Neste artigo, você encontrará uma planilha gratuita para controle de acessos visitantes na portaria do condomínio em formato do Excel. Para fazer o download, continue lendo!

Imagine a rotina de uma portaria de condomínio.

Pessoas passam, encomendas e correspondências chegam, visitantes querem acesso a um determinado apartamento, carros entram e saem da garagem.

Parece bem agitado, não é mesmo? Por isso, organização é parte fundamental tanto para os porteiros, quanto para moradores e síndicos.

Além disso, a portaria de condomínio é um ponto estratégico por onde todos passam. Por isso, é muito importante entender como garantir o controle de entrada e saída de pessoas.

Pensando na harmonia do seu condomínio, nós criamos uma planilha gratuita para ajudar no controle de acessos de visitantes na portaria. Baixe gratuitamente clicando neste link.

Continue lendo para conferir dicas para ajudar no controle e organização da portaria do seu condomínio.

Para que serve a planilha de controle de portaria?

É cada vez mais necessário aprimorar a segurança das portarias, buscando garantir que o condomínio corra menos risco de assaltos ou roubos.

Dessa forma, é essencial contar com um porteiro preparado e que siga uma conduta alerta e preventiva quanto às pessoas que entram e saem do local.

As entradas e saídas do condomínio são considerados pontos críticos. Por isso, o controle de visitas deve ser sempre rigoroso, especialmente em condomínios de grande porte, onde naturalmente já existe um alto número de pessoas circulando.

Assim, deve ser desenvolvido um processo de monitoramento das pessoas externas que chegam na portaria do condomínio. O ideal é que cada pessoa externa passe por um processo para terem a sua entrada autorizada.

Portanto, ter uma planilha de controle de acessos de visitantes no condomínio pode ser uma excelente maneira de controlar esse fluxo e garantir a segurança dos moradores e funcionários.

Como fazer um controle de acessos de visitantes no Excel?

O primeiro passo é fazer a identificação da pessoa que quer entrar no condomínio. Neste momento, o contato deve ser feito sem que o indivíduo tenha acesso ao porteiro.

O preferencial é que seja utilizado algum tipo de comunicação eletrônica, como interfonar para portaria, por exemplo. Através do interfone, a pessoa deve anunciar o nome, objetivo da visita e qual a unidade que pretende ir.

Se possível, também é interessante conferir o nome da pessoa com quem o indivíduo tem contato.

Veja um passo a passo para aumentar a segurança e controle de acessos de visitantes na portaria:

Confirmação

Em seguida, o porteiro deve interfonar para a unidade em questão e perguntar se o morador está esperando alguém.

Então, deve-se explicar que um indivíduo está solicitando entrada na portaria do condomínio e citar as informações passadas pela pessoa.

Caso o condomínio utilize um sistema de gestão de condomínio, como o TownSq, é possível confirmar a autorização da entrada do visitante de forma online.

Veja este vídeo para entender melhor como funciona:

Entrada/Negação

Somente após a confirmação do morador, deve ser permitida a entrada pela portaria do condomínio. Se a entrada não for permitida, o porteiro não deve conceder exceções.

Nessas situações, o funcionário pode recomendar que o indivíduo entre em contato com o morador por conta própria.

Registro

Para que haja um controle sobre a portaria, é recomendável que sejam registradas as informações de todas as pessoas externas que entrarem no condomínio.

Dados como nome, apartamento visitado, horário de entrada e saída precisam ser anotados e mantidos em uma planilha de controle de acesso de visitantes.

Por isso, nós criamos uma Planilha de Controle Acessos de Visitantes em Excel para download gratuito que pode ser utilizado pela portaria do condomínio que você gerencia. É só clicar aqui e fazer o download gratuito do material.