A pesquisa Panorama dos Condomínios Brasileiros traz uma visão única para o futuro da gestão condominial nos próximos meses e anos. Ela tem o objetivo de entender quais são os principais desafios dos síndicos atualmente e refletir sobre as soluções que os ajudarão a evoluir na gestão dos condomínios.
Este estudo é um dos primeiros publicados pela TownSq e foi desenvolvido em 2023, abrangendo diversos tópicos.
Veja mais sobre o assunto e não fique fora do que está acontecendo no mercado. Continue lendo!
Panorama dos Condomínios Brasileiros: veja os principais dados!
A gestão financeira é o principal desafio dos condomínios, de acordo com a pesquisa feita com mais de 300 moradores e síndicos de todo o Brasil.
Esta foi a reclamação principal para 25,3% dos entrevistados, seguida por administração do condomínio (16,7%), obras e manutenções (15,7%), convivência (14,7%) e equipe de gestão (7%).
“Este resultado é esperado, uma vez que síndicos e moradores experimentam o condomínio de maneiras diferentes. O síndico teria uma visão mais ampla da gestão do condomínio, devido à natureza do seu trabalho, enquanto o restante da comunidade costuma não ter acesso às informações, resultado em uma diferença de percepção.” Ingrid Zenatti, Country Manager da TownSq
39% dos condomínios brasileiros possuem, pelo menos, 20% de taxa de inadimplência
A inadimplência em condomínios é um problema recorrente que pode trazer consequências graves para a comunidade, incluindo a perda da propriedade por parte do condômino.
De acordo com o advogado especialista em direito condominial, Thiago Badaró, a inadimplência ocorre quando há o descumprimento de qualquer obrigação financeira, incluindo taxas condominiais, multas e outras cobranças emitidas pela gestão.
No entanto, o morador inadimplente não pode ser privado da utilização das áreas comuns do condomínio, de acordo com a determinação do STJ.
Além disso, a dívida não pode ser exposta de forma pública, resguardando a imagem do morador.
Este síndico conseguiu reduzir a inadimplência do condomínio em 77%
O Mirtes Ribeiro Jr., síndico de um condomínio na zona leste de São Paulo, conseguiu reduzir a inadimplência em 77,46% aliando o seu conhecimento em negociação financeira com a solução digital da TownSq para a gestão da inadimplência.
Com isso, foi possível investir em melhorias no condomínio sem a necessidade de cobranças extras.
Para combater a inadimplência, é importante que o síndico tenha acesso às informações financeiras em tempo real, identifique as unidades inadimplentes e coloque em prática uma estratégia de gestão da inadimplência, como facilitar o acesso à segunda via do boleto e promover acordos para o pagamento da dívida.
Dessa forma, é possível erradicar ou manter a inadimplência em níveis baixos, promovendo uma cultura de transparência e colaboração na comunidade.
Adote uma tecnologia para ajudar a reduzir a inadimplência do seu condomínio
Existe uma maneira simples de controlar e reduzir a inadimplência do condomínio: adotando o TownSq Administração Digital.
Com esta solução, é possível:
Visualizar todos os condôminos inadimplentes em um determinado período;
Conferir o total de unidades devedoras;
Taxa de inadimplência do condomínio;
Índice de inadimplência, levando em consideração o valor acumulado das dívidas, acompanhamento por mês e comparação com o mês anterior;
Valores previstos a serem arrecadados;
Valores que ainda constam como pendentes;
Diferença entre valor previsto e valor não pago;
Lista dos acordos em andamento e todas as suas informações;
E, acredite, ainda há muito mais.
Em outras palavras, adotar uma tecnologia como esta permite que você tenha acesso aos dados mais importantes da gestão financeira em poucos cliques e tome decisões mais conscientes, claras e eficientes para o condomínio.
Mas os benefícios do TownSq Administração Digital vão muito além disso. Se você deseja vê-los com os seus próprios olhos, inscreva-se no formulário abaixo e um de nossos especialistas entrará em contato com você, sem compromisso.
Gerenciar um condomínio de luxo pode ser uma tarefa desafiadora para muitos síndicos.
Afinal, além das tarefas básicas, é preciso garantir a personalização e ir além do óbvio, desde a gestão dos funcionários até a gestão financeira.
A seguir, veja o que é um condomínio de luxo, como funciona e quais são as melhores para gerenciar empreendimentos de alto padrão. Continue lendo!
O que é um condomínio de luxo?
Um condomínio de luxo é um empreendimento imobiliário que oferece aos seus moradores um estilo de vida sofisticado e exclusivo.
Geralmente localizados em áreas nobres das cidades, esses condomínios são construídos com materiais de alta qualidade e possuem uma infraestrutura completa, com áreas de lazer, segurança e serviços diferenciados, tais como:
Todas as áreas são projetadas para oferecer o máximo de conforto e lazer aos moradores, criando um ambiente de convivência e integração.
Como funciona um condomínio de luxo?
Um condomínio de luxo funciona de maneira bastante semelhante a um condomínio residencial convencional, com a diferença de que oferece serviços e facilidades adicionais aos seus moradores.
Em um condomínio de luxo, os moradores pagam uma taxa mensal de condomínio, que geralmente é mais alta do que a cobrada em um condomínio comum, usada para cobrir os custos da infraestrutura e dos serviços oferecidos pelo condomínio.
É importante destacar que, em um condomínio de luxo, a convivência entre os moradores é valorizada.
Por isso, muitos empreendimentos promovem eventos e atividades para integrar os moradores e criar um ambiente de harmonia e bem-estar.
Quanto custa um condomínio de luxo?
O custo de um condomínio de luxo pode variar muito, dependendo de vários fatores, como localização, tamanho do empreendimento, infraestrutura e serviços oferecidos aos moradores.
O valor da taxa de condomínio pode ser calculado de diferentes formas, dependendo do empreendimento.
Algumas vezes, é calculado por metro quadrado, levando em conta a área do imóvel, enquanto outras vezes é calculado por fração ideal, que é a proporção do imóvel em relação ao total do condomínio.
Em algumas cidades, como São Paulo e Rio de Janeiro, os condomínios de luxo podem ter uma taxa de condomínio que varia de R$ 8.000 a R$ 15.000 por mês.
Além da taxa de condomínio, é importante considerar também outros custos associados à compra ou locação de um imóvel em um condomínio de luxo, como IPTU, seguro residencial e manutenção do imóvel.
O que têm em condomínio de luxo?
Os condomínios de luxo oferecem uma ampla variedade de facilidades e serviços exclusivos, visando proporcionar um estilo de vida sofisticado e confortável. Aqui estão alguns dos principais:
Área de lazer completa: os condomínios de luxo costumam ter uma área de lazer completa, com piscinas, quadras esportivas, academia, sauna, spa, salão de jogos, cinema, entre outras opções.
Segurança 24 horas: é comum que esses empreendimentos ofereçam serviços de segurança 24 horas por dia, com equipes de vigilantes, câmeras de monitoramento, controle de acesso e outras tecnologias avançadas;
Serviços exclusivos: muitos condomínios de luxo oferecem serviços exclusivos, como concierge, limpeza, manutenção e até mesmo serviços de hotelaria. Esses serviços podem ser contratados pelos moradores de acordo com as suas necessidades;
Espaços para eventos: estes condomínios geralmente contam com espaços para eventos, como salões de festas, churrasqueiras e espaços gourmet, que podem ser usados pelos moradores para comemorações e reuniões;
Tecnologia avançada: muitos têm tecnologia avançada, como sistemas de automação residencial, Wi-Fi de alta velocidade, sistemas de som e iluminação controlados por aplicativos, entre outras comodidades;
Serviços de concierge: os serviços de concierge oferecem assistência personalizada para os moradores, ajudando-os a fazer reservas em restaurantes, comprar ingressos para eventos, organizar viagens, entre outras tarefas;
Paisagismo e áreas verdes: os condomínios de luxo geralmente têm áreas verdes bem cuidadas, com paisagismo elaborado e áreas de descanso, criando um ambiente de tranquilidade e relaxamento para os moradores.
Qual o condomínio mais luxuoso do Brasil?
O condomínio Fazenda Boa Vista é um dos condomínios de luxo mais exclusivos do Brasil, possuindo poucas residências que custam a partir de R$ 60.000 por mês, além da taxa de condomínio.
O empreendimento fica localizado no Jardim Europa, no interior de São Paulo, e é conhecido por ser um dos bairros mais nobres do estado, com imóveis de alto padrão e uma localização privilegiada próxima ao Parque do Ibirapuera.
O condomínio em si possui mais de 3 milhões de metros quadrados e inúmeros itens de lazer, como:
Um centro equestre, para os amantes de cavalos;
Hotel Fasano;
Heliporto;
Dois campos de golfe;
Spa;
Bosque com trilhas;
Vários lagos, com disponibilidade para a prática de triathlon em um deles;
14 quadras de tênis;
Mini fazenda;
Kids club.
Como um síndico pode gerenciar um condomínio de maneira eficiente?
Gerenciar um condomínio de luxo de forma eficiente pode ser um desafio, pois esse tipo de empreendimento exige um alto nível de qualidade em todas as suas atividades e serviços.
Para ajudar, aqui estão algumas dicas de como gerenciar um condomínio de luxo de forma eficiente:
Contrate uma equipe de profissionais qualificados: para garantir um alto padrão de qualidade nos serviços prestados pelo condomínio, é fundamental contar com uma equipe de profissionais qualificados e experientes. Isso inclui profissionais de segurança, manutenção, limpeza, jardinagem, entre outros;
Invista em tecnologia: a tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de um condomínio de luxo. Sistemas de automação residencial, câmeras de segurança, controle de acesso, aplicativo para condomínio e outras tecnologias avançadas podem ajudar a aumentar a eficiência da gestão condominial;
Crie um plano de manutenção preventiva: para garantir que as áreas comuns do condomínio estejam sempre em bom estado, é importante criar um plano de manutenção preventiva. Isso inclui inspeções regulares nas instalações e equipamentos, limpeza e reparos necessários;
Ofereça serviços exclusivos: para atender às expectativas dos moradores de um condomínio de luxo, é importante oferecer serviços exclusivos, como concierge, limpeza, manutenção, lavanderia, entre outros;
Priorize a segurança: a segurança é uma das principais preocupações em um condomínio de luxo, por isso é fundamental investir em medidas de segurança eficientes, como câmeras de vigilância, controle de acesso, equipes de segurança e tecnologias avançadas;
Promova atividades para os moradores: para estimular a interação e o convívio entre os moradores, é importante promover atividades e eventos no condomínio, como festas, churrascos, torneios esportivos, entre outros;
Mantenha uma comunicação eficiente: para garantir uma gestão eficiente, é fundamental manter uma comunicação eficiente com os moradores, por meio de canais de comunicação como e-mails, grupos de WhatsApp ou por meio do aplicativo do condomínio.
Essas são algumas das principais dicas para gerenciar um condomínio de luxo de forma eficiente.
É importante lembrar que cada empreendimento tem suas particularidades, e o gerenciamento deve ser adaptado às necessidades e características específicas de cada condomínio.
Com o aumento da concorrência no mercado de síndicos, fica a dúvida: é preciso ter faculdade de síndico profissional para conseguir se destacar? Veja a resposta a seguir.
A profissão de síndico não é regulamentada e, portanto, não exige a formação acadêmica em ensino superior para uma pessoa atuar nesta área.
Por outro lado, somente no Brasil existem mais de 400 mil síndicos, exigindo que quem deseja atuar nesta área, tenha que procurar novas formas de se destacar.
Cabe a cada profissional avaliar quais são as suas habilidades e quais são as suas necessidades de formação, buscando sempre se aprimorar para desempenhar a função com mais eficiência.
Neste sentido, vamos discutir a seguir se realmente é preciso ter uma faculdade de síndico profissional para atuar no mercado e quais são as outras formas existentes para quem deseja adquirir novos conhecimentos. Continue lendo!
Conhecimentos necessários para gerenciar um condomínio
Para ingressar na profissão de síndico profissional é preciso ter conhecimentos específicos.
Confira a seguir quais habilidades são necessárias:
Inteligência emocional: administrar bem as emoções é essencial para lidar com crises e conflitos no condomínio e ajudar o síndico a analisar cada situação de maneira racional e tomar melhores decisões;
Administração, contabilidade e finanças: moradores costumam cobrar por transparência financeira e prestação de contas. Para evitar problemas jurídicos, o síndico precisa conhecer administração, contabilidade e finanças, mesmo que ele contrate uma pessoa ou empresa para terceirizar esta atividade;
Gestão de pessoas: coordenar funcionários é fundamental para a conservação das áreas comuns e para aprimorar o trabalho no condomínio e garantir a harmonia da comunidade;
Direito condominial: o conhecimento da legislação brasileira é imprescindível para evitar problemas jurídicos e garantir que a gestão condominial será realizada de acordo com a lei;
Boa comunicação: uma boa rotina de comunicação é essencial para cultivar um bom relacionamento entre síndico, condôminos e os funcionários. Desta forma, o síndico consegue se comunicar de maneira clara e evitar ruídos nas informações;
Organização: é uma habilidade primordial para gerenciar diversos condomínios ao mesmo tempo, garantir que todas as obrigações serão entregues e ainda ter tempo para contornar imprevistos e outras complexidades recorrentes do dia a dia condominial;
Disciplina: a disciplina é fundamental para manter o foco e lidar com as diversas atividades que disputam a atenção do síndico e ainda garantir que o gestor não precise ficar trabalhando 24 horas por dia;
Gestão do tempo: é essencial para que o síndico possa gerenciar suas tarefas e cumprir suas responsabilidades de forma adequada.
Existe faculdade de síndico profissional?
Não existe uma faculdade específica para formação de síndicos, principalmente por não ser uma profissão regulamentada.
Por outro lado, o Código Civil prevê e exige a contratação de um síndico para gerenciar os condomínios, no artigo 1.347.
Além disso, a profissão tem crescido no Brasil e, junto a ela, também surgem novas exigências e ferramentas necessárias para o desenvolvimento da gestão condominial.
Para que um profissional se destaque, por exemplo, será necessário muito mais do que apenas uma formação acadêmica.
Neste sentido, surgem os cursos e certificações disponíveis no mercado e que podem substituir ou complementar o ensino superior e ajudar o síndico a adquirir novas habilidades e tornar a sua gestão mais eficiente.
Veja as principais vantagens em fazer um curso de síndico profissional:
ter um entendimento mais completo sobre o mercado, garantindo um direcionamento de aprendizado;
atualizar os conhecimentos sobre gestão condominial, legislação e jurisprudência;
ir além do básico, se destacar e evoluir na carreira;
possuir um certificado que compre o conhecimento e eleve a confiança dos condôminos em relação ao seu trabalho;
e, por fim, garantir conhecimento técnico, mas também ter acesso a estratégias para se destacar no mercado condominial.
Outras opções de formação
Cursos de curta duração
Os cursos de curta duração são uma excelente opção para quem não tem muito tempo, mas deseja adquirir um conhecimento atualizado e de acordo com a legislação e as novidades do mercado.
Existe uma variedade de opções no mercado, mas nós indicamos aqui as três principais:
Gestão Condominial de Resultado: ideal para os síndicos que desejam aprender os principais assuntos da gestão, do básico ao avançado, passando por legislação condominial, gestão de pessoas, documentos do condomínio, direitos e deveres dos condôminos e mais;
Curso Síndico Profissional TownSq: O Novo Empreendedor de Sucesso: ideal para o síndico que deseja aprender técnicas de venda, precificação, marketing, prospecção de novos condomínios e outras estratégias para se destacar no mercado, adquirir novos clientes e aumentar a renda mensal;
Formação em Finanças para Síndicos: ideal para os síndicos que desejam aprender os segredos de uma gestão financeira inteligente no condomínio e querem saber mais sobre inadimplência, impostos, folha de pagamento, ciclo financeiro, prestação de contas e mais;
Desenvolvimento de habilidades por conta própria
Desenvolver habilidades por conta própria, seja por meio de conteúdos na internet, vídeos e aulas ao vivo gratuitas, também pode ser uma maneira de evoluir as suas habilidades de gestão condominial.
Aqui na TownSq, nós criamos conteúdos gratuitos semanais que podem ajudar você. Veja:
Materiais gratuitos com templates de documentos, modelos de planilhas e mais;
Lives semanais com especialistas em gestão condominial no Instagram @TownSqBR.
Clique em cada link e confira os materiais que liberamos gratuitamente para os síndicos.
Por outro lado, se você deseja dar um passo a mais, nós sugerimos contratar um curso ou certificação para complementar os estudos.
Certificação para síndicos profissionais
Uma certificação é uma opção para os síndicos que desejam, além de ter acesso à conhecimentos, também obter o certificado de síndico profissional.
A Certificação Premium TownSq é uma excelente opção para quem deseja acessar o conhecimento de mercado de uma das maiores empresas de gestão condominial do mundo.
Como funciona a Certificação Premium:
Aprendizado: a certificação engloba o curso Gestão Condominial de Resultado e o curso Síndico Profissional TownSq: O Novo Empreendedor de Sucesso;
Avaliação: os seus conhecimentos na gestão condominial serão colocados à prova na avaliação. Um resultado igual ou superior a 70% garante seu título de Síndico Certificado Premium;
Aplicativo no condomínio: com o título em mãos, você poderá implantar gratuitamente o aplicativo TownSq em um de seus condomínios durante o período de até 6 meses;
Após finalizar a Certificação, o síndico permanece fazendo parte da nossa Comunidade de Síndicos Profissionais e terá acesso a eventos exclusivos, vídeo-aulas, webinars, aulas ao vivo, templates de materiais e suporte de uma empresa global.
Deseja saber mais sobre a Certificação Premium TownSq e dar um passo a mais na sua evolução como síndico? Clique no banner abaixo, inscreva-se no formulário e receba o contato de um de nossos especialistas em gestão condominial.
Confira como criar uma apresentação de prestação de contas no PowerPoint + Faça o download gratuito de um modelo para utilizar no seu condomínio. Veja a seguir!
A prestação de contas do condomínio é uma obrigação legal que todo síndico deve cumprir regularmente.
No entanto, criar uma apresentação de prestação de contas eficaz pode ser um desafio, especialmente quando se trata de apresentar dados financeiros complexos e outras informações importantes aos condôminos.
O PowerPoint é uma ferramenta poderosa para criar apresentações de qualidade profissional, e pode ser usado para criar uma apresentação de prestação de contas clara e envolvente.
Com algumas dicas simples e técnicas eficazes, você pode transformar os seus dados em uma apresentação informativa e atraente que irá manter seus condôminos envolvidos e bem informados.
Neste post, vamos compartilhar algumas dicas valiosas sobre como criar uma apresentação de prestação de contas do condomínio no PowerPoint.
Ao final, você ainda encontra um modelo gratuito de apresentação de prestação de contas. Continue lendo!
Por que criar uma apresentação de prestação de contas no Powerpoint?
Se você precisa apresentar uma prestação de contas, provavelmente já sabe como é importante que as informações sejam apresentadas de forma clara e objetiva.
Por que escolher o PowerPoint para criar uma apresentação de prestação de contas? Há várias razões para isso.
Melhor visualização dos dados financeiros. Você pode criar gráficos e tabelas que tornam a informação mais clara e fácil de entender para os condôminos e membros do conselho;
Apresentação mais profissional e organizada. Você pode utilizar um modelo de apresentação padrão para garantir a uniformidade das informações apresentadas. Isso também ajuda a poupar tempo e esforço, já que você não precisa criar cada slide do zero;
Personalização da apresentação. Você pode utilizar imagens e vídeos para complementar as informações e tornar a apresentação mais dinâmica. Isso ajuda a manter a atenção do público e torna a apresentação mais envolvente;
Facilidade de compartilhamento. Você pode enviar a apresentação por e-mail ou disponibilizá-la no aplicativo do condomínio para que os moradores possam ter acesso às informações apresentadas ou para aqueles que não puderam estar presentes.
Se você ainda não utiliza o PowerPoint para criar suas apresentações de prestação de contas, vale a pena experimentar. Com certeza, você vai notar a diferença na clareza e objetividade das informações apresentadas.
5 dicas para criar uma apresentação de prestação de contas eficiente
Certamente, criar uma apresentação de prestação de contas no PowerPoint pode ser uma tarefa desafiadora.
No entanto, seguindo estas 5 dicas, você pode garantir que sua apresentação seja clara, concisa e envolvente. Veja:
1. Planeje a sua apresentação
Antes de começar a criar os seus slides, é importante que você tenha um plano bem definido para sua apresentação.
Primeiro, defina os seus objetivos: o que você quer alcançar com a sua apresentação?
Isso pode variar desde a apresentação de um orçamento para a contratação de uma nova administradora até a apresentação do relatório de prestação de contas anual.
Em seguida, pense no seu público. Quem são as pessoas que estarão assistindo à sua apresentação? São os condôminos? Ou, quem sabe, os membros do conselho?
Essas informações ajudarão você a definir o nível de detalhamento que a sua apresentação deve ter.
Com seus objetivos e público-alvo em mente, é hora de planejar o conteúdo da sua apresentação.
Comece estruturando o fluxo de informações, ou seja, como você vai apresentar as informações de forma lógica e coerente.
Lembre-se de que a sua apresentação deve ser clara e fácil de entender.
Certifique-se de que a linguagem utilizada esteja adequada ao seu público e que não haja excesso de informações em cada slide.
Por fim, utilize imagens e gráficos para ilustrar os seus pontos e tornar a sua apresentação mais visual e atrativa.
2. Utilize um design simples
O design é um elemento crucial para criar uma apresentação eficiente no PowerPoint.
Portanto, a primeira coisa a considerar é a escolha das cores que serão utilizadas, pois elas devem refletir a mensagem que você deseja transmitir.
Por exemplo:
Cores contrastantes podem ser usadas para chamar a atenção para elementos específicos em um slide, enquanto cores complementares podem ser usadas para harmonizar o visual da apresentação como um todo.
Se você quer deixar claro que a inadimplência do condomínio está alta, você pode usar a cor vermelha.
Por outro lado, se você deseja apresentar um número positivo, a cor verde cai bem nesta situação.
E, lembre-se, cuidado com a sobreposição de cores, como amarelo no branco ou marrom no vermelho, que podem dar a impressão de bagunça e dificultar a leitura.
A escolha da fonte também é importante. Use uma fonte legível que esteja de acordo com o estilo da sua apresentação e evite o uso de várias fontes diferentes, pois isso pode tornar sua apresentação confusa e pouco profissional.
Lembre-se de que o design deve ser simples e coeso. Evite o uso excessivo de elementos visuais, como imagens e gráficos, e mantenha um equilíbrio entre o texto e as imagens em cada slide.
Se possível, use um modelo de design pré-definido que esteja de acordo com o objetivo da sua apresentação.
3. Seja conciso e direto ao ponto
É importante que sua apresentação não seja nem muito curta, a ponto de deixar informações importantes de fora, nem muito longa, a ponto de deixar os condôminos entediados ou cansados.
Para evitar esses problemas, comece definindo um limite de tempo para a sua apresentação e planeje o seu conteúdo de acordo.
Se você tiver 1 hora para apresentar, por exemplo, certifique-se de que o seu conteúdo possa ser transmitido de forma clara e completa dentro desse tempo.
Não se preocupe em incluir todas as informações possíveis, mas sim as mais importantes e relevantes.
Lembre-se de que uma apresentação eficiente é aquela que consegue transmitir suas ideias de forma clara e concisa, dentro do tempo disponível.
Prestar atenção ao tempo de duração pode ajudar a garantir que sua apresentação seja bem-sucedida e que você consiga transmitir a sua mensagem de forma eficaz para o público.
4. Utilize elementos interativos
Para melhorar a sua apresentação, você também deve utilizar os recursos visuais de forma adequada e estratégica.
Isso inclui gráficos, imagens, tabelas e outros elementos visuais que podem ajudar a transmitir as suas ideias de forma mais clara.
No entanto, é importante lembrar que os recursos visuais devem ser utilizados com moderação, pois o excesso de informações visuais pode tornar a sua apresentação confusa.
Certifique-se de que os seus recursos visuais estejam alinhados com a mensagem que você deseja transmitir e que eles complementam a sua apresentação, ilustrando os pontos mais importantes e transmitindo as informações de forma concisa.
5. Pratique a sua apresentação
Ao praticar a sua apresentação, você se sentirá mais preparado no dia da reunião de assembleia.
Além disso, você terá a chance de:
identificar possíveis problemas;
ajustar o tempo;
refinar a sua mensagem;
reduzir a ansiedade, pois você estará mais confiante;
e ainda evitar problemas técnicos, como problemas de conexão ou compatibilidade com equipamentos.
Durante a prática, tente se colocar no lugar do público e avalie se o conteúdo está claro, se os recursos visuais são adequados e se o tempo está sendo bem administrado.
Em resumo, praticar sua apresentação é uma parte fundamental da preparação para uma apresentação eficiente.
Ao dedicar tempo para se preparar e praticar, você será mais capaz de transmitir sua mensagem de forma clara para os moradores.
Modelo gratuito: Apresentação de Prestação de Contas no PowerPoint
Confira este modelo de apresentação de prestação de contas gratuita no PowerPoint e utilize-o na sua próxima reunião de assembleia. Inscreva-se no formulário e faça o download agora mesmo.
A gestão condominial pode se tornar uma bagunça se não houver eficiência. Para isso, é importante saber como se organizar para gerir um condomínio. Veja a seguir 6 dicas práticas e deixe a bagunça de lado na sua gestão.
Viver em condomínio é sinônimo de compartilhar espaços e responsabilidades.
Para manter a harmonia e o bom funcionamento, é fundamental que a gestão condominial seja organizada e eficiente.
No entanto, muitas vezes essa tarefa pode se tornar estressante e desafiadora, especialmente quando a bagunça se instala.
Neste artigo, apresentaremos dicas práticas para uma gestão condominial organizada e livre de estresse.
São estratégias simples que podem ajudar os síndicos a manter a ordem e a produtividade no condomínio, melhorando a qualidade de vida de todos os envolvidos. Continue lendo!
Como uma gestão organizada pode impactar positivamente o condomínio?
Ser síndico pode ser uma tarefa desafiadora, pois exige muito tempo, esforço e dedicação.
Uma das principais habilidades que um síndico precisa desenvolver é a capacidade de tomar decisões rápidas e eficazes, que possam beneficiar a comunidade como um todo.
E, para isso, a organização é fundamental.
Veja algumas maneiras pelas quais a organização pode ajudar o síndico a tomar melhores decisões:
Ter uma visão clara das prioridades: Quando o síndico tem uma lista clara de tarefas a serem realizadas, ele pode se concentrar nas tarefas mais importantes e urgentes primeiro. Isso ajuda a garantir que as necessidades da comunidade sejam atendidas da melhor forma possível;
Evitar a sobrecarga de informações: O síndico é bombardeado diariamente com informações e solicitações. Quando ele tem um sistema de organização eficaz, ele pode categorizar e priorizar as informações, evitando a sobrecarga e mantendo o foco no que é realmente importante;
Facilitar a comunicação: A organização também é fundamental para manter uma comunicação clara e eficaz com a comunidade. Quando o síndico mantém registros precisos e atualizados, ele pode responder a perguntas e solicitações de maneira rápida e precisa, evitando mal-entendidos ou problemas futuros;
Prever e prevenir problemas: A organização também ajuda o síndico a antecipar e prevenir problemas. Quando ele mantém registros detalhados e atualizados de manutenções, reparos e outras questões, ele pode identificar padrões e tendências que possam levar a problemas futuros. Isso permite que ele tome medidas preventivas para evitar problemas antes que eles ocorram;
Melhorar a eficiência: Por fim, a organização pode melhorar significativamente a eficiência do síndico. Quando ele tem um sistema de organização eficaz, ele pode realizar tarefas mais rapidamente e com menos esforço, economizando tempo e energia para se concentrar em outras áreas importantes da gestão do condomínio.
Essas são apenas algumas maneiras pelas quais a organização pode ajudar o síndico a tomar melhores decisões e desempenhar sua função de maneira mais eficaz.
Investir em um sistema de organização pode trazer benefícios significativos para a comunidade como um todo, melhorando a qualidade de vida dos moradores e tornando o trabalho do síndico menos estressante e mais gratificante.
Quais são os benefícios de uma gestão condominial organizada?
A gestão condominial organizada é essencial para manter um condomínio funcionando adequadamente.
Quando a administração do condomínio vai bem, os síndicos e moradores se beneficiam em vários aspectos.
Veja algumas das principais vantagens de uma gestão organizada no condomínio:
Aumento da produtividade
A organização é fundamental para aumentar a produtividade em qualquer segmento, incluindo a gestão condominial.
Com um sistema organizado, as tarefas são executadas com maior eficiência, e o tempo é melhor aproveitado.
Isso ajuda a evitar atrasos e retrabalhos, tornando a gestão condominial mais produtiva e eficiente.
Redução do estresse
Uma gestão condominial desorganizada pode levar a problemas e conflitos desnecessários.
Isso pode ser estressante tanto para o síndico quanto para os moradores do condomínio.
Uma gestão condominial organizada ajuda a minimizar esses problemas e reduz o estresse para todas as partes envolvidas.
Melhoria na qualidade de vida
A organização também pode melhorar a qualidade de vida dos moradores do condomínio.
Isso ocorre porque uma gestão organizada pode garantir que as necessidades dos moradores sejam atendidas de maneira mais rápida.
Além disso, um ambiente mais organizado pode levar a um aumento no sentimento de segurança e comunidade.
Melhoria na tomada de decisões
Por fim, a organização permite que as informações e dados relevantes estejam sempre disponíveis para os síndicos e moradores, tornando a tomada de decisões mais fácil e mais rápida.
Os síndicos podem tomar decisões mais informadas e estratégicas para o condomínio, e os moradores podem ter mais voz nas decisões que afetam a comunidade.
Os principais vilões da desorganização condominial
Esses são alguns dos principais vilões da organização do síndico.
É importante reconhecer esses obstáculos e implementar sistemas e estratégias para superá-los e manter uma rotina organizada e eficaz.
Falta de planejamento: Quando o síndico não tem um plano claro de ação, ele pode ficar sobrecarregado com as tarefas diárias e acabar perdendo o controle da situação.
Falta de tempo: Ser síndico pode ser uma tarefa extremamente ocupada e exigente, e muitas vezes pode ser difícil encontrar tempo para se dedicar a tarefas de organização.
Falta de priorização: Com tantas tarefas e solicitações vindo de todos os lados, o síndico pode ter dificuldade em priorizar e identificar quais tarefas são mais importantes e urgentes.
Sobrecarga de informações: Com tantas informações, relatórios e solicitações chegando ao síndico, pode ser difícil filtrar e organizar todas elas de forma eficaz.
Desorganização física: Uma mesa bagunçada, pastas desorganizadas e pilhas de papéis podem causar confusão e tornar difícil para o síndico encontrar informações importantes.
Falta de sistemas de registro eficazes: Se o síndico não mantiver registros precisos e atualizados das tarefas, solicitações e manutenções, pode ser difícil acompanhar o que já foi feito e o que ainda precisa ser feito.
Falta de delegação de tarefas: O síndico pode achar que é mais fácil fazer tudo sozinho, mas isso pode acabar sobrecarregando-o e tornando impossível manter a organização.
Falta de acompanhamento: O síndico pode esquecer de acompanhar solicitações, tarefas e projetos em andamento, o que pode levar a atrasos e mal-entendidos.
Falta de atualização: Se o síndico não atualizar regularmente os registros e as informações do condomínio, ele pode perder o controle da situação e enfrentar problemas futuros.
Como se organizar para gerir um condomínio: dicas práticas para síndicos
#01: Defina as suas metas e prioridades
Aqui estão alguns passos importantes para ajudar a estabelecer as suas metas e prioridades e trabalhar em direção ao que você deseja alcançar:
Identifique os seus objetivos: Antes de começar a se organizar, é importante saber o que você quer alcançar. Faça uma lista de suas metas pessoais e profissionais como síndico, incluindo tarefas de curto e longo prazo;
Crie um plano de ação: Depois de identificar as suas metas, é hora de criar um plano para alcançá-las. Defina as etapas que você precisa seguir para atingir seus objetivos e estabeleça um prazo realista para cada uma delas. Certifique-se de que seus objetivos sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (SMART);
Priorize suas tarefas: Uma vez que você tenha um plano de ação, é importante priorizar suas tarefas. Identifique quais são as tarefas mais importantes e urgentes, e trabalhe nelas primeiro. Lembre-se de que as tarefas menos importantes podem esperar até que as tarefas mais importantes sejam concluídas;
Meça seu progresso: É importante medir o seu progresso para garantir que você esteja no caminho certo para alcançar suas metas. Acompanhe o seu progresso regularmente e faça ajustes no seu plano de ação, se necessário. Isso pode ser feito através de ferramentas simples, como planilhas, listas de tarefas, gráficos e outros.
#02: Priorize as suas tarefas
Priorizar as tarefas é essencial para se organizar e gerenciar efetivamente o tempo como síndico de condomínio. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a definir as suas prioridades:
Identifique quais são as tarefas importantes e urgentes: É importante distinguir entre as tarefas que são importantes e aquelas que são urgentes. As tarefas importantes são aquelas que contribuem para o sucesso a longo prazo do condomínio, enquanto as tarefas urgentes são aquelas que exigem atenção imediata. Identificar as tarefas importantes e urgentes ajuda a definir as prioridades e evitar passar o dia apagando incêndios;
Use a matriz de Eisenhower: Uma ferramenta útil para priorizar tarefas é a matriz de Eisenhower. Ela divide as tarefas em quatro categorias, dependendo do seu nível de importância e urgência: importante e urgente, importante, mas não urgente, urgente, mas não importante, e não urgente e não importante. Ao utilizar essa matriz, você pode identificar rapidamente as tarefas mais importantes e trabalhar nelas primeiro;
Defina as suas prioridades pessoais: É importante lembrar que, como síndico, você também tem responsabilidades pessoais fora do condomínio. É essencial definir as suas prioridades pessoais e equilibrá-las com as responsabilidades do cargo. Definir um horário regular para atividades pessoais, como exercícios ou tempo com a família, pode ajudá-lo a manter o equilíbrio entre as suas obrigações pessoais e profissionais.
#03: Determine uma rotina diária
Definir uma rotina diária é essencial para manter a organização em sua vida, especialmente para síndicos que precisam lidar com muitas demandas em um curto espaço de tempo.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a criar uma rotina diária eficiente:
Identifique as suas atividades principais. O primeiro passo é identificar suas atividades principais como síndico. Quais são as tarefas que precisam ser realizadas todos os dias? Por exemplo,resolver problemas relatados pelos moradores, acompanhar as atividades do pessoal de limpeza, portaria e segurança, verificar se as contas do condomínio estão em dia, entre outras;
Definindo horários para cada atividade. Definir horários para cada atividade ajudará você a se manter organizado e garantir que tudo seja feito dentro do prazo. Certifique-se de atribuir mais tempo para tarefas mais importantes e prioridades. Lembre-se de, ao planejar o seu dia, determinar espaços para imprevistos que possam surgir;
Adaptando a rotina quando necessário. Por fim, lembre-se de que a sua rotina diária deve ser flexível o suficiente para se adaptar a mudanças de última hora. Se algo urgente surgir, não hesite em reorganizar sua rotina para lidar com a situação.
#04: Utilize ferramentas de organização
Para manter um alto nível de produtividade e eficiência, é preciso contar com ferramentas de organização que facilitem a gestão de tarefas e projetos.
Veja algumas opções:
Cadernos e agendas: essas são ferramentas clássicas de organização, mas ainda são muito úteis. Utilize cadernos e agendas para anotar compromissos, reuniões e tarefas. Você pode optar por um modelo físico ou digital, dependendo das suas preferências e necessidades;
Post-its e blocos de notas: outra opção para anotar tarefas e lembretes são os post-its e blocos de notas. Eles podem ser facilmente fixados em locais visíveis, como na mesa ou na geladeira, para garantir que nada seja esquecido. No entanto, são mais fáceis de serem esquecidos ou de tornar o seu ambiente desorganizado. Vá com cautela;
Organizadores de arquivos: manter os documentos do condomínio organizados é fundamental para um síndico. Utilize organizadores de arquivos para separar documentos por tema ou data, facilitando o acesso e a busca por informações importantes;
Aplicativos de gestão: os aplicativos são uma excelente opção para quem prefere o uso de dispositivos eletrônicos. Existem diversas opções, como o aplicativo TownSq, que permitem a gestão das tarefas do condomínio em um só lugar;
Calendários e lembretes digitais: para garantir que nenhum compromisso seja esquecido, utilize um calendário digital e lembretes. Eles podem ser facilmente integrados com outras ferramentas de organização, como os aplicativos de produtividade e os gerenciadores de tarefas.
#05: Simplifique a sua vida
A organização não se resume apenas a utilizar ferramentas de gestão de tarefas e projetos.
Simplificar a sua vida pode trazer benefícios significativos, como redução do estresse, aumento da clareza mental e maior inteligência emocional para lidar com os desafios no condomínio.
Aqui estão algumas maneiras de simplificar a sua vida:
Redução do estresse: ao simplificar a sua vida, você pode reduzir o estresse e a ansiedade. Identifique as atividades ou situações que causam estresse e procure maneiras de eliminá-las ou reduzi-las;
Aumento da clareza mental: ao reduzir o excesso de informações e atividades, você pode se concentrar em tarefas importantes e tomar decisões com mais facilidade;
Criação de espaço físico e mental: livre-se de objetos e atividades desnecessárias para abrir espaço para coisas mais importantes;
Livrando-se do excesso: identifique coisas em sua vida que você não precisa mais e livre-se delas. Isso pode incluir roupas que não usa mais, papéis que já foram arquivados, objetos sem uso e outras coisas que ocupam espaço físico e mental;
Digitalizando documentos e arquivos: isso pode incluir a digitalização de recibos, notas fiscais, faturas, contratos e outros documentos importantes, permitindo que você acesse facilmente as informações quando necessário;
Criando rotinas saudáveis: defina horários regulares para atividades como dormir, se exercitar e comer, permitindo que você crie uma rotina que funcione para você;
Praticando o desapego emocional: identifique pensamentos e emoções que estão ocupando espaço mental e encontre maneiras de liberá-los, como a prática de meditação, exercícios de respiração e terapia.
Lembre-se que simplificar a sua vida inclui tanto a vida profissional no condomínio, quanto a pessoal em casa e com a sua família.
Pequenas atitudes farão de você um síndico mais tranquilo e organizado no dia a dia.
#06: Elimine as distrações
Distrações podem prejudicar a produtividade e a eficácia, impedindo que você se concentre em tarefas importantes. Veja como eliminar as distrações:
Desativando notificações: as notificações de aplicativos, principalmente do WhatsApp, podem interromper o fluxo de trabalho. Desative as notificações desnecessárias para minimizar as interrupções;
Definindo horários para checar e-mails e redes sociais: o hábito de checar e-mails e redes sociais constantemente pode prejudicar a produtividade. Defina horários específicos para verificar essas plataformas e limite o tempo gasto nelas;
Criando um ambiente livre de distrações: crie um ambiente de trabalho livre de distrações. Isso pode incluir encontrar um local silencioso para trabalhar ou usar fones de ouvido com cancelamento de ruído;
Praticando a meditação e o mindfulness: a prática de meditação e mindfulness pode ajudar a eliminar distrações mentais. Dedique alguns minutos por dia para se concentrar na respiração e praticar a atenção plena, o que pode ajudar a melhorar o foco e a produtividade.
Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais são de extrema importância para a manutenção do condomínio. Continue lendo e veja como contratar.
O síndico é o responsável legal pela administração do condomínio, o que inclui a contratação de funcionários.
Por isso, é importante que ele saiba como contratar de forma adequada, com atenção ao que é necessário para cada cargo e seguindo todas as leis trabalhistas e previdenciárias.
Afinal, contratar funcionários qualificados e responsáveis é fundamental para garantir a segurança, o bem-estar e a tranquilidade dos moradores.
Estes profissionais serão responsáveis por diversas atividades importantes, como limpeza, manutenção, segurança e atendimento aos moradores.
E para fazer as melhores escolhas possíveis, o síndico deve saber como realizar um processo seletivo, definir as competências e habilidades necessárias para cada função, avaliar currículos, conduzir entrevistas, definir remunerações e mais!
Confira a seguir quais são os conhecimentos necessários para saber como contratar funcionários de forma eficiente e segura. Ao final do texto, confira uma calculadora gratuita de horas extras.
Contratar funcionários ou terceirizar? Veja as vantagens e desvantagens
A escolha entre contratação ou terceirização de funcionários pode depender das necessidades e características específicas de cada condomínio.
Conheça as vantagens e as desvantagens de cada opção:
Contratação de funcionários
Veja quais são as principais vantagens em contratar os funcionários diretamente pelo condomínio:
Maior controle sobre as atividades e a qualidade do serviço prestado;
Possibilidade de treinamento e capacitação específica para as necessidades do condomínio;
Maior flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho;
Possibilidade de criar um ambiente de trabalho mais unido e integrado, com funcionários que se identificam com o condomínio e seus moradores.
Agora confira quais são as desvantagens em realizar a contratação dos funcionários:
Necessidade de maior cuidado do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
Necessidade de investimento em equipamentos e materiais de trabalho, além de arcar com os custos de contratação, demissão, férias e licenças;
Menor flexibilidade para reduzir ou aumentar o quadro de funcionários em função das necessidades do condomínio.
Terceirização de funcionários
Veja a seguir quais são as principais vantagens em terceirizar a contratação dos funcionários do condomínio:
Maior facilidade e agilidade na ação de serviços;
Redução da responsabilidade do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
Possibilidade de contratar empresas especializadas em serviços específicos, como segurança, limpeza, jardinagem, entre outros;
Menor investimento em equipamentos e materiais de trabalho.
Veja agora quais são as principais desvantagens:
Menor controle para o gerenciamento das atividades e a qualidade do serviço prestado, pois a empresa contratada é responsável por gerir seus próprios funcionários;
Menor flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho, pois a empresa contratada pode ter outras demandas além do condomínio;
Menor identificação e integração dos funcionários com o condomínio e seus moradores, já que são profissionais contratados por outra empresa.
Como contratar um funcionário do condomínio? Veja o passo a passo
Se você não sabe por onde começar o processo de contração de seu funcionário, siga as orientações que reunimos para cada etapa:
Determine o perfil do candidato ideal
O síndico precisa ter clareza do perfil profissional que está buscando, quais são as verdadeiras atribuições e conhecimentos prévios necessários para ocupar a vaga.
Por exemplo:
Zeladoria: ser organizado e com espírito de liderança centrado no grupo. Veja mais sobre as atribuições do zelador aqui.
Portaria: ser organizado, solícito e atento, já que será responsável pela segurança na entrada, saída e entorno do condomínio.
O que pode ajudar é definir algumas diretrizes gerais para orientar a seleção de funcionários, como:
Competências e habilidades: É importante avaliar as competências e habilidades específicas necessárias para cada função, como limpeza, manutenção, segurança, atendimento ao público, entre outras.
Experiência prévia: A experiência prévia na função ou em atividades similares pode ser um diferencial, pois permite avaliar o desempenho anterior e verificar se o candidato tem as habilidades necessárias para a função.
Capacidade de adaptação: A capacidade de adaptação e flexibilidade do candidato permite avaliar se ele é capaz de se ajustar a diferentes demandas e situações.
Boas referências: Avalie as experiências dos outros contratantes sobre o desempenho do candidato em outras experiências de trabalho.
Compatibilidade com a cultura do condomínio: Verifique se o candidato se identifica com a cultura e os valores do condomínio, pois isso ajuda a garantir um ambiente de trabalho mais unido e integrado.
Proatividade e iniciativa: Avalie se o candidato é proativo e tem iniciativa pode ser um diferencial, pois permite que ele seja capaz de identificar e solucionar problemas por conta própria.
Boa comunicação: Uma boa comunicação, clara e objetiva, é fundamental, especialmente para funções que envolvem atendimento ao público, como portaria e recepção.
Divulgue a vaga
Você abriu uma vaga no seu condomínio e não sabe por onde começar a buscar os candidatos? Confira algumas sugestões:
Aplicativo para condomínio: Para que os condôminos possam ficar cientes e até ajudar na busca, você pode divulgar sobre a vaga como circular no aplicativo para condomínios.
Mural do condomínio: Opção simples e eficaz para divulgar a vaga. É possível imprimir um cartaz com as informações da vaga e fixá-lo em um local visível e de fácil acesso para os moradores, que podem dar suas sugestões e ajudar na busca.
Redes sociais: Utilize as redes sociais do condomínio para a divulgação. Deixe links para agendamento de entrevistas nos Stories do Instagram, ou até publique um anúncio na página do condomínio no Facebook.
Plataformas online de empregos: Utilizar plataformas online de empregos, como LinkedIn ou o Vagas.com.br, pode ser uma boa opção para ampliar o alcance da vaga e atingir um público mais amplo.
Agências de emprego: Em alguns casos, pode ser interessante utilizar os serviços de uma agência de emprego para ajudar na divulgação e seleção de candidatos.
Seja qual for o canal, faça uma divulgação clara e objetiva, com informações bem específicas sobre a função, o salário, o horário de trabalho, as exigências e os benefícios oferecidos.
Crie um roteiro para as entrevistas
Para avaliar os candidatos de maneira eficaz, estruture as perguntas que ajudarão a entender melhor sobre as habilidades e as competências dos funcionários de forma mais objetiva.
Durante as conversas, tenha em mãos papel e caneta para tomar notas sobre pontos importantes sobre cada um.
Confira algumas sugestões de etapas para o roteiro de entrevistas:
Apresentação: Para iniciar a conversa, crie um clima mais descontraído e se apresente ao candidato. Tente conhecê-lo, perguntar como está e criar um momento tranquilo para que a tensão inicial se dissipe.
Perguntas sobre formação e experiência profissional: Peça ao candidato para compartilhar um pouco sobre como se saiu nas experiências profissionais anteriores; o que ele mais gosta de fazer, no que se saía melhor, quais eram os desafios, etc.
Perguntas sobre as habilidades e competências do candidato: Pergunte ao candidato como ele lidaria com situações de pressão ou imprevistos, quais são suas principais habilidades, qual é a sua experiência ao lidar com o público e como lidaria com o conflito.
Perguntas sobre comportamento e valores: Avalie o comportamento e os valores do candidato, para verificar se ele se encaixa na cultura do condomínio. Pergunte sobre os principais valores pessoais e profissionais, quais escolhas faria em situações específicas que envolvem ética e a integridade no ambiente de trabalho, como lidaria em uma situação em que precisa tomar uma decisão importante em um curto prazo, etc.
Encerramento e feedback: Ao final, encerre a entrevista de forma clara, dando orientações sobre os próximos passos. Informe ao candidato quando deve esperar a resposta da vaga e também agradeça pela participação na entrevista.
Outras etapas podem ser incluídas no roteiro de entrevista. Adapte às necessidades e características específicas de cada condomínio e função.
Estude os perfis dos candidatos
Depois de realizar várias entrevistas, observe as suas anotações e currículos para relembrar as entrevistas e selecionar os candidatos mais adequados à vaga.
Em alguns casos, faça uma ligação para tirar possíveis dúvidas que possam surgir.
Não tenha pressa
O desespero para fechar uma contratação pode interferir na tranquilidade para fazer uma escolha certeira.
Observe os seus prazos e demandas e, se possível, sempre se adiante no processo seletivo antes de realmente precisar dessa pessoa.
Como contratar um funcionário CLT
Caso o condomínio opte pela contratação direta de funcionários próprios e não pela terceirização, é de extrema importância que os profissionais tenham a carteira assinada e que o síndico conheça o processo para que isso seja feito de acordo com a legislação.
Veja quais são os trâmites e outros detalhes:
Documentos necessários
Antes da contratação, é necessário verificar os documentos e informações dos candidatos, como a:
Carteira de Identidade (RG);
CPF;
Carteira de trabalho (CTPS);
Título de Eleitor;
Comprovante de residência;
E o certificado de reservista (para funcionários do sexo masculino).
Dependendo das exigências da vaga, é necessário comprovar a escolaridade, trazer referências profissionais e certificados de cursos específicos.
Processos internos
Realizar o exame admissional. A empresa deve realizar este exame para verificar as condições de saúde do funcionário, para assegurar que ele apto a desempenhar as funções do cargo;
Cadastrar os empregados por intermédio da GFIP: O cadastramento do trabalhador no sistema do FGTS é necessário para que o seu primeiro recolhimento para o Fundo aconteça por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
Cadastrar os empregados no sistema do PIS/PASEP: O condomínio deverá cadastrar os seus empregados, desde que ainda não inscritos, como participantes do PIS/PASEP. O cadastramento será efetuado, exclusivamente, em agência da Caixa Econômica Federal (CEF) e por meio do formulário Documento de Cadastramento no PIS (DCPIS), que deverá ser solicitado nas agências da CEF, sempre que for necessário, na quantidade compatível com o número de empregados a serem cadastrados;
CAGED (cadastro geral de empregados e desempregados): O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado pelo Governo Federal, por intermédio da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele serve como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, como também é utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais;
GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical): O condomínio é obrigado a descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos. A contribuição sindical corresponderá à remuneração de um dia de trabalho, qualquer que seja a forma de remuneração e quer sejam ou não os empregados associados ao sindicato;
DIRF: Esta declaração não deve ser confundida com o Imposto de Renda. Ela é uma declaração emitida pela fonte pagadora, em que o condomínio deve declarar os pagamentos de seus funcionários por meio de referências exigidas das notas fiscais, como CNPJ da empresa, número da nota, valor e código;
Registro no eSocial: a empresa deve registrar as informações do funcionário no sistema eSocial, que é um registro eletrônico de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Por fim, depois da contratação, é importante cumprir as obrigações trabalhistas, como o pagamento de salário e benefícios, a recolha de encargos sociais e previdenciários, o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias, entre outras.
Contrato de trabalho
O contrato de trabalho precisa ser elaborado de forma clara e objetiva, especificando as condições e estando de acordo com a lei.
A empresa deve emitir um contrato de trabalho, que deve ser assinado pelo empregado e pelo empregador, e registrado na CTPS.
Como contratar um funcionário MEI
Processos internos
Para contratar um funcionário MEI (Microempreendedor Individual) para o condomínio, é necessário seguir alguns processos internos e providenciar alguns documentos.
Abaixo, listo os principais passos para realizar essa contratação:
Definir a função e as responsabilidades: Antes de iniciar o processo de contratação, é importante definir a função e as responsabilidades do funcionário, para que ele saiba o que será esperado dele no trabalho;
Verificar a compatibilidade do MEI: É importante verificar se a atividade do MEI é compatível com a função a ser exercida no condomínio. Alguns MEIs podem não ter autorização para prestar serviços de mão de obra para empresas ou condomínios, por exemplo;
Verificar a regularidade do MEI: É necessário verificar se o MEI está regularizado, ou seja, se está com a sua inscrição no MEI ativa e com as suas obrigações tributárias em dia;
Elaborar o contrato de prestação de serviços: O contrato de prestação de serviços deve ser elaborado, especificando as condições da prestação de serviço, tais como valor, prazo e forma de pagamento, horário de trabalho, entre outras;
Providenciar a inscrição na prefeitura: É necessário providenciar a inscrição do MEI na prefeitura do município onde está localizado o condomínio. Essa inscrição permite que o MEI possa prestar serviços para o condomínio de forma regular;
Verificar a necessidade de outros documentos: Em alguns casos, pode ser necessário providenciar outros documentos para a contratação, como certidões negativas de débitos tributários, declaração de regularidade do MEI, entre outros;
Formalizar a contratação: Após a verificação de todas as informações e documentos, é necessário formalizar a contratação do MEI, assinando o contrato de prestação de serviços e os demais documentos necessários.
É importante destacar que, ao contratar um funcionário MEI, o condomínio não tem as mesmas obrigações trabalhistas e previdenciárias que teria com um funcionário CLT.
Nesse caso, é necessário seguir as regras específicas para a contratação de prestadores de serviços, previstas na legislação trabalhista e previdenciária.
Se a administração do condomínio for terceirizada, as empresas devem se encarregar das burocracias trabalhistas, mas é importante que essa informação seja confirmada com a empresa.
Quais são as leis trabalhistas válidas para funcionários de condomínio?
Os funcionários de condomínio têm os mesmos direitos e deveres trabalhistas que qualquer outro trabalhador regido pela CLT.
No entanto, existem algumas particularidades que dizem respeito à atividade exercida pelos trabalhadores em condomínios, e que podem estar previstas em leis específicas ou convenções coletivas de trabalho.
Algumas das leis trabalhistas que se aplicam aos funcionários de condomínio incluem:
CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): É a principal lei trabalhista do Brasil, que estabelece as regras para a relação entre empregador e empregado, como jornada de trabalho, salário, férias, 13º salário, FGTS, entre outros;
Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/1964): Esta lei estabelece as regras gerais para a administração dos condomínios, e também regula questões específicas relacionadas aos empregados do condomínio;
Convenção Coletiva de Trabalho: As convenções coletivas são acordos firmados entre sindicatos de empregados e empregadores, com o objetivo de estabelecer regras específicas para determinada categoria profissional, como piso salarial, jornada de trabalho, benefícios, entre outros.
Além disso, existem outras leis e normas regulamentadoras que podem se aplicar aos funcionários de condomínio, como a Lei das Domésticas (Lei Complementar nº 150/2015), que estabelece as regras para o trabalho doméstico, e a NR-18, que regula as condições de trabalho na indústria da construção.
É importante ressaltar que é obrigação do empregador conhecer e cumprir as leis trabalhistas aplicáveis aos seus funcionários, para garantir um ambiente de trabalho justo e seguro.
Caso haja dúvidas sobre a legislação trabalhista, é recomendável consultar um advogado especializado em direito do trabalho ou contatar o sindicato da categoria.
Os riscos de, por exemplo, não assinar as carteiras profissionais de tais trabalhadores são atribuídos ao síndico, que responde por todas as ações de sua gestão, ao condomínio, que pode responder judicialmente, e, mais indiretamente, aos condôminos.
Além de questões judiciais, se um funcionário contratado pelo condomínio cai da escada e se machuca, por exemplo, o condomínio poderá responder judicialmente.
Lembre-se: todo profissional que tem seus direitos e deveres respeitados, com reconhecimento justo, trabalha melhor e mais feliz. E isso é de extrema relevância para o bom funcionamento de um condomínio.
Obrigações trabalhistas
As obrigações trabalhistas para funcionários CLT e terceirizados podem ter algumas diferenças, dependendo do tipo de serviço prestado.
Para funcionários CLT e funcionários terceirizados:
Cumprir a carga horária estabelecida pelo empregado;
Executar as tarefas determinadas pelo empregador de acordo com suas habilidades e funções;
Zelar pela segurança dos condôminos, colaboradores e visitantes;
Manter o ambiente de trabalho organizado e limpo;
Respeitar as normas e regulamentos internos do condomínio;
Receber salário compatível com a função exercida, com os direitos trabalhistas garantidos, como FGTS, férias, 13º salário, entre outros;
Ter acesso a benefícios como plano de saúde, vale-transporte, vale-refeição, entre outros;
Ter direito a folgas e licenças previstas em lei, como férias, licença-maternidade e licença-paternidade.
Além dessas obrigações, tanto os funcionários CLT como os terceirizados têm direito a um ambiente de trabalho seguro e saudável, com equipamentos e ferramentas adequados, e devem receber treinamento e capacitação para desempenhar suas funções de forma segura e eficiente.
