Faz parte do trabalho do síndico realizar uma boa previsão orçamentária condominial. A atividade é considerada uma das partes mais importantes da gestão condominial.
Com ela, é possível montar o planejamento financeiro do empreendimento e garantir que todas as necessidades do condomínio sejam atendidas ao longo do ano.
Saiba tudo sobre previsão orçamentária de condomínio. Continue lendo!
O que é previsão orçamentária de condomínio?
Em resumo, a previsão orçamentária é o processo de análise e decisão sobre como será gasto o dinheiro arrecadado pelo condomínio durante o ano seguinte. É uma previsão das despesas futuras do condomínio baseada nos custos dos meses anteriores.
A previsão orçamentária deve ser apresentada pelo síndico e conselho fiscal à assembleia geral ao menos uma vez por ano, obrigatoriamente.
A prática pode ser realizada em dois períodos: no final do ano ou durante o início do ano vigente, de janeiro a março. A escolha do período fica por conta das normas estipuladas pela convenção do condomínio.
É importante ressaltar que o dinheiro em questão é toda a quantia que entra na conta do condomínio.
Ou seja: as taxas de condomínio e aluguéis de áreas comuns. É com base na previsão orçamentária que é feita a atualização do valor da taxa condominial. Desta forma, uma previsão orçamentária para condomínio bem feita pode significar menos despesas para os moradores ao longo do ano.
É essencial que a previsão orçamentária condominial leve em consideração as necessidades e compromissos do empreendimento e dos moradores. O objetivo final sempre deve ser a valorização do imóvel e a melhoria da vida em comunidade.
Para que serve a previsão orçamentária?
A previsão orçamentária é uma ferramenta essencial na gestão financeira de um condomínio, permitindo um planejamento detalhado das receitas e despesas ao longo de um período, geralmente anual.
Ela visa assegurar que os recursos disponíveis sejam utilizados de forma eficiente, garantindo a manutenção adequada do patrimônio e a satisfação dos condôminos. Veja outras vantagens:
Planejar despesas
A previsão orçamentária permite antecipar tanto os custos fixos, como contas de água, luz e salários de funcionários, quanto os custos variáveis, como manutenções emergenciais e eventos.
Esse planejamento detalhado auxilia na identificação de prioridades e na alocação adequada dos recursos.
Definir a taxa condominial
Com base na estimativa de despesas, é possível calcular o valor necessário a ser arrecadado mensalmente de cada condômino, evitando déficits financeiros e a necessidade de cobranças extras.
Uma taxa bem definida reflete as reais necessidades do condomínio, promovendo justiça e transparência.
Evitar surpresas
Ao incluir uma margem para imprevistos no orçamento, o condomínio se prepara para gastos inesperados, como reparos urgentes ou variações nos custos de serviços essenciais.
Essa reserva financeira ajuda a manter a estabilidade financeira e evita a necessidade de taxas adicionais inesperadas para os condôminos.
Garantir transparência
Uma previsão orçamentária bem estruturada proporciona clareza sobre a destinação dos recursos, fortalecendo a confiança entre síndicos, administradoras e condôminos.
Apresentar o planejamento financeiro de forma detalhada e acessível facilita a compreensão e o acompanhamento das finanças do condomínio, promovendo um ambiente de transparência e colaboração.
Em resumo, a previsão orçamentária é fundamental para uma gestão financeira eficaz, permitindo o planejamento adequado das despesas, a definição justa das contribuições dos condôminos, a preparação para imprevistos e a promoção da transparência na administração do condomínio.
Quem faz a previsão orçamentária?
Geralmente, a previsão orçamentária é elaborada pelo síndico, mas ele pode contar com a ajuda de:
- Conselho fiscal: Auxilia na revisão dos números;
- Administradora de condomínios: Empresas especializadas em gestão;
- Contador: Oferece suporte técnico e orientação contábil.
Como fazer uma previsão orçamentária condominial?
Uma boa previsão orçamentária de condomínio requer paciência e atenção aos detalhes. Em primeiro lugar, o síndico e o conselho fiscal precisam montar uma relação de todas as despesas que o condomínio teve ao longo dos meses.
Nessa lista deve constar cada item a seguir:
- Custos com contas de água e luz;
- Folha de pagamento dos funcionários;
- Pagamento de férias, 13º salário, rescisões contratuais;
- Pagamento de impostos;
- Equipamento de segurança;
- Contribuições previdenciárias;
- Contratos com prestadoras de serviço;
- Manutenções preventivas;
- Material de limpeza e escritório;
- Valor do seguro condominial.
Gastos sazonais também precisam ser considerados na hora de montar o planejamento. Determinadas épocas do ano resultam em um aumento de despesas. Por exemplo, é natural que o valor da conta de água aumente durante o verão.
O cálculo precisa ser feito levando em consideração uma margem para imprevistos. Por isso, arredonde os valores um pouco para cima para que exista uma folga.
Se o empreendimento conta com o serviço de uma administradora de condomínios, talvez seja preciso pedir auxílio na hora de arrecadar as informações necessárias para montar o planejamento.
Em seguida, deve ser feita uma análise criteriosa sobre as melhorias e manutenções que o condomínio precisa fazer no próximo ano. Existe alguma obra que precisa ser feita no imóvel? O condomínio está em dia com a documentação de prevenção contra incêndios?
Defina quais são as urgências e busque orçamentos para especular os gastos previstos. Assim, a previsão orçamentária do condomínio chegará mais próxima possível da realidade. Ao adicionar essas questões na previsão orçamentária, evita-se a necessidade de convocar reuniões de assembleia extras para aprovar esses orçamentos.
O fundo de reserva também pode fazer parte do orçamento. Entretanto, é preciso consultar a convenção do condomínio para conferir se a prática é permitida. Todos esses dados coletados devem ser adicionados a uma planilha de previsão orçamentária para condomínio em excel. Ao final, some todos os valores e divida o resultado por doze.
Checklist de previsão orçamentária do condomínio
Para resumir, separamos um checklist de ações que o síndico precisa tomar ao montar uma previsão orçamentária de condomínio:
- Levar em consideração os gastos do ano anterior;
- Levantar dados sobre a inadimplência no condomínio;
- Prever contribuições previdenciárias dos funcionários, assim como férias e 13º salário;
- Calcular a folha de pagamento dos funcionários contratados;
- Rever contratos que serão renovados, buscando recombinar valores;
- Listar obras e manutenções que deverão ser feitas ao longo do ano;
- Considerar a inflação do período;
- Montar o planejamento levando em consideração uma margem para imprevistos.
Aprovação da previsão orçamentária do condomínio
Após reunir todas as informações importantes, o síndico precisa apresentar a previsão orçamentária condominial para os moradores. Deve ser convocada uma reunião de assembleia com pauta específica para o tema.
Assim como na prestação de contas, o síndico pode preparar um material para distribuir aos condôminos antes da apresentação. Além disso, é importante cuidar para que a assembleia não se torne tediosa. Falar sobre números pode ser complicado, então busque simplificar os termos. Aproveite para usar gráficos e outros elementos visuais.
A aprovação da previsão orçamentário do condomínio é feita com a maioria simples dos votos dos condôminos.
Após a aprovação, é importante mostrar aos condôminos o desenvolvimento das coisas. Para isso, o síndico pode apresentar o balancete mensalmente.
Assim, é possível comprovar que as necessidades do condomínio estão sendo atendidas sem comprometer a saúde financeira do empreendimento. Também podem ser enviadas circulares para os moradores através de um software de administração condominial, como o TownSq.
Se a previsão orçamentária não for aprovada, continua valendo a previsão realizada no ano anterior. Logo, não há reajuste no valor da taxa condominial.
Caso isso ocorra, o síndico precisa explicar à assembleia que os gastos para o próximo ano são maiores do que as receitas. Portanto, será necessário realizar cortes de despesas no condomínio. Toda essa conversa e decisões tomadas deverão ser descritas em ata.
Alteração da previsão orçamentária
Nem sempre é possível prever tudo. Caso surjam despesas não planejadas ou aumentos significativos nos custos, a previsão orçamentária pode ser alterada ao longo do ano. Para isso, é necessário:
- Identificar a necessidade: Avalie se a mudança é pontual ou se impacta todo o orçamento;
- Convocar assembleia extraordinária: Apresente as razões do reajuste e proponha soluções;
- Aprovação dos condôminos: A alteração precisa ser aprovada pela maioria simples;
- Implementação: Com a aprovação, ajuste a taxa condominial ou utilize o fundo de reserva, se autorizado.
Alterar a previsão orçamentária é uma medida de transparência e responsabilidade, garantindo que o condomínio se mantenha financeiramente saudável mesmo diante de imprevistos.
Planilha de previsão orçamentária de condomínio
A melhor forma de visualizar todos os valores de uma previsão orçamentária de condomínio é utilizando uma planilha. O documento pode ser feito com o Excel ou através de um sistema de gestão de condomínio.
O importante é que a planilha ofereça a opção de somar, dividir e informar a porcentagem de forma automática. Afinal, ninguém merece ficar fazendo cálculo em plena era digital, não é mesmo?
Para facilitar o seu trabalho, você pode utilizar a Calculadora de Taxa Condominial. Simples de usar e totalmente grátis!
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