Quando se pensa em comunidade condominial, é comum lembrar apenas dos condôminos e seus dependentes. No entanto, os inquilinos compõem uma parcela extremamente importante do convívio dentro do condomínio.
Apesar de não possuírem poder de voto em reuniões de assembleia visto que não são proprietários do imóvel, é fundamental que o síndico mantenha um bom relacionamento com essas pessoas que alugam os imóveis do condomínio.
Principalmente porque são os inquilinos que estão diariamente no condomínio, frequentando as áreas comuns e convivendo com os vizinhos. Isso, além de contribuir no pagamento das despesas ordinárias do condomínio.
Devido à importância desse relacionamento síndico e inquilinos, separamos um momento para reunir 6 dicas de como o síndico deve lidar com inquilino para garantir a segurança, o conforto e a qualidade de vida de todos os que frequentam o ambiente.
Para esse artigo, conversamos com alguns síndicos com experiência na área e que nos auxiliaram com dicas para manter uma boa relação com aquele indivíduo que aluga um imóvel. Aproveite!
Os Síndicos Certificados TownSq entrevistados para este artigo foram:
Hermes Garcia: completa 6 anos atuando como síndico neste ano, 2021. Trabalha com condomínios residenciais e comerciais na cidade de Belo Horizonte (MG).
Rodrigo Lay Pedrosa Rosa: atua há 3 anos como síndico profissional. Compõem a equipe da Loremberg Condominial, presente há 5 anos no mercado condominial de Porto Alegre (RS) e Litoral Norte do RS, com 28 condomínios na carteira.
Mantenha uma comunicação aberta
Para dar início à nossa lista de dicas, vamos falar sobre comunicação. Mais do que manter uma comunicação, é fundamental que o síndico faça o esforço de se manter aberto a receber o contato dos inquilinos.
Na prática, isso significa ser cordial, cumprimentar e conversar com os inquilinos durante as visitas ao condomínio, e fazer questão de que tenham acesso aos seus canais de comunicação.
Em outras palavras: não distinguir entre inquilinos, moradores e condôminos. Todos devem se sentir confortáveis para entrar em contato com .você quando for necessário.
➡ Você sabe a diferença entre inquilino, condômino e morador? Confira:
Inquilino é aquela pessoa que aluga um espaço (também chamada de locatário)
Condômino é o proprietário do imóvel.
Morador é a pessoa que habita o imóvel, podendo ser dependente do proprietário ou o próprio inquilino.
Você, síndico, também deve se sentir confortável para entrar em contato com inquilinos, evitando envolver o dono do imóvel sem motivos graves.
Por exemplo: para notificar sobre uma falta de luz ou interrompimento da água na unidade, você pode contatar o inquilino diretamente, sem precisar da burocracia de contatar o proprietário para que ele repasse a informação ao inquilino.
Agora, se você tem dúvida sobre qual a forma mais adequada para entrar em contato com inquilinos, não existe uma única resposta. Os canais de contato variam conforme o condomínio, a administração e o próprio síndico.
Conforme a recomendação do Síndico Certificado da TownSq Hermes Garcia, que atua em Belo Horizonte (MG), o ideal é entrar em contato com os inquilinos “sempre de forma direta, seja por telefone ou aplicativo”.
Já Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS), diz que é dever do condomínio investir em ferramentas que permitam o alcance da informação à comunidade condominial como um todo, sempre de forma clara e objetiva.
Esclareça as normas do condomínio aos inquilinos
Essa talvez seja a dica mais importante quando o assunto é relacionamento síndico e inquilinos. E, vamos ser honestos, também a que causa mais problemas, não é?
“A dificuldade existe quando o inquilino não tem o comportamento adequado e se sente no direito de infringir as normas estabelecidas. Isto gera incômodos e conflitos que têm de ser resolvidos de forma rápida e eficaz”, resumiu bem o Síndico Hermes Garcia.
É crucial que o síndico e sua gestão deixem claro quais são as normas determinadas pelo condomínio, começando pelas regras do Regimento Interno.
Basicamente, o documento é a base para todas as interações que envolvem o dia a dia no condomínio, como horário de silêncio, horário de mudança, circulação de pets no condomínio, vagas de garagem e outros.
Como explica o Síndico Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, é necessário lembrar aos inquilinos de que eles são parte integrante daquela comunidade e que também cabe a eles manter a harmonia na convivência.
Saiba como lidar com conflitos
Essa é uma dica que serve para todos que tem interesse em trabalhar como síndico. É imprescindível estudar métodos de comunicação e sobre como lidar com conflitos – tanto para lidar com inquilinos, quanto para lidar com todos os demais integrantes da comunidade condominial.
Condomínios são espaços de convivência humana. Por isso, é natural que ocorram conflitos eventualmente. Mesmo que a gente torça para que todos os seus condomínios sejam tranquilos, é necessário saber lidar com esse tipo de problema.
Para o Síndico Rodrigo, o ideal é “atender o inquilino de forma humanizada, respeitando seu desconhecimento [das normas], para direcionar o caminho correto para saná-las”.
Uma das principais técnicas de comunicação para solucionar conflitos é a Comunicação Não Violenta, que leva em conta o lado humanizado das relações e discussões. Você pode aprender sobre esse métodos na prática lendo este artigo.
Ao lidar com conflitos entre condôminos e inquilinos, é recomendável que o síndico se mantenha atuante para mediar a situação, evitar que excessos sejam cometidos e, se possível, indicar o caminho para resolver o problema. Por exemplo: indicar para as partes solicitarem auxílio na imobiliária onde foi feita a locação do imóvel, para convocar uma reunião de assembleia, buscar auxílio jurídico, etc.
Síndico possa indicar o caminho correto também. Ex: indicar para as partes solicitarem auxilio a imobiliária onde alugaram o apartamento. Segundo o Síndico Hermes, o síndico deve “estar presente e atuante quando excessos são cometidos, e também estar aberto ao diálogo para trazer o inquilino para o seu lado”. Esse lado, é claro, é o lado da harmonia no condomínio.
Resolva os problemas com agilidade
Além de saber administrar a comunicação e os conflitos que podem vir a ocorrer, um bom síndico sabe que jogar o problema para debaixo do tapete só aumenta o estresse.
“Quando ocorre [algum problema], a atuação tem de ser imediata – seja por um telefonema, comunicado ou notificação e assim a normalidade é restabelecida. Na minha opinião, quando o síndico atua de imediato, não deixando que a situação perdure, o controle é mantido”, sintetizou bem o Síndico Hermes.
Deixar claro as obrigações do condomínio perante os inquilinos (e vice-e-versa)
Apesar de parecer semelhante à questão 2, a dica 5 está relacionada a obrigações e deveres que o condomínio tem para com os inquilinos, bem como o inverso (obrigações dos inquilinos para com o condomínio). Uma coisa que causa muitas dúvidas entre inquilinos é:
O que é obrigação do condomínio e o que é obrigação do proprietário do imóvel?
Para o Síndico Rodrigo, seus 3 anos atuando como síndico profissional, isso normalmente é reflexo de uma relação entre o inquilino e proprietário que não é muito bem intermediada:
“Já recebemos diversos tipos de questionamentos, o que a meu ver, identifica que a relação inquilino e proprietário não é intermediada da forma correta. Um exemplo clássico são as manutenções referentes às unidades autônomas, onde o inquilino, por não ter sido informado previamente e nem ter sua dúvida esclarecida por quem compete (imobiliária), acaba reportando ao síndico ou zelador do prédio”.
Confira quais manutenções da unidade devem ser gerenciadas pelo condomínio, pelo proprietário e pelo inquilino:
Condomínio:
Manutenção e estado de conservação das áreas comuns do condomínio. Ex: salão de festas, quadras esportivas, saunas, espaços gourmets, academias.
Em caso de condomínios verticais: reparos e manutenções referentes à estrutura do prédio, rede geral de distribuição de água, esgoto, gás e energia elétrica, calefação e refrigeração.
Quando há vazamento causado por problemas na rede central de água, que pertence ao condomínio.
Proprietário da unidade:
Reparos relacionados a problemas anteriores à locação do imóvel são responsabilidade do proprietário.
Manutenções que agregam algum tipo de melhoria ou valorização do imóvel e que serão permanentes. Ex: troca de piso, troca de janela, instalação de box, entre outras.
Conserto de problemas decorrentes de instalações internas e da estrutura do imóvel, como infiltrações, troca de tubulações hidráulicas e registros gerais, problemas na fiação elétrica, vazamentos de gás, descupinização, problemas na caixa d’água e calhas, problemas no telhado, problemas em ar condicionado e aquecedores para o qual não há medidas preventivas.
Inquilino:
O inquilino deve pagar por consertos feitos para corrigir danos ao imóvel causados por si mesmo, seus dependentes, familiares ou convidados. O imóvel deve ser entregue ao final do contrato de locação em perfeitas condições, da mesma forma como estava quando teve início o contrato de aluguel.
Manutenções e reparos causados por uso são de responsabilidade do inquilino, como troca de lâmpadas e soquetes, troca de luminárias, troca de resistência de chuveiros, dedetização preventiva, troca de miolo de fechadura, manutenções preventivas de ar condicionado e aquecedores.
Se o inquilino quiser efetuar qualquer tipo de modificação que altera a forma interna ou externa do imóvel, ele deve entrar em contato e pedir autorização por escrito ao proprietário. Se o pedido for negado, a modificação é proibida.
Por fim, mas não menos importante, a nossa última dica refere-se a investir em métodos de comunicação ágil para comunicar-se com os inquilinos.
Para evitar perder o controle de uma situação de conflito ou ruído de comunicação com inquilinos, é primordial que o síndico tenha a capacidade de se comunicar rapidamente com as pessoas – como citamos anteriormente.
Portanto, a melhor forma de garantir essa agilidade de performance, é investindo em ferramentas que permitam que isso aconteça. Como resumiu muito bem o Síndico Rodrigo:
Nos anos que trabalhei em corporações, observei que a comunicação interna falhava muito aos colaboradores, e isto gera fofoca e insegurança nas relações. Ao atuar em condomínios, vi a cena repetir-se, no entanto, como a rotina condominial é imprevisível e dinâmica, precisamos sair de dentro do condomínio e perceber as oportunidades de melhoria ali escancaradas e pouco observadas. A Loremberg Condominial enxergou isso, e viu que a comunicação interna como algo necessário, fundamental para o fortalecimento das relações humanas, e firmou parceria com a TownSq, oferecendo aos condomínios uma ferramenta para melhoria na comunicação interna.
Enfim, a relação síndico e inquilino não deve ser diferente da relação síndico e condômino, visto que ambas as partes são essenciais para o bom funcionamento do condomínio. E você? Como é feita a comunicação com os inquilinos no seu condomínio? Deixe seu depoimento nos comentários! 😄
➡ Não existe nenhum empecilho legal que proíba um inquilino de ser eleito síndico do condomínio. O Art. 1.347 do Código Civil deixa claro que o cargo de síndico não precisa ser exercido exclusivamente por condôminos. Sendo assim, o inquilino pode ser sindico do condomínio.
Você sabe se inquilino pode ser síndico do condomínio? Essa é uma questão que ainda causa muita confusão Brasil à fora. Para dar fim às especulações, resolvemos montar esse artigo explicando o que diz a legislação sobre o assunto.
Inquilino pode ser síndico?
A resposta é sim. Não existe nenhum empecilho legal que proíba um inquilino de ser eleito síndico do condomínio. Inclusive, o Art. 1.347 do Código Civil deixa claro que o cargo de síndico não precisa ser exercido exclusivamente por condôminos. Confira o artigo na íntegra:
Art. 1.347. A assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.
Sendo assim, inquilinos podem atuar como síndicos do condomínio sem problema algum.
Se a convenção ou estatuto do condomínio contêm uma cláusula que proíbe inquilinos a se candidatar ao cargo, esta medida deve ser ignorada. Pois, no final das contas, nenhum documento interno pode contrariar leis municipais, estaduais ou federais. Da mesma forma, a legislação brasileira não proíbe inquilinos de serem integrantes do conselho fiscal do condomínio. Entretanto, a lei não é tão específica sobre esse tema. O Art. 1.356 define apenas que:
Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.
Portanto, quando o assunto é inquilinos no conselho fiscal do condomínio, deve-se seguir as recomendações da convenção.
Porém, inquilinos podem participar de reuniões de condomínio?
De acordo com o Art. 24 da Lei 4.591/64, o inquilino pode participar da reunião de assembleia desde que:
O proprietário ou procurador da unidade não esteja presente
Tenha como comprovar a locação
O inquilino pode, inclusive, votar em pautas relacionadas a questões ordinárias do condomínio. Alguns exemplos de questões ordinárias são escolha de síndico e previsão orçamentária referentes a despesas ordinárias, aprovação do valor da cota condominial, entre outras. A procuração em condomínio só se faz necessária quando a convenção do condomínio exige. Você pode conferir mais informações sobre a procuração lendo este artigo.
Afinal, quem pode ser síndico?
Conforme deixa claro o artigo 1.347 do novo Código Civil, qualquer pessoa física ou jurídica pode exercer a função do síndico de um condomínio. Ou seja: locatários, proprietários e ocupantes podem assumir a tarefa.
Da mesma forma, contratar um síndico profissional, sem vínculo algum com o condomínio, é totalmente legal – e também recomendada.
Quem não pode ser síndico?
Existem algumas pessoas que não podem assumir o papel de síndico. É proibido apenas que magistrados assumam o cargo. Essas categorias não podem exercer a função de nenhuma forma, nem como síndicos profissionais ou síndicos moradores.
Inadimplentes também não podem atuar como síndicos. O Art. 1.335 determina que apenas condôminos quites possuem o direito de votar e participar de deliberações da assembleia.
Portanto, se o Código Civil determina que o inadimplente não pode votar e participar de uma reunião de assembleia, como ele poderá gerenciá-la e ainda prestar contar?
Além disso, é inadmissível que o síndico seja réu e autor de uma ação de inadimplência, em virtude do choque de interesses.
Imagine a seguinte situação: ocorre um problema no elevador do edifício. O zelador liga para o síndico que, por sua vez, entra em contato com a empresa de manutenção de elevadores.
Feito o contato com a empresa prestadora de serviço, o síndico precisa dar aos moradores a notícia de que eles precisarão usar as escadas para subir e descer os andares.
Para isso, o síndico liga para a administradora do condomínio pedindo que seja feito um comunicado aos moradores. O funcionário que o atende repassa a demanda para o administrador responsável pelo condomínio em questão.
Depois de receber a demanda, o gestor da administradora enfim envia através de um email a circular para os moradores do condomínio.
Geralmente, o tempo desde o contato do síndico até o envio do comunicado para os moradores leva ao menos 24 horas.
Nesse meio tempo, a empresa de manutenção já:
Chegou ao condomínio ✅
Analisou a situação ✅
Realizou os ajustes que o elevador precisava ✅
Fez os testes necessários ✅
E, por fim, liberou o elevador para uso ✅
Isso tudo, em menos de 24 horas.
Já o síndico…
Ao longo dessas 24 horas, já recebeu uma série de mensagens dos moradores. Afinal, eles estão incomodados com o inconveniente de chegar em casa após um dia de trabalho e descobrir essa surpresa indesejada.
Acima de tudo, os moradores também querem saber quais foram as providências tomadas para resolver a situação com urgência.
Tudo isso ocorreu dentro das 24 horas antes de o comunicado ser emitido pela administradora.
Ou seja, quando os moradores forem notificados sobre a situação do elevador, o problema já terá sido resolvido. Quando o comunicado chegar, o elevador já estará funcionando perfeitamente e, consequentemente, não há mais necessidade do comunicado.
O comunicado se torna defasado antes mesmo de ser entregue aos moradores. Isso já aconteceu com você, certo? Assim fica complicado fazer uma gestão de qualidade no condomínio.
Essa era a realidade de Vitor Urias Angelo, síndico que atua na Região Metropolitana da cidade de São Paulo. Era… Todo esse cenário mudou quando ele passou a usar aplicativos nos condomínios que administra.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Região: Região Metropolitana de São Paulo.
Atua em quantos condomínios: 8 condomínios.
Tipo de condomínio que gerencia: Residencial de variados padrões.
Quantas unidades têm os condomínios: Entre 14 e 252 unidades.
Qual sistema para condomínios utiliza? Aplicativo TownSq (Plano Essencial).
Antes do app: mínimo de 16 visitas por semana, duas por condomínio.
Depois do app:máximo de 8 visitas, uma por condomínio.
Tempo para enviar avisos antes do app: no mínimo 24 horas. Dependia da administradora.
Depois do app: avisos enviados em segundos.
De um mínimo de 24 horas para enviar comunicados, a poucos segundos para conseguir avisar todos os moradores utilizando o aplicativo.
A história de Vitor Angelo se repete com inúmeros síndicos do Brasil, tanto os profissionais, quanto os moradores.
Atuando como síndico profissional há 11 anos, ele se viu fazendo um malabarismo para seguir entregando um serviço de qualidade para sua carteira de clientes.
Atender mais de um condomínio localizados em áreas diferentes da Região Metropolitana de São Paulo não é tão simples assim. E a situação fica ainda mais complicada quando são 8 condomínios ao todo, com distâncias de 30 km, 40 km até 100 km entre si.
Além de ter de lidar com gastos de combustível, pedágio e manutenção do carro, que também era usado como carro particular do síndico, o translado de Vitor acaba tomando outro bem muito valioso para sua prosperidade financeira: seu tempo.
“Com pandemia, o trajeto está mais tranquilo, então eu chego lá em 30, 40 minutos. Mas sem a pandemia, dava uma média de 1h30 pra chegar até o condomínio. Eu sempre procurava ir na parte da manhã para garantir o tempo de 1h30 de retorno. Se eu deixo para retornar no final do dia, pego o horário de pico aqui em SP e aí esquece. Nem Jesus sabe o tempo que a gente leva pra voltar. Pode ser 2, 3, 4 horas…”, contou o síndico.
Semanalmente, Vitor visitava cada condomínio ao menos 2 vezes para conseguir resolver todas as demandas rotineiras. Fazendo os cálculos, isso significa que Vitor gastava ao menos 6h para ir e voltar de um só condomínio.
6h essas que poderiam ser investidas em melhorias para os condomínios, cursos de capacitação, busca por novos clientes e muito mais. Infelizmente, com uma agenda tão cheia e sem recursos tecnológicos fica complicado ser mais rápido na comunicação com funcionários, moradores e resolução de problemas no condomínio.
A solução? Agilizar a comunicação para canais digitais com o auxílio de aplicativo para condomínio.
Com a contratação do serviço de aplicativo para condomínio TownSq, o síndico Vitor pôde reduzir em torno de 48 horas por semana de todos os seus processos, se calcularmos o tempo de visita nos condomínios fora de São Paulo capital e deslocamento para as visitações.
“Hoje, eu costumo realizar as visitas uma média de 1 vez por semana. Antes eu fazia 2 visitas na semana. (…) Tem dias que a gente consegue resolver as demandas em menos tempo e aí fica no condomínio atendendo morador, tirando alguma dúvida, melhorou bastante. Agora a gente tem mais tempo para atender o morador”, explicou Vitor.
Ou seja, 48h por semana, cerca de 192h por mês, 2.496h economizadas em um ano. Dá pra fazer muita coisa com este tempo, certo?
Com o app para condomínios, Vitor e seus funcionários podem pré-agendar as manutenções e vistorias que serão realizadas no dia da visitação.
Assim, sua agenda fica organizada e acessível aos funcionários e moradores do condomínio em questão, que naturalmente se organizam para usar o dia da visita para conversar com o síndico, tirar alguma dúvida ou solicitar alguma demanda.
Basicamente, Vitor cortou o dia da visitação pela metade, mas duplicou sua produtividade. “Antes eu ia nos condomínios 2 dias na semana e mesmo assim não tinha tanto tempo quanto eu tenho hoje, com só 1 dia de visita”, explica o síndico.
Ao economizar tempo no seu dia a dia, Vitor pôde se permitir traçar estratégias para ampliar os negócios e crescer na carreira.
“Antes eu atenderia no máximo 10 condomínios, 1 pela manhã e 1 na parte da tarde. Hoje, se fosse analisar, dá pra atender um pouquinho mais se porventura surgir oportunidade na carteira.”
Do mesmo modo, os benefícios não melhoraram somente a rotina do síndico. A percepção dos condôminos e moradores em relação ao trabalho feito no condomínio também progrediu.
Começando pelo fato de que eventos como o citado lá no começo do texto, sobre o comunicado levando pelo menos um dia inteiro para chegar até os moradores, não ocorrem mais.
Todos os comunicados e mensagens enviados pelo síndico e colaboradores do condomínio chegam aos moradores em questão de segundos. Sem a necessidade de intermediários. Logo, sem espera desnecessária.
Além disso, Vitor conta que os condôminos se tornaram mais empoderados ao notificar reparos necessários na propriedade. Agora, eles usam o próprio aplicativo para avisar o síndico ou o zelador de que há uma manutenção a ser feita.
O que antes do aplicativo era solucionado em questão de dias ou semanas, hoje os próprios moradores ajudam a resolver. “Fica tudo na palma da mão. Não só da nossa, mas na do morador também, não é?”, comenta Vitor.
O síndico também relembra uma vez em que um morador acusou que havia uma torneira pingando dentro do condomínio. Ao invés de se deslocar até a portaria para avisar o zelador ou equipe de porteiros, o próprio morador abriu um chamado dentro do TownSq.
Em seguida, o zelador viu o chamado e em pouco tempo realizou a troca da torneira e enviou uma mensagem no aplicativo avisando que o reparo já havia sido feito. Isso tudo, antes mesmo do síndico abrir o aplicativo e ler as mensagens.
“Isso é algo que talvez fosse levar até meses para ser notado. O zelador poderia não ter visto o problema; o morador poderia não avisar a zeladoria, pois teria que passar na portaria, e muitas vezes eles só andam de carro, então nem vão à portaria. A água iria ficar lá pingando e a gente ia perceber quando? Provavelmente só quando chegasse a conta de água. Aí teríamos que sair pelo condomínio procurando onde era problema e aí até achar a torneira… Ou seja, além do gasto do meu tempo e do tempo do zelador, teria também a questão do gasto com água desnecessário, o desperdício da própria água.”
Resumindo: todo mundo saiu ganhando nessa equação.
Agora eu faço uma pergunta para você que está nos lendo: quanto custa o seu tempo? Solucione problemas do condomínio com mais agilidade e arrume tempo para ampliar sua carteira. Saiba mais sobre o TownSq, aplicativo de comunicação para condomínio.
Conflitos entre vizinhos, ou até entre condôminos e administração, são mais comuns do que se gostaria. Seja por reclamações por barulho, por divergência na reserva ou na utilização de áreas comuns, ou até mesmo por questões pessoais, é frequente a necessidade da intervenção do síndico para resolução de problemas.
Buscando auxiliar os síndicos a resolver essas situações da melhor maneira, reunimos algumas dicas focadas em comunicação eficiente e clara, tornando a convivência no condomínio ainda melhor. Afinal, queremos que “vizinhança” seja sinônimo de comunidade para você!
O que você vai ver neste artigo:
A importância da comunicação no condomínio
A clareza na comunicação é fundamental para evitar conflitos em comunidade. Uma ideia mal comunicada pode ser a fonte de problemas, em muitos casos, totalmente desnecessários. Portanto, o síndico tem uma grande responsabilidade também nesse aspecto.
Cabe ao administrador fazer com que as informações mais importantes cheguem até os condôminos, tanto através de circulares e outros comunicados oficiais, quanto no convívio no dia a dia. Ao mesmo tempo, é fundamental que a gestão não privilegie um condômino mais do que outro quando o assunto são as novidades no condomínio.
Quando se trata de problemas de comportamento ou denúncias de descumprimento das regras do condomínio, uma comunicação eficiente pode resolvê-los direta ou indiretamente. Vale lembrar: mesmo em desentendimentos entre moradores, é função do síndico mediar os dois lados, ajudar a encontrar uma solução e garantir que as regras da convenção e do regimento interno do condomínio serão respeitadas. Porém, não é seu papel decidir qual das partes está certa ou errada.
Comunicação eficiente entre síndico e condôminos
Quando a comunicação entre síndicos e condôminos não tem obstáculos, é muito mais simples resolver conflitos, assim como evitá-los. Se os moradores não conseguem reportar um problema à gestão, ou vice-versa, ele não pode ser resolvido.
Para garantir que o fluxo de informações entre os moradores e a gestão funcione, é importante estabelecer primeiramente os canais de comunicação.
Em condomínios que possuem o aplicativo TownSq essa questão é mais simples, já que tudo pode ser centralizado no app. Mesmo usuários que não conferem as notificações no smartphone podem receber todas as novidades no e-mail ou na versão para computador do aplicativo.
Porém, em gestões que não contam com recursos como aplicativo para condomínio, é dever do síndico avaliar junto aos moradores qual é o melhor canal de comunicação, podendo ser:
E-mail
Telefone
Mural de avisos
Grupo no WhatsApp
Para isso, deve-se reunir os contatos de todos os condôminos e garantir que as informações alcancem a todos – e sem ruídos. Lembre-se: uma comunicação clara evita problemas desnecessários.
Princípios da comunicação não-violenta
Você já ouviu falar em comunicação não-violenta? Trata-se de um método para se comunicar evitando ataques e defesas, baseado em empatia e em escolhas mais pacíficas no modo de se expressar. E é também uma ótima estratégia para se comunicar enquanto gestor.
Segundo psicólogo americano Marshall Rosenberg, criador desta abordagem:
“A comunicação não-violenta também assume que todos compartilham o mesmo, as necessidades humanas básicas, e que cada uma de nossas ações são uma estratégia para atender a uma ou mais dessas necessidades”.
As situações de conflito no condomínio podem ser super simples e fáceis de resolver, ou mesmo complexas e passíveis de auxílio de terceiros (advogados, psicólogos e profissionais de RH). Ao se deparar com elas, é essencial que o síndico recorra a mecanismos como os da comunicação não-violenta, fazendo com que o diálogo seja o primeiro recurso na resolução.
Gestão de conflitos no condomínio
Trouxemos aqui algumas sugestões para evitar o surgimento de conflitos no condomínio. Às vezes, mesmo com toda a preparação do síndico, não é possível evitar divergências entre condôminos e outras pessoas que circulam pela comunidade.
Se o síndico se deparar com situações assim, o primeiro passo é sempre o diálogo. Converse com as partes e procure entender o que aconteceu. Os conceitos e as práticas da mediação podem ser aplicadas aqui. No curso da Certificação Premium TownSq, por exemplo, são disponibilizadas duas aulas que tratam desse tema.
Se mesmo mediando a situação não for solucionada, pode ser que os envolvidos levem a questão para a assembleia.
Pode ser que a questão seja resolvida assim, mas para isso o síndico precisa conduzir a reunião de maneira a permitir a participação das partes, deixando claro que a solução não significa a vitória de um lado sobre o outro, ou a satisfação de ambas as partes.
Certamente, todos terão de ceder um pouco para permitir que a situação seja superada.
Lembre-se também que o síndico não é especialista em tudo e não é capaz de resolver todos os conflitos. Alguns vão permanecer por um bom tempo, outros vão desaparecer da memória dos envolvidos. O que deve ser constante é o comprometimento do síndico em buscar uma solução através do diálogo, deixando claro que decidir quem está certo ou quem está errado não é seu papel.
Independente se o condomínio conta com um síndico morador ou um síndico profissional, existe uma questão que é imprescindível para o sucesso do mandato: o quão profissional é a gestão do síndico. Porém, como fazer uma gestão profissionalizada em condomínio?
Buscando melhorar a vida em condomínio e valorizar o patrimônio, montamos este artigo sobre o que é considerado uma gestão profissionalizada de condomínio e sobre como você, síndico, pode praticar a administração condominial como um especialista na área. Continue lendo.
O síndico é gestor?
Sim! O síndico é considerado um gestor, pois tem como principais tarefas atividades no condomínio que envolvem gestão. São elas:
Gestão de pessoas: saber administrar a equipe de funcionários, mantendo uma comunicação clara, usufruindo e incentivando as melhores habilidades de cada colaborador.
Gestão de processos: os deveres do síndico são definidos pelo Código Civil, na convenção condominial e nas decisões tomadas em ata de reunião de assembleia.
Gestão de tempo: definir quanto tempo irá dedicar a cada etapa do serviço. Ou seja, de cada processo.
Gestão das relações com fornecedores: quanto maior a complexidade do condomínio, maior o número de fornecedores. O essencial é garantir que não ocorra déficits na cadeia de fornecimentos.
Além disso, o síndico é considerado o responsável pelo condomínio conforme estipula o Art. 1.348, que define os direitos e deveres do síndico. Deste modo, caso o condomínio sofra algum tipo de processo jurídico, é o síndico que poderá ser responsabilizado civil e criminalmente.
Ainda que o condomínio conte com uma administradora, é responsabilidade do síndico supervisionar o trabalho da empresa e pode vir a responder judicialmente por problemas na administração. Logo, mais do que simplesmente garantir que o condomínio funcione no dia a dia. O síndico lida com patrimônio de uma série de pessoas e precisa trabalhar com comprometimento e profissionalismo para obter resultados positivos, assim como uma empresa. Uma responsabilidade enorme, não é?
O que é uma gestão profissional em condomínios?
Mais do que ser um gestor, o síndico deve sempre buscar oferecer uma gestão profissionalizada para a comunidade. Mas, acima de tudo, precisamos entender o que é essa tal gestão profissional em condomínio. Vamos lá.
Uma gestão profissional em condomínio significa trabalhar com o máximo de excelência e conhecimento em cada uma das etapas de gestão do condomínio, utilizando de práticas e de conhecimentos das áreas de administração, legislação, gestão de pessoas, logística, de manutenção, além de assuntos econômicos e financeiros.
Mais do que simplesmente executar tarefas, um síndico que tem visão profissional é alguém apto para desenvolver um modelo de gestão que envolve todas as particularidades de um condomínio, tanto de sua parte administrativa quanto os pepinos do dia a dia.
Ademais, o gestor precisa ser disciplinado, ético, ter uma boa organização e manter-se constantemente atualizado sobre as boas práticas do mercado. Tudo isso enquanto leva em consideração o interesse de todos os condôminos.
Ok, agora que já explicamos o que é uma gestão profissional quando se trata de condomínios, vamos à parte mais prática. Continue lendo para saber dicas para profissionalizar seu trabalho como síndico.
Dicas práticas para profissionalizar o trabalho como síndico
1. Estude sobre a gestão condominial!
Dica simples e prática: estude sobre como gerir condomínios e sobre o mercado condominial. Algumas formas de se manter atualizado é:
Ler e acompanhar artigos e notícias sobre o setor em sites e blogs – algo que você já está fazendo;
Assistir vídeos de palestras sobre condomínios, além de participar de webinars sobre o tema;
Baixar materiais educativos e informativos sobre condomínios, sobre gestão, marketing, direito condominial, e muito mais.
A administração condominial é uma área com muitos detalhes, muitas regras que precisam ser seguidas e qualquer descuido pode gerar estragos enormes (e normalmente caríssimos). Então é melhor evitar descuidos por falta de informação, não é mesmo?
2. Especialize-se como síndico
Cursos de especialização e de qualificação de síndicos são uma ótima oportunidade para aprender o ofício. Escolha um curso que seja de empresas de renome, com módulos completos e professores que são referência na área condominial. Uma forma de sair na frente dos demais profissionais é optar por uma certificação de síndico, selo que garante que você é um profissional de qualidade. “A gente acha que sabe alguma coisa, né? Mas na verdade eu não sabia de nada!”, nos contou o síndico profissional Maurício Mattos, de Araruama no Rio de Janeiro. Após trabalhar anos como representante comercial, o fluminense encontrou uma oportunidade de carreira ao fazer a certificação Síndico Certificado TownSq. Sem pretensão de seguir carreira, as aulas fizeram com que Maurício percebesse a existência de um nicho de mercado – e é um grande mercado mesmo. Somente o mercado condominial brasileiro movimenta mais de 165 bilhões de reais por ano, conforme a informação da Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais (ABRASSP).
“Isso abriu a minha cabeça. De início era só pra eu ter conhecimento, não só de pessoas e de processos, mas de legislações, de regras, mas aprendi sobre a profissão como um todo. Quanto mais a gente estuda, mais tem coisa pra gente aprender.”
Assista o depoimento completo de Maurício:
3. Conte com ajuda externa
O síndico precisa ser especialista no seu ofício, mas isso não quer dizer que ele precisa saber todos os mínimos detalhes de como resolver cada problema que aparecer no condomínio. Não se espera que uma empresa seja gerida por apenas uma pessoa e que essa pessoa saiba tudo, então por que ainda tem quem espera que o síndico seja um super-herói e faça tudo sozinho?
Para gerar o resultado que o condomínio espera, o síndico precisa ter um suporte por trás. Por isso, nossa segunda dica para gerir um condomínio de forma profissional é buscar especialistas que dêem suporte. Uma boa forma de obter esse suporte é conversando com quem está na mesma situação que você: outros síndicos. Fortaleça o seu networking e entre em contato com outros síndicos para trocar ideias, tirar dúvidas, criar parcerias e debater sobre ferramentas de gestão que facilitam a sua rotina.
Aproveite também para conhecer outros profissionais do mercado condominial, bem como buscar contatos que vão te auxiliar com o condomínio. Seja através do auxílio de um zelador, de um escritório de contabilidade, de uma auxiliar de administração condominial ou de um aplicativo para condomínios, o importante é fortalecer a gestão a partir da união. Apesar de ter sido convocado pelos vizinhos para ser síndico do condomínio onde vive, em Niterói (RJ), Leonardo Boquimpani gostou do desafio. Uma de suas primeiras medidas no cargo foi agregar ajuda externa no condomínio, sem esquecer dos gastos.
“Eu me empolguei em trazer algumas inovações para o condomínio e uma delas foi abrir mão da antiga administradora”, nos explicou Leonardo, que se tornou cliente TownSq. Através do aplicativo para condomínio TownSq, o síndico pode realizar a gestão condominial e estar à frente do controle financeiro – tudo através do app, seja você síndico profissional ou morador.
“Eu acredito que com a TownSq eu tenho mais capacidade para gerir o condomínio, até mesmo para diminuição de custos e dar mais transparência à administração”.
Veja o vídeo do depoimento do síndico Leonardo:
E falando de transparência, vamos à terceira dica para profissionalizar o trabalho como síndico.
4. Trabalhe de forma transparente e organizada
Para finalizar nossa lista de dicas para profissionalizar a gestão condominial, vamos falar sobre métodos de trabalho. Além de conhecimento e parceiros de confiança, o síndico precisa trabalhar de forma organizada e transparente, para garantir que todos os condôminos terão confiança no seu trabalho. Algumas formas de garantir uma organização profissional do trabalho do síndico são:
Dê acesso às informações financeiras para a comunidade, permitindo que confiram as contas por conta própria.
Mantenha uma boa organização nos documentos financeiros e tributários. Com menos bagunça, maior a transparência e o profissionalismo.
Tenha canais de comunicação claros, para que os moradores saibam que podem entrar em contato com você caso precisem.
Permita que a coleta e consulta de informações seja prática e de fácil acesso a cada um dos condôminos, acabando com a burocracia desnecessária tão recorrente na administração do condomínio.
O resultado de tudo isso é a confiança plena dos moradores de que você é um síndico perfeitamente qualificado para o cargo e garante uma gestão profissional para o condomínio.
DICA BÔNUS: Use a tecnologia a seu favor
Em um mundo tão conectado, por que não usar a tecnologia para transformar a vida condominial e profissionalizar ainda mais seu trabalho de síndico. Conte com um aplicativo para gestão de condomínios de confiança, que permite que você centralize a gestão de processos, economize tempo de serviço e diminua os gastos do condomínio.
No dia 8 de março é celebrado o Dia Internacional da Mulher, data oficializada pela Organização das Nações Unidas (ONU) em 1975. Em homenagem ao dia e a essas mulheres que se dedicam diariamente ao bem estar de comunidades por todo o país, criamos esse artigo sobre o Dia da Mulher no condomínio. Em seguida você vai ler:
Origem Dia Internacional da Mulher
Diferente ao que muitas pessoas pensam, o Dia Internacional das Mulheres não começou com apenas um evento específico. A data comemorativa teve como origem uma série de eventos e passeatas que reivindicavam melhores situações de vida e de trabalho para mulheres ao redor do mundo, que ocorreram durante o final do século 19 e 20. Destes, alguns dos principais eventos foram:
Uma conferência internacional de mulheres realizada em 1910 na cidade de Copenhague, capital da Dinamarca.
Uma grande passeata que reuniu cerca de 15 mil mulheres, em fevereiro de 1909, na cidade de Nova York (EUA), que pediam por melhores condições de trabalho.
Já em 1975, a ONU definiu que 08 de março seria o Dia Internacional da Mulher, com o objetivo de relembrar as conquistas sociais, políticas e econômicas de todas as mulheres do mundo.
Por que ainda se comemora o Dia da Mulher no condomínio?
Mais do que um dia para homenagens, mensagens, decoração e lembrancinha de dia da mulher no condomínio, o 8 de março serve como um lembrete para todos de que ainda há muitas mudanças a serem feitas na nossa sociedade. Alguns exemplos são:
Cada vez mais incentivos para que mulheres assumam posições de liderança em empresas (e condomínios!)
Preocupação em criar ambientes onde mulheres se sentem seguras para ir, vir e se expressar.
Afinal, um ambiente seguro para uma mulher, certamente é seguro para todos – e condomínios não ficam fora disso
Síndicas mulheres no Brasil: dados
Você sabia que existem mais mulheres exercendo o cargo de síndico do condomínio do que homens? De acordo com dados da Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais (ABRASSP) divulgados em setembro de 2017, as síndicas são maioria no país. Confira os números:
Dos mais de 421 mil síndicos contabilizados pela organização, 51% são mulheres..
Isso indica que as mulheres síndicas são peça-chave na manutenção da indústria condominial, área que movimenta mais de R$ 165 bilhões por ano. Você pode ver a pesquisa completa da ABRASSP diretamente no site da associação
Síndicas parceiras TownSq
Mais do que celebrar o Dia Internacional da Mulher no condomínio, também queremos compartilhar um dado que nos deixa muito felizes:
Cerca de 40% da base de síndicos que usam o TownSq são mulheres!.
Esse número ainda não reflete a porcentagem da população feminina no Brasil (51,5%), mas mostra que o espaço de mulheres nesse papel é muito significativo. E segue crescendo! Cada vez mais estamos todos conhecendo e valorizando o trabalho das síndicas brasileiras.
E se inspire com os depoimentos de algumas das nossas síndicas parceiras para nossa série #ProfissãoSíndico:
Para que mais pessoas possam conhecer o trabalho exemplar dessas profissionais, convidamos você a compartilhar este artigo para uma síndica que admira. 💚
A todas as mulheres que trabalham e contribuem diariamente para melhorar a vida de suas comunidades, fica aqui o nosso respeito e admiração. Contem com a TownSq nessa jornada! #JuntasVivemosMelhor
