A administração condominial não é uma tarefa fácil, exigindo diversas atividades, organização de muitos documentos, pagamentos de muitos tributos e taxas, além de dar o suporte necessário para os condôminos. Neste contexto, o síndico ou a administradora de condomínios podem recorrer para a terceirização de serviços.
A terceirização de serviços traz várias vantagens para o condomínio, mas exige alguns cuidados. Veja neste artigo quais cuidados tomar antes de terceirizar algum serviço condominial, quais atividades podem ser terceirizadas e como a tecnologia pode auxiliar nesta questão.
O que é a terceirização de serviços?
A terceirização de serviços é a ação de contratar uma empresa especializada para realizar determinadas atividades ou funções dentro de uma organização contratante. Ou seja, a empresa delega a responsabilidade de um serviço específico a uma outra empresa externa.
O que a legislação diz sobre terceirizar serviços?
Os serviços de terceirização são regulamentados no Brasil por meio da Lei 13.467/2017, que alterou alguns trechos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), incluindo as relações de trabalho quando se trata de terceirização. Tem também a Lei 13.429/2017, que dispõe sobre as relações de trabalho na empresa de prestação de serviços a terceiros.
De acordo com a lei, os serviços terceirizados podem ser de atividade-meio, que envolvem serviços que não são essenciais para a atividade principal da empresa contratante, como limpeza, segurança, transporte, entre outros.
A terceirização também pode ser de atividade-fim, que são demandas diretamente ligadas ao processo produtivo da empresa, como produção de peças ou desenvolvimento de software, por exemplo.
No contexto condominial, a terceirização de serviços segue essa mesma determinação. Para que a legislação seja respeitada ao fechar o contrato de terceirização, é importante que o condomínio consulte um profissional jurídico para garantir a conformidade com a legislação.
Diferença entre terceirização e prestação de serviços
A terceirização de serviço envolve a delegação de uma atividade ou função específica dentro de uma organização para uma empresa externa, chamada de empresa terceirizada. Essa empresa assume a responsabilidade pela execução do serviço contratado, utilizando seus próprios recursos e equipe.
A relação entre as empresas é a chamada B2B, ou business-to-business, sem constar o vínculo empregatício entre a contratante e os profissionais da terceirizada.
Existe um contrato formal que define os termos da terceirização, incluindo escopo do serviço, prazos, responsabilidades e custos. A empresa contratante transfere parte do controle e do risco operacional para a empresa terceirizada.
Alguns exemplos de serviços terceirizados são: terceirização dos serviços de limpeza, do fornecimento de alimentação em empresas, serviços de vigilância e portaria, entre outros.
Já a prestação de serviços se refere à oferta de serviços por uma empresa a outra ou a uma pessoa.
Essa oferta pode ser feita de diversas formas, incluindo profissionais autônomos, como contadores, advogados, consultores, ou empresas especializadas em serviços como limpeza, segurança ou TI, mas não necessariamente assumem o controle total da atividade terceirizada.
4 vantagens da terceirização de serviços para o condomínio
A terceirização de serviços possui muitas vantagens para o condomínio.
Muitas pessoas são contra a terceirização de serviços por medo de cair a qualidade do serviço prestado, mas não é bem assim. Ao escolher uma empresa especializada em prestar determinada atividade, o condomínio usufrui de um trabalho bem-feito, visto que os profissionais são especialistas no trabalho.
Optar por terceirizar serviços também tem a vantagem da redução de custos, já que o investimento em infraestrutura, recursos humanos e encargos trabalhistas é menor. A terceirização também permite ao síndico focar em atividades em que possui mais aptidão ou em outras tarefas do condomínio.
Veja alguns dos principais benefícios da terceirização de serviços para o seu condomínio.
Empresas especializadas oferecem pacotes de serviços que muitas vezes são mais econômicos do que contratar funcionários diretamente.
Com um controle mais rígido do orçamento, os condomínios podem redirecionar recursos para outras áreas prioritárias, como melhorias estruturais e atividades de lazer para os moradores.
Profissionalização dos serviços
Empresas terceirizadas contam com profissionais treinados e qualificados para realizar as suas funções de maneira eficiente e com qualidade.
Isso garante que o condomínio tenha acesso a serviços de alta qualidade, seja na limpeza, segurança, manutenção, jardinagem e até mesmo na gestão financeira, contábil ou fiscal.
Esses profissionais passam por treinamentos específicos e periódicos, atualizando-se constantemente sobre novas técnicas e regulamentações do setor.
Além disso, a empresa terceirizada tem a capacidade de substituir rapidamente um funcionário em caso de faltas ou afastamentos, garantindo que o serviço não seja interrompido.
A presença de profissionais capacitados eleva o padrão de qualidade do condomínio, resultando em maior satisfação dos moradores.
Acesso a inovação e tecnologias modernas
Empresas especializadas geralmente investem em equipamentos modernos e tecnologias avançadas para realizar seus serviços.
Isso significa que o condomínio pode se beneficiar de soluções mais eficientes e inovadoras sem a necessidade de investir diretamente em equipamentos caros.
Por exemplo, empresas de limpeza utilizam máquinas de alta performance para garantir uma limpeza profunda e rápida, enquanto empresas de segurança adotam sistemas de monitoramento de última geração.
Esse acesso a tecnologias de ponta garante que o condomínio esteja sempre atualizado com as melhores práticas do mercado, aumentando a eficiência e a eficácia dos serviços prestados.
Melhoria na qualidade de vida dos moradores
Com serviços de qualidade garantida por profissionais qualificados, a terceirização contribui para a melhoria da qualidade de vida dos moradores.
Áreas comuns bem cuidadas, segurança eficiente e manutenção em dia proporcionam um ambiente mais agradável e seguro para todos.
Além disso, a sensação de viver em um ambiente bem gerido e seguro aumenta o bem-estar e a tranquilidade dos moradores, fortalecendo o senso de comunidade e colaboração entre todos.
Quais atividades podem ser terceirizadas? E quais os cuidados a serem tomados?
São vários os serviços que podem ser terceirizados – desde a limpeza até manutenção e portaria. Porém, alguns cuidados devem ser observados antes de terceirizar qualquer serviço no condomínio, sendo o primeiro deles é que a terceirização de qualquer serviço deve ser aprovada em assembleia pelos condôminos.
Após a aprovação pela assembleia, o síndico deve pesquisar várias empresas antes de fechar o contrato, e ficar atento a pontos fundamentais, como: se a empresa possui processos trabalhistas, se recolhe os tributos trabalhistas corretamente, se paga em dia os funcionários, entre outras obrigações.
Lembre-se de checar essas informações pois, em um eventual processo trabalhista por parte de algum funcionário, pode sobrar alguma punição para o condomínio, e isso vale para a terceirização de qualquer atividade.
Veja abaixo quais são as principais atividades que podem ser terceirizadas no condomínio:
Limpeza
O serviço de limpeza é um dos quais a terceirização de serviços pode ser uma opção. Caso o condomínio, após estudar os prós e contras da terceirização, perceber que este é um caminho ideal, pode contratar uma empresa especializada.
Dentro da terceirização de serviços para condomínios, o trabalho que envolve a portaria e segurança também pode ser terceirizado. Neste caso, as principais atividades que podem ser terceirizadas incluem a ronda ostensiva, monitoramento, vigilância, controle de acesso de moradores e visitantes.
Os serviços de manutenção predial também podem ser terceirizados, já que nem sempre compensa, dependendo do condomínio, ter uma equipe exclusiva para esse tipo de serviço, principalmente quando se trata de manutenção preventiva (que é agendada previamente).
Dentro da manutenção predial, incluem os serviços hidráulicos e elétricos (manutenção de caixa d’água ou do sistema elétrico, por exemplo), conservação e reparos de estruturas (como muros e esquadrias), pintura e revestimentos, manutenção de elevadores e controle de pragas.
Serviços gerais
Até mesmo os serviços gerais podem ser terceirizados dentro de um condomínio, se aliar economia com eficiência e qualidade do serviço prestado.
Nos serviços gerais engloba a jardinagem, zeladoria, manutenção de piscinas, recolhimento de entulho, serviços de copa, manutenção de quadras e outros espaços de lazer, entre outros.
Gestão administrativa
As tarefas administrativas do condomínio também podem ser terceirizadas, ou seja, se o síndico não tem tempo ou muita aptidão para as atividades burocráticas, ele pode terceirizar esse serviço para uma empresa terceirizada.
Neste contexto, a gestão financeira, fiscal e contábil pode ser terceirizada. Os principais exemplos são: folha de pagamento dos funcionários, geração e pagamento de tributos, contas a pagar e a receber, demonstrativos em geral, entre outros.
Tecnologia auxilia na terceirização de serviços
Engana-se quem pensa que a terceirização de serviços abrange apenas as atividades braçais. Rotinas administrativas também podem ser terceirizadas, observando todos os cuidados citados anteriormente.
Gestão de contas a pagar e receber, elaboração de relatórios financeiros, assessoria contábil e fiscal são apenas alguns exemplos de serviços administrativos que podem ser terceirizados pelo condomínio, podendo optar por um escritório terceirizado ou por um profissional liberal.
Mas para aquele síndico que administra mais de um condomínio e quer organizar essa rotina, ou até mesmo para quem faz a gestão de um condomínio, a tecnologia ajuda por meio de plataformas intuitivas e com funções exclusivas que simplificam as atividades burocráticas.
Neste sentido, a TownSq, empresa líder em soluções de educação e tecnologia condominial, desenvolveu o TownSq Administração Digital, uma plataforma pensada para simplificar os serviços relacionados à administração do fluxo de caixa, boletos, folha de pagamento, tributos, contas a pagar e a receber e demais demandas, sendo que o síndico consegue acessar essas informações com poucos cliques.
Com a Administração Digital, a TownSq oferece uma gestão terceirizada completa para o condomínio, que deixa essas demandas em nossas mãos enquanto o síndico fica com tempo livre para cuidar de outras atividades do condomínio. Neste artigo, você conhece mais sobre o que a administração digital da TownSq faz pelos condomínios.
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Elaborar um contrato de prestação de serviços pode ser desafiador para os síndicos. Afinal, quais elementos incluir? Como assegurar que as expectativas sejam alinhadas e que ambas as partes estejam protegidas?
Este post explica como funciona um contrato de prestação de serviços e fornece um guia passo a passo para a sua criação.
Entenda a importância deste documento e aprenda a construir um contrato que proteja tanto o condomínio quanto os gestores. Vamos detalhar os pontos essenciais para que você, síndico, possa elaborar contratos robustos e eficazes. Continue lendo!
Para que serve um contrato de prestação de serviços?
O contrato de prestação de serviços estabelece as responsabilidades e o nível de comprometimento do prestador em relação ao contratante. No caso do síndico, é um acordo por escrito entre o gestor e o condomínio.
Além disso, determina as obrigações e direitos de ambas as partes, procedimentos em caso de prejuízos, e garantias de que tudo será entregue conforme negociado.
Em resumo, o contrato assegura que o contratante receba o que foi acordado e que o prestador de serviços cumpra as suas promessas.
Por que um contrato de prestação de serviços é tão importante?
O contrato de prestação de serviços é um documento essencial que oferece proteção jurídica e clareza para ambas as partes envolvidas: o contratante e o contratado.
A sua importância é destacada em diversos aspectos que garantem o bom andamento do projeto e a segurança dos envolvidos.
Proteção jurídica e garantia de compromissos
O principal benefício de um contrato de prestação de serviços é a proteção jurídica que ele oferece.
Ao documentar os termos acordados, o contrato serve como uma referência legal que pode ser utilizada para resolver disputas.
Isso significa que, em caso de descumprimento, ambas as partes têm respaldo jurídico para buscar reparação. Essa proteção é vital para evitar mal-entendidos e assegurar que ambas as partes cumpram suas obrigações.
Clareza e transparência
O contrato detalha as responsabilidades e expectativas de cada parte, proporcionando clareza e transparência.
Especificando os serviços a serem prestados, prazos, custos e condições de pagamento, o contrato alinha as expectativas e minimiza o risco de desacordos. Isso ajuda a prevenir conflitos e facilita a comunicação entre contratante e contratado.
Controle de qualidade
Um contrato bem elaborado inclui critérios de qualidade e parâmetros de entrega, permitindo uma análise objetiva e eficiente do resultado final.
Isso é fundamental para garantir que o serviço seja prestado conforme acordado, atendendo aos padrões de qualidade estabelecidos.
A definição clara dos resultados esperados e das métricas de avaliação possibilita uma verificação objetiva da qualidade do serviço prestado.
Segurança financeira
Para o prestador de serviços o contrato assegura que ele será pago conforme acordado.
Isso é especialmente importante para síndicos que estão começando a sua carreira e dependem da pontualidade dos pagamentos para manter as suas operações.
Para o contratante, o contrato estabelece um compromisso de entrega, garantindo que ele não ficará sem o serviço pelo qual pagou.
Mitigação de riscos
O contrato de prestação de serviços também ajuda a mitigar diversos riscos associados à prestação de serviços.
Ele prevê situações de inadimplência, define multas e condições de rescisão, e estabelece procedimentos em caso de descumprimento.
Isso proporciona uma camada adicional de segurança, permitindo que ambas as partes saibam o que esperar e como proceder em situações adversas.
Base legal
A validade jurídica do contrato de prestação de serviços é respaldada pela legislação, que regula as obrigações e direitos das partes envolvidas, garantindo que o contrato seja reconhecido legalmente e possa ser utilizado em processos judiciais, se necessário.
Esse respaldo legal é crucial para assegurar que o contrato seja efetivamente aplicado e respeitado.
Como criar um contrato de prestação de serviços?
Por se tratar de um bem intangível, oferecer um serviço é bem diferente de vender um item físico. A avaliação da qualidade é diferente, assim como a entrega do produto também é distinta.
Ainda assim, é necessário garantir que quem presta o serviço e quem o contrata fiquem devidamente protegidos, estabelecendo uma relação que seja benéfica para ambos. Para isso, o contrato existe de modo a firmar a parceria entre o contratante e o contratado.
Para montar o seu contrato, garanta que ele possua os seguintes elementos:
Identificação das partes: Inicie com a identificação clara do contratante e do contratado. Inclua nome completo, RG, CPF, nacionalidade, estado civil, profissão e endereço. A qualificação técnica do contratado também deve ser especificada;
Objeto do contrato: Defina detalhadamente o serviço a ser prestado. Quanto mais detalhada essa parte for, mais fácil será alinhar expectativas e garantir segurança de ambas as partes;
Obrigações do contratado: Especifique todas as obrigações do prestador de serviço, como quantidade e qualidade dos resultados esperados, prazos e condições para alterações;
Obrigações do contratante: Detalhe as responsabilidades do contratante, como realizar os pagamentos em dia, por exemplo;
Preço e condições de pagamento: Estipule o valor do contrato e as condições de pagamento. Defina se o pagamento será parcelado ou único, antes ou depois da conclusão do serviço, e estabeleça prazos para evitar inadimplência;
Prazo: Determine a validade do contrato de acordo com a complexidade do serviço. O limite máximo de atuação do síndico é de 2 anos, mas pode ser renovado;
Condições gerais: Inclua pontos importantes que não se encaixam nas categorias anteriores, como a falta de vínculo trabalhista entre as partes;
Rescisão, multa e descumprimento: Estabeleça as condições de descumprimento e as medidas cabíveis, além das condições de rescisão e possíveis multas.
O contrato de prestação de serviços é um dispositivo legal que visa proteger tanto quem contrata quanto quem é contratado. A sua elaboração requer atenção a diversos detalhes para garantir clareza, segurança do síndico e dos condôminos e segurança jurídica.
No competitivo mercado de administração de condomínios, manter a satisfação dos clientes é crucial para o sucesso a longo prazo. Pequenos deslizes na gestão podem resultar em motivos de perda de venda, fazendo com que os clientes busquem alternativas mais confiáveis e eficientes.
Você já se perguntou por que sua administradora de condomínios pode estar perdendo clientes?
Identificar e corrigir esses problemas é essencial para garantir a fidelidade dos condôminos e evitar que eles migrem para a concorrência. Continue lendo e veja os cinco principais motivos que afastam seus clientes e fornecer dicas valiosas sobre como evitar essas perdas. Boa leitura!
Como saber se a sua administradora de condomínios está perdendo dinheiro?
Antes de saber quais são os 5 motivos que afastam os clientes da sua empresa, é importante saber identificar se a sua administradora está perdendo dinheiro.
Lembre-se que a saúde financeira da administradora é crucial para garantir que todos os serviços necessários sejam prestados de forma eficiente e que os clientes estejam satisfeitos.
Portanto, confira alguns sinais claros que podem indicar que a sua administradora está perdendo dinheiro e indicadores que devem ser observados.
#01: Baixa retenção de clientes
A retenção de clientes é vital para o sucesso de uma administradora de condomínios.
Um índice de retenção saudável indica que os serviços estão sendo entregues com qualidade e satisfazendo os clientes, trazendo segurança ao negócio e permitindo um planejamento futuro mais claro.
Por outro lado, uma baixa retenção de clientes sinaliza problemas na qualidade do serviço ou no relacionamento com os clientes. Isso gera custos adicionais para a empresa, pois adquirir novos clientes é um processo demorado e caro.
Administradoras que mantêm um relacionamento saudável com seus clientes compreendem as suas necessidades e melhoram continuamente as suas entregas, geram novas oportunidades de negócios.
Já aquelas que perdem clientes regularmente acabam comprometendo os seus lucros.
#02: Fluxo de caixa negativo
O fluxo de caixa negativo é um dos sinais mais claros de problemas financeiros. Isso ocorre quando as saídas de dinheiro (despesas) superam as entradas (receitas) de forma consistente.
A incapacidade de gerar um fluxo de caixa positivo pode levar a uma série de consequências adversas, desde dificuldades para pagar fornecedores e funcionários até a incapacidade de investir em crescimento e inovação.
Uma análise cuidadosa do fluxo de caixa é fundamental para entender a verdadeira situação financeira da administradora.
Isso pode envolver a reavaliação dos custos operacionais, a renegociação de contratos com fornecedores ou até mesmo a revisão da estratégia de preços para garantir margens saudáveis.
#03: Aumento das dívidas
Enquanto uma certa quantidade de dívida pode ser uma ferramenta útil para financiar o crescimento e expandir as operações de uma empresa, um aumento descontrolado nas dívidas pode rapidamente se tornar uma fonte de preocupação.
Quando uma empresa começa a acumular dívidas de forma significativa e constante, isso geralmente indica que há um desequilíbrio entre suas receitas e despesas.
Para evitar que a situação saia do controle, é crucial identificar as causas subjacentes do crescimento das dívidas e implementar medidas corretivas.
Isso pode envolver a redução de despesas não essenciais, a busca de fontes alternativas de financiamento ou até mesmo a reestruturação da dívida existente para torná-la mais gerenciável.
#04: Alta rotatividade de colaboradores
A alta rotatividade de colaboradores é um problema significativo para administradoras de condomínios, afetando diretamente a lucratividade. O processo de contratar e integrar novos profissionais para substituir membros da equipe é caro e demorado.
Os custos da rotatividade são tangíveis, como indenizações e gastos de recrutamento, e intangíveis, como perda de produtividade, tempo de treinamento, perda de clientes e, por vezes, baixa moral entre os colaboradores que permanecem.
Administradoras que conseguem recrutar e manter boas equipes tendem a ser mais bem-sucedidas e lucrativas do que seus concorrentes.
5 principais motivos de perda de venda da sua administradora de condomínios
Atendimento ao cliente abaixo da média
Um atendimento ao cliente insatisfatório é uma das principais razões pelas quais os condomínios decidem trocar de administradora. Respostas lentas a solicitações, falta de empatia e comunicação ineficaz são problemas comuns que comprometem a relação com os clientes.
Quando os clientes sentem que as suas preocupações não são levadas a sério ou que a administradora não está acessível, a frustração aumenta.
Para melhorar o atendimento ao cliente, é fundamental investir em treinamento contínuo para a equipe.
Os funcionários devem ser capacitados para entender as necessidades dos condomínios e se comunicar de forma eficaz e respeitosa. Implementar sistemas de atendimento que permitam respostas rápidas e acompanhamento das solicitações também é importante.
Além disso, estabelecer canais de comunicação claros e acessíveis, como e-mails, telefones e aplicativos de mensagens, ajuda a garantir que os clientes sempre possam entrar em contato facilmente.
Falta de inovação e adaptação
A estagnação nas práticas e a repetição de ideias podem afastar clientes rapidamente. A administração de condomínios precisa evoluir constantemente, adotando novas tecnologias e métodos para melhorar a eficiência e a satisfação dos clientes.
Administradoras que não se adaptam às mudanças e continuam utilizando práticas antiquadas correm o risco de perder clientes para concorrentes mais inovadores e proativos.
Para evitar a estagnação, a administradora deve estar sempre atualizada com as últimas tendências e inovações no setor. Isso pode incluir a adoção de plataformas digitais para a gestão de condomínios, sistemas de automação para processos administrativos e métodos modernos de comunicação.
Participar de conferências e seminários da indústria também ajuda a identificar novas oportunidades e práticas eficazes. A inovação contínua não só melhora a eficiência operacional, mas também demonstra aos clientes que a administradora está comprometida em oferecer o melhor serviço possível.
Gestão financeira ineficaz
Uma gestão financeira ineficaz pode causar grandes problemas em uma administradora. Orçamentos irreais, má administração dos fundos e falta de planejamento financeiro podem levar a déficits e gerar insatisfação entre os clientes.
Para melhorar a gestão financeira, a administradora deve desenvolver orçamentos realistas e bem planejados, baseados em uma análise detalhada das necessidades e despesas dos condomínios. Monitorar as finanças regularmente e ajustar o orçamento conforme necessário é crucial para evitar déficits.
Além disso, manter uma comunicação clara e transparente sobre as finanças do condomínio ajuda a construir confiança entre os clientes. A utilização de softwares de gestão financeira pode facilitar o controle e a transparência das operações financeiras, garantindo uma administração eficiente e responsável.
Oferecer serviços padronizados e impessoais pode ser um grande erro na administração de condomínios.
Cada condomínio tem suas próprias necessidades e expectativas, e a falta de um atendimento personalizado pode levar à insatisfação.
Quando os clientes percebem que suas particularidades não são consideradas, tendem a buscar administradoras que ofereçam um serviço mais atencioso e personalizado.
Para evitar esse problema, a administradora deve adaptar seus serviços às necessidades específicas de cada condomínio. Isso inclui entender as características únicas de cada comunidade e desenvolver soluções personalizadas que atendam a essas necessidades.
Realizar pesquisas de satisfação e consultas regulares com os condomínios pode ajudar a identificar áreas de melhoria e ajustar os serviços oferecidos. A personalização do atendimento fortalece o relacionamento com os condôminos e aumenta a satisfação geral.
Falta de transparência na gestão
A transparência é essencial na administração de condomínios porque cria um ambiente de confiança e segurança entre a administradora e os moradores.
Quando há uma falta de clareza nas operações financeiras, manutenção e decisões importantes, a desconfiança cresce. Relatórios financeiros incompletos ou mal explicados deixam os moradores inseguros sobre como o dinheiro está sendo gasto.
Decisões tomadas sem consulta prévia ou sem informar adequadamente os condôminos podem levar a conflitos e descontentamento.
Para evitar esses problemas, a administradora deve fornecer relatórios financeiros detalhados e de fácil compreensão regularmente. É crucial incluir informações claras sobre receitas, despesas e reservas.
Além disso, realizar reuniões periódicas com os condomínios para discutir decisões importantes e ouvir suas opiniões ajuda a manter todos informados e envolvidos.
A gestão de um condomínio é amplamente comparada com a gestão de uma empresa ou até mesmo de uma cidade, dada a complexidade de algumas atribuições. E mesmo o síndico mais experiente está sujeito a cometer alguns erros de gestão condominial, o que pode atrapalhar no bom funcionamento do condomínio e causar até mesmo sanções pesadas.
Conheça os cinco erros mais comuns que acontecem na gestão de condomínios e saiba como evitá-los. Acompanhe a leitura!
Erros de gestão condominial: uma pedra no sapato de síndicos
Todas as pessoas cometem erros, sejam eles intencionais ou não, e essa característica humana é carregada para a vida profissional. Afinal de contas, que funcionário ou gestor nunca se enganou ao realizar uma atividade ou tentar solucionar uma demanda? E esse contexto pode ser facilmente aplicado no contexto condominial.
Por menores que possam parecer, alguns erros podem prejudicar seriamente o funcionamento de um condomínio, causando mal-estar entre os moradores e até mesmo sanções para o síndico. Os erros abaixo são os mais comuns de acontecerem em condomínios de qualquer porte e finalidade, por isso é importante conhecê-los e saber como evitá-los.
#1: Gestão financeira inadequada
Talvez um dos erros de gestão condominial que mais ocorrem é a gestão financeira inadequada. Isso se dá principalmente pelo desequilíbrio no fluxo de caixa, gastando mais do que arrecada, além de não ter uma reserva para lidar com imprevistos e demais demandas do condomínio.
O desequilíbrio financeiro acontece quando contrata serviços desnecessários, sem orçamentos prévios com diferentes fornecedores ou quando, em casos graves, há desvio do dinheiro do condomínio para suprir despesas pessoais do síndico.
Para evitar uma gestão financeira errada, o síndico deve elaborar uma previsão orçamentária baseada em todos os gastos fixos do condomínio e deixando uma margem para possíveis imprevistos e alterações de preços.
Além disso, o síndico deve ser criterioso antes de adquirir produtos e serviços para o condomínio, realizando vários orçamentos, avaliando opiniões prós e contras e pedindo indicações de fornecedores para pessoas confiáveis.
Outro fator importante é evitar a inadimplência, conscientizando os moradores sobre a importância de manter as taxas condominiais sempre em dia. E, claro, o síndico deve ser responsável e não utilizar o dinheiro do condomínio para despesas pessoais.
#2: Não-cumprimento da legislação
A legislação existe para ser cumprida, e um erro grave dentro do contexto condominial é ignorá-la. A Constituição Federal, o Código Civil e as legislações estaduais e municipais devem sempre ser levados em conta antes de qualquer tomada de decisão por parte do síndico.
O direito condominial é complexo e aborda desde as obrigações fiscais, de gestão do síndico e até sobre laudos para a realização de obras e manutenções. Ignorar a legislação vigente pode acarretar em sanções para o síndico, além de colocar a vida dos condôminos em risco.
Para evitar esse erro, o síndico deve estar atento sobre o que a legislação exige quanto às obrigações fiscais: quais impostos recolher, quais os prazos para entrega, folha de pagamento dos funcionários, entre outras obrigações. Deve ficar atento também quanto à obrigatoriedade da reunião de assembleia para prestação de contas, eleição de novo síndico e a realização da previsão orçamentária.
Com relação às obras e manutenções, o síndico deve seguir à risca todos os laudos obrigatórios por lei, como os exigidos pela prefeitura, Corpo de Bombeiros e órgãos como o CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura). Mais do que cumprimento da lei, a observância dessas obrigações garante mais segurança para os condôminos.
Outra ação recorrente entre os erros de gestão condominial é a falta de prestação de contas por parte do síndico. Os condôminos têm por direito saber onde e como o dinheiro está sendo gasto, sendo que a prestação de contas está prevista no Código Civil.
Portanto, o síndico deve manter de forma organizada todos os comprovantes de receitas e despesas ao longo do ano, justificando cada gasto e qual o retorno que cada obra ou serviço traz para o condomínio.
#4: Falta de transparência e de comunicação na gestão
A falta de prestação de contas citada acima é parte de um erro ainda maior: a falta de transparência na gestão. Além de não prestar contas para os condôminos, a falta de transparência ocorre quando o síndico não informa sobre os possíveis problemas de fluxo de caixa, possíveis processos que o condomínio possa estar enfrentando, falta de informação sobre serviços e manutenções nas dependências do empreendimento e ausência de reuniões de assembleia.
A falta de transparência resulta em desconfiança por parte dos condôminos, que começam a questionar, por exemplo, os gastos no condomínio e o aumento das taxas, o que pode acarretar na recusa em pagar e, consequentemente, na inadimplência.
Para ter mais transparência, o síndico pode contar com a tecnologia para mostrar as contas pagas e recebidas, bem como avisar os condôminos das reuniões de assembleia, disponibilizar documentos entre outros. Nesse sentido, o aplicativo TownSq é o mais utilizado pelos síndicos no Brasil, proporcionando a melhor comunicação entre gestores e condôminos.
Outro passo importante é sempre conversar com os condôminos sobre as necessidades do condomínio, o que precisa ser feito, como o síndico está trabalhando para resolver essas pendências e sempre apresentar a prestação de contas de tudo o que acontece no empreendimento.
#5: Ausência de manutenção preventiva
Sabe o ditado que diz “melhor prevenir do que remediar”? Ele se encaixa muito bem na vida condominial, principalmente quando se trata de manutenções. Como explicamos neste artigo, existem as manutenções corretivas, que ocorrem quando algum equipamento para de funcionar, e as manutenções preventivas, que visam evitar falhas maiores.
O erro, neste caso, está em justamente ignorar essa última alternativa. É claro que imprevistos acontecem e manutenções corretivas serão necessárias, mas muitos problemas poderiam ser evitados caso as manutenções preventivas fossem realizadas. Por exemplo, a falta de manutenção preventiva em elevadores ou sistema de gás pode ocasionar acidentes graves. Outro exemplo é a falta de manutenção preventiva nos motores dos portões, que podem enguiçar fora de hora, tonando o conserto mais difícil e caro.
A solução é programar vistorias e reparos preventivos em máquinas e equipamentos de acordo com a periodicidade sugerida pelo técnico, a fim de economizar no serviço e garantir mais segurança para os condôminos.
Você sabe como calcular a rentabilidade da empresa? Provavelmente, se você tem algum negócio próprio, deve estar sempre avaliando o que tem entrado de ganho nas contas, e sim, esse é um passo muito importante.
Neste artigo, vamos esclarecer a diferença entre lucratividade e rentabilidade e te ensinar a calcular esse item detalhadamente, para que você possa se planejar e crescer ainda mais com a sua administradora de condomínios.
Rentabilidade e lucratividade são a mesma coisa?
Tanto a rentabilidade quanto a lucratividade são métricas importantes quando se trata de uma empresa.
A diferença entre rentabilidade e lucratividade pode parecer confusa à primeira vista, mas na verdade são dois conceitos diferentes com objetivos específicos na análise financeira.
A lucratividade mede a eficiência das operações da empresa, indicando a porcentagem do lucro em relação ao total faturado. O cálculo consiste em relacionar o lucro líquido com a receita bruta.
Já a rentabilidade mede a capacidade da empresa de gerar retorno sobre investimentos, indicando o quanto cada real investido gerou de lucro. O cálculo da rentabilidade relaciona o lucro líquido com o capital investido, como o patrimônio líquido, investimentos dos sócios, entre outros.
Calcular a rentabilidade da empresa é essencial para saber qual caminho a empresa está seguindo. Quando se trata de uma administradora de condomínios, por exemplo, a rentabilidade indica se o negócio segue um modelo sustentável, se a saúde financeira do negócio está em dia, quais os ajustes de rota a serem determinados e se é possível ou não bater de frente com a concorrência.
Acompanhar a rentabilidade da empresa significa ter mais eficiência na tomada de decisões, identificando áreas fortes e fracas para tomar decisões corretas sobre investimentos, alocação de recursos, otimização de processos e expansão.
Além disso, traz também a oportunidade de explorar novos mercados, lançar produtos inovadores e tomar decisões estratégicas com base em dados concretos.
Outro fator importante que calcular a rentabilidade da empresa traz é o gerenciamento de riscos, prevenindo crises financeiras, tomando medidas corretivas em tempo hábil e garantindo a sustentabilidade do negócio.
O cálculo da rentabilidade da administradora de condomínios é de grande importância, mas não deve ser o único fator a ganhar atenção por parte dos gestores. Indicadores como lucratividade, fluxo de caixa e indicadores específicos do setor devem ser analisados para se ter uma visão completa do desempenho do negócio.
Calcule a rentabilidade da empresa de maneira certeira
Para calcular a rentabilidade da empresa de maneira certeira é preciso acompanhá-la periodicamente. O gestor da administradora de condomínios deve definir o período de análise mais adequado, podendo ser seja mensalmente, trimestralmente ou anualmente, de acordo com as necessidades da empresa.
Outra dica importante é utilizar ferramentas adequadas. Diversas ferramentas, como softwares específicos, podem auxiliar no cálculo e acompanhamento da rentabilidade, facilitando o processo e fornecendo relatórios completos. Pesquise no mercado de tecnologia sobre plataformas, softwares e demais ferramentas que possam auxiliar nesse processo.
Com essas dicas em mãos, compreenda os três tipos de rentabilidade e o que eles significam:
Rentabilidade nominal: é o valor bruto gerado em um determinado período, sem a dedução de taxas e os impostos.
Rentabilidade líquida: é o rendimento com os descontos de taxas e impostos, sendo o valor exato da rentabilidade da empresa.
Rentabilidade real: se trata do quanto o investimento rendeu, mas considerando também a variação da inflação. Caso o rendimento seja maior do que a inflação, isso quer dizer que a rentabilidade é positiva, mas caso a empresa gere perdas financeiras em vez de lucros, gera um saldo negativo.
Índices de rentabilidade para ficar atento
A rentabilidade de uma empresa também envolve outros índices, que são explicados a seguir:
Retorno sobre o Patrimônio Líquido (ROE): é o índice mais popular da corte, revelando a porcentagem de lucro gerada a partir de cada real investido pelos sócios.
Para se chegar ao resultado, é preciso dividir o lucro líquido pelo patrimônio líquido médio e multiplicar por 100. (Lucro líquido / Patrimônio líquido médio * 100).
Um ROE alto indica que a empresa está gerando bom retorno para seus sócios, enquanto um valor baixo pode sinalizar problemas na gestão ou falta de investimentos rentáveis.
Retorno sobre os Ativos (ROA): esse índice mede a eficiência da empresa em gerar lucro com seus bens e recursos, independentemente da origem do capital (se vem dos sócios ou de financiamentos, por exemplo).
Para obter o ROA, divide-se o lucro líquido pelos ativos totais médios e multiplica por 100 (Lucro líquido / Ativos totais médios * 100).
Um ROA alto indica que a empresa está utilizando seus ativos de forma eficiente para gerar lucros, enquanto um valor baixo pode sinalizar investimentos inadequados ou subutilização dos recursos.
Retorno sobre o Investimento (ROI): esse índice mede o retorno financeiro específico de um investimento, comparando o lucro gerado com o valor investido.
O ROI é calculado dividindo o lucro líquido do investimento pelo valor do investimento e multiplicando por 100. (Lucro líquido do investimento / Valor do investimento * 100).
Um ROI alto indica que o investimento foi rentável, enquanto um valor baixo ou negativo pode sinalizar um mau investimento ou necessidade de reavaliação da estratégia.
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