O que o zelador não pode fazer no condomínio?

O que o zelador não pode fazer no condomínio?

O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo condomínio. Você já deve saber as funções dele, mas sabe o que o zelador não pode fazer? Veja a seguir!

O zelador do condomínio possui um papel muito importante para a manutenção do bem-estar na comunidade.

Afinal, ele é o responsável por manter tudo funcionando em perfeitas condições, garantindo que os condôminos estejam seguros e em harmonia.

No entanto, ainda é bastante comum que algumas pessoas confundam as suas atribuições com outras funções e fiquem na dúvida sobre o que o zelador não pode fazer.

A seguir, você confere quais são as funções do zelador e quais são as atividades que ele não pode fazer. Continue lendo!

Quais as funções de um zelador de prédio?

Realizar a manutenção do condomínio

  • Fiscalizar o uso das áreas comuns pelos condôminos, inquilinos e visitantes;
  • Verificar o funcionamento das instalações elétricas e hidráulicas do empreendimento;
  • Zelar pelo sossego e pela boa convivência no condomínio conforme o regimento interno e convenção.

Fazer a gestão de pessoas

  • Distribuir as tarefas diárias de faxina e limpeza do condomínio;
  • Fiscalizar o andamento do trabalho de todos os funcionários.
  • Comunicar ao síndico ou a empresa administradora quaisquer irregularidades ocorridas;
  • Realizar treinamentos com novos funcionários.

Supervisionar as reformas e obras

  • Acompanhar e fiscalizar serviços de reparos e manutenção das áreas de convivência.
  • Reportar ao síndico quaisquer imprevistos durante as obras, inspecionar e zelar pela prestação do serviço;
  • Ser notificado quando algum morador fizer reformas que interfiram na rotina do condomínio;
  • Auxiliar a equipe da portaria no cadastro dos prestadores de serviço.

Dar suporte aos moradores

  • O zelador precisa estar disponível para auxiliar e orientar os moradores sobre problemas estruturais que possam surgir nas unidades;
  • Alertar os condôminos sobre as regras de segurança e notificá-los quando estas não estiverem sendo seguidas;
  • Deve ter noções de funcionamento de equipamentos para observar possíveis problemas e lidar com prestadores de serviços.
  • Auxiliar na identificação de vazamentos nos apartamentos;
  • Repassar reclamações dos moradores ao síndico.

O que o zelador não pode fazer?

  • Não é o subsíndico do condomínio;
  • Não é o porteiro;
  • Não é o faxineiro do prédio;
  • E, por fim, o zelador não é um corretor de imóveis.

Zelador não é o subsíndico do condomínio

Apesar de atuar dando suporte aos moradores, fiscalizando o uso das áreas comuns e supervisionando atividades em andamento, como as reformas, isso não faz do zelador o subsíndico do condomínio.

Na verdade, o trabalho do zelador é subordinado ao do síndico e ele deve reportar constantemente sobre a situação da comunidade.

Zelador não é o porteiro do prédio

Sim, o zelador pode auxiliar algumas atividades na portaria, mas não é ele o responsável pelo controle e gestão das entradas e saídas do condomínio.

Neste caso, o condomínio deve possuir um profissional controlador de acesso ou adotar um sistema de portaria remota.

Zelador não é o faxineiro do prédio

Essa é, provavelmente, uma das maiores confusões quando se trata da profissão de zelador.

Na verdade, o zelador é responsável pela coordenação das atividades de faxina e limpeza e responsável por também supervisionar essas atividades.

Zelador não é o corretor de imóveis

Ainda que o zelador tenha o conhecimento acerca dos processos do condomínio, da estrutura do prédio ou até mesmo das unidades, ele não pode ser responsável por intermediar a locação ou venda de imóveis do condomínio.

Essa prática pode ser vista como ilegal, afinal para atuar como corretor uma pessoa precisa obter o seu número do CRECI, que é o órgão fiscalizador da profissão.

Este artigo foi útil para você? Então, aproveite o nosso material gratuito de limpeza de condomínio e gerencie as atividades do seu prédio.

6 planilhas gratuitas e essenciais para otimizar o trabalho do síndico

6 planilhas gratuitas e essenciais para otimizar o trabalho do síndico

Procurando planilhas para condomínio? Veja aqui uma lista com 6 das nossas principais planilhas gratuitas e essenciais para síndicos. Continue lendo!

A rotina de um síndico pode ser repleta de imprevistos e dores de cabeça, caso ele não esteja com os seus processos organizados.

Para dar uma forcinha nestas situações, utilizar as planilhas pode ser uma ação de grande valia no dia a dia.

Pensando nisso, nós criamos 6 materiais totalmente gratuitos, que funcionam como ferramentas de otimização das tarefas rotineiras de um síndico.

O objetivo das planilhas de condomínio apresentadas aqui é auxiliar o síndico a acompanhar os processos com eficiência, economizar tempo e tomar decisões de maneira mais estratégica. Confira a seguir para fazer os downloads gratuitos!

1. Planilha de Prestação de Contas

Com esta planilha, os dados necessários para apresentar a prestação de contas aos condôminos estarão mais organizadas e acessíveis.

Ainda, o síndico poderá tomar melhores decisões com base na quantidade de dinheiro disponível, sendo possível escolher economizar ou investir com mais facilidade.

Além disso, esta planilha também apresenta:

  • uma base comparativa para analisar se o período está indo bem em relação ao histórico;
  • quantidade de dinheiro suficiente no caixa, sendo possível analisar se é possível realizar as manutenções necessárias ou adquirir novos equipamentos;
  • e, por fim, também apresenta uma consulta rápida dos principais gastos realizados em determinada data.

Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha de prestação de contas.

2. Planilha Calculadora de Taxa Condominial

Nem sempre é fácil determinar a taxa do condomínio, certo? Nestes casos, se o síndico não argumentar o aumento, poderá afetar a sua reputação perante os condôminos.

Por isso, esta planilha ajudará você a calcular o valor da taxa condominial, levando em consideração diversos fatores, como:

  • Pró-labore ou isenção da taxa de condomínio do síndico;
  • Taxa da administradora do condomínio;
  • Salário de funcionários e encargos sociais;
  • Água;
  • Luz;
  • Telefone;
  • Materiais de limpeza;
  • Outros.

Desta forma, o seu trabalho será simplificado e você ainda terá o histórico do cálculo, que será bastante útil para apresentar os motivos do aumento em reunião de assembleia.

Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha calculadora de taxa condominial.

3. Planilha de Controle dos Visitantes do Condomínio

Se você precisa acompanhar as entradas e saídas de visitantes do seu condomínio, mas sente que ainda possui dificuldade em organizar esse processo, esta planilha pode te ajudar.

De maneira bastante simples e eficaz, você poderá utilizar este material gratuito para registrar quem entra e quem sai do condomínio, além de ter um histórico destas informações, caso precise no futuro.

Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha de controle dos visitantes do condomínio.

4. Planilha de Controle das Reservas do Salão de Festas

Cuidar das áreas comuns do condomínio é uma das responsabilidades de um síndico.

Entre elas, o salão de festas é uma das áreas do condomínio que mais gera problemas e falhas no processo de controle das reservas.

Geralmente, as causas estão na falta de organização, por isso nós criamos uma planilha destinada a facilitar esta atividade.

Para isso, basta definir um responsável pelas reservas, utilizar um calendário e centralizar as informações em um único local, facilitando todo o processo.

Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha de controle das reservas do salão de festas.

5. Planilha de Controle do Condomínio

Controlar todo o condomínio é uma tarefa que exige muito foco e organização do síndico. Afinal de contas, se um pequeno erro não for corrigido a tempo, o resultado poderá não ser tão bom no futuro.

Para melhorar a vida do síndico, nós criamos uma planilha completa de controle do condomínio, onde você poderá:

  • gerenciar todas as entradas e despesas;
  • acompanhar o saldo do condomínio, mês a mês;
  • coordenar as férias dos funcionários e saber quem está trabalhando, quando e em qual horário de maneira rápida;
  • acessar uma lista completa com as principais manutenções a serem observadas ou realizadas periodicamente;
  • e, por fim, ter acesso a um calendário com as principais reuniões de assembleia, evitando esquecer de convocar os condôminos ou mesmo de realizar a próxima reunião.

Esta planilha faz sentido pra você? Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha de controle do condomínio.

6. Planilha de Limpeza do Condomínio

Por fim, temos a planilha de limpeza do condomínio. Um material gratuito e completo, capaz de ajudar você a organizar o processo de limpeza das áreas, determinar quem são os funcionários responsáveis pela higienização e garantir que nada seja esquecido.

Esta é uma planilha muito fácil de usar. Veja:

  • insira o número de ambientes e áreas comuns;
  • adicione sempre o número de funcionários contratados ou terceirizados que o condomínio dispõe;
  • adicione também qual o fluxo de pessoas no condomínio (condôminos, visitantes e prestadores de serviços);
  • determine a frequência de limpeza (diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente);
  • leve em consideração a usabilidade de espaços (os ambientes são usados todos os dias ou apenas nos fins de semana?);
  • e, por fim, tenha acesso a um calendário das limpezas e manutenções.

Inscreva-se no formulário para baixar gratuitamente a planilha de limpeza do condomínio.

Próximo passo!

Que ótimo! Agora você tem 6 planilhas de condomínio completas e excelentes para facilitar o seu trabalho como síndico, diante dos desafios do dia a dia.

Aproveite cada um dos materiais e sugestões, pois eles foram pensados para auxiliar você.

No entanto, caso queira ir além e tornar tudo isso automatizado e muito mais fácil, a tecnologia pode ser uma aliada nessa decisão.

Por isso, nós também desenvolvemos um aplicativo para condomínio completo para você dar o próximo passo. Veja:

Estas vantagens fazem sentido pra você? Então, clique aqui agora e conheça o maior aplicativo para condomínios do mundo, presente em mais de 20 mil lares.

Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Uma ata é um material importante para o condomínio, pois ajuda a comprovar o que foi decidido e discutido nas reuniões de assembleia. Neste artigo, você encontra como criar uma ata + modelo de ata de condomínio gratuito.

Você nunca fez uma ata de condomínio antes e não sabe por onde começar? Ou então, precisa de um modelo urgente, mas não encontrou o ideal?

Neste artigo, você encontra os dois.

Fazer uma ata de condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças, mas exige que você siga alguns passos básicos para que ela seja válida para todos os condomínios.

Por isso, continue lendo e veja o que é, vantagens e como fazer uma ata de condomínio. Ao final deste artigo, você também encontrará três modelos gratuitos de atas para utilizar no seu condomínio.

O que é uma ata de condomínio?

A ata de condomínio é um documento oficial que tem o objetivo de registrar tudo o que acontece durante uma reunião de assembleia, bem como o que ficou registrado pelos condôminos, como votações e decisões, por exemplo.

Esse é um documento importante que deverá ser usado para validar as ações do síndico, servir como prova do que foi deliberado nas reuniões de assembleia e ser utilizado como base para as tomadas de decisões do síndico.

Uma ata de condomínio deverá conter informações relevantes sobre a reunião, as deliberações e as tarefas atribuídas a cada um. Por fim, a linguagem usada deve ser formal, evitando o uso excessivo de adjetivos ou muitas gírias, por exemplo.

Vantagens de contar com a ata durante uma reunião de assembleia

A ata de condomínio é importante, pois se trata de um documento que contém todas as informações relevantes da reunião de assembleia.

O registro da ata em cartório não é determinado pelo Código Civil, porém pode ser necessário caso a convenção do condomínio exija.

Este documento, portanto, pode ser consultado sempre que necessário, gerando tranquilidade para os condôminos e maior confiança no trabalho do síndico, com a certeza de que o assunto não será esquecido no dia a dia.

Se as reuniões de assembleia não tiverem uma ata, então será difícil ter um atestado confiável que comprove o que foi decidido em assembleia.

Como fazer uma ata do condomínio

Para criar a ata do condomínio durante a reunião de assembleia, siga o passo a passo:

  1. Distribua uma lista de presença para os condôminos;
  2. Preencha o máximo de informações que conseguir antes do início da reunião;
  3. Registre todas as ações e deliberações da assembleia;
  4. Caso seja necessário, anote um resumo das discussões que ocorreram durante a reunião;
  5. Ao final da reunião, você poderá transcrever a ata para o formato utilizado pelo condomínio, como o digital, por exemplo;
  6. Em seguida, leia a ata para todos os participantes da reunião, que deverão aprová-la;
  7. Em seguida, a ata deverá ser assinada pelo presidente da reunião de assembleia e o secretário. Enquanto, os condôminos assinam a lista de presença;
  8. Por fim, você deve disponibilizar para todos os condôminos, deixando o arquivo no sistema do condomínio, por exemplo.

A melhor opção é deixar o documento final em um local onde todos poderão ter fácil acesso, como um sistema para condomínio, por exemplo.

Isso porque, além do acesso se tornar mais rápido, prático e econômico, essa é uma forma segura de manter a ata do condomínio, uma vez que, dentro do aplicativo, as chances de perda ou extravio diminuem.

O que deve constar na ata de condomínio

A ata do seu condomínio deve constar as seguintes informações:

  • O nome do condomínio;
  • O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou extraordinária;
  • Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados);
  • Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos);
  • Lista de “presentes” e “ausentes”. Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação);
  • Um espaço para a sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará o seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata;
  • E, por fim, a pauta da reunião, que já foi definida anteriormente.

Modelo de ata de condomínio gratuita

Para ajudar você a construir as atas das reuniões do condomínio com maestria, nós criamos três modelos e os disponibilizamos gratuitamente para você baixar e utilizar sempre que precisar.

Para conferir todos os modelos, é só preencher o formulário abaixo e nós enviaremos este material gratuito para o seu e-mail:

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Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo síndico e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.

No entanto, com o passar dos anos, alguns síndicos sentem a necessidade de realizar a troca da administradora e contratar uma nova empresa.

Durante este processo, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, nós criamos este artigo completo para ajudar você a realizar esta transição de maneira segura e seguindo as melhores práticas do mercado. Continue lendo!

Antes de tudo, o síndico pode mudar a administradora do condomínio?

Para responder a esta pergunta, é necessário entender sobre os poderes do síndico. 

O artigo 1.348 do Código Civil diz:

“o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Isso significa que a decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico e, portanto, cabe somente a ele tomar esta decisão.

Como mudar a administradora do condomínio? Veja as melhores práticas

Ainda que não seja necessária uma reunião de assembleia, é uma boa prática levar esta questão ao conselho do condomínio e, juntos, analisar e decidir sobre a possível troca e os seus motivos.

Caso o síndico decida realizar a troca sem autorização da assembleia, ele terá o apoio do conselho e não tomará uma decisão unilateral.

Para justificar esta decisão, veja algumas das razões mais comuns para a troca de uma administradora:

  • custos elevados, principalmente em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados;
  • má prestação dos serviços, tais quais ineficiência ou demora no atendimento;
  • serviços e ferramentas ultrapassadas, além de processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
  • falta de transparência na gestão condominial, por conta de uma comunicação e os processos demorados, por exemplo.

O síndico deve aprovar a troca da administração em reunião de assembleia?

Como você já sabe, se houver essa previsão na convenção, não é necessário convocar uma reunião somente para aprovar a troca da administradora do condomínio.

Ou seja: geralmente, o síndico realiza a troca da empresa e, somente depois, faz a validação da mudança com a assembleia.

Portanto, essa validação pode ser feita na reunião seguinte à mudança, seja ela ordinária ou extraordinária. Para ratificar, basta que 50% + 1 dos condôminos estejam presentes na reunião.

No entanto, caso a empresa escolhida não seja aprovada, o síndico deverá realizar uma nova busca, considerando as cotações realizadas e a análise do conselho do condomínio.

Importante lembrar: o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.

O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.

Quais são os documentos necessários para realizar a troca da administradora do condomínio?

Durante a transição, a administradora atual deverá entregar todos os documentos do condomínio que estão sob posse dela.

Esta documentação deve ser repassada para a nova empresa, junto a uma carta com a listagem de todos os documentos que foram entregues, protocolada pelo síndico.

Além disso, Renata Mota, Digital Management da TownSq com mais de 10 anos de experiência no mercado condominial, comenta que:

“É bem importante estar atento aos contratos, tanto ao que está sendo assinado, quanto ao que está sendo rescindido, respeitando os prazos e principalmente se assegurando sobre quais serviços está contratando e garantir que eles estejam todos sinalizados de forma clara, assim como os valores pagos pelos serviços.”

Além dos contratos, veja outros principais documentos que devem integrar a pasta de prestação de contas:

  • guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
  • benefícios trabalhistas e tributos;
  • comprovantes de pagamentos de contas;
  • circulares entregues;
  • cartas de comunicação;
  • cadastro atualizado dos condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
  • livro de atas;
  • cartão do CNPJ;
  • convenção do condomínio e especificação;
  • relatório da última emissão de boletos;
  • livro de registros de empregadores e balancetes;
  • extratos das contas correntes;
  • relação de inadimplentes.

Os documentos do condomínio devem ser arquivados corretamente. Por isso, nós criamos um artigo completo ensinando a organizar e por quanto tempo guardar cada documento. Aproveite para ler também!

Se o condomínio suspeitar de alguma irregularidade conduzida por má fé da administradora, poderá acionar uma auditoria externa com aprovação em reunião de assembleia.

Fique atento durante a mudança de administradora

Durante esta troca, alguns problemas podem ocorrer, como:

  • retenção de informações e documentos pela administradora que está sendo destituída;
  • falta de organização durante o processo de transição;
  • falta de informações por parte do síndico, tornando o início do trabalho com a nova empresa bastante difícil.

Além disso, o síndico também deve garantir que a nova empresa contratada não irá negligenciar demandas obrigatórias e importantes para garantir a saúde, segurança e salubridade da comunidade.

A omissão e negligência em algumas atividades, como impostos não pagos ou atrasos nos pagamentos dos funcionários, podem gerar sérios danos à gestão financeira do condomínio, além de afetar a reputação do síndico.

*Este post foi construído em conjunto com Renata Mota, Digital Management da TownSq, e Alana Almeida, Customer Success Onboarding da TownSq.

Se você gostou deste artigo, aproveite para conhecer o TownSq Administração Digital e ganhar maior agilidade, transparência e economia na gestão do seu condomínio. Clique para saber mais!

[MATERIAL GRATUITO] Modelo de Convenção de Condomínio

[MATERIAL GRATUITO] Modelo de Convenção de Condomínio

A Convenção de Condomínio é um documento que reúne as principais regras de convivência e administração do condomínio, além de determinar como ele será gerenciado pelo síndico. Continue lendo para baixar um modelo de convenção de condomínio grátis!

Como você já deve saber, a Convenção de Condomínio é um documento muito importante para a gestão condominial, que, além de ser uma obrigação legal de acordo com o Código Civil, também ajuda a preservar o bem-estar da comunidade.

Antes de sair escrevendo a sua convenção, lembre-se que o documento não pode ter pontos que vão contra a legislação vigente.

Em ambos os casos, se ocorrer, então o que foi determinado na convenção acabará invalidado.

Pensando em ajudar você a construir a Convenção do Condomínio da maneira correta, nós criamos um modelo simples e eficiente que você poderá baixar gratuitamente e utilizar nos seus condomínios.

Para baixar o modelo de convenção de condomínio, é só se inscrever no formulário abaixo e enviaremos o material direto para o seu e-mail:

MATERIAL GRATUITO: Modelo de Convenção de Condomínio

Neste conteúdo você vai:

  • definir as funções e deveres do síndico;
  • determinar o modelo de administração do condomínio;
  • estipular quais serão as sanções condominiais, em caso de desobediência Às regras do regimento interno;
  • definir detalhes sobre cobranças judiciais e cobrança de inadimplentes;
  • determinar como será o pagamento pelos condôminos para cobrir as despesas de manutenção e demais contas do condomínio;
  • determinar quais são as obrigações da diretoria e conselho do condomínio;
  • informar sobre como deve ser feita a realização de obras estruturais, de manutenção ou qualquer contratação de serviço para melhorias de infraestrutura;
  • definir o modo de uso dos itens coletivos e serviços comuns aos condôminos;
  • e, por fim, detalhar os tipos de reuniões de assembleia, bem como as regras para convocações e procurações.

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Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a uma lista de documentos do condomínio que devem ser guardados por um período específico, organizados e categorizados corretamente, evitando extravios ou subtrações. Veja mais a seguir!

Muitos documentos, ainda que pareçam irrelevantes, devem ser guardados corretamente, caso contrário, você (ou o futuro síndico do condomínio) poderá precisar de uma informação que está impossível de ser acessada, devido à bagunça de papéis e pastas.

Em outros casos, poderá ocorrer uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel e você, novamente, ficará sem saber onde encontrar tais papéis.

E se você ainda não se convenceu, especialistas afirmam que, em uma situação onde, por exemplo, há um processo trabalhista e o síndico perde a ação por não ter os documentos necessários devidamente armazenados, ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo da indenização paga.

Continue lendo e veja mais sobre como e por quanto tempo guardar os documentos do condomínio.

Como guardar os documentos do condomínio corretamente?

Separe os documentos por categorias

Como você já sabe, uma gestão condominial precisa de uma quantidade bastante diversa de documentos para funcionar bem, o que pode ser um problema se você não souber organizá-los corretamente.

Neste caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento dos documentos, você pode adotar uma classificação por categorias.

Veja alguns exemplos possíveis:

  • documentos do mês;
  • documentos financeiros;
  • documentos relacionados aos moradores (identificação, dados importantes);
  • relacionados à constituição do condomínios (plantas, regulamento interno, convenção);
  • obrigações do condomínio (seguros, contratos);
  • atas de reunião de assembleia;
  • boletos, orçamentos e/ou comprovantes;
  • entre outros.

Armazene os documentos em um local seguro

Perder documentos importantes é um pesadelo que nenhum síndico deseja passar, certo?

Logo, é muito importante armazenar os documentos em um local seguro, seja na administradora ou em uma sala restrita no próprio condomínio.

Entre as principais recomendações para guardar os documentos do jeito certo, nós destacamos:

  • escolha uma sala arejada, evitando a proliferação de fungos e bactérias e protegida da chuva, umidade e mofo;
  • evite dividir a sala de documentos com outras salas, como a garagem, sala de máquinas ou onde guardam-se os produtos de limpeza, por exemplo;
  • guarde os documentos em pastas facilmente identificáveis;
  • mantenha sempre a sala trancada, a fim de evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
  • disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador, por exemplo;
  • informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.

Tenha a Certificação Digital

Um outro detalhe que, geralmente, passa despercebido por alguns síndicos é a certificação digital do condomínio.

A certificação digital se trata de um documento eletrônico que serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.

Por meio desta certificação, o síndico pode realizar diversos serviços de maneira totalmente digital, o que contribui para a agilidade nos processos e redução de custos e burocracia.

Desde 2013, esta certificação digital tornou-se obrigatória para os condomínios e deve ser solicitada pelo síndico por meio de Autoridades Certificadoras, a fim de tornar a gestão condominial e a emissão de documentos mais eficaz.

Além disso, é com o certificado digital que se consulta diversos documentos de forma online, não sendo necessário manter a versão física de alguns deles.

Digitalize os documentos

Além de guardar os documentos em um local seguro, ter uma versão deles digitalizada também ajuda a tornar a gestão condominial mais eficaz e garante a segurança de dados e arquivos relacionados à gestão.

Os documentos serão salvos em formato digital, criando-se automaticamente um backup de toda a documentação, e danos e perdas serão diminuídos, além de facilitar a busca por uma informação.

Afinal de contas, para encontrar um dado o síndico não precisará ir até uma sala específica e passar vários minutos procurando em pastas e papéis, deixando esta ação somente em casos que, realmente, seja necessário ter o documento físico.

Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?

Veja a seguir quais são os principais documentos do condomínio e por quanto eles devem ser guardados.

Tipo de documento Tempo de guarda
Cartão de CNPJ Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB a qualquer momento.
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Processos trabalhistas Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Prontuários de funcionários Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Dossiê (Convenção / Especificação) Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Livros de atas de reuniões de assembleia Permanente
Plantas do condomínio Permanente
Extratos Bancários Não precisa guardar
AVCB Renovar a cada 3 anos
Seguros de Incêndio – Apólice 5 anos após a vigência
Apólices de Seguro de Vida 5 anos após a vigência
DIRF 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Formulário CAGED 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Transporte 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
GR Contribuição Sindical / Assistencial 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Holerite / Recibo de Pagamento 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Folha de ponto 6 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
DARF IRRF Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
DARF PIS Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
GPS (Guia da Previdência Social) 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Pastas de Prestação de Contas 10 anos
GPS – Seguridade Social 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Laudo PPRA 20 anos (É atualizado anualmente e, por isso, alguns contadores não veem a necessidade de guardar os laudos antigos)
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) 20 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Folha de pagamento 10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) 30 anos
RAIS 5 anos
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia

Este artigo ajudou você a entender melhor a importância de guardar corretamente os documentos do condomínio? Caso tenha restado alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo.