BPO Financeiro tem sido uma estratégia eficaz para empresas em busca de maior eficiência em suas operações financeiras. Continue lendo para entender!
Se você é um gestor de uma administradora de condomínios, sabe que a gestão financeira é uma parte fundamental do seu negócio.É aqui que o BPO Financeiro entra em cena para simplificar e aprimorar o seu trabalho.
Neste post, exploraremos como o BPO Financeiro pode revolucionar a forma como as administradoras de condomínios gerenciam suas finanças.
Vamos descobrir como essa solução pode trazer maior eficiência, redução de custos e melhorias significativas na qualidade dos serviços prestados aos condomínios que você administra.Se você está pronto para otimizar sua gestão financeira e elevar o padrão de excelência nas operações da sua administradora, continue lendo.
O que é BPO Financeiro?
BPO Financeiro (Business Process Outsourcing Financeiro) é uma prática de terceirização de processos de negócios relacionados às operações financeiras de uma empresa.
Nesse contexto, “terceirização” significa que a administradora contrata uma empresa de serviços especializados para assumir a responsabilidade por uma série de atividades financeiras, em vez de realizar essas tarefas internamente.
O objetivo principal do BPO Financeiro é permitir que as empresas se concentrem em suas atividades centrais e estratégicas, enquanto um parceiro externo cuida das operações financeiras.
O que o BPO Financeiro faz?
Veja algumas das atividades financeiras comuns que as administradoras costumam terceirizar por meio do BPO Financeiro:
Contabilidade
Isso inclui a manutenção de registros contábeis, elaboração de demonstrativos financeiros, reconciliação de contas, gestão de ativos fixos, entre outras tarefas contábeis.
A gestão da folha de pagamento é frequentemente terceirizada, o que envolve o cálculo de salários, impostos e contribuições, distribuição de holerites, e o cumprimento de obrigações trabalhistas e fiscais.
As empresas podem delegar a gestão de contas a pagar (fornecedores) e a receber (clientes), incluindo a emissão de faturas, controle de pagamentos, cobrança de valores devidos e gerenciamento de fluxo de caixa.
Relatórios financeiros
A preparação de relatórios financeiros, como balanços, demonstrativos de resultado e relatórios de desempenho financeiro, é frequentemente realizada por provedores de BPO Financeiro.
Conciliação bancária
A reconciliação de extratos bancários e registros contábeis para garantir a precisão das transações financeiras é outra função comum terceirizada.
Gerenciamento de despesas
O controle de despesas empresariais, incluindo reembolsos de despesas de funcionários e políticas de gastos, pode ser gerenciado por provedores de BPO Financeiro.
Auditoria interna e compliance
Muitas vezes, esses provedores auxiliam na auditoria interna e garantem que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações financeiras e fiscais.
É importante notar que o escopo dos serviços de BPO Financeiro pode variar de acordo com as necessidades e requisitos de cada administradora.
Uma empresa que oferece BPO Financeiro personaliza os seus serviços para atender às demandas específicas do cliente, o que pode envolver um pacote completo de serviços financeiros ou apenas a terceirização de tarefas específicas.
Principais vantagens do BPO Financeiro para as administradoras de condomínios
Contratar um serviço de BPO Financeiro (Business Process Outsourcing Financeiro) pode ser uma escolha estratégica e vantajosa para uma administradora de condomínios.
Aqui estão algumas das principais vantagens que uma administradora de condomínios pode obter ao adotar o BPO Financeiro:
Foco no atendimento ao cliente
Uma das principais vantagens do BPO Financeiro para administradoras de condomínios é que permite que a equipe da administradora se concentre no atendimento ao cliente e nas questões operacionais do condomínio.
A gestão financeira é muitas vezes uma tarefa complexa e demorada, e terceirizá-la libera recursos internos para atividades mais estratégicas.
Redução de custos operacionais:
Contratar um provedor de BPO Financeiro pode ajudar a administradora de condomínios a reduzir custos operacionais.
Isso inclui economias em termos de pessoal, treinamento, software e hardware, além de custos associados ao espaço de escritório. O BPO Financeiro geralmente oferece uma estrutura de custos mais previsível e controlada.
Acesso a especialistas financeiros:
Os provedores de BPO Financeiro são especialistas na área financeira e contábil. Eles trazem um alto nível de expertise e conhecimento, garantindo que as atividades financeiras do condomínio sejam executadas de forma eficiente e de acordo com as regulamentações financeiras e fiscais em constante mudança.
Melhoria na precisão e conformidade
Com um provedor de BPO Financeiro, a administradora de condomínios pode contar com a precisão e conformidade nas operações financeiras.
Isso reduz o risco de erros e o potencial de não conformidade com regulamentos fiscais e financeiros, o que poderia resultar em multas ou penalidades.
Relatórios financeiros mais abrangentes
Os serviços de BPO Financeiro geralmente incluem a geração de relatórios financeiros abrangentes e personalizados.
Isso fornece aos administradores de condomínios informações claras e oportunas sobre a saúde financeira de cada condomínio gerenciado, facilitando a tomada de decisões informadas.
Escalabilidade e flexibilidade
À medida que a carteira de condomínios de uma administradora cresce, o BPO Financeiro pode ser escalado de acordo com as necessidades.
Isso proporciona flexibilidade para atender a demanda crescente sem a necessidade de contratação de pessoal adicional ou expansão das operações internas.
Maior eficiência operacional
A automação e as melhores práticas financeiras implementadas por provedores de BPO Financeiro podem melhorar a eficiência das operações financeiras.
Isso inclui processos mais rápidos, redução de erros e menos interrupções nas operações.
Atualização tecnológica
Os provedores de BPO Financeiro geralmente investem em tecnologia financeira avançada. Isso significa que as administradoras de condomínios que terceirizam essas atividades podem se beneficiar do acesso a sistemas, ferramentas e soluções tecnológicas atualizadas, sem o ônus de manter uma infraestrutura tecnológica interna.
Quanto custa contratar o serviço de BPO Financeiro?
Os custos associados à contratação de serviços de BPO Financeiro podem variar consideravelmente e dependem de vários fatores, incluindo:
Escopo dos serviços: O custo dependerá do número e da complexidade das atividades financeiras que a empresa deseja terceirizar. Quanto mais serviços forem terceirizados, maior será o custo;
Tamanho e complexidade da empresa: Empresas maiores ou com operações financeiras mais complexas podem ter custos mais elevados devido à escala das operações;
Complexidade dos sistemas e tecnologia: A integração de sistemas e tecnologia específica da empresa pode influenciar os custos. A implementação de tecnologias avançadas e a personalização de sistemas podem aumentar os custos;
Volume de transações e número de clientes: Empresas com um grande volume de transações ou muitos clientes para atender podem pagar mais devido à escala de trabalho envolvida;
Nível de Serviço e SLAs (Acordos de Nível de Serviço): Se a empresa exigir níveis mais altos de serviço, prazos mais apertados ou maior disponibilidade de suporte, isso pode aumentar os custos;
Duração do contrato: Contratos de longo prazo podem ser mais econômicos do que contratos de curto prazo, pois podem oferecer descontos;
Customização: Se os serviços de BPO Financeiro precisarem ser altamente personalizados para atender às necessidades específicas da empresa, isso pode aumentar os custos.
Devido a todas essas variáveis, os preços exatos podem variar significativamente de uma empresa para outra.
Portanto, é aconselhável entrar em contato diretamente com provedores de serviços de BPO Financeiro e solicitar cotações com base nas necessidades e circunstâncias específicas da sua empresa.
É importante também negociar os termos do contrato para garantir que você esteja recebendo o melhor valor pelo investimento.
Como o BPO Financeiro está transformando o mercado das administradoras de condomínios?
O mercado das administradoras de condomínios está passando por uma transformação significativa, impulsionada, em grande parte, pela adoção do Business Process Outsourcing Financeiro (BPO Financeiro).
Essa mudança está permitindo que as administradoras ofereçam serviços mais eficientes e de maior qualidade aos condomínios que gerenciam. Vamos explorar como o BPO Financeiro está impactando esse setor de forma positiva:
Foco no core business
Uma das maiores transformações é a capacidade das administradoras de condomínios de se concentrarem mais nas tarefas essenciais do seu negócio.
Ao terceirizar as atividades financeiras por meio do BPO Financeiro, as administradoras podem direcionar sua energia e recursos para o atendimento aos condomínios, resolução de problemas operacionais e manutenção das propriedades.
Isso resulta em uma prestação de serviços mais eficaz e satisfatória para seus clientes.
Eficiência operacional
A terceirização das operações financeiras por meio do BPO Financeiro permite que as administradoras de condomínios melhorem a eficiência operacional.
Os processos financeiros são executados de maneira mais rápida e precisa, reduzindo erros e garantindo que todas as transações sejam registradas de acordo com as normas contábeis e fiscais. Isso contribui para a economia de tempo e recursos.
Melhoria na qualidade dos serviços
O BPO Financeiro traz consigo a especialização de profissionais financeiros e contábeis altamente qualificados.
Isso se traduz em uma melhoria na qualidade dos serviços financeiros prestados aos condomínios, com relatórios financeiros mais precisos, auditorias internas mais rigorosas e conformidade fiscal aprimorada.
Redução de custos e despesas variáveis
Ao terceirizar as atividades financeiras, as administradoras de condomínios reduzem custos associados a despesas de pessoal, treinamento, aquisição de software e infraestrutura.
O BPO Financeiro oferece uma estrutura de custos mais previsível e controlada, o que é benéfico para o planejamento financeiro a longo prazo das administradoras.
Tecnologia avançada
Os provedores de BPO Financeiro geralmente investem em tecnologias financeiras avançadas, incluindo software de gestão financeira e automação de processos.
Isso permite que as administradoras tenham acesso a sistemas de última geração, sem a necessidade de investir em atualizações constantes ou treinamento de pessoal.
Escalabilidade e flexibilidade
Conforme as administradoras de condomínios crescem e assumem a gestão de mais condomínios, o BPO Financeiro pode ser facilmente escalado de acordo com a demanda. Isso proporciona flexibilidade para se adaptar ao crescimento sem a necessidade de contratar e treinar pessoal adicional internamente.
Maior transparência financeira
A terceirização das operações financeiras através do BPO Financeiro pode levar a uma maior transparência financeira.
Os condomínios podem acessar informações financeiras de maneira mais eficiente e entender melhor os detalhes das finanças de seus empreendimentos, o que contribui para a confiança e satisfação dos condôminos.
É possível proporcionar melhorias ao condomínio, sem precisar aumentar a taxa condominial?
E, somado a isso, ainda proporcionar uma redução de 75% nos custos mensais do condomínio?
Esta é a história do síndico Marcílio Costa, que encontrou uma solução digital capaz de proporcionar agilidade, transparência e economia ao seu trabalho, sem precisar aumentar a taxa paga pelos moradores.
Você quer saber qual solução é essa? Continue lendo ou dê play no vídeo abaixo para conferir?
Para dar início, precisamos conhecer o personagem desta história: o síndico Marcílio Costa, gestor do Edifício São José, há 2 anos.
Ele conta que, antes de assumir a gestão do condomínio, estava em uma reunião de assembleia no local onde as pessoas estavam discutindo pelo aumento da taxa condominial, pois o caixa estava no negativo.
O síndico Marcílio solicitou o livro-caixa dos últimos 12 meses, realizou um estudo sobre os números e percebeu que a taxa de condomínio atual estava muito alta para o tamanho do condomínio.
Ou seja, o principal problema encontrado pelo síndico era o dinheiro.
Como ele saiu de um caixa negativado para uma economia de 75%?
O síndico Marcílio conta que conheceu a ferramenta TownSq Administração Digital e, então, percebeu que ela seria bastante útil para resolver os problemas atuais do seu condomínio.
Ele conta:
“Dentre todas as opções que eu tinha no mercado, o TownSq Administração Digital foi o mais vantajoso para nós. Supriu tanto na questão de custo, quanto na usabilidade do aplicativo. Para mim, como síndico, a parte da gestão, da administração também.”
Com a adoção de uma administração digital, o Marcílio foi capaz de reduzir os custos do condomínio, manter o valor da taxa condominial e ainda proporcionar melhorias para a comunidade, como:
Regularização das manutenções periódicas, como caixa d’água, caixa de gordura e porta de elevadores;
Foi possível trocar as luminárias comuns por luzes LED;
As luzes de emergência que não funcionavam, foram corrigidas;
Foi possível instalar uma cerca elétrica;
Criou-se um espaço lounge para os moradores, com móveis e outros benefícios;
E muito mais.
Mas você deve se questionar: Os moradores do meu condomínio nunca aceitariam uma administração digital.
Nós perguntamos: como foi a receptividade dos moradores?
O síndico Marcilio disse:
“No primeiro momento, quando ainda estávamos discutindo sobre administração digital, tiveram bastante caras e bocas, não foi muito recebido. Então, a gente foi demonstrando como é que poderia ser, as vantagens. Hoje, passou 1 ano desde que a gente implantou o aplicativo da TownSq, e eu digo que nós não temos mais nenhuma restrição, zero.”
Nós sabemos que mudanças são sempre difíceis, afinal muda-se toda uma forma de trabalho.
No entanto, apesar do desafio, o síndico conta que foi possível reverter todos os questionamentos com o passar do tempo e hoje os moradores também aprovam o uso e os benefícios em adotar o TownSq Administração Digital no condomínio.
Principais resultados após adotar o TownSq Administração Digital
Nós vamos direto ao ponto.
Adotar o TownSq Administração Digital no Edifício São José, permitiu que o síndico Marcílio reduzisse 75% no valor pago mensalmente em taxas administrativas.
E o melhor: com os custos menores, ele não precisou aumentar a taxa condominial em nem R$ 1 a mais.
Ele ainda conta:
“Optar pela TownSq foi o principal fator para essa melhoria. Era a ferramenta que mais se adequava, muito simples e sem complexidade nenhuma. Então, com um aplicativo bom, uma gestão que toda a parte do TownSq Administração Digital também possui e o custo, não teve como concorrer com as demais.”
Você deseja ver com os seus próprios olhos as vantagens em escolher o TownSq Administração Digital? É só se inscrever no formulário abaixo e um de nossos especialistas vai entrar em contato com você.
Na era da conscientização sobre a saúde, a Lei Antifumo se destaca como um marco regulatório. Explore conosco como essa legislação impacta nosso cotidiano.
Imagine o seguinte cenário:
Você está aproveitando um momento de paz no seu apartamento, mas, de repente, o aroma da fumaça de cigarro invade o seu espaço, criando um incômodo que parece não ter fim. O que pode ser feito?
A questão do tabagismo em condomínios é uma realidade com a qual muitos moradores lidam, gerando debates acalorados sobre direitos individuais versus convivência coletiva.
Neste post, mergulharemos no universo da Lei Antifumo e como ela se aplica dentro dos condomínios. Descubra como a lei e as regras internas podem afetar o seu direito de fumar e o direito dos seus vizinhos a um ambiente livre de fumaça.
Esteja preparado para esclarecer os mistérios da Lei Antifumo e entender como ela molda a vida nos condomínios. Continue lendo!
Mas antes, o que é a Lei Antifumo?
A lei 12.546, também conhecida como Lei Antifumo, é uma legislação que proíbe o ato de fumar em locais coletivos públicos ou privados, com o objetivo de reduzir a exposição passiva ao fumo e melhorar a saúde pública.
Sendo assim, os condomínios se enquadram nestas características e são alcançados pela lei, proibindo o uso de charutos, cigarros, narguilés, cachimbos ou outros produtos que emitam fumaça de tabaco ou não.
Qual a importância da Lei Antifumo?
Proteção da Saúde Pública
O tabagismo é uma das principais causas de doenças relacionadas ao fumo, como câncer de pulmão, doenças cardiovasculares e doenças respiratórias.
Além disso, a exposição à fumaça do tabaco passivamente também representa riscos significativos para a saúde das pessoas não fumantes. A lei antifumo ajuda a reduzir esses riscos, protegendo a saúde pública.
Redução dos Custos de Saúde
O tratamento de doenças relacionadas ao tabagismo representa um ônus significativo para os sistemas de saúde em todo o mundo.
Ao reduzir a prevalência do tabagismo e a exposição à fumaça do tabaco, a lei antifumo contribui para a redução dos custos de saúde.
Promoção de Ambientes Mais Saudáveis
A implementação da lei antifumo cria ambientes mais saudáveis para todos, especialmente em locais onde as pessoas se reúnem, como restaurantes e bares.
Isso torna os espaços públicos mais agradáveis e acolhedores para não fumantes.
Como funciona a Lei Antifumo nos condomínios?
A aplicação da Lei Antifumo em condomínios é uma questão que levanta dúvidas frequentes entre moradores e síndicos. Muitos se questionam se a legislação nacional se sobrepõe às regras internas do condomínio, estabelecidas na convenção e no regimento interno.
A Abrangência da Lei Antifumo
A Lei Antifumo é uma legislação federal que tem como objetivo principal proteger a saúde pública, reduzindo os danos causados pelo tabagismo ativo e passivo. Isso significa que ela se aplica em todo o território nacional, independente de regulamentações locais.
Portanto, qualquer condomínio, por mais que tenha sua própria legislação estabelecida na convenção e no regimento interno, deve cumprir a Lei Antifumo. Ela prevalece sobre qualquer outra regulação quando o assunto é proibir o fumo em áreas comuns fechadas.
Definindo Áreas Livres de Fumo
De acordo com a legislação, todas as áreas comuns em condomínios que são total ou parcialmente fechadas devem ser livres de fumantes. Isso inclui espaços como corredores, halls de entrada, salões de festa e garagens fechadas. Quanto a áreas como parquinhos e piscinas, cada condomínio tem a flexibilidade de decidir se deseja proibir o fumo nesses locais, e essa decisão deve ser tomada em assembleia convocada para esse fim.
No entanto, é importante ressaltar que mesmo em locais onde o fumo é permitido, deve-se manter um ambiente livre de bitucas e respeitar as regras de convivência. O descarte inadequado de pontas de cigarro pode ser prejudicial ao meio ambiente e causar incômodos aos demais moradores.
O Direito do Fumante
Os fumantes também têm direitos garantidos pela lei. Eles podem fumar em seus espaços privativos, ou seja, dentro de seus próprios apartamentos ou casas. No entanto, surge uma polêmica quando a fumaça proveniente desses espaços alcança outros imóveis, gerando reclamações por parte dos não fumantes.
Para evitar conflitos, é recomendável que os fumantes adotem medidas para minimizar o impacto da fumaça em seus vizinhos. Isso pode incluir o uso de purificadores de ar, a vedação de frestas ou a instalação de sistemas de ventilação adequados.
Resolvendo Conflitos de Forma Pacífica
Vale lembrar que a convivência em condomínios é uma questão delicada, e litígios devem ser evitados sempre que possível. Em vez de recorrer a ações judiciais ou medidas drásticas, é aconselhável buscar o diálogo como primeira opção.
Se a questão do fumo se tornar um problema, os moradores podem considerar a possibilidade de instalar lixeiras apropriadas para as bitucas ou até mesmo criar áreas específicas para os fumantes, onde eles possam fumar sem incomodar os não fumantes.
A chave para resolver esses tipos de desentendimentos está na comunicação aberta e no respeito mútuo. Por meio de conversas construtivas e da busca por soluções que atendam a ambas as partes, é possível manter um ambiente harmonioso em condomínios, onde todos se sintam confortáveis e respeitados.
Perguntas frequentes sobre a Lei Antifumo
Pode proibir de fumar em condomínio?
A Lei Antifumo não é aplicável a propriedades privadas que não têm acesso público. Portanto, é permitido fumar em uma janela de um apartamento ou até mesmo na sacada.
No entanto, se um morador se sentir incomodado por essa situação, ele tem o direito de apresentar uma reclamação com base no direito de vizinhança estabelecido pelo Código Civil.
É permitido fumar nas áreas comuns do condomínio?
A lei 12.546/2011 sofreu alterações por meio do Decreto nº 8.262/2014, resultando na proibição do uso de cigarros, charutos, cachimbos, narguilés e outros produtos derivados do tabaco em locais de uso coletivo, tanto públicos quanto privados.
Consequentemente, a proibição de fumar se estende às áreas comuns dos condomínios, englobando corredores, elevadores, piscinas, salões de festas e outros espaços compartilhados.
É importante observar que alguns condomínios podem adotar regras ainda mais rigorosas, estendendo a proibição do uso de cigarros e produtos relacionados dentro dos apartamentos. Neste caso, é importante verificar a Convenção do Condomínio.
É permitido fumar dentro do apartamento?
Aqueles que escolhem fumar dentro de suas residências estão protegidos pela lei, visto que a Lei Antifumo não possui jurisdição sobre propriedades privadas, uma vez que isso infringiria a individualidade de cada pessoa.
No entanto, embora não seja possível proibir alguém de fumar em sua própria unidade, esse hábito não deve causar prejuízos aos vizinhos próximos.
O Código Civil, em seu artigo 1.335, estabelece que os condôminos têm o direito de “usar, fruir e livremente dispor de suas unidades”. Entretanto, o mesmo Código Civil, no artigo 1.336, estipula que é um dever do condômino “dar às suas partes a mesma destinação que tem a edificação e não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, à salubridade e à segurança dos possuidores”.
Uma vez que a fumaça do cigarro pode representar um risco para a saúde de terceiros e prejudicar o sossego, a salubridade e a segurança dos demais moradores, frequentemente surgem conflitos legais em todo o Brasil.
Portanto, é de suma importância estabelecer regras específicas para a prática de fumar em condomínios, a fim de equilibrar os direitos e deveres dos condôminos e garantir um ambiente harmonioso para todos os residentes. Novamente, neste caso, sempre verifique o que está disposto na Convenção do Condomínio.
Pode fumar na escada do prédio?
Não. Na verdade, é proibido fumar em áreas como a escada do prédio e sob um toldo, bem como em qualquer local parcialmente coberto.
Tal comportamento representa uma ameaça à segurança do edifício e de seus residentes, podendo inclusive resultar em risco de incêndio.
O que fazer quando vizinho não para de fumar?
De forma geral, o vizinho tem o direito de fumar dentro da sua unidade, desde que isso não atrapalhe os outros moradores.
Caso alguém se sinta incomodado com o cheiro ou com a fumaça, é sempre importante resolver amigavelmente com o vizinho e com o síndico.
Se a situação não for resolvida, existe a opção de recorrer ao livro de ocorrências do condomínio, para que o síndico possa ter embasamento para aplicar uma advertência.
No entanto, caso todas as alternativas tenham sido utilizadas, mas a situação ainda não tenha sido resolvida, o morador incomodado deve procurar a ajuda de um advogado condominial para tirar as suas dúvidas e procurar a justiça.
Pode fumar na varanda de casa?
A Lei Antifumo não abrange propriedades privadas que não estão acessíveis ao público em geral. Portanto, é permitido fumar junto à janela da unidade ou até mesmo na sacada.
O que fazer quando o vizinho fuma maconha em condomínio?
Existem muitas divergências jurídicas sobre o ato de consumir drogas. Alguns argumentam que não se trata mais de um crime, especialmente após a entrada em vigor da Lei 11.343/06, que despenalizou parte do uso de entorpecentes.
No entanto, a maioria defende que isso constitui uma infração penal, pois embora haja pena de prisão, muitas vezes são impostas penas restritivas de direitos aos usuários.
Independentemente da classificação como infração penal ou não, é fundamental destacar que ninguém pode ser preso em flagrante por consumir drogas, como estabelecido no artigo 48, § 2º, da Lei 11.343/06.
Se um morador for pego nessa situação, ele deve ser encaminhado para o juizado certo ou, se não houver um disponível, ela precisa se comprometer a aparecer lá depois. Será feito um registro detalhado da ocorrência e será providenciado os exames e perícias necessários.
Além disso, esta situação não é considerada grave e, portanto, segue as regras dos Juizados Especiais.
Portanto, prevalece o entendimento de que o consumo pessoal de drogas é um crime de menor potencial ofensivo e não é passível de prisão em flagrante, especialmente quando considerammos a inviolabilidade de domicílio, que estabelece que uma residência não pode ser invadida por autoridade sem um mandato judicial.
Nesse contexto, a questão não deve ser tratada no âmbito criminal, mas sim no âmbito administrativo e condominial.
Embora a Lei Antifumo mencione explicitamente recintos coletivos fechados, alguns argumentam que essa proibição também se aplica àqueles que fazem uso dessas substâncias na varanda de seu apartamento, se a fumaça afetar os demais apartamentos. Isso ocorre para evitar que o consumo, mesmo que seja um ato pessoal, prejudique terceiros, como o conhecido conceito de fumante passivo.
No entanto, se o consumo for realizado dentro da residência, que é um espaço privado e fechado, a situação se torna mais complexa.
Nesse caso, a solução ideal seria buscar uma resolução consensual, uma forma de resolver o problema sem criar novos conflitos. Se isso não for possível, é importante contatar o síndico do condomínio e apresentar o problema, procurando uma solução com base na Convenção do Condomínio.
Medidas de conscientização, como comunicados, advertências ou multas também podem ser utilizadas para incentivar o condômino a interromper o hábito que está causando incômodo à convivência.
Por mais que alguém seja proprietário de um imóvel, isso não lhe confere o direito de agir sem consideração pelos outros. É necessário agir de forma a não violar os direitos alheios e respeitar as regras básicas de convivência.
Neste sentido, se você quer entender mais sobre a legislação e como ela pode afetar o seu condomínio, continue lendo e confira tudo sobre o Código Civil. Boa leitura!
Uma reunião de assembleia extraordinária desempenha um papel vital na tomada de decisão nos condomínios.
Embora possam ser desafiadoras devido à urgência e à complexidade das questões discutidas, seguir os procedimentos corretos, respeitar a legislação e manter a transparência são fundamentais para garantir o sucesso da reunião, mas também para manter a confiança entre condômino e síndico.
Por isso, uma boa preparação é a chave para conduzir uma reunião de assembleia extraordinária bem-sucedida e garantir que todas as etapas sejam cumpridas. Continue lendo e veja como fazer isso passo a passo.
O que é uma assembleia extraordinária?
Uma assembleia extraordinária, também conhecida como AGE (Assembleia Geral Extraordinária), é uma reunião que pode ser convocada a qualquer momento e onde todo assunto poderá ser tratado, incluindo aqueles que foram discutidos na reunião de assembleia ordinária.
No entanto, normalmente, a assembleia extraordinária é convocada para discutir assuntos urgentes e que precisam de deliberação rápida.
Esses assuntos podem variar amplamente, desde mudanças estatutárias até problemas emergenciais que afetam a organização ou o condomínio.
Veja o que diz o artigo 1.355 do Código Civil:
Art. 1.355: “Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos”.
Quando convocar uma assembleia extraordinária?
Existem várias razões pelas quais uma assembleia extraordinária pode ser convocada:
Alterações estatutárias: Mudanças no regulamento do condomínio;
Questões financeiras: Decisões sobre orçamento, aumento de taxas ou despesas inesperadas;
Problemas emergenciais: Situações urgentes que exigem ação imediata, como desastres naturais, problemas de segurança, etc;
Decisões importantes: Discussão e votação sobre questões que não podem esperar até a próxima assembleia ordinária.
Como convocar uma assembleia extraordinária?
Antes de tudo, o artigo 1.355 do Código Civil deixa claro que uma assembleia extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos. Veja:
Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Perceba que tanto a assembleia ordinária como a extraordinária podem ser convocadas pelas mesmas pessoas. Existe, porém, uma exceção à regra, que permite que a reunião seja convocada por qualquer um dos condôminos. É o caso de obras que demandem despesas excessivas, conforme o artigo 1.341.
Além disso, é preciso que:
Todos os condôminos estejam cientes da reunião, caso contrário a assembleia extraordinária pode ser considerada inválida;
O chamado deve ser enviado com a entrega do documento assinado que comprove o recebimento, desta forma é possível evitar o embargo da reunião;
E, por fim, deve-se ter certeza quanto às especificações redigidas na Convenção do Condomínio quanto à convocação de reuniões de assembleia, especialmente quanto aos prazos de envio da convocação.
Quórum e tomada de decisões
Uma assembleia extraordinária só pode tomar decisões se houver quórum, ou seja, um número mínimo de membros ou proprietários presentes. De acordo com o Código Civil, o quórum pode variar de acordo com a situação a ser discutida em reunião.
As decisões são tomadas por votação. A maioria das questões é resolvida por maioria simples, onde a opção com o maior número de votos ganha.
No entanto, algumas questões podem exigir uma maioria qualificada ou até mesmo uma unanimidade, dependendo das regras estabelecidas nos estatutos.
É crucial manter um registro preciso da assembleia extraordinária. Todas as discussões, decisões e votos devem ser documenta e essa documentação é essencial para garantir a transparência e a responsabilidade dentro da organização ou condomínio.
Além disso, é aconselhável manter todos os registros de assembleias extraordinárias em arquivo, pois eles podem ser necessários para referência futura, auditorias ou litígios.
Convocar uma assembleia extraordinária nem sempre garante uma alta taxa de participação. Muitos membros ou proprietários podem não comparecer, o que pode dificultar a obtenção do quórum necessário para tomar decisões.
Discordâncias acaloradas
Questões urgentes muitas vezes geram emoções fortes, o que pode levar a debates acalorados e confrontos. É importante que o presidente da reunião mantenha a ordem e a civilidade.
Cumprimento das regras
Seguir rigorosamente as regras estabelecidas na convenção e regimento interno pode ser um desafio, especialmente quando se lida com um grande grupo de pessoas. No entanto, é fundamental para a validade das decisões tomadas.
Avaliação adequada das propostas
Os participantes devem ter tempo suficiente para entender e avaliar todas as propostas apresentadas. Às vezes, a pressão para tomar decisões rápidas pode prejudicar a qualidade das decisões.
6 dicas para conduzir uma assembleia extraordinária bem-sucedida
Planejamento adequado
Comece o planejamento com antecedência, certificando-se de que todos os detalhes, como notificações, pauta e documentos relevantes, estejam prontos.
Comunique-se efetivamente
Mantenha os condôminos bem-informados sobre a reunião de assembleia, seu propósito e os documentos que serão discutidos.
Mantenha a ordem
Conduza a reunião de forma organizada, assegurando que todos tenham a oportunidade de falar e que as regras sejam seguidas.
Tempo de discussão suficiente
Garanta que haja tempo adequado para discussão antes das votações, permitindo que os participantes compreendam completamente as implicações das decisões.
Criação da ata
Nomeie uma pessoa para registrar detalhadamente todas as discussões, votos e decisões, garantindo que a ata seja precisa e completa.
Seguimento pós-reunião
Após a reunião de assembleia, comunique as decisões aos condôminos e implemente-as conforme necessário.
Perguntas frequentes sobre assembleias extraordinárias
Quem pode convocar uma assembleia extraordinária?
De acordo com o Código Civil, o síndico ou um quarto dos condôminos podem convocar uma reunião de assembleia extraordinária a qualquer momento.
Como posso saber se uma assembleia extraordinária foi convocada corretamente?
Verifique a Convenção e o Regimento Interno do condomínio para entender os procedimentos de convocação. Se todos os requisitos forem seguidos, a assembleia será considerada convocada corretamente.
Posso votar por procuração em uma assembleia extraordinária?
Sim, de acordo com o Código Civil todas as pessoas capazes podem fornecer uma procuração para que outra pessoa vote em seu lugar durante uma reunião de assembleia.
Quais são os deveres do síndico em uma assembleia extraordinária?
O síndico é responsável por liderar a reunião, garantir que a pauta seja seguida e manter a ordem.
Posso impugnar uma decisão tomada em uma assembleia extraordinária?
Em algumas circunstâncias, é possível impugnar uma decisão com base em irregularidades no processo de convocação ou votação. Consulte um advogado especializado em direito associativo para orientação específica.
A gestão condominial, uma tarefa complexa que envolve desde o controle financeiro até a comunicação com os moradores, está passando por uma verdadeira revolução digital.
À medida que a tecnologia avança a passos largos, novas ferramentas e soluções surgem para simplificar e otimizar a administração de condomínios.
Neste post, vamos explorar essa revolução digital na gestão condominial e, mais importante, ajudá-lo a descobrir qual é o melhor software para administradora de condomínios, capaz de economizar tempo e dinheiro.
Se você é um síndico, administrador ou gestor de condomínios, este é o momento perfeito para estar por dentro das últimas tendências tecnológicas que estão transformando a maneira como os condomínios são administrados. Continue lendo!
Gestão condominial antiga X Gestão condominial moderna
Como era a gestão condominial à moda antiga?
Imagine uma época em que a gestão condominial era um desafio que envolvia pilhas intermináveis de papelada, comunicação morosa e processos manuais complexos.
Essa era a realidade da gestão condominial antiga, uma época em que a tecnologia ainda não tinha invadido nossos lares e comunidades de forma tão impactante quanto hoje.
No entanto, isso não significa que todos os condomínios estão aderindo a uma gestão moderna e deixando de lado a burocracia e os processos arrastados e complexos. Muitas vezes, a comunidade está acostumada com a situação e tem dificuldade em identificar esse problema.
Portanto, veja a seguir quais são as principais características de uma gestão condominial antiga e desatualizada.
Papelada desnecessária e muitos arquivos físicos: No passado, a gestão de condomínios era caracterizada por montanhas de papelada, desde atas de assembleias até registros de manutenção. Isso não apenas ocupava muito espaço físico, mas também dificultava a pesquisa de informações relevantes, a organização dos documentos e a conservação de papéis importantes;
Comunicação morosa: A comunicação entre síndicos, administradoras e condôminos frequentemente dependia de circulares impressas e cartas coladas no quadro de avisos, nos corredores ou nos elevadores, o que resultava em uma comunicação lenta e propensa a erros;
Controle financeiro manual: A contabilidade era um processo manual, sujeito a erros humanos. A geração de boletos e a prestação de contas demandavam um tempo considerável e exigiam a análise de diversas planilhas, documentos impressos e papéis malconservados pelo tempo;
Segurança limitada: Os sistemas de segurança geralmente se baseavam em chaves físicas e seguranças humanos, o que deixava espaço para falhas e invasões.
A gestão condominial moderna representa uma revolução em relação ao passado, onde a tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização e melhoria de todas as facetas da administração de condomínios.
Vivemos em uma era em que a digitalização, a automação e a conectividade são parte intrínseca de nosso cotidiano, e isso não exclui a forma como os condomínios são gerenciados.
Agora que você já sabe quais são as características que tornam uma gestão condominial obsoleta, veja o outro lado da moeda: o que torna uma gestão condominial moderna?
Plataforma de gestão online: As plataformas de gestão condominial online revolucionaram a forma como os condomínios são administrados. Agora, documentos e informações estão acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar, reduzindo drasticamente a dependência de papéis;
Comunicação instantânea e facilitada: Aplicativos e sistemas de mensagens instantâneas permitem uma comunicação ágil entre síndicos, administradores e condôminos. Questões podem ser resolvidas de forma rápida e eficaz, sem perder horas, sem precisar colar papéis nos corredores e sem que o síndico ou a administradora precisem estar presente no condomínio;
Automação financeira: A automação de tarefas financeiras, como geração de boletos, registro de despesas e prestação de contas, agilizou consideravelmente a gestão financeira dos condomínios, reduzindo erros e economizando tempo;
Condôminos autônomos: Com os aplicativos para condomínios, os moradores precisam apenas baixar o app no celular e fazer a reserva das áreas comuns, com o salão de festas, acessar a convenção ou o regimento interno, responder enquetes, abrir chamados ou simplesmente enviar uma solicitação para um funcionário;
Segurança avançada: Tecnologias como câmeras de segurança, controle de acesso por biometria e sistemas de monitoramento remoto reforçaram a segurança dos condomínios, proporcionando maior tranquilidade aos moradores.
A tecnologia nos condomínios e como essa mudança revolucionou a gestão condominial
Dados recentes evidenciam o impacto positivo da tecnologia na gestão condominial. Pesquisas recentes revelam que condomínios que adotaram soluções tecnológicas, como softwares de gestão e plataformas online, experimentaram uma redução significativa nas reclamações dos moradores e nos erros administrativos.
Esses dados refletem uma realidade clara: a tecnologia não é mais uma opção, mas sim uma necessidade na gestão condominial.
Ela não apenas otimiza processos, economiza recursos e aprimora a segurança, como também proporciona uma melhor experiência para os moradores.
No entanto, é importante lembrar que a adoção da tecnologia deve ser acompanhada de treinamento adequado para síndicos, administradoras e condôminos.
A integração bem-sucedida dessas soluções depende da capacitação das pessoas envolvidas. Além disso, é fundamental manter um equilíbrio entre a automação e o contato humano, já que a gestão condominial envolve questões delicadas que exigem empatia e compreensão.
A tecnologia na gestão condominial está transformando positivamente a maneira como lidamos com as tarefas cotidianas e as complexidades inerentes a essa responsabilidade.
Ela oferece benefícios tangíveis, como redução de custos e melhoria na qualidade de vida dos moradores, mas também requer uma abordagem equilibrada para garantir que a essência da comunidade e o atendimento às necessidades individuais não se percam no processo.
Qual o melhor software para administradora de condomínio?
A gestão condominial moderna exige mais do que nunca uma abordagem tecnologicamente avançada e eficiente.
Administradoras de condomínios estão buscando soluções que proporcionem agilidade, transparência e facilidade na gestão das comunidades.
Para atender a essas demandas, a escolha de um software de gestão condominial torna-se crucial. Aqui estão algumas características essenciais que as administradoras de condomínios precisam observar ao selecionar um sistema de gestão:
Acesso online e móvel
Um software de gestão condominial moderno deve ser acessível em qualquer lugar e a qualquer momento.
Isso significa que os administradores podem realizar tarefas importantes, como verificar relatórios financeiros ou agendar manutenções, tanto em um computador quanto em dispositivos móveis, garantindo flexibilidade e conveniência.
Automatização de tarefas
Um dos principais benefícios da tecnologia é a automação de tarefas repetitivas e demoradas.
Certifique-se de que o software seja capaz de automatizar processos como geração de boletos, registro de despesas e envio de lembretes de pagamento. Isso economiza tempo e reduz erros humanos.
Controle de acesso
A segurança é uma prioridade em condomínios. Certifique-se de que o software ofereça recursos avançados de controle de acesso, como a gestão de senhas e permissões, para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
Comunicação eficiente
Uma ferramenta de comunicação integrada facilita a interação entre administradores, síndicos e moradores.
Recursos como notificações por e-mail, mensagens instantâneas e calendários compartilhados podem melhorar significativamente a comunicação interna.
Documentação digital
Adeus à papelada! Um bom software de gestão deve permitir o armazenamento seguro de documentos importantes, como atas de assembleias, contratos e regulamentos, em formato digital, tornando-os facilmente acessíveis pela comunidade e evitando a perda de documentos físicos.
Suporte e treinamento
Um bom relacionamento com a equipe de suporte do software é crucial. Certifique-se de que a empresa ofereça suporte confiável e treinamento para garantir que os administradores saibam como aproveitar ao máximo o sistema.
Atualizações regulares
A tecnologia está em constante evolução. Escolha um software que seja regularmente atualizado para incorporar novos recursos, correções de segurança e melhorias de desempenho.
Relatórios e análises
Por fim, um software eficiente também deve oferecer recursos avançados de geração de relatórios e análises, permitindo que os administradores tomem decisões informadas com base em dados concretos.
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