por Denys Hupel | set 10, 2018 | Gestão Condominial
Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem definidos. Para melhorar o futuro da administração, é necessário analisar os problemas e montar um plano de ação do condomínio.
Por ser uma ferramenta de extrema importância, o planejamento estratégico do condomínio precisa ser elaborado com o envolvimento de todos deste ambiente: moradores, proprietários, funcionários e, claro, o síndico. Também conhecido como plano diretor de condomínio fechado, o gestor pode utilizar o plano de ação como uma de suas propostas para ser síndico.
Entenda tudo sobre o assunto com essa publicação:
- O que é plano de ação para condomínio?
- Como fazer o plano de ação para condomínio?
- O que deve conter no plano de ação para condomínio?
O que é plano de ação para condomínio?
Basicamente, um plano de ação para condomínio é um planejamento para alcançar objetivos e metas que melhoram a administração e a vida no local. Ao estruturar um plano de ação, a intenção é traçar estratégias que vão melhorar a situação do condomínio.
Por exemplo, se a intenção do condomínio é se livrar da inadimplência, será necessário estabelecer ações que podem ajudar a extinguir o problema – como buscar ajuda profissional, negociar dívidas de forma legal ou investir em campanhas de conscientização.
Esse planejamento estratégico do condomínio é desenvolvido pelo síndico em conjunto com os condôminos e precisa ser aprovado por uma reunião de assembleia antes de entrar em vigor.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com base nesse documento, o profissional pode identificar quais são as tarefas de maior importância e priorizá-las na hora de atuar. Além disso, o plano de gestão para condomínio garante que todo o trabalho do síndico será guiado pelas necessidades dos moradores, visto que todas as ações terão sido construídas com o auxílio da assembleia e serão baseadas sempre em dados ao invés de achismos.
Não contar com um planejamento para o condomínio pode ser um tiro no próprio pé. Afinal, a falta de objetivos faz qualquer um ficar à deriva, sem saber que caminho seguir. Isso traz uma série de dificuldades ao conjunto habitacional, especialmente quanto a falta de continuidade de projetos importantes e obras inacabadas.
Na ausência de um plano gestor do condomínio estipulado, cada síndico faz o que bem entender durante o mandato, sem levar em consideração a visão macro e as intenções e desejos dos condôminos.
Como fazer o plano de ação para condomínio?
Para montar um bom planejamento para o condomínio, é necessário refletir sobre o histórico do empreendimento. Quais foram os problemas que o condomínio teve de lidar no passado? Que aprendizado pode ser retirado dessas experiências anteriores? Analisar o passado permite compreender a situação atual do empreendimento e projetar objetivos e prazos para o futuro.
Ao estruturar um plano de ação para condomínio, é preciso seguir quatro passos:
- Entender a situação atual do condomínio
Deve-se fazer uma avaliação sobre como está a saúde financeira, estrutura física e a segurança do imóvel. Também é importante refletir sobre a qualidade da comunicação e do relacionamento entre os condôminos.
Nesse momento, nada melhor do que ouvir os moradores e funcionários. Faça uma pesquisa de opinião para descobrir quais são os problemas, insatisfações e ideias para melhoria do condomínio. Desta forma, estará sendo incentivado um engajamento por parte da comunidade na busca por soluções.
O questionário pode ser realizado pessoalmente, via correspondência ou através de formulários online, que podem ser enviados pelo software de administração do condomínio.
- Definir objetivos e metas claras
Com os resultados da pesquisa em mãos, destaque quais são as dificuldades enfrentados pelo condomínio. Para cada problema, estabeleça os objetivos que o condomínio quer alcançar e, a partir disto, monte planos de ação. Para deixar mais claro, montamos um exemplo:
Problema: Aumento de furtos no condomínio
Objetivo: Reduzir em 50% os furtos nos próximos seis meses
Plano de ação: Implantar um sistema de gestão de condomínio e controle de acessos.
Cada plano de ação deverá vir acompanhado de metas. Utilizando o nosso exemplo como base, as metas poderiam ser:
- Conseguir a aprovação de 80% dos condôminos em uma assembleia;
- Levantar R$ 3.000 reais em três meses para contratar e implantar o serviço;
- Identificar, no mínimo, 90% das pessoas que entram e saem do condomínio.
Também deve-se identificar se este será um planejamento anual ou a longo prazo para o condomínio.
- Divulgar o planejamento e aprová-lo pela assembleia
Após concluído, o planejamento não pode ficar esquecido na gaveta! O plano de ação do condomínio precisa ser divulgado aos condôminos. Para isso, utilize os principais meios de comunicação do condomínio, como circulares online, correspondência ou mensagens através de um software de gestão. Ao plano podem ser anexados documentos, os resultados da pesquisa realizada, apostilas, planilhas e dados.
Esse material deve ser analisado e votado pela assembleia do condomínio. Portanto o síndico pode convocar uma reunião especialmente para debater esse tópico.
- Acompanhar e otimizar os resultados
Após a aprovação pela assembleia, é o momento de colocar o plano em prática. Estude novamente o planejamento estratégico e pense em como adaptá-lo à sua rotina como síndico levando em consideração os prazos estabelecidos.
Mantenha a transparência e ofereça um acompanhamento periódico das atividades aos condôminos apresentando a evolução e resultados da sua gestão. Só assim eles saberão se o síndico está realizado um bom trabalho ou não. Aproveite as reuniões de condomínio para reavaliar os objetivos e fazer ajustes de acordo com as novas necessidades dos moradores, dos funcionários e do condomínio.
O que deve conter no plano de ação para condomínio?
Um plano de ação de qualidade deve abordar os seguintes temas em relação ao condomínio:
Documentação: o plano de ação precisa contribuir na organização de toda a papelada e informações relativas ao condomínio.
Financeiro: o planejamento estratégico só dará certo se for realizado em conjunto com o plano de contas do condomínio. Deve-se considerar os saldos, balancetes, números de inadimplência e demais questões financeiras do condomínio. Importante destacar questões trabalhistas e folha de pagamento, pois funcionários mal gerenciados, com escalas malfeitas e horários mal administrados equivalem a uma grande despesa ao condomínio.
Normas: o plano de ação precisa seguir as regras estabelecidas pela convenção e regimento interno do condomínio, além das deliberações de reuniões de assembleia. O planejamento estratégico deve utilizar esses documentos como base na hora de analisar contratos, organizar obras e manutenções e contratar serviços para o condomínio.
Metas: o documento final do plano de gestão precisa trazer a lista das metas que o condomínio quer atingir durante essa e as próximas gestões. É essencial que sejam estipulados datas e prazos.
Projetos: com base nas metas estipuladas, quais são os projetos que serão realizados para levar o condomínio à sua melhor forma? Liste todas as atividades de forma prática e objetiva.
Plano de manutenções: quando se fala em condomínio, não se pode deixar passar as manutenções preventivas e obrigatórias. Estabelecer uma lista dos itens que o síndico precisa realizar ao longo do ano facilita o trabalho e garante que nada será esquecido. Anote a manutenção juntamente com o mês ou época do ano que ela deve ser realizada.
Plano de reuniões e assembleias: o plano gestor do condomínio pode trazer as obrigatoriedades das reuniões do Conselho Fiscal e da assembleia, com datas e prazos.
Previsão orçamentária: todas essas mudanças exigem dinheiro, não é mesmo? Ao final do documento, o síndico deve aproveitar para apresentar a previsão orçamentária da realização das metas do plano de ação condominial.
A organização da gestão condominial é o maior legado que um síndico pode deixar. Afinal, com uma administração organizada, o sucesso é consequência. Ter todos as metas do condomínio mapeadas e definidas de maneira profissional facilita as tomadas de decisões e, assim, beneficia todos os envolvidos no condomínio. Então, síndico, mãos à obra!
Melhore ainda mais a sua gestão de condomínios com o nosso Guia Definitivo do Síndico de Sucesso!
por Denys Hupel | set 7, 2018 | Gestão Condominial
A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros.
Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes. Essa alternativa tem sido cada vez mais comum.
As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.
Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia a dia e implementação.
Pensando nisso, reunimos neste artigo diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual. Confira:
O que é uma portaria virtual?
A portaria virtual é um sistema de controle de entrada e saída operado remotamente, utilizando câmeras, sensores e outros dispositivos de segurança.
Diferente do modelo tradicional, em que um porteiro é presencial, esse sistema é monitorado por uma central que observa e valida todos os acessos remotamente. Assim, é possível garantir a segurança do condomínio sem a presença física de funcionários no local.
Como funciona a portaria virtual em condomínio?
Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.
O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.
Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.
A portaria virtual é segura?
Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.
Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.
Portaria virtual e portaria remota são a mesma coisa?
Sim, os termos “portaria virtual” e “portaria remota” são frequentemente usados como sinônimos. Ambos se referem ao modelo em que o monitoramento e controle de acesso são feitos à distância, por meio de centrais de segurança externas.
Os operadores que atendem remotamente visualizam as câmeras e recebem chamados para liberar ou barrar acessos, oferecendo suporte de segurança e controle de visitas.
Vantagens da portaria remota
Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:
- A portaria virtual impacta na redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço.
- Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
- A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
- Tecnologias como biometria e reconhecimento facial tornam o controle de entrada mais seguro e preciso. A para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
- Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
- O monitoramento remoto ocorre 24 horas por dia, sem pausas;
- Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.
Desvantagens da portaria remota
Algumas das desvantagens da portaria virtual são:
- O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
- Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
- Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
- O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
- Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc;
- O valor inicial da instalação pode ser alto para alguns condomínios. Essa barreira financeira pode tornar a adoção da portaria virtual difícil, apesar de ser mais econômica a longo prazo
Quanto custa uma portaria virtual?
O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, e em algumas empresa isso não inclui o custo da instalação e implementação do sistema, com câmeras e sensores.
Sabemos que um valor alto pode pesar no bolso do condomínio, mas é relevante considerar as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.
Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.
Equipamentos para portaria virtual
Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:
- Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
- Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
- Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.
Como são feitas as entregas quando o condomínio tem portaria virtual?
Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.
Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.
Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando, assim, desentendimentos ou transtornos.
O meu condomínio deve ter portaria virtual?
Alguns condomínios podem ter mais dificuldades com a portaria virtual do que facilidades. Para entender se o seu condomínio deve ter portaria virtual, é importante entender particularidades do seu edifício e do perfil de moradores.
Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.
Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Faça as seguintes perguntas: Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.
Como contratar uma portaria virtual?
Para adotar a portaria virtual em um condomínio, é importante seguir algumas etapas essenciais que garantem a segurança e a satisfação de todos os moradores. Confira:
Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
A instalação da portaria virtual representa uma mudança significativa na estrutura de segurança do condomínio e implica novos custos e responsabilidades. Por isso, é obrigatório que os condôminos aprovem a medida em assembleia. O síndico ou a administradora do condomínio deve convocar uma AGE, expondo os motivos, custos e benefícios da implementação da portaria virtual.
Alinhamento com os condôminos
É importante que os condôminos estejam cientes de como o sistema funcionará, os equipamentos que serão instalados e as mudanças no processo de entrada e saída. Muitas vezes, isso inclui apresentações das empresas de portaria virtual, que podem responder dúvidas e explicar detalhes técnicos.
Pesquisa de fornecedores e avaliação
Após a aprovação da assembleia, é essencial selecionar empresas com experiência e boas avaliações. Além de verificar a qualidade dos equipamentos, é importante que o contrato ofereça suporte contínuo e garanta o funcionamento ininterrupto do sistema.
Neste momento, é válido que o síndico busque indicações de outros condomínios e síndicos de sua rede de contato. É importante também que esteja atento às avaliações da empresa, seu histórico e sua documentação.
Treinamento para moradores e funcionários
Depois de contratado o serviço, é fundamental que todos os moradores e funcionários recebam treinamento adequado para utilizar o sistema.
Isso reduz o risco de incidentes e melhora a adaptação ao novo modelo.
Realizar simulações e testes
Antes da ativação completa, realizar simulações ajuda a identificar possíveis ajustes no sistema, garantindo que ele funcione conforme o planejado.
Seguindo essas orientações, o processo se torna mais transparente e democrático, atendendo às necessidades do condomínio e respeitando a legalidade do processo.
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por Denys Hupel | set 6, 2018 | Financeiro
Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.
Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:
O que é aprovação de contas em condomínio?
Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.
Quórum para aprovação de contas em condomínio
Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:
- Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
- Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
- A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).
Prestação de contas não aprovada – e agora?
Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.
Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.
Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.
Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.
Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Motivos para não aprovar as contas do síndico
Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:
- Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
- Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
- Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
- Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
- Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
- Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
- Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
- Pagamento por serviços não realizados;
- Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
- Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
- Pagamentos feitos em duplicidade;
- Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.
Checklist para aprovar contas no condomínio
Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.
Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:
- Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
- Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
- Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
- Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.
Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.
É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.
Não deixe de conferir a nossa Planilha Modelo de Prestação de Contas de Condomínio, totalmente gratuita!
por Denys Hupel | ago 24, 2018 | Financeiro
É quase unânime o número de pessoas que buscam reduzir gastos. Ainda mais quando falamos sobre o desejo em diminuir os custos do condomínio, reduzindo assim a taxa paga mensalmente. Esse grupo de pessoas vem crescendo a cada dia por conta das condições de crise econômica do nosso país com altos índices de desemprego. Pensando nisso, reunimos 6 dicas de como reduzir os custos no condomínio e, consequentemente, melhorar o índice de satisfação dos moradores com a sua gestão. Confira!
Quais os custos de um condomínio?
Antes de você sair cortando despesas e ter ideias inovadoras para o condomínio, é preciso saber quais são os custos de um condomínio. Ou seja, conhecer em que você está gastando dinheiro. Para você ter uma noção, em média, a distribuição dos gastos de um condomínio são dividas desta maneira:
- 45% com despesas de folha de pagamento, como salários e encargos;
- 30% com consumo de água, luz, gás e telefone;
- 15% em contratos de manutenção, elevadores, bombas e seguros;
- 10% em despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e pequenos reparos.
A soma de todos esses custos é a base para o cálculo da cota condominial. Para saber mais sobre como calcular, veja o nosso artigo sobre o assunto.
Gastos fixos do condomínio
A maior parte do dinheiro despendido são em gastos fixos do condomínio. Isso quer dizer que todo o mês as contas são recorrentes. São custos fixos do condomínio:
- Salários dos funcionários
- Encargos sociais
- Materiais diversos, como material de limpeza
- Energia
- Água
- Manutenções
- Administradora do condomínio
É claro que às vezes surgem gastos extraordinários por conta de emergências que precisam ser resolvidas. E é por isso que é fundamental o síndico ter um bom planejamento financeiro por meio de uma previsão orçamentária e também um fundo de reserva para arcar com estas despesas.
É possível reduzir os custos do condomínio?
Pode acreditar: sim, é possível reduzir os custos do condomínio! É importante você conhecer os gastos do condomínio para pensar em alternativas de como diminuir a taxa do condomínio. Vamos lá?
Fique atento aos recursos humanos
Os funcionários são responsáveis pelo maior gasto do condomínio. Mas, calma! Para reduzir o valor do condomínio você não precisa demiti-los. Com algumas ações simples já é possível gastar menos. Primeiro, avalie a quantidade e os gastos com horas extras que estão sendo pagas. Caso muitos funcionários estejam ultrapassando sua jornada, é hora de pensar em uma nova contratação. Para reduzir o número de horas extras, tente evitar que os funcionários acumulem funções.
Reduza o consumo de energia elétrica
Sempre que possível opte por lâmpadas de led que são 80% mais econômicas que as comuns. Outra ação para economizar energia de maneira eficiente é investir em sensores de presença, bem como ajustar os elevadores para que eles funcionem de maneira inteligente. Em um primeiro momento, este pode ser um investimento alto. Contudo, a redução de custos do condomínio virá em cerca de seis meses.
Há também algumas ações simples para o dia a dia que podem auxiliar, por exemplo:
- Nas áreas comuns com pouca circulação à noite, você pode usar um poste ligado e outro desligado;
- Deixe desligado aparelhos que não estão sendo utilizados, como os aparelhos da sala de ginástica, por exemplo;
- Educar os funcionários para que eles sempre desliguem as luzes quando estiverem acesas sem necessidade.
Economia de água
Além de fazer um trabalho de uso consciente da água, é possível pensar no aproveitamento e reuso de água. Isso significa tratar e reutilizar as águas de chuvas que seriam descartadas.
Caso o condomínio seja mais antigo, instale hidrômetros individuais que ajudam a economizar cerca de 20% de água.
Assim como para a economia de energia, há ações diárias que o condomínio deve adotar para economizar água e evitar gastos desnecessários, como:
- Monitorar o consumo de água do condomínio para caso haja grande diferença, será possível perceber vazamentos ou problemas relacionados;
- Não usar água do condomínio para a lavagem de carro;
- Rever a necessidade de lavar alguns locais todos os dias. Por exemplo, escadas com pouca circulação podem ser lavados uma vez na semana;
Manutenção preventiva
Realizar as manutenções nas datas programadas pode parecer um gasto desnecessário, afinal tudo está funcionando. Porém, esta é a maneira mais eficaz de evitar ter que fazer grandes obras emergenciais no condomínio. Faça um checklist com todos os itens que devem ser conferidos. Por exemplo:
- Elevadores: avalie o contrato com a prestadora de serviço para verificar se este é o contrato mais adequado para o seu condomínio. Além, claro, de periodicamente fazer vistorias e manutenções para evitar panes e acidentes;
- Faça um diagnóstico preventivo das instalações elétricas para evitar gastos no futuro;
Cobrança de inadimplentes
Inadimplência é um dos principais problemas da gestão de condomínios. O síndico deve evitá-la ao máximo, mas quando ela se tornar inevitável agilize as cobranças. Lembre-se de que os prazos para a quitação das dívidas foram reduzidos com o novo CPC. E esteja sempre alerta para que o condomínio não sofra com a chamada inadimplência crônica e acabe prejudicando muito os demais moradores.
Gestão eficiente e participativa
Organizar as contas, planejar os gastos e avaliar os seus processos administrativos podem ajudar e muito! Assim, você tem conhecimento sobre tudo o que está acontecendo e consegue fazer ajustes o mais rápido possível sempre que necessário. Outra dica é convidar os moradores a participarem mais ativamente das decisões do condomínio. Além de eles perceberem a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia que você não havia pensado em relação a gestão financeira do condomínio, como algo para diminuir os custos ou então para gerar receita.
Essas são apenas algumas dicas de corte gastos e como diminuir os custos do condomínio. E você, já fez algo para diminuir os custos do condomínio? Compartilhe conosco!
por Denys Hupel | ago 24, 2018 | Obras e Manutenções
Obras no condomínio são sempre motivo de dor de cabeça. Começando pela papelada, pesquisa, orçamento e votação antes de iniciar os trabalhos. E depois, ainda tem que lidar com barulho, sujeira e toda a bagunça que uma reforma causa.
Para realizar uma reforma no condomínio, regras precisam ser seguidas e o síndico tem que ficar atento para não deixar nada passar em branco.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar na hora de organizar uma obra em condomínio. Confira:
Legislação para obras em condomínio
Antes de começar o plano de reforma, é preciso compreender uma coisa muito importante para obras em condomínio: a legislação. São os artigos 1.341, 1.342 e 1.343 do Código Civil, Capítulo VII – Do Condomínio Edilício que abordam o tema, dividindo as obras em três tipos de obras: Necessárias, Úteis e Voluptuárias em condomínio.
Obras Necessárias no condomínio são todas que buscam conservar ou impedir a deterioração do condomínio. Alguns exemplos são:
- Reparos nas redes elétrica ou hidráulica
- Impermeabilização da laje por causa de infiltração
- Instalação de corrimãos em escadas de emergência
- Troca e reparo do para-raios
- Alteração no sistema de interfones
- Retoque da pintura de fachada
- Modernização dos elevadores
- Reparos para melhorar a acessibilidade
- Restauração dos jardins
Já Obras Úteis são as que melhoram e facilitam a vida em comunidade e o acesso ao condomínio, como:
- Instalação de novos geradores
- Aumento do espaço para vagas de estacionamento
- Implantação de medidor de água individual
- Contratação de sistemas de segurança (câmeras, alarme, grade elétrica)
- Instalação de grades ao redor do terreno
Agora, as Obras Voluptuárias são as focadas no lazer dos moradores e estética do condomínio. Por exemplo:
- Compra de decoração para datas especiais e feriados
- Pintura da fachada com uma cor diferente
- Contratação de serviço de paisagismo
- Reformas no salão de festa para deixá-lo mais bonito
- Trocar a aparelhagem da academia por mais modernos apesar dos antigos ainda funcionarem
A legislação também determina quais são os tipos de reparos que precisam ser votados pela assembleia antes da execução da obra e quais os quóruns de votação. Confira o texto do Código Civil na íntegra:
Art. 1.341. A realização de obras no condomínio depende:
I – se voluptuárias, de voto de dois terços dos condôminos;
II – se úteis, de voto da maioria dos condôminos.
- 1º As obras ou reparações necessárias podem ser realizadas, independentemente de autorização, pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer condômino.
- 2º Se as obras ou reparos necessários forem urgentes e importarem em despesas excessivas, determinada sua realização, o síndico ou o condômino que tomou a iniciativa delas dará ciência à assembléia, que deverá ser convocada imediatamente.
- 3º Não sendo urgentes, as obras ou reparos necessários, que importarem em despesas excessivas, somente poderão ser efetuadas após autorização da assembléia, especialmente convocada pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer dos condôminos.
- 4º O condômino que realizar obras ou reparos necessários será reembolsado das despesas que efetuar, não tendo direito à restituição das que fizer com obras ou reparos de outra natureza, embora de interesse comum.
Art. 1.342. A realização de obras, em partes comuns, em acréscimo às já existentes, a fim de lhes facilitar ou aumentar a utilização, depende da aprovação de dois terços dos votos dos condôminos, não sendo permitidas construções, nas partes comuns, suscetíveis de prejudicar a utilização, por qualquer dos condôminos, das partes próprias, ou comuns.
Art. 1.343. A construção de outro pavimento, ou, no solo comum, de outro edifício, destinado a conter novas unidades imobiliárias, depende da aprovação da unanimidade dos condôminos.
Regras para obras em condomínio
Além das determinações do Código Civil, existem algumas regras que o síndico e os moradores precisam respeitar, especialmente no caso de obras no apartamento.
Uma das regras que são específicas para obras em apartamento, é a Norma ABNT 16.280, também conhecida como NBR 16.280. Ela determina que toda e qualquer alteração feita no território de um condomínio vertical precisa ser notificada ao síndico. Ou seja, se um morador quiser fazer uma reforma dentro da unidade, ele precisará entregar uma série de documentos.
Essa documentação precisa ser assinada pelo engenheiro ou arquiteto que irá acompanhar a obra, como a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Se você precisa fazer uma requisição de obra ao síndico do seu condomínio, utilize o nosso Termo de Responsabilidade Sobre Obras.
A NBR 16.280 entrou em vigor em abril de 2014 e busca informar que qualquer mudança dentro do edifício, mesmo que em áreas privadas, pode causar graves danos à estrutura do prédio. Isso pode comprometer a segurança e a integridade de todos que habitam e frequentam o local. Por isso, é importante que o síndico e os moradores tenham consciência da seriedade de contratar mão de obra qualificada para realizar uma obra em condomínio, ao invés de apostar em profissionais baratos e mal habilitado.
Além disso, também é preciso cuidar os horários e dias em que se é permitido fazer barulho – afinal, ninguém merece ficar ouvindo barulho de marteladas e furadeiras enquanto tenta dormir ou trabalhar. Geralmente é a convenção e o regimento interno que determinam o horário para obras e barulho tanto nos apartamentos quanto no condomínio. Morar em condomínio é um exercício de comunidade e o síndico pode de incentivar a paciência e compreensão entre os vizinhos.
Dicas para obras em condomínio
Agora que você já compreende os pormenores das regras para fazer uma obra no condomínio, confira algumas dicas que vão te ajudar na hora de planejar obras e reformas no condomínio:
1. Conheça as normas para reformar o condomínio
Estude com atenção cada uma das regras citadas acima: entender bem as normas sobre obras em condomínio permite que o síndico tenha mais segurança e conhecimento técnico para fiscalizar prestadoras de serviço, funcionários e os próprios moradores.
Após receber a documentação do pedido de obra por um morador, analise os detalhes e utilize um Modelo de Autorização do Síndico para Obras para dar o retorno ao condômino.
Além de seguir as diretrizes do Código Civil, o síndico também precisa consultar a convenção e o regimento interno para conferir indicações relacionadas ao assunto, como dias e horários em que se pode fazer barulho de obras em apartamento.
2. Aprovação das obras em assembleia
Após identificar e determinar os tipos de obras, confira se é preciso passar por aprovação em convocação de assembleia. De acordo com as especificações da obra, são necessários quóruns diferentes.
Obras Necessárias no condomínio: nem todos os reparos necessários precisam passar pela assembleia. Necessitam de votação apenas as obras com valores excessivos, nesse caso devem ser aprovados pela maioria dos votos presentes na assembleia (50% + 1).
Obras úteis: precisam da maioria dos votos (50% + 1) de todo os condôminos para serem aprovadas.
Obras voluptuárias no condomínio: devem ser aprovadas por 2/3 (dois terços) dos votos de todo o condomínio.
Entretanto, no caso de obras emergenciais em condomínio, que se não forem corrigidas podem prejudicar gravemente a infraestrutura e a vida da comunidade (como vazamento de água ou entupimento da rede de esgoto), não há necessidade de o síndico convocar assembleia.
Nessas situações, o síndico deve analisar orçamento de três empresas diferentes, escolher o que for mais em conta e estiver de acordo com as necessidades do condomínio e então notificar o conselho fiscal sobre a contratação.
3. Como fazer rateio de despesas para obras?
Um item importante quando o assunto é obras no condomínio é quem paga e como deve ser o rateio dos custos. O primeiro documento a ser consultado para responder essa pergunta é a convenção. Porém, se não houver nenhuma indicação, o rateio deve ser feito de acordo com a fração ideal de cada unidade.
É preciso lembrar que a Lei do Inquilinato, no Art. 22, determina que despesas extraordinárias por obras de melhoria no condomínio, que afetam apenas a estrutura do imóvel (pintura de fachada, fundo de reserva, decoração, etc) devem ser pagas pelo proprietário.
4. Evite sustos durante a obra
Para que piorar uma situação que já é naturalmente estressante? A palavra-chave para evitar sustos durante uma reforma é preparo. Cada unidade deve ser comunicada sobre as datas e horários em que as obras estarão acontecendo no condomínio e, para isso, você pode utilizar um Modelo de Comunicado.
Para evitar riscos de um possível desabamento devido a obras de grande porte, é importante consultar um profissional independente para avaliar as potenciais mudanças na edificação e averiguar se é realmente possível realizar o projeto daquela forma que está sendo planejado.
5. Chuvas x infiltrações
Infiltrações são problemas graves e muito chatos de resolver. Danificam a edificação e aumentam os custos com água – e a chegada do período de chuvas só potencializa os riscos à vida (e o bolso) de todos. Contrate uma empresa especializada para fazer uma perícia assim que surgirem os primeiros sinais de infiltração.
Se a infiltração ocorre em apenas uma unidade, é o proprietário quem deve arcar com os gastos da obra. Ao identificar de onde vem a água, o síndico deve enviar uma Carta de Notificação de Vazamentos para o condômino responsável, informando-o sobre o problema.
O condomínio só arca com a responsabilidade quando o estrago tem origem em áreas comuns e canos de rede. Dê atenção à manutenção preventiva e não espere a chuva chegar para lidar com o problema de infiltração no condomínio.
6. Fique de olho nos contratos
Para que não haja transtornos, o síndico precisa ler cuidadosamente qualquer contrato antes de assiná-lo. Além disso, é preciso pesquisar bem a empresa, conferindo a situação financeira, referências de outros condomínios, se os profissionais são qualificados, se contam com todos os registros necessários.
No contrato, preste atenção se a prestadora de serviço oferece seguro de vida e para acidentes aos funcionários que estarão efetuando o trabalho no condomínio. Também busque saber se estão sendo utilizados todos os equipamentos de segurança, se há garantia e se é oferecido acompanhamento pós obra.
7. Acompanhe o pós obra
Obra é sinônimo de poeira. Dependendo da magnitude da reforma, é possível que o condomínio tenha que arcar com a contratação de uma empresa especializada em limpeza pós obra. Consulte três fornecedores e apresente o orçamento à assembleia para votação. Esse tipo de serviço precisa ser realizado por uma equipe de limpeza apta e com produtos específicos.
Em relação à manutenção, exija que a empresa que realizou a reforma realmente faça vistorias pós obra para averiguar se não há nenhum problema ou reincidências. Esse acompanhamento posterior é muito importante especialmente com situações que podem ser recorrentes, como infiltrações.
Fique de olho em todas as obras do condomínio e não deixe nenhuma manutenção passar batido com uma Planilha de Controle do Condomínio.
