A tecnologia beneficia a gestão de condomínios de diversas formas, e isso tem se tornado especialmente útil na área financeira. Esquemas como os de “conta pool”, que unem contas de vários condomínios em um só caixa, se mostram mais ultrapassados e perigosos, e o mercado abre novas possibilidades, como a criação de contas digitais. Continue lendo e entenda melhor.
Elas oferecem muitas vantagens em comparação a contas de bancos tradicionais, e contam com recursos que facilitam a administração e tornam os dados mais transparentes para síndicos e condôminos.
Como o assunto é relativamente novo, é comum surgirem dúvidas sobre como a conta digital funciona, quais são as vantagens e como criar uma. Entenda a seguir!
O que é uma conta digital?
A conta digital é uma conta bancária virtual, com recursos que permitem acompanhar e administrar a movimentação financeira com mais praticidade, sem a necessidade de consultas em algum ponto físico.
Para os condomínios, esta é uma alternativa moderna e tecnológica, pois torna a administração financeira do condomínio mais prática. Com essa possibilidade, os problemas de comunicação entre síndicos, administradoras e condôminos diminuem.
Essas contas são acessadas por meio de plataformas online ou aplicativos disponibilizados pelos bancos digitais.
Quando o condomínio abre a sua conta digital, recebe acesso a uma interface digital que permite realizar diversas operações, como:
Gestão da movimentação de recebimentos e despesas: O síndico ou a administradora podem acompanhar as transações do condomínio pela plataforma, separando-as e obtendo uma visão organizada das entradas e saídas;
Recebimento de pagamentos: Os condôminos podem efetuar o pagamento de suas cotas condominiais online, seja por boletos gerados pela plataforma, por transferências ou por meio de integração com aplicativos de pagamento;
Emissão de boletos: A conta digital permite a emissão de boletos para pagamentos de taxas, como taxa de condomínio, taxas extras, fundo de reserva, entre outras. Os condôminos recebem os boletos por e-mail ou podem acessá-los diretamente na plataforma;
Relatórios financeiros: Por meio da conta digital, o síndico pode gerar relatórios financeiros detalhados, fornecendo uma visão abrangente das receitas e despesas do condomínio. Esses dados facilitam a prestação de contas, tomada de decisões e planejamento financeiro.
As contas digitais para condomínios visam proporcionar mais praticidade, agilidade, transparênciaecontrole na gestão financeira dos condomínios, simplificando os processos e eliminando a necessidade de deslocamentos físicos para agências bancárias.
Quais são as vantagens de criar uma conta digital para o condomínio?
Uma conta digital oferece muitas vantagens que a tornam uma opção muito mais viável do que a escolha por uma conta tradicional. Veja alguns exemplos:
Facilidade de uso
As contas digitais são criadas com o objetivo de tornar a vida do usuário mais fácil, portanto são intuitivas e de fácil navegação, mesmo para quem tem pouca experiência com tecnologia.
Isso torna as informações financeiras do condomínio mais acessíveis, bem como a realização de pagamentos e acompanhamento das transações.
Agilidade nos pagamentos
Realizar os pagamentos do condomínio é mais rápido e prático com a conta digital.
Os condôminos podem fazer transferências para o pagamento de taxas e outras contribuições e o pagamento de funcionários e serviços terceirizados também fica mais prático, evitando erros e atrasos.
Transparência e controle
Quando o condomínio possui uma conta digital, os dados são mais controláveis e de fácil acesso, fornecendo maior transparência para a gestão.
Esta visão mais clara permite que o síndico tenha mais confiança para tomar boas decisões e fazer previsões, e também passa mais tranquilidade para os moradores, que também recebem da administração as informações atualizadas com mais rapidez.
Redução de custos
Algumas contas digitais já não cobram taxas e tarifas que as contas bancárias tradicionais costumam cobrar, e isso já significa um corte de gastos para o condomínio.
Outra economia vem com a automação de processos financeiros, que reduz a necessidade de mão de obra e o uso de papel. A longo prazo, essas economias podem ser significativas.
Integração com aplicativos de gestão e administradoras digitais
Muitas contas digitais oferecem integração com softwares de gestão condominial, permitindo uma sincronização automática de informações financeiras e otimizando os processos administrativos.
Segurança e proteção
Quem tem receio quanto à segurança das contas digitais, pode ficar tranquilo: estas contas geralmente possuem sistemas de segurança avançados, como autenticação em duas etapas e criptografia de dados.
Isso garante a proteção das informações financeiras do condomínio e dos condôminos contra fraudes e acessos não autorizados.
Conta digital é melhor do que manter as finanças do condomínio em uma conta pool?
Para responder a esta questão, é importante entendermos como funciona a conta pool.Uma conta pool é uma conta bancária normalmente utilizada por administradoras, em que os recursos financeiros de todos os condomínios administrados ficam centralizados neste mesmo local.
Nesse tipo de conta, os pagamentos dos condôminos, como as taxas mensais de condomínio, são depositados e gerenciados em conjunto, normalmente em um banco tradicional.
Portanto, é por meio da administradora que o dinheiro é normalmente gerenciado, após as orientações do síndico para a realização de pagamentos específicos.
A conta digital individual já permite um acesso exclusivo às informações do condomínio.Diferente da conta pool, a conta digital não exige a abertura de uma conta bancária em uma agência física, oferece mais recursos para a gestão financeira e garante segurança, por não misturar os valores com outros condomínios, evitando fraudes e outros problemas.
A modalidade da conta do condomínio pode variar muito conforme a escolha da administradora para o condomínio.
Algumas administradoras trabalham apenas com conta pool, enquanto outras já indicam seus bancos, físicos ou digitais, que melhor funcionam com a forma de gerenciamento proposto, para a criação de contas individuais.
De qualquer forma, recomendamos consultar uma administradora ou profissional especializado para obter orientações adequadas em relação à escolha da conta mais adequada para o condomínio, e avaliar os prós e contras.
Abrir uma conta digital PJ para condomínios pode ser mais simples do que parece, pois a praticidade trabalhada para essa tecnologia já começa na abertura da conta.
A redução da burocracia e a facilitação dos procedimentos são duas grandes vantagens das contas digitais.
Se para a administração do seu condomínio é indicada a criação de uma conta digital, é fundamental possuir um CNPJ ativo. Basta também conferir com o contador se o CNPJ fornecido corresponde diretamente ao condomínio e se todas as informações fornecidas estão corretas
Depois disso, é hora de escolher a melhor instituição financeira. Para isso, considere fazer uma lista dos recursos e funcionalidades essenciais para atender às demandas do condomínio, como recebimento de pagamentos, emissão de boletos, conciliação de pagamentos, relatórios financeiros, entre outros.
Outra dica é avaliar a reputação do banco digital, além de ler avaliações e opiniões de outros condomínios, fazendo perguntas quanto à facilidade de acesso, segurança, valores e suporte ao cliente,
Sua administradora pode indicar as mais adequadas ou o síndico pode buscar alguma que atenda às necessidades do condomínio.
Como funciona a conta bancária do condomínio no TownSq Administração Digital?
O TownSq é o aplicativo que permite ao síndico ter controle das operações financeiras do condomínio de maneira simplificada e transparente, sem depender de terceiros.
O dinheiro do seu condomínio fica seguro em uma conta digital exclusiva do banco parceiro que tem mais de 20 anos de experiência no mercado de pagamentos eletrônicos, o Fit Bank.
Diferente de outras instituições, o Fit Bank oferece operações 100% integradas com o sistema bancário nacional. Ou seja, dispensa intermediários, pois ele está conectado diretamente ao Banco Central.
Isso possibilita autonomia para o condomínio, que opera como o seu próprio banco, e ainda com as menores taxas.
Preencha o formulário abaixo para conhecer a administração digital da TownSq e tirar outras dúvidas sobre conta digital para condomínios:
Você sabe como é definida a taxa do condomínio? Essa é uma dúvida comum dos moradores e até mesmo entre os síndicos.
Por isso, é importante saber como esse cálculo deve ser feito, e principalmente, quais são os itens que o compõe. Somente assim é possível ter uma taxa do condomínio justa e compatível com o valor do condomínio. Continue lendo para aprender a fazer o cálculo!
O que é taxa de condomínio?
Também conhecida como cota condominial, a taxa de condomínio é o valor cobrado mensalmente pela administração para custear as despesas da edificação.
O que está incluso?
Cada unidade precisa pagar a sua parte da taxa condominial, fazendo assim o rateio dos gastos do condomínio, como:
Dessa maneira, o pagamento da taxa do condomínio é essencial para a gestão e o bom funcionamento do condomínio. Sem ela, não há como manter um empreendimento operando de forma adequada.
Como deve ser cobrado o condomínio?
O pagamento da taxa de condomínio não é opcional e é resguardado pelo Art. 1.336 do Código Civil, cujo inciso I define que é dever do condômino contribuir para as despesas da administração.
A taxa de rateio inclui as despesas ordinárias e até mesmo extraordinárias, como mostraremos a seguir.
Quais são as despesas ordinárias de condomínio?
As despesas ordinárias, são as despesas comuns, como: luz, água, gás, pagamento de funcionários, compra de material de limpeza, portaria, entre outros. Nesse caso, o valor de todas as despesas é dividido pela quantidade de apartamentos, gerando assim uma taxa mensal.
Já a taxa fixa é definida pelo síndico e aprovada previamente em assembleia geral. Seu cálculo é uma média de todas as despesas ordinárias, pelo número de apartamentos ou casas. É possível, também, acrescentar as despesas extraordinárias ao cálculo, como obras, pinturas, modernização das áreas comuns, entre outras.
Taxa de condomínio: Quando começar a pagar?
Não existe lei ou artigo específico capaz de resolver essa questão com um ponto final. Sendo assim, esse questionamento muitas vezes é respondido com base interpretativa de outros dispositivos legais. Advogados condominiais, administradoras, locatários e até mesmo inquilinos muitas vezes concordam que assim que ocorre o recebimento das chaves, o pagamento da taxa condominial já se inicia.
O que acontece se eu não pagar o condomínio?
Quando o condomínio não é pago, o morador, seja ele locatário ou proprietário do imóvel passa a se tornar inadimplente. Essa inadimplência muitas vezes pesa no bolso dos outros condomínios, pois muitas vezes o rateio passa a contar com um número menor de divisores. Sendo assim.
Quando o condomínio não é pago, o morador possui um prazo de geralmente 30 dias para quitar essa dívida, além do valor da taxa, é preciso pagar multas e juros pré-estabelecidos. EM casos mais longos, pode haver processo de penhora e até mesmo despejo.
Veja como fazer o cálculo da taxa do condomínio
A seguir, entenda como é feito o cálculo do valor de condomínio com base em uma taxa fixa:
Some todas as despesas do condomínio, como por exemplo: pagamento dos empregados, conta de água (caso não haja hidrômetros individuais), energia consumida pelas áreas comuns (elevadores, iluminação, etc) etc.
Faça uma projeção desse valor para 12 meses. Ou seja, calcule o quanto você gastará durante um ano.
Utilize um índice de inflação para ajustar esse valor, já que os custos aumentarão no futuro.
Despesas extras, como obras previstas, podem ou não serem acrescidas a esse valor.
Divida o montante final pelo total de apartamentos ou casas.
O valor individual vai, então, para aprovação em assembleia.
Outra possibilidade de estabelecer a taxa do condomínio é definir pela fração ideal. Esse cálculo define que o valor da taxa é diretamente proporcional ao tamanho da unidade, pois entende-se que quanto maior o imóvel, maiores serão os gastos. Esse modelo entrou em vigor junto com o Novo Código Civil, em 2003.
Porém, a definição da taxa do condomínio através da fração ideal não é obrigatória. Esse cálculo só precisa ser adotado quando não houver outro tipo de rateio para taxa estipulado na convenção do condomínio.
Sendo assim, é fundamental que o síndico faça uma análise e defina a melhor forma de arrecadar a taxa do condomínio, sempre com o aval dos moradores. Também é importante levar em conta a inadimplência no condomínio, pois ela influencia no montante final das despesas totais do condomínio.
Se você é síndico, sabe o quanto é desafiador fazer uma prestação de contas de maneira clara e transparente para os condôminos. Para simplificar, criamos uma planilha de prestação de contas do condomínio gratuita. Veja e baixe agora!
A prestação de contas é um relatório obrigatório, onde o síndico apresenta as transações econômicas do condomínio em um determinado período.
Em resumo, o síndico mostra os dados do patrimônio, números líquido, bruto, despesas e receitas, além de apresentar toda a documentação original que comprova os números.
Geralmente, a prestação de contas ocorre anualmente e é importante que as informações sejam claras e objetivas, para que todos os condôminos possam compreender como o dinheiro está sendo gerido.
A prestação de contas é uma ferramenta importante para garantir a transparência e a boa gestão do condomínio.
Por meio dela, os condôminos podem acompanhar de perto como o dinheiro está sendo utilizado e verificar se há alguma irregularidade ou desvio de verbas. Caso alguma inconsistência seja identificada, é possível questionar o síndico e solicitar esclarecimentos.
É importante destacar que a prestação de contas é uma obrigação do síndico, prevista no Código Civil, e que sua realização deve seguir as normas e procedimentos definidos pela legislação e pela Convenção do Condomínio.
Pensando em ajudar você a construir a sua prestação de contas da maneira mais facilitada e correta possível, nós criamos um modelo simples e eficiente que você poderá baixar gratuitamente e utilizar nos seus condomínios.
MATERIAL GRATUITO: Planilha de Prestação de Contas do Condomínio
Neste modelo de planilha gratuita, você vai conseguir:
Tomar decisões a partir da quantidade de dinheiro, como economizar ou Investir;
Ter uma base comparativa para analisar se o período está indo bem em relação ao histórico;
Verificar se há dinheiro suficiente para manutenções e outras necessidades ou terá de se pensar em maneiras alternativas como empréstimo ou contribuição extra dos condôminos;
Avaliar o melhor momento para efetuar obras ou aquisição de equipamentos em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa;
Realizar uma apresentação de prestação de contas com informações claras e justificadas;
E ainda consultar quais gastos foram feitos em determinada data.
Para baixar o modelo de convenção de condomínio, é só se inscrever no formulário abaixo e enviaremos o material direto para o seu e-mail:
Saiba toda a verdade por trás da taxa de administração cobrada pelas administradoras de condomínio e transforme a sua gestão financeira. Veja a seguir!
Você conhece toda taxa que é cobrada pela administradora do seu condomínio?
Se a resposta for não, fique tranquilo.
É mais do que comum encontrar síndicos que não fazem ideia sobre o que se passa por trás do extrato enviado mensalmente pelas administradoras.
Por isso, hoje revelarei verdades que ninguém nunca contou a você sobre a taxa de administração de condomínio. Continue lendo!
Mas antes, quanto cobra uma administradora de condomínio?
O valor cobrado por uma administradora para prestar os serviços ao condomínio não é algo tabelado.
Isso significa que cada orçamento é calculado de acordo com as características do condomínio.
Na maioria das vezes, as administradoras levam em consideração as seguintes características:
O tamanho do condomínio;
Número de funcionários contratados;
Número de unidades;
Localização do condomínio;
E o valor da despesa mensal do condomínio.
Além disso, esse valor pode sofrer alterações devido a outros fatores, como a cidade, o estado e ainda a taxa de administração cobrada à parte.
Você quer entender melhor o que é essa taxa de administração? Continue lendo!
O que é a taxa de administração cobrada pela administradora do condomínio?
Na verdade, não se trata de apenas uma taxa de administração, mas sim de diversas taxas.
As administradoras prestam diversos serviços aos condomínios e, por isso, cobram taxas extras para manter o serviço funcionando.
Algumas destas taxas são cobradas mensalmente, enquanto outras são repassadas ao condomínio a cada ano. Veja quais são elas:
Taxa de administração;
Taxa de material de expediente;
Taxa de motoboy;
Taxa de xerox ou de digitalização de documentos;
Décima terceira taxa;
Taxa para emissão de DIRF, RAIS, e-Social.
Veja mais detalhes sobre elas a seguir.
Taxa de material de expediente
Esta taxa é referente ao trabalho e materiais de escritório que são fornecidos pela administradora.
Em outras palavras, o seu condomínio paga uma taxa pelos custos dos profissionais da equipe da administradora, como:
energia consumida pelos computadores utilizados;
espaço físico que a administradora possui para acomodar as pessoas;
compra de objetos, como folhas e canetas;
entre outros custos do escritório.
Como existe uma série de custos atrelados ao trabalho da administradora, elas repassam, por meio da taxa de expediente, essa cobrança ao seu condomínio.
Taxa de motoboy ou de serviço de entrega
A grande maioria das administradoras utilizam um motoboy para fazer o envio de documentos aos condomínios.
Portanto, se você precisa que a administradora envie documentos físicos para o seu condomínio, como:
comprovantes de pagamentos;
extrato da conta bancária;
informações para a prestação de contas;
entre outros.
Então, o seu condomínio pagará uma taxa de motoboy ou de serviço de entrega para ter direito a este serviço.
Taxa de xerox ou de digitalização de documentos
Por outro lado, se você optar por não receber os documentos físicos, para evitar a cobrança da taxa de motoboy, a administradora poderá a opção de digitalizar estes documentos e enviá-los por e-mail, por exemplo.
No entanto, esse serviço também possui uma taxa extra, que se chama taxa de xerox ou taxa de digitalização de documentos.
Décima terceira taxa
O trabalho de síndico não possui carteira assinada e, portanto, não tem direito ao 13º salário pago no final do ano.
No entanto, os funcionários CLT da administradora possuem esse direito e, por prestarem serviço ao condomínio, a administradora costuma cobrar uma taxa para cumprir com estas obrigações trabalhistas.
Para manter estas obrigações em dia, as administrações costumam oferecer um serviço direcionado, onde eles ajudam o síndico a emitir as seguintes declarações:
DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
RAIS, Relação Anual de Informações Sociais;
E, por fim, a manutenção das informações trabalhistas do condomínio no e-Social.
Dito isso, as administradoras também cobram uma taxa para auxiliar o condomínio a emitir estas declarações.
Neste caso, como a administradora também precisa pagar os seus tributos, algumas delas repassam o custo desta atividade para os condomínios.
Isso significa que, no final das contas, você paga uma taxa para ajudar a administradora a pagar os seus impostos.
A administradora de condomínio pode cobrar essas taxas?
Você ficou surpreso com a existência de todas essas taxas?
Imagino que a sua principal dúvida neste momento é: isso é permitido?
Então, a resposta é sim. Se estiver previsto em contrato, a administradora poderá repassar todas essas taxas ao seu condomínio.
O contrato é assinado no início do seu relacionamento com a administradora e se você não o leu com atenção, provavelmente deixou passar esses detalhes.
Por outro lado, se você encontrou essas cláusulas agora, isso significa que este é o momento ideal para você transformar a situação financeira do seu condomínio e tornar a gestão financeira mais eficiente e econômica.
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Existe uma forma simples de cortar todas essas taxas do extrato do condomínio: adotando o TownSq Administração Digital.
Quando falamos de uma administradora digital, todos esses serviços são prestados de maneira muito mais eficiente.
Afinal, por ser digital, não há gastos com escritório, por exemplo, e taxas com gastos fiscais, como a geração da DIRF, RAIS e outros já estão inclusos no valor.
Em outras palavras, ao adotar uma administradora digital, como o TownSq, o síndico consegue proporcionar uma economia geral de 11% e uma economia no gasto com administração de mais de 30% em média.
Veja a história do síndico Marcílio e como ele reduziu 75% nos custos com a taxa de administração:
Agora é a sua vez!
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A régua de cobrança para condomínios é uma ferramenta que permite tornar os pagamentos mais eficientes e reduzir a inadimplência condominial. Entenda a seguir!
Apesar do mercado ter registrado uma queda na inadimplência dos condomínios, pelo menos 6% dos brasileiros endividados apontaram o pagamento da taxa condominial como uma das contas em atraso, segundo a SPC Brasil.
Em alguns casos, estas pessoas deixam de realizar o pagamento apenas por esquecimento.
Neste sentido, cabe ao síndico implementar uma régua de cobrança para condomínios, a fim de conscientizar os moradores, organizar os processos de pagamento e reduzir a inadimplência.
Esta ferramenta é fundamental para garantir a manutenção do prédio e dos serviços oferecidos, bem como para assegurar a equidade nas cobranças entre os moradores.
No entanto, muitas vezes surgem dúvidas e conflitos em torno da régua de cobrança, especialmente quando há divergências de opinião sobre o valor das taxas ou sobre a maneira como elas devem ser distribuídas entre os condôminos.
É importante lembrar que a régua de cobrança deve ser aprovada em reunião de assembleia e todos os condôminos têm o direito de participar e contribuir para sua elaboração.
Neste post, vamos falar sobre os principais aspectos da régua de cobrança em um condomínio e como ela pode ser utilizada para promover a harmonia e o bem-estar dos moradores. Continue lendo para entender!
O que é uma regra de cobrança?
A régua de cobrança é um conjunto de regras e procedimentos usado pelas empresas para cobrar os seus clientes de maneira organizada e sistemática.
Engana-se quem pensa que esta é uma ferramenta exclusiva do mundo corporativo.
Por servir como uma ferramenta para gerenciar a inadimplência e garantir a viabilidade econômica de uma organização, a régua de cobrança também pode ser utilizada por síndicos nos condomínios.
Desta forma, o gestor garante:
datas específicas para enviar os lembretes de pagamento aos condôminos;
o envio de informativos sobre faturas atrasadas, juros, taxas e outros eventos importantes;
organização de todos os pagamentos abertos, atrasados ou finalizados;
visão clara de todos os acordos realizados, em aberto ou pagos;
Para elaborar uma régua de cobrança no condomínio, é preciso considerar as expectativas de todos os condôminos e tomar decisões justas e equilibradas.
Além disso, é necessário pensar em toda a linha do tempo que envolve o pagamento das taxas condominiais, desde o recebimento do boleto até um possível atraso.
O objetivo do síndico será garantir que os condôminos paguem dentro do prazo e evitem débitos em aberto, atrasos ou negativação.
A régua de cobrança é uma espécie de roteiro que ajuda o síndico a realizar as cobrança das dívidas e, geralmente, inclui:
prazo de vencimento dos boletos;
as formas de pagamento aceitas;
os juros e multas aplicáveis em caso de atraso;
entre outros aspectos.
Já o ciclo de cobrança é o conjunto de ações que o condomínio realiza para cobrar as dívidas dos condôminos. Ele inclui:
o envio de faturas;
o acompanhamento dos pagamentos;
a realização de ligações;
envio de e-mails para lembrar os condôminos sobre as dívidas pendentes;
entre outras ações.
Em outras palavras, a régua de cobrança estabelece as regras que regem o ciclo de cobrança, enquanto o ciclo de cobrança é o conjunto de ações para cumprir essas regras.
Quais são os indicadores de cobrança?
Existem diversos indicadores que podem ser utilizados para avaliar a eficiência da cobrança de dívidas do condomínio.
Alguns exemplos de indicadores de cobrança incluem:
Taxa de inadimplência: corresponde à porcentagem de dívidas que não foram pagas dentro do prazo estipulado;
Tempo médio de cobrança: é o tempo levado em média para cobrar uma dívida;
Índice de recuperação de crédito: é a porcentagem de dívidas que o condomínio conseguiu recuperar após o vencimento;
Custo de cobrança: é o valor gasto pelo condomínio para realizar a cobrança de dívidas, incluindo despesas como ligações, envio de correspondências e ações judiciais.
Perceba que todos estes indicadores são utilizados nas grandes empresas para realização de cobrança de dívidas, mas que também podem ser aproveitados no dia a dia da gestão condominial.
Esses indicadores podem ajudar o condomínio a avaliar o desempenho do processo de cobrança, identificar problemas e tomar medidas para melhorar a eficiência da cobrança de dívidas.
Como montar uma régua de cobrança no condomínio?
A régua de cobrança de um condomínio deve estabelecer as regras e procedimentos para cobrar os valores devidos pelos condôminos.
Veja algumas dicas para montar uma no seu condomínio:
Defina o prazo de vencimento das taxas condominiais: o prazo de vencimento deve ser estabelecido de forma clara e deve ser comunicado aos condôminos com antecedência;
Estipule juros e multas em caso de atraso no pagamento: os juros e multas devem ser estabelecidos de acordo com a legislação aplicável e devem ser comunicados aos condôminos;
Defina as formas de pagamento aceitas: é importante estabelecer as formas de pagamento aceitas pelo condomínio, como boleto bancário, débito, cheque, entre outras;
Crie um processo para acompanhar os pagamentos: é importante ter um processo para acompanhar os pagamentos e lembrar os condôminos sobre as taxas devidas. Isso pode ser feito por meio de correspondências, ligações, e-mails ou através de um aplicativo para condomínio;
Defina os procedimentos para cobranças judiciais: caso seja necessário, é importante estabelecer os procedimentos para cobrar as dívidas judicialmente, incluindo o encaminhamento de processos para o advogado responsável;
Comunique a régua de cobrança aos condôminos: é importante que a régua de cobrança seja comunicada aos condôminos de forma clara e objetiva, para que todos estejam cientes das regras e procedimentos estabelecidos;
Mantenha o cadastro dos moradores atualizado: para que a régua de cobrança funcione corretamente, é necessário manter os dados de todos os condôminos em dia, garantindo que eles receberão todas as informações.
Este post ajudou você a entender o que é, como funciona e como implementar uma régua de cobrança corretamente no seu condomínio?
Continue organizando os seus processos condominiais com a ajuda da TownSq. Nós desenvolvemos um material gratuito para você baixar e gerenciar a inadimplência do seu condomínio. Faça o download gratuitamente clicando aqui.
Uma boa gestão financeira também exige uma atenção à folha de pagamento do condomínio. No entanto, em alguns casos, este pode ser o motivo da dor de cabeça do síndico. Por isso, a seguir, você encontra conselhos úteis para reduzir os custos da folha de pagamento!
Os custos da folha de pagamento do condomínio ainda costumam ser um grande desafio para a grande maioria dos síndicos.
E se pensarmos nos últimos anos, com a chegada da pandemia e a crise econômica mundial, a folha de pagamento acabou sendo alvo de grandes cortes, principalmente na redução de admissões e aumento das demissões.
Mesmo no pós-pandemia e com sinais de que o mercado condominial está ainda mais ativo e em constante crescimento, alguns condomínios ainda procuram uma solução para otimizar os gastos da folha, facilitar o trabalho burocrático e diminuir o retrabalho.
Se este também é o seu caso, nós listamos algumas estratégias possíveis de serem adotadas para reduzir os custos da folha de pagamento do seu condomínio e otimizar a sua gestão condominial. Continue lendo!
O que é preciso para reduzir os custos na folha de pagamento do condomínio?
Veja quais são as principais maneiras de reduzir os custos na folha de pagamento do condomínio:
Esta modernização pode ser feita por meio da adoção de uma portaria remota ou virtual, para que o controle de entrada e saída dos visitantes seja feito à distância, por profissionais especializados em monitoramento remoto.
Sendo assim, o condomínio reduz os custos com salários e encargos trabalhistas, proporcionando uma economia significativa, mas ainda mantendo a segurança da comunidade intacta.
Tenha uma gestão financeira eficiente
A segunda maneira de reduzir os custos da folha de pagamento é mantendo a organização, planejamento e gestão das finanças do condomínio em dia.
Para manter o equilíbrio financeiro, é necessário que o síndico:
faça um levantamento de todos os gastos, pagamentos, receitas e investimentos do condomínio;
e evite gastos que não foram planejados.
Desta forma, será possível estabelecer quais foram os gastos anuais, determinar um planejamento do ano seguinte e controlar toda a movimentação financeira do condomínio.
Um dos principais desafios na hora de calcular os custos da folha de pagamento do condomínio são as horas extras, que acabam elevando os números finais.
A organização da rotina de trabalho do condomínio permite reduzir estes custos e também reflete em maior qualidade de vida para os funcionários.
Veja as dicas:
procure soluções que permitam que os funcionários sejam mais produtivos, sem precisar fazer horas extras;
analise as funções de cada pessoa e observe se alguma pessoa está sobrecarregada;
delegue as tarefas de maneira equilibrada, optando por valorizar os bem-estar das pessoas e evitar as horas extras;
crie um banco de horas para ser usado em folhas ou férias;
e, por fim, consulte o acordo ou convenção coletiva da categoria dos funcionários para verificar as regras sobre banco de horas.
Mantenha as documentações em ordem
Síndicos que não têm controle e organização sobre os documentos do condomínio, acabam por cometer mais erros e gastar mais.
Manter a documentação em ordem não se trata apenas de encontrar certos dados facilmente, mas também de prevenir ações trabalhistas futuras.
Lembre-se que mesmo que digitalmente, é importante manter os arquivos atualizados, registrar as demissões, admissões, promoções, mudanças de cargo e também possuir um backup de todos os documentos, caso haja uma fiscalização.
Quando o condomínio está no vermelho, uma das primeiras ideias do síndico é realizar cortes no quadro de funcionários.
No entanto, ao contrário do que se pensa, esta não é a melhor saída.
Afinal, para demitir um funcionário, o condomínio precisará gastar mais, principalmente por conta das despesas rescisórias.
Além disso, quando você demite uma pessoa, significa que outras terão que assumir as atividades, ocasionando em sobrecarga de trabalho e mais horas extras para dar conta de tudo.
Portanto, antes de optar pela demissão, vale:
pensar em soluções para manter os funcionários;
se for possível, permitir que algumas pessoas trabalhem à distância por um valor justo;
ou, em casos mais sérios, oferecer férias coletivas.
Se, no final das contas, nada disso surtir efeito, então é importante analisar todos os dados e definir a melhor estratégia para reduzir os custos na folha de pagamento.
