por Denys Hupel | fev 14, 2020 | Gestão Condominial
A taxa de administração de condomínio pode variar entre 3% a 7% do valor das despesas condominiais. Por exemplo, um condomínio tem gastos mensais de R$ 40 mil. Quanto cobra uma administradora de condomínio nesse caso? O custo deve ficar entre R$ 1,2 mil a R$ 2,8 mil.
Gerenciar um condomínio é uma tarefa complexa. Muitas vezes o síndico precisa de uma ajudinha extra para cuidar da administração condominial. Essa prática tem se tornado cada vez mais comum no meio imobiliário. E, claro, essa assistência tem um preço. Evidentemente, . Você sabe quanto cobra uma administradora de condomínio?
Com este artigo, você aprenderá tudo sobre qual o valor cobrado para administrar um condomínio. Também vamos explicar quais as principais obrigações desse tipo de prestadora de serviço.
Quanto cobra uma administradora de condomínio?
O quanto cobra uma administradora de condomínio é um assunto complexo para ser resumido em poucas palavras. Uma vez que o valor cobrado pelas administradoras de condomínio não é algo tabelado. Cada orçamento é calculado de acordo com as características do imóvel.
Alguns fatores que influenciam o valor cobrado são:
- O tamanho do condomínio;
- Número de funcionários contratados;
- Número de unidades;
- Localização do condomínio na cidade;
- O valor da despesa mensal do condomínio.
Muitas vezes, o preço de uma administradora de condomínio é estabelecido a partir dos gastos do cliente. Nesses casos, a taxa de administração de condomínio pode variar entre 3% a 7% do valor das despesas condominiais.
Para simplificar, vamos montar um orçamento hipotético. Por exemplo, um condomínio tem gastos mensais de R$ 40 mil. Quanto cobra uma administradora de condomínio nesse caso? O custo deve ficar entre R$ 1,2 mil a R$ 2,8 mil.
Entretanto, o valor cobrado pelas administradoras de condomínio pode sofrer variações. Determinadas cidades ou estados podem apresentar preços mais caros do que o resto do país.
Além disso, existem taxas cobradas pela administradora de condomínio que são extras. Assim, o valor total cobrado é influenciado pelas cobranças a mais. Algumas empresas optam por cobrar uma porcentagem do valor das arrecadações do condomínio. Outras exigem o pagamento do custo gasto com material de expediente. Ainda há as administradoras que fazem cobrança de 13º salário ao final do ano. Em virtude desses pequenos detalhes, é essencial que o síndico leia com atenção o contrato.
Quais são as obrigações de uma administradora de condomínio?
Agora que você já sabe o quanto cobra uma administradora de condomínio, chegou a hora de falar sobre os serviços prestados. É o contrato que define quais são as obrigações de uma administradora de condomínio. Isso quer dizer que as atribuições da empresa podem variar conforme o contrato que for feito com o condomínio.
Normalmente, a empresa é encarregada por toda a parte burocrática da administração condominial. Isso envolve os recursos humanos e questões jurídicas do empreendimento.
Algumas das principais obrigações de uma administradora de condomínio são:
- Contratação e treinamento de funcionários;
- Gerenciamento da folha de pagamento;
- Elaborar previsões orçamentárias;
- Realizar o pagamento de contas mensais;
- Organizar a prestação de contas anualmente;
- Disponibilizar balancetes mensais para os moradores;
- Contratação de serviços de manutenção nas áreas comuns;
- Gerenciar contratos trabalhistas e de serviços terceirizados;
- Oferecer assessoria jurídica;
- Fazer a gestão tributária do condomínio;
- Participar de reuniões de assembleia;
- Fazer o controle da inadimplência;
- Realizar cobranças judiciais de moradores inadimplentes;
- Formular relatórios de contabilidade;
- Manejar a conta pool do condomínio, quando houver.
O condomínio que você gerencia está cogitando contratar uma administradora? Então preste bastante atenção. Lidar com as finanças de um condomínio é um trabalho muito sério. Qualquer erro pode trazer um prejuízo enorme para o condomínio. É só fazer uma pesquisa rápida para encontrar diversos casos de problemas com administradoras condominiais.
Portanto, pesquise bastante antes de fechar negócio. Todos os serviços que serão prestados devem constar no contrato. Afinal, a contratação não pode ser feita baseada apenas no quanto cobra uma administradora de condomínio.
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por Aline Oelrich | jan 24, 2020 | Gestão Condominial
Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos moradores, mas também uma das maiores causas de discórdias entre vizinhos. São diversos os problemas que assombram esse espaço. Da demarcação ao aluguel, passando por detalhes como tamanho ou uso indevido.
Esse artigo explica o que diz a lei sobre vaga de garagem no condomínio e demais questões sobre esse assunto. Confira:
Normas para o uso das garagens do condomínio
Apesar de ser garantia de comodidade e segurança para os moradores, a garagem sempre é motivo de conflito. Por causa disso, é necessário que o condomínio conte com regras claras para o uso dessa área.
Na maioria dos casos, essas normas podem ser encontradas na convenção e no regimento interno do condomínio. O síndico e os moradores precisam conhecer esses documentos para saber o que podem ou não fazer em suas vagas no estacionamento do condomínio.
A convenção do condomínio geralmente aborda os seguintes tópicos:
- Identificação para entrada do veículo;
- Normas de segurança;
- Possibilidade ou não de locação e venda de vagas;
- Punição por estacionamento em local indevido;
- Datas e horários em que se pode ocupar a vaga para realizar mudanças;
- Utilização do espaço por não moradores;
- Guarda de dois veículos no mesmo ambiente (vaga dupla em condomínio);
- Multas e advertências por uso indevido;
- Responsabilidade sobre furtos e danos.
Se a legislação interna do condomínio não contar com regras sobre o tema, é preciso convocar uma reunião de assembleia para elaborar essas normas. Elas deverão ser criadas com base na realidade de cada condomínio e no bom senso. A aprovação é feita com o voto da maioria dos presentes, desde que se tenha o quórum de dois terços dos condôminos.
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O que diz o Código Civil sobre garagem de condomínio?
Uma lei que altera a forma de usar a garagem do condomínio foi instaurada em 2012. A Lei Federal 12.607 proíbe a venda ou aluguel de vagas de estacionamento para não moradores do condomínio. Isso altera o Código Civil, que antigamente permitia a comercialização das vagas desde que com o aval da convenção do condomínio.
A partir de agora, só poderão ser alugadas ou vendidas vagas de estacionamento se houver autorização dos condôminos. Essa aprovação deve ser concedida através de reunião de assembleia, com o aval de dois terços dos moradores.
A lei de 2012 afeta apenas condomínios edilícios. Desta forma, prédios comerciais com estacionamento independente e edifícios garagem foram impactados.
Confira o que diz a Lei Federal 12.607/12:
Art. 1.331 – § 1º As partes suscetíveis de utilização independente, tais como apartamentos, escritórios, salas, lojas e sobrelojas, com as respectivas frações ideais no solo e nas outras partes comuns, sujeitam-se a propriedade exclusiva, podendo ser alienadas e gravadas livremente por seus proprietários, exceto os abrigos para veículos, que não poderão ser alienados ou alugados a pessoas estranhas ao condomínio, salvo autorização expressa na convenção de condomínio.
Além disso, o Código Civil divide as vagas de garagem em três tipos: unidades autônomas, vinculares e comuns. Entenda as definições:
Vaga autônoma: possui matrícula própria no Cartório de Registro de Imóveis. É privativa e é propriedade individual do condômino. Representa uma fração do condomínio e, se a convenção permitir, pode ser vendida de forma separada da unidade.
Vaga vinculada: não possui matrícula própria. Também é considerada propriedade individual do condômino e privativa, mas não é vinculada à matrícula da unidade. Logo, não pode ser vendida de modo separado do imóvel.
Vaga que faz parte da área comum: não são de propriedade privada de nenhum condômino. Seu uso depende das normas internas do condomínio. Não pode ser vendida, pois os moradores têm apenas o direito de uso.
Confira os demais artigos sobre garagem em condomínio:
Art. 1.339. Os direitos de cada condômino às partes comuns são inseparáveis de sua propriedade exclusiva; são também inseparáveis das frações ideais correspondentes as unidades imobiliárias, com as suas partes acessórias.
- 1o Nos casos deste artigo é proibido alienar ou gravar os bens em separado.
- 2o É permitido ao condômino alienar parte acessória de sua unidade imobiliária a outro condômino, só podendo fazê-lo a terceiro se essa faculdade constar do ato constitutivo do condomínio, e se a ela não se opuser a respectiva assembleia geral.
Art. 1.340. As despesas relativas a partes comuns de uso exclusivo de um condômino, ou de alguns deles, incumbem a quem delas se serve.
Quem tem direito à vaga de garagem em condomínio?
Para quem tem dúvidas sobre quem tem direito à vaga de garagem em condomínio, respondemos com base no artigo 1.339 do Código Civil Brasileiro que diz:
Os direitos de cada condômino às partes comuns são inseparáveis de sua propriedade exclusiva; são também inseparáveis das frações ideais correspondentes as unidades imobiliárias, com as suas partes acessórias.
1o Nos casos deste artigo é proibido alienar ou gravar os bens em separado.
2o É permitido ao condômino alienar parte acessória de sua unidade imobiliária a outro condômino, só podendo fazê-lo a terceiro se essa faculdade constar do ato constitutivo do condomínio, e se a ela não se opuser a respectiva assembleia geral.
Art. 1.340. As despesas relativas a partes comuns de uso exclusivo de um condômino, ou de alguns deles, incumbem a quem delas se serve.
Aluguel de vaga de garagem em condomínio: como funciona?
Se a convenção autorizar a prática, é permitido que um condômino alugue sua vaga do estacionamento para um vizinho – conforme explica a Lei Federal 12.607, aprovada em 2012.
No caso de aluguel, deve ser assinado um contrato em que o locador comprova ceder o ambiente ao locatário. O contrato de aluguel de garagem entre condôminos deverá trazer informações que como:
- Finalidade do documento;
- Endereço do condomínio;
- Local da vaga de estacionamento;
- Tempo de duração;
- Valor combinado;
- Detalhes sobre multas e juros.
O proprietário da vaga também deve ficar com uma cópia do documento do veículo do locador.
O que é vaga privativa?
Uma vaga privativa é a aquela que possui matrícula própria no Cartório de Registro de Imóveis. Por ser uma vaga privativa, é de propriedade individual do condômino, pois está dentro do conceito de área privativa.
Quanto custa uma vaga de garagem em condomínio?
Não há uma regra ou lei que determine isso, mas é aconselhável levar em consideração o valor do imóvel. Uma dica é cobrar 1% sobre o valor total pago pelo espaço. Se a unidade do condomínio custou R$ 30 mil, R$ 300 de aluguel pelo espaço na garagem é uma boa escolha. Também pode-se fazer uma pesquisa de preço nos estacionamentos próximos ao local ou conversar com vizinhos.
Demarcação de vaga de garagem em condomínio
Quando um condomínio é instaurado, é necessário fazer uma reunião de assembleia para definir como será feita a demarcação de vagas na garagem do condomínio. Essas informações precisam obedecer às normas estipuladas pela região.
As formas mais tradicionais de demarcação de vaga de garagem são:
- Fixa: onde cada morador tem a sua vaga estipulada e essa não será alterada. Geralmente isso é determinado com sorteio de vagas de garagem ou por determinação da planta do imóvel;
- Rotatória: o estacionamento pode ser baseado na regra do “quem chegar primeiro, leva”. Assim, o morador pode estacionar em qualquer espaço que esteja vazio. Também há a opção de ser realizado um rodízio para a troca periódica de lugares.
E as vagas de estacionamento prioritárias? O Código Civil não obriga condomínios a oferecerem vagas de garagem especiais para idosos. Já no caso de pessoas com deficiências físicas ou com mobilidade reduzida, a lei nacional que promove acessibilidade não se aplica aos condomínios. Portanto, cada município tem as suas regras estabelecidas para lidar com esta questão.
Como calcular número de vagas para estacionamento?
O número de vagas de estacionamento em condomínio residencial é definido pelo tamanho do imóvel e pela infraestrutura disponível. É comum que não exista espaço suficiente para que cada unidade conte com uma vaga de garagem. Nesse caso, é necessário optar pela prática da demarcação rotatória.
Já no caso de condomínios comerciais, é preciso conferir o que diz a legislação do município. Em alguns locais, a lei autoriza que os veículos sejam estacionados sem muita distância entre si, causando as famosas vagas presas. Entretanto, outros municípios só permitem que os carros sejam estacionados de forma que se deixe 5 metros ou mais de recuo frontal livre.
Sorteio de vaga de garagem em condomínio
Em uma reunião de assembleia, é preciso definir se será escolhido o esquema de demarcação fixa ou rotária. A decisão precisa ser tomada em conjunto, com aprovação de dois terços dos condôminos.
Feita a votação, o veredito final deve ser integrado à convenção do condomínio. Para alterá-lo no futuro, é necessário realizar uma nova votação pela assembleia.
Na hora de organizar o sorteio, é importante que o síndico leve em consideração as necessidades dos moradores idosos e com deficiências físicas. Conceder vagas de fácil acesso a essas pessoas é opcional, mas garante o bem-estar na vida em comunidade, além de ser uma questão de cidadania.
Tamanho das vagas de estacionamento do condomínio (ABNT)
Quem nunca passou sufoco ao estacionar o carro em um local apertado? Esse é um problema que o condomínio deve buscar evitar. O Código Civil não determina uma medida para o tamanho de vagas de garagem. Entretanto, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) de determinados estados estipula o padrão que deve ser seguido.
A norma da ABNT para estacionamento foi criada para que um carro de porte médio consiga realizar todas as manobras com segurança. Para isso, é levado em consideração os dados de carros de tamanho médio das marcas populares, com medidas entre 1,85 m de largura e 4,45 m de comprimento.
Nem todos os estados contam com normas ABNT para garagem de condomínio. Consequentemente, deve-se consultar a legislação local e o projeto da construção do imóvel que foi aprovado pela prefeitura.
No estado de São Paulo, as medidas aprovadas pela ABNT para o tamanho de vaga de garagem em condomínio são:
- Estacionamento paralelo: quando a vaga está em paralelo ao sentido da via. Deve ter 2,30 m de largura por 5,50 m de comprimento.
- Estacionamento perpendicular: se o carro deve estar estacionado a 90°, é ideal que a vaga tenha 2,30 m de largura por 5 m de comprimento.
Quando o estacionamento está disposto a um ângulo de 30°, 40° ou 60°, a vaga também deve ser demarcada com 2,30 m de largura e 5 m de comprimento.
A norma NBR 9050:2004 estabelece o acréscimo de 1,2 m de espaço entre vagas quando essas são de uso exclusivo para deficientes. Esses espaços também precisam contar com o símbolo internacional de acessibilidade, tanto no chão quanto em placas.
Já o tamanho de vaga de estacionamento para uma moto deve seguir a média de 1 m de largura e 2,2 m de comprimento.
O síndico também deve consultar a convenção e o regimento interno do condomínio para se certificar se há alguma norma com relação ao tamanho dos espaços de estacionamento. É importante ter essas informações em mão caso ocorra de um carro ser maior do que a área oferecida.
É dever do morador conhecer esses detalhes antes de se mudar. Afinal, não é viável que o condomínio redimensione vagas do estacionamento por causa de um único condômino. Se um veículo não cabe no espaço, ele não deve ficar na garagem.
Uso indevido de vaga de garagem em condomínio
Vagas de estacionamento devem ser utilizadas para a sua real função: guardar automóveis. Como síndico, não permita que os moradores usufruam da garagem como depósito.
A segurança dos moradores pode ser prejudicada dependendo do material ou objeto que está sendo guardado no local. Caso ocorra algum acidente, o condomínio pode ser processado por negligência. Além disso, uma garagem desorganizada desvaloriza o imóvel e assusta possíveis compradores.
É interessante que o condomínio tenha em sua convenção as medidas que devem ser tomadas caso um morador resolva utilizar sua vaga de estacionamento como depósito. Neste caso, o síndico pode e deve usar de multas e advertências para resolver o problema se necessário.
Vagas presas: como evitar confusões?
É muito ruim ter de pedir que o vizinho retire o carro todas as vezes em que você precisar entrar e sair da garagem. Infelizmente, essa é uma realidade para muitos condomínios antigos.
As vagas presas são aquelas áreas de garagem em que o veículo depende da ausência de outros para poder se movimentar.
Algumas dicas para lidar com esse problema são:
- Deixar o veículo solto para que possa ser empurrado;
- Moradores podem disponibilizar chave reserva ao vizinho;
- Contratar um manobrista como funcionário fixo do condomínio.
Danos aos carros na garagem
Legalmente, o condomínio só é responsável por danos aos veículos estacionados nas garagens se há um funcionário responsável pela segurança do local. Equipamentos de vigilância como câmeras ou alarmes não responsabiliza o condomínio por possíveis danos.
Se o dano é causado por outro morador, como uma batida ou arranhão, o síndico deve servir como um mediador na resolução do problema. Nem o condomínio e muito menos o síndico devem arcar com o custo de conserto de carros de moradores.
Geralmente, o seguro condominial cobre apenas casos de furto de automóveis da propriedade. Ademais, as medidas que devem ser tomadas em ocasião de roubo devem estar estipuladas na convenção do condomínio.
De modo geral, a convenção deve ser seu manual de orientações também na hora de resolver problemas envolvendo a garagem, esse ambiente que é garantia de conforto e comodidade, mas que também acaba gerando uma série de problemas.
Utilize o documento para tirar dúvidas e instruir os moradores. Garanta sempre que tudo esteja de acordo com o Art. 1.336 do Código Civil, que explica que o condômino deve utilizar as áreas comuns de forma que não prejudique a insalubridade, a segurança e o sossego dos moradores – e do síndico.
Aprenda a fazer sorteio de vaga de garagem em condomínio com este passo a passo.
por Denys Hupel | jan 21, 2019 | Gestão Condominial
Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria, que podem ocorrer em qualquer condomínio. Confira:
Antes de tudo, o que é uma portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde moradores e visitantes entram no empreendimento.
Muitas vezes apelidada de recepção ou até mesmo hall de entrada, a portaria é o ambiente onde fica o porteiro. Por sua vez, esse profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no recinto.
A portaria de um condomínio pode ser tradicional, com um porteiro físico presente no local. No entanto, diversos condomínios brasileiros optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao edifício.
Agora, vamos aos 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
Erro 1: Não definir as regras para funcionamento da portaria
Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
Erro 2: Não qualificar e orientar o porteiro
Após a falta de regras, o segundo erro desta lista é a ausência de qualquer treinamento para o porteiro. Isso pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
Erro 3: Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode vir a custar caro.
Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares e aplicativos que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial.
Erro 4: Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. No entanto, essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro ou seguranças e isso é algo que ninguém quer, não é mesmo?
Erro 5: Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Uma situação bastante recorrente em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras, manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta das unidades.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança. Além disso, esse tipo de prático acaba atrapalhando a entrada e saída de pessoas no condomínio.
O porteiro deve estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade sem medo de precisar dizer “não” para um morador.
Para que isso aconteça com tranquilidade, é importante deixar claro aos moradores quais são os deveres do porteiro e relembrar para que não tentem usar o profissional como um ajudante de todos.
Erro 6: Deixar a portaria abandonada
Em certos condomínios, é comum que a portaria fique vazia de tempos em tempos. Na maioria das vezes, isso ocorre justamente porque o porteiro foi desviado da sua função – como citamos no item anterior.
Se não é o caso de desvio de função, é provável que a portaria esteja vazia, pois o funcionário está em momento de intervalo ou foi ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
Uma sugestão para evitar que a portaria fique abandonada é organizar um revezamento de porteiros, assim um cobre a ausência do outro nos momentos de intervalo ou necessidades. Outra opção é contar com um funcionário auxiliar que possa cobrir esses momentos, como o zelador, por exemplo.
Erro 7: Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com os smartphone essa questão ganha outras proporções. O uso de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que podem colocar em risco a segurança dos moradores.
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
Erro 8: Deixar a organização da entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém é essencial frisar que não é tarefa do porteiro entregar pessoalmente os pacotes deixados na portaria.
É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas. Em caso de problemas com isso, indicamos que o síndico aproveite para relembrar os condôminos sobre esse detalhe através de comunicados.
Já imaginou se o porteiro enviasse uma mensagem para seu celular avisando você que sua encomenda chegou na portaria? Isso é possível. Conheça o aplicativo para condomínios TownSq.
Erro 9: Liberar a entrada de veículos sem identificar quem está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.
Erro 10: Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item 8, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros. Consequentemente, isso pode trazer muita dor de cabeça para o condomínio.
Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio. Logo, é importantíssimo que o síndico atente isso ao treinar os porteiros contratados.
Identificou algum desses erros na portaria do seu condomínio? Use a nossa planilha gratuita de controle de visitantes e melhore a segurança condominial!
por Denys Hupel | nov 8, 2018 | Gestão Condominial
Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos e garantir uma convivência saudável e agradável para todos, buscando atender às demandas dos moradores e zelando pela qualidade das instalações físicas do condomínio.
Justamente por isso, o processo de cotação e contratação de serviços de reparo, manutenção ou instalação é algo que pode ser considerado rotineiro na administração de um condomínio.
Ainda assim, é preciso atenção para fugir de erros comuns que acabam comprometendo a qualidade do serviço contratado e o valor desembolsado. Para garantir que o processo de cotação transcorra da melhor forma possível, nada melhor do que seguir estes seis passos:
1. Constatando a necessidade
Manter o equilíbrio entre o orçamento do condomínio, as reais necessidades de manutenção e as demandas de moradores é um dos principais desafios de gestão. Por isso, antes mesmo de dar início às cotações, é sempre bom buscar constatar a real necessidade desse investimento.
Através do aplicativo TownSq a sua gestão pode se comunicar mais rapidamente com os moradores, tanto para o recebimento direto de solicitações de serviços e reparos, quanto para a realização de enquetes junto aos condôminos sobre a instalação ou contratação de serviços.
2. Escolhendo o fornecedor ideal
Uma vez determinada a real necessidade do serviço e havendo a disponibilidade no caixa do condomínio para a sua realização, é hora de ir em busca do fornecedor ideal. É claro que, para isso, não existe receita mágica, mas algumas dicas certamente vão tornar o seu trabalho muito mais simples, além de evitar dores de cabeça no futuro.
Um bom começo é buscar fornecedores que sejam da própria cidade em que se localiza o seu condomínio, ou de cidades da região. A proximidade terá um impacto no valor praticado, além de facilitar as visitas e o suporte em caso de eventual necessidade.
Visite os sites dos possíveis fornecedores que se encontram nesse perímetro. Lá você poderá colher importantes informações sobre o produto ou serviço oferecido, as condições de entrega, o suporte pós-vendas e a política de garantias. Empresas maiores e de maior credibilidade no mercado costumam possuir bons sites: caso as empresas listadas não possuam um site, você sempre pode contatá-las por telefone.
Por fim, antes de iniciar o processo de cotação em si, é bom buscar reduzir essa lista inicial de possíveis fornecedores. Cinco a três opções devem ser o suficiente para assegurar uma boa variedade de opções e de preços. Sendo possível realizar suas cotações online em um único lugar recebendo as propostas centralizadas.
3. Realizando cotações eficientes
Uma cotação eficiente é aquela que respeita o tempo tanto da gestão do seu condomínio, quanto dos potenciais fornecedores. Em outras palavras, é preciso evitar um processo de cotação interminável, com extensa troca de mensagens e alto risco de erro na entrega final.
A melhor maneira de conseguir isso é descrevendo com clareza a situação geradora da necessidade do serviço em seu condomínio, identificando os aspectos técnicos necessários à precificação por parte do fornecedor. Se julgar necessário, acrescente fotos e/ou documentação técnica que ajudem a embasar o orçamento realizado pelo fornecedor. Já no caso de aquisição de produtos, é importante deixar claro os itens buscados e em qual quantidade.
Em ambos os casos, determine um prazo coerente para a devolutiva do fornecedor. Isso exigirá que também a outra ponta do processo de cotação se organize de forma mais eficiente para não ser descartada como opção.
4. Analisando os orçamentos recebidos
Compare os orçamentos levando em consideração o preço, o prazo para entrega do serviço ou produto, as políticas de garantia, o suporte pós-venda oferecido e, é claro, a reputação da empresa no mercado. Às vezes pode compensar investir um pouquinho mais para garantir tranquilidade no futuro.
Caso haja uma disparidade muito grande em função de benefícios extras oferecidos pelo fornecedor, pode ser o caso de utilizar o sistema de gestão o condomínio, como o TownSq. Assim você vai poder consultar a opinião dos condôminos antes de tomar a decisão.
De qualquer forma, lembre-se de exigir sempre a nota fiscal. Ela é a garantia para o condomínio e para os seus moradores da qualidade do serviço ou produto que será entregue.
5. Encerrando o processo de cotação
É de bom tom que a gestão do condomínio notifique todos os fornecedores contatados sobre o encerramento do processo, indicando o desfecho: contratação de um concorrente, adiamento do serviço ou até desistência.
Esse feedback é importante para a melhoria do atendimento dos seus fornecedores e demonstra respeito pelo trabalho deles, auxiliando a estreitar os laços da sua gestão com as empresas da região. Afinal, não é porque desta vez o seu condomínio não fechou o negócio que, no futuro, não haverá possibilidade ou necessidade de contar com os serviços daquela empresa.
6. Realizando o agendamento do serviço
Para garantir a segurança e a agilidade na entrega dos produtos ou serviços contratados, há algumas medidas que podem ser adotadas pela gestão do seu condomínio. A primeira delas é a notificação dos fornecedores de que visitas não agendadas não serão recebidas.
Outra boa prática consiste em anotar, no momento do agendamento, o nome e o número do documento de identidade do técnico ou entregador que precisará entrar no condomínio. Além de tornar o processo mais rápido, essa medida colabora para a segurança dos condôminos, evitando que terceiros mal intencionados tentem se passar por “entregadores” ou “técnicos”.
No aplicativo TownSq a gestão se comunica diretamente com a portaria, deixando registrado o dia e horário do agendamento, bem como todos os dados da entrega. Da mesma forma, é possível notificar os moradores da indisponibilidade de áreas comuns – como áreas de recreação, piscinas, salões de festa e quadras – para manutenção.
Por fim, com o aplicativo TownSq todas as manutenções podem ser acompanhadas pelos condôminos no menu Atividades e Manutenções, simplificando a comunicação interna.
Agora que você já sabe como realizar as cotações para o seu condomínio, que tal descobrir como um sistema ERP pode ajudar a manter as suas finanças sempre em dia?
por Denys Hupel | nov 5, 2018 | Gestão Condominial
Nem todos os condomínios contam com lugares demarcados no estacionamento. Nesses casos, a tática do rodízio de vagas de garagem pode ser mais prática para o síndico, mas causa bastante atrito entre vizinhos. Especialmente por isso, o sorteio de vagas de garagem em condomínio é uma das opções mais utilizadas.
Nesta publicação vamos explicar tudo sobre o assunto, além de oferecer dicas sobre como realizar o sorteio de vagas de garagem em condomínios que você gerencia. Confira:
Assembleia de sorteio de vagas de garagem em condomínio
Para instaurar esse sistema no condomínio que você gerencia, o primeiro passo é realizar uma reunião de assembleia. É importante que essa etapa seja feita de forma prática, uma vez que reuniões sobre distribuição de vagas de garagem podem levar horas e horas.
Por ser um tema polêmico e que causa muitas dúvidas, primeiro o síndico deve conferir a opinião dos moradores. Isso pode ser realizado através de uma enquete online enviada pelo software de gestão condominial. Desta forma, é possível saber se os moradores têm interesse ou não de fazer um sorteio de vagas de garagem em condomínio.
Se o retorno dos moradores for positivo, o síndico pode passar para a próxima fase do plano: convocar uma reunião de assembleia para esclarecer dúvidas, como uma espécie de pré-sorteio de vagas de garagem em condomínio.
Nesse encontro, deve-se apresentar o mapa do estacionamento e as regras para sorteio de vagas em condomínio. Ao final, deve ser realizada uma votação para definir se o condomínio vai realizar o sorteio ou não.
O quórum para sorteio de vagas de garagem em condomínio varia conforme a convenção e o regimento interno. Se os documentos autorizam a demarcação de vagas de garagem com base em sorteio, a votação precisa de quórum simples. Ou seja, 50% + 1 é o suficiente para passar a proposta. Por outro lado, se a legislação interna do condomínio possui normas contra o tema, será necessário fazer uma mudança no documento. Para alterar a convenção, é preciso quórum de dois terços de aprovação de todos os condôminos.
Além disso, separamos algumas dicas sobre como realizar um bom sorteio de vagas de garagem em condomínio:
- Escolha um local espaçoso para realizar a assembleia. O ambiente tem que ser grande o suficiente para receber todos os proprietários das unidades no condomínio;
- Prepare ao menos dois mapas das vagas da garagem do condomínio. Eles devem ser feitos em formato grande, de preferência em papel tamanho A Zero, impresso em gráfica;
- Faça cópias impressas do mapa das vagas da garagem para distribuir aos condôminos, assim cada um tem a sua folha para consulta;
- Utilize dois computadores durante a assembleia: um para anotar o sorteio das vagas em uma planilha e outro para elaborar a ata da assembleia. Selecione pessoas diferentes para ficarem encarregadas dessas tarefas;
- Use um projetor para que o sorteio seja acompanhado em tempo real por todos na sala, através do preenchimento da planilha;
- Deixe uma mesa de apoio na entrada da sala com a lista de presença.
- Instrua uma ou duas pessoas da sua equipe para ficar próximo da mesa de apoio para resolver dúvidas dos moradores. Assim, não é necessário interromper o sorteio para esclarecer a dúvida de uma pessoa.
Ao iniciar a assembleia, leia a lista de regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio aos condôminos presentes. Também explique como será feito o sorteio de vagas de garagem dos inadimplentes e dos ausentes.
Todos os moradores têm o direito de participar do sorteio, até os inadimplentes. Conforme o Código Civil, o condômino que está em débito com a taxa condominial é proibido de votar, mas a legislação não fala sobre participar de sorteios que afetam a forma de utilizar a propriedade e as áreas comuns.
Além disso, relembre a todos como será feita a distribuição de vagas para moradores prioritários, como idosos e deficientes. Conceder vagas de fácil acesso a essas pessoas é opcional perante a lei, mas garante o bem-estar na vida em comunidade.
Nesses casos, deve-se também levar em consideração as indicações do regulamento interno do condomínio e as regras do município.
Tipos de sorteio de vagas de garagem em condomínio
Existem diferentes formas de realizar o sorteamento das vagas do estacionamento do condomínio. As maneiras mais comuns são:
- Utilizando um software para sorteio de vagas de garagem em condomínio;
- Via sorteio eletrônico de vagas de garagem, geralmente através de um site;
- No maior estilo bingo, retirando os números um por um.
Além disso, o condomínio pode decidir entre:
- Um sorteio único, feito apenas uma vez e que determinará as vagas de garagem dos condôminos para sempre;
- Sorteios realizados a cada dois ou três anos, para garantir que todos tenham oportunidade de adquirir uma boa vaga de garagem.
A primeira opção é a mais prática para o síndico, pois só é necessário realizar um único sorteio e pronto. Entretanto, pode acontecer de as escolhas de vagas não agradarem a todos os moradores, especialmente aqueles que ficarem com vagas presas. Logo, isso pode desgastar a relação do síndico com os moradores infelizes e afetar a harmonia do condomínio.
Na maioria das vezes, o processo de seleção de vagas funciona da seguinte maneira:
- O presidente da mesa sorteia o número de uma unidade;
- O condômino em questão anuncia qual a vaga que deseja ter;
- O presidente de mesa repete em voz alta o número da unidade e a vaga selecionada. Por exemplo: “apartamento 24, vaga 55”;
- A informação é anotada pela pessoa responsável pela planilha com a relação de vagas.
- Esse processo é realizado até que todas as vagas sejam preenchidas.
Regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio
Para finalizar, montamos uma lista de regras para o sorteio de vagas de garagem em condomínio. Você pode utilizá-las durante a sua reunião de assembleia focada neste assunto:
- O sorteio deve ser feito com transparência, de forma democrática e justa;
- O sorteio de vagas de garagem em condomínio precisa ser aprovado em assembleia antes de ser realizado;
- O sorteio não pode ir contra as regras estipuladas na convenção do condomínio;
- O sorteio é para todos os condôminos, inclusive os inadimplentes;
- Idosos, deficientes e pessoas com dificuldade de locomoção devem ter prioridade e receber vagas de fácil acesso;
- Cada condômino terá até 3 minutos para anunciar qual vaga gostaria de ter (o tempo pode variar conforme o interesse do síndico e o perfil do condomínio);
- No caso de ausência, a unidade será chamada novamente ao final do sorteio. Se o responsável não comparecer, a vaga será determinada pelo síndico;
- Em geral, condôminos têm o direito de negociar vagas com outro morador. Caso isso ocorra, o acordo deve estar documentado e o síndico precisa ser notificado;
- Um novo sorteio de vagas de garagem em condomínio será realizado após dois ou três anos, caso seja de interesse dos condôminos.
Cada síndico deve adaptar as regras para sorteio de vagas de garagem em condomínio para a realidade do empreendimento, levando em consideração as suas necessidades.
Por fim, essas regras devem ser divulgadas previamente e lidas antes de sortear as vagas de garagem em condomínio. Ademais, é fundamental que seja feita uma votação para confirmar se todos os presentes compreendem as normas estabelecidas.
Quer saber mais sobre vaga de garagem em condomínio? Confira o nosso Guia Completo sobre o assunto!
por Denys Hupel | out 26, 2018 | Gestão Condominial
Sujeira, poeira, mal cheiro e até mesmo infestação de insetos. Uma má gestão na faxina do condomínio pode trazer esses e muitos outros problemas. Exatamente por isso, todo síndico precisa contar com uma planilha de limpeza de condomínio.
De forma prática e funcional, a planilha de limpeza de condomínio serve como um guia de trabalho para os funcionários responsáveis pela higienização do local. Com esta publicação você entenderá qual a importância desse material. E, ainda de quebra, aprenderá a como criar uma planilha para o condomínio que você gerencia.
Qual a função de uma planilha de limpeza de condomínio?
Condomínios contam com inúmeras peças que devem ser limpas constantemente. Portaria, piscinas, garagem, hall de entrada, elevadores… O número de ambientes aumenta conforme o tamanho do empreendimento. Bem como a frequência e o tipo de limpeza também são determinados pela dimensão da movimentação no condomínio. Logo, são muitas as informações que devem ser levadas em consideração na hora de planejar a faxina no condomínio.
Assim, é muito fácil se perder no meio de tantos afazeres. É aí que entra a planilha de limpeza condominial. Esse material funciona como um checklist da limpeza do condomínio e garante que nada seja esquecido. Assim, fica mais fácil montar um cronograma de serviços de limpeza e coordenar a equipe responsável. Afinal, é fundamental que a limpeza seja realizada da forma correta todos os dias.
Ao usar uma planilha de limpeza de condomínio, o síndico garante o bem-estar e a saúde dos moradores, funcionários e visitantes!
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10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio
Como usar a planilha de limpeza de condomínio?
Primeiramente, a planilha de limpeza de condomínio deve ser preenchida pelo síndico conforme as necessidades do local. Cada condomínio possui particularidades diferentes, que influenciam na forma de fazer a higienização condominial.
Confira o que deve ser levado em consideração na hora de formular a sua planilha:
- Número de ambientes e áreas comuns;
- Quantidade de funcionários contratados ou terceirizados;
- Fluxo de pessoas no condomínio (condôminos, visitantes e prestadores de serviços);
- Frequência de limpeza (diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente);
- Usabilidade de espaços (os ambientes são usados todos os dias ou apenas nos fins de semana?);
- Calendário de manutenções preventivas.
É importante conversar com o zelador na hora de criar a planilha de limpeza do condomínio que você gerencia. Essa atitude ajuda a garantir que o roteiro de limpeza seja completo. Se o condomínio conta com gerente predial, também é interessante consultá-lo.
Do mesmo modo, é importante levar em consideração os dias estipulados para as limpezas. Por exemplo, se o condomínio conta com churrasqueiras, a limpeza dessa área deve ser feita na segunda-feira. Visto que esse local geralmente é utilizado no fim de semana.
Quando tudo estiver pronto, você deve imprimir este roteiro. Em seguida, repasse-o ao zelador ou funcionários encarregados pela limpeza do condomínio. Porém, ainda há trabalho a fazer para garantir uma limpeza condominial perfeita. Por último, a equipe deve ser instruída sobre como utilizar a cronograma de limpeza. É indispensável que cada uma das etapas do documento seja respeitada.
Em resumo, limpeza é assunto sério! Como síndico, busque sempre garantir uma faxina impecável nos condomínios que você gerencia.
