O PPRA é o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, enquanto o PGR é o Programa de Gerenciamento de Riscos. Em 2022 teremos o fim do PPRA e a chegada do PGR para os condomínios. Continue lendo para entender!
Com a chegada do PGR e o fim do PPRA, provavelmente muitos síndicos ainda estão sem saber os detalhes, datas importantes ou por onde começar.
Se este é o seu caso, hoje nós trouxemos as últimas novidades sobre esta mudança. Veja a seguir.
Mas antes, o que é o PPRA?
O PPRA, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, é uma norma regulamentadora que tem o objetivo de preservar a saúde e a integridade física dos colaboradores do condomínio.
Por meio deste programa, é possível antecipar, reconhecer e avaliar os riscos de um local de trabalho, como:
Agentes Físicos: ruídos, vibrações, pressões anormais, temperaturas extremas, radiações ionizantes, radiações não ionizantes, ultrasons e infrasons;
Agentes Químicos: quaisquer substâncias, compostos ou produtos que sejam capazes de penetrar no organismo do trabalhador, como: neblinas, gases, vapores, etc;
Agentes Biológicos: bactérias, fungos, bacilos, parasitas, protozoários, vírus, etc.
Antes das mudanças, o PPRA contava com um planejamento anual de prioridades, que contava com estratégias, metodologias e registros dos dados, que eram registrados em um documento-base.
E o que é o PGR?
Já o PGR, Programa de Gerenciamento de Riscos, é um modelo de gestão que tem o objetivo de gerenciar riscos a partir de um processo de melhoria contínua.
Na prática, o PPRA e o PGR têm objetivos bastante próximos, pois envolvem identificar riscos que podem colocar a vida dos trabalhadores em risco, mesmo que seja fora da empresa.
No entanto, enquanto o PPRA foca em riscos de acidentes mais específicos, o PGR será mais amplo e tratará de identificar riscos gerais, que podem ser tanto ergonômicos quanto mecânicos.
Por este motivo, o PPRA deixará de existir e, em seu lugar, teremos somente o PGR. Veja o que muda a seguir.
O fim do PPRA e a chegada do PGR: o que muda?
Com a atualização das normas regulamentadoras, NR1 e NR9, o PPRA será substituído pelo PGR, que passa a ser obrigatório a partir de 03 de Janeiro de 2022, com declaração até dia 15 de Fevereiro.
Além disso, as informações de Segurança do Trabalho passam também a serem informadas de forma digital, via e-Social, sendo necessário que o condomínio possua certificado digital.
Desta forma, se você tiver um PPRA que precise passar por revisão em dezembro de 2021, isso ainda poderá acontecer, mas em Janeiro o PGR já deverá ser elaborado.
No entanto, como o PGR está em fase de transição e é bem mais abrangente do que o PPRA, o condomínio pode escolher elaborar o PGR em substituição ao PPRA.
Veja outras principais dúvidas:
O PGR é obrigatório para todos?
Não. Quem é MEI (Microempreendedor individual), ME (Microempresa) ou EPP (Empresas de pequeno porte) não estão obrigados a fazer o PGR.
Em caso de ME e EPP, esta não obrigatoriedade só é válida para grau de risco 1 e 2, onde não há exposição a agentes físicos, químicos ou biológicos.
No caso dos condomínios, o PGR é obrigatório para todos que tiverem funcionários.
Quem é o responsável pela elaboração e assinatura do PGR?
A responsabilidade desta tarefa será de um engenheiro, técnico em segurança do trabalho ou empresa competente.
O que acontece se o condomínio não realizar o PGR?
A multa pode variar de acordo com o número de funcionários do condomínio. Para entender melhor o valor da multa, é preciso consultar o Anexo I da NR-28 e fazer o cruzamento da infração com o número de trabalhadores.
Qual a estrutura do PGR?
Para cumprir a norma, o PGR precisa ter dois itens: inventário de riscos e plano de ação.
Inventário de riscos: É gerado a partir da identificação de perigo, avaliação de riscos, riscos identificado, nível dos risco, avaliações ambientais;
Plano de ação: Não se resume apenas ao que se quer implementar, mas também o que já foi implementado e assegurar que a manutenção já está sendo feita.
Todos os documentos do PGR devem ser elaborados pela organização, respeitando o que está disposto nas normas regulamentadoras e devem estar sempre disponíveis para que os colaboradores possam ler ou caso a inspeção do trabalho solicite.
Além disso, estes documentos devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos.
Quando o PGR deve ser renovado?
O PGR deve ser renovado a cada 2 anos ou quando acontecer algumas das situações abaixo:
após a implementação de medidas de prevenção;
após mudanças em tecnologias, ambientes, processos, condições, procedimentos e organização do trabalho que implique em novos riscos;
caso seja identificado inadequações, insuficiências ou ineficácias nas medidas de prevenção;
caso ocorra algum acidente ou doença relacionada ao trabalho;
e, por fim, quando há alguma mudança nas legislações.
A EFD-Reinf é uma obrigação fiscal importante para a gestão condominial, especialmente no que diz respeito à prestação de serviços terceirizados.
Neste ano, houveram mudanças significativas para os condomínios, em relação às obrigações fiscais. Continue lendo para entender melhor!
O que é EFD-Reinf para condomínios?
EFD-Reinf, ou Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é um dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e se trata de um complemento do e-Social, que diz respeito à prestação de serviços terceirizados, como:
limpeza;
jardinagem;
portaria;
segurança;
e construção civil.
Essa obrigação faz parte do bloco do Sped Fiscal, que é processo de escrituração digital do governo, e tem como principal objetivo permitir que o INSS acesse mais facilmente as informações de notas fiscais dos trabalhos realizados.
Ou seja, ele concentra as informações convenientes à contribuição previdenciária, retenção do imposto de renda e das contribuições sociais.
Esta é uma forma de unificar o sistema utilizado para recebimento das informações, a fim de reduzir o volume de declarações e facilitar o cumprimento das obrigações pelos condomínios.
Para cumprir essa obrigação fiscal, é necessário que o condomínio possua um certificado digital para transmitir as informações e gerar a guia de pagamento.
Por que o condomínio precisa fazer a declaração da EFD-Reinf?
A Receita Federal instaurou a obrigatoriedade da EFD-Reinf para quatro grupos, como consta na Instrução Normativa RFB nº 2043/21, sendo que os condomínios estão enquadrados no terceiro grupo.
Caso haja atraso no prazo de entrega, de não entrega ou informações incorretas ou omitidas, o condomínio poderá receber multas automáticas, que podem variar de acordo com a situação, impossibilitando a emissão da Certidão de Regularidade da Receita Federal do Brasil (certidão negativa), podendo culminar, inclusive, em ação de Execução Fiscal.
Qual a multa da EFD-Reinf?
de 2% ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante de tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20%;
de R$ 20 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas;
de R$ 200 no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores;
de R$ 500 se o sujeito passivo deixar de apresentar a declaração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões.
Quais serão as novas obrigações dos condomínios a partir de agora?
Para os integrantes do grupo 3, como é o caso dos condomínios, a partir de novembro de 2021 (com pagamento em dezembro) passa a ser obrigatória a EFD-Reinf mensalmente.
Por meio da EFD-Reinf é gerada a DCTFweb. Na DCTFweb, é gerada uma guia contendo as informações de impostos de funcionários e de terceiros, passando a ficar tudo unificado.
Atualmente, o único imposto de folha e de terceiros que será unificado é o do INSS. Futuramente, serão os demais impostos, como o PIS, COFINS, CSLL e IR.
Em outras palavras: INSS de incidente sobre a Folha de Pagamento e INSS retido de NF, serão pagos na mesma guia.
Essa guia deixa de ser GPS, Guia da Previdência Social, e passa a ser uma DARF, Documento de Arrecadação de Receitas Federais.
A EFD-Reinf, junto ao eSocial, abrirá espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, como a DIRF, a GFIP, a RAIS e o CAGED.
A DCTFweb deve ser gerada até o dia 15 de cada mês, enquanto a guia DARF gerada deverá ser paga até o dia 20 de cada mês. Caso o dia 15 seja feriado ou caia em um final de semana, a DCTF deverá ser antecipada.
Para condomínios sem movimento de imposto retido, a informação é feita uma vez em Janeiro.
Quais informações devem ser declaradas pelos condomínios
serviços referentes à conservação, como limpeza, lavagem, serviços de manutenção, jardinagem, manutenção de piscinas, limpeza de decks, etc;
serviços de vigilância e segurança;
construções de adição ou manutenção dos espaços;
serviços de natureza rural, como irrigação ou dedetização de pragas;
outras informações, como as datas da NF, valor da NF e impostos retidos.
Checklist para elaboração da EFD-Reinf
Organize os documentos do seu condomínio. Organização é um ponto importante quando se trata de gestão condominial. Por isso, nós indicamos que você coloque em local de fácil acesso, documentos como a convenção do condomínio, o regimento interno, a última ata da diretoria, uma atualização do CNPJ do condomínio no QSA e os documentos do síndico;
Verifique a situação fiscal do condomínio na Receita Federal. Nesta verificação, você poderá saber se o condomínio possui alguma pendência ou dívida que possam afetar o CNPJ. Caso ele já esteja inapto, com essa verificação já será possível buscar resolver o problema;
Tenha ciência do tempo de mandato do síndico. Esse acompanhamento permite que você evite atualizar as informações do condomínio junto à Receita Federal com atraso;
Crie processos para receber as notas fiscais e guardar registros. Você deve guardar as notas fiscais dos prestadores de serviço e criar uma rotina de recebimento das notas fiscais, bem como de todos os recibos;
Certifique-se de que possui um certificado do tipo A1. É muito importante ter um certificado digital, que poderá ser próprio ou via procuração eletrônica emitida para a administradora ou contador. A nossa recomendação é que você tenha um certificado do tipo A1, que é digital, ao contrário do tipo A3, que é físico;
Utilize sistemas de apoio. Para auxiliar nessas atividades, você poderá contar com a tecnologia para garantir a automação da sua gestão de contratos, gestão financeira, gestão das notas fiscais, etc. Sempre lembrando de manter esta tecnologia atualizada.
Você conseguiu compreender o que é a EFD-Reinf, a sua importância e mudanças em 2021/2022? Caso reste alguma dúvida, é só deixar abaixo.
O síndico tira férias? A resposta é sim! Mas antes de comprar as passagens e fazer as malas, é preciso se planejar, organizar as tarefas e garantir que o condomínio vai funcionar perfeitamente, mesmo na sua ausência. Veja como fazer isso!
Apesar do que muitos pensam, o síndico também tem direito a tirar férias. Por não ter vínculo empregatício com o condomínio, ele é livre para decidir a melhor data para se ausentar.
Porém, mesmo com toda esta liberdade, é importante que:
em caso de síndicos profissionais, essas regras sejam estipuladas também no contrato de prestação de serviços;
e que o síndico seja organizado e planeje as suas pausas com antecedência.
Durante o seu afastamento, o condomínio não pode se administrar sozinho. Por isso, na maior parte das vezes, quem assume as responsabilidades é o subsíndico, alguém do conselho ou, em caso de uma empresa de síndico profissional, uma pessoa desta empresa também pode assumir.
Continue lendo para entender o que o síndico deve fazer antes de sair de férias e como se preparar para este momento.
Síndico tira férias? O que deve ser feito antes do síndico sair?
Mesmo com todo um planejamento e preparação antes de sair de férias, imprevistos ou emergências ainda podem acontecer no condomínio.
Por isso, para curtir as férias tranquilamente, o síndico precisa tomar algumas providências para que tudo permaneça funcionando na sua ausência. Veja quais são:
Certifique-se que o subsíndico, o conselho e a administradora estejam cientes da sua saída. De preferência, envie um aviso com as informações da sua data e tempo de afastamento. Afinal, caso ocorra algo inesperado, eles saberão que o síndico não está presente e podem solucionar os problemas ou, no mínimo, saberão quem procurar e quanto;
Converse com o subsíndico e/ou conselho e alinhe pontos importantes antes da sua saída, com o que deve ser feito ou mantido durante a sua ausência;
Organize-se para sair de férias de fevereiro a novembro, pois os meses de dezembro e janeiro são, normalmente, mais movimentados nos condomínios e há mais demandas, a depender do condomínio;
Treine os funcionários para que eles possam agir em caso de emergências, como um vazamento de gás, incêndio ou cano estourado, por exemplo;
Faça uma cópia do regimento interno e da convenção e entregue à pessoa responsável pelo condomínio durante a sua ausência;
Faça uma lista de todos os pagamentos que deverão ser feitos durante a sua ausência e certifique-se que a pessoa responsável esteja ciente sobre esta responsabilidade;
Verifique todos os documentos que precisam da sua assinatura e certifique-se de finalizar esta atividade antes de sair;
Garanta que telefones importantes possuem fácil acesso e não precisam de você para que sejam conferidos, como o contato de profissionais de reparos, encanamento, eletricidade, bombas, portões, elevadores, piscina, entre outros. Uma boa ideia é fazer um cartaz com os principais contatos de emergência e deixar em um local visível ou no aplicativo do condomínio;
Certifique que a empresa de segurança e monitoramento também está ciente da sua ausência durante o período estipulado;
Certifique-se que outros funcionários não tirem férias junto com o síndico, evitando que o condomínio funcione com poucos colaboradores;
Monte um plano do que deve ser feito durante a sua ausência, bem como o que também não deve, e entregue-o para os funcionários.
Quando o síndico sai de férias, quem assume?
Nesse caso é, geralmente, o subsíndico, alguém do conselho ou, em caso de síndicos profissionais, uma pessoa da sua empresa que assume o papel e as responsabilidades do síndico perante o condomínio.
Para garantir o bom trabalho deste substituto, é importante que ele possua autorização no banco, por exemplo, para realizar pagamentos e, também, que a administradora e os condôminos estejam cientes da mudança, mesmo que temporária, para que saibam a quem recorrer em casos de dúvidas ou emergências.
Síndico recebe 13º salário?
Ainda que o síndico tenha direito à previdência social, eles não têm direito a outros benefícios de trabalhadores CLT (com carteira assinada) possuem, como o 13º salário, reajustes salariais periódicos, férias remuneradas, salário etc.
Neste último ponto, por exemplo, ainda que não seja obrigatório, é importante que o condomínio respeite o papel que este profissional possui e garanta que ele tenha o suporte necessário para que o seu trabalho ocorra de maneira coerente, correta e com tranquilidade.
A declaração anual de quitação de débitos do condomínio é um documento que comprova que os condôminos não possuem débitos junto ao condomínio até a sua data de emissão. Com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados, a emissão deste documento passa a ser obrigatória. Continue lendo!
Esta declaração pode ser emitida pelo síndico, a pela administradora do condomínio ou pela empresa de contabilidade, e deve ser assinada pelo síndico e entregue aos condôminos.
Com ela em mãos, o proprietário da unidade condominial não precisa, obrigatoriamente, guardar todos os comprovantes de pagamento das taxas condominiais do período anterior à data de emissão da declaração e pode utilizar apenas este documento como comprovante.
Em caso de compra e venda do imóvel, a declaração também é importante, pois a averbação da escritura só será feita após a apresentação deste documento que comprova a quitação do condomínio.
No entanto, até pouco tempo atrás a legislação que regulamenta a prestação de contas, a lei 12.007/2009, não tornava obrigatória a emissão da declaração anual de quitação de débitos do condomínio.
Veja o que muda com a proposta recém aprovada pela Câmara dos Deputados.
O que muda na rotina do síndico com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados
Até o momento, no entanto, o texto foi aprovado e foi acrescentado entre as competências do síndico a obrigação de fornecer, anualmente, a declaração de quitação de débitos do condomínio aos condôminos.
Ou seja, o que antes não passava de uma recomendação, agora se enquadra como uma das obrigações do síndico e também como um direito dos condôminos, caso ele tenha pago todos os débitos do ano de referência.
A proposta aprovada pelo CCJ modifica o que está estabelecido no Código Civil e, de acordo com o relator do processo, deputado Luis Miranda (DEM-DF), pode ser considerada uma mudança notável.
Ele afirma:
“O projeto pretende, também nas relações condominiais, acabar com a necessidade de os condôminos guardarem todos os comprovantes de pagamento mensais relacionados ao condomínio, como o pagamento de eventuais taxas extras e taxa condominial mensal. O condômino que estiver com os pagamentos em dia receberá do síndico essa declaração, que valerá sobre todas as outras. O resultado é benéfico, pois aumenta a segurança jurídica dos envolvidos e reduz a burocracia.”
Além disso, o texto do Projeto de Lei 451/20 na íntegra também argumenta que esta obrigação tornará a conservação dos documentos destinados à finalidade de comprovação de pagamento mais simples, pois a quitação relativa a cada mês dificulta a comprovação por parte dos condôminos.
Em um prazo de cinco anos, por exemplo, que é o limite para realizar a cobrança de despesas condominiais, um condômino teria que guardar cerca de 60 comprovantes.
Com a nova proposta ele guarda apenas 5 comprovantes de pagamento e, desta forma, garante meios mais eficazes de proteger o seu patrimônio em processos executivos.
É importante destacar que o texto não diz se existem punições em caso de descumprimento da obrigação. No entanto, faz sentido que o síndico se organize e inclua esta atividade nas suas obrigações de final de ano para evitar quaisquer problemas futuros.
Como fazer a declaração de quitação de débitos condominiais?
Dito isso, provavelmente você deve estar se perguntando como fazer a declaração de quitação no seu condomínio, certo?
Esta não é uma atividade tão complexa quanto parece, mas exigirá atenção e organização do síndico para encontrar todos os dados e preenchê-los da maneira correta.
É importante que esta declaração tenha os seguintes dados:
nome do síndico;
assinatura do síndico;
nacionalidade;
estado civil;
profissão;
número do CPF;
número do RG;
informe do condômino;
localização do condômino (AP, quadra ou nº do imóvel);
nome do condomínio;
nome do condômino;
CPF do condômino;
data (dia/mês/ano);
UF do município do condomínio.
Veja este modelo da declaração de quitação de débitos condominiais
[CIDADE-UF ONDE FICA O CONDOMÍNIO], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Certidão Negativa de Débito Condominial
Declaro, para todos os fins de direito, que o(a) Sr(a), [NOME DO PROPRIETÁRIO], inscrito no CPF sob o nº. [Nº DO CPF DO PROPRIETÁRIO], proprietário(a) da unidade [Nº DO APARTAMENTO], do Condomínio [NOME DO CONDOMÍNIO], inscrito no CNPJ sob o nº. [Nº DO CNPJ DO CONDOMÍNIO], situado na [NOME DA RUA OU AVENIDA], nº [Nº DO IMÓVEL] – [BAIRRO] – [CIDADE] – [UF] – CEP [XXXXX-XXX], está quite com suas contribuições condominiais até o mês de [MÊS] de [ANO], que teve vencimento no dia [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Por ser expressão da verdade, dou fé e firmo a presente.
__________________________________________
[NOME DO SÍNDICO] – Síndico do [NOME DO CONDOMÍNIO]
_________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ADMINISTRADORA] – Responsável pela Administradora
Basta copiar o texto acima e adicionar os dados nos locais indicados entre colchetes e, em seguida, enviar para os respectivos condôminos.
Se você gostou deste artigo, mas ainda ficou com alguma dúvida, basta fazer um comentário abaixo e nós vamos responder.
A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!
Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.
No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.
Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!
O que é gestão financeira?
Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.
Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.
Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.
Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.
Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.
Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:
planejamento estratégico;
análises;
controle das atividades financeiras;
e mais.
Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.
Para que serve a gestão financeira?
Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.
Neste sentido, o síndico profissional precisa:
saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
lidar com processos e gestão de pessoas;
e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.
O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.
Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.
Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?
Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.
Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.
Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.
Além disso, a gestão financeira condominial garante:
que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.
6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)
#01: Não ter um bom fundo de reserva
O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.
Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.
Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.
Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.
Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.
Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.
#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo?
As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.
Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.
Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.
Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.
Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.
#03: Não manter o controle da inadimplência
Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.
A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.
Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.
Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.
Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.
#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança
Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.
No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.
Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.
Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:
quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.
É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.
Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.
Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.
Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.
Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.
Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.
#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar
Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.
O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.
9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio
Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:
#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio
Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.
Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.
Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.
#02: Faça auditorias periodicamente
É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.
No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.
Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente
Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.
#03: Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.
Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.
Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.
Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.
#04: Controle os gastos do condomínio
É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.
No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.
Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.
#05: Organize os documentos do condomínio
Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.
Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.
Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.
Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:
Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.
Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.
Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.
#06: Faça um planejamento da emergência
Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.
Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.
#07: Planeje as ações com antecedência
O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.
Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.
Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.
Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.
Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.
É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:
Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.
#08: Evite constituir dívidas e empréstimos
Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.
Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.
Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.
Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.
Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.
Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.
#09: Reduza os desperdícios
Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.
Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.
A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.
Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?
Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.
Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.
Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.
Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.
Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:
#01: Praticidade e ganho de tempo
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.
#02: Gestão financeira facilitada
Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.
#03: Transparência financeira do condomínio
O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.
#04: Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.
#05: Redução de horas extras
Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.
Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.
Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.
#06: Otimização de processos
Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.
Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.
Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:
acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
realizar pagamentos;
acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
conferir o balancete;
realizar a prestação de contas mais rápido;
delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.
Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.
