Reunião de assembleia extraordinária: tudo o que você precisa saber!
Uma reunião de assembleia extraordinária desempenha um papel vital na tomada de decisão nos condomínios.
Embora possam ser desafiadoras devido à urgência e à complexidade das questões discutidas, seguir os procedimentos corretos, respeitar a legislação e manter a transparência são fundamentais para garantir o sucesso da reunião, mas também para manter a confiança entre condômino e síndico.
Por isso, uma boa preparação é a chave para conduzir uma reunião de assembleia extraordinária bem-sucedida e garantir que todas as etapas sejam cumpridas. Continue lendo e veja como fazer isso passo a passo.
O que é uma assembleia extraordinária?
Uma assembleia extraordinária, também conhecida como AGE (Assembleia Geral Extraordinária), é uma reunião que pode ser convocada a qualquer momento e onde todo assunto poderá ser tratado, incluindo aqueles que foram discutidos na reunião de assembleia ordinária.
No entanto, normalmente, a assembleia extraordinária é convocada para discutir assuntos urgentes e que precisam de deliberação rápida.
Esses assuntos podem variar amplamente, desde mudanças estatutárias até problemas emergenciais que afetam a organização ou o condomínio.
Veja o que diz o artigo 1.355 do Código Civil:
Art. 1.355: “Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos”.
Quando convocar uma assembleia extraordinária?
Existem várias razões pelas quais uma assembleia extraordinária pode ser convocada:
- Alterações estatutárias: Mudanças no regulamento do condomínio;
- Questões financeiras: Decisões sobre orçamento, aumento de taxas ou despesas inesperadas;
- Problemas emergenciais: Situações urgentes que exigem ação imediata, como desastres naturais, problemas de segurança, etc;
- Decisões importantes: Discussão e votação sobre questões que não podem esperar até a próxima assembleia ordinária.
Como convocar uma assembleia extraordinária?
Antes de tudo, o artigo 1.355 do Código Civil deixa claro que uma assembleia extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por um quarto dos condôminos. Veja:
Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
Perceba que tanto a assembleia ordinária como a extraordinária podem ser convocadas pelas mesmas pessoas. Existe, porém, uma exceção à regra, que permite que a reunião seja convocada por qualquer um dos condôminos. É o caso de obras que demandem despesas excessivas, conforme o artigo 1.341.
Além disso, é preciso que:
- Todos os condôminos estejam cientes da reunião, caso contrário a assembleia extraordinária pode ser considerada inválida;
- O chamado deve ser enviado com a entrega do documento assinado que comprove o recebimento, desta forma é possível evitar o embargo da reunião;
- E, por fim, deve-se ter certeza quanto às especificações redigidas na Convenção do Condomínio quanto à convocação de reuniões de assembleia, especialmente quanto aos prazos de envio da convocação.
Quórum e tomada de decisões
Uma assembleia extraordinária só pode tomar decisões se houver quórum, ou seja, um número mínimo de membros ou proprietários presentes. De acordo com o Código Civil, o quórum pode variar de acordo com a situação a ser discutida em reunião.
As decisões são tomadas por votação. A maioria das questões é resolvida por maioria simples, onde a opção com o maior número de votos ganha.
No entanto, algumas questões podem exigir uma maioria qualificada ou até mesmo uma unanimidade, dependendo das regras estabelecidas nos estatutos.
>> Leia também: Qual o quórum necessário para situação do condomínio? Veja a lista completa
Registro e documentação
É crucial manter um registro preciso da assembleia extraordinária. Todas as discussões, decisões e votos devem ser documenta e essa documentação é essencial para garantir a transparência e a responsabilidade dentro da organização ou condomínio.
Além disso, é aconselhável manter todos os registros de assembleias extraordinárias em arquivo, pois eles podem ser necessários para referência futura, auditorias ou litígios.
>> Leia também: Como preencher, registrar e impugnar uma ata de condomínio? O guia completo
Desafios comuns em assembleias extraordinárias
Falta de participação
Convocar uma assembleia extraordinária nem sempre garante uma alta taxa de participação. Muitos membros ou proprietários podem não comparecer, o que pode dificultar a obtenção do quórum necessário para tomar decisões.
Discordâncias acaloradas
Questões urgentes muitas vezes geram emoções fortes, o que pode levar a debates acalorados e confrontos. É importante que o presidente da reunião mantenha a ordem e a civilidade.
Cumprimento das regras
Seguir rigorosamente as regras estabelecidas na convenção e regimento interno pode ser um desafio, especialmente quando se lida com um grande grupo de pessoas. No entanto, é fundamental para a validade das decisões tomadas.
Avaliação adequada das propostas
Os participantes devem ter tempo suficiente para entender e avaliar todas as propostas apresentadas. Às vezes, a pressão para tomar decisões rápidas pode prejudicar a qualidade das decisões.
6 dicas para conduzir uma assembleia extraordinária bem-sucedida
Planejamento adequado
Comece o planejamento com antecedência, certificando-se de que todos os detalhes, como notificações, pauta e documentos relevantes, estejam prontos.
Comunique-se efetivamente
Mantenha os condôminos bem-informados sobre a reunião de assembleia, seu propósito e os documentos que serão discutidos.
Mantenha a ordem
Conduza a reunião de forma organizada, assegurando que todos tenham a oportunidade de falar e que as regras sejam seguidas.
Tempo de discussão suficiente
Garanta que haja tempo adequado para discussão antes das votações, permitindo que os participantes compreendam completamente as implicações das decisões.
Criação da ata
Nomeie uma pessoa para registrar detalhadamente todas as discussões, votos e decisões, garantindo que a ata seja precisa e completa.
Seguimento pós-reunião
Após a reunião de assembleia, comunique as decisões aos condôminos e implemente-as conforme necessário.
Perguntas frequentes sobre assembleias extraordinárias
Quem pode convocar uma assembleia extraordinária?
De acordo com o Código Civil, o síndico ou um quarto dos condôminos podem convocar uma reunião de assembleia extraordinária a qualquer momento.
Como posso saber se uma assembleia extraordinária foi convocada corretamente?
Verifique a Convenção e o Regimento Interno do condomínio para entender os procedimentos de convocação. Se todos os requisitos forem seguidos, a assembleia será considerada convocada corretamente.
Posso votar por procuração em uma assembleia extraordinária?
Sim, de acordo com o Código Civil todas as pessoas capazes podem fornecer uma procuração para que outra pessoa vote em seu lugar durante uma reunião de assembleia.
>> Leia também: Procuração de condomínio: Guia completo + Modelo gratuito
Quais são os deveres do síndico em uma assembleia extraordinária?
O síndico é responsável por liderar a reunião, garantir que a pauta seja seguida e manter a ordem.
Posso impugnar uma decisão tomada em uma assembleia extraordinária?
Em algumas circunstâncias, é possível impugnar uma decisão com base em irregularidades no processo de convocação ou votação. Consulte um advogado especializado em direito associativo para orientação específica.
Este artigo foi útil para você? Vá além e veja como um aplicativo para condomínio pode ser útil na convocação de uma reunião de assembleia. Boa leitura!