O regimento interno do condomínio é um documento muito importante para a boa convivência entre os moradores e o bom funcionamento do prédio. Continue lendo e baixe o seu modelo de regimento interno gratuito ao final.
Um dos principais objetivos do regimento interno é estabelecer horários de silêncio, garantindo que todos possam descansar e ter tranquilidade em suas próprias unidades.
Além disso, o documento também regulamenta o uso das áreas comuns do prédio, como a piscina, a academia e o salão de festas, garantindo que todos possam usufruir desses espaços de maneira justa e equilibrada.
Outra importância do regimento interno é definir as responsabilidades de cada morador em relação à manutenção e limpeza de sua unidade e das áreas comuns do prédio.
Isso ajuda a garantir que o condomínio esteja sempre em boas condições e que todos contribuam para a preservação do bem-estar de todos.
O síndico, que é o responsável por gerenciar o condomínio, também tem suas responsabilidades e obrigações estabelecidas no regimento interno.
Ele é o responsável por fazer cumprir as regras e regulamentos estabelecidos no documento e por resolver quaisquer problemas ou conflitos entre os moradores.
Em resumo, o regimento interno do condomínio é um documento fundamental para garantir a harmonia, o respeito e a qualidade de vida dos moradores.
É importante que todos os moradores leiam e compreendam o documento para garantir o cumprimento das regras e regulamentos estabelecidos.
Por isso, hoje preparamos um Modelo de Regimento Interno gratuito que vai ajudar você a criar o regimento do seu condomínio, de maneira clara e sem erros.
[MODELO GRATUITO] Modelo de Regimento Interno do Condomínio
Faça o download gratuito deste material, preenchendo o formulário abaixo.
A reunião de assembleia de condomínio virtual acontece quando os condôminos não estão presentes no mesmo lugar.
Cada pessoa participa da sua casa, através de uma plataforma de videoconferência e, à distância, podem exercer o seu direito de voto sem precisar sair de casa.
No entanto, fica a dúvida: é permitido fazer reunião de assembleia de condomínio por WhatsApp?
A seguir, você entenderá mais detalhes sobre as assembleias virtuais e também por quais plataformas é permitido realizá-la. Continue lendo para saber mais!
Pode fazer uma assembleia de condomínio virtual?
Sim. A lei 14.309/22, sancionada pelo presidente da república, permite agora que os síndicos possam fazer reuniões de assembleias e votações do condomínio remotamente.
Isso significa que a assembleia pode se reunir 100% online, através da internet, ou em formato híbrido, com uma parte dos condôminos presentes virtualmente e outra parte fisicamente.
O texto da lei explica que essa mudança vai garantir os mesmos direitos a todas as pessoas, mesmo aquelas que não podem estar presentes em uma das reuniões.
Portanto, a partir de agora, a convocação da reunião deve conter:
como será o acesso à reunião de assembleia;
como acontecerão as manifestações;
e, por fim, como as votações acontecerão.
Além disso, três pontos são de extrema importância nesta mudança.
caso a modalidade remota não esteja prevista na convenção do condomínio, este formato não poderá aderido;
a administração do prédio não pode ser responsabilizada caso a internet de um ou mais condôminos passe por problemas técnicos durante a reunião;
e, por fim, a nova legislação traz a obrigatoriedade de preservar os direitos de voz, debate e voto a todos os condôminos.
Como funciona uma assembleia de condomínio virtual?
Uma reunião de assembleia virtual não é muito diferente de uma reunião comum, veja como ela funciona:
Convocação obrigatória. Assim como nas reuniões de assembleia presencial, na modalidade virtual também é necessário fazer a convocação obrigatória e enviá-la a todos os condôminos;
Escolha da ferramenta. Assim como nas reuniões presenciais, você escolhe um espaço físico para reunir os condôminos, nas reuniões virtuais você precisa escolher uma ferramenta de videoconferência;
Votação online. Para que os votos sejam válidos, o condomínio deve contar com assinaturas eletrônicas e a certificação digital. Essa assinatura eletrônica é gerada a partir da escrita na tela de um computador, tablet ou celular, além de ser uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio. Portanto, na hora de escolher uma ferramenta, opte por plataformas seguras e que tenham a infraestrutura digital necessária para validar os votos.
Para validar uma reunião de assembleia online, é importante usar uma plataforma homologada, com infraestrutura digital e viabilidade de auditoria.
Por meio desta plataforma, serão realizadas as votações e confirmações de presença.
Caso você não utilize uma ferramenta deste tipo, correrá o risco de ter a reunião de assembleia invalidada, caso um dos condôminos procure a justiça.
Pode usar procuração em assembleia virtual?
Sim. Uma procuração serve para um condômino ser representado durante uma reunião de assembleia, caso ele não esteja disponível.
Ainda que muitos acreditem que isso não faz sentido, visto que a reunião já ocorre virtualmente e não há o porquê justificar a impossibilidade de deslocamento, ainda assim a procuração é válida em reuniões virtuais.
Isso porque ela independe da possibilidade ou não de deslocamento, mas sim da indisponibilidade do condômino, seja qual for a razão.
Como fazer uma ata de assembleia virtual?
A ata de condomínio realizada em reuniões de assembleia virtuais não são muito diferentes de atas de reuniões presenciais.
Ainda que exista a possibilidade de realizar uma reunião 100% virtual, algumas pessoas ainda preferem participar presencialmente, seja porque não gostam de tecnologia ou porque têm dificuldade de se adaptar ao novo formato.
Nestes casos, existe a opção da assembleia híbrida que, de forma geral, acontece entre uma mistura de pessoas presenciais e virtuais.
Portanto, a assembleia híbrida ocorre com participação simultânea de alguns condôminos presenciais e outros à distância, por meio de ferramentas de videoconferência.
É permitido fazer assembleia de condomínio por WhatsApp?
A lei 14.309 alterou o Código Civil para permitir a realização de reuniões de assembleias e votações em condomínios de forma eletrônica ou virtual.
De acordo com a legislação, a convocação, realização e a deliberação de quaisquer modalidade da reunião poderão ser feitas virtualmente, desde que atendam aos seguintes requisitos:
a assembleia virtual não pode ser proibida na Convenção do Condomínio;
deve ser preservado a todos os condôminos, os direitos de voz, debate e voto;
no instrumento de convocação deve constar que a reunião será realizada eletronicamente ou virtualmente e conter as instruções de acesso, manifestação e como será feita a coleta dos votos;
a reunião deverá obedecer os preceitos de instalação, funcionamento e encerramento também já previstos na convocação;
a administração do condomínio não pode ser responsabilizada por problemas técnicos ou de conexão na internet dos condôminos ou representantes;
e, por fim, também é possível optar pela realização da reunião em formato híbrido.
A legislação não menciona o uso do WhatsApp, entretanto, considerando que um dos requisitos para a reunião ser válida é a garantia do direito de voz, debate e voto dos condôminos, então a escolha da ferramenta deve levar isso em consideração.
Em caso de dúvidas, é possível optar por definir as normas em relação às reuniões de assembleia virtuais no Regimento Interno e aprová-las por maioria simples.
Nestas normas, cabe definir quais serão as ferramentas que o condomínio poderá utilizar para transmitir as reuniões.
5 ferramentas para fazer a reunião de assembleia virtual do seu condomínio
Google Meet
O Google Meet é a ferramenta de videoconferências do Google e é uma das mais conhecidas e utilizadas em diversas empresas, escolas, universidades, entre outras instituições.
Veja algumas das principais funcionalidades:
permite a participação de até 100 participantes;
no plano gratuito, as reuniões podem durar até 60 minutos;
no plano pago, as reuniões não tem limite de horas e podem ser realizadas com até 250 participantes;
permite testar o áudio e vídeo antes de entrar na sala de reunião;
fornece legendas instantâneas;
oferece ferramentas de levantada de mão, permitindo criar uma fila virtual de pessoas que desejam falar, sem a necessidade de um interromper o outro;
possui compartilhamento de tela;
e também fornece relatórios de participação.
Zoom
O Zoom também é uma plataforma de videoconferência gratuita e possui funcionalidades avançadas para gerenciamento de salas, espaços fixos para reuniões online e sistema de telefonia em nuvem.
Veja outras funcionalidades:
possibilidade de audioconferência (reunião somente via áudio);
conversas por chat;
uso gratuito para videoconferências com até 100 participantes e 40 minutos de reunião;
uso pago para videoconferências com até 100 participantes e até 30 horas de reunião;
gravação de reuniões na nuvem, somente no plano pago;
e armazenamento ilimitado, somente no plano pago.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ferramenta da Microsoft e possui as seguintes funcionalidades:
conversas por chat;
colaboração de documentos em tempo real;
pode ser usado no navegador ou em aplicativos para computador ou celular;
no plano gratuito, as reuniões podem ter até 100 participantes e até 60 minutos de duração;
no plano pago, as reuniões podem ter até 1.000 participantes e até 24 horas de duração.
Skype
O Skype é uma ferramenta de videoconferência da Microsoft.
Pode ser usada gratuitamente pelo próprio navegador ou aplicativo no computador, celular ou tablet, para videoconferências de até 24 horas e chamadas de áudio com até 50 participantes.
Além disso, a ferramenta também oferece:
gravação das videochamadas;
conversas por chat;
compartilhamento de tela;
compartilhamento de arquivos de até 300 MB;
ligação para telefones;
entre outras funções.
TownSq
Por fim, temos o aplicativo TownSq. Esta é uma excelente opção para garantir que a comunidade esteja mais engajada, o síndico economize tempo e dinheiro e todos tenham mais segurança das suas informações.
Veja algumas das vantagens do aplicativo:
votação através do app, de acordo com as exigências da legislação;
economia de tempo e dinheiro do síndico e dos condôminos;
convocação, votação e ata permanecem salvas para o síndico;
todos os participantes são cadastrados e somente eles têm acesso à votação;
o síndico define o período de votação da assembleia e os condôminos podem votar da sua casa, sem precisar se deslocar;
garantia de reuniões mais objetivas, com todos os condôminos cientes das pautas e podendo participar à distância.
Quer saber mais sobre a funcionalidade da assembleia virtual? Inscreva-se no formulário abaixo e conheça o aplicativo TownSq.
A prestação de contas é uma obrigação do síndico determinada pelo Código Civil. No entanto, o que fazer quando isso não acontece? O síndico que não presta contas pode ser reeleito? Continue lendo para saber!
De acordo com o art. 1.350 do Código Civil, a prestação de contas anual é uma obrigação de todo síndico. Veja:
“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino”
O que fazer quando isso não ocorre? Veja a resposta a seguir.
O que fazer quando o síndico não presta contas?
Quando o síndico não faz a prestação de contas como determinado em legislação, os condôminos podem tomar algumas atitudes:
conversar diretamente com o síndico para entender o porquê a prestação ainda não ocorreu e solicitar o agendamento da próxima reunião de assembleia geral ordinária;
caso a alternativa anterior não obtenha resultado, buscar a assinatura de ¼ dos condôminos em um abaixo-assinado e convocar uma reunião de assembleia;
se, ainda assim, a assembleia não se reunir, qualquer condômino poderá notificar o síndico de forma extrajudicial para documentar este pedido.
Quantas vezes um síndico de condomínio pode ser reeleito?
O Código Civil não deixa claro quantas vezes um síndico pode ser reeleito. Veja o que diz o art. 1.347:
“A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”
Portanto, a legislação deixa claro que um mandato não pode ultrapassar dois anos, mas não especifica quantas vezes um mesmo síndico pode ser reeleito.
Neste caso, a não ser que a Convenção do Condomínio determine o contrário, o síndico poderá se candidatar quantas vezes quiser.
Quem pode exigir contas do síndico?
Qualquer condômino poderá solicitar a prestação de contas ao síndico, em qualquer momento do ano.
Quem pode ter acesso aos documentos do condomínio?
A resposta da pergunta anterior também vale para esta pergunta.
Qualquer morador do condomínio tem acesso livre aos documentos do condomínio e poderá solicitar qualquer tipo de documento a qualquer momento, seja diretamente ao síndico ou com a administradora.
Geralmente, o síndico poderá ser processado quando houver comprovação de que houve algum tipo de irregularidade no condomínio.
Por exemplo:
Problemas na prestação de contas: caso seja identificada algum tipo de irregularidade nos números da arrecadação ou das despesas, os condôminos podem solicitar uma auditoria e, a depender do resultado, entrar com um processo contra o síndico;
Superfaturamento de obras: envolve a emissão de notas fiscais com o valor adulterado, a fim de receber um valor extra além daquele cobrado pelo serviço. Nestes casos, se for comprovado o superfaturamento, os moradores também podem entrar com um processo contra o síndico;
Desvio de dinheiro: ocorre quando o síndico utiliza o dinheiro das taxas condominiais para benefício próprio. Neste caso, um conselho fiscal forte e auditorias constantes podem identificar um problema desse tipo e, caso comprovado o desvio, ele poderá responder por apropriação indébita de fundos do condomínio.
Neste caso, a resposta é relativa. Se a convenção do condomínio não determinar um número mínimo, então o síndico poderá ter quantas procurações quiser.
Como pedir uma auditoria das contas do condomínio?
Geralmente, uma auditoria é solicitada pelo próprio síndico ou conselho fiscal do condomínio.
No entanto, caso um condômino deseje fazer esta solicitação, é recomendável:
convocar uma reunião de assembleia por meio de um abaixo-assinado para discutir o tema;
em seguida, buscar a assessoria de uma empresa ou um contador especializado em auditoria de condomínios.
Ao fazer a pesquisa, confira se a prestadora de serviços está devidamente registrada junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da sua região e se é uma empresa sem vínculo com a administradora ou com o condomínio, para uma análise totalmente imparcial.
Para solicitar uma impugnação da reunião de assembleia, existem algumas ações possíveis:
caso o síndico não faça uma nova reunião de assembleia, então ¼ dos condôminos devem convocar esta reunião para revogar as decisões anteriores, desde que tudo seja feito dentro do previsto na Convenção do Condomínio e no Código Civil;
se não for possível reunir ¼ de outros condôminos interessados, então deverá valer de uma ação judicial para que a reunião seja anulada.
É importante destacar que a convocação deve ser para todos, pois se uma ou mais pessoas forem deixadas de fora, então a reunião de assembleia poderá ser anulada judicialmente ou revogada na reunião seguinte.
Este artigo ajudou você a entender o que fazer quando o síndico não faz a prestação de contas do condomínio?
Caso esteja procurando um modelo de convocação para a próxima reunião de assembleia, nós criamos um modelo gratuito e fácil de usar. Basta clicar aqui e baixar gratuitamente.
A ata de condomínio é um documento importante, pois registra todos os tópicos e deliberações apresentados durante uma reunião de assembleia. Acompanhe!
Os síndicos sabem o quanto as reuniões de assembleia são importantes para a gestão condominial, afinal é lá onde acontecem as aprovações e determinações.
Neste sentido, o documento ata de condomínio surge como uma maneira de registrar todas estas discussões e criar um histórico do que foi abordado juntos aos condôminos.
Entretanto, nem todos ainda sabem por onde começar a escrevê-la. Por isso, a seguir explicaremos o que é a ata e como produzi-la. Veja!
O que é o livro de ata do condomínio?
A ata de condomínio é um documento oficial, cujo objetivo é registrar tudo o que aconteceu durante uma reunião de assembleia.
No entanto, existem algumas diferenças entre a ata de condomínio e uma ata comum.
Quando a reunião de assembleia for convocada, a ata já deve possuir um texto inicial prevendo os assuntos que serão abordados.
Durante a reunião, a ata deve ser atualizada e fiel às discussões em andamento, votações, resultados e outros detalhes que forem abordados em assembleia.
Em alguns casos, o síndico pode gravar a reunião (com a permissão dos condôminos) e depois transcrever para o documento.
Como fazer um livro ata de reunião de condomínio?
A seguir você confere as respostas para as principais perguntas sobre a ata de condomínio + um passo a passo completo para você criar as suas atas sem erro. Veja!
Como deve ser preenchida e o que deve constar na ata?
A ata de condomínio, como você já sabe, deve ser iniciada antes da reunião de assembleia acontecer, já prevendo os assuntos que serão abordados.
Existem alguns pontos que devem constar neste documento:
data, hora e local da reunião;
nome do condomínio;
se é uma assembleia geral ordinária ou extraordinária;
nome do presidente e secretário da reunião;
lista dos condôminos presentes e ausentes;
lista das pautas que serão abordadas;
deliberações;
informação se há quorum presente;
assinatura das pessoas presentes, principalmente do presidente e secretário da reunião.
Quem é o primeiro a assinar uma ata?
Não existe uma ordem obrigatória durante a assinatura. Geralmente, estas são as pessoas que devem assinar a ata de condomínio:
Obrigatoriamente, o presidente e o secretário da reunião;
Facultativamente, o síndico;
Os condôminos também devem assinar a ata, quando firmado por escrito no momento da assembleia, ou a lista de presença que também fará parte do documento oficial.
O que escrever na primeira folha do livro ata?
Existem algumas informações que devem constar no termo de abertura do livro ata do condomínio. São estas:
quantidade de folhas;
nome do condomínio;
local e data;
inscrição no CNPJ;
assinatura do síndico;
e, por fim, deixar claro na abertura que o livro servirá de registro das atas.
Qual é a formatação de uma ata?
Idealmente, a formatação da ata de condomínio pode ser feita da seguinte forma:
Fonte: Arial, Courier New ou Times New Roman (a fonte escolhida deve ser usada em todas as atas);
Tamanho padrão: 12;
Espaçamento entre linhas de 1,5. Esta formatação permite clareza do texto e facilitação da leitura;
O título da ata ser estar centralizado, negrito e com tamanho padrão 14;
As folhas impressas devem ser adicionadas ao livro ata e deverão obedecer ao formato padronizado de: 16,5 X 19; com margem de 2 centímetros na esquerda e direita;
Todo o corpo da ata deve conter um único parágrafo.
Quem pode ter acesso ao livro de atas do condomínio?
Além do síndico, todos os condôminos podem ter acesso a qualquer documento que diz respeito ao condomínio, incluindo o livro de atas ou mesmo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em reunião de assembleia.
É obrigatório registrar ata?
Depende. O Código Civil não determina nenhuma obrigação, portanto o síndico deve registrar a ata somente se a convenção do condomínio exigir.
Quem registra a ata de condomínio? Como validar?
Se o registro da ata for uma obrigatoriedade do condomínio, então o síndico deverá comparecer no Cartório de Registro de Títulos e Documentos, portando a ata impressa e a relação das assinaturas.
Qual o tempo de validade da ata de condomínio?
A ata de condomínio possui validade vitalícia. Essa validade só será revogada se ocorrer uma nova reunião de assembleia revogando as deliberações anteriores.
Quem escreve a ata de reunião do condomínio?
O síndico nomeará uma pessoa no início da reunião para ser o secretário da assembleia, que será responsável pelas atas.
Como corrigir uma ata depois que ela é assinada?
Neste caso, é preciso fazer um adendo, colher as assinaturas dos mesmos condôminos que assinaram a ata e registrar este adendo.
Caso o seu condomínio possua o hábito de fazer a leitura e aprovação da ata na reunião de assembleia seguinte e o erro não for de grandes proporções, basta aguardar a próxima reunião e fazer a correção.
Qual o prazo para impugnar ata de assembleia de condomínio?
De acordo com o art. 178 do Código Civil, o prazo para pleitear a anulação de uma reunião de assembleia é de quatro anos, a contar a partir da data de sua realização.
Como fazer a ata de eleição de síndico?
A ata de eleição de síndico não é muito diferente de uma ata de condomínio comum e também deve registrar todas as deliberações da reunião.
Portanto, deve conter:
data, local, horário de início e fim da reunião;
lista de presença dos participantes (em caso de inquilino, ele deve apresentar a procuração do condômino);
leitura das informações relacionadas à eleição do síndico, já especificadas na convocação, mas também registradas na ata;
em seguida, coloca-se o nome dos candidatos e dá-se início à votação, contagem dos votos e deliberação do vencedor;
descrição detalhada das tarefas a serem delegadas ao novo síndico;
prazos para determinadas ações e os responsáveis pela execução;
encerramento da assembleia;
e, por fim, o registro da ata em cartório.
Ata de eleição de síndico volta a ser requisito obrigatório
Recentemente, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação revogou a Instrução Normativa nº 04/2020, que determinava que a ata de eleição do síndico não era requisito obrigatório.
No entanto, esta regra só era válida enquanto perdurava o estado de emergência de saúde pública decorrente da COVID-19.
Desde o dia 03 de outubro de 2022, esta ata volta a ser obrigatória nos condomínios.
Agora que você já entendeu a importância da ata de condomínio e por onde começar a escrever a sua, confira os três modelos de atas de reunião que criamos especialmente para você. Basta clicar aqui e inscrever-se no formulário e baixar
Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para centralizar as observações dos moradores. Entenda mais sobre este recurso a seguir!
Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de assembleia e mais, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores.
Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade.
No entanto, um síndico não conseguiria passar o dia inteiro apenas ouvindo as pessoas pessoalmente.
Por isso, existe o livro de ocorrências. Uma maneira simples de registrar e centralizar todas estas informações.
Se você ainda tem dúvidas e não sabe por onde começar a criar ou preencher o livro de ocorrências do seu condomínio, a seguir você encontrará a resposta para as suas principais dúvidas. Continue lendo!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências do condomínio é um recurso criado para reunir as principais reclamações e sugestões dos moradores.
A vantagem deste livro é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico.
Além disso, o livro de ocorrências também pode servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio.
Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?
Para escrever no livro de ocorrências do condomínio, você deve preencher as opções que estiverem presentes e inserir o maior número de detalhes e informações relevantes para deixar clara a sua situação.
Veja algumas opções que podem ser incluídas no livro de ocorrências do seu condomínio:
nome do condomínio;
endereço e dados adicionais do condomínio;
nome do funcionário (se for necessário);
função do funcionário;
data do registro;
hora do registro;
autor da ocorrência;
número da unidade envolvida;
data da ocorrência;
descrição da ocorrência.
O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?
Não. O livro de ocorrências não é um recurso obrigatório, no entanto pode ser bastante útil na gestão da comunicação do síndico com os moradores.
Por outro lado, se o livro de ocorrências trouxer mais problemas do que soluções, o síndico pode levar a situação para uma reunião de assembleia e propor a retirada do recurso.
Se o condomínio ainda não possui um livro como este e deseja implementá-lo, também deverá levar a situação para uma reunião de assembleia e aprovar a criação do livro de ocorrência por maioria simples.
Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?
Depende. Na prática, não existe nenhuma regra explícita que proíba o síndico de contar quem fez uma reclamação.
No entanto, é o seu dever manter o bem-estar e harmonia dos moradores do condomínio.
Caso o síndico seja confrontado por um morador que recebeu uma reclamação, poderá falar quem reclamou, mas sem dar muito foco a isso.
Perceba que nestas situações, o ideal é usar as palavras certas para não gerar um conflito desnecessário entre dois moradores.
Se por acaso não seja importante revelar quem fez a reclamação, o síndico deve tomar essa decisão a fim de evitar polêmicas, vinganças ou brigas.
Quais são os formatos mais utilizados de livro de ocorrências?
Livro da portaria
O livro é o formato mais comum nos condomínios. De forma geral, funciona como um caderno em branco, que fica alocado na portaria e os moradores podem escrever manualmente as suas reclamações ou sugestões.
E-mail do síndico
Em condomínios menores e mais modernos, uma das opções é usar o e-mail do síndico como livro de ocorrências.
Por ter menos moradores, a caixa de entrada do síndico não ficará tão lotada e será possível dar conta de todas as solicitações sem muitos problemas.
Neste formato, a garantia de privacidade nas reclamações aumenta e os moradores podem fazê-las da sua unidade, sem precisar descer até a portaria.
WhatsApp do síndico
Assim como no e-mail, o WhatsApp também é uma opção para condomínios menores, também garante maior privacidade para os moradores e as pessoas podem fazer o envio diretamente do seu celular, sem precisar sair da unidade.
Por outro lado, o WhatsApp, por ser uma ferramenta de comunicação rápida, pode causar a sensação de urgência e de que as mensagens e solicitações precisam ser respondidas imediatamente.
Para evitar problemas, o síndico deve sempre se adiantar e determinar algumas regras para os envios, respostas e resoluções das ocorrências.
Aplicativo do condomínio
Já o aplicativo para condomínio, permite centralizar todas estas solicitações em um local seguro para os moradores e também para os síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecer delas ou tratá-las com imediatismo.
No aplicativo TownSq, esse recurso se chama “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.
Caso tenha algum acontecimento no condomínio que seja necessário comunicar, os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa.
Além disso, a funcionalidade de “Chamados” também permite:
categorizar os chamados abertos;
enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
o síndico consegue retornar a solicitação direto pelo aplicativo;
e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.
Este artigo ajudou você a entender o que é e como usar o livro de ocorrências do condomínio?
Se quiser entender como modernizar esse recurso na sua comunidade, preencha o formulário abaixo e saiba mais sobre o aplicativo TownSq.
Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará o passo a passo completo.
Você já se perguntou o porquê um condomínio deve ter um CNPJ?
Na verdade, um condomínio sem CNPJ é como uma pessoa comum sem CPF.
Isso significa que a inscrição do condomínio no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é importante para garantir a existência dele e manter relações com terceiros.
Quem diz isso é José Roberto Graiche, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). Veja:
“Ainda que não caracterizados como pessoas jurídicas, os condomínios edilícios, sujeitos à incidência, à apuração ou ao recolhimento de tributos federais administrados pela Receita Federal do Brasil (RFB), estão obrigados a se cadastrar no CNPJ (Instrução Normativa RFB 748/2007, artigo 11). Com efeito, qualquer condomínio que contratar empregados é obrigado a possuir registro no CNPJ, pois a folha de pagamento de salários está sujeita à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Igualmente, para se efetuar o recolhimento do PIS, é necessário o lançamento do CNPJ do condomínio.”
Na prática, um condomínio sem CNPJ não pode contratar funcionários, prestadores de serviços, abrir uma conta no banco, realizar a compra de materiais, entre outros.
Por isso, neste artigo você encontra o passo a passo completo para abrir o CNPJ do seu condomínio. Veja a seguir!
Como abrir CNPJ para condomínio? Confira o passo a passo
Para abrir o CNPJ do condomínio, você deve seguir estas etapas:
Realize a assembleia geral ordinária;
Contrate um contador;
Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ;
Cadastre o condomínio no ReceitaNet;
Gere o Documento Básico de Entrada (DBE);
Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma sede da Receita Federal.
Passo #01: Realize a assembleia geral ordinária
Normalmente, a Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião que acontece, obrigatoriamente por lei, uma vez ao ano.
Esta reunião tem como objetivo realizar atividades, como prestação de contas do condomínio, eleição e destituição do síndico, entre outras decisões.
Neste caso, esta será a primeira reunião de assembleia do condomínio, destinada a criar a Convenção, o Regimento Interno e eleger o primeiro síndico.
Depois de feita, a minuta da convenção e a ata da eleição devem ser registradas no Cartório de Registro de Imóveis e arquivadas corretamente, pois serão documentos importantes no processo de emissão do CNPJ do condomínio.
O segundo passo para dar entrada na emissão de CNPJ do seu condomínio, é contratar um contador de confiança para auxiliar neste processo.
Não existe nenhum motivo para o síndico fazer tudo sozinho, pois, junto com as tarefas do dia a dia, poderá haver confusão e erros durante a preparação da documentação ou nos registros iniciais.
Na hora de escolher um contador, pense nos seguintes critérios:
Por especialidade: certifique-se que ele conhece a área condominial e se já possui experiência trabalhando em administradoras de condomínios, ao lado de síndicos, gestores, entre outros;
Por perfil profissional: vá além das questões técnicas e perceba se o profissional é proativo, ágil, dinâmico, organizado e se será acompanhar de estar ao seu lado como um conselheiro e não apenas um “finalizador de tarefas burocráticas”;
Por indicação: se você ainda não se sente confiante para escolher um contador sozinho, pode pedir indicações de conhecidos ou conversar com clientes que já foram atendidos por este mesmo profissional. Desta forma, você conseguirá ter o aval de quem já trabalhou com este contador e se sentirá mais confiante para tomar a sua decisão;
Por afinidade com a tecnologia: nos últimos anos, a área da contabilidade e da gestão condominial tem se tornado cada vez mais digital. Portanto, ter ao seu lado um contador que tem afinidade com o mundo digital e sabe usar a tecnologia ao seu favor, pode ser um ponto positivo a mais durante a escolha deste profissional.
Passo #03: Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ
Depois de escolher o profissional ideal para auxiliar você durante o processo de abertura do CNPJ do condomínio, é hora de separar a documentação necessária para este processo.
Para facilitar, nós separamos aqui a lista atualizada:
Passo #04: Faça o cadastro do condomínio no Portal RedeSim
Se o seu condomínio já está regularizado, ou seja:
Possui inscrição de escrituras definitivas no Cartório de Registro de Imóveis;
Expediu o documento Habite-se, o que garante que a construção da propriedade foi concluída com êxito;
Elaborou a convenção do condomínio;
Realizou a convocação da primeira reunião de assembleia para eleição do síndico e do conselho fiscal;
Realizou o desmembramento do IPTU por unidade;
E, por fim, fez o registro do condomínio e da convenção no Cartório de Registro de Imóveis.
Então, você já pode preencher o cadastro de Pessoa Jurídica, o ReceitaNet, que fica no site da Receita Federal. Veja o passo a passo:
No site da Receita Federal, acesse o Coletor Nacional, que fica no Portal Redesim e centralizado no site gov.br.
Em seguida, clique em “Abra sua Pessoa Jurídica”.
Ao clicar na opção anterior, uma nova página se abrirá para você. Nesta aba, você consegue perceber que existem três passos simples, pelos quais você deve passar até chegar, de fato, na emissão do CNPJ. Vamos ao primeiro.
Na opção de “Consulta Prévia”, você fará uma pesquisa eletrônica que permite verificar se:
É possível realizar a atividade solicitada na cidade escolhida;
E se já existe uma pessoa jurídica com um nome idêntico ou semelhante ao seu.
Feito isso, é hora de fazer a Coleta de Dados. Vamos à segunda opção.
Nesta etapa, você vai fornecer todos os dados e informações de interesse dos órgãos envolvidos no processo de registro de pessoas jurídicas.
No passo #02, você já viu quais são os documentos necessários, certo? Portanto, tenha eles em mãos durante a coleta de dados.
Mas atenção:Por se tratar de um condomínio e a sua documentação de constituição já ter sido registrada em cartório, a próxima etapa é entregar toda a documentação em mãos na sede da Receita Federal.
A documentação será analisada e, estando tudo correto,o CNPJ do condomínio será emitido, junto com as inscrições tributárias estadual e municipal.
Para finalizar, vamos à última opção: licenças.
Depois que você já entregou toda a documentação necessária e já conseguiu emitir todos os registros necessários, a última etapa é o licenciamento.
Nesta etapa, o órgão regulador se encarregará por verificar os requisitos de segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e pânicos e demais exigências previstas na legislação, para que, então, seja permitido o funcionamento da Pessoa Jurídica.
Esta etapa é obrigatória e o Portal Redesim fará uma verificação em conjunto com todos os órgãos e entidades responsáveis pelos licenciamentos.
Com base nesta análise, será definido o grau de risco e os tratamentos de dados para a obtenção do licenciamento.
Veja quais são os tipos de níveis de riscos:
Nível de risco I: risco leve, irrelevante ou inexistente, portanto dispensa a necessidade de liberação da atividade, vistoria para regularização e só está sujeito à fiscalização posterior;
Nível de risco II: risco médio, permite emissão de licenças, alvarás e similares para inícios da operação;
Nível de risco III: risco alto, permite a emissão de licenças somente após o cumprimento de todas as exigências determinadas.
Passo #05: Gere o Documento Básico de Entrada (DBE)
Agora que finalizamos todos os passos anteriores, é hora de gerar o Documento Básico de Entrada, o DBE.
Somente após a coleta de dados e o preenchimento das informações, o documento DBE será gerado.
Este documento deve ser assinado pelo síndico do condomínio e também registrado no cartório. Em seguida, você poderá uní-lo aos outros documentos de entrada, já citados anteriormente.
Importante:A RFB arquiva esses documentos, portanto lembre-se de levar uma cópia reconhecida em cartório e não o documento original.
Esse documento é concedido pela Receita Federal e utilizado para a solicitação do CNPJ ou qualquer alteração que você deseje fazer no futuro, como mudança dos dados cadastrais ou cancelamento do CNPJ.
Caso você utilize a certificação digital ou senha fornecida pelos órgãos conveniados, então utilizará o Protocolo de Transmissão, no lugar do DBE.
Depois de gerar esse documento, o site informará o endereço de uma sede da Receita Federal, para a qual o síndico deve levar os seguintes documentos:
Documento Básico de Entrada ou o Protocolo de Transmissão;
Convenção do Condomínio, registrada no Cartório de Registro de Imóveis;
Ata da primeira reunião de assembleia, que deliberou sobre a eleição do síndico, registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Feito isso, o síndico deve agendar um horário para ir até a RFB, protocolar estes documentos e aguardar o deferimento.
Passo #06: Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma delegacia
Por fim, é só aguardar a finalização do processo e retirar o cartão do CNPJ no mesmo local onde você levou a documentação.
Atenção: Se houver mudança de síndico, então o cadastro no CNPJ também deve ser atualizado.
Este artigo ajudou você a entender como abrir CNPJ para condomínio? Aqui no blog da TownSq, também temos outros conteúdos que podem ajudar você.
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