Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para centralizar as observações dos moradores. Entenda mais sobre este recurso a seguir!
Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de assembleia e mais, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores.
Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade.
No entanto, um síndico não conseguiria passar o dia inteiro apenas ouvindo as pessoas pessoalmente.
Por isso, existe o livro de ocorrências. Uma maneira simples de registrar e centralizar todas estas informações.
Se você ainda tem dúvidas e não sabe por onde começar a criar ou preencher o livro de ocorrências do seu condomínio, a seguir você encontrará a resposta para as suas principais dúvidas. Continue lendo!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências do condomínio é um recurso criado para reunir as principais reclamações e sugestões dos moradores.
A vantagem deste livro é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico.
Além disso, o livro de ocorrências também pode servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio.
Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?
Para escrever no livro de ocorrências do condomínio, você deve preencher as opções que estiverem presentes e inserir o maior número de detalhes e informações relevantes para deixar clara a sua situação.
Veja algumas opções que podem ser incluídas no livro de ocorrências do seu condomínio:
nome do condomínio;
endereço e dados adicionais do condomínio;
nome do funcionário (se for necessário);
função do funcionário;
data do registro;
hora do registro;
autor da ocorrência;
número da unidade envolvida;
data da ocorrência;
descrição da ocorrência.
O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?
Não. O livro de ocorrências não é um recurso obrigatório, no entanto pode ser bastante útil na gestão da comunicação do síndico com os moradores.
Por outro lado, se o livro de ocorrências trouxer mais problemas do que soluções, o síndico pode levar a situação para uma reunião de assembleia e propor a retirada do recurso.
Se o condomínio ainda não possui um livro como este e deseja implementá-lo, também deverá levar a situação para uma reunião de assembleia e aprovar a criação do livro de ocorrência por maioria simples.
Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?
Depende. Na prática, não existe nenhuma regra explícita que proíba o síndico de contar quem fez uma reclamação.
No entanto, é o seu dever manter o bem-estar e harmonia dos moradores do condomínio.
Caso o síndico seja confrontado por um morador que recebeu uma reclamação, poderá falar quem reclamou, mas sem dar muito foco a isso.
Perceba que nestas situações, o ideal é usar as palavras certas para não gerar um conflito desnecessário entre dois moradores.
Se por acaso não seja importante revelar quem fez a reclamação, o síndico deve tomar essa decisão a fim de evitar polêmicas, vinganças ou brigas.
Quais são os formatos mais utilizados de livro de ocorrências?
Livro da portaria
O livro é o formato mais comum nos condomínios. De forma geral, funciona como um caderno em branco, que fica alocado na portaria e os moradores podem escrever manualmente as suas reclamações ou sugestões.
E-mail do síndico
Em condomínios menores e mais modernos, uma das opções é usar o e-mail do síndico como livro de ocorrências.
Por ter menos moradores, a caixa de entrada do síndico não ficará tão lotada e será possível dar conta de todas as solicitações sem muitos problemas.
Neste formato, a garantia de privacidade nas reclamações aumenta e os moradores podem fazê-las da sua unidade, sem precisar descer até a portaria.
WhatsApp do síndico
Assim como no e-mail, o WhatsApp também é uma opção para condomínios menores, também garante maior privacidade para os moradores e as pessoas podem fazer o envio diretamente do seu celular, sem precisar sair da unidade.
Por outro lado, o WhatsApp, por ser uma ferramenta de comunicação rápida, pode causar a sensação de urgência e de que as mensagens e solicitações precisam ser respondidas imediatamente.
Para evitar problemas, o síndico deve sempre se adiantar e determinar algumas regras para os envios, respostas e resoluções das ocorrências.
Aplicativo do condomínio
Já o aplicativo para condomínio, permite centralizar todas estas solicitações em um local seguro para os moradores e também para os síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecer delas ou tratá-las com imediatismo.
No aplicativo TownSq, esse recurso se chama “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.
Caso tenha algum acontecimento no condomínio que seja necessário comunicar, os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa.
Além disso, a funcionalidade de “Chamados” também permite:
categorizar os chamados abertos;
enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
o síndico consegue retornar a solicitação direto pelo aplicativo;
e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.
Este artigo ajudou você a entender o que é e como usar o livro de ocorrências do condomínio?
Se quiser entender como modernizar esse recurso na sua comunidade, preencha o formulário abaixo e saiba mais sobre o aplicativo TownSq.
Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará o passo a passo completo.
Você já se perguntou o porquê um condomínio deve ter um CNPJ?
Na verdade, um condomínio sem CNPJ é como uma pessoa comum sem CPF.
Isso significa que a inscrição do condomínio no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é importante para garantir a existência dele e manter relações com terceiros.
Quem diz isso é José Roberto Graiche, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). Veja:
“Ainda que não caracterizados como pessoas jurídicas, os condomínios edilícios, sujeitos à incidência, à apuração ou ao recolhimento de tributos federais administrados pela Receita Federal do Brasil (RFB), estão obrigados a se cadastrar no CNPJ (Instrução Normativa RFB 748/2007, artigo 11). Com efeito, qualquer condomínio que contratar empregados é obrigado a possuir registro no CNPJ, pois a folha de pagamento de salários está sujeita à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Igualmente, para se efetuar o recolhimento do PIS, é necessário o lançamento do CNPJ do condomínio.”
Na prática, um condomínio sem CNPJ não pode contratar funcionários, prestadores de serviços, abrir uma conta no banco, realizar a compra de materiais, entre outros.
Por isso, neste artigo você encontra o passo a passo completo para abrir o CNPJ do seu condomínio. Veja a seguir!
Como abrir CNPJ para condomínio? Confira o passo a passo
Para abrir o CNPJ do condomínio, você deve seguir estas etapas:
Realize a assembleia geral ordinária;
Contrate um contador;
Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ;
Cadastre o condomínio no ReceitaNet;
Gere o Documento Básico de Entrada (DBE);
Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma sede da Receita Federal.
Passo #01: Realize a assembleia geral ordinária
Normalmente, a Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião que acontece, obrigatoriamente por lei, uma vez ao ano.
Esta reunião tem como objetivo realizar atividades, como prestação de contas do condomínio, eleição e destituição do síndico, entre outras decisões.
Neste caso, esta será a primeira reunião de assembleia do condomínio, destinada a criar a Convenção, o Regimento Interno e eleger o primeiro síndico.
Depois de feita, a minuta da convenção e a ata da eleição devem ser registradas no Cartório de Registro de Imóveis e arquivadas corretamente, pois serão documentos importantes no processo de emissão do CNPJ do condomínio.
O segundo passo para dar entrada na emissão de CNPJ do seu condomínio, é contratar um contador de confiança para auxiliar neste processo.
Não existe nenhum motivo para o síndico fazer tudo sozinho, pois, junto com as tarefas do dia a dia, poderá haver confusão e erros durante a preparação da documentação ou nos registros iniciais.
Na hora de escolher um contador, pense nos seguintes critérios:
Por especialidade: certifique-se que ele conhece a área condominial e se já possui experiência trabalhando em administradoras de condomínios, ao lado de síndicos, gestores, entre outros;
Por perfil profissional: vá além das questões técnicas e perceba se o profissional é proativo, ágil, dinâmico, organizado e se será acompanhar de estar ao seu lado como um conselheiro e não apenas um “finalizador de tarefas burocráticas”;
Por indicação: se você ainda não se sente confiante para escolher um contador sozinho, pode pedir indicações de conhecidos ou conversar com clientes que já foram atendidos por este mesmo profissional. Desta forma, você conseguirá ter o aval de quem já trabalhou com este contador e se sentirá mais confiante para tomar a sua decisão;
Por afinidade com a tecnologia: nos últimos anos, a área da contabilidade e da gestão condominial tem se tornado cada vez mais digital. Portanto, ter ao seu lado um contador que tem afinidade com o mundo digital e sabe usar a tecnologia ao seu favor, pode ser um ponto positivo a mais durante a escolha deste profissional.
Passo #03: Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ
Depois de escolher o profissional ideal para auxiliar você durante o processo de abertura do CNPJ do condomínio, é hora de separar a documentação necessária para este processo.
Para facilitar, nós separamos aqui a lista atualizada:
Passo #04: Faça o cadastro do condomínio no Portal RedeSim
Se o seu condomínio já está regularizado, ou seja:
Possui inscrição de escrituras definitivas no Cartório de Registro de Imóveis;
Expediu o documento Habite-se, o que garante que a construção da propriedade foi concluída com êxito;
Elaborou a convenção do condomínio;
Realizou a convocação da primeira reunião de assembleia para eleição do síndico e do conselho fiscal;
Realizou o desmembramento do IPTU por unidade;
E, por fim, fez o registro do condomínio e da convenção no Cartório de Registro de Imóveis.
Então, você já pode preencher o cadastro de Pessoa Jurídica, o ReceitaNet, que fica no site da Receita Federal. Veja o passo a passo:
No site da Receita Federal, acesse o Coletor Nacional, que fica no Portal Redesim e centralizado no site gov.br.
Em seguida, clique em “Abra sua Pessoa Jurídica”.
Ao clicar na opção anterior, uma nova página se abrirá para você. Nesta aba, você consegue perceber que existem três passos simples, pelos quais você deve passar até chegar, de fato, na emissão do CNPJ. Vamos ao primeiro.
Na opção de “Consulta Prévia”, você fará uma pesquisa eletrônica que permite verificar se:
É possível realizar a atividade solicitada na cidade escolhida;
E se já existe uma pessoa jurídica com um nome idêntico ou semelhante ao seu.
Feito isso, é hora de fazer a Coleta de Dados. Vamos à segunda opção.
Nesta etapa, você vai fornecer todos os dados e informações de interesse dos órgãos envolvidos no processo de registro de pessoas jurídicas.
No passo #02, você já viu quais são os documentos necessários, certo? Portanto, tenha eles em mãos durante a coleta de dados.
Mas atenção:Por se tratar de um condomínio e a sua documentação de constituição já ter sido registrada em cartório, a próxima etapa é entregar toda a documentação em mãos na sede da Receita Federal.
A documentação será analisada e, estando tudo correto,o CNPJ do condomínio será emitido, junto com as inscrições tributárias estadual e municipal.
Para finalizar, vamos à última opção: licenças.
Depois que você já entregou toda a documentação necessária e já conseguiu emitir todos os registros necessários, a última etapa é o licenciamento.
Nesta etapa, o órgão regulador se encarregará por verificar os requisitos de segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e pânicos e demais exigências previstas na legislação, para que, então, seja permitido o funcionamento da Pessoa Jurídica.
Esta etapa é obrigatória e o Portal Redesim fará uma verificação em conjunto com todos os órgãos e entidades responsáveis pelos licenciamentos.
Com base nesta análise, será definido o grau de risco e os tratamentos de dados para a obtenção do licenciamento.
Veja quais são os tipos de níveis de riscos:
Nível de risco I: risco leve, irrelevante ou inexistente, portanto dispensa a necessidade de liberação da atividade, vistoria para regularização e só está sujeito à fiscalização posterior;
Nível de risco II: risco médio, permite emissão de licenças, alvarás e similares para inícios da operação;
Nível de risco III: risco alto, permite a emissão de licenças somente após o cumprimento de todas as exigências determinadas.
Passo #05: Gere o Documento Básico de Entrada (DBE)
Agora que finalizamos todos os passos anteriores, é hora de gerar o Documento Básico de Entrada, o DBE.
Somente após a coleta de dados e o preenchimento das informações, o documento DBE será gerado.
Este documento deve ser assinado pelo síndico do condomínio e também registrado no cartório. Em seguida, você poderá uní-lo aos outros documentos de entrada, já citados anteriormente.
Importante:A RFB arquiva esses documentos, portanto lembre-se de levar uma cópia reconhecida em cartório e não o documento original.
Esse documento é concedido pela Receita Federal e utilizado para a solicitação do CNPJ ou qualquer alteração que você deseje fazer no futuro, como mudança dos dados cadastrais ou cancelamento do CNPJ.
Caso você utilize a certificação digital ou senha fornecida pelos órgãos conveniados, então utilizará o Protocolo de Transmissão, no lugar do DBE.
Depois de gerar esse documento, o site informará o endereço de uma sede da Receita Federal, para a qual o síndico deve levar os seguintes documentos:
Documento Básico de Entrada ou o Protocolo de Transmissão;
Convenção do Condomínio, registrada no Cartório de Registro de Imóveis;
Ata da primeira reunião de assembleia, que deliberou sobre a eleição do síndico, registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Feito isso, o síndico deve agendar um horário para ir até a RFB, protocolar estes documentos e aguardar o deferimento.
Passo #06: Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma delegacia
Por fim, é só aguardar a finalização do processo e retirar o cartão do CNPJ no mesmo local onde você levou a documentação.
Atenção: Se houver mudança de síndico, então o cadastro no CNPJ também deve ser atualizado.
Este artigo ajudou você a entender como abrir CNPJ para condomínio? Aqui no blog da TownSq, também temos outros conteúdos que podem ajudar você.
O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo condomínio. Você já deve saber as funções dele, mas sabe o que o zelador não pode fazer? Veja a seguir!
O zelador do condomínio possui um papel muito importante para a manutenção do bem-estar na comunidade.
Afinal, ele é o responsável por manter tudo funcionando em perfeitas condições, garantindo que os condôminos estejam seguros e em harmonia.
No entanto, ainda é bastante comum que algumas pessoas confundam as suas atribuições com outras funções e fiquem na dúvida sobre o que o zelador não pode fazer.
A seguir, você confere quais são as funções do zelador e quais são as atividades que ele não pode fazer. Continue lendo!
Quais as funções de um zelador de prédio?
Realizar a manutenção do condomínio
Fiscalizar o uso das áreas comuns pelos condôminos, inquilinos e visitantes;
Verificar o funcionamento das instalações elétricas e hidráulicas do empreendimento;
E, por fim, o zelador não é um corretor de imóveis.
Zelador não é o subsíndico do condomínio
Apesar de atuar dando suporte aos moradores, fiscalizando o uso das áreas comuns e supervisionando atividades em andamento, como as reformas, isso não faz do zelador o subsíndico do condomínio.
Na verdade, o trabalho do zelador é subordinado ao do síndico e ele deve reportar constantemente sobre a situação da comunidade.
Zelador não é o porteiro do prédio
Sim, o zelador pode auxiliar algumas atividades na portaria, mas não é ele o responsável pelo controle e gestão das entradas e saídas do condomínio.
Neste caso, o condomínio deve possuir um profissional controlador de acesso ou adotar um sistema de portaria remota.
Zelador não é o faxineiro do prédio
Essa é, provavelmente, uma das maiores confusões quando se trata da profissão de zelador.
Na verdade, o zelador é responsável pela coordenação das atividades de faxina e limpeza e responsável por também supervisionar essas atividades.
Zelador não é o corretor de imóveis
Ainda que o zelador tenha o conhecimento acerca dos processos do condomínio, da estrutura do prédio ou até mesmo das unidades, ele não pode ser responsável por intermediar a locação ou venda de imóveis do condomínio.
Essa prática pode ser vista como ilegal, afinal para atuar como corretor uma pessoa precisa obter o seu número do CRECI, que é o órgão fiscalizador da profissão.
Este artigo foi útil para você? Então, aproveite o nosso material gratuito de limpeza de condomínio e gerencie as atividades do seu prédio.
Procurando planilhas para condomínio? Veja aqui uma lista com 6 das nossas principais planilhas gratuitas e essenciais para síndicos. Continue lendo!
A rotina de um síndico pode ser repleta de imprevistos e dores de cabeça, caso ele não esteja com os seus processos organizados.
Para dar uma forcinha nestas situações, utilizar as planilhas pode ser uma ação de grande valia no dia a dia.
Pensando nisso, nós criamos 6 materiais totalmente gratuitos, que funcionam como ferramentas de otimização das tarefas rotineiras de um síndico.
O objetivo das planilhas de condomínio apresentadas aqui é auxiliar o síndico a acompanhar os processos com eficiência, economizar tempo e tomar decisões de maneira mais estratégica. Confira a seguir para fazer os downloads gratuitos!
1. Planilha de Prestação de Contas
Com esta planilha, os dados necessários para apresentar a prestação de contas aos condôminos estarão mais organizadas e acessíveis.
Ainda, o síndico poderá tomar melhores decisões com base na quantidade de dinheiro disponível, sendo possível escolher economizar ou investir com mais facilidade.
Além disso, esta planilha também apresenta:
uma base comparativa para analisar se o período está indo bem em relação ao histórico;
quantidade de dinheiro suficiente no caixa, sendo possível analisar se é possível realizar as manutenções necessárias ou adquirir novos equipamentos;
e, por fim, também apresenta uma consulta rápida dos principais gastos realizados em determinada data.
Nem sempre é fácil determinar a taxa do condomínio, certo? Nestes casos, se o síndico não argumentar o aumento, poderá afetar a sua reputação perante os condôminos.
Por isso, esta planilha ajudará você a calcular o valor da taxa condominial, levando em consideração diversos fatores, como:
Pró-labore ou isenção da taxa de condomínio do síndico;
Taxa da administradora do condomínio;
Salário de funcionários e encargos sociais;
Água;
Luz;
Telefone;
Materiais de limpeza;
Outros.
Desta forma, o seu trabalho será simplificado e você ainda terá o histórico do cálculo, que será bastante útil para apresentar os motivos do aumento em reunião de assembleia.
3. Planilha de Controle dos Visitantes do Condomínio
Se você precisa acompanhar as entradas e saídas de visitantesdo seu condomínio, mas sente que ainda possui dificuldade em organizar esse processo, esta planilha pode te ajudar.
De maneira bastante simples e eficaz, você poderá utilizar este material gratuito para registrar quem entra e quem sai do condomínio, além de ter um histórico destas informações, caso precise no futuro.
4. Planilha de Controle das Reservas do Salão de Festas
Cuidar das áreas comuns do condomínio é uma das responsabilidades de um síndico.
Entre elas, o salão de festas é uma das áreas do condomínio que mais gera problemas e falhas no processo de controle das reservas.
Geralmente, as causas estão na falta de organização, por isso nós criamos uma planilha destinada a facilitar esta atividade.
Para isso, basta definir um responsável pelas reservas, utilizar um calendário e centralizar as informações em um único local, facilitando todo o processo.
Controlar todo o condomínio é uma tarefa que exige muito foco e organização do síndico. Afinal de contas, se um pequeno erro não for corrigido a tempo, o resultado poderá não ser tão bom no futuro.
Para melhorar a vida do síndico, nós criamos uma planilha completa de controle do condomínio, onde você poderá:
gerenciar todas as entradas e despesas;
acompanhar o saldo do condomínio, mês a mês;
coordenar as férias dos funcionários e saber quem está trabalhando, quando e em qual horário de maneira rápida;
acessar uma lista completa com as principais manutenções a serem observadas ou realizadas periodicamente;
e, por fim, ter acesso a um calendário com as principais reuniões de assembleia, evitando esquecer de convocar os condôminos ou mesmo de realizar a próxima reunião.
Por fim, temos a planilha de limpeza do condomínio. Um material gratuito e completo, capaz de ajudar você a organizar o processo de limpeza das áreas, determinar quem são os funcionários responsáveis pela higienização e garantir que nada seja esquecido.
Esta é uma planilha muito fácil de usar. Veja:
insira o número de ambientes e áreas comuns;
adicione sempre o número de funcionários contratados ou terceirizados que o condomínio dispõe;
adicione também qual o fluxo de pessoas no condomínio (condôminos, visitantes e prestadores de serviços);
determine a frequência de limpeza (diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente);
leve em consideração a usabilidade de espaços (os ambientes são usados todos os dias ou apenas nos fins de semana?);
e, por fim, tenha acesso a um calendário das limpezas e manutenções.
Que ótimo! Agora você tem 6 planilhas de condomínio completas e excelentes para facilitar o seu trabalho como síndico, diante dos desafios do dia a dia.
Aproveite cada um dos materiais e sugestões, pois eles foram pensados para auxiliar você.
No entanto, caso queira ir além e tornar tudo isso automatizado e muito mais fácil, a tecnologia pode ser uma aliada nessa decisão.
Por isso, nós também desenvolvemos um aplicativo para condomínio completo para você dar o próximo passo. Veja:
Uma ata é um material importante para o condomínio, pois ajuda a comprovar o que foi decidido e discutido nas reuniões de assembleia. Neste artigo, você encontra como criar uma ata + modelo de ata de condomínio gratuito.
Você nunca fez uma ata de condomínio antes e não sabe por onde começar? Ou então, precisa de um modelo urgente, mas não encontrou o ideal?
Neste artigo, você encontra os dois.
Fazer uma ata de condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças, mas exige que você siga alguns passos básicos para que ela seja válida para todos os condomínios.
Por isso, continue lendo e veja o que é, vantagens e como fazer uma ata de condomínio. Ao final deste artigo, você também encontrará três modelos gratuitos de atas para utilizar no seu condomínio.
O que é uma ata de condomínio?
A ata de condomínio é um documento oficial que tem o objetivo de registrar tudo o que acontece durante uma reunião de assembleia, bem como o que ficou registrado pelos condôminos, como votações e decisões, por exemplo.
Esse é um documento importante que deverá ser usado para validar as ações do síndico, servir como prova do que foi deliberado nas reuniões de assembleia e ser utilizado como base para as tomadas de decisões do síndico.
Uma ata de condomínio deverá conter informações relevantes sobre a reunião, as deliberações e as tarefas atribuídas a cada um. Por fim, a linguagem usada deve ser formal, evitando o uso excessivo de adjetivos ou muitas gírias, por exemplo.
Vantagens de contar com a ata durante uma reunião de assembleia
A ata de condomínio é importante, pois se trata de um documento que contém todas as informações relevantes da reunião de assembleia.
O registro da ata em cartório não é determinado pelo Código Civil, porém pode ser necessário caso a convenção do condomínio exija.
Este documento, portanto, pode ser consultado sempre que necessário, gerando tranquilidade para os condôminos e maior confiança no trabalho do síndico, com a certeza de que o assunto não será esquecido no dia a dia.
Se as reuniões de assembleia não tiverem uma ata, então será difícil ter um atestado confiável que comprove o que foi decidido em assembleia.
Como fazer uma ata do condomínio
Para criar a ata do condomínio durante a reunião de assembleia, siga o passo a passo:
Distribua uma lista de presença para os condôminos;
Preencha o máximo de informações que conseguir antes do início da reunião;
Registre todas as ações e deliberações da assembleia;
Caso seja necessário, anote um resumo das discussões que ocorreram durante a reunião;
Ao final da reunião, você poderá transcrever a ata para o formato utilizado pelo condomínio, como o digital, por exemplo;
Em seguida, leia a ata para todos os participantes da reunião, que deverão aprová-la;
Em seguida, a ata deverá ser assinada pelo presidente da reunião de assembleia e o secretário. Enquanto, os condôminos assinam a lista de presença;
Por fim, você deve disponibilizar para todos os condôminos, deixando o arquivo no sistema do condomínio, por exemplo.
A melhor opção é deixar o documento final em um local onde todos poderão ter fácil acesso, como um sistema para condomínio, por exemplo.
Isso porque, além do acesso se tornar mais rápido, prático e econômico, essa é uma forma segura de manter a ata do condomínio, uma vez que, dentro do aplicativo, as chances de perda ou extravio diminuem.
O que deve constar na ata de condomínio
A ata do seu condomínio deve constar as seguintes informações:
O nome do condomínio;
O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou extraordinária;
Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados);
Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos);
Lista de “presentes” e “ausentes”. Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação);
Um espaço para a sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará o seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata;
E, por fim, a pauta da reunião, que já foi definida anteriormente.
Modelo de ata de condomínio gratuita
Para ajudar você a construir as atas das reuniões do condomínio com maestria, nós criamos três modelos e os disponibilizamos gratuitamente para você baixar e utilizar sempre que precisar.
Para conferir todos os modelos, é só preencher o formulário abaixo e nós enviaremos este material gratuito para o seu e-mail:
A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo síndico e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.
No entanto, com o passar dos anos, alguns síndicos sentem a necessidade de realizar a troca da administradora e contratar uma nova empresa.
Durante este processo, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, nós criamos este artigo completo para ajudar você a realizar esta transição de maneira segura e seguindo as melhores práticas do mercado. Continue lendo!
Antes de tudo, o síndico pode mudar a administradora do condomínio?
Para responder a esta pergunta, é necessário entender sobre os poderes do síndico.
O artigo 1.348 do Código Civil diz:
“o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.
Isso significa que a decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico e, portanto, cabe somente a ele tomar esta decisão.
Como mudar a administradora do condomínio? Veja as melhores práticas
Ainda que não seja necessária uma reunião de assembleia, é uma boa prática levar esta questão ao conselho do condomínio e, juntos, analisar e decidir sobre a possível troca e os seus motivos.
Caso o síndico decida realizar a troca sem autorização da assembleia, ele terá o apoio do conselho e não tomará uma decisão unilateral.
Para justificar esta decisão, veja algumas das razões mais comuns para a troca de uma administradora:
custos elevados, principalmente em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados;
má prestação dos serviços, tais quais ineficiência ou demora no atendimento;
serviços e ferramentas ultrapassadas, além de processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
falta de transparência na gestão condominial, por conta de uma comunicação e os processos demorados, por exemplo.
O síndico deve aprovar a troca da administração em reunião de assembleia?
Como você já sabe, se houver essa previsão na convenção, não é necessário convocar uma reunião somente para aprovar a troca da administradora do condomínio.
Ou seja: geralmente, o síndico realiza a troca da empresa e, somente depois, faz a validação da mudança com a assembleia.
Portanto, essa validação pode ser feita na reunião seguinte à mudança, seja ela ordinária ou extraordinária. Para ratificar, basta que 50% + 1 dos condôminos estejam presentes na reunião.
No entanto, caso a empresa escolhida não seja aprovada, o síndico deverá realizar uma nova busca, considerando as cotações realizadas e a análise do conselho do condomínio.
Importante lembrar: o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.
O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.
Quais são os documentos necessários para realizar a troca da administradora do condomínio?
Durante a transição, a administradora atual deverá entregar todos os documentos do condomínio que estão sob posse dela.
Esta documentação deve ser repassada para a nova empresa, junto a uma carta com a listagem de todos os documentos que foram entregues, protocolada pelo síndico.
Além disso, Renata Mota, Digital Management da TownSq com mais de 10 anos de experiência no mercado condominial, comenta que:
“É bem importante estar atento aos contratos, tanto ao que está sendo assinado, quanto ao que está sendo rescindido, respeitando os prazos e principalmente se assegurando sobre quais serviços está contratando e garantir que eles estejam todos sinalizados de forma clara, assim como os valores pagos pelos serviços.”
Além dos contratos, veja outros principais documentos que devem integrar a pasta de prestação de contas:
guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
benefícios trabalhistas e tributos;
comprovantes de pagamentos de contas;
circulares entregues;
cartas de comunicação;
cadastro atualizado dos condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
Se o condomínio suspeitar de alguma irregularidade conduzida por má fé da administradora, poderá acionar uma auditoria externa com aprovação em reunião de assembleia.
Fique atento durante a mudança de administradora
Durante esta troca, alguns problemas podem ocorrer, como:
retenção de informações e documentos pela administradora que está sendo destituída;
falta de organização durante o processo de transição;
falta de informações por parte do síndico, tornando o início do trabalho com a nova empresa bastante difícil.
Além disso, o síndico também deve garantir que a nova empresa contratada não irá negligenciar demandas obrigatórias e importantes para garantir a saúde, segurança e salubridade da comunidade.
A omissão e negligência em algumas atividades, como impostos não pagos ou atrasos nos pagamentos dos funcionários, podem gerar sérios danos à gestão financeira do condomínio, além de afetar a reputação do síndico.
*Este post foi construído em conjunto com Renata Mota, Digital Management da TownSq, e Alana Almeida, Customer Success Onboarding da TownSq.
