Seja para convocar os condôminos para a reunião de assembleia ou para procurar resolver problemas no condomínio: a comunicação é uma ferramenta indispensável ao síndico. E com a evolução tecnológica, o síndico deixou de lado alguns meios tradicionais de comunicação e passou a investir na tecnologia para levar informações à comunidade. Veja a seguir quais são os melhores aplicativos para condomínio.

Não é à toa, uma vez que a comunicação via mural, carta e bilhetes possuem limitações. Se o condômino viajou, por exemplo, como faz pra receber a convocação?

A tecnologia tem resposta pra isso e pra outros desafios da gestão condominial. O digital já trouxe facilidade para o transporte, a alimentação, entre outros. E no condomínio não seria diferente: aplicativos e softwares já existem para facilitar a comunicação e a gestão do síndico.

Aplicativos já se tornaram indispensáveis para o trabalho do síndico, isso é um fato. Mas a dúvida que permanece é: qual é o melhor aplicativo de comunicação para o condomínio? Como o síndico pode escolher o melhor app para o seu condomínio?

Para responder essa dúvida, preparamos uma lista com 5 dicas para o síndico escolher o aplicativo para a comunicação do condomínio. Veja a lista completa abaixo:

1. Use mais de um aplicativo para a comunicação do condomínio

Sim, o síndico não precisa usar um único aplicativo para toda a comunicação do condomínio. O mais inteligente é aliar soluções, porque cada uma possui benefícios e limitações.

O WhatsApp, por exemplo. É o app de comunicação mais popular, usado por praticamente todo mundo, algo que já faz parte do nosso dia a dia.

Ao mesmo tempo, o grupo do condomínio tem sido usado como espaço para ofender síndicos. A imprensa já noticiou casos de síndicos que foram difamados em grupos de WhatsApp.

Em São Paulo, um síndico recebeu R$ 15 mil de indenização pelas ofensas. No Distrito Federal, outro síndico acusado de corrupção por uma condômina recebeu indenização de R$ 2,5 mil. É muito difícil o síndico conseguir abolir o grupo de WhatsApp do condomínio. E essa nem é a melhor solução, uma vez que o aplicativo possui benefícios, como listamos acima. O caminho então é aliar soluções digitais para a comunicação do condomínio.

Exemplo: o grupo de WhatsApp segue como ambiente para discussão dos moradores, mas o síndico não participa dele e nem permite que o grupo leve o nome do condomínio, deixando claro que a comunicação oficial dele como gestor do condomínio acontece em um outro app.

2. Invista em um aplicativo de condomínio pago e não se arrependa

Os aplicativos gratuitos têm essa vantagem clara: você não precisa pagar nada para usá-los. Mas, em compensação, eles se mostram bastante limitados em algumas situações.

E já que você está em busca do melhor aplicativo para condomínio, deve prestar atenção nessas limitações. Uma questão é o suporte.  Algumas ferramentas gratuitas não oferecem um atendimento de qualidade quando surge um problema com a sua conta. É praticamente impossível falar com um atendente.

A solução, muitas vezes, é perguntar em um fórum e torcer para ser respondido. Outro problema são as funções. Geralmente, os aplicativos pagos possuem mais funções.

Voltando ao exemplo do WhatsApp, ele não envia avisos e outras notificações de mensagem por e-mail. Função essa que outros apps de comunicação oferecem. Aplicativos pagos oferecem um ambiente diferente para os moradores. Um ambiente mais formal que incentiva um comportamento mais cuidadoso. 

Quem observou isso na prática foi o Guilherme Ricardo, síndico no Rio de Janeiro. Ele implantou um aplicativo pago no condomínio e notou a diferença na comunicação dos moradores. Segundo ele, “uma ferramenta que limita essas gafes é primordial pro condomínio”.

3. Histórico de comunicação disponível é fundamental

Uma das qualidades da tecnologia é a possibilidade de arquivar informações. Mensagens trocadas há anos ficam salvas e podem ser consultadas a qualquer momento. Isso representa uma vantagem em várias situações. 

Quando um condômino reclama que não recebeu determinado aviso: o síndico consegue provar que avisou. Em alguns casos é possível demonstrar que o condômino visualizou a mensagem. 

Os registros do aplicativo ajudam também o síndico a se organizar. Na hora de apresentar os resultados para a comunidade, ele consegue acessar os registros de comunicação e encontrar os avisos que fez durante o ano e outras informações que ficariam perdidas se não estivessem registradas no digital. O melhor aplicativo para o seu condomínio será aquele que oferecer um histórico fácil de navegar.

4. O síndico deve estar no controle da comunicação

Esse é um aspecto fundamental. O síndico, como responsável pela administração do condomínio, precisa ter controle da comunicação do condomínio. Quando isso não acontece, fica mais difícil controlar as confusões que inevitavelmente surgem na convivência dos moradores. 

Os próprios moradores podem obter uma imagem negativa do síndico ao perceberem que ele não consegue controlar as discussões que podem surgir em grupos de condomínio.

A solução então são aplicativos que permitam o controle da comunicação institucional do condomínio pelo síndico. Através da possibilidade de criar grupos específicos para conversar com diferentes membros, por exemplo, ou evitando que determinadas mensagens sejam publicadas em um espaço onde todos os condôminos podem visualizar.

5. Escolha um aplicativo fácil de usar

O aplicativo pode ter inúmeras funções, mas vai tudo por água abaixo se a experiência dos usuários for negativa. Quando o app é difícil, o morador deixa de usar e o síndico também. Se o tal aplicativo for pago, isso significa dinheiro jogado fora.

Um aplicativo ou software se torna fácil de usar quando o síndico e os moradores podem usar ele para executar uma série de funções relacionadas ao condomínio: reserva de espaços coletivos, liberação de portaria, armazenamento de documentos, livro de ocorrências, envio de convocação, etc.

Alguns síndicos inclusive optam por manter a comunicação do condomínio fora do celular, preocupados com a adaptação dos moradores de mais idade. Ainda bem que existem aplicativos cujo uso só precisa seguir algumas orientações simples.

Seguindo essas cinco dicas básicas, o síndico consegue escolher o melhor aplicativo ou os aplicativos ideais para a comunicação no condomínio. Não deixe de compartilhar suas opiniões sobre o tema nos comentários abaixo. Quem sabe nós podemos ajudar você a resolver algum problema do condomínio através da comunicação.

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