Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:

• Agilidade na emissão dos boletos;
• Proteção contra fraudes;
• Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
• Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
• Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
• Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.

O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?

O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.

Como operacionalizar tudo isso?

Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.

Como é o controle de pagamento?

Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.

Como os clientes recebem os boletos?

Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.

Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.