por Denys Hupel | mar 24, 2021 | Gestão Condominial
Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio. Entre moradores e visitantes, precisamos dar uma atenção especial aos prestadores de serviços em condomínios.
Garantir a segurança do condomínio tem se tornado uma das partes mais importantes do trabalho do síndico. Assim, fazer o controle da entrada dos prestadores de serviços no condomínio se tornou uma tarefa ainda mais séria.
Com esta publicação, você vai aprender:
Como contratar prestadores de serviços em condomínios?
Para começar, é importante que o síndico saiba como contratar bons prestadores de serviço em condomínios. Afinal, nenhuma reforma ou manutenção poderá ser concluída com capricho se você não confia nos profissionais.
O primeiro passo para contratar prestadores de serviço para o condomínio é checar se a empresa tem boa reputação e está em situação regular. Para isso, peça o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) e acesse o site da Receita Federal. Também é interessante conferir se há processos judiciais contra a empresa.
Além disso, o síndico deve checar se a empresa leva a sério os direitos trabalhistas. Confira se os funcionários estão registrados legalmente e se a empresa oferece os equipamentos de segurança (EPIs) adequados. Isso é importante visto que, no caso de problemas trabalhistas, o condomínio também pode vir a ser responsabilizado.
Para resumir, preparamos uma lista de coisas que você deve levar em consideração na hora de contratar prestadores de serviço em condomínios:
- Checar documentação da empresa;
- Conferir se direitos trabalhistas estão sendo respeitados, peça documentação;
- Faça questão da contratação de seguro contra acidentes e seguro de vida;
- Converse com outros síndicos para buscar boas referências de prestadoras de serviço;
- Em caso de obras, peça a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
- Monte um contrato por escrito que deve ser assinado pelas duas partes;
- Ao fim, exija nota fiscal.
Leia mais:
Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?
De nada adianta fazer vista grossa na contratação se você não tem o controle dos prestadores de serviço enquanto eles estiverem no condomínio. O síndico é o responsável por fazer a supervisão no momento da entrada do pessoal no condomínio.
Para que tudo funcione corretamente, o condomínio deve instruir a equipe da portaria sobre como fazer o cadastro de prestadores de serviço em condomínios.
No primeiro dia de trabalho, o síndico deve identificar todos os profissionais que irão circular pelo condomínio. Apenas prestadores de serviço devidamente registrados poderão entrar no território do condomínio.
Esse cadastro pode ser realizado diretamente na portaria ou então através de um aplicativo ou software de gestão de condomínio, como o TownSq. De forma prática e rápida, é possível criar um passaporte digital para o convidado que garante a pré-autorização da entrada dos prestadores de serviço a partir do uso de um QR Code. Isso faz com que o cadastro possa ser feito de antemão, além de facilitar o momento de entrada no condomínio.
O condomínio que você gerencia ainda não investiu em tecnologia? Nesse caso, o cadastro dos prestadores de serviço pode ser feito no bom e velho papel e caneta, através de uma ficha cadastral. Se esse for o caso, você pode usar o nosso Modelo de Controle de Visitantes, que preparamos para facilitar o seu trabalho. 👍
E se os prestadores de serviço forem contratados por uma unidade?
Medidas de controle também devem ser tomadas quando um morador contrata prestadores de serviço para trabalhar em seu imóvel. Todos os condôminos devem entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de dar início aos trabalhos.
Essa prática vai de acordo com a NBR 16280, regra nacional que busca garantir a segurança do condomínio.
Com isso, o síndico deve pedir que o morador passe as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade com antecedência. Desta forma, o síndico pode orientar o zelador e as equipes de portaria e segurança.
O cadastro dos prestadores de serviço em unidades deve ser realizado da mesma forma que os demais visitantes. Além disso, o porteiro deverá notificar o condômino quando os profissionais chegarem ao condomínio.
Controle de prestadores de serviço em condomínios
O controle de entrada de pessoas externas no condomínio deve ser rigoroso. O primeiro passo é a identificação através de comunicação eletrônica com o porteiro. O prestador de serviço deve dizer o nome e o objetivo de sua entrada. É importante que isso ocorra antes de a pessoa entrar nas dependências do condomínio. De preferência, através do aplicativo do condomínio ou via interfone.
Com base nos dados informados, o porteiro deve conferir a lista de funcionários da prestadora de serviços. Se todas as informações estiverem corretas, o porteiro deve assinalar o horário da entrada do profissional.
Caso a pessoa não estiver na lista de prestadores em serviço em condomínio registrados, ela não poderá entrar no condomínio. Instrua o porteiro para não autorizar a entrada de substitutos sem aviso prévio.
Se houver alguma alteração no quadro de funcionários da empresa contratada, deverá ser enviada uma notificação com antecedência. Somente após a confirmação do porteiro, o profissional poderá entrar no condomínio.
Ficha cadastral prestador de serviço
Como citamos anteriormente, a ficha cadastral – seja ela digital ou física – deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador de serviço para o condomínio.
Se esse documento for preenchido digitalmente, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet, o que torna o processo de cadastro e a autorização para entrada mais fáceis.
Com apenas alguns cliques é possível autorizar a entrada do profissional no condomínio. O sistema para condomínios TownSq oferece a possibilidade de criar Passaportes de Convidados, que traz mais segurança no controle da portaria.
Por outro lado, se o seu condomínio prefere utilizar papel, também temos uma solução para você. A ficha cadastral do prestador de serviço em condomínios pode ser preenchida a mão pelo porteiro.
Para isso, o síndico deve disponibilizar à equipe da portaria o arquivo impresso. Nesse caso, a autorização para entrada de prestadores de serviço pode ser em formato Word ou Excel.
O documento deve conter as seguintes informações:
- Data;
- Nome completo do visitante;
- Empresa para qual trabalha;
- Número do documento (RG ou CPF);
- Placa do veículo (quando estacionarem na garagem do condomínio);
- Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas uma das unidades);
- Hora de entrada;
- Hora de saída.
Para facilitar a sua vida, preparamos um Modelo de Planilha de Controle de Visitantes. Você pode utilizar esse arquivo no controle dos prestadores de serviço do condomínio que administra.
por Denys Hupel | mar 23, 2021 | Gestão Condominial
Nosso condomínio é um espaço de convivência com diversas pessoas e se relacionar e comunicar bem com cada uma delas é fundamental para a manutenção do bom ambiente e do trabalho do síndico. Uma alternativa cada vez mais procurada para evitar discussões e problemas é a comunicação não violenta. Através dela as relações interpessoais se tornam mais leves e menos conflituosas.
Quer conhecer um pouco mais sobre essa abordagem e saber como você pode começar a aplicá-la? Confira o nosso artigo e saiba tudo sobre comunicação não violenta.
O que você vai encontrar nessa publicação:
O que é comunicação não violenta?
A comunicação não violenta é uma abordagem para se relacionar com outros indivíduos de maneira menos agressiva e mais empática. Ela foi criada na década de 1960 pelo psicólogo americano Marshall Rosenberg e muitas vezes é chamada apenas de CNV – as letras iniciais do termo. Segundo o próprio autor, a CNV é:
“…é baseada nos princípios da não-violência – o estado natural de compaixão quando a não-violência está presente no coração. A comunicação não violenta começa por assumir que somos todos compassivo por natureza e que estratégias violentas — se verbais ou físicas — são aprendidas ensinadas e apoiadas pela cultura dominante. Comunicação não violenta também assume que todos compartilham o mesmo, necessidades humanas básicas, e que cada uma de nossas ações são uma estratégia para atender a uma ou mais dessas necessidades.”
Através dessa abordagem podemos enxergar de maneira empática as necessidades e dores das pessoas que nos relacionamos, uma vez que permitimos que o outro nos entenda e também mostre o que está acontecendo dentro dele.
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre a comunicação não violenta, deve estar se perguntando como praticá-la no seu dia a dia, não é mesmo? É só continuar lendo.
Como praticar a comunicação não violenta?
Para aplicar a comunicação não violenta existem algumas ações e passos que podem ser tomados por quem deseja começar a se conectar e relacionar melhor com os outros.
As ações da comunicação não violenta envolvem:
- Entender a sua consciência interna (o que está acontecendo dentro de você, o que você está sentindo).
- Entender a consciência externa (o que está acontecendo com o outro, o que o outro está sentindo).
- Depois disso, tentar resolver o que precisa ser resolvido dos nossos conflitos.
Nesse processo, podemos seguir alguns passos que nos ajudam a ter conversas menos agressivas:
Observação
O primeiro passo é fazer observações sobre as ações ou falas da pessoa que estão nos incomodando ou gerando conflito. Lembre-se de que essas observações sempre devem ser baseadas em fatos, e não em nossas interpretações ou sentimentos sobre o que a pessoa quis dizer com suas atitudes.
Sentimentos
Depois de observar os pontos de conflito, você deve voltar para si mesmo e identificar os sentimentos que estão sendo aflorados dentro de você a partir das atitudes da pessoa. Quando listar os sentimentos que despertam em você, utilize palavras que sejam sentimentos e não julgamentos – especialmente em reuniões de assembleia de condomínio.
Por exemplo, evite expressar seu sentimentos em frases como:
“Sinto como se você não me ouvisse!”
“Sinto que não você não respeita a minha autoridade!”
Necessidades
Agora é hora de identificar as necessidades geradas pelos sentimentos. Se você se sentiu frustrado, qual a necessidade que não foi atendida e que gerou essa frustração? Depois disso, você precisa comunicar as suas necessidades.
Por exemplo:
Ao invés de dizer: “Sinto como se você não me ouvisse!”
Você pode analisar e entender quais necessidades não foram atendidas e comunicá-las com: “Estou irritado porque gostaria que você ouvisse as minhas sugestões de melhoria para a piscina do prédio”.
Pedido
Depois de entender as nossas necessidades é o momento de fazer outro pedido deixando claro as necessidades que desejamos que sejam atendidas. Durante a conversa todas essas questões podem ser levantadas, para que fique claro o que está acontecendo na relação.
Você pode seguir esse passo a passo da CNV no condomínio:
Comunique as suas observações, a partir do que aconteceu ou foi dito. Em seguida explique o que você sentiu a partir dessas atitudes, além do que você precisa ou não está sendo atendido. Por fim, faça um pedido claro do que você deseja.
Papo com especialista em comunicação não violenta
Convidamos a especialista em comunicação não violenta, Dra. Ana Maria Fagundes Rocha Marques, Consultora em Desenvolvimento Humano, facilitadora de Práticas Dialógicas e Colaborativas (Desenvolvimento de Habilidades em Comunicação e Acadêmica de Psicologia – FTEC/IBGEN), para responder algumas dúvidas sobre o assunto.
Leia a entrevista abaixo:
Qual a importância da comunicação não violenta nas relações de trabalho?
Ao convivermos e nos comunicarmos, poderemos nos afastar ou nos aproximar do outro. Assim, nos utilizamos de determinada linguagem para emitirmos um conteúdo que vai ser recebido em um determinado contexto, momento, dependendo portanto da escuta daquele que recebe. Após, acionamos estratégias para que nossas necessidades sejam atendidas.
Nas relações de trabalho não é diferente. A CNV em seu processo e metodologia promove uma comunicação clara, honesta e empática entre as pessoas. Portanto, ao conhecer, aprender e praticar a CNV as pessoas desenvolvem a habilidade de compartilharem soluções positivas aos conflitos que satisfaçam as necessidades dos envolvidos.
Portanto, um local de trabalho onde as relações se estabelecem de forma respeitosa, resolutiva quando surge um conflito, com a CNV, teremos menos estresse prevenindo futuros investimentos em saúde tanto para empresa quanto para o trabalhador, além de prover um ambiente de trabalho com mais qualidade de vida.
Comunicação não violenta ajuda o trabalho do síndico ser mais efetivo dentro do condomínio
Como é um processo, é preciso mudar hábitos como não julgar, dar e receber empatia, identificar os seus sentimentos, suas necessidades diante das situações, estando mais consciente no aqui e agora, para depois estar presente com o outro e identificar seus sentimentos, necessidades para que ambos estrategicamente escolham o que é melhor para eles. Além do trabalho, amigos, família, conhecidos, comunidade e sociedade também se beneficiam com a CNV.
Quais as dificuldades em utilizar a comunicação não violenta?
Acredito que é a mudança de crenças e hábitos. Diante da correria diária, dos diversos compromissos que precisamos cumprir, mal temos tempo para revisitar nosso dia, que situações nos afetaram negativa ou positivamente. Ligamos o “automático” e nos preparamos para o dia seguinte.
Marshall nos ensinou que desde há 8.000 anos aprendemos que a comunicação deve ser com base em poder e punição, de forma opressiva e disciplinatória, entre o certo e o errado, com julgamentos. Desta forma, não julgar também é muito difícil.
Penso que a grande dificuldade é achar que a CNV é uma simples técnica a ser aplicada para o outro, de forma que ele faça o que quero, ledo engano. Nestes 15 anos de aprendizado diário, percebi a importância que é estar consciente de nossas emoções, sentimentos e necessidades.
Embora já saibamos o que fazer, aprendemos a ser reativos a uma situação de conflito ou com quem não está de acordo com nossas crenças, com argumentos contrários, julgando e culpabilizando a si ou ao outro. Não paramos para observar o fato e perceber de que forma ele nos impacta, qual sentimento que provocou e qual a necessidade que não foi atendida.
Todos precisamos estar em harmonia interna, inclusive para colocarmos em prática a CNV. Isto é saúde mental e física.
Ressalto que a CNV é primeiro para mim, depois para o outro. Pois, depois deste processo interno, que requer treinamento e prática, partimos para a próxima etapa que é identificar no outro a mesma situação: suas emoções sentimentos e necessidades. Só então partimos para acordos, estratégias de autocomposição para solucionar conflitos.
Salientamos que em um bom papo, nos conectarmos com pessoas e amigos em situações cotidianas prazerosas a CNV é muito bem-vinda, percebemos que estamos sendo plenamente escutados. Por isso criar grupos de prática, além de ser agradável, vai dissolvendo as nossas barreiras, aprimorando este tipo de comunicação.
Existe alguma situação de trabalho em que a comunicação não violenta não pode ser aplicada?
Ainda não percebi isto embora, o próprio Marshall fale que em uma situação de extrema necessidade de sobrevivência, defesa ela não se aplica pois, o próprio organismo ainda não se encontra em condições de executar todo o processo que requer atenção plena no aqui e agora – estar presente.
Em uma situação de conflito muito exacerbada em local de trabalho, creio que antes é primordial aquietar os ânimos para mais tarde utilizá-la na mediação de conflitos.
Qual a melhor forma de mapear os sentimentos causados por uma comunicação violenta?
Estar conectado consigo. Observar o impacto que a violência, o fato teve em mim, quais as emoções e sentimentos que ela despertou. Medo, tristeza, raiva, nojo? Indo um pouco adiante, que necessidades não foram atendidas para que estes sentimentos despertassem? Necessidade de segurança, amor, cuidado, respeito?
Para então, na busca de harmonia interna questionar-se o que pode ser pedido ao outro para que enriqueçamos nossas vidas. Não se trata de uma imposição, ou uma resolução boa apenas para mim. Precisa ser para nós.
Existem livros sobre CNV que você indica para quem deseja aprender mais sobre o assunto?
Sim! O livro que me acompanha no dia a dia e nos cursos livres de introdução à CNV: Comunicação não violenta: técnicas para aperfeiçoar relacionamentos pessoais e profissionais de Marshall Rosenberg.
Quando percebemos que alguém está se comunicando de forma violenta como devemos agir?
Inicialmente ter o entendimento que a violência é aprendida e pode ser “desaprendida”. Perceber que quando alguém está sendo violento é porque suas necessidades não estão sendo atendidas. Qual o impacto disto em mim? Fazer o processo da CNV para nós dois:
Autoconexão:
- O que observo (sem julgar);
- Que sentimentos este fato desperta em mim?
- Quais as minhas necessidades diante deste fato?
- Qual o pedido que poderei fazer para que ambos enriqueçam suas vidas?
Conexão com o outro:
- O que observo (sem julgar);
- Que sentimentos este fato está despertando no outro?
- Quais as suas necessidades diante deste fato?
- Qual o pedido que poderei fazer para que ambos enriqueçam suas vidas.
Geralmente, no diálogo estabelecido esta metodologia é aplicada simultaneamente. Com a prática, vai se tornando natural. Ambos passamos a construir soluções. Como dito anteriormente, se o nível de violência for muito elevado, tranquilizar os envolvidos para que depois retomem o diálogo utilizando a CNV.
Você tem mais alguma dúvida sobre comunicação não violenta que gostaria que fosse respondida? Deixe nos comentários e vamos debater juntos.
por Denys Hupel | mar 3, 2021 | Gestão Condominial
Bicicletário para condomínio deixaram de ser luxo para se tornar necessidade. Em apenas dez anos, o número de pessoas que utilizam a bicicleta como forma de transporte no país duplicou. Isso comprova que a bicicleta tem se tornado um meio de locomoção cada vez mais popular entre os brasileiros. Consequentemente, os condomínios não poderiam ficar de fora dessa evolução.
Neste artigo, vamos abordar todas as questões sobre bicicletário para condomínio, como implementá-los e quais são as leis sobre o assunto. Vamos lá?
O que diz a lei sobre bicicletário para condomínio?
Inicialmente, é importante conhecer a legislação sobre o tema no Brasil. Na cidade de São Paulo, bicicletário em condomínio é lei desde 2013. O decreto nº 53.942 obriga as novas construções e prédios comerciais e residenciais novos ou reformados a reservar até 10% de vagas para o estacionamento de bicicletas. A medida complementou a lei nº 15.649, de 2012.
Segundo o decreto, os bicicletários para condomínios na capital paulista precisam seguir as seguintes determinações:
- Usuários precisam ter acesso garantido ao bicicletário;
- Bicicletários devem ser em ambiente de fácil acesso, próximo da rua e da calçada;
- Precisa haver a distância mínima de 0,75 metro entre os suportes para prender as bicicletas;
- Equipamentos devem ter no mínimo 1,80 metro de extensão, com altura mínima de 2 metros.
Entretanto, existem alguns condomínios que não são afetados pela norma. São eles:
- Condomínios que não possuem área de estacionamento;
- Empreendimentos localizados em vias onde o tráfego de bicicletas é proibido pelo órgão municipal de trânsito;
- Que ficam em terreno localizado no alinhamento das vias públicas e, logo, não possuem área de acesso para estacionamento.
Até o momento, são poucas as cidades no Brasil que seguem o exemplo de São Paulo quando o assunto é bicicletários para condomínios.
Apesar de não ser obrigatório na maioria das regiões, a instalação do equipamento pode definitivamente ajudar o condomínio de diversas formas. Seja incentivando os moradores a apostar em um meio de transporte mais sustentável ou então contribuindo para a valorização do imóvel.
E se o município não possui regras para o estacionamento de bicicletas em condomínios?
Neste caso, é necessário levar em consideração o que determina o regimento interno. É o documento que ditará como e onde as bicicletas dos moradores poderão ser armazenadas. O regimento interno pode definir as seguintes questões:
- Se o morador pode usar a vaga na garagem para estacionar a bicicleta;
- Se a bicicleta deverá ser transportada apenas no elevador de carga;
- Se o morador pode parar a bicicleta em área comum ou nos corredores;
- Se a bicicleta só poderá ser transportada pela saída dos fundos do edifício;
- Se o bicicletário é uma área de uso exclusivo dos moradores ou também pode ser utilizada por visitantes;
- Se existem áreas dentro do condomínio onde as crianças podem andar de bicicleta.
Caso o condomínio não conte com bicicletário, o síndico só pode proibir que os moradores transportem a bicicleta através do elevador se a medida estiver no regimento interno do condomínio. Da mesma forma, na eventualidade de o condomínio não contar com regras pré-estipuladas sobre o tema, é interessante convocar uma reunião de assembleia para tratar do assunto.
É necessário que haja diálogo entre os envolvidos de maneira que se evite brigas. Em vista disso, deve-se respeitar as normas do regimento interno e agir com bom senso.
Tipos de bicicletário para condomínio
Existem vários tipos de bicicletários em condomínios. Desta forma, o síndico pode auxiliar a assembleia geral a escolher o modelo de suporte de acordo com o espaço disponível. Os tipos de suporte mais comuns são:
Bicicletários de ganchos
Nem todos os condomínios possuem espaço sobrando. Logo, esse modelo ajuda a resolver esse problema. Instalado diretamente na parede, o bicicletário de ganchos mantém todas as bicicletas na vertical. É possível reunir 10 bicicletas a cada 2 metros. Contudo, esse suporte pode danificar o aro das bicicletas e nem sempre suporta veículos que fogem do tamanho padrão. Em média, o suporte com 10 vagas tem preço de R$ 600, enquanto que o de 20 vagas custa R$ 1,7 mil.
Bicicletários de encaixe
Também é conhecido como bicicletário de chão. A utilização é mais fácil do que as opções verticais, principalmente para crianças e idosos. Em síntese, o morador apenas precisa acoplar a roda dianteira no suporte. Porém, o ponto negativo é que esse equipamento ocupa mais espaço. É possível aglomerar 5 bicicletas a cada 1,5 metro. Além disso, há risco de o equipamento torcer o aro ou entortar discos e freios das bicicletas. Geralmente, o suporte com 5 vagas tem preço de R$ 250.
Paraciclo
Bem como os aparelhos que vemos nas ruas, é composto por aros que dão sustentação à bicicleta. que fica com as duas rodas no chão. O paraciclo pode ser instalado em qualquer local visto que não há necessidade de reservar uma área fechada voltada apenas para os veículos. Desse modo há menos risco de danos às bikes. Cada suporte apoia duas bicicletas e tem custo entre R$ 200 a R$ 400.
É importante que seja realizada uma boa pesquisa antes de tomar a decisão. Além do valor, confira a praticidade e a qualidade dos suportes. Lembre-se: um bicicletário ruim não será utilizado pelos moradores e todo o dinheiro investido será jogado fora.
Como criar um bicicletário no condomínio?
Para instalar um bicicletário no condomínio, existem algumas coisas que devem ser levadas em consideração. Em primeiro lugar deve-se analisar quais são as regras estipuladas pelo município. Além disso, é necessário checar a convenção e o regimento interno do condomínio.
A criação de um bicicletário dentro do condomínio precisa passar pela aprovação da assembleia. Portanto, marque uma reunião de condomínio para discutir o assunto. Se a construção do bicicletário não irá alterar nenhuma área comum do condomínio, o quórum necessário é de maioria simples.
No entanto, se a construção irá interferir nas áreas comuns, como no caso de um bicicletário na garagem do condomínio, o quórum se torna dois terços dos condôminos presentes. Feito isso, o síndico deverá entrar em contato com empresas para realizar o orçamento e escolher o tipo de bicicletário para condomínio. Nessa etapa, é importante conversar com os moradores adeptos à bicicleta para saber quais são as suas reais necessidades.
Então, é preciso estipular o tamanho do bicicletário. O número de vagas deve ser relativo a quantidade de bicicletas no condomínio. A definição de lugares pode ser determinada a partir da ordem das unidades ou de acordo com a frequência de uso das bicicletas. Ou seja, quem usa mais a bike tem direito de estacionar em uma vaga melhor.
Após a implementação do bicicletário, deve-se cuidar da parte de segurança e organização. Se o bicicletário for em um ambiente fechado, o porteiro pode ficar responsável por controlar o acesso ao local. É recomendável utilizar de chave ou cadeado, monitoramento por câmeras de segurança e livro-registro. Também é importante que cada bicicleta seja cadastrada e identificada.
Para evitar que o bicicletário do condomínio se torne um depósito, o ideal é que seja realizado o recadastramento das bicicletas a cada seis meses. Em virtude disso, duas vezes por ano o síndico deve conferir o livro-registro do bicicletário e checar se há veículos que estão apenas ocupando espaço. Nesses casos, o síndico deverá entrar em contato com os moradores e pedir a retirada do equipamento do bicicletário para liberar o espaço.
Passo a passo para implementar um bicicletário no condomínio
Em suma, preparamos um passo a passo sobre como implementar um bicicletário para condomínio que você administra. Confira:
- Cheque as regras estipuladas pela cidade onde o condomínio se encontra;
- Confira o regimento interno do condomínio para saber as normas a respeito de bicicletas no local;
- Leve o assunto à assembleia. Utilize esse momento para debater e chegar a um consenso sobre a implementação de um bicicletário no condomínio;
- Escolha o tipo de bicicletário mais adequado para as necessidades e infraestrutura do condomínio. Também é importante escolher um bom local para a instalação. É interessante que o bicicletário para condomínio seja instalado perto do estacionamento de carros e motos para facilitar a mobilidade e a higiene;
- O condomínio deve criar as regras de uso do bicicletário. É pertinente que cada morador assine um termo de responsabilidade antes de utilizar o ambiente;
- O síndico deve realizar a divisão das as vagas de estacionamento de bicicletas. É importante dar preferência aos moradores que utilizam a bicicleta no dia a dia;
- Realize manutenções periódicas no bicicletário para condomínio. Cuide da troca de lâmpadas, limpeza e conserto de suportes danificados. Deve-se realizar um recadastramento das bicicletas a cada seis meses, buscando evitar o acúmulo de veículos inutilizados.
Lembre-se sempre de realizar a manutenção no bicicletário para condomínio utilizando uma Planilha de Controle do Condomínio. É totalmente gratuita!
por Denys Hupel | fev 22, 2021 | Gestão Condominial
Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes ao condomínio, vários problemas a serem controlados… Isso sem falar nas demandas diárias cobradas pelos moradores. Sem organização fica fácil se perder em meio a tantas tarefas. E, nessa jornada, todos os recursos que ajudem o síndico se manter organizado são bem vindos.
Um documento organizado com todas as demandas e obrigações básicas para o bom funcionamento do condomínio é fundamental. E a Planilha de Controle de Condomínio é o documento perfeito para isso, pois consegue centralizar todas as tarefas de forma simples e visual.
Pensando nisso, preparamos um modelo gratuito de Planilha de Controle do Condomínio que você pode usar como base para seu trabalho. Confira:
Demonstrativo financeiro do condomínio
Ninguém gosta de gastar dinheiro à toa. Muitos síndicos sofrem pela falta de organização na gestão financeira, portanto faça um esforço para ter pleno controle sobre o fluxo de caixa do condomínio.
Para isso, utilize a sua Planilha de Controle do Condomínio para anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Você pode dividi-la nas seguintes partes:
Demonstrativo de despesas do condomínio
Que se dividem em:
- Fixas: são despesas que ocorrem todos os meses, contratos ou concessionária que o condomínio paga mensalmente.
- Variáveis: toda despesa que não estava programada, variam conforme o mês.
- Extras: são os gastos do condomínio com situações que necessitam de solução urgentemente.
Demonstrativo de receitas
Liste todo o dinheiro que entra no caixa, como pagamento da taxa condominial, valores das multas por inadimplência e receita oriunda de aluguéis de áreas comuns do condomínio.
Saldo mensal
Deve ser conferido e contabilizado os saldos de todos os meses da gestão.
Inadimplência
Contabilizar o número de unidades com o pagamento da taxa do condomínio atrasada, valores de multas e porcentagens.
Quer entender os pormenores da gestão financeira de condomínios?
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Além disso, você também pode incluir na planilha a previsão orçamentária para o condomínio e outras informações para controle de outras contas do empreendimento, como: fundo de reserva, poupança e aplicações. Com o financeiro organizado, fica mais fácil e prático fazer a prestação de contas obrigatória.
Reunião de Assembleia
A reunião de assembleia do condomínio é o momento de o síndico mostrar todo o seu empenho e dedicação ao condomínio. Por isso, não deixe esse momento passar batido ou se transformar em uma fonte de dor de cabeça.
Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) devem ser feitas uma vez por ano e tem como foco a prestação de contas. As demais assembleias do condomínio podem ser organizadas conforme as demandas forem surgindo.
Você pode utilizar a sua Planilha de Controle do Condomínio para organizar o planejamento de reuniões de assembleia, reunindo todas as informações importantes como datas, locais, lista de presença, cópia da ata de condomínio em um lugar só.
Manutenções periódicas
É responsabilidade do síndico garantir que todas as manutenções sejam feitas regularmente e dentro dos prazos corretos. Desta forma, a segurança e a harmonia da vida em condomínio não é prejudicada.
Para não esquecer de nada, você pode listar as vistorias periódicas que devem ser feitas em sua Planilha de Controle do Condomínio, como:
Portaria e salão de festas
Ruídos de comunicação entre síndico e moradores é uma das principais causas de estresse no dia a dia. Logo, evite isso ao máximo e seja transparente com seus condôminos, especialmente na hora de controlar o salão de festas.
Para não dar brigas ou confusões, adicione à sua Planilha de Controle de Condomínio um calendário de reservas e mantenha-o constantemente atualizado. Para facilitar mais ainda, o síndico também pode disponibilizar aos moradores a opção de fazer as reservas online – evitando a correria atrás do zelador ou do síndico em busca de uma data.
Lembre-se também de fazer os moradores assinarem um Termo de Responsabilidade do Salão de Festas no ato da reserva, relembrar todos da lei do silêncio em condomínios e combinar com os funcionários e moradores como será feito o controle de convidados durante as festas.
Férias e escalas dos funcionários
O síndico deve ter controle das escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio – desde o zelador e porteiros, até o pessoal da limpeza, manutenção e responsáveis pelos jardins. Ninguém pode trabalhar no condomínio sem que o síndico esteja ciente dos horários e turnos.
Na Planilha de Controle do Condomínio, organize os funcionários por nome e área de atuação. Em seguida, marque os dias e horários de trabalho de todos. Desta forma, fica mais claro entender quem está trabalhando e quando.
As férias dos funcionários também devem ser coordenadas pelo síndico. Se não houver organização, você corre o risco de oferecer férias para dois empregados ao mesmo momento.
Evite o caos fazendo uma lista com as seguintes informações: data da CLT, saldo de férias, número de folgas e alertas de pendências de cada contratado.
Segurança do condomínio
Funcionários e moradores devem estar sempre atentos a possíveis problemas, mas a responsabilidade de manter o controle da segurança do condomínio pertence ao síndico.
Câmeras de segurança devem ser monitoradas 24 horas por dia e o acesso às filmagens deve ser facilitado: em caso de emergência, nada de ficar correndo atrás de senhas ou logins! Tudo deve estar organizado em sua planilha. Os alarmes devem estar funcionando e o telefone da empresa de segurança deve ser conhecido pelo síndico, funcionários e moradores.
A portaria também faz parte do esquema de segurança. Na Planilha de Controle do Condomínio você pode utilizar a aba “Controle de Visitantes”. Desta forma, o síndico tem rápido acesso à lista de pessoas não-moradoras que estiveram no condomínio, podendo conferir o nome, número do documento de identificação, empresa para a qual trabalho, placa do veículo utilizado, qual unidade foi visitada, além de saber a hora de entrada e de saída.
Agora que você já sabe quais áreas que o síndico precisa ter total controle do condomínio, coloque em prática o seu conhecimento e melhore a gestão e a vida dos seus condôminos! Você também pode automatizar essas e outras tarefas como síndico utilizando um sistema para administração do condomínio, como o TownSq.
Chega de desorganização! Deixe o seu dia a dia mais leve baixando de graça a nossa Planilha de Controle do Condomínio.
por Ingrid Flores | fev 4, 2021 | Gestão Condominial
Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é motivo para ter receio. Inclusive, a auditoria em condomínio tem como função auxiliar na gestão do condomínio, garantindo a transparência e a segurança ao trabalho do síndico.
Ainda, o serviço de auditoria em condomínio pode ser uma importante ferramenta na hora de elaborar planos financeiros, tomar decisões relativas à previsão orçamentária, além de conferir autoridade ao Conselho Fiscal e tranquilidade aos condôminos.
Devido a importância desse tema, a TownSq conversou com especialistas na área e reuniu aqui as informações essenciais para que você prepare seu condomínio para começar o ano com tudo ok na auditoria em condomínio e suas particularidades. Confira:
O que é auditoria de condomínio e quais tipos existem?
Resumidamente, a auditoria é o ato de analisar todas as entradas e saídas de dinheiro do condomínio e certificar-se se estão sendo realizadas corretamente, conforme as normas do Código Civil, da convenção do condomínio e das decisões tomadas em reunião de assembleia
Feita a análise das contas, o resultado é compilado em um relatório de auditoria de condomínio. Este documento deve passar pela análise do síndico bem como dos conselheiros, além de servir como base para planos futuros.
Existem três tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria preventiva: usada para conferir se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, visando evitar problemas no futuro. Segue a lógica do famoso “prevenir é melhor que remediar”, buscando identificar com antecedência algum tipo de erro para corrigi-lo antes da prestação de contas.
Auditoria emergencial: normalmente realizada quando a prestação de contas não é aprovada pelo conselho e/ou assembleia. Também é feita quando existe suspeita de algum tipo de irregularidade, como fraude no condomínio. Muitos chamam de auditoria investigativa.
Auditoria especial: é uma análise realizada em um ponto específico das finanças do condomínio. Por exemplo: a gestão conta com 15 funcionários orgânicos, então contrata uma auditoria para reavaliar o peso da folha de pagamento no orçamento.
Por que realizar auditoria do condomínio?
A transparência é peça fundamental em todas as etapas da administração do condomínio. E é exatamente isso o que a auditoria condominial garante: transparência e confiança no trabalho do síndico, da administradora e do corpo diretivo.
A auditoria em condomínio também funciona como uma forma de validar a prestação de contas e o trabalho do síndico, como nos explicou Hélio Souza, ex-síndico e CEO da Imersa Auditoria, escritório especializado em condomínios:
“Quando fui síndico, por incrível que pareça, pediram auditoria das minhas contas. A princípio eu falei ‘poxa, as pessoas não confiam em mim’. Mas em um segundo momento, conversando com minha esposa, ela disse ‘que bom que pediram a auditoria porque assim vão perceber que, de fato, as contas estão ok”.
Ou seja: a auditoria das contas do condomínio também vem para auxiliar o trabalho do síndico, garantindo segurança e sossego, principalmente no momento da prestação de contas.
Ademais, a auditoria em condomínio também auxilia na valorização do patrimônio do condômino, pois demonstra que a administração do condomínio oferece o suporte técnico ideal ao imóvel. E isso, com certeza, resulta em uma melhor avaliação da unidade no futuro.
Quando realizar a auditoria em condomínio?
Auditores indicam que, idealmente, condomínios devem realizar auditorias preventivas todos os meses.
No entanto, nem todos os condomínios possuem os recursos necessários para contratar o serviço de auditoria mensal. Por isso, existem outras opções além do contrato mensal, como: receber um relatório de auditoria a cada dois meses (auditoria bimestral), a cada três meses (auditoria trimestral) ou até semestralmente.
É muito comum que escritórios de contabilidade recebam requisições de auditorias pós-gestão, sendo contratados para analisar as finanças do condomínio após a troca de administradora ou a saída de um síndico ou gestor.
Porém, o ideal é que o condomínio não monte um calendário de auditoria com base na troca de gestão. O correto é manter auditorias constantes, preferencialmente antes da realização da reunião de assembleia para prestação de contas.
Quem deve realizar a auditoria em condomínio?
Ao abordar o tema, é natural que se questione “como fazer uma auditoria em condomínio?”.
Por não ser uma empresa, não é obrigatório que a auditoria do condomínio seja realizada por um profissional da área de contabilidade. No entanto, o ideal é que essa tarefa seja profissionalizada, e o síndico conte com o aporte de uma equipe especialista na área condominial e com conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas.
O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos.
Do mesmo modo, não é recomendável que a auditoria seja feita pelo síndico, pelo conselho fiscal ou pela administradora do condomínio. Em outras palavras, a auditoria deve ser realizada por uma empresa externa, independente e sem envolvimento com o condomínio para evitar conflito de interesses.
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O que deve-se cuidar na hora de contratar um auditor externo ao condomínio?
Em primeiro lugar, deve-se tomar cuidado na seleção da empresa que fará o serviço. É fundamental que o síndico analise a credibilidade e as referências da empresa antes de firmar contrato.
Além disso, o síndico precisa verificar se a empresa ou profissional está devidamente regularizado com:
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- O Conselho Regional de Contabilidade (CRC)
- O Conselho Federal de Contabilidade (CFC)
- O Instituto Brasileiro de Auditores Independentes (Ibracon) – no caso de profissional autônomo
Como explica Hélio Souza, CEO e fundador da Imersa Auditoria:
“O ideal é que o auditor seja um contador e tenha número [de registro] no CRC como pessoa física e pessoa jurídica. Ele pode ter também o registro de auditor, apesar de este não ser obrigatório. Ainda, é importante que ele [auditor] conheça também o dia a dia, a rotina de um condomínio”.
Como é feito na TownSq: por estarmos atuando na área condominial há quase dez anos e contarmos com grupo profissional especializado em condomínios, costumamos indicar aos nossos clientes empresas parceiras de auditoria.
Qual a documentação necessária para auditoria de condomínio?
Em geral, a documentação analisada para auditoria condominial é:
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- Convenção do condomínio, a fim de conhecer as regras e verificar se estão de acordo com o Código Civil;
- Regimento interno, idem a frase acima;
- Ata das reuniões de assembleia realizadas durante o período a ser analisado – para conferir se foi aprovada a utilização de verbas extras, como fundo de reserva ou fundo de obras, por exemplo;
- Contratos com prestadores de serviço (funcionários, profissionais autônomos, empresas terceirizadas);
- Acesso à folha de pagamento e ficha de registro dos funcionários (se houver);
- Prestação de contas, analisando todas ou uma amostragem das entradas e saídas do condomínio, além das notas fiscais;
- Relatório da previsão orçamentária do ano vigente.
O que é o relatório de auditoria do condomínio?
Auto-explicativo, o relatório de auditoria do condomínio é o documento final com todas as considerações e recomendações obtidas ao longo da análise da documentação do condomínio. Além de apresentar os resultados, o relatório também traz sugestões e recomendações de melhorias a serem feitas na administração.
O relatório de auditoria deve ser compartilhado na íntegra com os condôminos, visando garantir transparência e profissionalismo. Se o condomínio utiliza um aplicativo de gestão como o TownSq, o síndico pode adicionar o documento e deixá-lo disponível para todos os condôminos.
Além de enviar o documento completo para os condôminos, pode-se organizar um resumo com as principais informações a ser apresentado em reunião de assembleia.
Quanto tempo demora uma auditoria do condomínio?
O tempo varia conforme a complexidade do condomínio em questão. Porém, o prazo deve estar estipulado no contrato com a empresa de contabilidade. Em média, auditorias preventivas são comumente entregues com até 15 dias.
Quem pode pedir uma auditoria de condomínio?
Uma dúvida recorrente entre condôminos e moradores é sobre quem tem o direito de contratar o serviço de auditoria para o condomínio. A resposta para essa pergunta é simples: apenas o síndico, como representante legal do condomínio, pode assinar o contrato e o relatório de uma auditoria.
Em resumo, a empresa de auditoria não pode prestar serviço diretamente ao condômino, visto que o condômino não possui acesso aos documentos necessários para análise. Da mesma forma, parte do síndico a responsabilidade legal pelo condomínio, então é ele quem deve fazer a contratação e assinar o contrato do serviço de auditoria.
Se os moradores ou conselheiros decidirem que desejam contratar uma auditoria, o síndico deve acatar o pedido ou não seguir atuando como síndico deste local.
Isso quer dizer que o condômino não pode solicitar auditoria no condomínio? O condômino pode solicitar ao síndico que seja feita uma auditoria nas contas do condomínio, mas não pode contratar o serviço de auditoria.
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Como se faz uma solicitação de auditoria em condomínio?
Se você é síndico: busque referências de escritórios ou profissionais que realizam o serviço e solicite ao menos 3 orçamentos. Feito isso, é recomendável apresentar os orçamentos aos conselheiros e/ou aos condôminos em uma Reunião de Assembleia Geral Extraordinária (AGE) antes de realizar a escolha.
Se você não é síndico: entre em contato com o síndico do seu condomínio informando a sua solicitação. Caso seja necessário, você também pode fazer um abaixo-assinado para convocar uma reunião de assembleia para discutir a realização da auditoria do condomínio.
Agora que já lhe contei tudo sobre auditoria, quero saber: como é feito no seu condomínio?
por Denys Hupel | mar 29, 2020 | Gestão Condominial
Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela está sendo eficiente? É possível conversar com todos os moradores e atingir suas demandas? Você tem feito comunicado aos condôminos eficientes? Veja a seguir.
Essas são algumas das perguntas que você deve fazer quando for analisar sua gestão dentro do condomínio. Não só porque a boa comunicação do síndico é um dos fatores que indica o seu sucesso na profissão, como para poder avaliar o que não funcionou e poder aperfeiçoar e melhorar esses canais de comunicação.
O primeiro passo para identificar as falhas na comunicação interna, além das perguntas já colocadas acima, é diagnosticar quais os principais canais de comunicação utilizados no condomínio. Então, vamos lá:
- Identifique onde os comunicados e avisos importantes são disponibilizados.
- Avalie se esses espaços são onde há maior fluxo de passagem e garanta que estejam na altura dos olhos.
- Determine como você irá notificar os moradores em caso de inadimplência, assembleias extraordinárias ou outras situações urgentes e emergenciais.
- Perceba se as reclamações, dúvidas, sugestões dos moradores chegam a você ou se concentram no porteiro e no zelador.
- Pense se você como síndico se mostra uma pessoa aberta aos moradores ou não.
Como determinar se a sua comunicação como síndico está sendo eficiente?
Quando você consegue descobrir onde existem as falhas fica mais fácil encontrar as soluções para conserta-las. O próximo passo é elencar quais as principais demandas de comunicação do condomínio e se essas demandas estão sendo supridas com os canais já existentes.
É importante perceber se há alguma recorrência na falta de informação, porque muitas vezes as pessoas passam tão apressadas ou distraídas pelos elevadores e áreas comuns que mal notam ou leem o que está escrito nos comunicados.
Bom, depois que você realizou esses dois passos elenque quais os indícios, ou seja, problemas recorrentes de comunicação, que você percebeu dentro do seu condomínio. A partir desse diagnóstico será possível pensar em estratégias e alternativas para melhorar os canais de comunicação e, principalmente a relação entre sindico e morador.
Tipos de comunicado aos condôminos
Em um condomínio a comunicação é primordial. Para evitar ruídos, é necessário que o síndico realize a exibição de comunicado aos condôminos sempre que houver algum risco ou aviso importante. Aqui selecionamos alguns dos principais comunicado aos condôminos:
1. Riscos do ar-condicionado
É importante que, quando houver qualquer tipo de risco, o síndico ou administração do condomínio emita um comunicado aos condôminos. Para isso, é necessário expor as devidas orientações aos moradores sobre como providenciar a instalação do equipamento com segurança.
2. AirBnb e locações curtas
Se, porventura, algum morador fizer a solicitação e abertura de seu apartamento para locações de curto prazo, como Airbnb, é primordial que o síndico ou a administradora faça a emissão de um comunicado aos condôminos para evitar problemas.
3. Apresentação do novo síndico
Os condomínios passam por mudanças e, a eleição de um novo síndico é uma delas. Para evitar ruídos e falta de informação aos moradores, por mais que seja definida em assembléia, a eleição de um novo síndico deve ser transcrita em um comunicado aos condôminos.
4. Circular sobre Inadimplência
É importante que os condôminos entendam como funciona a parte financeira do condomínio. Para diminuir a inadimplência e manter os moradores informados, é importante que a comunicado aos condôminos seja realizada periodicamente.
5. Coleta de lixo nas unidades
É importante que todas as comunicações de ações permanentes sejam expostas no condomínio para que todos os moradores tenham livre e total acesso. Para isso, fixar em elevadores e murais as datas e horários de coleta de lixo nas unidades é muito importante.
6. Eleições condominiais
Outro informativo muito importante é a votação para cargos eletivos. O síndico deve manter as comunicações de reuniões, assembleias e convocações extraordinárias para que todos os moradores tenham a mesma possibilidade de participação.
7. Informativo do Síndico
É importante que o síndico esteja em constante contato com os moradores. Como é impossível falar diretamente com todos os residentes no condomínio, uma boa forma de passar recados importantes e apresentar as ações em andamento é através de comunicados. Para isso, mostre o que a administração está fazendo para melhorar o dia-a-dia no condomínio e quais as dificuldades mais comuns que atrapalham a manutenção da ordem e o bem-estar.
8. Inspeção contra vazamentos e Limpeza das janelas
Realização de inspeção e orientações sobre limpeza e higienização que possam afetar outros condôminos devem ser comunicadas aos moradores. Para isso, inclua esses pontos nas comunicações internas.
9. Mudanças e Novos moradores
é importante que a administração avise sobre a data e período das mudanças que ocorrem no condomínio, pois algumas providências precisam ser tomadas pelo zelador, como a proteção do elevador e das áreas por onde passarão móveis. Além disso, a chegada de novos moradores também precisa ser orientada, para maior segurança.
10. Comunicado aos condôminos sobre prevenção a vírus
Outro comunicado importante é o de prevenção a infecções e proteção contra vírus e pandemias, como a do novo Coronavírus. Para isso, é importante comunicar o Fechamento das áreas comuns, não apenas com um comunicado, mas também com uma Circular Especial.
Quer conhecer um jeito inovador e eficiente de se comunicar dentro do seu condomínio? Então clique aqui e leia o nosso post a respeito!
E aí, o que achou das dicas? Sugerimos um desafio pra você: realizar esse diagnóstico e nos dizer o resultado, que tal? Estamos curiosos pra saber como anda a comunicação no seu condomínio! 😉
