A declaração anual de quitação de débitos do condomínio é um documento que comprova que os condôminos não possuem débitos junto ao condomínio até a sua data de emissão. Com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados, a emissão deste documento passa a ser obrigatória. Continue lendo!
Esta declaração pode ser emitida pelo síndico, a pela administradora do condomínio ou pela empresa de contabilidade, e deve ser assinada pelo síndico e entregue aos condôminos.
Com ela em mãos, o proprietário da unidade condominial não precisa, obrigatoriamente, guardar todos os comprovantes de pagamento das taxas condominiais do período anterior à data de emissão da declaração e pode utilizar apenas este documento como comprovante.
Em caso de compra e venda do imóvel, a declaração também é importante, pois a averbação da escritura só será feita após a apresentação deste documento que comprova a quitação do condomínio.
No entanto, até pouco tempo atrás a legislação que regulamenta a prestação de contas, a lei 12.007/2009, não tornava obrigatória a emissão da declaração anual de quitação de débitos do condomínio.
Veja o que muda com a proposta recém aprovada pela Câmara dos Deputados.
O que muda na rotina do síndico com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados
Até o momento, no entanto, o texto foi aprovado e foi acrescentado entre as competências do síndico a obrigação de fornecer, anualmente, a declaração de quitação de débitos do condomínio aos condôminos.
Ou seja, o que antes não passava de uma recomendação, agora se enquadra como uma das obrigações do síndico e também como um direito dos condôminos, caso ele tenha pago todos os débitos do ano de referência.
A proposta aprovada pelo CCJ modifica o que está estabelecido no Código Civil e, de acordo com o relator do processo, deputado Luis Miranda (DEM-DF), pode ser considerada uma mudança notável.
Ele afirma:
“O projeto pretende, também nas relações condominiais, acabar com a necessidade de os condôminos guardarem todos os comprovantes de pagamento mensais relacionados ao condomínio, como o pagamento de eventuais taxas extras e taxa condominial mensal. O condômino que estiver com os pagamentos em dia receberá do síndico essa declaração, que valerá sobre todas as outras. O resultado é benéfico, pois aumenta a segurança jurídica dos envolvidos e reduz a burocracia.”
Além disso, o texto do Projeto de Lei 451/20 na íntegra também argumenta que esta obrigação tornará a conservação dos documentos destinados à finalidade de comprovação de pagamento mais simples, pois a quitação relativa a cada mês dificulta a comprovação por parte dos condôminos.
Em um prazo de cinco anos, por exemplo, que é o limite para realizar a cobrança de despesas condominiais, um condômino teria que guardar cerca de 60 comprovantes.
Com a nova proposta ele guarda apenas 5 comprovantes de pagamento e, desta forma, garante meios mais eficazes de proteger o seu patrimônio em processos executivos.
É importante destacar que o texto não diz se existem punições em caso de descumprimento da obrigação. No entanto, faz sentido que o síndico se organize e inclua esta atividade nas suas obrigações de final de ano para evitar quaisquer problemas futuros.
Como fazer a declaração de quitação de débitos condominiais?
Dito isso, provavelmente você deve estar se perguntando como fazer a declaração de quitação no seu condomínio, certo?
Esta não é uma atividade tão complexa quanto parece, mas exigirá atenção e organização do síndico para encontrar todos os dados e preenchê-los da maneira correta.
É importante que esta declaração tenha os seguintes dados:
nome do síndico;
assinatura do síndico;
nacionalidade;
estado civil;
profissão;
número do CPF;
número do RG;
informe do condômino;
localização do condômino (AP, quadra ou nº do imóvel);
nome do condomínio;
nome do condômino;
CPF do condômino;
data (dia/mês/ano);
UF do município do condomínio.
Veja este modelo da declaração de quitação de débitos condominiais
[CIDADE-UF ONDE FICA O CONDOMÍNIO], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Certidão Negativa de Débito Condominial
Declaro, para todos os fins de direito, que o(a) Sr(a), [NOME DO PROPRIETÁRIO], inscrito no CPF sob o nº. [Nº DO CPF DO PROPRIETÁRIO], proprietário(a) da unidade [Nº DO APARTAMENTO], do Condomínio [NOME DO CONDOMÍNIO], inscrito no CNPJ sob o nº. [Nº DO CNPJ DO CONDOMÍNIO], situado na [NOME DA RUA OU AVENIDA], nº [Nº DO IMÓVEL] – [BAIRRO] – [CIDADE] – [UF] – CEP [XXXXX-XXX], está quite com suas contribuições condominiais até o mês de [MÊS] de [ANO], que teve vencimento no dia [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Por ser expressão da verdade, dou fé e firmo a presente.
__________________________________________
[NOME DO SÍNDICO] – Síndico do [NOME DO CONDOMÍNIO]
_________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ADMINISTRADORA] – Responsável pela Administradora
Basta copiar o texto acima e adicionar os dados nos locais indicados entre colchetes e, em seguida, enviar para os respectivos condôminos.
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A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!
Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.
No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.
Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!
O que é gestão financeira?
Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.
Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.
Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.
Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.
Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.
Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:
planejamento estratégico;
análises;
controle das atividades financeiras;
e mais.
Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.
Para que serve a gestão financeira?
Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.
Neste sentido, o síndico profissional precisa:
saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
lidar com processos e gestão de pessoas;
e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.
O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.
Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.
Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?
Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.
Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.
Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.
Além disso, a gestão financeira condominial garante:
que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.
6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)
#01: Não ter um bom fundo de reserva
O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.
Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.
Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.
Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.
Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.
Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.
#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo?
As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.
Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.
Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.
Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.
Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.
#03: Não manter o controle da inadimplência
Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.
A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.
Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.
Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.
Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.
#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança
Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.
No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.
Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.
Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:
quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.
É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.
Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.
Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.
Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.
Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.
Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.
#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar
Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.
O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.
9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio
Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:
#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio
Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.
Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.
Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.
#02: Faça auditorias periodicamente
É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.
No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.
Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente
Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.
#03: Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.
Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.
Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.
Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.
#04: Controle os gastos do condomínio
É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.
No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.
Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.
#05: Organize os documentos do condomínio
Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.
Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.
Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.
Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:
Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.
Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.
Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.
#06: Faça um planejamento da emergência
Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.
Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.
#07: Planeje as ações com antecedência
O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.
Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.
Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.
Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.
Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.
É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:
Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.
#08: Evite constituir dívidas e empréstimos
Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.
Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.
Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.
Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.
Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.
Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.
#09: Reduza os desperdícios
Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.
Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.
A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.
Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?
Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.
Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.
Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.
Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.
Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:
#01: Praticidade e ganho de tempo
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.
#02: Gestão financeira facilitada
Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.
#03: Transparência financeira do condomínio
O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.
#04: Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.
#05: Redução de horas extras
Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.
Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.
Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.
#06: Otimização de processos
Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.
Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.
Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:
acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
realizar pagamentos;
acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
conferir o balancete;
realizar a prestação de contas mais rápido;
delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.
Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.
Confira aqui o porquê a TownSq é confiável. Continue lendo e veja como funciona!
De acordo com o Censo Demográfico do IBGE, somente no Brasil existem mais de 7 milhões de condomínios.
Com tantos condomínios, será que a maneira de administrá-los é igual? Podemos garantir que, de imediato, as palavras “difícil” e “burocrático” são as primeiras a vir à mente da maioria das pessoas ao pensar nesse assunto.
Por isso, a TownSq surge como uma empresa global de tecnologia que ajuda a facilitar a gestão, comunicação e a vida em condomínio.
Entretanto, ainda assim você pode se perguntar: a TownSq é confiável? Leia este artigo para saber mais sobre!
TownSq: o que significa?
TownSq, em bom português, significa “praça da cidade” e você pronuncia “town square” ou, foneticamente, /tɑʊn/ /skweər/ (táun squér).
A praça da cidade é o símbolo mundial do lugar encontrado no coração de uma comunidade para reunir as pessoas.
É o lugar de encontro para as pessoas festejarem, debaterem, encontrarem o que precisam ou apenas ficarem juntas.
Não é por acaso que nos chamamos TownSq. O nome da marca foi inspirado na nossa essência como empresa.
Quando a TownSq surgiu?
Em 2013, a TownSq surgiu, na época com o nome SocialCondo, para suprir a carência de tecnologia que existia no mercado imobiliário brasileiro e resolver dois principais problemas:
o primeiro: um gap de comunicação entre vizinhos de um mesmo condomínio que, geralmente, não sabem nem os nomes uns dos outros;
e o segundo: um gap operacional na administração de condomínios, que funcionava à moda antiga, com um amontoado de ligações, planilhas, papéis e muita burocracia.
A partir disso, nasceu a TownSq, com o objetivo de conectar as pessoas aos seus vizinhos e à gestão do condomínio, por meio de diversas ferramentas, serviços e tecnologias.
Com isso, foi possível melhorar a experiência de viver em comunidade e aumentar o valor do patrimônio de tantas famílias.
A TownSq conecta síndicos, vizinhos e todos os integrantes do condomínio, por meio de ferramentas e serviços criados para melhorar a vida em comunidade e valorizar o patrimônio das pessoas.
Nós temos ferramentas digitais e serviços especializados que ajudam a valorizar os lares e enriquecer a experiência da vida em comunidade. Assim, as pessoas podem focar no que realmente importa: criar conexões significativas.
Além disso, ajudamos síndicos e moradores, por meio de cursos online, certificações e conteúdos educativos em nosso blog, e em nossas plataformas digitais, tornando acessível a linguagem e os assuntos do universo condominial.
Veja o porquê a TownSq é confiável
Além de trabalhar com o foco em facilitar a vida em comunidade de maneira 100% online e sem burocracia, a TownSq também é reconhecida com destaque entre as startups do Brasil e no exterior. Saiba mais:
presente em mais de 5 milhões de lares no Brasil, EUA, México e Canadá;
considerada uma das 100 startups a ficar de olho, de acordo com a Pequenas Empresas Grandes Negócios;
mais de 500 síndicos em seus cursos e certificações;
alcançou a marca de 6 milhões de usuários;
presente em 2 mil cidades;
2 milhões de residências;
mais de de 20 mil condomínios cadastrados no TownSq;
e cerca de 100 pessoas colaborando para o sucesso dos clientes TownSq.
A TownSq desenvolve aplicativos para facilitar a vida no condomínio e tornar a administração mais ágil, transparente e econômica, além de auxiliar na profissionalização da gestão condominial.
Como a TownSq funciona?
Aplicativo de gestão condominial
O TownSq é um aplicativo para síndicos que querem atividades de gestão e comunicação mais eficientes.
Funciona de maneira muito simples. O síndico conecta o seu condomínio pelo nosso aplicativo, escolhe as ferramentas que fazem mais sentido para a sua gestão ou todas elas.
Desta forma, é possível:
Facilitar a comunicação no condomínio, com acesso pelo desktop ou pelos aplicativoss para Android e iOS;
Reunir todas as informações dos condomínios em um mesmo lugar, facilitando a gestão;
Enviar circulares e comunicados para todos os moradores ou para grupos específicos em poucos cliques;
Criar enquetes, fóruns, votações e controle de entregas pelo aplicativo;
Criar canais privados de comunicação entre a gestão e os moradores;
Fazer reservas automatizadas de acordo com as regras do regimento interno;
Controlar as atividades e manutenções do condomínio;
Realizar uma pré-autorização de visitantes e validação com QR Code;
O TownSq Administração Digital oferece um sistema de gestão do condomínio e dos recursos financeiros ao síndico e comunidade, garantindo maior segurança, transparência e economia na gestão dos recursos do condomínio. Ao mesmo tempo que os nossos especialistas, dão todo o suporte necessário para a parte burocrática – das declarações fiscais à folha de pagamento dos funcionários.
Veja os benefícios:
Aplicativo de gestão e comunicação do condomínio;
Conta individual exclusiva do condomínio;
Acesso ao extrato com comprovantes em tempo real;
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Um grupo de WhatsApp em condomínio pode ser uma excelente ferramenta de comunicação, se utilizada de maneira adequada, porém à medida que a quantidade de moradores ou condomínios aumenta, o aplicativo pode se tornar um vilão. Quer entender melhor as vantagens e desvantagens? Continue lendo!
Que atire a primeira pedra quem nunca entendeu errado o sentido de uma mensagem enviada no WhatsApp, por causa de uma vírgula fora do lugar, do corretor ou de uma palavra com duplo sentido.
É por essas e outras razões, que muitos condomínios, apesar de ainda adotarem os grupos como opção, também procuraram por outras tecnologias para dar suporte no envio de comunicados, informativos e agendamento de áreas comuns.
Pensando em ajudar você a decidir se criar um grupo de WhatsApp em condomínio é realmente a melhor opção ou não, nós escrevemos este artigo respondendo as suas principais dúvidas. Veja!
Mas antes, qual a importância da comunicação em um condomínio?
Não é à toa que mais da metade dos problemas que acontecem, são resultados da falha na comunicação entre síndico e morador.
Por isso, o síndico deve adotar a comunicação como uma ferramenta para garantir:
a transparência de todas as informações;
inspiração de confiança nos moradores;
a otimização do tempo;
prevenção de conflitos por desinformação;
divulgação de ações de melhoria para a infraestrutura e a vida coletiva;
e redução da quantidade de chamadas diretas ao síndico para esclarecer dúvidas que poderiam já terem sido resolvidas com um um processo claro de comunicação condominial.
Garantir que todos esses pontos sejam aplicados corretamente não é uma tarefa que acontece da noite para o dia.
Por isso, o síndico deve tirar um tempo para planejar a estratégia de comunicação do condomínio, tomando o cuidado para:
definir quais serão os canais de comunicação, inclusive podendo escolher mais de um;
quais serão os formatos dos conteúdos;
definir os melhores horários e a rotina de envio de comunicação;
refletir como os informativos, mensagens ou convocações serão enviadas;
e quais serão as regras de utilização dos canais de comunicação.
Por fim, é importante deixar claro, desde o início do contrato do condomínio, como essa comunicação acontecerá. Por isso é importante entender como fazer isso da melhor forma possível.
Como o grupo de WhatsApp facilita a comunicação no condomínio?
O WhatsApp é o aplicativo de mensagem mais utilizado no Brasil e, por isso, é fácil entender porque essa ferramenta é amplamente utilizada como canal de comunicação nos condomínios.
Afinal, quase todo mundo tem um smartphone com o aplicativo instalado nele. Por isso, é uma maneira muito fácil de fazer com que uma mensagem chegue ao destinatário mais rápido.
O WhatsApp possibilita:
enviar mensagens em tempo real e obter respostas imediatas;
criar um grupo com todos os moradores do condomínio e enviar avisos e informativos em massa;
resolver pendências sem precisar ir até um computador para fazer isso;
criar um perfil empresarial no WhatsApp Business;
programar mensagens automáticas;
e outras vantagens interessantes.
Como moderar o grupo de WhatsApp do condomínio?
Apesar de todas as vantagens, um grupo de WhatsApp não deixa de ser um monte de pessoas se comunicando ao mesmo tempo.
Por isso, é fácil gerar um acúmulo de mensagens, as pessoas terem dificuldade para acompanhar os assuntos, solicitações e pedidos serem perdidos constantemente e assuntos paralelos acontecerem durante uma discussão importante.
Para facilitar a comunicação no condomínio utilizando o grupo de WhatsApp como ferramenta principal, é preciso existirem normas claras, regras e gerenciamento.
Do contrário, no final das contas será apenas uma enxurrada de mensagens e ninguém entenderá para que serve aquele grupo. Veja algumas dicas úteis e confira como criar um grupo no WhatsApp sério para condomínio:
#01: Aprove a ideia do grupo em uma reunião de assembleia
Não crie o grupo sem ter a aprovação dos moradores. Lembre-se que o número de telefone é um dado pessoal e sensível, por isso, é responsabilidade do síndico zelar pelo sigilo dessa informação.
Por isso, antes de tudo, convoque uma reunião de assembleia, explique todos os motivos para criar esse grupo no WhatsApp e tenha certeza de que a maioria está de acordo. Se for necessário, faça uma votação formal.
#02: Elabore as normas de utilização do grupo
Você não quer que o grupo seja informal demais e as pessoas o transformem em uma tempestade de mensagens irrelevantes.
Por isso, assim que o grupo for criado, você deve publicar quais são os principais objetivos do canal, que podem ser:
compartilhamento de comunicados;
alerta de ocorrências;
avisos sobre problemas;
informativos sobre assembleias;
entre outras informações úteis para todos.
Em seguida, também publique as regras do grupo, bem como proibições e penalidades em caso de desrespeito, preconceito, ofensas ou outras quebras às diretrizes.
Para oficializar essas normas, você pode apresentá-las aos moradores em uma reunião de assembleia condominial, garantindo que as regras serão aprovadas por todos e cumpridas.
#03: Fique atento às mensagens enviadas no grupo
A primeira e melhor opção é criar um grupo onde apenas o síndico pode publicar mensagens. Desta forma, nenhuma informação importante se perde e todos os moradores poderão ler.
Neste caso, você deve deixar claro por onde os moradores podem fazer solicitações, seja por mensagem privada no WhatsApp, e-mail ou através de outras ferramentas.
Porém, se você prefere criar um grupo de WhatsApp aberto, onde todos os moradores podem publicar mensagens livremente, lembre-se de, após expor todas as diretrizes para utilização do grupo, estar sempre atento a qualquer mensagem que for enviada e agir rápido em casos de descumprimento.
Atente-se também em qual nível a comunicação entre moradores se encontra e impeça que ocorram discussões acaloradas ou brigas em torno de assuntos sensíveis, como fofocas, religião e política, por exemplo.
Percebemos até aqui que o WhatsApp possui muitas vantagens, mas será que ele é suficiente para garantir a boa comunicação e convivência entre os moradores e o síndico?
Apesar de ser uma ideia revolucionária, os síndicos sabem que, a longo prazo, o uso de grupos de WhatsApp em condomínios traz muitas dores de cabeça. Por isso, é sempre importante entender o outro lado da moeda.
O outro lado da moeda: quais são os principais riscos ao criar um grupo de WhatsApp em condomínio?
#01: Imediatismo, interrupções e falta de foco
O principal objetivo de criar um grupo de WhatsApp em condomínio é estabelecer uma comunicação entre o síndico e os moradores, e vice-versa.
No entanto, chats e grupos geram uma pressão para responder o quanto antes, desconsiderando que cada pessoa possui uma rotina diferente e também tempos diferentes de foco.
Além disso, por ser um aplicativo que está instalado no smartphone da maioria das pessoas e não existir um controle de envio, não é raro acontecer de notificações importantes se perderem em meio à vários tópicos irrelevantes para o grupo.
Imagine você, um síndico profissional, tentando trabalhar enquanto o grupo do condomínio notifica milhares de mensagens a cada minuto, mas com nenhuma mensagem importante. Não é legal, né?
#02: Conversas desnecessárias e a sensação de que está perdendo algo
Imagine a seguinte situação:
Você está tentando focar no seu trabalho.
O WhatsApp notifica uma mensagem.
Você tenta ignorar.
As notificações continuam.
Você tem vontade de dar só uma espiada para ver do que se trata.
As notificações continuam ali, brilhando pra você.
Você, então, decide abrir o grupo do WhatsApp, mas percebe que era apenas um papo aleatório.
Se identificou? Pois é. É esse imediatismo na comunicação e essa sensação de que está perdendo algo importante que causa ansiedade e o sentimento de que você precisa ficar grudado no grupo do WhatsApp olhando todas as mensagens.
Acontece que, na maioria das vezes, ninguém falou nada importante e você só perdeu o foco e não conseguiu concluir aquela atividade no tempo estipulado.
#03: Assuntos pessoais e profissionais misturados na conversa
Não existe uma organização no grupo de WhatsApp em condomínio, o que faz com que mensagens realmente importantes fiquem perdidas em meio a assuntos desnecessários, memes, figurinhas, correntes e GIFs enviados pelos moradores.
Apesar de parecer inocente, muitos desses conteúdos tornam o clima do grupo bastante informal, dificultando a comunicação de assuntos relevantes.
Por isso, a cada novo assunto, o tópico anterior já fica para trás e todas as mensagens estão misturadas ali.
#04: Respostas e mensagens superficiais
Dentro de um grupo de WhatsApp, geralmente, as conversas são bastante informais, o que facilita o envio de respostas superficiais.
Como estas informações em chats são de curto prazo e imediatistas, as pessoas não se preocupam em escrever longas respostas e acabam por serem sucintos demais, prejudicando a qualidade e profundidade da comunicação.
Nem precisamos dizer que isso é um prato cheio para problemas e falhas na comunicação, certo?
#05: É impossível resgatar conversas antigas
Como já foi dito anteriormente, os grupos de WhatsApp não possuem um sistema de organização em tópicos que facilite o acesso às mensagens que foram enviadas na semana ou mês passado, por exemplo.
Isso significa que está tudo desorganizado em um mesmo lugar e sem histórico algum. Logo, se você precisar resgatar um aviso que foi dado há algumas semanas, é muito provável que a busca seja cansativa, cause dor de cabeça e que você perca alguns bons minutos nesse trabalho.
Além do mais, muitos moradores preferem enviar áudios. Mas como encontrar um áudio que foi enviado no ano passado, por exemplo?
#06: Instabilidade da plataforma
Em outubro de 2021, o Facebook, Instagram e WhatsApp ficaram fora do ar durante 6 horas.
Imagine então que essa situação venha a acontecer novamente, mas você precisará avisar que faltará água aos moradores, enviar uma mensagem no grupo do conselho fiscal, iniciar uma reunião de assembleia virtual ou, quem sabe, decidir algo com urgência. O que você faz?
Imprime um monte de folhas e sai colando nas paredes de todos os condomínios que você gerencia ou decide procurar uma alternativa menos imprevisível e mais organizada?
Confira as 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios, otimizar as finanças e tirar o seu condomínio do vermelho. Continue lendo!
Você está procurando caminhos para economizar em um condomínio? Saiba que não basta apenas economizar, mas também garantir segurança e qualidade.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Quer entender mais sobre isso? Continue lendo e veja algumas estratégias, dicas e medidas de como um síndico pode economizar no condomínio.
Veja 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios
#01: Faça a gestão da inadimplência do condomínio
A inadimplência dos moradores pode impactar drasticamente o equilíbrio e a saúde financeira do condomínio, provocando o aumento da taxa condominial.
Isso acontece porque quando um morador deixa de realizar um pagamento, o condomínio precisa garantir o controle financeiro cobrando mais de quem está em dia.
Logo, é preciso ter estratégias para prevenir que essa situação aconteça e saber como lidar com todos os perfis de inadimplentes:
devedor ocasional (aquele que enfrenta problemas pontuais);
devedor negligente (aquele que não é organizado financeiramente);
e o mau pagador (aquele que age com má intenção prévia).
Lembre-se sempre que o morador inadimplente não é o seu inimigo, por isso tente perceber o que aconteceu e analise cada situação de maneira distinta. Veja algumas ações que podem ajudar:
Seja proativo, preventivo e organizado. Se possível, tenha uma planilha ou um sistema com o cadastro de todos os gastos do condomínio, dados dos moradores, bem como informações sobre os devedores. Desta forma, você mantém os custos sob controle e organiza todos os recebimentos;
Mantenha o controle dos atrasos de pagamento. Nesta mesma planilha ou sistema, deixe cadastrado os dados das inadimplências, como os valores não vencidos, valores vencidos e tempo de atraso. Se possível, atualize e revise esses dados mensalmente;
Aja rápido. Em caso de inadimplência, cobre o devedor o quanto antes. Não deixe que a situação piore e torne-se uma bola de neve;
Tente chegar a um acordo com o morador. Se você perceber que a situação do devedor é complicada, tente conversar e fazer um acordo propondo um parcelamento da dívida, por exemplo. Mas lembre-se que esta proposta precisa ser definida na convenção e caso não esteja, deverá ser aprovada em assembleia;
Crie um plano de ação. Caso a cobrança não seja suficiente, certifique-se que você possui um plano de cobrança bem estruturado.
#02: Adote medidas para economizar energia elétrica no condomínio
Uma boa gestão financeira também passa por comportamentos humanos. Inclusive, muitos condomínios ficam no vermelho e não conseguem obter resultados positivos por conta do desperdício de energia elétrica.
Para economizar energia no condomínio, você pode adotar algumas medidas preventivas:
Considere trocar as lâmpadas comuns ou antigas por lâmpadas de LED. As lâmpadas de LED são mais resistentes, eficientes e produzem a mesma quantidade de luz que uma lâmpada comum utilizando até 80% menos energia. É uma ótima opção para diminuir os gastos;
Evite pintar as paredes do hall, corredores e escadas com cores muito escuras. O ambiente exigirá lâmpadas mais fortes para dar conta de iluminar corretamente, ocasionando um maior consumo de energia. Por isso, opte por tintas mais claras;
Se possível, substitua os elevadores antigos por elevadores mais modernos. Elevadores antigos exigem mais manutenções e geram mais gasto com energia, sem contar que não são nada modernos. Apesar de ser um grande gasto de uma única vez, elevadores modernos trarão bons resultados à médio e longo prazo, pois foram pensados para consumir menos energia, gerando uma economia de 40%;
Desligue a luz de alguns pontos do condomínio em horários de pouco uso. Faça um levantamento de todos os pontos, como as quadras, parquinhos, piscinas, academia, etc, e perceba os horários onde geralmente esses locais ficam vazios;
Invista em sensores de presença. Caso o tópico anterior não seja tão eficaz, você também pode optar por instalar sensores de presença que desligam as luzes quando não há ninguém no ambiente;
Prepare campanhas educativas. Incentive os funcionários e moradores a economizarem energia elétrica e colaborarem para a redução de gastos.
#03: Adote medidas para economizar água
Além da energia elétrica, o gasto com água também pode ser um vilão no controle financeiro do condomínio, especialmente quando não há individualização da água, correspondendo a cerca de 15% dos gastos condominiais.
Para ajudar na economia de água, confira a seguir algumas ideias:
Determine horários para regar os gramados. Procure programar a regagem para o período da manhã ou final da tarde, pois são períodos sem a presença forte do sol, evitando a rápida evaporação;
Evite limpar calçadas e garagens com água constantemente. Se possível, priorize outras formas de limpeza e procure lavar esses locais somente em casos específicos;
Instale um sistema de reuso de água. Existem equipamentos básicos que podem auxiliar na captação e reúso da água, como a bacia coletora para o telhado, calhas, coletores, cisterna e etc. A implementação de um sistema desse tipo, pode gerar uma economia de até 40% no consumo de água;
Utilize hidrômetros individuais no condomínio. Cada apartamento ficará responsável pelo seu consumo de água, sendo mais fácil realizar ajustes e adotar o consumo consciente;
Realize inspeções periódicas. Fazer uma inspeção de tempos em tempos é uma excelente maneira de ser proativo e identificar vazamentos e outros problemas antes que eles causem um prejuízo;
Prepare campanhas educativas. Assim como no caso da energia elétrica, incentive que os funcionários e moradores também colaborem na economia de água e redução dos gastos do condomínio.
#04: Realize manutenções preventivas no condomínio
Chega de tratar as manutenções no seu condomínio como um jogo da batata quente, onde o problema passa de mão em mão até explodir no colo de alguém. E esse alguém geralmente é você: o síndico.
Aprender a pensar preventivamente também é uma maneira de contribuir para a redução de despesas a longo prazo, aumentar a vida útil dos equipamentos e evitar surpresas desagradáveis ou imprevistos.
E, além disso, se ocorrer um acidente por falta de manutenção, o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente.
Neste sentido, confira algumas sugestões para manter uma rotina de manutenção preventiva no seu condomínio:
Confira as instruções do manual entregue pela incorporadora. A incorporadora/construtora conhece bem o prédio e os seus equipamentos, por isso ela deve indicar quando, o que e como as manutenções devem ser feitas;
Faça uma lista com todos os equipamentos que precisam de manutenção periódica. A sua lista pode conter os elevadores, extintores, portões eletrônicos, geradores, água, energia elétrica e outros pontos;
Crie um cronograma de manutenção. Cada ponto citado no tópico anterior possui recomendações de seus fabricantes a respeito da periodicidade de manutenção que deve ser realizada neles. Lembre-se de verificá-las e criar um cronograma com antecedência;
Não esqueça dos elementos estruturais. A manutenção também deve englobar as mantas, lajes, paredes e colunas;
Se possível, contrate um engenheiro. Este profissional auxiliará você na implantação de um programa de manutenção preventiva.
#05: Faça uma renegociação dos contratos de prestação de serviços
Uma boa parte dos recursos do condomínio, como os elevadores, limpeza, segurança, portões, etc, requerem contratos de manutenção que, por muitas vezes, são vistos apenas na primeira assinatura.
É importante que o síndico, periodicamente, faça uma revisão de todos esses contratos e renegocie as propostas junto aos seus fornecedores.
Apesar de ser uma pequena atitude, ela pode ajudar a reduzir custos ou mesmo incentivar a procura por novas alternativas que contribuam na economia financeira do condomínio.
#06: Reduza as horas extras dos funcionários
Horas extras não são sinônimos para eficiência, afinal nem todo funcionário que fica até mais tarde em serviço está realmente sendo produtivo.
O artigo 58 da CLT diz que os colaboradores devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas diárias e o acréscimo deve ser de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
No final do mês, essas horas a mais devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo, o que, em excesso, poderá ocasionar mais despesas e também o risco do aumento de rotatividade dos funcionários por conta da quantidade de horas trabalhadas a mais.
Veja algumas dicas para contribuir na diminuição das horas extras e na otimização da gestão dos funcionários:
Realize uma divisão eficiente das tarefas. Preocupe-se em fazer um planejamento das tarefas a serem realizadas por cada trabalhador em um determinado período, garantindo que a divisão seja eficiente e justa para todos, não necessitando que as pessoas trabalhem horas a mais para dar conta de tudo;
Adote um sistema de controle de ponto. Desta forma, você consegue controlar a jornada de trabalho dos funcionários e criar regras e limite de horas extras que podem ser realizadas por cada pessoa;
Acabe com a burocracia. Avalie criticamente a maneira como os processos estão sendo feitos e, se possível, simplifique-os. Desta forma, você vai otimizar o trabalho e as atividades serão feitas mais rapidamente, sem necessidade de horas extras.
#07: Realize um planejamento financeiro bem estruturado
Um condomínio com uma gestão financeira planejada e eficiente garante a prevenção de aumento da taxa condominial, inadimplência e mantém o patrimônio sempre valorizado.
Veja dicas para ajudar nesta etapa:
Tenha ciência das despesas ordinárias e extraordinárias. Para uma gestão eficaz, é preciso listar todas as despesas, a fim de evitar problemas com o fluxo de caixa e conflitos com os moradores. Além disso, ao visualizar todos os custos, você consegue saber o que realmente é relevante e o que pode ser cortado ou substituído;
Preveja a inadimplência. Bem como visto no tópico #01 deste artigo, é importante ter um controle da inadimplência a fim de evitar que isso se torne uma bola de neve e impacte negativamente as finanças do condomínio;
Faça uma comparação com anos anteriores. Se possível, compare os dados financeiros atuais com informações do passado, a fim de utilizar os dados como base para tomada de decisões. Caso o condomínio não tenha dados anteriores, seja proativo e determine um método de organização para facilitar o acesso à sua planilha atual no futuro.
#08: Adote tecnologias que auxiliam na otimização dos recursos
Apesar de todos os tópicos anteriores serem relevantes e possibilitarem ótimos resultados, lembre-se que você ainda é um ser humano e, por consequência, passível de errar.
Afinal de contas, sabemos que a rotina de síndico profissional é complexa e cheia de desafios, por isso, adotar uma tecnologia para condomínios pode ser um fator determinante para automatizar processos burocráticos, mitigar erros e garantir que você terá mais tempo para tomar decisões mais relevantes e efetivas.
Veja o porquê adotar uma tecnologia no seu condomínio:
Transparência e agilidade na gestão financeira do condomínio;
Praticidade para as tarefas do dia a dia, como reservas e chamados para o síndico, por exemplo;
Redução de custos com as taxas administrativas, emissão de boletos, impressões e etc;
Gestão centralizada em um único sistema para condomínios;
Controle das atividades e manutenções do condomínio.
Agora é com você!
Já mostramos todas as dicas essenciais para ajudar você na redução de custos em condomínios, mas está na hora de você começar a aplicar na sua rotina.
Tenha em mente que os resultados não virão da noite para o dia, mas que se você mantiver a organização e realizar as nossas dicas com dedicação, o seu condomínio sairá do vermelho e terá uma melhoria contínua nos processos financeiros internos.
E, é claro, se você adotar a tecnologia como um fator primordial deste processo, poderá se considerar um síndico de sucesso.
