Faça a gestão de acordos e acesse a situação da inadimplência do condomínio de maneira centralizada em um só lugar.
Agora você não precisa mais fazer a gestão da inadimplência no escuro ou continuar esperando por dias até que as informações sejam enviadas pela administradora. Continue lendo para saber mais sobre esta nova atualização.
Confira a situação atual da inadimplência do condomínio em uma única tela
A partir de agora, você terá acesso a uma funcionalidade exclusiva para a gestão da inadimplência do seu condomínio. Reunimos todas as principais informações de inadimplência relevantes para síndicos em um mesmo lugar, ou seja: o síndico gasta menos tempo se preocupando com a inadimplência e foca em outras tarefas importantes
Ao acessar esta tela, você verá as seguintes funcionalidades:
Filtro de período
Aqui você poderá escolher o período desejado e ter acesso às informações da inadimplência.
Visão geral
Uma vez definido o período, a visão geral apresentará um quadro indicativo do total de inadimplentes daquele período, o total de unidades devedoras e também a taxa de inadimplência do condomínio.
Índice de inadimplentes
Você não precisa mais ficar esperando que a administradora envie o índice de inadimplência atual do seu condomínio.
Esta tela apresenta o índice de inadimplência de maneira automática. Este gráfico é formado pelos números referentes ao:
valor acumulado da dívida dos condôminos inadimplentes;
acompanhamento por mês, indicado pela linha azul;
e, por fim, uma comparação com o período anterior, a fim de mostrar se a inadimplência subiu ou diminuiu.
Arrecadação inadimplente
No lado direito da tela, você terá acesso aos três quadros sobre a arrecadação inadimplente. Neles, você poderá visualizar:
Valores previstos a serem arrecadados (no período do filtro);
Valores que ainda constam como pendentes de pagamento;
E, por fim, a diferença entre o valor previsto (cotas geradas para pagamento), menos o valor ainda não pago pelos condôminos (valor inadimplente).
Acesse a lista de inadimplentes e dos acordos em negociação de maneira facilitada
Se antes, você precisava ficar esperando a administradora enviar todas as informações sobre a inadimplência do condomínio, agora você tem acesso à lista dos acordos de negociação de inadimplência vigentes e à lista com as informações das unidades inadimplentes com apenas alguns cliques. Veja.
Visualize todos os acordos em negociação com um clique
Ao clicar em “Visualizar acordos”, você terá acesso a uma lista de todos os acordos que estão em aberto no período indicado por você anteriormente.
Selecione uma das unidades para visualizar:
acordos em andamento na unidade selecionada;
acordos quitados na unidade selecionada;
status de adimplência da unidade.
Cada novo acordo é identificado por um número. Ao clicar neste número, você consegue visualizar todas as informações referentes ao acordo, como:
situação;
data de vencimento;
valor em negociação;
identificação do boleto;
número das parcelas;
status (em andamento, em atraso ou quitado);
e o histórico de contato entre a gestão do condomínio e a unidade inadimplente.
Além de visualizar todas estas informações, você também poderá gerar um relatório. Basta clicar em “gerar relatório” e escolher o período, unidade (opcional) e o formato do relatório (PDF ou Excel).
Visualize a lista das unidades inadimplentes facilmente
Clicando em “Visualizar inadimplentes” você tem acesso à lista das informações das unidades inadimplentes no condomínio.
Assim como na lista de acordos, cada unidade inadimplente também possui um número de identificação. É possível visualizar as informações sobre a unidade inadimplente clicando nele.
Nesta tela, você verá as seguintes informações sobre a unidade inadimplente:
nome do condômino;
unidade;
situação (adimplente ou inadimplente);
data de vencimento original;
valor original;
correção, juros e multas;
e o valor total da dívida.
Além disso, ao clicar no botão “Registrar contato”, é possível registrar as informações dos contatos de negociação e de notificação de inadimplência daquela unidade. Você poderá incluir informações, como:
tipo de contato;
data e hora do contato;
boleto relacionado;
assunto;
e anexar arquivos neste registro.
Renegociação da dívida
Na mesma tela de informações da unidade inadimplente, é possível editar detalhes da negociação com a unidade, clicando no botão “Renegociar dívida”.
Somente o usuário Super (Operação da TownSq) será capaz de alterar os valores da dívida, mas o síndico consegue agilizar a renegociação da dívida, parcelando os valores originais devidos, adicionando juros, multas e correção monetária.
Mesmo com essa possibilidade, a recomendação é contratar um escritório especializado para realizar a cobrança das cotas em atraso, pois esta funcionalidade não tem a intenção de substituir um profissional responsável pelo processo de cobrança, mas sim otimizar o tempo do síndico nesta atividade que, antes, era realizada manualmente por e-mail.
Por fim, também é possível gerar um relatório com as informações das unidades inadimplentes, nas mesmas dimensões que o relatório de acordos em andamento.
Principais vantagens em realizar a gestão da inadimplência em uma única tela
Esteja sempre informado sobre a situação da inadimplência do condomínio
Este novo recurso permite que você esteja sempre informado sobre as informações e relatórios da situação da inadimplência do condomínio.
Isso significa que você não precisa mais entrar em contato, mandar diversos e-mails, pedir informações e aguardar a sua entrega durante alguns dias.
As informações estarão a poucos cliques de distância e, em segundos, você obterá acesso aos dados mais relevantes para tomar decisões na sua gestão condominial.
Tenha autonomia para acessar os dados do condomínio
Não será mais necessário solicitar a uma segunda ou terceira pessoa para ter acesso aos números mais significativos para a sua gestão.
Você será capaz de, sozinho, visualizar os números e atualizar as informações das negociações feitas com a unidade inadimplente.
Renegocie dívidas sem burocracia e demora
Os recursos da plataforma são intuitivos e fáceis de navegar, portanto você conseguirá renegociar as dívidas em atraso de forma simples.
Além de promover agilidade e diminuir a burocracia para resolver situações críticas no condomínio, você também poderá oferecer uma gestão baseada na segurança dos dados da comunidade, já que os valores originais não poderão ser alterados.
O histórico será guardado em um sistema seguro e 100% digital
Os acordos de dívidas que estavam em andamento em uma administradora antiga, poderão ser cadastrados no TownSq e não serão perdidos.
O histórico dos pagamentos inclui a visualização do status em cada situação: boleto mensal e boleto de acordo.
Além disso, também é possível anexar documentos do escritório de cobrança e o registro dos contatos realizados com o inadimplente, mantendo tudo centralizado no sistema para conhecimento dos próximos síndicos.
Se você é síndico, provavelmente já se perguntou como cobrar condomínio do inquilino, certo? Neste artigo, você encontrará as principais respostas sobre este assunto.
Você se identifica com esta situação?
Uma unidade do seu condomínio está alugada, porém o inquilino não está realizando o pagamento das taxas condominiais.
Ao entrar em contato com o proprietário da unidade, ele também alega que não está recebendo os pagamentos dos aluguéis e, portanto, não pode pagar o condomínio.
E agora? Como lidar com esta situação? Continue lendo para conferir a resposta.
Quem deve pagar o condomínio: o inquilino ou o proprietário?
De acordo com a Lei do Inquilinato, o inquilino deve arcar com todas as despesas ordinárias do condomínio.
Isso significa que é o inquilino quem paga todos os custos relacionados à manutenção do prédio, o que, geralmente, está incluso na taxa de condomínio. Veja alguns exemplos:
salários, encargos trabalhistas, contribuições previdenciárias e sociais dos empregados do condomínio;
consumo de água e esgoto, gás e luz nas áreas comuns;
limpeza, conservação e pintura das instalações e dependências de uso comum;
manutenção, conservação e reparos das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança, de uso comum;
manutenção e conservação das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer;
manutenção e conservação de elevadores, porteiro eletrônico e antenas coletivas;
rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação.
No entanto, fique atento: ainda que o inquilino seja responsável pelas despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade do pagamento das taxas condominiais é do proprietário.
Então, quando o inquilino deixa de pagar as taxas, a cobrança deve ser enviada ao condômino.
Quando o inquilino começa a pagar o condomínio?
Uma das principais dúvidas dos inquilinos, condôminos e síndicos é se a taxa condominial é paga antes ou depois do morador usar a moradia.
Neste caso, é importante ficar atento à data de fechamento das contas do condomínio e realizar o pagamento de forma proporcional.
Por exemplo:
Se o inquilino se mudou para o condomínio no dia 25 de março e as contas fecham no dia 30, então o inquilino precisa realizar o pagamento da taxa referente aos 5 dias em que esteve no local antes do fechamento das contas.
Digamos que a data de vencimento do boleto neste caso é o dia 7 de abril. Até esta data, o inquilino pagará o valor proporcional do dia 25 a 30 de março.
No mês seguinte, 7 de maio, ele começará a pagar o valor completo referente ao mês anterior.
Vale lembrar que em caso de desacordo ou outros problemas entre as partes, é recomendado procurar um advogado que possa auxiliar nesta situação.
O que fazer se o inquilino não pagar o condomínio?
Mesmo que o contrato de locação afirme que o inquilino é responsável pelo pagamento das taxas condominiais, a cobrança das taxas ainda deve ser enviada ao condômino.
A obrigação da taxa de condomínio sempre vai recair no proprietário, já que o imóvel constitui garantia da quitação e pode, inclusive, ser objeto de penhora judicial.
Então, caso o inquilino não pague o condomínio, o débito condominial deverá ser pago pelo proprietário.
Após, o condômino poderá cobrar o valor diretamente ao inquilino. O que pode ser feito de duas formas:
Lembre-se que o contrato de locação é assinado entre o proprietário da unidade e o inquilino e, portanto, não envolve o condomínio.
Caso o inquilino saia devendo ao condomínio, a cobrança deve ser feita ao proprietário para que ele possa resolver a situação com o inquilino ou realizar o pagamento.
O balancete de condomínio é um documento contábil, no qual consta um resumo de todas as despesas, receitas, saldo inicial e final do condomínio, referente a um período, que pode ser semanal, quinzenal ou diário. Continue lendo para saber mais!
O balancete é um demonstrativo não obrigatório, porém de extrema importância, já que tem a função de garantir a transparência da gestão financeira do condomínio, monitorar todos os dados e certificar que os valores gastos correspondem às demandas do condomínio.
Com este documento, o síndico pode acompanhar de perto a saúde financeira do condomínio e garantir que a previsão orçamentária e o planejamento financeiro serão realizados conforme o planejado.
Portanto, é fundamental não esquecer do balancete e sempre deixar claro aos condôminos que as práticas condominiais acontecem com honestidade, transparência e seriedade, inclusive os convidando a estarem atentos às finanças do condomínio.
Neste artigo você vai entender como fazer um balancete, quem é o responsável pela sua produção e assinatura e mais. Veja a seguir.
Como fazer um balancete de condomínio?
Fazer um balancete de condomínio mensalmente não é nenhum bicho de 7 cabeças, principalmente se você é um síndico organizado.
Afinal de contas, um bom balancete é aquele que é simples, fácil de ler e de compreender todas as informações. E isso só pode ser feito quando:
os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários estão em locais de rápido acesso;
e quando todas as outras informações importantes do condomínio são acessíveis.
Agora que você entende que a organização é o primeiro passo para fazer o balancete do condomínio, veja como ele é feito nestas duas situações:
Como o balancete era feito nas administradoras tradicionais
O síndico faz a gestão financeira condominial durante todo o mês;
Caso o condomínio possua um contador, ao final de cada mês, o síndico envia os comprovantes de pagamento, notas fiscais, contratos, boletos e outros documentos financeiros para a administradora;
Caso não tenha contador, o síndico envia por e-mail ou por malote (via motoboy) as notas para pagamento, a administradora executa estes pagamentos e monta a pasta contábil para o condomínio (ou “balancete”) com os documentos que possui. Algumas administradoras não incluem comprovante de pagamento, outras sim;
Se o síndico enviar os documentos para a administradora realizar os pagamentos, então, com a documentação em mãos, ela vai lançar todas as despesas no sistema, agendar as datas de pagamento, gerar os relatórios e devolver ao condomínio em forma de um livro. Este é o balancete;
O síndico e o conselho fiscal recebem esse livro e podem conferir toda a movimentação financeira do condomínio durante o mês, contendo os extratos bancários, inadimplência, acordos e mais;
Por fim, esse documento também deverá ser levado à reunião de assembleia geral ordinária, que acontece anualmente, para a prestação de contas e, mensalmente, fica disponível para análise pelo conselho ou, quando não há conselho, para a comunidade consultar.
Já existe uma opção mais segura e eficiente para o seu condomínio: o TownSq Administração Digital
Além de ter acesso ao saldo do condomínio atualizado, toda a comunidade tem fácil acesso ao balancete;
Basta selecionar o relatório, digitar o e-mail para o qual você deseja enviar o PDF e escolher o período dos dados (por exemplo: balancete de janeiro);
Em seguida, acesse o e-mail e confira o documento com o compilado dos saldos, extratos de todas as contas, despesas, comprovantes e datas de pagamento;
Como está disponível para todos, você não precisa se preocupar em enviar ao Conselho, aos moradores ou deixar impresso. Todos podem acessar livremente direto no sistema, a qualquer momento. Tudo 100% online.
Além disso, você não precisa esperar para ter acesso aos dados, o que, consequentemente, gera decisões mais rápidas, otimização do seu tempo e maior eficiência.
Como deve ser o balancete do condomínio?
O balancete do condomínio faz parte da pasta de prestação de contas e deve apresentar:
todas as despesas do mês;
todas as receitas do mês;
o saldo mensal;
o saldo atual do condomínio;
o extrato completo de todas as contas do condomínio, incluindo contas de fundo de reserva, notas e seus comprovantes de pagamento.
Quando pronto, o balancete será analisado pelo conselho e, eventualmente, pelos condôminos que assim desejarem.
Para facilitar, você deve deixar o balancete disponível de maneira digital, por meio do aplicativo do condomínio, para que os moradores tenham acesso.
Caso ainda não tenha uma tecnologia desse tipo, existem outras opções:
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto aos condôminos;
disponibilizá-lo para consulta no site da administradora;
fixar uma cópia do extrato no quadro de avisos;
ou apenas deixar em aberto, para que os condôminos solicitem, caso desejem conferir o documento.
O balancete de condomínio tem que ser assinado por quem?
De forma geral, todo documento contábil deve ser assinado por um contador. Isso é o que diz a Resolução CFC nº 803/96.
Art. 2º. São deveres do Profissional da Contabilidade:
III: zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo;
V: inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso;
Art. 3º. No desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade:
IV: assinar documentos ou peças contábeis elaborados por outrem, alheio à sua orientação, supervisão e fiscalização;
No entanto, como não existe uma obrigatoriedade em ter um contador para realizar a prestação de contas do condomínio, é realizado um demonstrativo de receitas e despesas e assinado por quem o fez ou pelo síndico.
Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?
Como o Código Civil ordena, a obrigação da prestação de contas é do síndico, sendo que o balancete de condomínio é uma das formas de realizá-la.
No entanto, não existe nenhuma legislação que impeça que o síndico possa terceirizar a responsabilidade de fazer o balancete para uma administradora ou outro profissional, por exemplo.
Nestas situações, o síndico será responsável por fiscalizar o trabalho que está sendo prestado, garantindo que ele acontecerá da maneira adequada, que os documentos serão entregues mensalmente e que, por fim, tudo isso seja apresentado corretamente aos condôminos.
Como fazer a apresentação do balancete de condomínio
Para garantir que os condôminos tenham conhecimento do balancete mensal do condomínio, existe algumas ações que podem ser adotadas pelo síndico, como:
apresentar o documento em uma reunião de assembleia;
enviar o balancete por e-mail;
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto da cota mensal;
colar uma cópia do documento no quadro de avisos;
disponibilizar o balancete no aplicativo de gestão do condomínio e/ou site da administradora, caso ela tenha um.
Além deste documento, outros comprovantes, notas fiscais e extratos bancários também precisam estar devidamente organizados e arquivados, caso algum condômino ou o conselho deseje acessá-los.
Chegamos ao fim! Espero que este artigo tenha ajudado você a entender a importância do balancete de condomínio e como fazê-lo.
O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!
Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.
Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.
Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.
Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!
Quais as etapas do planejamento financeiro?
Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.
1. Análise da situação atual
A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:
Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
Qual o nível de inadimplência atual;
Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.
A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.
2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias
Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:
Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:
salário dos funcionários;
contas recorrentes, como água, luz, gás;
gastos com materiais de limpeza;
gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.
Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:
gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
troca de equipamentos;
manutenções que não foram previstas.
Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.
3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio
Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.
Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:
bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
realizar pagamentos de despesas de última hora;
entre outros.
4. Considere a previsão da inadimplência
A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.
Lembre-se:
A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.
Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.
Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.
5. Planeje as manutenções preventivas
Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.
Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:
Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.
6. Considere os encargos trabalhistas
Imagine a seguinte situação:
Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.
No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.
Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.
Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.
Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.
7. Apresente a sua previsão orçamentária
Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.
É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.
E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.
Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio
Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:
Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.
Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.
A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!
Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.
No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.
Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!
O que é gestão financeira?
Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.
Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.
Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.
Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.
Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.
Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:
planejamento estratégico;
análises;
controle das atividades financeiras;
e mais.
Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.
Para que serve a gestão financeira?
Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.
Neste sentido, o síndico profissional precisa:
saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
lidar com processos e gestão de pessoas;
e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.
O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.
Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.
Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?
Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.
Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.
Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.
Além disso, a gestão financeira condominial garante:
que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.
6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)
#01: Não ter um bom fundo de reserva
O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.
Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.
Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.
Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.
Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.
Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.
#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo?
As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.
Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.
Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.
Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.
Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.
#03: Não manter o controle da inadimplência
Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.
A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.
Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.
Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.
Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.
#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança
Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.
No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.
Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.
Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:
quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.
É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.
Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.
Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.
Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.
Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.
Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.
#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar
Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.
O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.
9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio
Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:
#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio
Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.
Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.
Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.
#02: Faça auditorias periodicamente
É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.
No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.
Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente
Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.
#03: Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.
Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.
Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.
Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.
#04: Controle os gastos do condomínio
É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.
No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.
Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.
#05: Organize os documentos do condomínio
Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.
Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.
Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.
Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:
Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.
Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.
Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.
#06: Faça um planejamento da emergência
Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.
Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.
#07: Planeje as ações com antecedência
O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.
Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.
Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.
Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.
Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.
É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:
Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.
#08: Evite constituir dívidas e empréstimos
Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.
Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.
Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.
Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.
Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.
Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.
#09: Reduza os desperdícios
Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.
Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.
A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.
Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?
Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.
Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.
Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.
Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.
Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:
#01: Praticidade e ganho de tempo
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.
#02: Gestão financeira facilitada
Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.
#03: Transparência financeira do condomínio
O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.
#04: Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.
#05: Redução de horas extras
Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.
Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.
Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.
#06: Otimização de processos
Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.
Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.
Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:
acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
realizar pagamentos;
acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
conferir o balancete;
realizar a prestação de contas mais rápido;
delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.
Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.
Confira as 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios, otimizar as finanças e tirar o seu condomínio do vermelho. Continue lendo!
Você está procurando caminhos para economizar em um condomínio? Saiba que não basta apenas economizar, mas também garantir segurança e qualidade.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Quer entender mais sobre isso? Continue lendo e veja algumas estratégias, dicas e medidas de como um síndico pode economizar no condomínio.
Veja 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios
#01: Faça a gestão da inadimplência do condomínio
A inadimplência dos moradores pode impactar drasticamente o equilíbrio e a saúde financeira do condomínio, provocando o aumento da taxa condominial.
Isso acontece porque quando um morador deixa de realizar um pagamento, o condomínio precisa garantir o controle financeiro cobrando mais de quem está em dia.
Logo, é preciso ter estratégias para prevenir que essa situação aconteça e saber como lidar com todos os perfis de inadimplentes:
devedor ocasional (aquele que enfrenta problemas pontuais);
devedor negligente (aquele que não é organizado financeiramente);
e o mau pagador (aquele que age com má intenção prévia).
Lembre-se sempre que o morador inadimplente não é o seu inimigo, por isso tente perceber o que aconteceu e analise cada situação de maneira distinta. Veja algumas ações que podem ajudar:
Seja proativo, preventivo e organizado. Se possível, tenha uma planilha ou um sistema com o cadastro de todos os gastos do condomínio, dados dos moradores, bem como informações sobre os devedores. Desta forma, você mantém os custos sob controle e organiza todos os recebimentos;
Mantenha o controle dos atrasos de pagamento. Nesta mesma planilha ou sistema, deixe cadastrado os dados das inadimplências, como os valores não vencidos, valores vencidos e tempo de atraso. Se possível, atualize e revise esses dados mensalmente;
Aja rápido. Em caso de inadimplência, cobre o devedor o quanto antes. Não deixe que a situação piore e torne-se uma bola de neve;
Tente chegar a um acordo com o morador. Se você perceber que a situação do devedor é complicada, tente conversar e fazer um acordo propondo um parcelamento da dívida, por exemplo. Mas lembre-se que esta proposta precisa ser definida na convenção e caso não esteja, deverá ser aprovada em assembleia;
Crie um plano de ação. Caso a cobrança não seja suficiente, certifique-se que você possui um plano de cobrança bem estruturado.
#02: Adote medidas para economizar energia elétrica no condomínio
Uma boa gestão financeira também passa por comportamentos humanos. Inclusive, muitos condomínios ficam no vermelho e não conseguem obter resultados positivos por conta do desperdício de energia elétrica.
Para economizar energia no condomínio, você pode adotar algumas medidas preventivas:
Considere trocar as lâmpadas comuns ou antigas por lâmpadas de LED. As lâmpadas de LED são mais resistentes, eficientes e produzem a mesma quantidade de luz que uma lâmpada comum utilizando até 80% menos energia. É uma ótima opção para diminuir os gastos;
Evite pintar as paredes do hall, corredores e escadas com cores muito escuras. O ambiente exigirá lâmpadas mais fortes para dar conta de iluminar corretamente, ocasionando um maior consumo de energia. Por isso, opte por tintas mais claras;
Se possível, substitua os elevadores antigos por elevadores mais modernos. Elevadores antigos exigem mais manutenções e geram mais gasto com energia, sem contar que não são nada modernos. Apesar de ser um grande gasto de uma única vez, elevadores modernos trarão bons resultados à médio e longo prazo, pois foram pensados para consumir menos energia, gerando uma economia de 40%;
Desligue a luz de alguns pontos do condomínio em horários de pouco uso. Faça um levantamento de todos os pontos, como as quadras, parquinhos, piscinas, academia, etc, e perceba os horários onde geralmente esses locais ficam vazios;
Invista em sensores de presença. Caso o tópico anterior não seja tão eficaz, você também pode optar por instalar sensores de presença que desligam as luzes quando não há ninguém no ambiente;
Prepare campanhas educativas. Incentive os funcionários e moradores a economizarem energia elétrica e colaborarem para a redução de gastos.
#03: Adote medidas para economizar água
Além da energia elétrica, o gasto com água também pode ser um vilão no controle financeiro do condomínio, especialmente quando não há individualização da água, correspondendo a cerca de 15% dos gastos condominiais.
Para ajudar na economia de água, confira a seguir algumas ideias:
Determine horários para regar os gramados. Procure programar a regagem para o período da manhã ou final da tarde, pois são períodos sem a presença forte do sol, evitando a rápida evaporação;
Evite limpar calçadas e garagens com água constantemente. Se possível, priorize outras formas de limpeza e procure lavar esses locais somente em casos específicos;
Instale um sistema de reuso de água. Existem equipamentos básicos que podem auxiliar na captação e reúso da água, como a bacia coletora para o telhado, calhas, coletores, cisterna e etc. A implementação de um sistema desse tipo, pode gerar uma economia de até 40% no consumo de água;
Utilize hidrômetros individuais no condomínio. Cada apartamento ficará responsável pelo seu consumo de água, sendo mais fácil realizar ajustes e adotar o consumo consciente;
Realize inspeções periódicas. Fazer uma inspeção de tempos em tempos é uma excelente maneira de ser proativo e identificar vazamentos e outros problemas antes que eles causem um prejuízo;
Prepare campanhas educativas. Assim como no caso da energia elétrica, incentive que os funcionários e moradores também colaborem na economia de água e redução dos gastos do condomínio.
#04: Realize manutenções preventivas no condomínio
Chega de tratar as manutenções no seu condomínio como um jogo da batata quente, onde o problema passa de mão em mão até explodir no colo de alguém. E esse alguém geralmente é você: o síndico.
Aprender a pensar preventivamente também é uma maneira de contribuir para a redução de despesas a longo prazo, aumentar a vida útil dos equipamentos e evitar surpresas desagradáveis ou imprevistos.
E, além disso, se ocorrer um acidente por falta de manutenção, o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente.
Neste sentido, confira algumas sugestões para manter uma rotina de manutenção preventiva no seu condomínio:
Confira as instruções do manual entregue pela incorporadora. A incorporadora/construtora conhece bem o prédio e os seus equipamentos, por isso ela deve indicar quando, o que e como as manutenções devem ser feitas;
Faça uma lista com todos os equipamentos que precisam de manutenção periódica. A sua lista pode conter os elevadores, extintores, portões eletrônicos, geradores, água, energia elétrica e outros pontos;
Crie um cronograma de manutenção. Cada ponto citado no tópico anterior possui recomendações de seus fabricantes a respeito da periodicidade de manutenção que deve ser realizada neles. Lembre-se de verificá-las e criar um cronograma com antecedência;
Não esqueça dos elementos estruturais. A manutenção também deve englobar as mantas, lajes, paredes e colunas;
Se possível, contrate um engenheiro. Este profissional auxiliará você na implantação de um programa de manutenção preventiva.
#05: Faça uma renegociação dos contratos de prestação de serviços
Uma boa parte dos recursos do condomínio, como os elevadores, limpeza, segurança, portões, etc, requerem contratos de manutenção que, por muitas vezes, são vistos apenas na primeira assinatura.
É importante que o síndico, periodicamente, faça uma revisão de todos esses contratos e renegocie as propostas junto aos seus fornecedores.
Apesar de ser uma pequena atitude, ela pode ajudar a reduzir custos ou mesmo incentivar a procura por novas alternativas que contribuam na economia financeira do condomínio.
#06: Reduza as horas extras dos funcionários
Horas extras não são sinônimos para eficiência, afinal nem todo funcionário que fica até mais tarde em serviço está realmente sendo produtivo.
O artigo 58 da CLT diz que os colaboradores devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas diárias e o acréscimo deve ser de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
No final do mês, essas horas a mais devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo, o que, em excesso, poderá ocasionar mais despesas e também o risco do aumento de rotatividade dos funcionários por conta da quantidade de horas trabalhadas a mais.
Veja algumas dicas para contribuir na diminuição das horas extras e na otimização da gestão dos funcionários:
Realize uma divisão eficiente das tarefas. Preocupe-se em fazer um planejamento das tarefas a serem realizadas por cada trabalhador em um determinado período, garantindo que a divisão seja eficiente e justa para todos, não necessitando que as pessoas trabalhem horas a mais para dar conta de tudo;
Adote um sistema de controle de ponto. Desta forma, você consegue controlar a jornada de trabalho dos funcionários e criar regras e limite de horas extras que podem ser realizadas por cada pessoa;
Acabe com a burocracia. Avalie criticamente a maneira como os processos estão sendo feitos e, se possível, simplifique-os. Desta forma, você vai otimizar o trabalho e as atividades serão feitas mais rapidamente, sem necessidade de horas extras.
#07: Realize um planejamento financeiro bem estruturado
Um condomínio com uma gestão financeira planejada e eficiente garante a prevenção de aumento da taxa condominial, inadimplência e mantém o patrimônio sempre valorizado.
Veja dicas para ajudar nesta etapa:
Tenha ciência das despesas ordinárias e extraordinárias. Para uma gestão eficaz, é preciso listar todas as despesas, a fim de evitar problemas com o fluxo de caixa e conflitos com os moradores. Além disso, ao visualizar todos os custos, você consegue saber o que realmente é relevante e o que pode ser cortado ou substituído;
Preveja a inadimplência. Bem como visto no tópico #01 deste artigo, é importante ter um controle da inadimplência a fim de evitar que isso se torne uma bola de neve e impacte negativamente as finanças do condomínio;
Faça uma comparação com anos anteriores. Se possível, compare os dados financeiros atuais com informações do passado, a fim de utilizar os dados como base para tomada de decisões. Caso o condomínio não tenha dados anteriores, seja proativo e determine um método de organização para facilitar o acesso à sua planilha atual no futuro.
#08: Adote tecnologias que auxiliam na otimização dos recursos
Apesar de todos os tópicos anteriores serem relevantes e possibilitarem ótimos resultados, lembre-se que você ainda é um ser humano e, por consequência, passível de errar.
Afinal de contas, sabemos que a rotina de síndico profissional é complexa e cheia de desafios, por isso, adotar uma tecnologia para condomínios pode ser um fator determinante para automatizar processos burocráticos, mitigar erros e garantir que você terá mais tempo para tomar decisões mais relevantes e efetivas.
Veja o porquê adotar uma tecnologia no seu condomínio:
Transparência e agilidade na gestão financeira do condomínio;
Praticidade para as tarefas do dia a dia, como reservas e chamados para o síndico, por exemplo;
Redução de custos com as taxas administrativas, emissão de boletos, impressões e etc;
Gestão centralizada em um único sistema para condomínios;
Controle das atividades e manutenções do condomínio.
Agora é com você!
Já mostramos todas as dicas essenciais para ajudar você na redução de custos em condomínios, mas está na hora de você começar a aplicar na sua rotina.
Tenha em mente que os resultados não virão da noite para o dia, mas que se você mantiver a organização e realizar as nossas dicas com dedicação, o seu condomínio sairá do vermelho e terá uma melhoria contínua nos processos financeiros internos.
E, é claro, se você adotar a tecnologia como um fator primordial deste processo, poderá se considerar um síndico de sucesso.
