Ter sucesso na carreira não acontece da noite para o dia. A seguir, você encontra os 7 erros mais comuns de síndicos iniciantes e o que fazer diante deles. Continue lendo!
Evoluir na carreira é um processo constante e que exige paciência, experiência e conhecimento.
Por isso, a seguir você encontra os 7 erros mais comuns de síndicos iniciantes e como você pode corrigi-los e evoluir. Veja!
7 erros bobos que todo síndico de sucesso já cometeu no início da carreira
Falta de planejamento financeiro
Este erro pode levar a problemas sérios como dívidas, falta de recursos para manutenções e despesas imprevistas, além de possíveis conflitos entre os moradores.
Um dos principais problemas causados pela falta de planejamento financeiro é o acúmulo de dívidas.
Sem um controle adequado das receitas e despesas, o síndico pode se encontrar em uma situação na qual as contas não fecham no final do mês, e é necessário recorrer a empréstimos ou aumento da taxa condominial.
Essas despesas podem se acumular ao longo do tempo, o que pode resultar em uma sobrecarga financeira para o condomínio.
Um exemplo disso é quando um síndico decide economizar em despesas com segurança, ignorando a importância de um sistema de segurança adequado.
Caso ocorra um incidente de segurança, como um roubo ou invasão, isso pode gerar uma grande responsabilidade financeira para o condomínio, além de colocar em risco a segurança dos moradores.
Para evitar esses problemas, é fundamental que o síndico:
Faça uma análise da situação atual do condomínio, identificando as despesas ordinárias e extraordinárias, pontos críticos, nível de inadimplência, fundo de reserva e negociações em aberto;
Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio, considerando as demandas que este fundo atenderá;
Considere a previsão da inadimplência, levando em consideração a média de inadimplência atual do condomínio;
Planeje as manutenções preventivas, levando em consideração a periodicidade, tipos de equipamentos do condomínio, cronograma e possíveis gastos;
Considere os encargos trabalhistas, como o 13º dos funcionários, férias, licenças, demissão ou admissão de pessoas.
Falta de comunicação com os condôminos
A comunicação é uma ferramenta crucial para garantir uma boa gestão do condomínio, mas muitas vezes os síndicos subestimam a sua importância.
Um dos principais problemas da falta de comunicação é que os condôminos se sentem desinformados e ignorados.
Quando eles não sabem o que está acontecendo no condomínio, ficam insatisfeitos e tendem a questionar a gestão do síndico. Isso pode levar a conflitos, dificultar a tomada de decisões ou até mesmo a aprovação de projetos.
Além disso, a falta de comunicação pode resultar em prejuízos financeiros para o condomínio.
Para evitar esse erro, é fundamental que o síndico estabeleça um canal de comunicação claro e eficiente com os condôminos.
É importante lembrar que a comunicação deve ser clara, objetiva e transparente, evitando informações conflitantes ou ambíguas.
Falta de documentação adequada
Isso ocorre quando não há um controle eficiente dos documentos do condomínio, o que pode gerar problemas legais e administrativos.
Quando não há uma organização adequada dos documentos, é comum que alguns deles sejam perdidos ou extraviados.
Isso pode causar problemas em situações como em uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel.
Outro exemplo é a falta de documentação dos processos administrativos do condomínio, como atas de reunião.
Esses documentos são essenciais para manter a transparência e a legalidade das ações do condomínio. Quando não há controle desses documentos, é mais difícil manter a organização e o histórico das decisões tomadas pelos condôminos.
Para evitar esses problemas, é fundamental que o síndico faça um controle eficiente da documentação do condomínio. Ele deve ter um local adequado para armazenar os documentos, separando-os por categorias, como documentos dos moradores, documentos administrativos e documentos financeiros.
O síndico também deve estabelecer uma rotina de atualização da documentação, garantindo que todos os documentos estejam atualizados e organizados, além de ter backups dos documentos digitais em locais seguros, para evitar a perda ou o extravio de informações.
Não delegar tarefas
Muitos síndicos sentem que precisam controlar tudo sozinhos com receio de que a qualidade do trabalho não seja suficientemente boa se for feito por outras pessoas.
No entanto, não delegar tarefas impede que o síndico foque em suas principais responsabilidades e pode sobrecarregá-lo, levando a possíveis falhas em outras áreas.
Um exemplo comum de como a delegação pode ser benéfica é a contratação de uma empresa para realizar a manutenção de alguma área do prédio.
Enquanto um síndico pode sentir que é melhor realizar pequenas manutenções ele mesmo para garantir que seja feita corretamente, ele pode estar ignorando outras áreas importantes de sua responsabilidade, como a gestão financeira ou o controle da inadimplência.
Ao delegar a tarefa para uma empresa especializada, o síndico pode se concentrar em outras áreas importantes e ainda assim garantir que a tarefa seja bem feita.
Ignorar os problemas de manutenção
Por outro lado, existem síndicos que ignoram as manutenções, principalmente se elas são pequenas e podem ser substituídas pelas famosas “gambiarras”.
Quando o síndico não dá a devida atenção a estas questões, problemas podem se acumular e se tornar mais difíceis e caros de resolver no futuro.
Por exemplo, se um vazamento de água é ignorado, isso pode levar a problemas estruturais no edifício, além de causar um aumento na conta de água e danos à propriedade dos moradores.
Se um sistema de ar condicionado não é mantido corretamente, isso pode levar a problemas de qualidade do ar e custos mais elevados de energia elétrica.
É importante que o síndico estabeleça um cronograma de manutenção preventiva que inclua uma inspeção regular dos sistemas do edifício, bem como a realização de reparos e substituições necessárias.
Além disso, é necessário manter um registro atualizado de todas as atividades para facilitar a resolução de problemas futuros e garantir que as manutenções sejam feitas em tempo hábil.
Não conhecer as leis e regulamentações
Existem diversas leis e regulamentações que se aplicam a condomínios, e o síndico é o responsável por garantir que essas normas sejam cumpridas.
Por exemplo, o Código Civil estabelece as regras para a administração do condomínio, incluindo a realização de assembleias, a forma de eleição do síndico e os deveres e responsabilidades do síndico.
Além disso, existem outras leis e regulamentações que se aplicam à segurança do edifício, ao uso das áreas comuns e à relação entre proprietários e inquilinos.
Por isso, é essencial que o síndico se familiarize com a legislação e mantenha-se atualizado sobre quaisquer mudanças.
Além disso, é importante que o síndico consulte um advogado especializado em direito condominial para esclarecer as suas dúvidas e obter orientação em casos mais complexos.
Não buscar ajuda e orientação
Por mais que não exista um curso de graduação específico para síndicos, não significa que você não deva procurar se especializar.
Ou, em alguns casos, os síndicos costumam pensar que o conhecimento que possuem é suficiente e, portanto, não procuram ajuda e orientação para realizar um bom trabalho.
É importante lembrar que a função do síndico é complexa e envolve diversas responsabilidades, e que muitas vezes pode ser difícil lidar com todos os desafios sozinho.
Ao não buscar ajuda e orientação, como um curso para síndicos, o gestor pode acabar tomando decisões equivocadas e gerando problemas para si mesmo e para os moradores do edifício.
Se o síndico não tiver conhecimento técnico suficiente, pode não conseguir tomar as melhores decisões na gestão, lidar com conflitos entre moradores ou gerenciar as questões financeiras, por exemplo.
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A inteligência emocional pode ajudar um síndico a lidar com os conflitos e desafios do condomínio e manter a sua gestão eficiente. Entenda mais neste artigo!
A gestão condominial pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando se trata de lidar com diferentes personalidades e emoções dos moradores do condomínio.
Por isso, é importante que o síndico tenha a habilidade de inteligência emocional para lidar com as situações estressantes e manter a harmonia no condomínio.
A seguir, vamos discutir como a inteligência emocional pode ajudar na gestão condominial e como lidar com o estresse de forma eficaz. Continue lendo!
O que é inteligência emocional?
A inteligência emocional é a capacidade de reconhecer e gerenciar as próprias emoções e as dos outros.
Ela envolve habilidades como a empatia, a autorregulação emocional, a motivação e a comunicação efetiva.
Por exemplo:
Uma pessoa que sabe usar a sua inteligência emocional pode reconhecer quando está se sentindo estressada e encontrar maneiras saudáveis de lidar com esse sentimento.
Ela também pode perceber quando outra pessoa está passando por um momento difícil e utilizar estratégias para encorajar, apoiar ou acalmá-la.
A inteligência emocional pode ajudar a melhorar a comunicação, reduzir conflitos e estresse, aumentar a empatia e a compaixão e promover um senso de bem-estar geral.
Como a inteligência emocional pode ajudar a controlar o estresse da gestão condominial
A inteligência emocional pode ser uma ferramenta muito útil para ajudar os síndicos a controlar o estresse e a pressão da gestão.
Veja como ela pode ajudar nesse aspecto:
Autoconhecimento: O primeiro passo para gerenciar o estresse é entender as suas próprias emoções e como elas afetam o seu comportamento. Com o autoconhecimento, você pode identificar os gatilhos que desencadeiam o estresse e trabalhar para reduzi-los;
Regulação emocional: A inteligência emocional também envolve a capacidade de regular as suas emoções. Isso significa que você pode aprender a controlar a sua resposta emocional ao estresse e evitar reações exageradas ou prejudiciais;
Empatia: Desenvolver empatia significa ser capaz de compreender as emoções dos outros. Isso é importante na gestão condominial, pois os gestores lidam com uma variedade de pessoas e situações estressantes. Ao entender as emoções dos outros, você pode responder de maneira mais eficaz e reduzir o estresse;
Comunicação eficaz: A inteligência emocional também envolve a capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz. Ao aprender a se comunicar melhor, você pode evitar conflitos desnecessários e reduzir o estresse;
Resolução de problemas: Por fim, a inteligência emocional também pode ajudá-lo a desenvolver habilidades de resolução de problemas. Ao aprender a lidar com situações estressantes de maneira construtiva, você pode reduzir o impacto do estresse na sua vida pessoal e profissional.
8 principais causas do estresse na gestão condominial
O primeiro passo para lidar com o estresse da rotina de síndico, é identificar a origem dos problemas. Veja:
Conflitos entre os moradores
Entre as várias questões que podem causar estresse ao síndico, os conflitos entre moradores são um dos mais comuns.
Seja por barulho excessivo, uso inadequado das áreas comuns ou problemas com animais de estimação, esses conflitos podem tornar a vida em condomínio bastante desconfortável e atrapalhar o trabalho do gestor.
Uma conversa franca pode ajudar a encontrar uma solução que funcione para todos. No entanto, se a conversa direta não resolver o problema, é hora de buscar ajuda profissional, como os serviços de conciliação.
A conciliação é uma ótima opção para conflitos que ameaçam se tornar legais, como disputas sobre propriedade ou danos à propriedade.
O síndico não precisa resolver tudo sozinho e procurar ajuda externa não é sinônimo de uma gestão falha.
Confusões nas reuniões de assembleia
As últimas notícias do mercado condominial têm mostrado cada vez mais confusões durante as reuniões de assembleia.
Muitas vezes, os moradores têm opiniões divergentes e não conseguem chegar a um consenso, o que pode levar a discussões acaloradas e até mesmo brigas.
Se não houver uma pauta clara e bem definida, é possível que os moradores comecem a discutir assuntos que não são relevantes para a reunião, o que pode prolongar a duração da reunião e deixar o síndico ainda mais estressado.
Para lidar com as confusões nas reuniões de assembleia, o síndico pode adotar algumas estratégias.
Uma delas é estabelecer regras claras para a reunião, como tempo limite para cada fala e ordem de apresentação dos assuntos na pauta.
Também é importante que o síndico mantenha a calma e a imparcialidade durante a reunião, agindo como mediador entre os moradores.
Se necessário, ele pode suspender a reunião por alguns minutos para acalmar os ânimos e retomar a discussão de maneira mais produtiva.
Gestão financeira
Os problemas financeiros são uma das causas de estresse mais comuns na gestão condominial.
Essa preocupação constante com o dinheiro do condomínio e com o nível de inadimplência da comunidade, pode afetar a saúde física e mental do síndico.
Nestes casos, é muito comum que o síndico fique tão preocupado com os números, que acabe adquirindo um cansaço excessivo, insônia e, em alguns casos, até mesmo depressão e ansiedade.
Por isso, é importante que o síndico utilize a sua inteligência emocional para equilibrar as necessidades do condomínio com as limitações financeiras, gerenciar as cobranças e garantir que os recursos existentes sejam utilizados de maneira eficiente.
Uma administradora digital é uma solução que pode ajudar neste processo e diminuir a carga de trabalho do síndico.
Obras e manutenções
Manter o condomínio em boas condições é uma tarefa constante e muitas vezes cara.
Problemas como vazamentos, falhas elétricas, problemas com elevadores e outros podem surgir a qualquer momento e exigir uma solução rápida do síndico.
Por isso, esta tarefa pode se tornar estressante para o gestor, já que ele precisa sempre estar atento às manutenções periódicas e agir rapidamente em caso de manutenções emergenciais.
Em todo caso, o ideal é criar um calendário e manter a organização das manutenções em dia, evitando demandas de última hora.
Sobrecarga de trabalho
Quando pensamos em um síndico, geralmente, a imagem que vem à cabeça é a de um senhor trabalhando em uma mesa lotada de papéis, estresse e dor de cabeça.
Infelizmente, esta imagem é mais comum do que gostaríamos.
E isso ocorre, principalmente, por conta da sobrecarga de trabalho exigida ao síndico, que precisa ligar com muitas tarefas e atribuições de última hora, mesmo fora do horário de expediente.
O resultado disso é um síndico que não sabe dizer “não” e acaba colocando em risco a sua saúde e a qualidade do trabalho, em prol da realização das tarefas.
A solução nestes casos é determinar os limites das suas atribuições como síndico, manter a comunicação clara com os moradores, evitar centralizar as demandas no WhatsApp e passar a delegar mais as suas funções.
5 práticas diárias para aumentar a sua inteligência emocional
Um síndico com alta inteligência emocional é capaz de lidar com conflitos, tomar decisões e liderar de forma mais eficaz.
Veja cinco práticas que podem ser adotadas diariamente para aumentar sua inteligência emocional.
Autoconhecimento
Um síndico deve estar ciente das suas próprias emoções e como elas afetam o seu comportamento e decisões.
É importante reservar alguns minutos do dia para refletir sobre os seus pensamentos.
Para isso, pode ser útil manter um diário emocional para registrar essas reflexões e identificar padrões em seu comportamento emocional ou fazer terapia com um profissional.
Empatia
Um síndico deve ser capaz de entender e se colocar no lugar dos outros. Isso envolve ouvir ativamente, prestar atenção às emoções e demonstrar compaixão.
Uma maneira de praticar a empatia é fazer perguntas abertas e ouvir atentamente as respostas.
Também é importante reconhecer as emoções dos outros e responder de forma apropriada.
Comunicação
A comunicação é fundamental para um síndico eficaz e envolve mais do que apenas transmitir informações.
Um síndico com alta inteligência emocional é capaz de comunicar de forma clara e concisa, enquanto também é sensível às emoções dos outros.
É importante lembrar que a comunicação é uma via de mão dupla e que o síndico deve estar disposto a ouvir e responder às preocupações dos moradores.
Gerenciamento de estresse
Um síndico com alta inteligência emocional é capaz de gerenciar o estresse diário de forma eficaz.
É importante identificar os gatilhos de estresse e desenvolver estratégias para lidar com eles. Isso pode incluir exercícios de respiração, meditação ou outras atividades relaxantes.
Flexibilidade
Um síndico com alta inteligência emocional é capaz de se adaptar às mudanças e lidar com situações imprevistas de forma eficaz.
É importante ser flexível e estar disposto a considerar diferentes perspectivas. Isso pode envolver ser aberto a novas ideias ou mudar de rumo quando necessário.
Adotar essas práticas diárias pode ajudar um síndico a aumentar a sua inteligência emocional e se tornar um líder mais eficaz. No entanto, caso seja necessário, é importante procurar ajuda externa, como um psicólogo, para auxiliar a sua rotina.
As mulheres estão cada vez mais presentes em posições de liderança e gestão, inclusive no mercado condominial.
No papel de síndicas, elas vêm mostrando competência e habilidade em lidar com as demandas e desafios de condomínios residenciais e comerciais.
Neste texto, vamos conhecer algumas histórias inspiradoras de mulheres síndicas que se destacaram pela sua dedicação, comprometimento e capacidade de liderança. Continue lendo!
Um pouco da história do Dia da Mulher
O Dia Internacional da Mulher, comemorado em 8 de março, é uma data importante para a luta pelos direitos das mulheres.
A sua história remonta ao final do século XIX e início do século XX, quando as mulheres começaram a lutar por melhores condições de trabalho e por direitos civis e políticos.
No dia 08 de março de 1917, cerca de 90 mil operárias russas saíram às ruas a fim de reivindicar melhores condições de trabalho. Esse evento, que deu origem ao Dia Internacional da Mulher, ficou conhecido como “Pão e Paz”.
Esta é uma data importante para lembrar a luta histórica das mulheres por igualdade de direitos, além de servir como um momento de reflexão sobre as desigualdades ainda presentes na sociedade.
É um momento para celebrar as conquistas, mas também para reafirmar o compromisso com a luta por um mundo mais justo e igualitário, afinal quando as mulheres têm acesso aos mesmos direitos e oportunidades que os homens, toda a sociedade se beneficia.
Entenda o cenário atual no Brasil
A desigualdade no mercado de trabalho é um problema persistente em muitos países, incluindo o Brasil.
Apesar dos avanços nas últimas décadas, ainda há uma grande disparidade entre homens e mulheres em termos de oportunidades, remuneração e acesso a cargos de liderança.
Veja este três dados preocupantes:
De acordo com uma pesquisa do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) de 2019, as mulheres ganham, em média, 77,7% do salário dos homens no Brasil. Isso significa que, em média, as mulheres precisam trabalhar quase três meses a mais do que os homens para ganhar o mesmo salário. A diferença salarial é ainda maior em cargos de liderança, onde as mulheres ganham apenas 67% do salário dos homens;
Embora as mulheres sejam maioria na população brasileira (51,8%), sua participação no mercado de trabalho ainda é menor do que a dos homens. Segundo o IBGE, em 2019, a taxa de participação das mulheres no mercado de trabalho era de 54,5%, enquanto a dos homens era de 73,7%;
A presença de mulheres em cargos de liderança ainda é muito baixa no Brasil. De acordo com uma pesquisa da empresa de recrutamento Grant Thornton apenas 38% das empresas tinham mulheres em cargos de liderança. Além disso, as mulheres representavam apenas 13% dos cargos de CEO nas empresas brasileiras.
Síndicas mulheres: como é o cenário nos condomínios brasileiros?
Atualmente, as mulheres estão cada vez mais presentes em cargos de liderança em diversas áreas, inclusive na administração de condomínios.
O número de mulheres síndicas vem crescendo nos últimos anos e, por isso, é importante analisar alguns dados que mostram essa tendência.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo SíndicoNet, em 2021, o número de mulheres síndicas aumentou 22% em relação ao ano anterior e, atualmente, elas já ocupam 39% dos cargos de gestão condominial.
Esse dado é um reflexo do crescimento da participação feminina em cargos de liderança, além de ser uma resposta à demanda por uma maior representatividade das mulheres em diferentes esferas da sociedade.
Apesar do aumento do número de mulheres síndicas, ainda é constatado que elas enfrentam alguns desafios em relação aos homens que ocupam o mesmo cargo.
Confira algumas histórias inspiradoras de síndicas do mercado condominial.
Histórias inspiradoras de mulheres síndicas que superaram desafios na gestão condominial
Síndica Profissional Aline Sousa
Aline Sousa encontrou na carreira de síndica profissional a sua paixão.
Nesta entrevista, ela nos fala sobre os desafios e os benefícios do cotidiano de gestora, além de contar quais estão sendo suas atitudes de prevenção ao Coronavírus no condomínio que administra.
Conheça um pouco da história de Aline e confira como a certificação profissional pode transformar a sua experiência em comunidade.
Síndica Profissional Stéfani Santin
Stéfani Santin uniu sua formação em Direito e sua constante vontade de solucionar problemas para embarcar na carreira de Síndica Profissional, através da Certificação TownSq.
Ela utiliza também um aplicativo para condomínio para realizar a gestão financeira dos condomínios de maneira prática e transparente, sem precisar abandonar a carreira de advogada, nem depender de uma administradora de condomínio.
Síndica Profissional Rejane Camargo
Com diversos condomínios para administrar ao mesmo tempo, a síndica profissional Rejane Camargo buscou uma ferramenta para otimizar o seu tempo: um aplicativo para condomínio.
Foi através de uma parceria muito especial que ela encontrou a forma ideal de facilitar a gestão de várias comunidades simultaneamente.
Síndica Ana Aguilar
Conheça a síndica Ana Aguilar e um pouco sobre os seus desafios como síndica, sendo mulher e assumindo um grande condomínio.
Entenda também como a tecnologia ajudou na administração condominial, tanto no gerenciamento de atividades quanto de finanças.
Inspire-se com estas histórias!
A presença feminina na gestão de condomínios vem crescendo nos últimos anos, o que é uma excelente notícia.
Mulheres síndicas trazem novas perspectivas, habilidades e sensibilidade para a administração condominial, contribuindo para um ambiente mais acolhedor e harmonioso.
Estas histórias de mulheres síndicas são exemplos de coragem, determinação e liderança feminina que merecem ser compartilhados e reconhecidos.
Para finalizar, esperamos que elas sirvam de exemplo e incentivo para que mais mulheres assumam a gestão de condomínios e façam a diferença em suas comunidades.
Você também é uma mulher síndica? Deixe o seu comentário abaixo.
Falar em público pode ser uma tarefa desafiadora para síndicos, especialmente em situações como reuniões de assembleia, onde as decisões tomadas podem ter grandes impactos.
No entanto, é possível desenvolver habilidades para falar com confiança nessas situações.
Neste post, apresentaremos as 7 regras de ouro para falar com confiança nas reuniões de assembleia, desde a preparação adequada até a utilização de recursos visuais e a postura corporal adequada.
Com essas dicas, você poderá se expressar com clareza e segurança, contribuindo para tomadas de decisões mais eficazes. Continue lendo!
4 erros fatais que síndicos cometem na sua comunicação (sem saber)
Não se preparar com antecedência
Não se preparar com antecedência é um erro comum que muitos síndicos cometem antes de uma reunião de assembleia.
A falta de preparo pode gerar ansiedade, insegurança e falhas na comunicação, o que pode comprometer a compreensão da mensagem e a efetividade da interação.
Além disso, se você sente que os condôminos não entendem o que você faz, talvez falta se preparar melhor antes de cada reunião e aprender a argumentar.
Não adequar a sua linguagem ao público
Cada público possui as suas próprias características, necessidades e expectativas, e é fundamental que o síndico considere esses aspectos ao se comunicar durante uma reunião de assembleia.
Isso significa usar uma linguagem clara e acessível, evitando jargões e termos técnicos desnecessários que possam dificultar a compreensão dos assuntos em discussão.
Além disso, é importante que o síndico esteja aberto às diferentes perspectivas e opiniões presentes na assembleia, e que busque formas de se comunicar que sejam respeitosas e inclusivas.
Isso pode incluir a utilização de exemplos práticos para ilustrar os argumentos, o uso de perguntas para incentivar a participação do público e o estabelecimento de um ambiente acolhedor e colaborativo.
Negligenciar a comunicação não verbal
A comunicação não verbal, que inclui gestos, expressões faciais e postura, pode transmitir mensagens poderosas e influenciar a forma como as pessoas percebem as informações e os argumentos apresentados.
Para melhorar a comunicação durante uma reunião de assembleia, é importante que o síndico esteja atento à sua comunicação não verbal.
Isso inclui manter uma postura confiante, fazer contato visual com o público, usar gestos adequados para enfatizar pontos importantes e adotar uma expressão facial condizente com o conteúdo da mensagem.
Além disso, é importante também estar atento à comunicação não verbal dos condôminos, pois isso pode fornecer pistas sobre os seus sentimentos, opiniões e níveis de engajamento.
Veja este exemplo.
Se um participante estiver com os braços cruzados ou evitando contato visual, isso pode indicar desinteresse ou discordância em relação ao assunto em discussão.
Portanto, ao utilizar a comunicação não verbal de forma adequada, o síndico pode transmitir confiança, credibilidade e empatia, aumentando a eficácia da comunicação e melhorando a qualidade das discussões e decisões tomadas.
Não utilizar as pausas
Muitas vezes, o síndico apresenta as suas explicações de forma contínua e rápida, sem dar tempo para que os moradores absorvam as informações ou reflitam sobre os argumentos apresentados.
Isso pode levar a confusão, falta de clareza e diminuição do engajamento das pessoas.
Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é importante que o síndico utilize as pausas de forma estratégica.
O que isso significa?
Especialmente, fazer pequenas pausas entre frases ou ideias, para que os condôminos possam assimilar as informações apresentadas e refletir sobre elas.
As pausas também podem ser utilizadas para dar ênfase a pontos importantes ou para permitir que as pessoas possam interagir e apresentar as suas opiniões.
Além disso, é importante que o síndico esteja atento ao ritmo da reunião e à reação dos condôminos.
Se a reunião estiver muito acelerada, pode ser útil fazer uma pausa mais longa para permitir que todos possam absorver as informações. Por outro lado, se a reunião estiver se arrastando, pode ser útil fazer uma pausa para reenergizar e motivar os participantes.
7 regras de ouros para se comunicar bem em reuniões de assembleia
Saiba quem é o seu público
É importante entender que cada público é único e tem diferentes necessidades, expectativas e níveis de conhecimento sobre o assunto em discussão.
Isso inclui identificar quem são os participantes da reunião, qual é o nível de conhecimento que eles têm sobre o assunto em discussão e quais são as suas principais preocupações e interesses.
Por exemplo, se o público é composto por moradores leigos no assunto, é importante explicar os conceitos de forma clara e simples, evitando jargões técnicos.
Por outro lado, se o público é composto pelo conselho, é possível utilizar uma linguagem mais técnica e avançada.
Além disso, conhecer o público também permite que o síndico possa se preparar melhor para as possíveis perguntas e objeções que possam surgir durante a reunião.
Sabendo quais são as principais preocupações e interesses do público, é possível se antecipar e responder de forma mais eficaz.
Domine a sua apresentação
Dominar a sua apresentação inclui ter um bom conhecimento sobre o assunto em discussão, além de uma boa preparação e prática antes da reunião.
Nós já falamos sobre isso nos principais erros cometidos pelos síndicos.
Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é fundamental que o síndico tenha total domínio da sua apresentação.
Isso envolve conhecer a:
estrutura da apresentação;
a introdução;
o desenvolvimento;
a conclusão;
e os principais pontos a serem discutidos.
Além disso, é importante praticar a apresentação antes da reunião.
Você pode, por exemplo, ensaiar em frente a um espelho ou com um colega, para se familiarizar com a apresentação e identificar possíveis pontos de melhoria, principalmente se estamos falando de uma eleição de síndico.
Também é importante que o síndico esteja preparado para lidar com perguntas e objeções que possam surgir.
Outro aspecto importante é o uso adequado dos recursos visuais, como slides ou gráficos.
É importante garantir que os recursos visuais estão alinhados com a mensagem que está sendo transmitida, além de serem claros e objetivos.
Por fim, é importante lembrar que dominar a sua apresentação, pois, ao se preparar e praticar adequadamente, o síndico consegue aumentar a sua confiança e credibilidade, transmitir a sua mensagem de forma clara e objetiva, e envolver efetivamente o público presente.
Seja bastante flexível
Você deve estar aberto para ouvir diferentes perspectivas e lidar com possíveis mudanças de rumo durante a discussão.
Outro aspecto importante da flexibilidade é saber lidar com as perguntas e objeções que possam surgir durante a reunião.
O síndico deve estar preparado para lidar com diferentes opiniões, e responder às perguntas de forma clara e objetiva, sem se prender a uma única posição.
Lembre-se que o papel é ser um mediador, garantindo o bem-estar geral da comunidade, nunca defendendo apenas a um lado de seu interesse.
Além disso, é importante lembrar que a flexibilidade também envolve o uso adequado da linguagem e a adaptação da comunicação para diferentes públicos.
Por fim, ao ser flexível e adaptar a sua comunicação adequadamente, o síndico pode aumentar a sua capacidade de se comunicar de maneira clara, compreender as perspectivas dos moradores e chegar a decisões colaborativas e eficazes.
Invista na linguagem não verbal
A linguagem não verbal envolve o uso adequado de gestos, expressões faciais, postura e contato visual para transmitir a mensagem desejada de forma clara e objetiva.
Para melhorar a sua comunicação na reunião de assembleia, é fundamental que o síndico invista na sua linguagem não verbal.
Isso inclui:
ter uma postura ereta e confiante;
estar sempre com um sorriso amigável no rosto;
manter um comportamento aberto, acessível, sempre paciente;
realizar gestos adequados, como acenar com a cabeça para mostrar que está acompanhando a conversa ou gesticular para enfatizar um ponto.
Além disso, é importante lembrar que a linguagem não verbal pode transmitir emoções e atitudes, o que pode impactar a forma como a mensagem é recebida pelos moradores.
Imagine a seguinte situação:
O síndico precisa aprovar um orçamento importante para a realização de uma obra.
Ele chega na reunião cansado, estressado e com uma postura desleixada e irritada.
Ele está sem paciência, não consegue se comunicar com clareza e, no fim das contas, nenhum orçamento é aprovado.
Você consegue entender onde está o erro? O síndico deve estar sempre ciente da sua linguagem não verbal e se esforçar para transmitir uma imagem positiva e aberta.
Ao utilizar a linguagem não verbal de forma adequada, é possível engajar os demais participantes, transmitir uma imagem confiante e positiva e conseguir passar ainda mais transparência e credibilidade para as pessoas.
Saiba contar boas histórias
Além dos pontos anteriores, você também pode usar narrativas interessantes e envolventes para transmitir uma mensagem ou ideia para os condôminos.
Isso inclui a habilidade de estruturar a narrativa de forma adequada, introduzir personagens e situações relevantes e utilizar a emoção para engajar os demais participantes na discussão.
Além disso, é importante lembrar que contar boas histórias pode ajudar a tornar a mensagem mais memorável e impactante.
As pessoas tendem a se lembrar melhor de informações que são transmitidas por meio de histórias do que de informações apresentadas de forma mais abstrata.
Você pode fazer isso ao:
citar exemplos reais;
apresentar um “antes” e “depois” de algum feito, como obra, manutenção ou números de inadimplentes, por exemplo;
apresentar imagens, vídeos, gráficos ou outros aspectos visuais que ajudem a ilustrar o que está sendo dito.
Invista em autoconhecimento
Para melhorar a comunicação na reunião de assembleia, é fundamental investir em autoconhecimento.
Isso inclui a realização de exercícios de reflexão pessoal e auto análise para identificar as suas habilidades de comunicação e pontos de melhoria.
Também é importante investir em treinamentos e cursos que ajudem a desenvolver habilidades específicas de comunicação, como a habilidade de ouvir ativamente, expressar ideias de forma clara e objetiva e gerenciar conflitos de forma construtiva.
Além disso, é importante lembrar que o autoconhecimento é uma etapa essencial para o desenvolvimento da inteligência emocional, que é uma habilidade crucial para a comunicação eficaz.
A inteligência emocional envolve a capacidade de reconhecer e gerenciar emoções em si mesmo e nos outros, o que pode ajudar a melhorar a qualidade da comunicação na reunião de assembleia e saber lidar com situações mais delicadas.
Aposte na tecnologia e recursos visuais
A tecnologia oferece uma série de recursos que podem ajudar a tornar a comunicação mais clara e objetiva, além de facilitar a compreensão das informações apresentadas.
Uma das formas de utilizar a tecnologia é por meio da projeção de slides, incluindo gráficos, imagens e outros recursos visuais que ajudam a transmitir as ideias com mais facilidade.
Além disso, a projeção de slides também pode ajudar a manter a atenção dos condôminos e evitar que a reunião se torne monótona e cansativa.
Outra forma de utilizar a tecnologia é por meio das reuniões de assembleia virtual ou híbrida, que permite a participação de pessoas que não podem comparecer presencialmente à reunião, além de facilitar a interação entre os participantes, possibilitando a troca de ideias e informações em tempo real.
Esteja preparado para dúvidas e críticas
Para finalizar estas dicas, lembre-se que é natural que os participantes tenham dúvidas, questionamentos e até mesmo críticas em relação ao assunto em pauta.
Para estar preparado, é importante antecipar as possíveis dúvidas e críticas que podem surgir e elaborar respostas claras e objetivas para cada uma delas.
Além disso, é importante estar aberto ao diálogo e ao debate construtivo, sem se sentir pessoalmente atacado ou defensivo diante de críticas dos moradores.
É importante reconhecer que as críticas podem ser oportunidades de melhoria e que é possível aprender com elas.
E, por fim, é interessante estar preparado para apresentar evidências e informações que sustentem as decisões tomadas, para que os condôminos possam compreender as razões por trás das escolhas feitas.
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Você pode se tornar um síndico profissional de sucesso. Basta querer, treinar e trabalhar para isso.
Ser um síndico profissional de sucesso é um desafio que exige muito trabalho, dedicação e habilidades especiais.
Gerenciar um condomínio é uma tarefa complexa e exigente que demanda muito tempo e esforço, além de habilidades em liderança, gestão financeira, comunicação e resolução de conflitos.
Tornar-se um síndico profissional de sucesso é possível para todos, mas jamais será fácil.
Mas a boa notícia é que existem muitos exemplos inspiradores de pessoas que conseguiram alcançar esse objetivo.
Se você é um síndico em busca de inspiração e motivação para melhorar suas habilidades e alcançar o sucesso, continue lendo e descubra como essas histórias podem ajudá-lo em sua jornada.
A liberdade de se tornar um síndico profissional
Trabalhar como síndico profissional requer uma combinação de soft skills e hard skills. Você sabe o que é isso?
Hard skills: e referem a habilidades técnicas e específicas que uma pessoa adquire por meio de treinamento, educação e experiência, como gestão financeira, gestão de pessoas, marketing, entre outras;
Soft skills: também conhecidas como habilidades comportamentais, são habilidades pessoais e interpessoais que uma pessoa possui, como liderança, resolução de conflitos, pensamento crítico, empatia, entre outras.
Em outras palavras, é preciso ter conhecimentos técnicos, mas as habilidades comportamentais também são importantes.
Para alcançar o sucesso como síndico profissional é necessário foco e prática, faça chuva ou faça sol, em dias tranquilos ou conturbados, com ou sem inspiração.
Aliás, a rotina é o que mais gera liberdade na vida de um síndico. É o hábito, a disciplina e os seus objetivos que o levarão adiante.
Mas só consegue se manter firme diante das incertezas e imprevistos, aquele que sabe qual é o seu propósito. Sabe o porquê de querer se tornar um síndico profissional.
O passo mais importante para se tornar um síndico profissional de sucesso
Quem quer se tornar um síndico profissional de sucesso precisa manter o foco e a disciplina todos os dias.
Esse fundamento é mais importante do que ter ideias geniais, porque é essa pequena atitude que vai garantir que você alcance os seus objetivos.
A nossa mente é ótima para identificar padrões. Por esse motivo, nós precisamos criar hábitos que durem. É a melhor maneira de você se tornar um síndico melhor.
Você não precisa ter a faculdade mais cara. Uma formação em engenharia. Ou todo o conhecimento do mundo.
Ser síndico é uma longa jornada que, com certeza, será constantemente melhorada.
E os hábitos serão os responsáveis por fazer com que você trabalhe cada vez melhor.
Quer um exemplo prático disso? Confira 4 histórias inspiradoras de síndicos que focaram em se tornar 1% melhor todos os dias e conseguiram alcançar o sucesso profissional.
4 histórias de síndicos profissionais para você se inspirar
Bruno Luize conta como conseguiu 16 condomínios na carteira em 2 anos
Bruno Luize é síndico profissional há quase 7 anos e tem uma trajetória cheia de ensinamentos para quem está começando nessa carreira.
Suas experiências permitem que hoje o profissional possa afirmar que, definitivamente, há espaço no mercado para síndicos que desejam fazer uma gestão boa, transparente, comunicativa e participativa.
Confira um pouco da história do Bruno e algumas dicas sobre quem está trilhando um grande caminho de sucesso entregando mudanças positivas para comunidades.
Fábio Becker compartilha a sua experiência gerindo mais de 30 condomínios
Será que fazer a gestão de um condomínio é como fazer a gestão de uma empresa? O síndico profissional Fábio Becker consegue fazer boas comparações e reunir dicas de administração condominial para síndicos moradores e síndicos profissionais.
Fábio começou a atuar como síndico morador e hoje possui mais de 30 condomínios em sua carteira. Confira um pouco sobre a sua trajetória no vídeo e tome nota de dicas valiosas deste mercado para síndicos.
Jorge Wait compartilha as suas experiências em 7 anos de gestão condominial
O síndico Jorge Wait está há mais de 7 anos no mercado condominial e compartilhou dicas preciosas sobre a profissão de síndico profissional, válidas para quem está começando e para quem já tem experiência no mercado.
Neste vídeo, ele conta como começou a sua trajetória, fala sobre os atributos necessários para ser síndico e compartilha o que para ele é fundamental no exercício da função: estar sempre à disposição do condomínio!
Leonardo Nascimento conta como se certificou síndico profissional e driblou os desafios da gestão
Veja como o síndico Leonardo Nascimento administrou um condomínio com pouco orçamento, reduziu custos e ainda conseguiu elevar a eficiência da sua gestão condominial. Clique no play para assistir!
Você também deseja dar o próximo passo para alcançar o sucesso na sua carreira de síndico profissional? Clique no banner abaixo e veja que é possível.
No último dia 12 de janeiro de 2023, o síndico Bruno Ferreira compartilhou conosco a sua experiência como síndico profissional há 7 anos e como ele saiu de 2 para 16 condomínios em apenas dois anos.
Nesta conversa ao vivo, ele também trouxe algumas dicas e conselhos úteis para síndicos que desejam prospectar mais condomínios e tornar-se um síndico profissional de sucesso em 2023.
Continue lendo para saber mais e encontre o link da aula ao vivo e gratuita ao final do texto.
Como foi a conquista do seu primeiro condomínio?
No início da sua carreira, o síndico Bruno começou como subsíndico do condomínio onde residia e somente depois da saída da atual síndica, é que ele assumiu como síndico da comunidade e começou a tentar resolver alguns dos problemas que já percebia como morador.
No entanto, ele mantinha uma vida dupla e precisava equilibrar o seu trabalho formal como bancário e o trabalho como síndico. Depois de 5 anos, ele finalmente saiu do emprego formal e começou a atuar como síndico em tempo integral.
Veja um pouco sobre a história do síndico Bruno e como tudo começou na sua carreira.
Maiores desafios e aprendizados durante a prospecção dos primeiros condomínios
Após seguir com a carreira de síndico em tempo integral, o síndico Bruno compartilha que abriu o CNPJ da sua empresa e começou a busca por novos condomínios para a sua carteira de clientes.
A primeira ação que ele tomou foi buscar indicações. Então, ele:
compartilhou em seu grupo de amigos e familiares que estava disponível para ser síndico;
pediu para que os seus contatos que moravam em condomínio, pudessem indicá-lo;
conversou com as administradoras, informando que a partir de agora era apenas síndico;
Além disso, ele adotou o modelo de gestão digital, o que permitiu que ele pudesse gerenciar 16 condomínios, sem precisar estar disponível presencialmente o tempo inteiro para todos os moradores, mas ainda mantendo o relacionamento com as pessoas.
Afinal de contas, o condômino deseja se sentir atendido e se o síndico trabalha apenas com grupos de WhatsApp, é impossível realizar uma gestão de sucesso e ainda aumentar a carteira de clientes.
5 conselhos para síndicos que desejam prospectar mais condomínios em 2023
Por fim, o síndico Bruno também nos trouxe 5 conselhos úteis para outros síndicos que desejam prospectar mais condomínios em 2023 e tornar-se profissionais de sucesso. Veja:
Aprenda a gostar de gestão condominial. Entenda e estude o que é estar na liderança de um condomínio. Afinal de contas, um condomínio é como uma pequena empresa, contendo clientes (moradores), funcionários, fornecedores e gestão financeira e fiscal. Portanto, busque cursos, ferramentas e certificações para estar preparado para a rotina;
Evite estudar somente pelo YouTube. Aposte em profissionais e empresas que são realmente especialistas do mercado, que vão ajudá-lo de verdade e que fornecerão as melhores soluções para os seus problemas;
Faça networking. Converse com outros síndicos, faça contatos, participe de eventos e comunidades online que o aproxime de outros profissionais. Além de enriquecer o seu conhecimento, também trará indicações de novos clientes;
Trabalhe bem o marketing da sua empresa. Lembre-se de que quem não é visto, não é lembrado. Tenha um site bem estruturado, utilize as redes sociais e use bem as ferramentas de marketing digital para prospectar novos condomínios;
Seja corajoso. Por fim, tenha coragem para enfrentar os desafios e escolher o caminho certo na exaustiva rotina de síndico profissional. Nós sabemos que não é fácil, mas com coragem, resiliência e responsabilidade, você será capaz de qualquer coisa.
Esta aula ao vivo foi ministrada pelo síndico Bruno Ferreira e pela especialista em administração digital Tatiana Maciel. Se você quiser conferir na íntegra, basta clicar aqui. Boa aula!
![[Live] Como prospectar novos condomínios e se tornar um síndico de sucesso em 2023](https://blog.townsq.com.br/wp-content/uploads/2023/01/como-prospectar-novos-condominios-1080x430.png)