Síndicos precisam controlar uma série de coisas: prestação de contas, folha de pagamento dos funcionários, calendário de manutenções preventivas, inadimplência… Cada dia é uma série de tarefas que não acabam mais! Por causa disso, muitos síndicos modernos estão buscando facilitar o trabalho do dia a dia contratando sistemas de gestão de condomínio. Entretanto, como saber qual o melhor software para condomínio? Como escolher a melhor opção para o empreendimento que você gerencia?

Esse é um assunto que causa muitas dúvidas em síndicos de todos os cantos do país. Unindo a tecnologia à praticidade, softwares de condomínio agilizam tarefas administrativas e contábeis. Com esta publicação, descubra como escolher o melhor software para condomínio:

O que é um Software para condomínio?

Basicamente, softwares de condomínios são plataformas digitais que ajudam o síndico no controle administrativo e financeiro do imóvel. Além disso, essas ferramentas também facilitam a comunicação com os moradores. Um bom software para administração de condomínios oferece as seguintes funcionalidades:

• Organização das contas do condomínio
• Emissão de relatórios
• Controle de inadimplentes
• Possibilidade de compartilhar a prestação de contas com os moradores
• Envio de solicitações e reclamações via chamados virtuais
• Relação de contas a pagar
• Envio de avisos e circulares aos moradores
• Controle de acesso da portaria
• Agenda e avisos sobre manutenções importantes
• Criação de enquetes
• Arquivamento online de documentos importantes do condomínio
• Reserva de área comum, como salão de festas e churrasqueiras

Como os sistemas de administração de condomínio são ferramentas digitais, isso significa que o síndico poderá acessar todos os dados financeiros e documentações importante através da internet, usando um computador, notebook, celular ou tablet. Imagina que prático poder ter todas as informações essenciais ao alcance de alguns cliques?

Os aplicativos para condomínio funcionam?

Se o serviço contratado for de qualidade, o aplicativo para condomínio deve funcionar perfeitamente. Portanto, o síndico deve realizar uma boa e extensa pesquisa antes de fechar negócio, conferindo se a empresa oferece um serviço que satisfaça todas as demandas da administração. Mais abaixo vamos compartilhar algumas dicas sobre como escolher o melhor software de condomínio.

Alguns dos benefícios de um aplicativo para condomínios são:

• Mobilidade: você pode conferir documentos e trabalhar de qualquer lugar, utilizando o seu celular;
• Mais transparência na administração do condomínio;
• Centralização dos documentos da prestação de contas e demais informações;
• Melhoria na comunicação entre síndico e moradores;
• Automatização de tarefas burocráticas;
• Substituição do grupo do condomínio no WhatsApp (chega de correntes ou mensagens de bom dia).

Como escolher o melhor software para administração de condomínios?

É muito recorrente síndicos se questionarem qual é o melhor software de condomínio. Pensando nisso, separamos alguns tópicos que devem ser levados em consideração durante esta pesquisa:

1. Valores

Existem diversas empresas que oferecem plataformas com os mais variados preços. O síndico precisa ficar atento aos orçamentos e conferir se o valor que está sendo cobrado é compatível com o número de funcionalidades e suporte oferecido. Além disso, é claro que o custo precisa estar de acordo com a verba disponível pelo condomínio.

2. Funcionalidades

Do que adianta uma ferramenta oferecer um milhão de funcionalidades se, na verdade, o condomínio só precisa utilizar meia dúzia destas? Questione se há opções de personalizar o software para atender as demandas que seu condomínio mais precisa.

3. Facilidade na hora de usar

O sistema precisa ser algo fácil e intuitivo, com uma interface simples e eficiente é essencial. O ideal é que o software seja semelhante ao design de sites de redes sociais que já estamos acostumados a utilizar, como por exemplo o Facebook. Isso contribui para que a adaptação seja mais rápida, intuitiva e também incentiva os condôminos a se engajar mais com a ferramenta. Também aproveite para pedir uma demonstração antes de contratar o serviço.

4. Suporte

O melhor software para condomínio com certeza é aquele que oferece um bom suporte de atendimento ao cliente. Tecnologia é algo que requer um período de adaptação, por isso é importante ter certeza de que terá acesso a especialistas prontos para ajudar em caso de dificuldades.

5. Referência no mercado

A empresa precisa comprovar sua relevância no mercado de softwares e condomínios. Logo, confira há quanto tempo a empresa atua no mercado, quais são os seus valores, busque por depoimentos de usuários do software. Além disso, aproveite para conferir se não há reclamações a respeito da prestadora de serviço em sites ou redes sociais.

Vantagens de um software de gestão para condomínio

Um software para condomínios pode trazer uma série de vantagens tanto para o síndico, quanto funcionários e principalmente moradores. Elencamos aqui, as principais. 

1. Praticidade

A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico online, utilizando um software de gestão de condomínio, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.

2. Reservas e Controle das Áreas Comuns do Condomínio

Utilizando um software de gestão de condomínio, fica mais prático e rápido agendar o salão de festas ou a área com churrasqueira para um ou outro morador com registros automáticos, que facilitam o gerenciamento e visualização online de todas as dependências do condomínio, sem precisar do encontro pessoal ou telefonema do morador com o síndico.

3. Gestão financeira do condomínio mais fácil

Com o software de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.

4. Transparência financeira do condomínio

A administração do condomínio pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, pelo software de gestão de condomínio. A gestão fica mais transparente e os moradores mais informados, certos de que o melhor está sendo feito.

5. Redução dos custos do condomínio

Realizando quase todas as atividades no software de gestão de condomínio, desde prestação de contas até a convocação para assembleias, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.

6. Redução de Horas Extras

Ao utilizar um software de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio. Assim fica mais fácil de reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, diminuindo os gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras. Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do software de gestão de condomínio.

7. Comunicação do Síndico com os Condôminos

Com um software de gestão de condomínio, você pode ter um canal de atendimento aos condôminos, deixando as queixas ou sugestões sempre registradas, o que trará mais confiabilidade. Fóruns podem ser abertos pelos próprios condôminos para combinações, ou discussões sobre temas específicos. A comunicação eficaz e constante diminui os conflitos e desentendimentos, facilitando a convivência e acordos futuros.

8. Otimização de Processos

Usando um software de gestão de condomínio, o síndico tem todas as informações em vista. Assim, fica mais fácil delegar funções às equipes internas de condôminos que ajudem em alguns setores da gestão. Também é facilitada a gestão de contas a serem pagas e o pagamento delas em dia, evitando gastos com taxas.
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