O livro de ocorrências é uma ferramenta fundamental para manter o controle de tudo o que acontece no condomínio. Ele serve para registrar acontecimentos relevantes no edifício e entre os moradores.
Neste artigo, confira todos os itens necessários para manter um livro de ocorrências completo, exemplos práticos de como elaborar e confira as opções digitais desse registro. Continue lendo!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de qualquer condomínio.
Ele funciona como um diário oficial onde moradores, porteiros, síndicos e funcionários podem registrar e centralizar eventos relevantes que ocorrem na comunidade.
Desde pequenos incidentes, como uma lâmpada queimada, até situações mais sérias, como conflitos entre moradores, tudo deve ser anotado de maneira organizada.
Além de ajudar o síndico a acompanhar o que acontece no dia a dia, o livro de ocorrências serve como uma prova documental em alguns casos, quando os acontecimentos podem ter consequências legais.
Por exemplo, em ações judiciais, essas anotações podem ser utilizadas para esclarecer fatos e responsabilidades.
Qual o objetivo principal de um livro de ocorrência?
O principal objetivo do livro de ocorrências é garantir que todos os acontecimentos importantes do condomínio sejam registrados de forma transparente e acessível.
Isso poderá criar uma cultura de responsabilidade, segurança e comunicação entre os moradores e a administração do condomínio.
Cada anotação feita ajuda a gestão, seja aumentando a eficiência das atividades, na solução de problemas ou na contenção de grandes complicações.
Além disso, o livro de ocorrências também permite que o síndico e os gestores acompanhem a evolução de certas demandas.
Por exemplo, uma reclamação sobre barulho excessivo ou mau funcionamento de algum equipamento pode ser monitorada até que uma solução seja implementada.
Como elaborar um livro de ocorrência?
Para que o livro de ocorrências cumpra seu papel de forma eficaz, alguns itens são indispensáveis. Veja alguns passos importantes para criar e gerenciar um livro de ocorrências funcional:
Escolha do formato
O livro de ocorrências pode ser físico, como um caderno ou livro, ou digital, utilizando aplicativos específicos para esse fim.
O formato físico ainda é amplamente utilizado, mas o livro de ocorrências digital tem se tornado cada vez mais comum pela praticidade de consulta e armazenamento.
Além disso, a versão digital pode garantir mais segurança, seja para consulta ou preservação do documento.
Estruturação do livro
Cada página ou registro deve seguir uma estrutura padrão para facilitar a consulta posterior. Normalmente, o livro de ocorrências contém campos como:
Data e horário da ocorrência;
Nome do responsável pelo registro;
Nome do morador e unidade;
Descrição detalhada da ocorrência;
Possíveis envolvidos;
Medidas tomadas ou solução do problema.
Orientação aos moradores e funcionários
Para garantir que o livro seja utilizado corretamente, é importante orientar todos os envolvidos sobre como registrar as ocorrências.
Treinamentos rápidos ou instruções fixadas em locais de fácil visualização podem ajudar a manter a organização dos registros.
É fundamental que o síndico ou um gestor do condomínio faça a revisão periódica das anotações. Isso garante que os problemas estão sendo resolvidos e que não há ocorrências pendentes.
Exemplos de registros no livro de ocorrência
A seguir, confira exemplos básicos de como pode ser estruturado um livro de ocorrências físico:
Exemplo 1
Data: 22/10/2024
Horário: 08h15
Responsável: Manoel Pereira (Porteiro)
Ocorrência: José Silva, morador do apartamento 402, reclamou sobre barulho excessivo vindo do apartamento 404 durante a madrugada.
Medidas tomadas: Síndico foi informado, e o morador do 404 será notificado.
Ocorrência: Luz da garagem G2 está piscando e precisa ser trocada.
Medidas tomadas: Porteiro avisado para solicitar manutenção.
Livro de ocorrência online
Com a digitalização de processos, muitos condomínios estão preferindo migrar seus livros de ocorrência para plataformas online. Isso traz uma série de vantagens:
Praticidade: A gestão do livro de ocorrências online permite que moradores e funcionários registrem ocorrências a qualquer momento, de qualquer lugar;
Acesso e controle: O síndico pode acessar as ocorrências de forma rápida e acompanhar as resoluções em tempo real, otimizando a gestão;
Segurança e backup: Com o livro de ocorrências digital, não há risco de perda de dados, já que as plataformas geralmente contam com backups automáticos e segurança contra alterações não autorizadas;
Relatórios: Ferramentas digitais oferecem a vantagem de gerar relatórios automáticos com estatísticas sobre os tipos de ocorrências, permitindo uma análise mais eficiente e tomada de decisão mais precisa.
Registrando as ocorrências no TownSq
O TownSq é um espaço seguro e eficiente para centralizar todas estas solicitações, tanto para os moradores quanto para síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecê-las ou tratá-las com imediatismo.
No aplicativo TownSq, essa funcionalidade se encontra em “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.
Os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa, preenchendo campos numa plataforma intuitiva e eficiente.
O recurso “Chamados” também permite:
categorizar os chamados abertos;
enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
o síndico consegue retornar à solicitação direto pelo aplicativo;
e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.
Depois desse artigo você está preparado para organizar a sua gestão com um bom registro das ocorrências no condomínio?
Para tornar sua gestão ainda mais eficiente com as melhores tecnologias do mercado, conheça mais sobre o funcionamento do TownSq para essa funcionalidade e muitas outras.
A portaria remota funciona, literalmente, à distância e proporciona maior segurança, organização e redução de custos ao condomínio. Veja mais sobre este assunto!
Infelizmente, estamos cada vez mais preocupados com a violência que nos cerca e, por isso, precisamos buscar novas estratégias para garantir condomínios cada vez mais seguros.
Uma opção que vem ganhando adeptos é a portaria remota, onde não há um porteiro no local e a entrada e saída de visitantes são controladas por uma central, com câmeras de segurança.
Já no Brasil, a tecnologia vem chegando aos poucos, trazendo inovação às cidades do país. Por exemplo, apenas em São Paulo, estima-se que, somente em 2020, houve um crescimento de 43% na adesão da portaria remota nos condomínios do município.
Aliando modernidade, redução de custos e segurança, o sistema de portaria remota é um dos principais exemplos de automatização de condomínios.
Pensando nisso, vamos apresentar alguns pontos importantes sobre a portaria remota neste artigo. Continue lendo!
O que é portaria remota?
A portaria remota substitui a presença física de um porteiro no condomínio por um gerenciamento à distância.
Um funcionário trabalha diretamente de uma central de monitoramento, controlando o acesso de pessoas através das câmeras de segurança 24 horas por dia.
Como funciona a portaria remota para condomínios?
Ao chegar no condomínio, o visitante aperta a campainha e conversa com o porteiro através da portaria eletrônica, que funciona via interfone.
Enquanto isso, o funcionário da empresa notifica o morador por interfone, telefone ou aplicativo de celular e confere se a entrada é autorizada. Tudo isso utilizando a internet.
A entrada de moradores é feita com um sistema de identificação que reconhece a sua impressão digital (biometria), cartões magnéticos ou até mesmo QR Codes.
Para que tudo isso funcione perfeitamente, o condomínio precisa contratar uma empresa especializada e investir em uma aparelhagem que consiste em:
câmeras de segurança;
sistema de identificação de moradores; e
conexão de internet para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Depois da contratação, não esqueça de fazer manutenções preventivas e periódicas para que todos os equipamentos funcionem perfeitamente e não haja surpresas.
Como funcionam os serviços de entrega e de correspondência com portaria remota?
Sem a presença de um porteiro, existe o medo de que as encomendas e correspondências possam ter problemas na entrega ou sejam extraviadas.
Uma forma de resolver essa questão é encaminhar as correspondências para o zelador do condomínio, que deverá repassar os materiais aos moradores.
Na ausência de um zelador, pacotes e envelopes só poderão ser entregues diretamente aos moradores. O que significa que alguém deverá estar em casa na hora da entrega da encomenda.
Entregas que requerem a assinatura do comprador e pedidos de delivery funcionam como a visita de um convidado: o entregador entra em contato com a portaria a distância pelo interfone na porta de entrada e a central notifica o morador acerca da situação.
Qual o custo de uma portaria remota?
Os custos de uma portaria remota variam de acordo com a cidade e o número de unidades no condomínio.
Apesar de ser um valor alto, a portaria à distância possibilita que o condomínio economize com outras questões como folha de pagamento e obrigações previdenciárias de funcionários.
Devido a isso, há relatos de condomínios que tiveram uma economia de até R$ 100 mil em apenas um ano usando o serviço.
Quais as vantagens de uma portaria remota?
Portarias remotas para condomínios possuem pontos positivos e negativos.
Logo, é importante analisá-los para descobrir se o serviço combina com as necessidades e perfil do condomínio que você administra.
Maior segurança para o condomínio. Não possuir um porteiro físico no local evita que o profissional seja rendido por assaltantes;
Menos custos trabalhistas e despesas em geral. Terceirizar a portaria e a empresa de segurança diminui o risco de o condomínio ter problemas com ações trabalhistas;
Economia de tempo e dinheiro em treinamento de porteiros e vigilantes;
O condomínio contará com um aparato maior de segurança e controle já que serão instaladas câmeras nas entradas e áreas comuns;
Redução de conflitos e desvios de função. Os desvios de função e conflitos entre porteiros e moradores são reduzidos;
A portaria virtual funciona 24 horas por dia.
Quais as desvantagens da portaria remota?
A portaria remota para condomínios evita uma série de problemas que podem ser causados pela presença do porteiro, mas isso não quer dizer que a prática é perfeita.
Existem algumas questões que precisam ser levadas em consideração antes de aderir ao sistema:
O sistema está aberto a possíveis falhas em caso de falta de energia e quedas de internet;
Alguns condôminos podem ter dificuldade de adaptação à tecnologia;
Moradores podem sentir falta do contato humano do porteiro presencial, de alguém para ajudar a abrir portas para os mais velhos ou repassar informações relevantes sobre o condomínio;
Dificuldades para receber entregas de encomendas e correspondências, pois alguém precisará estar no local para receber os materiais;
O síndico precisará dispor de tempo para ajudar os moradores a se adaptar a essa novidade.
Como proceder em caso de problemas de conexão e falta de energia
Como a entrada e a segurança do condomínio são feitas através de equipamentos eletrônicos, a portaria remota fica comprometida caso aconteça algum problema com a conexão ou queda de luz. Providências precisam ser tomadas para evitar que o condomínio fique fragilizado com esses obstáculos.
Caso seja contratado o serviço de portaria remota, se torna de extrema importância que o condomínio tenha sistemas de apoio, como um gerador de 5 a 6 Kva para o caso de falta de energia elétrica.
Alguns síndicos optam por contratar duas conexões de internet de empresas diferentes para o condomínio.
Desta forma, quando houver problema em uma delas, a conexão reserva é automaticamente acionada. Outros condomínios preferem aderir uma rede mais poderosa.
Antes de contratar qualquer serviço, é essencial que o síndico esteja atento aos termos de contrato e tire dúvidas importantes com a empresa, por exemplo:
Como o atendimento é feito em caso de queda de luz ou falha no sistema?
A empresa dispõe de porteiros físicos que podem se deslocar ao condomínio nessas situações emergenciais?
Também é interessante visitar a central da portaria remota para conhecer a infraestrutura e ver por dentro como é feita a vigilância.
Outra questão que deve ser levada em consideração é lembrar que, mesmo com o serviço da portaria remota, o condomínio não pode apostar apenas na aparelhagem eletrônica como a única forma de entrada e saída.
Na ausência de energia, é necessário que as portas e vias possam ser acessadas com uso de chave ou controle – e que os moradores possuam cópias destes.
Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?
Esse serviço não é indicado para grandes conjuntos habitacionais, com diversas torres e mais de uma entrada.
O volume de pessoas entrando e saindo do condomínio pode ser comprometedor à segurança do condomínio caso opte-se por portarias remotas, sem contar que o custo de implementação e instrução dos moradores pode ser penoso.
A portaria não presencial é mais indicada para condomínios de médio porte, entre 40 a 60 unidades – ambientes onde contratar um porteiro fixo acabaria saindo caro para o bolso dos moradores.
O síndico também deve levar em consideração o perfil dos condôminos.
Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade?
Vão colaborar com a nova rotina?
Sentirão falta do auxílio de um porteiro físico?
Geralmente, condomínios com uma assembleia mais jovem tendem a se adaptar com mais facilidade e achar esse tipo de serviço mais atraente.
Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?
Aderir (ou não) portaria remota é um assunto de larga escala, que interfere na vida de todos os moradores do condomínio.
Verifique a Convenção do Condomínio para conferir se há necessidade ou não de fazer uma convocação de assembleia para realizar esse tipo de mudança.
Caso seja necessário, a instalação da portaria remota no condomínio só poderá ser feita com aprovação da maioria dos moradores.
Quando for apresentar os orçamentos de prestadores de serviço na reunião de assembleia, o síndico deve munir-se com todas as informações possíveis.
Em termos gerais, pode-se dizer que a portaria remota é um meio termo entre não ter uma portaria tradicional, mas ainda contar com um ser humano controlando a entrada e saída do condomínio.
Ainda que possa parecer algo diferente e até mesmo futurista para muitas pessoas, é uma realidade que deve ser pesquisada. Afinal, estamos aqui para melhorar a vida em condomínios, então por que não apostar na tecnologia?
Gerenciar um condomínio é uma grande responsabilidade, e a importância dessa tarefa tem sido cada vez mais evidente.
A profissionalização do mercado não apenas tem levado muitos síndicos a se qualificarem, mas tem criado espaço para o surgimento de profissionais auxiliares nesse cenário.
A figura do gerente de condomínio tem se tornado cada vez mais comum na gestão condominial, predominantemente em edifícios comerciais ou residenciais de muitas torres e unidades.
Esse profissional tem se mostrado um grande braço direito dos síndicos e aliado para a criação de um ambiente organizado, saudável e com um bom funcionamento.
Neste artigo, entenda qual é exatamente a função do gerente de condomínio, diferença do cargo com funções semelhantes, salário, mercado de trabalho e mais! Continue lendo.
O que faz um gerente de condomínio?
O gerente de condomínio atua na colaboração administrativa e operacional do condomínio ao lado do síndico.
Detalhes sobre suas atividades podem variar conforme cada condomínio, mas de maneira geral ele pode ser responsável por:
Em alguns condomínios, a sua atuação pode ser também na parte financeira, ajudando na administração do orçamento e lidando com fornecedores e prestadores de serviço.
Ele pode colaborar na prestação de contas e respondendo dúvidas dos condôminos sobre as finanças do condomínio.
O que diz o Código Civil sobre a função do gerente de condomínio?
Não há no Código Civil menção alguma sobre a função “gerente de condomínio” ou mesmo “gerente predial”.
Em todo o momento a legislação fala sobre a responsabilidade legal apenas do síndico, o representante oficial e legal do condomínio.
No artigo 1.348 vemos detalhadamente sobre as funções de um síndico, que incluem administração, prestação de contas e execução das deliberações da assembleia, entre outras responsabilidades.
Apesar de essa ser a figura principal apontada pela lei, neste mesmo artigo vemos a possibilidade de o síndico delegar suas funções a terceiros, mediante a aprovação da assembleia.
Isso significa que é possível contratar profissionais como gerentes de condomínio para auxiliar a gestão. Ou seja, apesar da função não existir no Código Civil, sua existência é válida na administração.
Gerente de condomínio e síndico: qual a diferença?
Embora complementares, as funções do gerente de condomínio e do síndico são bem diferentes.
O gerente de condomínio cuida das operações diárias, como supervisão de funcionários, manutenção e acompanhamento dos serviços. Já o síndico é o representante legal do condomínio, responsável por decisões estratégicas, pela prestação de contas e pela administração de forma geral.
Enquanto o síndico cuida das decisões de maior impacto e precisa prestar contas aos moradores, pois responde juridicamente por suas ações, o gerente executa as ações do dia a dia e apoia a gestão prática.
Em muitos condomínios, o gerente facilita a operação, permitindo que o síndico se concentre em questões mais estratégicas e legais.
Diferente do síndico, que é eleito e pode ser um morador do prédio, o gerente é contratado como um profissional externo ou interno, com foco em sua expertise na gestão administrativa.
O gerente de condomínio não tem poder de decisão sobre aspectos legais, mas pode ser fundamental para a rotina operacional.
Gerente de condomínio e Gerente predial: qual a diferença?
Apesar de os termos serem parecidos, gerente de condomínio e gerente predial têm funções diferentes.
O gerente de condomínio normalmente lida com uma administração mais abrangente, podendo coordenar áreas como o planejamento financeiro, atendimento direto aos moradores e questões legais.
Suas atividades dependem de um conhecimento técnico, mesmo que não tão aprofundado, sobre o funcionamento do condomínio, bem como legislação, normas internas e comunicação com a comunidade.
O gerente predial, por sua vez, tende a focar mais em aspectos operacionais. Ele está atento à manutenção dos sistemas e equipamentos, garantindo a boa funcionalidade e a segurança, e resolvendo emergências dos moradores.
Em alguns condomínios menores, pode ser que todas essas atividades sejam de responsabilidade de um profissional apenas. Em condomínios maiores, normalmente cada um tem uma função específica.
Gerente de condomínio e Zelador: qual a diferença?
Mas se o gerente de condomínio está tão envolvido nas atividades do condomínio, o que difere a sua função do trabalho de um zelador?
Embora ambos os cargos tenham o bom funcionamento do condomínio como objetivo final, o gerente predial possui um papel de supervisão, enquanto o zelador é responsável por atividades mais operacionais.
Em outras palavras, o gerente de condomínio define o que precisa ser feito e supervisiona a execução. É o responsável por decidir as prioridades de manutenção, segurança e limpeza, além de monitorar o orçamento destinado a esses serviços.
O zelador, por sua vez, realiza as tarefas no dia a dia ou colabora na supervisão. Ele fica à frente das tarefas rotineiras do condomínio, e trabalha sempre para o cumprimento das normas.
Em condomínios grandes, o zelador responde ao gerente de condomínio, que supervisiona e orienta o profissional. Os dois profissionais atuam em conjunto, mas o gerente de condomínio possui mais autonomia e responsabilidades administrativas.
O salário de um gerente de condomínio pode variar bastante dependendo do tamanho do condomínio, localização e experiência do profissional.
De acordo com alguns sites de busca por vagas, o salário médio desse profissional no Brasil fica em torno de R$ 3.000 a R$ 5.000.
Profissionais que buscam salários mais altos nessa área podem encontrá-los em condomínios comerciais de grande porte ou em regiões como São Paulo e Rio de Janeiro, onde existe maior demanda e remuneração acima da média.
O salário do gerente de condomínio reflete as grandes responsabilidades que esse cargo pode exigir, portanto, uma preparação técnica para exercer a função é indispensável.
Profissionais com especialização ou certificações em gestão condominial podem agregar mais valor ao condomínio e obter destaque em um processo seletivo.
O mercado está repleto de cursos de formação e especialização na área da gestão condominial. Esse é um passo fundamental para quem tem interesse em um cargo como gerente de condomínio.
Os cursos abordarão temas como legislação condominial, gestão de pessoas, gestão financeira, manutenções e outros assuntos indispensáveis para quem está atuando em condomínios.
O profissional precisa dominar o funcionamento do condomínio para poder realmente entender as suas responsabilidades e o que é esperado do seu desempenho.
Certificações reconhecidas, como a Certificação Premium TownSq, podem ser um diferencial no currículo para quem deseja construir uma carreira sólida como gerente de condomínio e ampliar as oportunidades no mercado de trabalho.
O profissional deve entender também que uma formação é apenas o começo.
A gestão condominial, tanto para síndicos quanto para qualquer outro profissional que deseja destaque nesse meio, exige atualização constante.
Qual é o Código Brasileiro de Ocupação (CBO) para gerente condominial?
O Código Brasileiro de Ocupação (CBO) para o gerente condominial é 1423-20.0.
Esse código é uma referência oficial que descreve as funções e competências exigidas para a profissão e serve para enquadrar os profissionais em contratos e registros trabalhistas.
O CBO define atividades como a supervisão de serviços operacionais, coordenação de atividades de manutenção e gestão de segurança, assegurando que a descrição da função seja bem delimitada.
Essa definição é útil para a elaboração de contratos e registros de trabalho, conferindo mais segurança e clareza quanto às atribuições do gerente de condomínio.
Gerente de Condomínio vagas: Como encontrar oportunidades?
A demanda por gestão qualificada é crescente, e por isso as vagas para gerentes de condomínio têm a tendência de crescer.
Para encontrar oportunidades, busque em sites de emprego e redes profissionais, como LinkedIn, Catho e Indeed.
Outra forma muito válida de encontrar essas oportunidades é participar de eventos de gestão condominial e criar uma rede de contatos.
Busque fortalecer o networking em cursos, grupos de discussão, redes sociais, feiras e congressos.
Algumas administradoras condominiais também publicam vagas para gerentes condominiais para os condomínios que atendem, facilitando o ingresso no mercado de trabalho.
Quem busca vaga pode entrar em contato com essas administradoras e buscar mais informações sobre as possibilidades
Participar da gestão condominial é contribuir para uma vida em comunidade mais pacífica e digna para inúmeras famílias. O gerente de condomínio tem recebido grandes responsabilidades que impactam fortemente essa gestão.
Pessoas que se interessam no mundo condominial, em coordenação de equipes, comunicação e atendimento aos moradores, administração financeira podem encontrar compatibilidade com o cargo e encontrar seu espaço nesse setor.
Os síndicos que podem contar com equipe mais robusta nos condomínios em que atuam têm hoje a possibilidade de compartilhar as suas responsabilidades. Eles encontram no gerente de condomínio um braço direito e um apoio.
Tendo mais força nesta linha de frente, o síndico tem mais tempo para pensar estrategicamente no condomínio, atuando na resolução de grandes problemas e no relacionamento com a comunidade.
Se interessou na função do gerente de condomínio e deseja iniciar a sua carreira no mercado condominial? Conheça a Certificação Premium TownSq e comece com a melhor base teórica para o cargo.
Mais uma vez, a TownSq tem trabalhado não apenas na busca de novas ferramentas como na modernização de tecnologias das funcionalidades existentes. Por isso, é com muito entusiasmo que informamos que a antiga funcionalidade “Registros de Turno” está de cara nova e ainda mais completa.
O Registros de Serviço é uma versão atualizada e otimizada, que torna a gestão mais eficiente ao oferecer a personalização das interações e atividades do condomínio. Continue lendo!
O que mudou?
Dentro do Registros de Serviço, o síndico, o porteiro e outros membros da equipe de gestão poderão documentar o que acontece dentro do condomínio, realizar registros de turnos dos porteiros e, a partir de agora, também podem criar registros de interações com os moradores.
Essas interações ficarão disponíveis apenas para a equipe do condomínio, criando assim um espaço de gestão de interações com a comunidade.
Como usar estar funcionalidade?
Acesse “Registros de Serviço” na barra lateral do TownSq. Na aba “Comunidade”, adicione registros de ocorrência dentro do seu condomínio.
Selecione a categoria e adicione a descrição. Caso queira, inclua anexos. Por fim, clique em “Adicionar”.
Na aba “Moradores”, selecione o morador, a categoria e adicione o registro. Caso queira, adicione anexos. Por fim, clique em “Adicionar”.
Caso queira, você também pode manter informações importantes fixadas, filtrar por registros de um determinado período, categoria ou palavra-chave.
Exemplos de como usar o Registros de Serviço
Em Registros de Serviço > Comunidade, registre anotações como:
Portão da garagem quebrou na noite do dia 10 de agosto. Um reparo provisório foi feito no dia 11 de agosto;
Elevador social apresentou falhas na porta do 5º andar, técnico foi acionado para reparo;
Luzes do estacionamento apagadas durante a noite. Eletricista chamado para verificar o sistema.
Em Registros de Serviço > Moradores, selecione o morador desejado e registre anotações como:
Moradora prefere receber encomendas no período da tarde, quando está no apartamento;
Morador solicita segunda vaga de garagem para novo veículo. Aguardando decisão da assembleia;
Moradora registrou a presença de um novo cão de pequeno porte e solicitou autorização para uso do elevador social.
Vantagens do Registros de Serviço
Informações para melhorar o atendimento no condomínio: Ao manter um registro detalhado das preferências e interações com os moradores, o Registros de Serviço permite que a equipe do condomínio ofereça um serviço mais personalizado e atencioso, elevando a experiência geral do morador;
Produtividade da equipe: Reduzindo o tempo necessário para gerenciar e acessar informações sobre interações dos moradores, a funcionalidade aumenta a produtividade da equipe, permitindo que eles se concentrem em tarefas mais importantes e na melhoria dos serviços oferecidos;
Gerenciamento centralizado: Com todas as informações sobre interações dos moradores em um único local, o Registros de Serviço facilita o rastreamento e o gerenciamento dessas interações, permitindo uma visão mais completa e integrada das atividades da comunidade;
Privacidade e segurança de dados: A restrição de acesso aos membros da equipe garante que as informações dos residentes sejam mantidas em segurança e a sua privacidade protegida, cumprindo com as normas de proteção de dados pessoais;
Melhoria contínua: A análise dos dados coletados no Registros de Serviço pode oferecer insights valiosos para a melhoria contínua das operações e do atendimento aos moradores, identificando padrões e áreas que necessitam de atenção especial.
Experimente a funcionalidade agora mesmo!
Mantenha os acontecimentos da sua comunidade atualizados por meio da funcionalidade Registros de Serviço. Acesse agora o TownSq para aproveitar essa possibilidade dentro do seu condomínio.
Se o seu condomínio ainda não utiliza o TownSq, aproveite para agendar uma demonstração gratuita do nosso sistema agora.
A gestão financeira do condomínio está entre os maiores desafios enfrentados por síndicos atualmente. E é natural que seja um assunto de relevância, afinal, esses cuidados financeiros impactam a qualidade de vida dos moradores e a valorização do patrimônio.
Além disso, o despreparo do profissional ao lidar com o dinheiro do condomínio pode ter graves consequências na vida do síndico, que pode responder com o seu patrimônio pessoal caso seja comprovada má-fé, negligência grave ou abuso de poder na gestão dos recursos do condomínio (artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro).
Contamos com a participação do advogado condominial Eduardo Rachid e do Síndico Profissional Wigo Ribeiro para falar sobre análises da situação financeira, a identificar causa de problemas, elaboração de planos de ação, cortes de gastos, negociações, incentivo de regularização da inadimplência, comunicação transparente e mais.
Confira os destaques dessa aula e domine as principais medidas de reorganização financeira condominial.
O Artigo 1.348 e as responsabilidades do síndico quanto à gestão financeira
O Artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro traz o síndico como responsável pela administração do condomínio, incluindo a cobrança das contribuições devidas pelos condôminos, a gestão do fundo de reserva e a prestação de contas. Ele deve agir com diligência e transparência, podendo ser responsabilizado civilmente se causar prejuízos ao condomínio por má gestão ou omissão.
Wigo Ribeiro, síndico profissional, menciona a elaboração de um bom orçamento como a base da boa gestão financeira do condomínio.
Para exercer suas responsabilidades, o síndico deve começar por um planejamento adequado daquilo que efetivamente vai gastar mensalmente, incluindo manutenção, segurança, administração, consumo, seguros obrigatórios, reserva para emergências e melhorias.
“É de suma importância se organizar, e obviamente, prestar conta de tudo o que vem fazendo, o dinheiro que entrou e o que saiu no dia a dia”, explica o profissional.
E para garantir esse fluxo do dinheiro chegando mensalmente no caixa do condomínio, o síndico também exerce o papel de fiscalizador e arrecadador das taxas condominiais.
Segundo o advogado condominial Eduardo Rachid, entre as responsabilidades financeiras do síndico está cobrar dos condôminos suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas necessárias, segundo artigo 1348, inciso do VII do Código Civil.
Caso o síndico falhe em exercer esse papel, ele está negligenciando sua responsabilidade. “Além disso, se porventura ele deixar prescrever o débito condominial, precisará ressarcir o condomínio de um dinheiro que ele deixou de cobrar”, explica o advogado.
O síndico que se vê numa situação financeira delicada ou sobrecarregado pelas suas demandas, pode e deve contar com parceiros. Na área financeira, ele pode contar com diversos profissionais, entre eles, uma empresa especializada em cobrança e assessoria jurídica.
Como o planejamento resolve os principais desafios enfrentados pelos síndicos ao lidar com questões financeiras
Um grande erro dos síndicos está em não apenas não realizar um planejamento, mas principalmente na falta de capacidade de respeitar e acompanhar o que foi previsto.
Como solução, Rachid comenta sobre os “três pilares do planejamento”: o planejamento, em si; o monitoramento do planejamento; e os dados e resultados do que foi executado.
“O síndico deve monitorar para ver se está tendo evolução dentro daquilo que ele propôs na previsão orçamentária”. Por exemplo, é importante verificar não apenas as manutenções realizadas, mas a qualidade do que está sendo feito.
Não apenas para o seu controle, mas o monitoramento também deve ser compartilhado com os condôminos, bem como suas conclusões.
O síndico deve se preparar para chegar com resultados nas reuniões de assembleia. “Ele vai justificar o porquê será necessário readequar a taxa condominial. O condômino pode até não gostar do síndico, mas os seus resultados serão difíceis de contestar”.
Munido de números e com uma boa organização, o síndico supera o desafio de ganhar a confiança e ter uma boa base para diálogo com os condôminos, podendo trazer argumentos com precisão. “Ele já eliminou 80% dos problemas mostrando os resultados”, observa o advogado.
Para realizar uma previsão orçamentária adequada, Wigo Ribeiro orienta a fazer um cálculo realista, pensando nas particularidades do condomínio. “Deve-se entender as necessidades e expectativas dos condôminos”, orienta.
Em que o síndico deveria ser aconselhado a desistir de tentar recuperar a saúde financeira de um condomínio?
Determinadas situações financeiras podem ser tão complexas que o síndico pode se sentir desesperançoso e inclinado a abandonar o cargo.
Perguntados sobre a possibilidade de desistência, Eduardo Rachid e Wigo Ribeiro apontam caminhos alternativos para o gestor. Renunciar à responsabilidade para com o condomínio deve ser a última opção.
Para Rachid, o síndico é um agente de transformação social. Sua função na sociedade tem impacto de transformação.
Transformação de um local, de uma comunidade. “A pessoa, a partir do momento em que ela busca ser síndica, tem a responsabilidade de procurar soluções para os problemas. Se não conseguir a solução, buscar minimizar”.
O conselho é procurar soluções e profissionais competentes. O advogado aponta como primeira saída a contratação de um novo diagnóstico da situação predial, para que o síndico tenha mais controle e noção do que precisa ser feito ou deixar de ser feito.
Para condomínios com passivo financeiro elevado, uma ideia é sempre contar com empresas de cobrança, consultorias financeiras, empresas de recuperação de crédito e garantidoras.
Nos momentos de dificuldade, o síndico precisa também lembrar que não está sozinho. Ele pode construir uma rede de apoio com bons parceiros, capazes de dar suporte e atendimento qualificado quando necessário.
Outro conselho do síndico profissional Wigo é envolver os condôminos no processo de recuperação da saúde financeira: “A responsabilidade é de todo mundo”.
Análise completa da situação financeira do condomínio para começar a resolver os problemas: Onde começar a buscar informações?
Para iniciar a resolução dos problemas financeiros de um condomínio, realizar uma análise completa da situação financeira é fundamental.
Para isso, o síndico deve mergulhar numa coleta e avaliação detalhada de informações financeiras essenciais, como extratos bancários, registros contábeis, relatórios de receitas e despesas, e a situação das dívidas.
Esse é um bom ponto de partida para o desenvolvimento de estratégias de recuperação financeira e reestruturação, pois o síndico poderá identificar as principais fontes de problemas e áreas de desperdício.
A advogado condominial Rachid explica que o momento de análise conta com dois “jogadores” importantes: a administradora e a auditoria. “Essas duas ferramentas trarão um norte financeiro, as saídas de curto, médio e longo prazo”, explica.
Quanto às soluções comuns aos casos mais emergenciais, uma decisão de curto prazo possível no mercado seria vender o crédito ou procurar uma empresa de garantia de receita.
Esse movimento é capaz de aliviar rapidamente a pressão financeira sobre o condomínio, garantindo fluxo de caixa imediato e estabilidade financeira temporária.
A médio e a longo prazo, Rachid aconselha a busca por uma empresa especializada em cobranças e normatizar o procedimento da cobrança no condomínio.
“Instalar processos de como que vai ser feita a cobrança é fundamental. Mostrar mecanismos de ação para que ele (o condômino) possa falar ‘deixa eu me movimentar aqui, porque senão posso perder meu imóvel’”, orienta o advogado condominial.
Outro pensamento que o síndico precisa ter nesse momento é a noção de que sua gestão é como uma maratona: ele tem que saber dosar seus recursos e esforços.
E neste processo, é fundamental tornar todos cientes das escolhas financeiras e do motivo por trás de cada uma.
“Sempre jogando de maneira transparente com os condôminos: ‘eu quero fazer isso, mas eu não consigo em virtude desse aspecto financeiro’, ou ‘eu gostaria de fazer isso agora, mas há uma urgência, conforme o engenheiro me passou, e tem que se fazer aquilo’”, exemplifica.
O síndico profissional Wigo também preza pela transparência em todo o processo, e conta com a Administração Digital da TownSqpara ter uma gestão financeira mais organizada e acessível.
“Eu dei uma viciada na forma de trabalho da TownSq. Você tem uma facilidade muito grande de fazer e acessar a previsão orçamentária, de modo que as coisas ficam bem claras até para os condôminos. Fácil acesso do que foi gasto, como foi gasto, o que entrou e saiu”.
Quais são os profissionais com quem o síndico pode contar neste processo?
Para enfrentar os desafios de recuperação e gestão financeira condominial, o síndico poderá ter o apoio de diversos profissionais especializados.
Esses especialistas serão responsáveis por trazer conhecimentos técnicos e estratégicos essenciais, ajudando a analisar a situação financeira, implementar soluções e garantir a conformidade com as normas legais.
Rachid explicou que o síndico pode e deve montar o seu “time dos sonhos”.
“No gol, os advogados. Na zaga, a administradora com o auditor. Nas laterais, os engenheiros, que eu vejo como de suma importância. No meio de campo, eu colocaria profissionais responsáveis por manutenções, zeladoria, portaria, limpeza, pois estão na linha de frente. No ataque, eu colocaria o síndico, de forma isolada para marcar os gols”, escalou.
Rachid ainda explica que esses profissionais todos não precisam, necessariamente, ser contratados mensalmente. Alguns podem ser chamados de forma pontual.
Além de reforçar a necessidade do síndico se cercar do conhecimento jurídico, contábil e de bons especialistas, Wigo Ribeiro reforçou que além da questão técnica é importante avaliar se há confiança nesses profissionais.
Ele relembra que pôde contar com a TownSq na ocasião em que teve dificuldades numa questão fiscal e precisou de apoio.
O condomínio que assumira não havia realizado o pagamento de alguns tributos, o que estava comprometendo a regularidade fiscal do condomínio.
“Algumas DARFs (Documentos de Arrecadação de Receitas Federais) não tinham sido pagas, e quem me ajudou foi própria TownSq, que tem uma equipe qualificada de contabilidade, e a gente fez as declarações necessárias”.
Cuidados para realizar cortes de gastos no condomínio
Uma análise das despesas do condomínio é fundamental para o gerenciamento da saúde financeira. Mas ao considerar cortes de gastos, o síndico precisa ter cautela e estratégia, priorizando a eficiência sem comprometer a qualidade dos serviços e a segurança dos moradores.
Avaliar as despesas de maneira criteriosa e planejar as reduções com transparência são passos fundamentais para garantir a sustentabilidade financeira do condomínio sem gerar impactos negativos para a comunidade.
Para Wigo Ribeiro, o primeiro passo é entender quais são os serviços essenciais, aquilo não pode de jeito nenhum ser cortado.
Neste caso, manutenções são um tópico que merece muito cuidado.
Em geral, é perigoso economizar nesse aspecto, pois a qualidade deve ser priorizada e as opções mais baratas, muitas vezes, não são as mais adequadas. O síndico pode estar economizando hoje e precisando pagar mais caro amanhã.
Mesmo com as dificuldades, o síndico profissional afirma que não podemos duvidar da capacidade de cooperação da comunidade.
“Às vezes, você vai se surpreender, pois durante um período os condôminos podem aceitar pagar um pouco mais que você não precise cortar alguns gastos”.
Rachid lembra que, na maioria das vezes, o condômino não faz ideia do que está dentro da planilha da previsão orçamentária. É papel do síndico apresentar e estar recapitulando nas assembleias.
“A orientação que a gente sempre passa para o síndico é dizer ‘dentro desses serviços ofertados, o que dá para retirar daqui? O que dá para otimizar?’, e a gente vai falando linha por linha”.
Dessa forma, os condôminos terão a ciência do que é necessário no condomínio, o que deve ser priorizado e o custo de cada coisa.
O advogado também orienta que o síndico cuide com as palavras. “Não é corte de gastos, é otimização de investimento”.
Dessa forma, o morador entende que aquela ação também é uma forma de investir em conforto, bem-estar e segurança da comunidade, uma realocação mais eficiente dos recursos.
Como incentivar a regularização da inadimplência dos condôminos de forma eficaz?
Assim como um cidadão paga impostos e espera que o Estado, em contrapartida, ofereça bons serviços de saúde, educação e segurança, o condômino deve entender que o pagamento da taxa condominial visa manter e melhorar os benefícios dentro do condomínio para a comunidade.
É essa a analogia utilizada pelo advogado Eduardo Rachid para explicar a luta pela diminuição da inadimplência.
Ele orienta que o síndico explique aos moradores o que deixará de ser feito caso o dinheiro não entre no caixa. “Você vai ter que chegar e falar: ‘Olha, se continuar nessa linha de inadimplência, as consequências serão essas’”.
Para apoiar seu trabalho, o síndico pode contar com profissionais jurídicos, contábeis, além das soluções de crédito e cobrança disponíveis no mercado.
Rachid orienta que a situação da inadimplência seja primeiramente gerenciada de forma administrativa, antes de envolver o setor jurídico.
Para isso, é fundamental que o condomínio siga uma regra de cobrança, com um procedimento padrão em casos de atraso.
O advogado alerta para uma conduta comum e perigosa no combate à inadimplência: a concessão de descontos não permitidos juridicamente, que vai contra o Código Civil, contra a convenção e contra a assembleia.
O síndico que conceder descontos a inadimplentes por conta própria, irá pagar a conta. “Caso isso venha acontecer, soma-se a responsabilidade civil do síndico de ter que ressarcir aquele montante ao condomínio, pois o dinheiro pertence a uma coletividade, não pertence a ele”.
Wigo Ribeiro aconselha que o síndico se responsabilize pelo primeiro contato com o condômino inadimplente, nestes casos, oferecendo auxílio e se colocando à disposição caso o condômino tenha alguma dificuldade de acesso ao boleto ou algo parecido.
“Com o tempo você percebe quais são aqueles moradores que sempre são pontuais, outros que eventualmente atrasam um pouco e aqueles que realmente passam por maiores problemas. É tudo uma questão de de saber como se relacionar com cada um”, observa.
Outro grande aliado do síndico é a tecnologia. Um sistema que permita a visualização completa da situação do condomínio, agilize acordos e a gestão como um todo se torna imprescindível.
“O síndico do século XXI precisa investir em tecnologia. Com a tecnologia ele otimiza recursos, otimiza gastos e tem uma ferramenta para ajudar a diminuir na inadimplência”.
Como envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio
Envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio é fundamental para alcançar resultados duradouros.
A participação ativa dos condôminos não apenas fortalece o senso de responsabilidade da comunidade, mas também facilita a implementação de medidas necessárias para reverter a situação financeira.
Para Wigo Ribeiro, o fortalecimento do senso de pertencimento na comunidade é o que fará toda a diferença, e o síndico, como líder, precisa agir para inspirar esse sentimento.
“As pessoas precisam entender a sua honestidade, a sua transparência, a vontade de fazer a coisa dar certo juntamente com a equipe”.
Também para ele, fomentar o diálogo numa comunidade tão diversa é outra iniciativa fundamental. “O condomínio é um recorte da sociedade. Cada pessoa tem um entendimento, e essa divergência, que muita gente acha ruim, é boa para o síndico começar a ter visões diferenciadas.
Essa troca de conhecimento com pessoas é que vai fazer essa mudança ali dentro do teu condomínio”.
Rachid finaliza as orientações falando sobre três chaves de conhecimento que o síndico precisa ter: educação financeira, gestão emocional o terceiro ponto é a comunicação, que vai permitir um bom envolvimento com a comunidade. “A comunicação é o fermento do bolo no condomínio para o síndico crescer”.
As condições para a boa comunicação são que seja clara, objetiva, direta e, sobretudo, humana.
A gestão humanizada seria a “cereja do bolo”. “Não adianta ele ter todo o tecnicismo e não dar bom dia aos condôminos ou perguntar se o porteiro está bem ou precisa de algo”, alerta o advogado.
A Semana da Gestão Financeira foi um evento 100% online e gratuito realizado pela TownSq dos dias 19 a 22 de março de 2024.
As aulas formam uma imersão completa nas finanças condominiais, passando por diferentes desafios e abordando temas como organização das finanças, prevenção de problemas, valorização do patrimônio e facilitadores tecnológicos para o síndico.
