Se você é síndico de um condomínio, provavelmente já ouviu falar do fundo de reserva, mas será que é possível utilizar estratégias de aplicação em investimentos para otimizar esse dinheiro? Veja a resposta neste artigo.
Quando pensamos em uma empresa, é muito fácil saber para que servem os investimentos.
Afinal, toda organização busca o lucro e, portanto, as aplicações financeiras podem ser uma das estratégias de impulsionamento do negócio.
E quando falamos de um condomínio, que não tem o propósito de gerar renda? É possível fazer investimentos?
Neste artigo, vamos entender para que serve o dinheiro do condomínio e como ele pode ser usado em aplicações financeiras. Continue lendo!
Mas antes, você sabe para onde vai o dinheiro que é pago nas taxas de condomínio?
Um condomínio funciona como uma pequena cidade.
Por isso, existem regras, um regimento interno, votações e um “prefeito” que, neste caso, é o síndico do condomínio.
Assim como nas cidades nós pagamos impostos para contribuir com a manutenção da comunidade, nos condomínios os moradores pagam uma taxa condominial mensal.
Essa taxa mensal garante que:
haja dinheiro suficiente em caixa para realizar as manutenções do local, como a piscina, churrasqueira, elevadores ou do prédio em si;
seja possível realizar a compra de produtos e equipamentos de limpeza;
o síndico possa fazer a contratação de funcionários, como zelador, porteiro ou faxineiros;
permite que o síndico possa contratar equipamentos de segurança;
e, é claro, também possibilita a implementação de novas tecnologias úteis para toda a comunidade, como um aplicativo para condomínio.
Portanto, a taxa de condomínio não se trata apenas de uma cobrança sem sentido aos condôminos.
Esta é uma maneira de garantir mais segurança, conforto e a praticidade de morar em um condomínio fechado, por um valor menor do que a manutenção de uma casa solta com os mesmos benefícios.
O síndico pode fazer aplicações financeiras com o dinheiro do condomínio?
Uma aplicação em fundos de investimento envolve alguns riscos financeiros e, por isso, o síndico só poderá utilizar o dinheiro do condomínio para as finalidades previstas na Convenção.
Caso a convenção condominial seja omissa em relação ao investimento do dinheiro, então o síndico deverá aprovar a aplicação em uma reunião de assembleia.
Se o síndico utilizar o dinheiro do condomínio sem a autorização da assembleia, poderá ter as contas rejeitadas e arcar pelos danos causados.
No entanto, investimentos de renda fixa e com baixo risco, podem ser excelentes opções para síndicos que desejam otimizar o dinheiro e evitar transtornos.
O importante é:
sempre verificar o que a convenção do condomínio diz;
levar o assunto para uma reunião de assembleia, antes de tomar qualquer decisão;
e, por fim, buscar uma empresa ou profissional especializado em aplicações financeiras para avaliar o perfil do condomínio, o objetivo do investimento, rentabilidade e os riscos envolvidos.
Maneiras inteligentes de investir o dinheiro do condomínio
A seguir nós listamos 2 tipos de investimentos do tipo renda fixa, com baixo risco e rentabilidade a longo prazo.
Lembre-se que esta lista constitui de sugestões e, portanto, você deve analisar friamente cada investimento e sempre procurar um especialista antes de tomar uma decisão..
CDB
Os CDBs, ou Certificados de Depósitos Bancários, são títulos emitidos por bancos, com o objetivo de obter capital.
Este é um investimento de renda fixa e que funciona como uma troca.
Ou seja, o investidor empresta o seu dinheiro ao banco e recebe em troca uma taxa de rentabilidade definida pela instituição financeira no momento da compra do título.
Neste caso, existem algumas diferenças entre os tipos de taxas de rentabilidade:
Taxa prefixada: neste caso, você já saberá o quanto o seu dinheiro renderá até o vencimento;
Taxa pós-fixada: a taxa poderá variar, já que está ligada a um indexador da economia.
Poupança
A poupança é um dos investimentos mais conhecidos pelas pessoas, além de ser bastante tradicional e antigo entre os bancos.
Ela funciona como uma conta bancária, na qual o dinheiro pode ser guardado e ter um rendimento menor do que a taxa Selic.
Apesar da baixa rentabilidade, esta opção funciona muito bem para perfis mais conservadores de investimentos, principalmente por conta dos rendimentos com fácil liquidez em comparação a outras aplicações financeiras,
No entanto, lembre-se que a melhor opção será sempre aquela que possui o nível de risco e rentabilidade que faz sentido para o condomínio.
Este artigo ajudou você a entender como funcionam as aplicações financeiras e como usar o dinheiro do condomínio nos seus investimentos?
A reunião de assembleia de condomínio virtual acontece quando os condôminos não estão presentes no mesmo lugar.
Cada pessoa participa da sua casa, através de uma plataforma de videoconferência e, à distância, podem exercer o seu direito de voto sem precisar sair de casa.
No entanto, fica a dúvida: é permitido fazer reunião de assembleia de condomínio por WhatsApp?
A seguir, você entenderá mais detalhes sobre as assembleias virtuais e também por quais plataformas é permitido realizá-la. Continue lendo para saber mais!
Pode fazer uma assembleia de condomínio virtual?
Sim. A lei 14.309/22, sancionada pelo presidente da república, permite agora que os síndicos possam fazer reuniões de assembleias e votações do condomínio remotamente.
Isso significa que a assembleia pode se reunir 100% online, através da internet, ou em formato híbrido, com uma parte dos condôminos presentes virtualmente e outra parte fisicamente.
O texto da lei explica que essa mudança vai garantir os mesmos direitos a todas as pessoas, mesmo aquelas que não podem estar presentes em uma das reuniões.
Portanto, a partir de agora, a convocação da reunião deve conter:
como será o acesso à reunião de assembleia;
como acontecerão as manifestações;
e, por fim, como as votações acontecerão.
Além disso, três pontos são de extrema importância nesta mudança.
caso a modalidade remota não esteja prevista na convenção do condomínio, este formato não poderá aderido;
a administração do prédio não pode ser responsabilizada caso a internet de um ou mais condôminos passe por problemas técnicos durante a reunião;
e, por fim, a nova legislação traz a obrigatoriedade de preservar os direitos de voz, debate e voto a todos os condôminos.
Como funciona uma assembleia de condomínio virtual?
Uma reunião de assembleia virtual não é muito diferente de uma reunião comum, veja como ela funciona:
Convocação obrigatória. Assim como nas reuniões de assembleia presencial, na modalidade virtual também é necessário fazer a convocação obrigatória e enviá-la a todos os condôminos;
Escolha da ferramenta. Assim como nas reuniões presenciais, você escolhe um espaço físico para reunir os condôminos, nas reuniões virtuais você precisa escolher uma ferramenta de videoconferência;
Votação online. Para que os votos sejam válidos, o condomínio deve contar com assinaturas eletrônicas e a certificação digital. Essa assinatura eletrônica é gerada a partir da escrita na tela de um computador, tablet ou celular, além de ser uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio. Portanto, na hora de escolher uma ferramenta, opte por plataformas seguras e que tenham a infraestrutura digital necessária para validar os votos.
Para validar uma reunião de assembleia online, é importante usar uma plataforma homologada, com infraestrutura digital e viabilidade de auditoria.
Por meio desta plataforma, serão realizadas as votações e confirmações de presença.
Caso você não utilize uma ferramenta deste tipo, correrá o risco de ter a reunião de assembleia invalidada, caso um dos condôminos procure a justiça.
Pode usar procuração em assembleia virtual?
Sim. Uma procuração serve para um condômino ser representado durante uma reunião de assembleia, caso ele não esteja disponível.
Ainda que muitos acreditem que isso não faz sentido, visto que a reunião já ocorre virtualmente e não há o porquê justificar a impossibilidade de deslocamento, ainda assim a procuração é válida em reuniões virtuais.
Isso porque ela independe da possibilidade ou não de deslocamento, mas sim da indisponibilidade do condômino, seja qual for a razão.
Como fazer uma ata de assembleia virtual?
A ata de condomínio realizada em reuniões de assembleia virtuais não são muito diferentes de atas de reuniões presenciais.
Ainda que exista a possibilidade de realizar uma reunião 100% virtual, algumas pessoas ainda preferem participar presencialmente, seja porque não gostam de tecnologia ou porque têm dificuldade de se adaptar ao novo formato.
Nestes casos, existe a opção da assembleia híbrida que, de forma geral, acontece entre uma mistura de pessoas presenciais e virtuais.
Portanto, a assembleia híbrida ocorre com participação simultânea de alguns condôminos presenciais e outros à distância, por meio de ferramentas de videoconferência.
É permitido fazer assembleia de condomínio por WhatsApp?
A lei 14.309 alterou o Código Civil para permitir a realização de reuniões de assembleias e votações em condomínios de forma eletrônica ou virtual.
De acordo com a legislação, a convocação, realização e a deliberação de quaisquer modalidade da reunião poderão ser feitas virtualmente, desde que atendam aos seguintes requisitos:
a assembleia virtual não pode ser proibida na Convenção do Condomínio;
deve ser preservado a todos os condôminos, os direitos de voz, debate e voto;
no instrumento de convocação deve constar que a reunião será realizada eletronicamente ou virtualmente e conter as instruções de acesso, manifestação e como será feita a coleta dos votos;
a reunião deverá obedecer os preceitos de instalação, funcionamento e encerramento também já previstos na convocação;
a administração do condomínio não pode ser responsabilizada por problemas técnicos ou de conexão na internet dos condôminos ou representantes;
e, por fim, também é possível optar pela realização da reunião em formato híbrido.
A legislação não menciona o uso do WhatsApp, entretanto, considerando que um dos requisitos para a reunião ser válida é a garantia do direito de voz, debate e voto dos condôminos, então a escolha da ferramenta deve levar isso em consideração.
Em caso de dúvidas, é possível optar por definir as normas em relação às reuniões de assembleia virtuais no Regimento Interno e aprová-las por maioria simples.
Nestas normas, cabe definir quais serão as ferramentas que o condomínio poderá utilizar para transmitir as reuniões.
5 ferramentas para fazer a reunião de assembleia virtual do seu condomínio
Google Meet
O Google Meet é a ferramenta de videoconferências do Google e é uma das mais conhecidas e utilizadas em diversas empresas, escolas, universidades, entre outras instituições.
Veja algumas das principais funcionalidades:
permite a participação de até 100 participantes;
no plano gratuito, as reuniões podem durar até 60 minutos;
no plano pago, as reuniões não tem limite de horas e podem ser realizadas com até 250 participantes;
permite testar o áudio e vídeo antes de entrar na sala de reunião;
fornece legendas instantâneas;
oferece ferramentas de levantada de mão, permitindo criar uma fila virtual de pessoas que desejam falar, sem a necessidade de um interromper o outro;
possui compartilhamento de tela;
e também fornece relatórios de participação.
Zoom
O Zoom também é uma plataforma de videoconferência gratuita e possui funcionalidades avançadas para gerenciamento de salas, espaços fixos para reuniões online e sistema de telefonia em nuvem.
Veja outras funcionalidades:
possibilidade de audioconferência (reunião somente via áudio);
conversas por chat;
uso gratuito para videoconferências com até 100 participantes e 40 minutos de reunião;
uso pago para videoconferências com até 100 participantes e até 30 horas de reunião;
gravação de reuniões na nuvem, somente no plano pago;
e armazenamento ilimitado, somente no plano pago.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ferramenta da Microsoft e possui as seguintes funcionalidades:
conversas por chat;
colaboração de documentos em tempo real;
pode ser usado no navegador ou em aplicativos para computador ou celular;
no plano gratuito, as reuniões podem ter até 100 participantes e até 60 minutos de duração;
no plano pago, as reuniões podem ter até 1.000 participantes e até 24 horas de duração.
Skype
O Skype é uma ferramenta de videoconferência da Microsoft.
Pode ser usada gratuitamente pelo próprio navegador ou aplicativo no computador, celular ou tablet, para videoconferências de até 24 horas e chamadas de áudio com até 50 participantes.
Além disso, a ferramenta também oferece:
gravação das videochamadas;
conversas por chat;
compartilhamento de tela;
compartilhamento de arquivos de até 300 MB;
ligação para telefones;
entre outras funções.
TownSq
Por fim, temos o aplicativo TownSq. Esta é uma excelente opção para garantir que a comunidade esteja mais engajada, o síndico economize tempo e dinheiro e todos tenham mais segurança das suas informações.
Veja algumas das vantagens do aplicativo:
votação através do app, de acordo com as exigências da legislação;
economia de tempo e dinheiro do síndico e dos condôminos;
convocação, votação e ata permanecem salvas para o síndico;
todos os participantes são cadastrados e somente eles têm acesso à votação;
o síndico define o período de votação da assembleia e os condôminos podem votar da sua casa, sem precisar se deslocar;
garantia de reuniões mais objetivas, com todos os condôminos cientes das pautas e podendo participar à distância.
Quer saber mais sobre a funcionalidade da assembleia virtual? Inscreva-se no formulário abaixo e conheça o aplicativo TownSq.
A prestação de contas é uma obrigação do síndico determinada pelo Código Civil. No entanto, o que fazer quando isso não acontece? O síndico que não presta contas pode ser reeleito? Continue lendo para saber!
De acordo com o art. 1.350 do Código Civil, a prestação de contas anual é uma obrigação de todo síndico. Veja:
“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino”
O que fazer quando isso não ocorre? Veja a resposta a seguir.
O que fazer quando o síndico não presta contas?
Quando o síndico não faz a prestação de contas como determinado em legislação, os condôminos podem tomar algumas atitudes:
conversar diretamente com o síndico para entender o porquê a prestação ainda não ocorreu e solicitar o agendamento da próxima reunião de assembleia geral ordinária;
caso a alternativa anterior não obtenha resultado, buscar a assinatura de ¼ dos condôminos em um abaixo-assinado e convocar uma reunião de assembleia;
se, ainda assim, a assembleia não se reunir, qualquer condômino poderá notificar o síndico de forma extrajudicial para documentar este pedido.
Quantas vezes um síndico de condomínio pode ser reeleito?
O Código Civil não deixa claro quantas vezes um síndico pode ser reeleito. Veja o que diz o art. 1.347:
“A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”
Portanto, a legislação deixa claro que um mandato não pode ultrapassar dois anos, mas não especifica quantas vezes um mesmo síndico pode ser reeleito.
Neste caso, a não ser que a Convenção do Condomínio determine o contrário, o síndico poderá se candidatar quantas vezes quiser.
Quem pode exigir contas do síndico?
Qualquer condômino poderá solicitar a prestação de contas ao síndico, em qualquer momento do ano.
Quem pode ter acesso aos documentos do condomínio?
A resposta da pergunta anterior também vale para esta pergunta.
Qualquer morador do condomínio tem acesso livre aos documentos do condomínio e poderá solicitar qualquer tipo de documento a qualquer momento, seja diretamente ao síndico ou com a administradora.
Geralmente, o síndico poderá ser processado quando houver comprovação de que houve algum tipo de irregularidade no condomínio.
Por exemplo:
Problemas na prestação de contas: caso seja identificada algum tipo de irregularidade nos números da arrecadação ou das despesas, os condôminos podem solicitar uma auditoria e, a depender do resultado, entrar com um processo contra o síndico;
Superfaturamento de obras: envolve a emissão de notas fiscais com o valor adulterado, a fim de receber um valor extra além daquele cobrado pelo serviço. Nestes casos, se for comprovado o superfaturamento, os moradores também podem entrar com um processo contra o síndico;
Desvio de dinheiro: ocorre quando o síndico utiliza o dinheiro das taxas condominiais para benefício próprio. Neste caso, um conselho fiscal forte e auditorias constantes podem identificar um problema desse tipo e, caso comprovado o desvio, ele poderá responder por apropriação indébita de fundos do condomínio.
Neste caso, a resposta é relativa. Se a convenção do condomínio não determinar um número mínimo, então o síndico poderá ter quantas procurações quiser.
Como pedir uma auditoria das contas do condomínio?
Geralmente, uma auditoria é solicitada pelo próprio síndico ou conselho fiscal do condomínio.
No entanto, caso um condômino deseje fazer esta solicitação, é recomendável:
convocar uma reunião de assembleia por meio de um abaixo-assinado para discutir o tema;
em seguida, buscar a assessoria de uma empresa ou um contador especializado em auditoria de condomínios.
Ao fazer a pesquisa, confira se a prestadora de serviços está devidamente registrada junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da sua região e se é uma empresa sem vínculo com a administradora ou com o condomínio, para uma análise totalmente imparcial.
Para solicitar uma impugnação da reunião de assembleia, existem algumas ações possíveis:
caso o síndico não faça uma nova reunião de assembleia, então ¼ dos condôminos devem convocar esta reunião para revogar as decisões anteriores, desde que tudo seja feito dentro do previsto na Convenção do Condomínio e no Código Civil;
se não for possível reunir ¼ de outros condôminos interessados, então deverá valer de uma ação judicial para que a reunião seja anulada.
É importante destacar que a convocação deve ser para todos, pois se uma ou mais pessoas forem deixadas de fora, então a reunião de assembleia poderá ser anulada judicialmente ou revogada na reunião seguinte.
Este artigo ajudou você a entender o que fazer quando o síndico não faz a prestação de contas do condomínio?
Caso esteja procurando um modelo de convocação para a próxima reunião de assembleia, nós criamos um modelo gratuito e fácil de usar. Basta clicar aqui e baixar gratuitamente.
E é justamente essa amplitude que, muitas vezes, confunde os gestores de condomínios, que optam por terceirizar algumas atividades a fim de conseguirem dar conta de todas estas frentes.
Uma das opções mais utilizadas pelos síndicos é a contratação de uma administradora, que será capaz de ajudá-lo a organizar e gerenciar todos os processos da gestão.
Por outro lado, terceirizar as responsabilidades pode causar sérios problemas e afetar o trabalho e a reputação do síndico.
Nestes casos, o ideal é contratar uma ferramenta, como a administradora digital, que o ajudará a ter mais eficiência na gestão condominial.
Apesar de ser uma excelente solução, muitos síndicos ainda têm muitas dúvidas sobre o assunto.
Por isso, reunimos aqui as principais perguntas sobre as administradoras digitais e as respostas para as várias dúvidas acerca desta tecnologia. Confira!
O que é uma administradora digital?
Uma administradora digital é uma solução que visa auxiliar o síndico na gestão financeira do condomínio, que inclui: planejamento, organização e controle dos recursos financeiros da comunidade.
O seu objetivo principal é tornar o trabalho do síndico mais eficiente, para que o condomínio funcione para os moradores e para que o patrimônio dos condôminos seja valorizado.
Na prática, uma administradora digital é um sistema completo e que possui ferramentas úteis para que o síndico possa:
ficar por dentro da situação financeira do condomínio a qualquer momento;
ter processos mais eficientes e com menores chances de erro, garantindo uma economia maior para o condomínio;
obter a prestação de contas anual em dois cliques;
obter o balancete do mês;
obter a previsão orçamentária;
acompanhar em tempo real a execução orçamentária, verificando se o que foi previsto está sendo executado;
verificar a situação da inadimplência no condomínio;
Por aqui, vemos que tanto os síndicos moradores, quanto os síndicos profissionais podem usufruir dos benefícios da administração digital e terem bons resultados com esta tecnologia.
para os síndicos moradores: terão suporte para gerenciar o condomínio de forma eficiente e ágil, otimizar os processos e melhorar a vida da comunidade onde ele também reside, economizando os recursos financeiros da comunidade;
para os síndicos profissionais: serão capazes de gerenciar todos os seus condomínios de qualquer lugar com inteligência e poderão centralizar todas as informações necessárias em um mesmo local, sem burocracia para fazer a gestão, economizando tempo.
Como contratar uma administradora digital?
Se o condomínio já possui uma administradora e pretende fazer a troca para uma administradora digital, saiba que, caso não esteja previsto regras para a mudança na Convenção do Condomínio, não é necessário aprovar em reunião de assembleia.
Geralmente, o síndico escolhe a administradora e, em seguida, faz a validação da nova empresa em uma reunião de assembleia, na qual é necessário estar 50% + 1 dos condôminos presentes.
Caso a empresa escolhida não seja validada pela assembleia, o síndico deverá realizar uma nova busca.
Na verdade, uma administradora digital pode custar menos do que uma administradora tradicional.
Isso porque a administradora tradicional costuma cobrar taxas por serviços como taxa para geração da DIRF e RAIS, taxa de motoboy ou taxa de digitalização de documentos, por exemplo, enquanto a administradora digital cobra apenas o valor pelo uso da solução.
Na prática, a opção digital pode ajudar o síndico a proporcionar uma economia de 30% em administração, em média.
Todo condomínio deve ter uma administradora digital?
Apesar do que muita gente pensa, uma administradora digital pode ser bastante útil em todos os tipos de condomínios.
Independentemente da quantidade de unidades, com uma administradora digital, o síndico será capaz de:
ter clareza sobre as informações financeiras do condomínio, proporcionando maior transparência aos condôminos;
acessar todos os dados financeiros ou documentos em poucos cliques;
promover reuniões de assembleias mais engajadas e eficientes;
gerenciar o dinheiro do condomínio sem necessitar de terceiros no processo;
agilizar tarefas burocráticas, como a prestação de contas, por exemplo;
Quais são os benefícios de uma administradora digital?
Uma administradora digital possui benefícios que vão desde a facilitação da comunicação entre os síndicos e os condôminos, até a gestão financeira e fiscal do condomínio.
Mas aqui vamos destacar os principais benefícios do TownSq Administração Digital:
Aplicativo de gestão e comunicação do condomínio;
Conta individual exclusiva do condomínio;
Acesso ao extrato com comprovantes em tempo real;
Acompanhamento do status de pagamentos a fornecedores;
Acesso à prestação de contas e balancete em 2 cliques;
Autonomia nas operações financeiras;
Entregas de declarações fiscais pelos nossos especialistas;
Transparência e confiança entre os moradores e a gestão;
Gestão da folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
Gestão da inadimplência e dos acordos de dívidas;
Acompanhamento trimestral personalizado com o síndico;
Informações do condomínio protegidas no Servidor Amazon AWS, um dos mais seguros do mundo.
Qual é a melhor administração digital?
Existem diversas administradoras digitais no Brasil, mas só existe uma que está presente em mais de 20 mil condomínios, 4 países e em 3 milhões de residências: o TownSq Administração Digital.
O TownSq oferece um sistema de gestão do condomínio e dos recursos financeiros ao síndico e comunidade, garantindo maior segurança, transparência e economia na gestão dos recursos do condomínio.
Ao mesmo tempo que os nossos especialistas dão todo o suporte necessário para a parte burocrática – das declarações fiscais à folha de pagamento dos funcionários.
Conseguiu perceber os benefícios em adotar uma administração digital no seu condomínio?
Então, aproveite para ver como funciona o TownSq Administração Digital na prática. É só se inscrever no formulário abaixo!
Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para centralizar as observações dos moradores. Entenda mais sobre este recurso a seguir!
Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de assembleia e mais, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores.
Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade.
No entanto, um síndico não conseguiria passar o dia inteiro apenas ouvindo as pessoas pessoalmente.
Por isso, existe o livro de ocorrências. Uma maneira simples de registrar e centralizar todas estas informações.
Se você ainda tem dúvidas e não sabe por onde começar a criar ou preencher o livro de ocorrências do seu condomínio, a seguir você encontrará a resposta para as suas principais dúvidas. Continue lendo!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências do condomínio é um recurso criado para reunir as principais reclamações e sugestões dos moradores.
A vantagem deste livro é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico.
Além disso, o livro de ocorrências também pode servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio.
Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?
Para escrever no livro de ocorrências do condomínio, você deve preencher as opções que estiverem presentes e inserir o maior número de detalhes e informações relevantes para deixar clara a sua situação.
Veja algumas opções que podem ser incluídas no livro de ocorrências do seu condomínio:
nome do condomínio;
endereço e dados adicionais do condomínio;
nome do funcionário (se for necessário);
função do funcionário;
data do registro;
hora do registro;
autor da ocorrência;
número da unidade envolvida;
data da ocorrência;
descrição da ocorrência.
O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?
Não. O livro de ocorrências não é um recurso obrigatório, no entanto pode ser bastante útil na gestão da comunicação do síndico com os moradores.
Por outro lado, se o livro de ocorrências trouxer mais problemas do que soluções, o síndico pode levar a situação para uma reunião de assembleia e propor a retirada do recurso.
Se o condomínio ainda não possui um livro como este e deseja implementá-lo, também deverá levar a situação para uma reunião de assembleia e aprovar a criação do livro de ocorrência por maioria simples.
Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?
Depende. Na prática, não existe nenhuma regra explícita que proíba o síndico de contar quem fez uma reclamação.
No entanto, é o seu dever manter o bem-estar e harmonia dos moradores do condomínio.
Caso o síndico seja confrontado por um morador que recebeu uma reclamação, poderá falar quem reclamou, mas sem dar muito foco a isso.
Perceba que nestas situações, o ideal é usar as palavras certas para não gerar um conflito desnecessário entre dois moradores.
Se por acaso não seja importante revelar quem fez a reclamação, o síndico deve tomar essa decisão a fim de evitar polêmicas, vinganças ou brigas.
Quais são os formatos mais utilizados de livro de ocorrências?
Livro da portaria
O livro é o formato mais comum nos condomínios. De forma geral, funciona como um caderno em branco, que fica alocado na portaria e os moradores podem escrever manualmente as suas reclamações ou sugestões.
E-mail do síndico
Em condomínios menores e mais modernos, uma das opções é usar o e-mail do síndico como livro de ocorrências.
Por ter menos moradores, a caixa de entrada do síndico não ficará tão lotada e será possível dar conta de todas as solicitações sem muitos problemas.
Neste formato, a garantia de privacidade nas reclamações aumenta e os moradores podem fazê-las da sua unidade, sem precisar descer até a portaria.
WhatsApp do síndico
Assim como no e-mail, o WhatsApp também é uma opção para condomínios menores, também garante maior privacidade para os moradores e as pessoas podem fazer o envio diretamente do seu celular, sem precisar sair da unidade.
Por outro lado, o WhatsApp, por ser uma ferramenta de comunicação rápida, pode causar a sensação de urgência e de que as mensagens e solicitações precisam ser respondidas imediatamente.
Para evitar problemas, o síndico deve sempre se adiantar e determinar algumas regras para os envios, respostas e resoluções das ocorrências.
Aplicativo do condomínio
Já o aplicativo para condomínio, permite centralizar todas estas solicitações em um local seguro para os moradores e também para os síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecer delas ou tratá-las com imediatismo.
No aplicativo TownSq, esse recurso se chama “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.
Caso tenha algum acontecimento no condomínio que seja necessário comunicar, os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa.
Além disso, a funcionalidade de “Chamados” também permite:
categorizar os chamados abertos;
enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
o síndico consegue retornar a solicitação direto pelo aplicativo;
e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.
Este artigo ajudou você a entender o que é e como usar o livro de ocorrências do condomínio?
Se quiser entender como modernizar esse recurso na sua comunidade, preencha o formulário abaixo e saiba mais sobre o aplicativo TownSq.
