Gestão do tempo para síndicos: táticas infalíveis para otimizar a sua rotina

por Aryane Teixeira | dez 28, 2021 | Gestão Condominial

A gestão do tempo é um processo de organização e planejamento das tarefas, que envolve estratégias para dividir melhor o tempo entre diferentes atividades, resultando em maior produtividade e eficiência. Continue lendo!

Como você tem adotado a gestão do tempo na sua rotina profissional?

Com a correria do dia a dia de um síndico profissional, os imprevistos e as dores de cabeça, a impressão é de que as 24 horas não são suficientes para finalizar tudo o que precisa ser feito.

E o pior disso tudo: a falta de gestão do tempo pode ocasionar problemas graves, como estresse e burnout.

Não é à toa que a International Stress Management Association (Isma – Brasil), revelou que o Brasil é o país mais estressado do mundo e uma das causas é a escassez de tempo.

Isso tudo parece familiar demais pra você? Talvez este seja o momento certo para você dar uma pausa, analisar a sua rotina e começar a adotar estratégias para ajudar a otimizar o seu tempo de trabalho.

Por isso, neste artigo você confere os principais benefícios da gestão do tempo, por onde começar e as principais práticas, metodologias e ferramentas. Veja!

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo se trata de organizar e planejar as suas tarefas, evitando perder tempo com atividades que não fazem sentido para a sua rotina.

No entanto, gerir bem o seu tempo não significa adotar truques milagrosos que vão transformar as suas 24 horas diárias em 48 horas.

Certamente não faltam conselhos em livros, blogs, cursos, aplicativos ou nas redes sociais, porém só isso não é suficiente.

Alguns estudos afirmam que um bom gerenciamento de tempo envolve tomar decisões que vão estruturar e ajustar o tempo de uma pessoa às mudanças que acontecem na sua rotina.

Neste sentido, três habilidades específicas separam o sucesso na gestão do tempo do fracasso:

• Conscientização: pensar realisticamente sobre o seu tempo, entendendo que este é um recurso limitado;
• Organização: projetar e organizar as suas metas, planos, agendas e tarefas para usar o tempo com eficácia;
• Adaptação: monitorar o uso do tempo durante a execução das atividades, possibilitando ajustar ou alterar as prioridades.

Quais são os benefícios de planejar e organizar corretamente o seu tempo?

#01: Menos estresse

Fazer uma boa gestão do tempo reduz o nível de estresse, de ansiedade e ainda aumenta a sua confiança para assumir o controle das suas tarefas e saber exatamente onde investir o tempo.

Além disso, gerenciar bem o seu tempo evita que você se sobrecarregue e se sinta cansado o tempo todo, permitindo mais produtividade durante o tempo que dispõe, menos dor de cabeça e um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a profissional.

#02: Maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

Um dos benefícios mais importantes de uma boa gestão do tempo é a possibilidade de manter um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, possibilitando produtividade no trabalho e tempo de qualidade com as pessoas que mais importam na sua vida.

Quanto mais tempo você passa dedicado ao seu trabalho, maior o risco de se sentir esgotado e cansado o tempo todo, impedindo que você consiga parar e estar presente com a família e amigos, por exemplo.

Por isso, com uma boa gestão do tempo você consegue atingir os seus objetivos em menos tempo e se organiza melhor para poder fazer suas atividades particulares também.

#03: Maior liberdade de tempo

As técnicas de gestão do tempo garantem que você tenha liberdade para fazer mais coisas que importam para você, além do trabalho, como ler um livro, ver um filme, começar a desenhar ou apenas ficar deitado numa rede aproveitando o ócio.

Quando você entende o valor da gestão do tempo, começa a trabalhar com prioridades e a priorização é o que garante maior liberdade de tempo.

E tem mais: liberdade garante mais tempo com a família, espaço para aprofundar relacionamentos e horas para gastar em busca de um novo hobbie ou propósito de vida.

#04: Aumento do seu foco

Quando você não faz a menor ideia de por onde começar a gerenciar o seu tempo, acaba se perdendo em milhares de atividades diferentes, sem saber onde começa e onde termina o seu trabalho.

Portanto, gestão do tempo também é uma medida eficaz para aumentar o seu foco, permitindo que você dedique mais tempo a cada tarefa, projeto, meta ou pessoa.

Desta forma, você assume o controle do seu dia e começa a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil e com mais tarefas.

#05: Aumento dos níveis de produtividade

Já dissemos, mas vale repetir: gestão do tempo significa mais produtividade.

Quando você entende como gerenciar bem o seu tempo, é possível saber o que priorizar, os objetivos ficam claros e as tarefas são finalizadas com mais rapidez.

Como resultado, você garante mais tempo para obter resultados maiores e melhores.

Mas lembre-se: para ser mais produtivo com o seu tempo, é preciso identificar as prioridades diárias e focar nelas com atenção plena, sem se preocupar com atividades irrelevantes, como ficar olhando as notificações do celular.

#06: Menos procrastinação

A procrastinação acontece quando você não administra bem o seu tempo e não tem clareza de quais são os seus objetivos e prioridades do dia.

Por isso, a gestão do tempo garante que você não se sinta sobrecarregado ou fora do controle da sua carga de trabalho, fazendo com que sinta desanimado, desmotivado e com menos vontade de finalizar as tarefas. Você se identifica com isso?

Por outro lado, quando você se sente focado e no controle do seu tempo, é menos provável que procrastine.

#07: As coisas ficam mais simples e fáceis

Quando você não gerencia bem o seu tempo, qualquer atividade parece grande e difícil demais, fazendo com que você se sinta inseguro, cansado e exausto em relação às atividades do seu trabalho.

No entanto, quando você assume o controle do seu tempo, essa situação muda e você se sente mais confiante, capaz de assumir responsabilidades e menos estressado ou frustrado.

#08: Menos distrações

Além dos benefícios anteriores, a gestão do tempo também elimina as distrações e aumenta a concentração e o foco nas atividades essenciais à sua rotina.

Isso acontece simplesmente porque você começa a planejar melhor o seu dia e priorizar aquilo que faz sentido para alcançar os seus objetivos, ignorando tudo o que for irrelevante.

E mais: pessoas que sabem gerenciar bem o seu tempo também passam a impor limites em torno do seu tempo, garantindo que o foco esteja concentrado nas tarefas e reduzindo a sobrecarga e distração.

#09: Aumento da energia

Quando você não sabe por onde começar o seu dia, acaba se distraindo em diversas tarefas ao mesmo tempo, não consegue finalizar uma atividade sem já iniciar outra em seguida e perde horas em tarefas que são simples do que parecem.

O resultado disso: desmotivação e falta de energia, além de sentir que você está cansado o tempo todo.

Por isso, a gestão do tempo também é uma maneira de ajudar a gerenciar os seus níveis de energia e ajudá-lo a se concentrar no trabalho mais importante.

Os vilões mais comuns da falta de uma boa gestão do tempo

Vilão #1: A procrastinação

Um dos principais vilões da execução de tarefas é a procrastinação. É aquele famoso “empurrar com a barriga” ou “deixa que eu faço depois”.

A procrastinação é um mal que atinge todos os profissionais, incluindo os síndicos. E, geralmente, isso acontece quando não queremos enfrentar tarefas chatas, desagradáveis ou muito longas.

Por isso, quem tem o costume de adiar as tarefas, acaba virando uma vítima da procrastinação e quando a data de entrega da atividade se aproxima, o prazo aperta e o estresse e ansiedade surgem.

Mas como resolver?

1. Se a tarefa parece grande demais, divida ela em blocos e distribua ao longo dos dias;
2. A tarefa parece chata e burocrática demais? Em vez de começar pelas tarefas mais fáceis, elimine a tarefa mais difícil primeiro;
3. É possível delegar tarefas? Faça isso;
4. Estipule um horário de início e de término da tarefa e coloque na sua agenda;
5. Utilize o método de recompensas. Pode ser uma pausa de 10 minutos quando você finalizar a tarefa ou um chocolate, por exemplo;
6. Foque no objetivo por trás da finalização daquela tarefa.

Vilão #2: Desorganização

Outro grande vilão da gestão do tempo e da produtividade é a desorganização. 

Quantas vezes você se perdeu nos milhares de grupos de WhatsApp do condomínio? Ou perdeu um documento importante, porque esqueceu onde guardou?

Olhe agora para a sua mesa e seja sincero: você tem a impressão de que passou um furacão ali?

A desorganização, seja visível sobre a sua mesa ou nos arquivos do computador, é um vilão que rouba parte do seu tempo e faz com que você precise sempre colocar mais energia em atividades sem importância, como passar meia hora procurando o lembrete que ficou debaixo daquela pilha de papéis.

Para dar os primeiros passos no caminho da organização, você precisa:

• Definir um local para cada coisa. Se for preciso, tenha pastas com etiquetas que indicam o que deve ser guardado ali, crie pastas diferentes para os tipos de arquivo no computador ou crie categorias dentro do aplicativo do condomínio;
• Crie o hábito de registrar tudo. Precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio? Anote. A data de manutenção dos elevadores se aproxima? Anote também. Isso aumenta o foco sobre o que precisa ser feito e ajuda a administrar o tempo;
• Não deixe nada para depois. Quando tiver que fazer algo, faça agora. Se não puder, volte para a dica anterior e deixe anotado quando precisará fazer esta tarefa;
• Utilize a tecnologia como aliada da sua gestão. A tecnologia surgiu para facilitar a sua rotina, possibilitar maior qualidade no seu dia e promover uma melhor administração do seu tempo, garantindo que você possa se dedicar a outras atividades no condomínio.

Vilão #3: Falta de objetivo

Foi Henry Kissinger, um diplomata muito importante na política dos EUA, que disse:

“Se você não sabe para onde vai, todos os caminhos o levarão a lugar nenhum.”

Em outras palavras, ter objetivos não significa que eles serão 100% alcançados. No entanto, não tê-los é bem pior.

Quando você trabalha no escuro, sem saber para onde está indo, acaba sendo levado pelas circunstâncias e a sensação de não ter tempo, motivação ou de estar fazendo algo inútil é inevitável.

Por onde começar, então?

1. Comece decidindo o que você deseja atingir;
2. Pense em um plano de ação para atingir essa meta;
3. Quebre a meta em blocos e distribua em um cronograma;
4. Defina em quanto tempo você deseja alcançar essa meta;
5. Faça uma lista de tudo o que você vai precisar para alcançar essa meta, seja dinheiro, pessoas, estudo ou outros;
6. Como você vai identificar se a meta está sendo alcançada? Planilhas? Papéis? Por meio de uma tecnologia? Defina como você irá mensurar os resultados.

Por mais que a tarefa seja difícil e o caminho seja longo, você perceberá que tendo um objetivo, o trajeto até o destino será muito mais claro e eficiente.

Vilão #4: Falta de disciplina

Alguém falou pra você que é legal ser multitarefas, mas, no fundo, isso só é uma desculpa para não ter disciplina, afinal de nada adianta querer fazer tudo de uma vez e, no final das contas, não fazer nada.

Ter disciplina significa fazer as atividades no tempo ideal para atingir aquele seu objetivo dentro do prazo que foi estipulado no seu planejamento.

Quando você faz uma atividade de cada vez, sem atropelar nada, a sua disciplina se fortalece e é mais difícil “colocar a carroça na frente dos bois”. 

Mas, calma, isso não significa que não exista um trabalho dinâmico e que em algum momento você não precise fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Na rotina de síndico profissional, isso é mais comum do que imaginamos.

No entanto, apesar de ser comum, não pode ser um hábito. E a solução existe: crie uma programação do seu dia, do momento de acordar até dormir, e tente seguir a risca, com foco e atenção plena.

Desta forma, é mais fácil ter disciplina e, consequentemente, ter mais tempo.

Vilão #5: O medo de dizer “não”

É impossível agradar todos os moradores, condôminos, inquilinos, funcionários e o restante do mundo, certo? Então, por que continuar dizendo “sim” para tudo e matar a sua produtividade?

Apesar de existirem exceções, dizer “não” não significa que você é um síndico mal, egoísta e sem coração.

Pois é, eu sei que você não quer parecer mal educado, mas, na verdade, ao dizer “não”, você só está escolhendo fazer aquilo que está ao seu alcance e focar nas coisas certas.

Para facilitar, aqui vão algumas frases que você pode começar a dizer, caso tenha receio em dizer “não” de cara:

• Eu tenho outras atividades urgentes para finalizar e não posso me comprometer com essa tarefa;
• Eu posso te dar uma resposta amanhã? Tenho interesse, mas não posso dar uma resposta agora;
• Eu entendo que isso seja importante para você, mas realmente não pode ser feito/eu não posso fazer.

Por outro lado, dizer “não” para tudo e recusar ser solícito, gentil e empático com os problemas alheios, também não é o melhor caminho para uma boa gestão condominial e ainda pode somar pontos negativos na sua reputação.

O melhor caminho, no fim das contas, é buscar o equilíbrio entre evitar dizer “sim” para qualquer coisa sem priorizar nada ou dizer “não” para qualquer coisa e ser grosseiro.

Pareceu difícil? Apesar de parecer complicado, é necessário. Desta forma, você foca nas tarefas que são mais importantes e relevantes para o condomínio, finaliza elas mais rápido e ainda sobra um tempo livre.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Certo, depois de tudo isso, fica a pergunta: como se preparar para ser um melhor gestor do tempo?

A resposta não é tão direta ao ponto, porém pode ser resumida em descobrir onde você deseja focar. Por isso, entender a sua rotina é uma ótima maneira de começar a fazer essa descoberta.

Para isso, existem algumas etapas que podem ajudar você a se tornar um profissional em gestão do tempo. Veja:

#01: Encontre o horário em que você se sente mais motivado

Encontre aquele horário do dia em que você sente um pico de produtividade. Pode ser pela manhã ao acordar ou quem sabe durante a madrugada.

Ao ter isso em mente, você poderá dividir o seu dia em blocos e, ao longo de uma semana, classificar esses blocos do mais para o menos produtivo.

Na hora de planejar as suas tarefas da semana, é só distribuir as atividades mais importantes ou urgentes nos horários de maior produtividade e deixar as outras em outros horários.

Percebe como vai ser mais fácil concluir aquelas tarefas que parecem monstros de 7 cabeças?

#02: Evite tratar todas as tarefas como urgentes

Urgentes e importantes são conceitos relacionados, mas completamente diferentes.

Tarefas urgentes precisam de atenção imediata, enquanto tarefas importantes têm consequências a longo prazo, mas podem aguardar.

Tarefas urgentes devem ser feitas agora, mas enquanto você tratar todas as suas tarefas como urgentes, provavelmente, você nunca conseguirá se planejar o suficiente para realizá-las com calma e foco.

#03: Utilize um aplicativo de calendário

Não confie 100% na sua mente para lembrar de datas, vencimentos ou compromissos importantes.

Com um aplicativo de calendário, você poderá registrar as datas de vencimento de cada tarefa e quando acontecerão os seus compromissos, além de possibilitar criar categorias para cada evento e organizar todos os acontecimentos do seu dia.

#04: Comece a criar hábitos

Uma das maneiras de garantir uma boa gestão do seu tempo é amarrar hábitos às suas tarefas importantes, possibilitando que tarefas de alta pressão possam ser resolvidas naturalmente, sem que você se sinta ansioso ou distraído.

Como fazer isso? Se você precisa, diariamente, analisar números específicos, por que não programar um horário específico e fazer isso enquanto toma um café?

O hábito de tomar o café das 16h pode ser atrelado à análise dos números importantes da sua gestão, sem que você sinta que isso é um grande esforço.

#05: Faça pausas programadas

Quando as tarefas parecem grandes demais ou você começar a sentir que está quase sendo engolido pela rotina, faça um intervalo de 15 a 30 minutos e procure não pensar em nada.

Apesar de parecer difícil, isso pode ajudar você a tirar o foco, relaxar a mente e retornar com mais energia do que antes.

Se você conseguir, tente programar essas pausas de tempos em tempos ao longo do dia, evitando passar o dia inteiro na mesma posição e sem olhar para os lados.

#06: Agende um tempo para imprevistos

Os imprevistos fazem parte da rotina de um síndico. Por isso, não adianta tentar controlá-los ou se estressar por conta deles, pois há coisas que, simplesmente, podem acontecer e você não tem como prever, como:

• vazamentos;
• manutenções de última hora;
• infiltrações;
• problemas na segurança do condomínio;
• entre outros imprevistos.

No entanto, você deve planejar a sua semana e reservar um período livre todos os dias para que, em caso de imprevistos, você possa tratá-los com a atenção que merecem.

Principais ferramentas para ajudar na sua gestão do tempo

Depois de entender o que é gestão do tempo, qual a sua importância, benefícios, vilões mais comuns e ainda o passo a passo para administrar o seu tempo e ter mais produtividade, a seguir você confere uma lista com ferramentas, métodos e tecnologias que vão ajudar a sua rotina a ser mais produtiva.

Método GTD – Getting Things Done

O método GTD, ou Getting Things Done, se trata de um método de produtividade criado pelo norte-americano David Allen, que reuniu diversos aprendizados e técnicas ao longo da vida e publicou um livro sobre a metodologia chamado “A arte de fazer acontecer”, em português.

O GTD se baseia em cinco passos simples para fazer as suas tarefas:

1. Capturar: tire todas as ideias e coisas a fazer da sua cabeça e transfira para um lugar mais confiável (uma agenda, um aplicativo, planilha, etc);
2. Esclarecer: dedique-se, com foco e atenção, em analisar cada uma dessas tarefas e decidir se demandam alguma ação ou não;
3. Organizar: tenha listas organizadas para que você consiga acessá-las na hora certa e lugar certo;
4. Refletir: revise todo o sistema para não perder nenhuma tarefa de vista, atualize as informações e obtenha perspectiva;
5. Engajar: é hora de executar com significado, ou seja, saber que o que você está fazendo, naquele momento, é realmente a coisa mais importante que você deveria estar fazendo, em vez de ficar distraído com outras coisas.

O GTD é um método que garante fazer as suas atividades com tranquilidade e certeza de que aquilo que você não está fazendo está sob controle e pode ser feito depois.

Não é à toa que este método é baseado em um conceito chamado “mind like water”, ou “a mente como água”, em português, e trata-se de uma analogia às artes marciais, fazendo jus à tranquilidade de ter tudo sob controle.

Mas atenção:

Ter tudo sob controle não significa que a sua rotina é chata e entediante, mas sim que você sabe se organizar e se recompor, caso tudo dê errado.

E, por outro lado, ter controle das suas atividades não significa ter 100% de controle sobre a vida, pois, é claro, tudo pode acontecer e não existe um dia igual ao outro.

Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que incentiva as pessoas a trabalharem com o tempo que têm e não contra o tempo.

Funciona da seguinte forma:

• Primeiro, você divide o seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos;
• Cada intervalo é chamado de pomodoro;
• Depois de 4 pomodoros (4 períodos de 25 minutos, com um espaço de 5 minutos entre eles), você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

A ideia por trás dessa técnica é instalar um senso de urgência. Em vez de sentir que você tem um tempo infinito de trabalho e acabar desperdiçando essas horas procrastinando ou se distraindo com as notificações do celular ou e-mails, você foca nos 25 minutos que possui para progredir.

Além disso, as pausas forçadas ajudam a curar a sensação de esgotamento e exaustão que a maioria dos síndicos profissionais experimenta no final do dia.

E tem mais: com o pomodoro, é impossível passar horas na frente do computador sem perceber, pois o cronômetro lembra você de se levantar e respirar fundo.

Método Kanban

O método Kanban é um conjunto de princípios e práticas para gerenciar melhor o fluxo de trabalho e promover melhorias graduais.

O Kanban funciona com 4 princípios básicos:

• Comece com o que você está fazendo agora: O método explica que, inicialmente, você não deve fazer mudanças imediatas na configuração do seu trabalho, mas sim de maneira gradual ao longo de um período de tempo e em um ritmo que todos se sintam confortáveis;
• Concorde em buscar uma mudança evolutiva na sua rotina: o Kanban encoraja você a fazer pequenas mudanças ao invés de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência da equipe;
• Inicialmente, respeite as funções, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional e afirma que a equipe vai identificar e implementar, de forma colaborativa, todas as mudanças necessárias;
• Incentive atos de liderança em todos os níveis: por fim, e para que o tópico anterior funcione, você deve abrir espaços para que todos forneçam ideias e mostrem liderança para implementar mudanças que melhorem o trabalho de todos e a entrega dos serviços.

Todoist

Agora falando de tecnologia, temos o Todoist, que é um aplicativo que permite planejar o dia e a semana. Você pode usar a ferramenta para adicionar tarefas simples, como no exemplo acima, e ir marcando à medida que as finalizar.

Para usar o Todoist, você pode criar uma conta gratuita e poderá:

• criar até 300 tarefas ativas por projeto;
• criar até 20 sessões ativas por projeto;
• adicionar, no máximo, 5 colaboradores em cada projeto.

Além da conta gratuita, também é possível fazer um upgrade para um plano pago e ter acesso a outras funcionalidades.

Google Keep

O Google Keep é a versão do Google de um aplicativo de anotação. No entanto, ele possui mais do que apenas listas de tarefas básicas e ainda é integrado com o Google Drive, permitindo que você acesse pelo celular, computador ou tablet.

Veja como você pode utilizar o Keep:

• fazendo anotações por voz, pra quando você não tiver tempo de parar para anotar um lembrete ou uma ideia;
• compartilhar com outras pessoas e fazer anotações em grupo;
• definir lembretes e uma data e horário para que o Keep te envie uma notificação;
• ir além do texto simples e adicionar imagens, desenhos, gravações, checklist e mais dentro de uma mesma anotação.

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de trabalho colaborativo projetado para rastrear projetos de equipe, destacar tarefas em andamento, mostrar quem são os responsáveis por cada tarefa e detalhar o andamento da conclusão do projeto.

Em sua essência, o Trello se baseia nos princípios do Kanban, que já falamos por aqui, para visualizar os fluxos de trabalho, fornecendo ao gestor das tarefas e membros da equipe uma visão geral e simples de todas as tarefas, do início ao fim.

Por fim, os principais componentes dessa ferramenta são as listas, cartões e os quadros.

Técnica LAR

Esta técnica, explicada no livro “Tempo e Razão”, do escritor Jaime Wagner, apresenta uma maneira fácil de identificar as tarefas/informações que são consideradas “lixo” e descartá-las imediatamente, informações que não pedem ação, mas sim apenas guardar as informações e, por fim, tarefas que precisam de alguma ação. Veja:

1. Lixo (L): estas são ações que podem ser descartadas imediatamente e não precisam da sua atenção;
2. Ação (A): aqui são as tarefas que precisam de alguma ação imediata;
3. Referência (R): e, por fim, aqui são as tarefas de referência pura, que são apenas mensagens, por exemplo, e não precisa de alguma ação específica, porém interessa que sejam arquivadas.

Ao identificar as suas tarefas, é indicado que você faça logo todas as atividades rápidas, aquelas que levam menos de 3 minutos, ou as emergenciais, que são urgentes e importantes. O restante que puder esperar, deve ser agendado para um tratamento em outro momento.

TownSq

O TownSq é o maior aplicativo para condomínios do mundo e possui uma tela especialmente para síndicos que desejam organizar as suas atividades da gestão e as demandas dos condomínios.

A tela fica dividida entre “suas tarefas” e “tarefas do condomínio”, contendo as tarefas pessoais do síndico, que só podem ser vistas pelo usuário do sistema, e tarefas da comunidade, que podem ser vistas por todos, respectivamente.

O processo para adicionar novas tarefas é muito simples, basta clicar no botão “Criar atividade” e, em seguida, adicionar as informações de título, categoria, descrição, data prevista para realização da atividade, se é pública e, por fim, se a atividade foi concluída ou não.

Além disso, existem outras funcionalidades visíveis nas tarefas, como categorias, status da atividade e um filtro para visualizar somente as atividades pendentes, em andamento, completas ou todas.

5 livros para ajudar na sua gestão do tempo e produtividade

#01: O Poder do Hábito – Charles Duhigg

Segundo Charles Duhigg, autor deste livro, conhecer os seus hábitos e saber quais deles não estão contribuindo com a sua rotina, pode ser uma excelente maneira promover uma melhor gestão de tempo e produtividade. A ideia principal do livro é mostrar que nós somos comandados pelos nossos hábitos e, portanto, é imprescindível entender:

1. como eles impactam a nossa rotina;
2. como eles podem ser transformados;
3. como identificar os hábitos nocivos;
4. como dar espaço aos hábitos saudáveis;
5. e, por fim, como é possível, a partir dos nossos hábitos, gerar ferramentas eficazes contra a procrastinação.

#02: Tríade do tempo – Christian Barbosa

O autor de “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, é considerado o maior especialista em gestão do tempo do Brasil e, a partir de uma pesquisa realizada com 42 mil pessoas ao redor do mundo, ele desenvolveu um método de planejamento pessoal a fim de ajudar todas as pessoas a organizarem a sua vida e se tornarem mais produtivas.

Basicamente, o conceito criado se divide em três grandes esferas: importante, urgente e circunstancial. No livro, você aprende a equilibrá-las para melhorar o seu desempenho e também como agir caso você esteja desperdiçando o seu tempo na esfera errada.

A Tríade do Tempo traz ferramentas modernas, ações práticas e uma metodologia facilmente aplicável, que permitirá encontrar um tempo livre e se dedicar ao que realmente importa na sua vida profissional e pessoal.

#03: A Arte de Fazer Acontecer – David Allen

De acordo com David Allen, autor deste livro, a sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Pensando nisso, ele aplicou a ciência cognitiva na gestão de tarefas e desenvolveu um método chamado Getting Things Done (GTD), que ajuda na organização do fluxo de trabalho, fazendo com que ele se torne o mais natural possível.

Por meio de cinco passos e inúmeros exemplos, você vai aprender a:

1. Aplicar a regra dos Dois Minutos (faça, delegue, adie ou jogue fora) para esvaziar a sua caixa de entrada;
2. Reavaliar as metas e manter o foco;
3. Planejar projetos de longo prazo e revisá-los semanalmente;
4. Controlar a ansiedade e a sobrecarga de trabalho;
5. Aceitar que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo e que algumas coisas podem ficar para depois.

#04: Trabalhe 4 Horas por Semana – Timothy Ferriss

Diferente dos outros livros, neste aqui o autor Timothy Ferriss procura apresenta um novo conceito de trabalho. De acordo com ele, é possível:

1. Ensinar o seu chefe a valorizar o seu desempenho, em vez da sua presença no escritório;
2. Trocar uma longa carreira com aposentadoria somente ao final, por pequenos períodos de trabalho e mini aposentadorias frequentes;
3. Cultivar a chamada ignorância seletiva e gerar tempo com uma dieta de pouca informação;
4. Preencher o vazio e criar uma vida plena.

O livro apresenta mais de 50 dicas práticas, truques, ferramentas e estudos de caso de pessoas que superaram obstáculos em comum e se reinventaram usando as dicas do autor como ponto de partida.

#05: Tempo e Razão – Jaime Wagner

Neste livro, o autor apresenta o Método PowerSelf das Três Disciplinas para a Gestão do Tempo, reflexões e dicas práticas para a definição de prioridades, organização da rotina, gestão de projetos, resiliência emocional e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Ao longo do livro, você entenderá sobre:

1. Organização – a disciplina do Foco: o que faço agora?
2. Planejamento – a disciplina da Realização: o que vou realizar?
3. Reflexão – a disciplina da Sabedoria: como viver?

Gestão do tempo do síndico: por que é importante?

Depois de tudo isso que já falamos, ficou claro o quanto a gestão do tempo é importante para a rotina de qualquer pessoa.

E quando falando de um síndico, então, o gerenciamento do tempo pode ser o que faltava para garantir que a sua rotina de tarefas e responsabilidades seja mais tranquila, focada e eficiente.

Afinal, como você já deve saber, o dia a dia de um síndico possui tantas demandas complexas, mensagens de moradores, reuniões, visitas à condomínios, análises e números que, no final, a bagunça pode se instalar rapidamente e atrapalhar o desempenho e a entrega dos serviços.

Então, por que a gestão do tempo não seria importante para os síndicos? Se você ainda tem dúvidas, nós trouxemos 6 benefícios de adotar a gestão do tempo na gestão condominial.

1. Bem-estar: a saúde, mental e física, é uma das principais beneficiadas quando o síndico adere a gestão do tempo na sua rotina, pois ela tem ligação direta com a diminuição do risco de problemas cardiovasculares. Além disso, gerenciamento do tempo garante mais tempo livre para comer melhor, praticar atividades físicas, estar com a família e amigos e ter hobbies;
2. Produtividade e eficiência: com certeza você já deve ter percebido que, em dias de muitas atividades, parece que você não consegue fazer nada direito e produz menos do que gostaria. A gestão do tempo permite reverter essa situação, fazendo com que você dê prioridade às tarefas mais relevantes para o condomínio e seja mais produtivo na sua rotina;
3. Melhoria da reputação do síndico: imagina só se você esquece de pagar um imposto e o condomínio recebe multas por isso, ou se você acaba por esquecer de convocar uma assembleia ou se perde nos números financeiros e não consegue apresentar a prestação de contas do condomínio? Nada disso é bom para a reputação do síndico, mas tudo isso pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
4. Mais tempo livre: uma boa gestão do seu tempo como síndico, garante que você consiga focar em projetos pessoais, tenha tempo para prospectar novos condomínios ou consiga planejar como poderia melhorar o atual condomínio. Isso tudo faz sentido pra você?
5. Menos estresse: não é raro encontrarmos síndicos irritados, cansados e estressados com a sua rotina de trabalho, além de se sentirem frustrados por não conseguirem cumprir prazos ou ter uma rotina menos agitada. Novamente, isso tudo pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
6. Menos problemas: sabe aquela manutenção que você já deveria ter solicitado, mas esqueceu? E aqueles moradores que ainda não foram respondidos? Ou os inadimplentes que você não teve tempo de cobrar? Tudo isso também pode ser resolvido quando você adota a gestão do tempo e planeja as suas tarefas, sem ficar deixando a vida te levar.

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo e a lição que fica é: não importa a ferramenta ou metodologia, mas sim o que faz mais sentido para você.

Existem muitas, e excelentes, dicas ao redor do mundo, mas elas só farão sentido se fizerem sentido na sua rotina diária nos condomínios.

Portanto, depois de ler este texto, lembre-se de parar um pouco e refletir sobre qual o principal objetivo ao gerir melhor o seu tempo e qual a melhor forma de fazer isso, seja em uma ferramenta online ou em uma agenda e caneta, à moda antiga.

Então, depois de tudo isso, este artigo ajudou você a entender a importância da gestão do tempo na sua rotina? Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe nos comentários.

Assembleia Geral Ordinária: o que é, como funciona e como convocar

por Aryane Teixeira | dez 9, 2021 | Gestão Condominial

A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião que acontece, obrigatoriamente por lei, uma vez ao ano e tem como objetivo realizar atividades, como prestação de contas do condomínio, eleição e destituição do síndico, entre outras decisões. Continue lendo para saber mais!

Como você já deve saber, a Assembleia Geral Ordinária, ou apenas AGO, é uma importante reunião anual e o síndico possui, como um de seus deveres, a obrigação de fazer a sua convocação, de acordo com as regras estabelecidas na legislação.

No entanto, mesmo parecendo simples, existem detalhes que passam despercebidos ou são confundidos com outros tipos de assembleia. Veja mais neste artigo!

Qual a diferença entre a Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária?

Como já dito, a Assembleia Geral Ordinária ocorre, no mínimo, uma vez ao ano e a data da sua realização é definida pela Convenção do Condomínio, como manda o Código Civil:

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

Para que serve uma Assembleia Geral? Veja o que acontece nesta reunião:

• apresentação e aprovação das despesas ordinárias e extraordinárias;
• caso seja necessário, realização da eleição ou destituição do síndico;
• prestação de contas do condomínio;
• decisões sobre alterações no regimento interno.

Já a Assembleia Geral Extraordinária não possui uma periodicidade definida, ou seja, não tem data exata para acontecer. Isso significa que ela pode ser convocada sempre que houver necessidade de discutir algum assunto, mesmo que ele já tenha sido abordado na Assembleia Geral Ordinária.

Portanto, em resumo, a lei diz que, obrigatoriamente, deve acontecer ao menos uma Assembleia Geral Ordinária por ano, enquanto a Assembleia Extraordinária pode acontecer mais de uma vez.

Logo, a AGO é um dever do síndico, enquanto a AGE é um recurso utilizado caso haja alguma necessidade.

Como deverá ser feita a convocação da Assembleia Geral Ordinária?

De acordo com a Lei nº 6.404, a convocação da AGO deverá ser comunicada aos condôminos por, no mínimo, 3 vezes antes da reunião, contendo:

• local;
• data;
• horário da reunião de assembleia;
• ordem do dia;
• e quais serão os assuntos a serem discutidos na reunião.

Além disso, para que uma assembleia não seja cancelada sob a justificativa de os condôminos não terem recebido a convocação, é importante que o aviso seja comunicado em mais de um canal, seja cartazes em murais informativos, grupos de WhatsApp ou por meio de aplicativos de condomínio.

Aproveite para fazer o download gratuito: Modelo de Convocação de Reunião de Assembleia.

A reunião de assembleia também poderá acontecer em formato digital. Veja o que diz a legislação:

“Art. 1.080-A. O sócio poderá participar e votar à distância em reunião ou em assembleia, nos termos do regulamento do órgão competente do Poder Executivo federal.

Parágrafo único. A reunião ou a assembleia poderá ser realizada de forma digital, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos sócios e os demais requisitos regulamentares.”

Veja mais sobre este assunto: Reunião virtual de assembleia: como proceder?

Quem pode convocar Assembleia Extraordinária em condomínio?

A Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária deverá ser convocada pelo síndico do condomínio ou pelos condôminos, caso seja da vontade de pelo menos 25% deles.

Por isso, é importante que todos estejam cientes da reunião, caso contrário todas as decisões tomadas poderão ser invalidadas.

Como acontece uma votação em uma Assembleia Geral Ordinária?

O Código Civil prevê, no artigo 1.353, a necessidade de haver uma quantidade mínima de condôminos para realizar a votação e tomar uma decisão sobre algum assunto pertinente ao condomínio.

Caso não hajam pessoas suficientes para realizar a votação, a lei diz:

Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quórum especial.

A lei também especifica outras quantidades mínimas necessárias para acontecer a votação:

• Alterações na convenção ou regimento interno: exige maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários;
• Destituição de síndico: a demissão só é válida com a maioria absoluta (50% + 1) de todos os condôminos;
• Aprovação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do total de condôminos. Se não for alcançada essa quantidade, é feita a segunda convocação, que tem quórum livre. Neste segundo caso, a votação é decidida pela maioria dos presentes;
• Aprovação de obras necessárias: todas aquelas que buscam conservar e impedir a deterioração do condomínio, como pinturas de fachada, reparos ou manutenções contra infiltrações. A aprovação é feita pela maioria dos votos presentes na reunião de assembleia (50% + 1);
• Aprovação de obras úteis: obras que melhoram o acesso e a vida no condomínio, como instalação de grades ou compra de sistema de segurança. Precisam da maioria dos votos (50% + 1) de todos os condôminos para serem aprovadas;
• Aprovação de obras voluptuárias: são aquelas não urgentes e que focam na beleza do condomínio ou lazer dos moradores (jardins, decorações ou reformas estéticas nas áreas comuns). Precisam ser aprovadas por 2/3 dos votos de todo o condomínio.

No caso de outros assuntos referentes às mudanças e decisões para o condomínio, se aplica a regra de votação mínima de todos os presentes.

Conseguiu entender melhor o que é e como funciona uma Assembleia Geral Ordinária? Então, aproveite para fazer o download gratuito do modelo de Ata de Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária e utilizar no seu condomínio.