Pré-autorização de convidados na portaria é uma funcionalidade muito utilizada no TownSq pois organiza e agiliza a entrada de visitantes no condomínio, mantendo a segurança. Esta função facilita o dia a dia de porteiros, síndico e moradores. Veja como:
Porteiros: agilidade e segurança na tarefa de identificar quem está autorizado ou não a entrar no condomínio, evitando erros e pilhas de papéis, bem como a diminuição a fila na portaria em dias ou horários de maior movimento.
Síndico e gestão: registro do histórico de autorizações e entradas no condomínio.
Moradores: pré-autorização de convidados, com data pré-definida, em poucos segundos direto pelo smartphone ou computador.
Para facilitar ainda mais a busca de autorizados pelos porteiros, e também o processo de pré-autorização pelo morador, temos uma novidade:
Passaporte de Convidado na Portaria
O que é o passaporte de convidado na portaria? O passaporte de convidado na portaria é uma cópia da pré-autorização que o morador envia para seu convidado. O benefício para você: segurança e agilidade Todos são beneficiados, e o processo padrão de pré-autorização continua funcionando. Entretanto, ao utilizar o passaporte de convidados na portaria, a entrada no condomínio fica ainda mais segura, pois o porteiro tem mais segurança da identificação da autorização, além da agilidade de verificar a pré-autorização eletronicamente.
Veja as vantagens de utilizar o passaporte de convidado na portaria
Porteiros:
Identificação mais rápida do visitante, basta utilizar um leitor de QR code e o TownSq já identifica se a autorização está válida ou não
Maior segurança ao registrar a entrada do visitante ou prestador de serviço, pois possuir o passaporte é mais uma validação que o visitante realmente foi pré-autorizado
Diminuição de erros ou demora por digitação incorreta
Síndico e gestão:
Mais um nível de segurança na entrada de terceiros no condomínio
Moradores:
Compartilhamento rápido com seus pré-autorizados
Maior segurança no condomínio
Visitantes:
Agilidade na entrada
Detalhes de suas autorizações
Como funciona na prática?
O processo todo é muito prático, e para que você não fique com dúvidas vamos mostrar separar em 2 partes e mostrar 3 exemplos do momento de conferência da portaria :
Criação do passaporte de pré autorização
1.Morador pré-autoriza o convidado
2. Morador compartilha o passaporte com o convidado
Exemplos de chegada do visitante na portaria
Passaporte de pré-autorização na portaria válido
a) Visitante chega na portaria e apresenta passaporte válido para o porteiro, que registra a entrada
b) Morador recebe notificação de entrada
Caso o morador utilize o app TownSq (atualizado) em seu smartphone, e esteja com o mesmo logado, ele receberá uma notificação push quando a portaria registrar a entrada do visitante.
2. Passaporte de pré-autorização na portaria para uma data diferente da atual
a) Visitante chega na portaria e apresenta passaporte com outra data para o porteiro
b) O que fazer?
Caso a pré-autorização não seja para o dia atual, o porteiro deve seguir com procedimento padrão. Normalmente é entrar em contato com o morador para verificar se o visitante está autorizado ou não, mas o porteiro deve seguir as regras definidas pelo condomínio.
3. Passaporte de pré-autorização na portaria inválido ou falso
a) Visitante chega na portaria e apresenta passaporte inválido ou falso para o porteiro
Este caso pode ocorrer com alguma pré-autorização que foi removida pelo morador ou gestão, ou então no caso de alguém mal-intencionado tentar entrar no condomínio.
b) O que fazer?
Caso a pré-autorização esteja vencida, o porteiro deve seguir com procedimento padrão, normalmente é entrar em contato com o morador para verificar se o visitante está autorizado ou não, mas o porteiro deve seguir as regras definidas pelo condomínio.
Outras atualizações na portaria do TownSq:
Além do passaporte de convidado na portaria, fizemos algumas outras atualizações baseadas no feedback de nossos clientes:
Data na visão de portaria
Mudamos a visualização da data na tela de portaria para ficar mais fácil para o porteiro identificar a validade das autorizações.
Notificações push ao autorizar entrada de visitante
Uma novidade para os moradores: agora quando o porteiro registra a entrada de um visitante, o morador recebe notificação do TownSq no seu smartphone (desde que esteja com a versão mais atual do app instalada e logado no TownSq)
Dados do período e quem autorizou ao registrar entrada
Adicionamos os dados de período da autorização e quem realizou a autorização na tela de registro de entrada do porteiro.
FAQ – Perguntas frequentes
O que é QR code?
QR Code, ou Código QR é um código de barras bidimensional que pode ser facilmente escaneado usando a maioria dos telefones celulares equipados com câmera. Esse código é convertido em texto (interativo), um endereço URI, um número de telefone, uma localização georreferenciada, um e-mail, um contato ou um SMS. (QR Code na wikipedia)
Como ler/escanear um QR code?
A portaria do condomínio pode escanear o código de 2 maneiras:
através do aplicativo TownSq para iOS ou Android em um tablet ou smartphone
utilizando um leitor específico de QR code ligado no computador
E se o condomínio não tiver leitor de QR code?
Sem problemas, o processo antigo continua funcionando normalmente. A portaria do condomínio pode realizar a busca normalmente pelos dados do visitante. Caso o visitante possua o passaporte, o porteiro pode buscar os dados manualmente no TownSq de acordo com o que estiver escrito no passaporte do visitante.
Quanto custa um leitor de QR code?
O valor pode variar de acordo com a marca e modelo, mas pode ser encontrado a partir de R$300 reais na internet.
Viver em sociedade é um desafio e tanto, não é? Ainda mais nas cidades, onde a maioria da população mundial vive. Com um espaço limitado, vivemos cada vez mais próximos uns dos outros, ocupando principalmente condomínios. Esses ambientes reproduzem a vida em sociedade e, assim como a rotina em seu exterior, para manter sua ordem é necessário seguir leis. É por isso que existe a lei do condomínio A convivência nos condomínios é conduzida por uma série de regras e níveis de poder, que orientam desde a prestação de contas até as vagas da garagem. Neste artigo, você confere as leis que regem seu funcionamento e a relação entre elas.
Código Civil e Lei do Condomínio – Lei nº 4.591/64
O Código Civil é o principal instrumento ao que se deve recorrer, pois é superior às demais leis do condomínio. Inclusive, todas as outras devem ter o Código Civil como base. Possui 44 artigos destinados à legislação para condomínios, regulando casos de inadimplência, descumprimento de normas e afins. Em caso de ausência de algum tópico no Código Civil, a convenção ou a reunião da assembleia terão prioridade, sempre seguindo a ordem de importância estabelecida para condomínios. Anterior ao Código Civil, a Lei nº 4.591/64, ou Lei do Condomínio, já teve superioridade em comparação às outras medidas. Entretanto tornou-se secundária após a publicação dos 44 artigos do Código Civil feitos em 2002. A lei do condomínio ainda abrange direitos, deveres e condutas a serem respeitadas, que, em sua maioria, o Código Civil também abarca. No entanto, quando há conflitos, predomina o estabelecido no Código.
Por isso, em casos como discordância em reuniões de assembleias ou mesmo dúvidas com relação aos direitos do condômino, o Código Civil é a ferramenta mais adequada. Um exemplo disso é a cobrança de multa quando um condômino não cumpre com seus deveres perante o condomínio. O Art. 1337 define que só por deliberação de três quartos dos condôminos restantes, um morador pode ser constrangido a pagar uma multa condominial. Caso esteja estabelecido na convenção do condomínio um quorum menor para aplicação da penalidade, deve-se recorrer à lei que é superior, no caso o Código Civil, o que invalidaria a multa.
Convenção do Condomínio
Se existe o Código Civil, que é a lei superior a todas as outras, por que a convenção do condomínio é necessária? Cada condomínio possui características próprias e está inserido em uma realidade diferente. Mesmo que o Código Civil ou a Lei do Condomínio direcione as ações, existem detalhes que não podem estar em uma lei geral e por isso a convenção de condomínio existe. Ela tem caráter obrigatório, detalhando regras pertinentes à realidade do ambiente, e deve ser seguida por todos os condôminos. Define itens como:
quota proporcional
modo de pagamento dos condôminos
fundo de reserva
forma de administração
competência das assembleias
outros
É nesse documento que está discriminada a propriedade onde o condomínio está e quais áreas são de uso comum ou exclusivo. É aqui que você encontrará indicações de como usar os serviços e itens que são de acesso a todos os moradores. O modelo de administração do condomínio também é determinado na convenção do condomínio. A convenção do condomínio deve ser respeitada sob pena de multas, e as regras só tornam-se vigentes quando formalizadas no documento. Dada a importância, é interessante o auxílio de um advogado conhecedor da legislação imobiliária, pois caso contradiga as leis superiores, a convenção não terá validade. É preciso assinatura de titulares de 2/3 das frações ideais do condomínio para fazer valer uma convenção.
É feito pelos próprios condôminos, com a necessidade de aprovação de maioria simples dos presentes. Deve ser parte integrante da convenção do condomínio, e registrado dessa forma em cartório. O registro não é obrigatório, mas torna-se importante para esclarecimento de regras para cuidado com o uso do patrimônio, espaços comuns, condutas internas e proibições necessárias, animais em apartamento e relação com serviços terceirizados. Diferentemente das convenções, o regulamento interno não poderá conter as matérias que a lei remete como de sua competência, estando sempre a convenção em nível de superioridade. O regimento tem como foco o cotidiano do condomínio, deixando mais claras as regras de relacionamento entre os moradores. Como as questões que estão no regimento interno do condomínio são de ordem diária, é nele que você irá encontrar informações como permissão para ter animais, uso de funcionários do condomínio para serviços particulares, local para deixar bicicletas, uso das dependências de maneira irregular, etc. Já que as regras serão direcionadas aos moradores, é preciso que eles aprovem as mesmas sendo possível fazer isso em uma reunião da assembleia.
As reuniões da assembleia do condomínio têm obrigatoriedade de acontecer, no mínimo, uma vez ao ano de acordo com a lei do condomínio, e tem a finalidade de promover discussões, alinhamento e realização de votações. É um espaço para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger o síndico. Existem três tipos de reuniões da assembleia: geral de instalação, geral ordinária, geral extraordinária.
AGO – Assembleia Geral Ordinária: é a mais conhecida, pois ocorre anualmente e é onde se apresenta a prestação de contas do condomínio.
AGE – Assembleia Geral Extraordinária: como o nome já diz, acontece se houver demanda dos moradores ou síndico e tem o intuito de resolver emergências.
Nas reuniões da assembleia, é possível atualizar/alterar a convenção e o regimento interno do condomínio, desde que seja aprovado com o quorum mínimo de ⅔ dos condôminos para a convenção, e maioria simples para o regimento, mas sempre respeitando as leis superiores do Código Civil e Lei do Condomínio.
Devido a grande quantidade de pessoas presente nessas reuniões, manter a organização é essencial para você ter uma assembleia eficiente e para que as questões abordadas sejam resolvidas. E isso deve ocorrer a partir da convocação dos moradores.
É muito importante mantermos a qualidade da água que consumimos em casa. Essa água deve estar livre de impurezas e contaminação. A água vem da rua para as nossas casas e fica armazenada em nossas caixas d’água para ser usada no nosso dia através de torneiras, filtros, chuveiro e mangueiras.
A limpeza de caixa d’água periodicamente é de extrema importância para a saúde dos moradores, e vamos te mostrar o porquê.
Nós usamos a água em casa de várias formas diferentes, como por exemplo:
para beber
lavar carros
lavar alimentos
limpar móveis e chão
higiene pessoal de forma geral, entre outros
Porém, se essa água que usamos não estiver limpa, ela pode nos contaminar e transmitir doenças muito sérias, como:
leptospirose
cólera
febre tifoide
Muitas dessas doenças são transmitidas pela ingestão de alimentos contaminados ou água, que por vezes são contaminados por terem sido limpos com uma água já impura de nossas caixas d’água, ou, outra forma de contaminação comum, através do contato da pele com água contaminada, como em chuveiros e torneiras.
Muitas pessoas têm o costume de fazer a limpeza de caixa d’água uma vez por ano, porém essa não é a forma mais adequada de mantê-las longe de contaminação. O correto, e, portanto, mais adequado e eficaz modo de se manter a qualidade da água é fazendo a limpeza com um intervalo de, no mínimo, seis meses entre uma limpeza e outra, e mantendo-a sempre bem tampada, para impedir que a caixa se torne um criadouro de mosquitos transmissores de doenças.
“A limpeza de caixa d’água deve ser realizada a cada seis meses pelo menos.”
A limpeza de caixa d’água evita entupimentos causados por acumulo de sujeira no fundo da caixa e precisa ser feita da forma certa, pois uma caixa d’água limpa de forma incorreta ou inapropriada pode inferir em outros tipos diferentes de doenças o que manterá sua água contaminada e impura.
Portanto, para garantir a saúde de todos, procure se informar sobre a limpeza da caixa d’água de seu condomínio, e ajudar a mantê-la em dia!
A rotina de um síndico implica em muito corre corre, imprevistos e resolução de problemas. São tantos cuidados a serem tidos que, sem um método de organização, é possível que se perca muito tempo e o controle da situação. Reserva do salão de festas, do uso da quadra de esporte, o porteiro que faltou e até a briga dos vizinhos são apenas uma parte do dia dia de um síndico na gestão de condomínio. Para que tudo seja feito com qualidade, o auxílio de um software de gestão de condomínios é essencial, e aqui estão algumas das vantagens do uso:
Veja algumas vantagens no uso de um software de gestão de condomínio:
Praticidade
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico online, utilizando um software de gestão de condomínio, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Utilizando um software de gestão de condomínio, fica mais prático e rápido agendar o salão de festas ou a área com churrasqueira para um ou outro morador com registros automáticos, que facilitam o gerenciamento e visualização online de todas as dependências do condomínio, sem precisar do encontro pessoal ou telefonema do morador com o síndico.
Gestão financeira do condomínio mais fácil
Com o software de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Transparência financeira do condomínio
A administração do condomínio pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, pelo software de gestão de condomínio. A gestão fica mais transparente e os moradores mais informados, certos de que o melhor está sendo feito.
Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no software de gestão de condomínio, desde prestação de contas até a convocação para assembleias, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Redução de Horas Extras
Ao utilizar um software de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio. Assim fica mais fácil de reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, diminuindo os gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras. Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do software de gestão de condomínio.
Comunicação do Síndico com os Condôminos
Com um software de gestão de condomínio, você pode ter um canal de atendimento aos condôminos, deixando as queixas ou sugestões sempre registradas, o que trará mais confiabilidade. Fóruns podem ser abertos pelos próprios condôminos para combinações, ou discussões sobre temas específicos. A comunicação eficaz e constante diminui os conflitos e desentendimentos, facilitando a convivência e acordos futuros.
Otimização de Processos
Usando um software de gestão de condomínio, o síndico tem todas as informações em vista. Assim, fica mais fácil delegar funções às equipes internas de condôminos que ajudem em alguns setores da gestão. Também é facilitada a gestão de contas a serem pagas e o pagamento delas em dia, evitando gastos com taxas.
Viu quantas facilidades um software de gestão de condomínios pode trazer para seu dia a dia? Converse conosco e use essa tecnologia para melhorar a sua vida e do seu condomínio!
