinha e tu vai pagar junto com todos os teus vizinhos que nem cachorro têm’. Depois, mostrei o pet place do condomínio, que era o local ideal para os animais circularem.”
Ao invés de enviar o vídeo através do WhatsApp ou por e-mail, Leandro publicou no YouTube e enviou o link de acesso na internet para todos os moradores através do aplicativo para condomínios TownSq.
Dicas de comunicação em mídias diferentes:
Se está sendo feita uma obra rápida no condomínio, pode-se publicar uma foto do antes e uma foto do depois quando tudo for finalizado.
Caso seja feita uma obra longa, o síndico pode publicar o andamento da obra a cada semana que passa.
Pode-se fazer um texto, vídeo, newsletter sobre as realizações no condomínio – semanalmente, quinzenalmente, mensalmente… Como a gestão achar adequado.
Pode-se usar ferramentas gratuitas como o Google Drive, YouTube, redes sociais, Dropbox e muito mais para compartilhar informações com os moradores.
E o mural de avisos do condomínio?
Sobre o assunto, a especialista Tatiana Maciel comentou: “nem sempre os murais de avisos funcionam. Muitas vezes os moradores não leem e depois reclamam que não sabiam sobre o aviso”.
Para a profissional, que atua há 14 anos no mercado condominial, o ideal é investir em app para comunicação. Deste modo, o mural de recados se torna um apoio, um canal extra para informar os moradores sobre as novidades na gestão – mas não o único canal.
Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam
Dica 8: Evite o perigo de um meio de comunicação único
Inspirados no relato da Tatiana Maciel, nossa última dica para obter uma comunicação no condomínio exemplar é evitar o perigo de uma comunicação única. Ao usar diferentes canais de comunicação, você garante que o aviso chegará a mais pessoas. Isso corta a justificativa de condôminos que dizem que não viram a mensagem.
Uma forma ainda mais eficaz é investir em um aplicativo que simplifica a comunicação no condomínio. Através de sistemas para condomínios, softwares e apps condominiais, o síndico consegue enviar mensagens, avisos e comunicados para todos os moradores ao mesmo tempo. E melhor ainda: você pode conferir quais condôminos leram a mensagem.
Certos aplicativos, como é o caso do TownSq, também permitem que os moradores criem chamados, relatando problemas ou situações na qual precisam da atenção do síndico.
Diferente de soluções como e-mail e WhatsApp, o aplicativo para comunicação condominial permite gerar enquetes, fóruns de discussão para que os condôminos tomem alguma decisão simples e ainda gerar indicadores de performance do síndico a partir do histórico de fechamento de chamados criados no app.
Deste modo, o síndico resolve de forma remota todos os problemas e solicitações que estão ao seu alcance. “Através das enquete do TownSq eu posso tomar as ações que estiverem dentro da minha alçada. Se não estiverem, levo a questão para uma reunião de assembleia” contou Leandro Garcia.
Como o síndico faz a comunicação com a comunidade do condomínio em que você mora ou trabalha? Nos conta nos comentários!
A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas ao longo do dia e, com a pandemia, a necessidade manter este espaço bem higienizado, arejado e organizado se torna uma preocupação maior para os síndicos. Quer saber por onde começar? Continue lendo!
A pandemia de Covid-19 tem trazido uma série de instabilidades na rotina dos condomínios. Com frequência, são lançados novos decretos que delimitam o uso dos espaços em comum dos condomínios, como a circulação no prédio e a utilização de dependências como salão de festas, churrasqueiras e, principalmente, o mais buscado atualmente pelos moradores: a academia do condomínio. Sabemos o quão difícil tem sido para os síndicos lidarem com todas essas mudanças.
Além das incertezas de viver uma situação de pandemia, a alteração na rotina da comunidade reflete em cheio no trabalho do gestor.
Todo mundo dentro da casa, trabalhando em home office, modificar escala e garantir Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para funcionários, orquestrar a higienizaçãodas áreas condominiais, discordância entre os moradores sobre o que fazer ou não dentro do condomínio… Todo dia surge um pepino inédito a ser resolvido.
Com isso, entender como organizar as reservas da academia do condomínio de modo descomplicado e eficiente se tornou uma questão urgente para o trabalho do síndico e para a gestão condominial em diversas localidades.
Por essa razão, preparamos este artigo com informações primordiais para o síndico organizar um sistema de reservas para a academia do condomínio, de forma que os moradores possam usá-las em segurança. E é claro: para que o condomínio não deixe de obedecer às regras de saúde e às normas locais.
Nessa publicação, você verá as melhores dicas sobre:
Como saber se posso fazer a reabertura da academia do condomínio?
Conforme cada município vivencia a pandemia de Covid-19, novas normas e decretos são publicados diariamente. Por este motivo, é essencial que o síndico se mantenha atualizado sobre as regras válidas para a região onde o condomínio está localizado.
Afinal de contas, o síndico é o responsável pelo condomínio como um todo, conforme determina o Art. 1348 do Código Civil. É ele quem tem o dever de prezar pela segurança e qualidade de vida dos moradores e isso também inclui seguir as determinações de saúde indicadas para evitar a propagação do Coronavirus.
É importante lembrar que o síndico também pode vir a responder civil e criminalmente por problemas ocorridos durante a sua gestão. Portanto, é indispensável respeitar as regras de reabertura das academias e demais dependências nos condomínios e edifícios. Algumas dicas para se manter informado sobre as regras para áreas comuns de condomínios devido à pandemia:
Acesse o site da Prefeitura e do Governo Estadual da sua localidade.
Acompanhe as publicações de sites especializados na área condominial, como o Blog da TownSq aqui. 😁
Mantenha-se atento às notícias da imprensa local.
Qual decreto vale: municipal, estadual ou federal?
Além de se manter atualizado, é importante entender a ordem de hierarquia das determinações. Esse é um tema que tem causado muita discussão na área jurídica.
Em geral, o natural é que exista uma ordem vertical para seguir os decretos, então a ordem de hierarquia tradicional é:
Qual a diferença de gestão e cogestão na pandemia?
Outros dois termos muito utilizados ao tratar de decretos sobre Covid-19 é “gestão” e “cogestão”.
Gestão é quando apenas uma entidade tem poder de decisão. Por exemplo: o governo estadual define lockdown de 15 dias e todos os municípios precisam obedecer, sem exceção.
Co-gestão, pelo contrário, está relacionada a uma gestão compartilhada. Cada prefeitura e municipalidade tem a opção de decidir se concorda ou não com a determinação estadual, podendo sugerir uma nova regra para aquela localidade.
Por exemplo: governo estadual define lockdown de 15 dias, mas prefeitura entende que é necessário um lockdown de 20 dias.
Ok, agora que você já aprendeu como saber se a academia do condomínio deve ficar aberta ou fechada, vamos às questões práticas.
Como organizar as reservas para uso da academia durante a pandemia?
Por ser um vírus que se propaga através do ar que respiramos, academias e espaços fitness são locais bastante propícios para contágio dentro do condomínio.
Sendo assim, para evitar a reunião de pessoas em um mesmo ambiente fechado, muitas cidades e condomínios determinaram que o uso de academias de condomínio deve ser feito a partir de reserva com hora marcada.
Deste modo, existem duas formas de organizar as reservas de horário na academia do condomínio. São elas:
Agendamento de reservas feita manualmente
Como o próprio nome já diz, uma opção é o síndico organizar o agendamento de treinos na academia do condomínio de forma manual. Para tal, é necessário manter a organização das datas e horários escolhidos pelos moradores.
Ao optar por agendar a academia de forma manual, o síndico, porteiro ou pessoa responsável pelas reservas, deverá estar disponível para que os moradores entrem em contato para marcar seus horários.
Para isso, é necessário contar com um caderno, agenda ou uma planilha de Excel para ter controle sobre as informações. Lembre-se também de incluir a forma de contato com o morador que está realizando a reserva.
Agendamento da academia do condomínio via aplicativo
A segunda opção é o agendamento via aplicativo para condomínios. Ela é a dica mais indicada para quem quer evitar o risco de perder informações, de ocorrerem reservas em duplicidade ou simplesmente trabalha gerindo condomínios com muitas unidades e muitas dependências.
Um aplicativo para condomínio é um sistema online pelo qual o síndico pode centralizar todas as informações do empreendimento e a comunicação com os condôminos e moradores.
Através dele, os moradores podem reservar áreas comuns do condomínio com o próprio celular, computador ou tablet – basta ter acesso à internet. Essas áreas comuns podem ser a academia, mas também todas as outras: salão de festas, espaço gourmet, brinquedoteca, playground, churrasqueira, piscina, sauna e o que mais o condomínio possuir.
Veja as vantagens de usar um app para gerir as reservas de espaços comuns do condomínio:
Morador fica independente
O morador tem a independência de conferir os dias e horários disponíveis, bem como cancelar ou alterar a reserva caso precise. Tudo isso com apenas alguns toques na tela do celular ou do computador, em questão de segundos e sem precisar “atazanar” o síndico.
Alívio do síndico, zelador e porteiro
Usando um app, o síndico e sua equipe de colaboradores não irão mais se preocupar em organizar os agendamentos dos moradores, podendo investir mais energia e tempo nas suas demais atividades.
Deste modo, evita-se também aquelas mensagens e ligações tarde da noite, fora do horário de expediente ou durante momento de descanso do profissional.
Sem risco de burlar as regras do condomínio
Por fim, o aplicativo também acaba com o risco de alguém tentar burlar as regras do condomínio na hora de fazer a reserva do ambiente.
Aplicativos online são configurados para liberar ou não as dependências disponíveis para reserva de acordo com as regras do condomínio.
Ou seja, o morador será obrigado a reservar a academia seguindo automaticamente as regras impostas pelo síndico, que podem ser a respeito de:
Com quanta antecedência é necessário reservar o espaço.
Quantia que deverá ser paga pela reserva do espaço, quando for o caso.
Qual o tempo mínimo para cancelar a reserva sem cobrança.
Quantos moradores da mesma unidade poderão fazer uso da sala durante o horário escolhido.
Respeitar os horários de uso da academia e intervalos para limpeza e manutenção do equipamento.
Esse detalhe é prático, pois o aplicativo não deixa dois moradores serem agendados para o mesmo horário – um erro chato e que afeta a rotina do morador e a perspectiva de profissionalismo da gestão. O app também pode criar uma fila de espera para o uso do ambiente, avisando o morador caso o horário preferido fique disponível de repente.
Com tantos benefícios, vale a pena testar um aplicativo que automatiza as reservas da academia do condomínio, não acha? Se você ficou interessado (a) em inovar na gestão do seu condomínio, acesse o site da TownSq e descubra mais informações.
Precisa usar máscara para treino em academia no condomínio?
Como comentamos, cada município e estado definem suas próprias regras sobre a exigência do uso de máscaras em ambientes fechados.
Da mesma forma, cada condomínio também pode votar em reunião de assembleia que o uso de máscara seja obrigatório em todos os ambientes comuns do condomínio.
Logo, para saber se moradores precisam usar máscara ao treinar na academia do condomínio, é importante entender as regras determinadas de forma legal e condominial.
Por via das dúvidas, indicamos as recomendações da Organização Mundial da Saúde na data desta publicação. São elas: usar máscaras, praticar o distanciamento social, manter espaços fechados bem ventilados, além de evitar aglomerações de pessoas e lavar as mãos com frequência.
Práticas de limpeza e higienização da academia do condomínio
Para preservar a saúde dos moradores que utilizarem a academia do condomínio, o síndico precisa organizar uma boa logística para limpeza.
A indicação mais adequada é de que a área seja fechada após cada uso para que seja realizada a desinfecção dos equipamentos, como colchonetes, halteres e máquinas. Essa limpeza deve ser feita com água e sabão ou desinfetantes como álcool etílico 70% (líquido ou em gel), hipoclorito de sódio e/ou água sanitária.
Com base em orientações do Ministério da Saúde e da OMS, a Associação Brasileira de Academias (ACAD) desenvolveu uma cartilha com Procedimentos de Reabertura de Academias.
Algumas recomendações da organização são:
Disponibilizar recipientes com álcool em gel 70% em todas as áreas da academia.
Oferecer dispositivo para limpeza para sapatos na entrada da academia.
Desligar ou ajustar o bebedouro para que o consumo d’água seja feito apenas por garrafas próprias.
Informar moradores que tragam suas próprias toalhas.
Você pode acessar o relatório da ACAD completo aqui. As dicas são focadas em academias comerciais, mas nada impede que sejam adaptadas para o espaço do seu condomínio.
Também é fundamental espaçar os horários disponíveis para uso da academia levando em consideração o tempo disponível para uma higienização completa da sala. Sempre levando em consideração que é permitido que moradores da mesma unidade possam usar a academia no mesmo horário, visto que já convivem diariamente.
Para finalizar, é importante que o síndico mantenha a comunidade atualizada sobre as mudanças nos decretos e no próprio condomínio. Uma dica é incluir recados no mural de informações do condomínio, cartazes nos elevadores ou simplesmente enviar mensagens para todos através do app do condomínio.
Todos esses detalhes são essenciais para reduzir o risco de contaminação por Covid-19 e evitar um surto de Coronavírus no condomínio.
Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam
