por Denys Hupel | nov 20, 2018 | Síndicos
Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil! A vida de síndico é algo que requer muita atenção, disciplina e conhecimento. Mas não adianta nada ser a pessoa mais capacitada do universo se não houver uma coisa básica: organização.
Apenas quem já atuou como síndico entende o quão fácil é perder-se em meio a tantos documentos e atividades. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para te ajudar na hora de organizar suas atividades de síndico. Afinal, quem não quer uma vida de síndico menos estressante?
Dica 1: gestão de tarefas
Antes de mais nada, devemos destacar uma questão fundamental: prioridades. Como síndico, é essencial saber identificar e diferenciar o que é urgente do que é importante. Importante é tudo aquilo que impacta o resultado de alguma coisa no condomínio. Para ilustrar, um exemplo disso é a elaboração da previsão orçamentária do condomínio. Sem ela, todo o controle financeiro do condomínio é prejudicado.
Por sua vez, urgente são todas as coisas que eram importantes na semana passada, mas que acabaram não sendo feitas. Logo, são todas as atividades que sofrem influência do tempo, como manutenção dos elevadores ou a limpeza da caixa d’água. Ou seja, quanto mais tempo passa, mais urgentes essas atividades se tornam.
Dica 2: monte uma agenda inteligente
Quem nunca comprou uma agenda nova no início do ano só para abandoná-la antes mesmo de julho chegar? Certamente todos já passamos por isso. Entretanto, quando se assume a vida de síndico, temos um condomínio inteiro dependendo da nossa produtividade.
Em primeiro lugar, é preciso organizar o seu tempo. Para isso, você pode utilizar a matriz da gestão de tempo. Em uma folha, desenhe o seguinte esquema:
No quadrante 1, ficam as atividades que são importantes e urgentes: crises e imprevistos. Alguns exemplos disso são: infiltrações, problemas na segurança ou na parte elétrica do condomínio.
Já no quadrante 2, deve-se colocar as tarefas importantes, mas que não são urgentes. É a parte do dia a dia, atividades que são feitas diariamente ou periodicamente, como: manter a comunicação com moradores, conversar com funcionários, preparar reunião de assembleia, entre outros.
Agora, o quadrante 3 é voltado para aquelas atividades que são urgentes, porém não importantes. Aqui entram: conferir as notificações do aplicativo do condomínio, checar e-mails, etc.
Enfim, o quadrante 4 é focado naquelas atividades que não são urgentes e muito menos importantes. Nesses casos, faça essas atividades com calma, conforme o seu tempo e demanda.
Usando o método da matriz de gestão de tempo, identifique quais tarefas da sua lista pertence a cada categoria e adicione o número do quadrante ao qual ela pertence. Em seguida, determine dias e horários para realizar as atividades do quadrante 1 e 2. Por exemplo: todas as segundas-feiras, às 9h, o síndico deve conversar com o zelador para estipular as tarefas da semana. Por fim, aloque as tarefas dos demais quadrantes.
Feito isso, reserve um espaço para os imprevistos. Apesar de parecer estranho agendar momentos para problemas que ainda nem existem, você vai agradecer a si mesmo no futuro.
Sobretudo, lembre-se de incluir à agenda momentos para pausas de descanso. Também reajuste sua agenda eventualmente.
Dica 3: estabeleça horários de trabalho
Para evitar estresse e dor de cabeça, deve-se criar uma rotina como síndico. Estabeleça horários e dias de trabalho para exercer as suas atividades de síndico e gerenciar o condomínio.
O primeiro passo é deixar claro para os condôminos quais são os seus horários de trabalho. Dessa maneira, eles saberão em quais momentos podem procurar você. Garanta também que seus moradores tenham um canal direto para deixar críticas a qualquer momento. Pode ser através do software do condomínio ou um livro de reclamações. Desta forma, um aplicativo pode facilitar a sua vida de síndico.
Dica 4: aprenda a dizer não
Normalmente, quando imprevistos acontecem, temos a tendência de largar tudo e sair correndo para resolvê-los. Porém, isso não passa de uma cilada. Ao lidar com essas situações, a primeira coisa a fazer é refletir se aquilo realmente precisa ser resolvido agora. Afinal, nem sempre algo que é importante para um morador é necessariamente urgente para o condomínio. Não se deixe levar pelas inquisições dos condôminos e aprenda a dizer não. Caso a questão não seja urgente, marque uma reunião com o condômino para cuidar do assunto com calma e atenção exclusiva.
Dica 5: armazene corretamente os documentos do condomínio
Em síntese, sempre guarde um documento após recebê-lo. Assim, você não corre o risco de perder itens importantes e vai ficar mais fácil localizá-los quando forem necessários. Para ajudar com isso, você pode apostar em arquivos, caixas ou pastas sanfonadas.
Apps também facilitam a vida de síndico, permitindo armazenar todos os arquivos em um sistema online único. Desse modo, o síndico tem acesso virtual a todos os documentos importantes do condomínio.
Dica 6: use e abuse das planilhas e checklists
Controle cada setor do condomínio com planilhas práticas e fáceis de serem utilizadas. Você pode utilizar o Excel ou aproveitar de aplicativos para organização condominial, como o TownSq. O menu “Atividades” é uma área específica para controlar pendências da vida de síndico. Entenda como ele funciona assistindo este vídeo.
Dica 7: não tente ser multitarefa
Quando tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, acabamos com duas coisas malfeitas. Como síndico, você é responsável pela qualidade de vida dos seus condôminos. Então, faça uma coisa de cada vez, dando toda a sua atenção ao trabalho.
Quanto mais organizado e proativo você for hoje, menos estressante será a sua vida de síndico amanhã! Ao organizar as suas atividades de síndico, o profissional consegue lidar com todas as tarefas em dia. Quem não quer tudo isso?
Quer organizar ainda mais as suas atividades de síndico? Peça uma demonstração gratuita da TownSq para o seu condomínio! O download é gratuito.
por Denys Hupel | ago 20, 2018 | Síndicos
Seguro condominial é algo que pagamos torcendo para nunca precisar usá-lo. Entretanto, acidentes e imprevistos acontecem quando menos esperamos e é exatamente por isso que o condomínio precisa contar com uma boa garantia contra todos os tipos de danos e contratempos.
Para trazer clareza sobre o assunto, preparamos esse artigo que explica tudo sobre seguros para condomínio, quais são os tipos de coberturas disponíveis e muito mais. Confira:
Lei sobre seguro condominial
De acordo com o Art. 1.346 do Código Civil, é obrigatória a contratação de um seguro para condomínios residenciais, comerciais e mistos contra o risco de incêndio ou destruição total ou parcial.
Já a Lei do Condomínio, de nº 4.591/64, determina prazos, multas e deixa explícito que deve englobar todas as unidades e partes comuns do condomínio:
Art. 13. Proceder-se-á ao seguro da edificação ou do conjunto de edificações, neste caso, discriminadamente, abrangendo todas as unidades autônomas e partes comuns, contra incêndio ou outro sinistro que cause destruição no todo ou em parte, computando-se o prêmio nas despesas ordinárias do condomínio.
Parágrafo único. O seguro de que trata este artigo será obrigatoriamente feito dentro de 120 dias, contados da data da concessão do “habite-se”, sob pena de ficar o condomínio sujeito à multa mensal equivalente a 1/12 do imposto predial, cobrável executivamente pela Municipalidade.
Art. 14. Na ocorrência de sinistro total, ou que destrua mais de dois terços de uma edificação, seus condôminos reunir-se-ão em assembleia especial, e deliberarão sobre a sua reconstrução ou venda do terreno e materiais, por quórum mínimo de votos que representem metade, mais uma das frações ideais do respectivo terreno.
Como a legislação foca em edifícios, as regras para condomínios horizontais onde cada morador é responsável pela construção da própria casa são diferentes. Nesses empreendimentos, o condomínio oferece amparo apenas para as áreas comuns, como portaria, salão de festas, playground.
Apesar de a legislação determinar que o serviço deve ser contratado em até 120 dias após a concessão do documento que permite a moradia no local, não é recomendável que se inicie a ocupação do empreendimento sem o seguro condominial.
Além disso, de acordo com a Lei nº 4.591 – Art. 22, é o síndico quem responde ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, por qualquer inadequação ou insuficiência de seguro constatada. Em outras palavras, o síndico é responsável por toda e qualquer coisa que acontece no condomínio, boas e ruins. Isso deve ser levado em consideração na hora de selecionar as apólices pelo condomínio.
O que o seguro condominial deve cobrir?
O plano contratado deve abranger toda a área do condomínio vertical, incluindo áreas comuns e autônomas. A lei determina apenas que se tenha resguardo contra incêndio e destruição, deixando em aberto as outras situações a qual o condomínio deve ser assegurado.
Como sempre, melhor prevenir do que remediar! A cobertura deve ser adequada às necessidades do condomínio, portanto o indicado é que sejam contratadas apólices que garantam proteção contra todas as situações que o empreendimento está sujeito, todas as possíveis intempéries que podem ocorrer, como:
- Queda de raios no terreno do condomínio
- Roubos, furtos e assaltos
- Explosões
- Danos elétricos
- Quebra de vidros
- Ações de vendavais
- Impacto de veículos
- Queda de aeronaves
Também é importante que o seguro para condomínio inclua itens de responsabilidade civil – do condomínio e do síndico. Isso fornecerá amparo financeiro caso ocorra algum acidente ou sinistro que façam o empreendimento e seu responsável serem responsabilizados judicialmente.
Entenda os tipos de cobertura de seguro para condomínio
Os seguros para condomínios têm como ponto de partida as coberturas básicas e obrigatórias, que se dividem em simples e ampla. Cada seguradora possui especificações próprias, mas trouxemos alguns exemplos:
Cobertura básica simples: geralmente, oferece apenas ressarcimento de prejuízos causados por incêndio, queda de raio no terreno onde o condomínio está localizado e explosões de qualquer tipo.
Cobertura básica ampla: normalmente fornece ressarcimento contra outros riscos que causem dano material ao imóvel além de incêndio, explosão e raios, como quedas de aeronaves, vendaval, desmoronamento, alagamentos, entre outros.
Todas os planos podem ser atualizados e incrementados com coberturas adicionais para corresponder à situação do condomínio.
Quem paga o seguro do condomínio?
Seguro para condomínio é considerado uma despesa ordinária e deve ser julgado como parte da manutenção do estabelecimento e cobrado no extrato da taxa condominial. Ou seja, o custo é rateado entre os moradores.
Apesar de ser uma questão de transparência administrativa, o síndico não tem a obrigação de consultar a assembleia antes de contratar o serviço de seguro básico para o condomínio. Só é necessário convocar uma reunião de assembleia no caso de o condomínio optar por apólices extras que tornam o valor total mais caro.
Renovação do seguro do condomínio
As renovações devem ser feitas de forma contínua e sem interrupções, seguindo as regras estabelecidas no contrato com a seguradora e com base na convenção do condomínio. Habitualmente, as coberturas de seguros para condomínio têm duração de um ano.
É o síndico quem é o responsável por renovar o seguro do condomínio. Se a renovação não for feita dentro dos prazos corretos, o condomínio fica à mercê de acidentes e multas pela infração.
Lembre-se sempre de pesquisar e comparar preços entre seguradoras antes de renovar o seguro condominial levando em consideração não apenas o custo, mas também as propostas, coberturas estipuladas e condições gerais do contrato.
Erros mais comuns na contratação de seguro condominial
Existem uma série de erros recorrentes ao utilizar seguros para condomínios. Separamos algumas das situações mais comuns:
- Contratar reparos sem a autorização da seguradora: não há reembolso de despesas efetuadas sem a permissão da empresa. Se o problema ocorrer em um equipamento ou instalação resguardada pelo contrato, notifique a seguradora e peça autorização antes de permitir o conserto – mesmo que seja uma situação de crise;
- Não oferecer informações completas: ao notificar a seguradora de algum problema, o síndico deve informar as circunstâncias do ocorrido, data e hora, quais foram os bens atingidos e incluir os dados de todos os envolvidos;
- Mentir na hora de informar o sinistro: todas as informações repassadas à seguradora devem ser honestas. Não tente manipular a verdade atribuindo ao evento causas inventadas para que o acidente se enquadre nas cláusulas do contrato;
- Não declarar acidentes que ocorrem dentro dos apartamentos: todas as áreas do condomínio são resguardadas pelo seguro. Se a cobertura cobre o incidente que ocorreu na área autônoma, ele poderá ser amparado pela apólice. Um exemplo disso é em caso de incêndio dentro de uma unidade ou vidros quebrados por causa de vendaval;
- Indicar que o morador faça orçamento de conserto de veículo: a seguradora possui uma lista de oficinas credenciadas para reparo de veículos que sofrem algum tipo de dano dentro do condomínio. Nada de pedir orçamentos prévios aos condôminos, deixe isso com a seguradora;
- Achar que a seguradora é responsável por danos causados por desgaste de equipamentos: não tente transferir para a seguradora os custos de manutenção de equipamentos que já estão chegando ao fim de sua vida útil. Na maioria das vezes, empresas de seguro acabam negando pedidos deste tipo.
Seguro para condomínio é coisa séria e todo o processo de contratação e renovação deve ser acompanhado com cautela pelo síndico, buscando sempre colocar a qualidade de vida dos moradores em primeiro lugar.
Nunca esqueça de renovar o seguro do condomínio utilizando uma Planilha de Controle de Condomínio, totalmente grátis.
