por Aryane Teixeira | dez 28, 2021 | Gestão Condominial
A gestão do tempo é um processo de organização e planejamento das tarefas, que envolve estratégias para dividir melhor o tempo entre diferentes atividades, resultando em maior produtividade e eficiência. Continue lendo!
Como você tem adotado a gestão do tempo na sua rotina profissional?
Com a correria do dia a dia de um síndico profissional, os imprevistos e as dores de cabeça, a impressão é de que as 24 horas não são suficientes para finalizar tudo o que precisa ser feito.
E o pior disso tudo: a falta de gestão do tempo pode ocasionar problemas graves, como estresse e burnout.
Não é à toa que a International Stress Management Association (Isma – Brasil), revelou que o Brasil é o país mais estressado do mundo e uma das causas é a escassez de tempo.
Isso tudo parece familiar demais pra você? Talvez este seja o momento certo para você dar uma pausa, analisar a sua rotina e começar a adotar estratégias para ajudar a otimizar o seu tempo de trabalho.
Por isso, neste artigo você confere os principais benefícios da gestão do tempo, por onde começar e as principais práticas, metodologias e ferramentas. Veja!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo se trata de organizar e planejar as suas tarefas, evitando perder tempo com atividades que não fazem sentido para a sua rotina.
No entanto, gerir bem o seu tempo não significa adotar truques milagrosos que vão transformar as suas 24 horas diárias em 48 horas.
Certamente não faltam conselhos em livros, blogs, cursos, aplicativos ou nas redes sociais, porém só isso não é suficiente.
Alguns estudos afirmam que um bom gerenciamento de tempo envolve tomar decisões que vão estruturar e ajustar o tempo de uma pessoa às mudanças que acontecem na sua rotina.
Neste sentido, três habilidades específicas separam o sucesso na gestão do tempo do fracasso:
- Conscientização: pensar realisticamente sobre o seu tempo, entendendo que este é um recurso limitado;
- Organização: projetar e organizar as suas metas, planos, agendas e tarefas para usar o tempo com eficácia;
- Adaptação: monitorar o uso do tempo durante a execução das atividades, possibilitando ajustar ou alterar as prioridades.
Quais são os benefícios de planejar e organizar corretamente o seu tempo?
#01: Menos estresse
Fazer uma boa gestão do tempo reduz o nível de estresse, de ansiedade e ainda aumenta a sua confiança para assumir o controle das suas tarefas e saber exatamente onde investir o tempo.
Além disso, gerenciar bem o seu tempo evita que você se sobrecarregue e se sinta cansado o tempo todo, permitindo mais produtividade durante o tempo que dispõe, menos dor de cabeça e um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a profissional.
#02: Maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional
Um dos benefícios mais importantes de uma boa gestão do tempo é a possibilidade de manter um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, possibilitando produtividade no trabalho e tempo de qualidade com as pessoas que mais importam na sua vida.
Quanto mais tempo você passa dedicado ao seu trabalho, maior o risco de se sentir esgotado e cansado o tempo todo, impedindo que você consiga parar e estar presente com a família e amigos, por exemplo.
Por isso, com uma boa gestão do tempo você consegue atingir os seus objetivos em menos tempo e se organiza melhor para poder fazer suas atividades particulares também.
#03: Maior liberdade de tempo
As técnicas de gestão do tempo garantem que você tenha liberdade para fazer mais coisas que importam para você, além do trabalho, como ler um livro, ver um filme, começar a desenhar ou apenas ficar deitado numa rede aproveitando o ócio.
Quando você entende o valor da gestão do tempo, começa a trabalhar com prioridades e a priorização é o que garante maior liberdade de tempo.
E tem mais: liberdade garante mais tempo com a família, espaço para aprofundar relacionamentos e horas para gastar em busca de um novo hobbie ou propósito de vida.
#04: Aumento do seu foco
Quando você não faz a menor ideia de por onde começar a gerenciar o seu tempo, acaba se perdendo em milhares de atividades diferentes, sem saber onde começa e onde termina o seu trabalho.
Portanto, gestão do tempo também é uma medida eficaz para aumentar o seu foco, permitindo que você dedique mais tempo a cada tarefa, projeto, meta ou pessoa.
Desta forma, você assume o controle do seu dia e começa a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil e com mais tarefas.
#05: Aumento dos níveis de produtividade
Já dissemos, mas vale repetir: gestão do tempo significa mais produtividade.
Quando você entende como gerenciar bem o seu tempo, é possível saber o que priorizar, os objetivos ficam claros e as tarefas são finalizadas com mais rapidez.
Como resultado, você garante mais tempo para obter resultados maiores e melhores.
Mas lembre-se: para ser mais produtivo com o seu tempo, é preciso identificar as prioridades diárias e focar nelas com atenção plena, sem se preocupar com atividades irrelevantes, como ficar olhando as notificações do celular.
#06: Menos procrastinação
A procrastinação acontece quando você não administra bem o seu tempo e não tem clareza de quais são os seus objetivos e prioridades do dia.
Por isso, a gestão do tempo garante que você não se sinta sobrecarregado ou fora do controle da sua carga de trabalho, fazendo com que sinta desanimado, desmotivado e com menos vontade de finalizar as tarefas. Você se identifica com isso?
Por outro lado, quando você se sente focado e no controle do seu tempo, é menos provável que procrastine.
#07: As coisas ficam mais simples e fáceis
Quando você não gerencia bem o seu tempo, qualquer atividade parece grande e difícil demais, fazendo com que você se sinta inseguro, cansado e exausto em relação às atividades do seu trabalho.
No entanto, quando você assume o controle do seu tempo, essa situação muda e você se sente mais confiante, capaz de assumir responsabilidades e menos estressado ou frustrado.
#08: Menos distrações
Além dos benefícios anteriores, a gestão do tempo também elimina as distrações e aumenta a concentração e o foco nas atividades essenciais à sua rotina.
Isso acontece simplesmente porque você começa a planejar melhor o seu dia e priorizar aquilo que faz sentido para alcançar os seus objetivos, ignorando tudo o que for irrelevante.
E mais: pessoas que sabem gerenciar bem o seu tempo também passam a impor limites em torno do seu tempo, garantindo que o foco esteja concentrado nas tarefas e reduzindo a sobrecarga e distração.
#09: Aumento da energia
Quando você não sabe por onde começar o seu dia, acaba se distraindo em diversas tarefas ao mesmo tempo, não consegue finalizar uma atividade sem já iniciar outra em seguida e perde horas em tarefas que são simples do que parecem.
O resultado disso: desmotivação e falta de energia, além de sentir que você está cansado o tempo todo.
Por isso, a gestão do tempo também é uma maneira de ajudar a gerenciar os seus níveis de energia e ajudá-lo a se concentrar no trabalho mais importante.
Os vilões mais comuns da falta de uma boa gestão do tempo
Vilão #1: A procrastinação
Um dos principais vilões da execução de tarefas é a procrastinação. É aquele famoso “empurrar com a barriga” ou “deixa que eu faço depois”.
A procrastinação é um mal que atinge todos os profissionais, incluindo os síndicos. E, geralmente, isso acontece quando não queremos enfrentar tarefas chatas, desagradáveis ou muito longas.
Por isso, quem tem o costume de adiar as tarefas, acaba virando uma vítima da procrastinação e quando a data de entrega da atividade se aproxima, o prazo aperta e o estresse e ansiedade surgem.
Mas como resolver?
- Se a tarefa parece grande demais, divida ela em blocos e distribua ao longo dos dias;
- A tarefa parece chata e burocrática demais? Em vez de começar pelas tarefas mais fáceis, elimine a tarefa mais difícil primeiro;
- É possível delegar tarefas? Faça isso;
- Estipule um horário de início e de término da tarefa e coloque na sua agenda;
- Utilize o método de recompensas. Pode ser uma pausa de 10 minutos quando você finalizar a tarefa ou um chocolate, por exemplo;
- Foque no objetivo por trás da finalização daquela tarefa.
Vilão #2: Desorganização
Outro grande vilão da gestão do tempo e da produtividade é a desorganização.
Quantas vezes você se perdeu nos milhares de grupos de WhatsApp do condomínio? Ou perdeu um documento importante, porque esqueceu onde guardou?
Olhe agora para a sua mesa e seja sincero: você tem a impressão de que passou um furacão ali?
A desorganização, seja visível sobre a sua mesa ou nos arquivos do computador, é um vilão que rouba parte do seu tempo e faz com que você precise sempre colocar mais energia em atividades sem importância, como passar meia hora procurando o lembrete que ficou debaixo daquela pilha de papéis.
Para dar os primeiros passos no caminho da organização, você precisa:
- Definir um local para cada coisa. Se for preciso, tenha pastas com etiquetas que indicam o que deve ser guardado ali, crie pastas diferentes para os tipos de arquivo no computador ou crie categorias dentro do aplicativo do condomínio;
- Crie o hábito de registrar tudo. Precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio? Anote. A data de manutenção dos elevadores se aproxima? Anote também. Isso aumenta o foco sobre o que precisa ser feito e ajuda a administrar o tempo;
- Não deixe nada para depois. Quando tiver que fazer algo, faça agora. Se não puder, volte para a dica anterior e deixe anotado quando precisará fazer esta tarefa;
- Utilize a tecnologia como aliada da sua gestão. A tecnologia surgiu para facilitar a sua rotina, possibilitar maior qualidade no seu dia e promover uma melhor administração do seu tempo, garantindo que você possa se dedicar a outras atividades no condomínio.
Vilão #3: Falta de objetivo
Foi Henry Kissinger, um diplomata muito importante na política dos EUA, que disse:
“Se você não sabe para onde vai, todos os caminhos o levarão a lugar nenhum.”
Em outras palavras, ter objetivos não significa que eles serão 100% alcançados. No entanto, não tê-los é bem pior.
Quando você trabalha no escuro, sem saber para onde está indo, acaba sendo levado pelas circunstâncias e a sensação de não ter tempo, motivação ou de estar fazendo algo inútil é inevitável.
Por onde começar, então?
- Comece decidindo o que você deseja atingir;
- Pense em um plano de ação para atingir essa meta;
- Quebre a meta em blocos e distribua em um cronograma;
- Defina em quanto tempo você deseja alcançar essa meta;
- Faça uma lista de tudo o que você vai precisar para alcançar essa meta, seja dinheiro, pessoas, estudo ou outros;
- Como você vai identificar se a meta está sendo alcançada? Planilhas? Papéis? Por meio de uma tecnologia? Defina como você irá mensurar os resultados.
Por mais que a tarefa seja difícil e o caminho seja longo, você perceberá que tendo um objetivo, o trajeto até o destino será muito mais claro e eficiente.
Vilão #4: Falta de disciplina
Alguém falou pra você que é legal ser multitarefas, mas, no fundo, isso só é uma desculpa para não ter disciplina, afinal de nada adianta querer fazer tudo de uma vez e, no final das contas, não fazer nada.
Ter disciplina significa fazer as atividades no tempo ideal para atingir aquele seu objetivo dentro do prazo que foi estipulado no seu planejamento.
Quando você faz uma atividade de cada vez, sem atropelar nada, a sua disciplina se fortalece e é mais difícil “colocar a carroça na frente dos bois”.
Mas, calma, isso não significa que não exista um trabalho dinâmico e que em algum momento você não precise fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Na rotina de síndico profissional, isso é mais comum do que imaginamos.
No entanto, apesar de ser comum, não pode ser um hábito. E a solução existe: crie uma programação do seu dia, do momento de acordar até dormir, e tente seguir a risca, com foco e atenção plena.
Desta forma, é mais fácil ter disciplina e, consequentemente, ter mais tempo.
Vilão #5: O medo de dizer “não”
É impossível agradar todos os moradores, condôminos, inquilinos, funcionários e o restante do mundo, certo? Então, por que continuar dizendo “sim” para tudo e matar a sua produtividade?
Apesar de existirem exceções, dizer “não” não significa que você é um síndico mal, egoísta e sem coração.
Pois é, eu sei que você não quer parecer mal educado, mas, na verdade, ao dizer “não”, você só está escolhendo fazer aquilo que está ao seu alcance e focar nas coisas certas.
Para facilitar, aqui vão algumas frases que você pode começar a dizer, caso tenha receio em dizer “não” de cara:
- Eu tenho outras atividades urgentes para finalizar e não posso me comprometer com essa tarefa;
- Eu posso te dar uma resposta amanhã? Tenho interesse, mas não posso dar uma resposta agora;
- Eu entendo que isso seja importante para você, mas realmente não pode ser feito/eu não posso fazer.
Por outro lado, dizer “não” para tudo e recusar ser solícito, gentil e empático com os problemas alheios, também não é o melhor caminho para uma boa gestão condominial e ainda pode somar pontos negativos na sua reputação.
O melhor caminho, no fim das contas, é buscar o equilíbrio entre evitar dizer “sim” para qualquer coisa sem priorizar nada ou dizer “não” para qualquer coisa e ser grosseiro.
Pareceu difícil? Apesar de parecer complicado, é necessário. Desta forma, você foca nas tarefas que são mais importantes e relevantes para o condomínio, finaliza elas mais rápido e ainda sobra um tempo livre.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Certo, depois de tudo isso, fica a pergunta: como se preparar para ser um melhor gestor do tempo?
A resposta não é tão direta ao ponto, porém pode ser resumida em descobrir onde você deseja focar. Por isso, entender a sua rotina é uma ótima maneira de começar a fazer essa descoberta.
Para isso, existem algumas etapas que podem ajudar você a se tornar um profissional em gestão do tempo. Veja:
#01: Encontre o horário em que você se sente mais motivado
Encontre aquele horário do dia em que você sente um pico de produtividade. Pode ser pela manhã ao acordar ou quem sabe durante a madrugada.
Ao ter isso em mente, você poderá dividir o seu dia em blocos e, ao longo de uma semana, classificar esses blocos do mais para o menos produtivo.
Na hora de planejar as suas tarefas da semana, é só distribuir as atividades mais importantes ou urgentes nos horários de maior produtividade e deixar as outras em outros horários.
Percebe como vai ser mais fácil concluir aquelas tarefas que parecem monstros de 7 cabeças?
#02: Evite tratar todas as tarefas como urgentes
Urgentes e importantes são conceitos relacionados, mas completamente diferentes.
Tarefas urgentes precisam de atenção imediata, enquanto tarefas importantes têm consequências a longo prazo, mas podem aguardar.
Tarefas urgentes devem ser feitas agora, mas enquanto você tratar todas as suas tarefas como urgentes, provavelmente, você nunca conseguirá se planejar o suficiente para realizá-las com calma e foco.
#03: Utilize um aplicativo de calendário
Não confie 100% na sua mente para lembrar de datas, vencimentos ou compromissos importantes.
Com um aplicativo de calendário, você poderá registrar as datas de vencimento de cada tarefa e quando acontecerão os seus compromissos, além de possibilitar criar categorias para cada evento e organizar todos os acontecimentos do seu dia.
#04: Comece a criar hábitos
Uma das maneiras de garantir uma boa gestão do seu tempo é amarrar hábitos às suas tarefas importantes, possibilitando que tarefas de alta pressão possam ser resolvidas naturalmente, sem que você se sinta ansioso ou distraído.
Como fazer isso? Se você precisa, diariamente, analisar números específicos, por que não programar um horário específico e fazer isso enquanto toma um café?
O hábito de tomar o café das 16h pode ser atrelado à análise dos números importantes da sua gestão, sem que você sinta que isso é um grande esforço.
#05: Faça pausas programadas
Quando as tarefas parecem grandes demais ou você começar a sentir que está quase sendo engolido pela rotina, faça um intervalo de 15 a 30 minutos e procure não pensar em nada.
Apesar de parecer difícil, isso pode ajudar você a tirar o foco, relaxar a mente e retornar com mais energia do que antes.
Se você conseguir, tente programar essas pausas de tempos em tempos ao longo do dia, evitando passar o dia inteiro na mesma posição e sem olhar para os lados.
#06: Agende um tempo para imprevistos
Os imprevistos fazem parte da rotina de um síndico. Por isso, não adianta tentar controlá-los ou se estressar por conta deles, pois há coisas que, simplesmente, podem acontecer e você não tem como prever, como:
- vazamentos;
- manutenções de última hora;
- infiltrações;
- problemas na segurança do condomínio;
- entre outros imprevistos.
No entanto, você deve planejar a sua semana e reservar um período livre todos os dias para que, em caso de imprevistos, você possa tratá-los com a atenção que merecem.
Principais ferramentas para ajudar na sua gestão do tempo
Depois de entender o que é gestão do tempo, qual a sua importância, benefícios, vilões mais comuns e ainda o passo a passo para administrar o seu tempo e ter mais produtividade, a seguir você confere uma lista com ferramentas, métodos e tecnologias que vão ajudar a sua rotina a ser mais produtiva.
Método GTD – Getting Things Done
O método GTD, ou Getting Things Done, se trata de um método de produtividade criado pelo norte-americano David Allen, que reuniu diversos aprendizados e técnicas ao longo da vida e publicou um livro sobre a metodologia chamado “A arte de fazer acontecer”, em português.
O GTD se baseia em cinco passos simples para fazer as suas tarefas:
- Capturar: tire todas as ideias e coisas a fazer da sua cabeça e transfira para um lugar mais confiável (uma agenda, um aplicativo, planilha, etc);
- Esclarecer: dedique-se, com foco e atenção, em analisar cada uma dessas tarefas e decidir se demandam alguma ação ou não;
- Organizar: tenha listas organizadas para que você consiga acessá-las na hora certa e lugar certo;
- Refletir: revise todo o sistema para não perder nenhuma tarefa de vista, atualize as informações e obtenha perspectiva;
- Engajar: é hora de executar com significado, ou seja, saber que o que você está fazendo, naquele momento, é realmente a coisa mais importante que você deveria estar fazendo, em vez de ficar distraído com outras coisas.
O GTD é um método que garante fazer as suas atividades com tranquilidade e certeza de que aquilo que você não está fazendo está sob controle e pode ser feito depois.
Não é à toa que este método é baseado em um conceito chamado “mind like water”, ou “a mente como água”, em português, e trata-se de uma analogia às artes marciais, fazendo jus à tranquilidade de ter tudo sob controle.
Mas atenção:
Ter tudo sob controle não significa que a sua rotina é chata e entediante, mas sim que você sabe se organizar e se recompor, caso tudo dê errado.
E, por outro lado, ter controle das suas atividades não significa ter 100% de controle sobre a vida, pois, é claro, tudo pode acontecer e não existe um dia igual ao outro.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que incentiva as pessoas a trabalharem com o tempo que têm e não contra o tempo.
Funciona da seguinte forma:
- Primeiro, você divide o seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos;
- Cada intervalo é chamado de pomodoro;
- Depois de 4 pomodoros (4 períodos de 25 minutos, com um espaço de 5 minutos entre eles), você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
A ideia por trás dessa técnica é instalar um senso de urgência. Em vez de sentir que você tem um tempo infinito de trabalho e acabar desperdiçando essas horas procrastinando ou se distraindo com as notificações do celular ou e-mails, você foca nos 25 minutos que possui para progredir.
Além disso, as pausas forçadas ajudam a curar a sensação de esgotamento e exaustão que a maioria dos síndicos profissionais experimenta no final do dia.
E tem mais: com o pomodoro, é impossível passar horas na frente do computador sem perceber, pois o cronômetro lembra você de se levantar e respirar fundo.
Método Kanban
O método Kanban é um conjunto de princípios e práticas para gerenciar melhor o fluxo de trabalho e promover melhorias graduais.
O Kanban funciona com 4 princípios básicos:
- Comece com o que você está fazendo agora: O método explica que, inicialmente, você não deve fazer mudanças imediatas na configuração do seu trabalho, mas sim de maneira gradual ao longo de um período de tempo e em um ritmo que todos se sintam confortáveis;
- Concorde em buscar uma mudança evolutiva na sua rotina: o Kanban encoraja você a fazer pequenas mudanças ao invés de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência da equipe;
- Inicialmente, respeite as funções, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional e afirma que a equipe vai identificar e implementar, de forma colaborativa, todas as mudanças necessárias;
- Incentive atos de liderança em todos os níveis: por fim, e para que o tópico anterior funcione, você deve abrir espaços para que todos forneçam ideias e mostrem liderança para implementar mudanças que melhorem o trabalho de todos e a entrega dos serviços.
Todoist
Agora falando de tecnologia, temos o Todoist, que é um aplicativo que permite planejar o dia e a semana. Você pode usar a ferramenta para adicionar tarefas simples, como no exemplo acima, e ir marcando à medida que as finalizar.
Para usar o Todoist, você pode criar uma conta gratuita e poderá:
- criar até 300 tarefas ativas por projeto;
- criar até 20 sessões ativas por projeto;
- adicionar, no máximo, 5 colaboradores em cada projeto.
Além da conta gratuita, também é possível fazer um upgrade para um plano pago e ter acesso a outras funcionalidades.
Google Keep
O Google Keep é a versão do Google de um aplicativo de anotação. No entanto, ele possui mais do que apenas listas de tarefas básicas e ainda é integrado com o Google Drive, permitindo que você acesse pelo celular, computador ou tablet.
Veja como você pode utilizar o Keep:
- fazendo anotações por voz, pra quando você não tiver tempo de parar para anotar um lembrete ou uma ideia;
- compartilhar com outras pessoas e fazer anotações em grupo;
- definir lembretes e uma data e horário para que o Keep te envie uma notificação;
- ir além do texto simples e adicionar imagens, desenhos, gravações, checklist e mais dentro de uma mesma anotação.
Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de trabalho colaborativo projetado para rastrear projetos de equipe, destacar tarefas em andamento, mostrar quem são os responsáveis por cada tarefa e detalhar o andamento da conclusão do projeto.
Em sua essência, o Trello se baseia nos princípios do Kanban, que já falamos por aqui, para visualizar os fluxos de trabalho, fornecendo ao gestor das tarefas e membros da equipe uma visão geral e simples de todas as tarefas, do início ao fim.
Por fim, os principais componentes dessa ferramenta são as listas, cartões e os quadros.
Técnica LAR
Esta técnica, explicada no livro “Tempo e Razão”, do escritor Jaime Wagner, apresenta uma maneira fácil de identificar as tarefas/informações que são consideradas “lixo” e descartá-las imediatamente, informações que não pedem ação, mas sim apenas guardar as informações e, por fim, tarefas que precisam de alguma ação. Veja:
- Lixo (L): estas são ações que podem ser descartadas imediatamente e não precisam da sua atenção;
- Ação (A): aqui são as tarefas que precisam de alguma ação imediata;
- Referência (R): e, por fim, aqui são as tarefas de referência pura, que são apenas mensagens, por exemplo, e não precisa de alguma ação específica, porém interessa que sejam arquivadas.
Ao identificar as suas tarefas, é indicado que você faça logo todas as atividades rápidas, aquelas que levam menos de 3 minutos, ou as emergenciais, que são urgentes e importantes. O restante que puder esperar, deve ser agendado para um tratamento em outro momento.
TownSq
O TownSq é o maior aplicativo para condomínios do mundo e possui uma tela especialmente para síndicos que desejam organizar as suas atividades da gestão e as demandas dos condomínios.
A tela fica dividida entre “suas tarefas” e “tarefas do condomínio”, contendo as tarefas pessoais do síndico, que só podem ser vistas pelo usuário do sistema, e tarefas da comunidade, que podem ser vistas por todos, respectivamente.
O processo para adicionar novas tarefas é muito simples, basta clicar no botão “Criar atividade” e, em seguida, adicionar as informações de título, categoria, descrição, data prevista para realização da atividade, se é pública e, por fim, se a atividade foi concluída ou não.
Além disso, existem outras funcionalidades visíveis nas tarefas, como categorias, status da atividade e um filtro para visualizar somente as atividades pendentes, em andamento, completas ou todas.
5 livros para ajudar na sua gestão do tempo e produtividade
Segundo Charles Duhigg, autor deste livro, conhecer os seus hábitos e saber quais deles não estão contribuindo com a sua rotina, pode ser uma excelente maneira promover uma melhor gestão de tempo e produtividade. A ideia principal do livro é mostrar que nós somos comandados pelos nossos hábitos e, portanto, é imprescindível entender:
- como eles impactam a nossa rotina;
- como eles podem ser transformados;
- como identificar os hábitos nocivos;
- como dar espaço aos hábitos saudáveis;
- e, por fim, como é possível, a partir dos nossos hábitos, gerar ferramentas eficazes contra a procrastinação.
O autor de “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, é considerado o maior especialista em gestão do tempo do Brasil e, a partir de uma pesquisa realizada com 42 mil pessoas ao redor do mundo, ele desenvolveu um método de planejamento pessoal a fim de ajudar todas as pessoas a organizarem a sua vida e se tornarem mais produtivas.
Basicamente, o conceito criado se divide em três grandes esferas: importante, urgente e circunstancial. No livro, você aprende a equilibrá-las para melhorar o seu desempenho e também como agir caso você esteja desperdiçando o seu tempo na esfera errada.
A Tríade do Tempo traz ferramentas modernas, ações práticas e uma metodologia facilmente aplicável, que permitirá encontrar um tempo livre e se dedicar ao que realmente importa na sua vida profissional e pessoal.
De acordo com David Allen, autor deste livro, a sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Pensando nisso, ele aplicou a ciência cognitiva na gestão de tarefas e desenvolveu um método chamado Getting Things Done (GTD), que ajuda na organização do fluxo de trabalho, fazendo com que ele se torne o mais natural possível.
Por meio de cinco passos e inúmeros exemplos, você vai aprender a:
- Aplicar a regra dos Dois Minutos (faça, delegue, adie ou jogue fora) para esvaziar a sua caixa de entrada;
- Reavaliar as metas e manter o foco;
- Planejar projetos de longo prazo e revisá-los semanalmente;
- Controlar a ansiedade e a sobrecarga de trabalho;
- Aceitar que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo e que algumas coisas podem ficar para depois.
Diferente dos outros livros, neste aqui o autor Timothy Ferriss procura apresenta um novo conceito de trabalho. De acordo com ele, é possível:
- Ensinar o seu chefe a valorizar o seu desempenho, em vez da sua presença no escritório;
- Trocar uma longa carreira com aposentadoria somente ao final, por pequenos períodos de trabalho e mini aposentadorias frequentes;
- Cultivar a chamada ignorância seletiva e gerar tempo com uma dieta de pouca informação;
- Preencher o vazio e criar uma vida plena.
O livro apresenta mais de 50 dicas práticas, truques, ferramentas e estudos de caso de pessoas que superaram obstáculos em comum e se reinventaram usando as dicas do autor como ponto de partida.
Neste livro, o autor apresenta o Método PowerSelf das Três Disciplinas para a Gestão do Tempo, reflexões e dicas práticas para a definição de prioridades, organização da rotina, gestão de projetos, resiliência emocional e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Ao longo do livro, você entenderá sobre:
- Organização – a disciplina do Foco: o que faço agora?
- Planejamento – a disciplina da Realização: o que vou realizar?
- Reflexão – a disciplina da Sabedoria: como viver?
Gestão do tempo do síndico: por que é importante?
Depois de tudo isso que já falamos, ficou claro o quanto a gestão do tempo é importante para a rotina de qualquer pessoa.
E quando falando de um síndico, então, o gerenciamento do tempo pode ser o que faltava para garantir que a sua rotina de tarefas e responsabilidades seja mais tranquila, focada e eficiente.
Afinal, como você já deve saber, o dia a dia de um síndico possui tantas demandas complexas, mensagens de moradores, reuniões, visitas à condomínios, análises e números que, no final, a bagunça pode se instalar rapidamente e atrapalhar o desempenho e a entrega dos serviços.
Então, por que a gestão do tempo não seria importante para os síndicos? Se você ainda tem dúvidas, nós trouxemos 6 benefícios de adotar a gestão do tempo na gestão condominial.
- Bem-estar: a saúde, mental e física, é uma das principais beneficiadas quando o síndico adere a gestão do tempo na sua rotina, pois ela tem ligação direta com a diminuição do risco de problemas cardiovasculares. Além disso, gerenciamento do tempo garante mais tempo livre para comer melhor, praticar atividades físicas, estar com a família e amigos e ter hobbies;
- Produtividade e eficiência: com certeza você já deve ter percebido que, em dias de muitas atividades, parece que você não consegue fazer nada direito e produz menos do que gostaria. A gestão do tempo permite reverter essa situação, fazendo com que você dê prioridade às tarefas mais relevantes para o condomínio e seja mais produtivo na sua rotina;
- Melhoria da reputação do síndico: imagina só se você esquece de pagar um imposto e o condomínio recebe multas por isso, ou se você acaba por esquecer de convocar uma assembleia ou se perde nos números financeiros e não consegue apresentar a prestação de contas do condomínio? Nada disso é bom para a reputação do síndico, mas tudo isso pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
- Mais tempo livre: uma boa gestão do seu tempo como síndico, garante que você consiga focar em projetos pessoais, tenha tempo para prospectar novos condomínios ou consiga planejar como poderia melhorar o atual condomínio. Isso tudo faz sentido pra você?
- Menos estresse: não é raro encontrarmos síndicos irritados, cansados e estressados com a sua rotina de trabalho, além de se sentirem frustrados por não conseguirem cumprir prazos ou ter uma rotina menos agitada. Novamente, isso tudo pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
- Menos problemas: sabe aquela manutenção que você já deveria ter solicitado, mas esqueceu? E aqueles moradores que ainda não foram respondidos? Ou os inadimplentes que você não teve tempo de cobrar? Tudo isso também pode ser resolvido quando você adota a gestão do tempo e planeja as suas tarefas, sem ficar deixando a vida te levar.
Conclusão
Chegamos ao final deste artigo e a lição que fica é: não importa a ferramenta ou metodologia, mas sim o que faz mais sentido para você.
Existem muitas, e excelentes, dicas ao redor do mundo, mas elas só farão sentido se fizerem sentido na sua rotina diária nos condomínios.
Portanto, depois de ler este texto, lembre-se de parar um pouco e refletir sobre qual o principal objetivo ao gerir melhor o seu tempo e qual a melhor forma de fazer isso, seja em uma ferramenta online ou em uma agenda e caneta, à moda antiga.
Então, depois de tudo isso, este artigo ajudou você a entender a importância da gestão do tempo na sua rotina? Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe nos comentários.
por Marcell | ago 17, 2021 | Gestão Condominial
O que acontece quando um morador se comporta de maneira antissocial, tornando a convivência com a comunidade intolerável? Ou quando o condômino deixa de pagar as taxas condominiais a ponto de criar um rombo gigantesco no orçamento do condomínio? Em última instância, moradores e condôminos podem ser expulsos do condomínio.
Essa não é uma prática comum, sendo reservada para casos extremos. E é um juiz quem decide como será restringido o acesso ao condomínio.
Aqui você vai entender os motivos que levam a uma expulsão, como acontece esse processo e qual é o papel do síndico lidando com essa questão.
O que é a expulsão do condomínio?
Segundo o advogado especialista em Direito Condominial Thiago Badaró, a expulsão acontece quando a Justiça entende que um membro do condomínio “não pode mais conviver dentro daquele conjunto de moradores”. Badaró, sócio-fundador da Nardes Badaró Advocacia, lembra que a expulsão só pode acontecer na etapa de execução de uma sentença favorável à remoção.
Isso significa que o síndico sozinho ou a comunidade não é capaz de expulsar um condômino por decisão própria.
Como expulsar um morador do condomínio?
Na legislação de condomínios não existe nenhuma regra para expulsão de membros da comunidade. O que existe é uma série de deveres que o condômino deve cumprir. Em último caso, o não cumprimento desses deveres pode acarretar na expulsão do condômino.
Para Badaró, uma expulsão pode ser provocada por “circunstâncias das mais variadas, desde perturbação da ordem, desrespeito constante à convenção de condomínio e questões de agressão”.
Para Thiago Badaró, advogado e professor da ESA OAB/SP, “a quebra do pacto de convívio” é o elemento capaz de possibilitar uma expulsão.
Como falamos acima, a decisão de expulsão pode ser tomada somente por um Juiz ou uma corte, caso a questão seja levada às instâncias superiores. Não é possível dizer com certeza quando um condômino pode ser expulso, pois essa decisão é tomada analisando cada caso.
Observando o histórico de decisões sobre a questão, encontramos diferentes situações:
Em 2019, um casal foi expulso de um condomínio de alto padrão da capital paulista. A decisão veio depois que os condôminos se comportaram de maneira antissocial, tornando inviável a convivência com o restante da comunidade. Uma vez expulso, o casal colocou o apartamento para locação.
Também em São Paulo, uma decisão do Tribunal de Justiça do estado, em 2021, determinou que uma moradora não poderia ser expulsa do condomínio. Mesmo concordando que a moradora apresentou um “comportamento antissocial e agressivo contra os demais moradores”, o entendimento do relator do caso foi que não havia amparo na lei para a expulsão.
A solução oferecida, então, foi a aplicação de multas em valores altos, com o objetivo de provocar a mudança no comportamento.
Enquanto isso, no Tribunal do Distrito Federal (TJDFT), a 4ª Turma Cível decidiu que uma reunião de assembleia é necessária para expulsar um condômino pelo seu comportamento antissocial. O magistrado destacou que o direito de propriedade do condômino não é absoluto e que o condomínio tomou as medidas necessárias para controlar a situação.
Quando o inquilino pode ser expulso do condomínio?
O inquilino não possui a propriedade da unidade condominial. Quando ele apresenta um comportamento antissocial reiterado ou vai contra qualquer determinação da convenção ou regimento interno, tornando a situação irremediável, o condomínio pode obrigá-lo a sair da comunidade. Para isso, o síndico deve notificar o proprietário, que poderá rescindir o contrato de locação.
Agora, quando o inquilino deixa de pagar a taxa condominial, quem vai sofrer as consequências é o proprietário. Isso porque as dívidas do inquilino ficam em nome da unidade, e o proprietário é o responsável por ela. Por isso a importância do condômino se manter informado sobre a situação da sua unidade perante o condomínio.
Como acontece o processo de expulsão?
Vamos nos ater aqui à expulsão do condômino, que costuma ser mais complexa. Mais uma vez, é importante ter em mente que não existe nada de definitivo na lei a respeito da expulsão do condômino.
O que pode existir é uma interpretação judicial que permita a expulsão. Ou seja, o condomínio – e o síndico, como representante legal da comunidade – deverá entrar na justiça com o pedido de expulsão e provar que essa medida é necessária. O condômino terá o direito de se defender.
Seguindo a decisão tomada no Tribunal do Distrito Federal e o entendimento do STJ a respeito do assunto, segundo o Dr. Badaró, uma reunião de assembleia se faz necessária para discutir se o condomínio deveria ou não acionar a justiça.
A reunião é importante também para que os outros condôminos estejam cientes da situação, afinal de contas são os recursos do condomínio que serão usados para entrar na justiça pedindo a expulsão do vizinho.
Caso a situação vá parar no tribunal e os magistrados entenderem que o condômino em questão é culpado pelo estrago feito ao condomínio, o juiz decidirá também quais serão os termos dessa expulsão.
O que acontece com o condômino expulso?
Como mencionamos acima, cada caso é um caso e é o juiz quem decidirá como essa expulsão acontecerá. O que observamos na prática é o seguinte: o condômino fica proibido de viver no condomínio, mas ele continua sendo o proprietário do imóvel. O que costuma ocorrer, então, é o aluguel do imóvel ou a sua venda.
A diferença, então, está nos direitos de posse e de propriedade. O primeiro está relacionado ao uso do imóvel e o segundo à propriedade dele. Assim, o condômino expulso perde o direito de posse, o direito de viver no imóvel, mas permanece com o direito de propriedade, continua sendo o dono daquela unidade.
Quando a inadimplência pode causar a expulsão no condomínio?
Aqui, como em qualquer caso de expulsão do condômino, esse recurso deve ser aplicado em último caso. Casos de inadimplência no condomínio são comuns, mas não são todos os inadimplentes que acabam proibidos de viver no condomínio.
Isso porque a primeira atitude quando o síndico se depara com um condômino inadimplente é observar o que a convenção diz. Cada condomínio tem a sua convenção, mas o que se observa no mercado é a cobrança de multa e juros para o condômino que atrasou o aluguel.
Se a solução não surtir efeito, é hora de entrar na justiça. E, ao contrário do que muitos imaginam, o processo é menos burocrático do que parece. O síndico ou a administradora podem procurar um advogado, após “reunir recibos em atraso e atas de reunião para comprovar débitos, e depois pode entrar com ação de execução”.
A ação de cobrança judicial então vai parar na mesa de um juiz que define o valor a ser cobrado. O condômino devedor deverá pagar esse valor em 72h e também arcar com as custas do processo.
Veja aqui como funciona a cobrança judicial de dívidas do morador inadimplente
Quando o comportamento antissocial pode causar a expulsão do condomínio?
O inciso IV do artigo 1.336 do Código Civil cita como um dos deveres do condômino “não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança dos possuidores, ou aos bons costumes”.
Quando o condômino age contrariando esse preceitos, ou outras regras definidas no regimento interno e convenção, o síndico pode aplicar uma multa. Novamente, o primeiro passo é consultar os documentos do condomínio, de olho nas orientações para aplicação de multas.
Quando as multas já não são mais suficientes para impedir o comportamento antissocial do condômino, é preciso pensar em medidas judiciais para resolver a situação. Nesse momento, o síndico deve procurar os conselheiros e também a orientação de um advogado especialista em direito condominial. É com o aconselhamento deles que o síndico vai decidir qual será o próximo passo, se o caminho a seguir deve ser o de expulsão.
O que o síndico deve fazer nessas situações?
Como vimos, casos de expulsão de condôminos acontecem em situações graves, quando o diálogo já não funciona mais. Portanto, é papel do síndico também procurar resolver os conflitos antes que cheguem em um ponto irreversível de animosidade. Para isso existem estratégias como a comunicação não violenta, a mediação, entre outros.
Lembrando que o síndico não precisa fazer nada sozinho: ele pode contar com a ajuda de profissionais especializados em medição, advogados, etc.
Agora, quando o diálogo não funcionou e a única opção é remover o morador ou condômino, o papel do síndico é, em primeiro lugar, o de representar a comunidade.
Lembrando que é o síndico o responsável civil e legal do condomínio, é ele quem defende os interesses coletivos (Art. 1.348, II, Código Civil). E se o interesse da comunidade é o de expulsar um condômino, então o síndico deve trabalhar nesse sentido, sempre com o apoio de um advogado especializado.
O síndico morador pode ser expulso do condomínio?
Caso o síndico seja condômino ou morador do condomínio, ele poderá ser expulso sim. Novamente, a expulsão só poderá acontecer mediante decisão judicial. E a expulsão do síndico morador é diferente da sua remoção do cargo. A remoção do síndico acontece somente pela destituição.
Você é síndico e quer realizar uma reunião de assembleia para discutir multas, inadimplência ou até a expulsão de um condômino? Baixe aqui o modelo de convocação.
por Ingrid Flores | jun 25, 2021 | Gestão Condominial
Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há mais uma coisa que foi afetada diretamente pela pandemia de Covid-19: as reuniões de assembleia dos condomínios. O que antes era presencial, agora se tornou digital. E uma coisa é certa – as reuniões de assembleia virtual chegaram para ficar.
Mesmo com a flexibilização das reuniões presenciais em condomínios, é possível que muitos condôminos prefiram seguir realizando as reuniões virtuais para discutir questões do condomínio.
Deste modo, é crucial que os síndicos se mantenham a par sobre essa nova modalidade de reunião de assembleia, bem como entendam quais são as boas práticas desse tema.
Sem mais delongas, vamos ao que interessa: tudo o que você precisa saber sobre reuniões de assembleia virtual:
O que é uma reunião de assembleia virtual?
Antes de entrarmos em questões mais aprofundadas, é necessário esclarecer o básico. Reunião de assembleia virtual é uma reunião de assembleia de condomínio realizada em um ambiente digital, via internet.
Ou seja: ao invés de realizar a tradicional assembleia presencial, reunindo os condôminos em uma área comum do condomínio, o síndico reúne todos através de uma plataforma online.
A prática é popularmente chamada de assembleia virtual, assembleia digital, reunião de condomínio online, entre outros termos.
A modalidade se popularizou com a pandemia do novo Coronavírus, momento em que juntar diversas pessoas em um mesmo ambiente se tornou arriscado para a saúde de todos.
Como funciona assembleia virtual?
Agora que já explicamos o que é a assembleia virtual de condomínio, vamos à parte prática. Como o síndico pode fazer uma reunião de assembleia virtual para o condomínio? Como funcionam essas reuniões digitais do condomínio?
Em primeiro lugar, é preciso fazer a convocação, que é obrigatória. Ela deve ser enviada a todos os condôminos. Caso contrário, decisões tomadas na assembleia poderão ser invalidadas.
Apesar de muitas pessoas considerarem que assembleias virtuais de condomínio podem simplesmente ser realizadas em ferramentas de videoconferências como o Google Meet, Zoom Meetings ou Skype, na realidade existem outras plataformas mais adequadas e seguras para realizá-las.
Para ter total segurança de que a assembleia virtual está de acordo com a legislação, o condomínio precisa garantir a validade da ata condominial. E isso envolve contar com assinaturas eletrônicas para certificação digital.
Essa assinatura eletrônica é gerada a partir da escrita de uma assinatura na tela de um computador, tablet ou celular, além de ser uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio.
Uma plataforma digital segura para realizar assembleias virtuais para condomínios é a TownSq, app de assembleia virtual e gestão de condomínios referência na área.
Através de uma plataforma segura e que identifique os participantes e seus votos, bem como a autorização dessa modalidade de reunião de assembleia na convenção.
A grande vantagem dessas ferramentas focadas em condomínios é que elas já oferecem a infraestrutura digital necessária para garantir a praticidade, a funcionalidade e o suporte exigido para garantir à comunidade e ao síndico uma boa experiência.
Tipos de assembleia virtual para condomínio
Como explicamos anteriormente, existe mais de uma forma de realizar uma assembleia virtual para o condomínio que você administra.
Além de saber se irá usar uma chamada de vídeo ou uma enquete, o síndico precisa entender quais são os formatos de assembleia virtual que existem e qual se adequa melhor ao condomínio em questão.
A seguir, entenda as diferentes modalidades:
Assembleia ao vivo
Assim como um artista ou um professor se apresentam em tempo real através de uma live nas redes sociais, a assembleia virtual ao vivo funciona da mesma forma.
Os participantes acessam um site ou plataforma específica em um horário marcado, e assistem o encontro orquestrado pelo síndico. O acesso à reunião pode ser liberado apenas com uma senha ou via convite pré-enviado.
Nesses casos, os condôminos participam do debate através de um chat, onde podem digitar suas mensagens e compartilhar suas opiniões. Se a reunião estiver ocorrendo em uma plataforma de videoconferência, os participantes também têm a opção de participar através de vídeo ao vivo.
Assembleia aberta
Diferente da ao vivo, a assembleia aberta não necessita da presença online de todos os participantes ao mesmo tempo. Ela ocorre por 1, 2 ou mais dias – conforme o que o síndico achar mais adequado.
Nesse formato de reunião de assembleia, o síndico e sua equipe disponibilizam todos os materiais e documentos necessários para que os condôminos possam ter informações completas para discutir e, por fim, votar sobre algum assunto.
Para isso, é normal que a gestão condominial use enquetes para averiguar a opinião da assembleia, bem como preparem materiais de apresentação e até mesmo vídeos pré-gravados para repassar todas as informações necessárias sobre o tema.
Essa é a opção ideal para debater e deliberar sobre questões pontuais, como:
- Obras Necessárias e Úteis a serem realizadas no condomínio, como: Impermeabilização da laje por motivo de infiltração, aquisição de sistema de segurança, troca e reparo do para-raio, pintura de fachada sem alteração de cor, restauração dos jardins, modernização do sistema de elevadores, entre outros.
- Aprovação de prestação de contas do condomínio, normalmente realizada durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO).
Essa modalidade de assembleia condominial é feita com ferramentas específicas. Isso significa que o condomínio precisa estar registrado na plataforma para que todos tenham acesso a uso.
Assembleia híbrida
Por fim, temos a assembleia híbrida. Como o próprio nome já explica, esse tipo de reunião de assembleia condominial funciona um pouquinho como cada uma das opções anteriores.
A assembleia híbrida conta com algum tipo de vídeo ou apresentação realizada ao vivo, mas também possui a parte “independente”, podendo possuir uma enquete ou outra forma de os condôminos expressarem suas opiniões sem necessariamente estarem online ao mesmo tempo.
Essa é uma modalidade de assembleia virtual que tende a agradar gregos e troianos, visto que todos os condôminos têm direito de optar pela forma como preferem comparecer.
Portanto, parte dos condôminos pode acompanhar de forma presencial, enquanto os demais podem acompanhar e participar do debate à distância.
A assembleia híbrida pode funcionar como o evento em si, e também como uma prévia da reunião de assembleia, servindo como uma forma de afinar as pautas que serão discutidas no encontro.
Ficou claro quais são os tipos de assembleias virtuais que existem? Ok, então vamos conferir o que diz a lei sobre as reuniões de assembleia virtuais.
Reunião de assembleia virtual é legal?
Respondendo de forma objetiva, sim. Reunião de assembleia virtual é legal perante a lei.
Em 12 de junho de 2020, foi aprovado a Lei 14.010 que autoriza a realização de reuniões virtuais para os seguintes fins:
- Eleição, reeleição e destituição do síndico
- Aprovação do orçamento
- Contribuição dos condôminos
- Prestação de contas
Essa lei é resultado da evolução do Projeto de Lei 1.179 (PL 1179/2020), medida emergencial que previa a realização de encontros condominiais virtuais até o dia 30 de outubro de 2020.
A intenção, na época, era totalmente de caráter emergencial, visto que buscava encontrar uma forma de não atrapalhar o andamento das gestões condominiais perante às exigências da lei brasileira.
Leia o que diz a legislação sobre o assunto:
LEI Nº 14.010, DE 10 DE JUNHO DE 2020
CAPÍTULO VIII – DOS CONDOMÍNIOS EDILÍCIOS
Art. 12. A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.
Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.
Art. 13.É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.
Para acessar a Lei 14.010 em sua íntegra, acesse o Código Civil diretamente no site do Governo Brasileiro. Para isso, é só clicar aqui.
Aplicativo para assembleia virtual
Aplicativos para condomínios já são ferramentas conhecidas no mercado condominial. No entanto, não são todos os apps que oferecem um serviço completo para o condomínio. Porém, com o aplicativo TownSq é possível ter assembleia virtual no seu condomínio.
É uma ferramenta completa, que garante uma comunidade mais engajada, segurança e economia de tempo de trabalho do síndico.
Além de oferecer todas as ferramentas necessárias para realizar a assembleia virtual no seu condomínio, também oferecemos a possibilidade de orientação personalizada pré, durante e pós-reunião.
Ainda, o aplicativo TownSq também fornece:
- O extrato da conta do condomínio disponível 24h
- Livro de ocorrências online
- Reserva de áreas de lazer pelo celular
- Controle de entregas e autorização para visitantes
Bom, a assembleia virtual veio para ficar. Cabe a você saber se está realmente preparado para ela.
