Taxa de condomínio: como calcular? [Calculadora Gratuita]

Taxa de condomínio: como calcular? [Calculadora Gratuita]

Você sabe como é definida a taxa do condomínio? Essa é uma dúvida comum dos moradores e até mesmo entre os síndicos. Por isso, é importante saber como esse cálculo deve ser feito, e principalmente, quais são os itens que o compõe. Somente assim é possível ter uma taxa do condomínio justa e compatível com o valor do condomínio.

O que é taxa de condomínio?

Também conhecida como cota condominial, a taxa de condomínio é o valor cobrado mensalmente pela administração para custear as despesas da edificação.

O que está incluso?

Cada unidade precisa pagar a sua parte da taxa condominial, fazendo assim o rateio dos gastos do condomínio, como:

Dessa maneira, o pagamento da taxa do condomínio é essencial para a gestão e o bom funcionamento do condomínio. Sem ela, não há como manter um empreendimento operando de forma adequada.

Como deve ser cobrado o condomínio?

O pagamento da taxa de condomínio não é opcional e é resguardado pelo Art. 1.336 do Código Civil, cujo inciso I define que é dever do condômino contribuir para as despesas da administração.

A taxa de rateio inclui as despesas ordinárias e até mesmo extraordinárias, como mostraremos a seguir. 

Quais são as despesas ordinárias de condomínio?

As despesas ordinárias, são as despesas comuns, como: luz, água, gás, pagamento de funcionários, compra de material de limpeza, portaria, entre outros. Nesse caso, o valor de todas as despesas é dividido pela quantidade de apartamentos, gerando assim uma taxa mensal.

Já a taxa fixa é definida pelo síndico e aprovada previamente em assembleia geral. Seu cálculo é uma média de todas as despesas ordinárias, pelo número de apartamentos ou casas. É possível, também, acrescentar as despesas extraordinárias ao cálculo, como obras, pinturas, modernização das áreas comuns, entre outras.

Taxa de condomínio: Quando começar a pagar?

Não existe lei ou artigo específico capaz de resolver essa questão com um ponto final. Sendo assim, esse questionamento muitas vezes é respondido com base interpretativa de outros dispositivos legais. Advogados condominiais, administradoras, locatários e até mesmo inquilinos muitas vezes concordam que assim que ocorre o recebimento das chaves, o pagamento da taxa condominial já se inicia.

O que acontece se eu não pagar o condomínio?

Quando o condomínio não é pago, o morador, seja ele locatário ou proprietário do imóvel passa a se tornar inadimplente. Essa inadimplência muitas vezes pesa no bolso dos outros condomínios, pois muitas vezes o rateio passa a contar com um número menor de divisores. Sendo assim.

Quando o condomínio não é pago, o morador possui um prazo de geralmente 30 dias para quitar essa dívida, além do valor da taxa, é preciso pagar multas e juros pré-estabelecidos. EM casos mais longos, pode haver processo de penhora e até mesmo despejo. 

Veja como fazer o cálculo da taxa do condomínio

A seguir, entenda como é feito o cálculo do valor de condomínio com base em uma taxa fixa:

  1. Some todas as despesas do condomínio, como por exemplo: pagamento dos empregados, conta de água (caso não haja hidrômetros individuais), energia consumida pelas áreas comuns (elevadores, iluminação, etc) etc.
  2. Faça uma projeção desse valor para 12 meses. Ou seja, calcule o quanto você gastará durante um ano.
  3. Utilize um índice de inflação para ajustar esse valor, já que os custos aumentarão no futuro.
  4. Despesas extras, como obras previstas, podem ou não serem acrescidas a esse valor.
  5. Divida o montante final pelo total de apartamentos ou casas.
  6. O valor individual vai, então, para aprovação em assembleia.

Outra possibilidade de estabelecer a taxa do condomínio é definir pela fração ideal. Esse cálculo define que o valor da taxa é diretamente proporcional ao tamanho da unidade, pois entende-se que quanto maior o imóvel, maiores serão os gastos. Esse modelo entrou em vigor junto com o Novo Código Civil, em 2003.

Porém, a definição da taxa do condomínio através da fração ideal não é obrigatória. Esse cálculo só precisa ser adotado quando não houver outro tipo de rateio para taxa estipulado na convenção do condomínio.

Sendo assim, é fundamental que o síndico faça uma análise e defina a melhor forma de arrecadar a taxa do condomínio, sempre com o aval dos moradores. Também é importante levar em conta a inadimplência no condomínio, pois ela influencia no montante final das despesas totais do condomínio.

Inadimplência em condomínio: como lidar com esse problema?

Inadimplência em condomínio: como lidar com esse problema?

Viver em comunidade às vezes significa ter de enfrentar alguns problemas de percurso. Como síndico, você já deve ter percebido que a inadimplência em condomínio é um obstáculo real. Lidar com condôminos inadimplentes é complicado. Além de incomodar o seu trabalho, isso também atrapalha a vida de quem que paga as contas em dia. Esse é um dos principais desafios para os síndicos. Portanto, como lidar e controlar a inadimplência em condomínio?
Para ajudar você a resolver esse problema, criamos um guia de como lidar com a inadimplência em condomínio.
Nesse artigo, você vai encontrar:

Inadimplência em condomínio: o problema existe – e atrapalha

Infelizmente, é raro um síndico que não passa pela situação de ter ao menos um morador inadimplente. A falta de pagamento das cotas condominiais se torna um grande problema para todos:

  • O empreendimento fica com déficit de verba;
  • Os demais moradores têm de pagar a mais;
  • O síndico precisa gerenciar essa crise e talvez entrar com uma cobrança judicial.

Diante de um momento de crise, muitas pessoas estão ficando desempregadas ou passando por cortes financeiros. Por consequência, isso acaba influenciando diretamente no atraso do pagamento da taxa de condomínio.
Apenas no Rio de Janeiro, a inadimplência em condomínios aumentou 7% nos últimos anos, passando de 5% em 2014 para 12% em 2017. Esses dados são de uma pesquisa encomendada pelo jornal O Globo e pela Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi). De acordo com o jornal, o aumento de devedores foi impulsionado pela crise econômica no o estado carioca. Por esse motivo diversos servidores tiveram pagamentos atrasados e muitas empresas fecharam. Assim, muitos moradores deixam de pagar suas taxas condominiais.
Segundo informações da Gazeta Online (ES), são vários os escritórios de advocacia que estão faturando com o assunto. Há empresas especializadas em Direito Imobiliário que entram com cerca de 30 a 40 ações de cobrança judicial de condomínio por mês.
Funcionários, segurança e manutenções são pagos com a verba arrecadada pelas taxas condominiais. No momento em que há uma falta de pagamento por parte de um ou mais moradores, o condomínio tem desfalque financeiro. E é aí que começam os problemas. Se um não paga, o restante tem que tapar o buraco deixado pelos vizinhos devedores. Logo, a inadimplência em condomínio traz consequências financeiras para todos os moradores.
Ou seja, inadimplência é um problema que existe e pode complicar bastante no gerenciamento de um condomínio.

O que fazer para reduzir a inadimplência em condomínio?

Como sempre, é melhor prevenir do que remediar. A primeira dica sobre como o síndico pode tentar evitar a inadimplência em condomínio é manter uma boa organização das finanças. Sempre observe com cuidado e atenção toda e qualquer arrecadação de taxas.
Essa medida é importante para que um déficit não passe despercebido e se transforme em uma bola de neve. Quanto antes o síndico perceber o problema, mais rápido poderá agir. Logo, fica mais fácil controlar o tamanho da dívida do morador e a reverberação disso no condomínio.
O síndico também pode apostar em notificar o condômino que não pagar com antecedência sobre o vencimento das mensalidades. Isso pode ser feito via correspondência, e-mail ou mensagem no aplicativo do condomínio, como o TownSq.
Se a convenção do condomínio não traz regras claras sobre como proceder em caso de inadimplência, a saída é convocar uma reunião de assembleia. Assim os condôminos participam do processo de definição das penalidades. É importante que todos conheçam e concordem com as medidas estabelecidas. Decidam juntos questões como:

  • A partir de quantas mensalidades atrasadas será feita uma notificação?
  • E uma cobrança judicial?
  • Qual o valor do juro cobrado pelo atraso?

Acima de tudo, é importante que o condomínio tenha um fundo de reserva. Essa é uma conta que pode aliviar a barra do condomínio em situação de inadimplência. Em momentos de crise, é necessário ter caixa para cobrir despesas como reparos e serviços emergenciais. Por outro lado, a quantia retirada do fundo de reserva precisa ser devolvida o quanto antes!

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O que fazer em caso de inadimplência em condomínio?

Prevenção é ótimo, mas… E se o problema já estiver acontecendo? O que fazer quando a inadimplência já está instaurada no condomínio? O síndico deve agir rápido e exercitar certas características básicas. São elas: persuasão, empatia, comunicação e, claro, conhecimento da legislação e finanças.
Primeiramente, deve-se colocar essas habilidades em prática. Converse de forma calma e amigável com o morador inadimplente. Marque uma reunião e busque entender qual a situação do condômino, o porquê do atraso no pagamento. E, claro, como vocês podem resolver esse quadro.
Caso não seja possível chegar a um acordo, o jeito é tentar resolver o problema na esfera jurídica. Antigamente, fazer uma cobrança judicial de condomínio demorava anos e era uma burocracia interminável. Hoje não é mais assim devido ao novo Código de Processo Civil (CPC), na ativa desde 2016. Para o condômino inadimplente, o novo CPC deixou a situação mais complicada. Agora o julgamento acontece mais rápido e o devedor corre o risco de perder o imóvel.
Para dar início ao processo, o condomínio deve contar com o auxílio de um advogado. Também é necessário reunir recibos em atraso e atas de reunião para comprovar os débitos.

Inadimplência de condomínio: consequências

Quando se atrasa o pagamento do condomínio, o morador geralmente tem o prazo de 30 dias para quitar a dívida. Esse prazo para o pagamento varia de acordo com as regras estipuladas na convenção do condomínio em questão, com alguns empreendimento permitindo a quitação da dívida em até 60 ou até 90 dias.
Além do valor da taxa, o condômino devedor deve pagar o valor da cota condominial do mês e multa de dois por cento sobre o valor do débito. Ele também ficará sujeito aos juros moratórios convencionados, geralmente de 1% ao mês. Ainda é necessário bancar a correção pela inflação do período atrasado.
O valor dos juros e o prazo podem variar de acordo com o estipulado na convenção do condomínio. Para que o condomínio ou síndico alterem alguma dessas informações, é preciso fazer votação em reunião de assembleia geral e aprovar por 2/3 dos condôminos.
Se o morador não pagar o que deve dentro do período previsto pela convenção, o condomínio tem o direito de entrar com uma ação de cobrança judicial, conforme foi explicado acima. Nessas situações, o devedor que for condenado no Tribunal de Justiça deverá pagar as despesas condominiais conforme o estipulado pelo juiz em até três dias.
Se isso não ocorrer, a quantia será penhorada em sua conta bancária e repassada para o condomínio. Caso o morador não tiver o dinheiro em conta, seus bens – como por exemplo, o imóvel – vão à leilão.

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Resumindo, as consequências da inadimplência de condomínio para o morador são:

  • Pagamento de juros e multas;
  • Sofrer uma ação de cobrança judicial pelo condomínio;
  • Caso o juiz dê razão ao condomínio, o devedor terá de pagar o valor estipulado em até três dias;
  • O morador inadimplente poderá ter parte de sua conta bancária e imóveis penhorados, se não fizer o pagamento dentro do prazo de três dias.

Condômino inadimplente: o que pode e o que não pode fazer?

Quando se trata de condômino inadimplente, existem muitas dúvidas sobre o que pode e o que não pode fazer. Para sanar os questionamentos dos síndicos sobre quais são as penalidades legais, preparamos uma relação com as principais dúvidas:

Condômino inadimplente pode participar de assembleia?

Isso é determinado pela convenção e regimento interno do condomínio. Dependendo do que diz os documentos, o condômino inadimplente pode ser proibido de participar das reuniões. O que o inadimplente não pode fazer é votar em assembleia geral, conforme determina o artigo 1.335.

Condômino inadimplente pode usar salão de festas?

Apesar de ser uma prática muito utilizada, esse tema causa debates quanto às questões legais. Proibir o condômino inadimplente de ter acesso a área comum só é válido se a medida for votada em assembleia e fizer parte da convenção do condomínio. Entretanto, não se pode proibir o acesso a áreas comuns do empreendimento. Ou seja, as entradas, portaria, banheiros, elevadores ou qualquer espaço aberto que não demande reserva. Se esse direito for negado ao condômino inadimplente, corre-se o risco de o condomínio sofrer processo.

Condômino inadimplente pode ser síndico?

Inadimplentes não podem atuar como síndicos. O artigo 1.335 determina que apenas condôminos quites têm direito de votar e deliberar em assembleia. Logo, um inadimplente não poderia gerenciar uma reunião de condomínio e muito menos prestar contas. Bem como, a mesma pessoa não pode ser ré e autora de uma ação por inadimplência, pois há choque de interesses.

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Condomínio pode fazer a negativação do condômino inadimplente?

Sim, desde que a medida seja autorizada pela convenção do condomínio. Geralmente o SERASA só autoriza a inscrição de devedores quando o boleto condominial já foi protestado. Já o SPC normalmente pede que seja feito um acordo com o sindicato patronal dos condomínios da região.

Condomínio pode expor moradores inadimplentes?

O síndico não pode expor um morador devedor por nome. Entretanto, existe uma coisa que pode ser feita sem ferir a legislação. É possível divulgar o balancete mensal com uma lista de unidades com pagamentos em atraso. Se isso não for feito com cautela, a exposição do condômino inadimplente pode causar constrangimento. Desse modo, o condomínio pode ter de pagar indenização por dano moral ao condômino inadimplente.

Condomínio pode cortar a água da unidade inadimplente?

Polêmico, pois muitas pessoas consideram que a água é um elemento básico de moradia. Por isso, recomendamos evitar a prática para preservar-se de problemas judiciais. Porém, se a medida foi votada e aprovada pela assembleia e adicionada à convenção do condomínio, ela se torna possível.

De modo geral, a inadimplência em condomínio é um problema que incomoda, mas não é um bicho de sete cabeças. Lembre-se sempre de colocar o diálogo em primeiro lugar ao lidar com condôminos inadimplentes.

Como gerar boletos para condomínios?

Como gerar boletos para condomínios?

Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:

  • Agilidade na emissão dos boletos;
  • Proteção contra fraudes;
  • Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
  • Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
  • Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
  • Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.

O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?

O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.

Como operacionalizar tudo isso?

Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.

Como é o controle de pagamento?

Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.

Como os clientes recebem os boletos?

Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.

Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.

Contabilidade de condomínio: entenda como fazer e quem é o responsável

Contabilidade de condomínio: entenda como fazer e quem é o responsável

Manter a contabilidade de condomínio em dia é uma das questões fundamentais na administração condominial. Por ser um assunto um tanto quanto complexo, com diversos princípios contábeis aplicados, muitos síndicos não sabem muito bem como proceder nessa área.

Pensando nisso, preparamos esse artigo sobre contabilidade para condomínios (atualizado em 2019). Você aprenderá sobre como manter a contabilidade do condomínio organizada e quem é o responsável por essa atividade. Vamos lá?

Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?

Uma dúvida recorrente sobre esse tema é: quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?  O Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro determina que:

Art. 1.348. Compete ao síndico:

VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

Logo, a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de ninguém menos do que do próprio síndico. Mesmo que seja contratado o serviço de uma administradora, de um escritório de contabilidade ou contador autônomo, ainda será o síndico o responsável final pela contabilidade de condomínio edifício.

Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade ou pelo Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Desta forma, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade para condomínios. Do mesmo modo, não há nenhuma regra que determine que condomínio com CNPJ precisa de contador. Entretanto, o síndico deve apostar na contratação de um profissional confiável para lidar com a contabilidade de condomínio.

Contudo, é importante relembrar que o síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Isso significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive na parte de administração de condomínios e contabilidade. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.

Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Exatamente por isso o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.

Contabilidade do condomínio: como fazer?

Ao fazer a contabilidade de condomínio, é necessário que o síndico se dedique a duas importantes questões: a organização e às obrigações tributárias. Entenda mais sobre essas demandas:

Contabilidade de condomínio: mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos

Em primeiro lugar, é preciso organizar todos os documentos. Afinal, um condomínio com a contabilidade organizada já é meio caminho andado para garantir uma boa administração financeira do condomínio.
Os documentos fiscais que devem ser mantidos por ao menos cinco anos pela administração são:

Além destes, existem alguns documentos que não devem ser colocados fora:

  • Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
  • Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
  • Escrituração contábil do condomínio;
  • Plantas da edificação;
  • Documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
  • Contrato de seguro condominial;
  • Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
  • Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).

Para evitar confusão, é imprescindível armazenar tudo da maneira certa. As opções mais recomendáveis são através de pastas físicas ou então com softwares para condomínios. Qualquer desleixo do síndico e do conselho fiscal na organização contábil pode causar desconfiança por parte dos condôminos. O custo disso pode se tornar alto, resultando até mesmo em auditoria por um profissional da área contábil ou ações judiciais contra o condomínio.

Com os documentos contábeis do condomínio organizados, é possível estabelecer um plano de contas de condomínio e assim contabilizar as despesas do condomínio.

Contabilidade de condomínio: obrigações tributárias de um condomínio

Já no âmbito tributário, existem algumas contribuições que são obrigatórias para condomínios. São elas:

  • Arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados;
  • Recolhimento do INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
  • Pagar o PIS sobre folha de pagamento;
  • Reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município;
  • Reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.

Por outro lado, também existe a contribuição sindical em condomínio. Esse encargo é feito tanto para o sindicato patronal quanto para o sindicato das categorias. Porém, a Reforma Trabalhista tirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto, em novembro de 2017.

Contabilidade para condomínio: como contabilizar fundo de reserva de condomínio

Por último, mas não menos importante, está o fundo de reserva. Saber como gerenciá-lo corretamente fazer parte de uma boa contabilidade para condomínios. Normalmente, o cálculo da contribuição para o fundo de reserva é feito com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial paga mensalmente pelo condômino. Em geral, a porcentagem equivale de 5% a 10% do valor da cota condominial. No entanto, isso não é uma regra e cada condomínio determina o valor da sua contribuição ao fundo de reserva com base na convenção.

A contabilidade do fundo de reserva engloba também o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro. Para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado, o condomínio pode aproveitar para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Já o gerenciamento divide-se em cobrança, aplicação e utilização do dinheiro. Esta última, só poderá ser feita em casos emergenciais ou com base na previsão orçamentária aprovada em assembleia geral.

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Como contabilizar despesas de condomínio?

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Como funciona o regime tributário de condomínios (atualizado 2018)

Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a atuação do síndico no condomínio. Com organização e é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre e aprimorar a vida dos moradores!

Demonstrativo financeiro de condomínio: aprenda como fazer

Demonstrativo financeiro de condomínio: aprenda como fazer

A gestão financeira do condomínio é uma das atividades mais cruciais dentro da administração condominial. Monitorar as despesas e receitas do condomínio com atenção e de forma organizada é meio caminho andado para o sucesso na carreira como síndico. Por causa disso, vamos ensinar como você pode elaborar um bom demonstrativo financeiro para o condomínio. Confira:

O que é demonstrativo financeiro de condomínio?

O primeiro a se fazer é compreender o que é um demonstrativo financeiro de condomínio e qual é o seu papel dentro da administração condominial. Resumidamente, o demonstrativo é um relatório contábil que apresenta a situação financeira do condomínio. Nele, estão todas as contas apresentadas pelo síndico e também são relatadas todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem ao longo dos meses.

Como fazer o demonstrativo financeiro de condomínio?

Existem alguns passos que devem ser seguidos na hora de elaborar um demonstrativo financeiro de condomínio. O primeiro deles é reunir uma série de documentos auxiliares, que ajudam a esclarecer qual a real situação das finanças do empreendimento. Veja qual é a documentação necessária:

Relatório de receitas

Receita é todo o dinheiro que entra na conta do condomínio, seja através do pagamento da taxa condominial e multas por parte dos moradores ou do aluguel de espaços como o salão de festas ou salas comerciais. O relatório de receitas reúne todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde vieram essas quantias e as datas de depósito.

Relatório de despesas

Como o próprio nome diz, esse relatório é dedicado para listar quais são as despesas do condomínio. Desde pagamento de contas de água e luz, gastos com folha de pagamento de funcionários e também custos de reformas e manutenções no condomínio. Todas as despesas precisam ser minuciosamente detalhadas para que o síndico possua um melhor controle do condomínio e seu dinheiro. As despesas devem estar divididas entre:

  • Fixas: são os gastos cujo valor não sofre alterações, como pagamento do seguro condominial ou de contratos trabalhistas.
  • Variáveis: pagamentos que sofrem alterações em seu valor, como a conta mensal de água, energia elétrica e manutenções programadas.
  • Extras: são os imprevistos como, por exemplo, obras e reformas extraordinárias.

Relatório do orçamento

Por sua vez, o relatório do orçamento une os valores das receitas e despesas e as compara com os dados do ano anterior. O intuito deste documento é colocar as finanças do empreendimento em contexto, analisando se houve alguma mudança ou melhoria. Dessa forma, o relatório de orçamento é uma peça essencial para o síndico na hora de elaborar a planilha de previsão orçamentária para condomínio.

Relatório de inadimplência

Claro que a inadimplência não poderia ficar de fora em um demonstrativo financeiro do condomínio. Esse documento deve reunir todos os dados sobre as unidades com mensalidades atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se sempre de não expor os nomes dos condôminos inadimplentes.

Gestão financeira de condomínio: relatório mensal

É normal que as pessoas confundam o demonstrativo financeiro do condomínio com o relatório mensal do condomínio. O primeiro é um documento bastante completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas que é utilizado pelo síndico, conselho fiscal e contador do condomínio. Esse arquivo só é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas. Já o relatório mensal é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e saídas do mês anterior. Esse arquivo traz dados como: taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, de poupanças e aplicações, bem como gastos gerais.

Entenda importância do controle financeiro para condomínio

Quando o assunto é dinheiro, é fundamental ter organização e fiscalização. Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes. E é exatamente por isso que o demonstrativo financeiro de condomínio é tão importante. Somente assim é possível identificar quais são principais gastos do condomínio, analisar cada um e, então, buscar formas de pisar no freio e evitar despesas exageradas. Além disso, as informações disponíveis no demonstrativo financeiro de condomínio permitem:

  • Organizar as finanças do condomínio;
  • Auxiliar na tomada de decisões futuras;
  • Controlar o fluxo de caixa;
  • Fiscalizar o nível de inadimplência;
  • Apurar quais são os impostos que devem ser pagos;
  • Refletir sobre como o condomínio pode investir o dinheiro de forma mais eficaz;
  • Deixar os condôminos a par do que está ocorrendo com as contas do empreendimento;
  • Dar suporte para a ao síndico quando o moradores do condomínio questionam as contas apresentadas.

Logo, um bom demonstrativo financeiro permite um melhor gerenciamento do condomínio.

Planilha de demonstrativo financeiro de condomínio: recursos e vantagens

A forma mais tradicional de montar o demonstrativo financeiro do condomínio é através de planilhas. Desse modo, o síndico pode optar por uma planilha para cada documento citado acima ou uma planilha completa. Planilhas permitem que todos os números e informações sejam visualizadas com objetividade, permitindo uma análise rápida e prática. Dependendo do modelo escolhido, é possível fazer os cálculos de forma automática e ainda gerar porcentagens. Uma boa planilha deve apresentar:

  • Instruções de como usá-la;
  • Área dedicada para controle do fluxo de caixa;
  • Um espaço dedicado para a conferência do pagamento das cotas condominiais e inadimplência do condomínio;
  • A possibilidade de gerar gráficos.

Para facilitar a sua vida, disponibilizamos uma Planilha Grátis de Prestação de Contas do Condomínio para download.

Confira também:

Cronograma de limpeza do condomínio (adaptável para Excel)

Planilha de manutenção de condomínio (e controle do condomínio)

Planilha folha de pagamento condomínio

Para finalizar, vamos citar uma opção ainda mais simples e moderna que o síndico pode usar para fazer o controle financeiro do condomínio. Já ouviu falar sobre sistemas de gestão de condomínio? São softwares que podem ser utilizados em computadores, tablets ou celulares que facilitam o trabalho do síndico no dia a dia. Esse tipo de software é a opção perfeita para quem quer montar o demonstrativo financeiro, prestação anual no condomínio ou até mesmo convocar uma reunião de assembleia de forma mais simples, mas sem desobedecer as normas. Uma das melhores opções nessa área é o TownSq, o maior sistema para gestão de condomínios do mundo. Com ele, fica mais fácil acessar os documentos e informações essenciais dos condomínios que você gerencia. Ou seja, você não precisa mais imprimir uma papelada de documentos ou se perder em meio a um mar de planilhas do Excel que não acabam mais. Assim, é possível atualizar o demonstrativo financeiro de qualquer lugar – seja do escritório, em casa ou até mesmo durante a visita ao condomínio. Mais organização e autonomia para as atividades do síndico.

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Auditoria em condomínio: entenda como fazer e evite fraudes

Auditoria em condomínio: entenda como fazer e evite fraudes

Todo mundo sabe que condomínios movimentam muito dinheiro. No meio de tantos recursos, muitos se tornam vítimas de fraudes, desvios e outros problemas que podem ocorrer devido à má-fé ou descuidos cometidos por administradoras e até mesmo síndicos. Uma forma de se prevenir contra esse tipo de complicação é através da auditoria em condomínio, ferramenta essencial para evitar fraudes e infortúnios financeiros.

Nesta publicação, vamos explicar tudo sobre como fazer uma auditoria condominial. Vamos lá?

Como pedir auditoria em condomínio?

Está desconfiado sobre como as contas do seu condomínio estão sendo gerenciadas? Nessas situações, a primeira coisa a fazer é focar na comunicação. Busque conversar com o síndico, com o conselho fiscal e, se houver, com a administradora do condomínio para esclarecer as suas dúvidas.

Caso a desconfiança persista, é recomendável buscar a assessoria de uma empresa ou contador autônomo especializado na área de auditoria de condomínios. Esse profissional deve ser qualificado e possuir conhecimento prático sobre auditoria em condomínio, Código Civil, bem como questões fiscais e trabalhistas. Ao fazer a pesquisa, confira se a prestadora de serviços está devidamente registrada junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da sua região.

Não é indicado que a auditoria condominial seja feita pela própria administradora. O parecer de auditoria em condomínio deve ser realizado por uma entidade independente, sem vínculo com o empreendimento.
Geralmente, a auditoria condominial é pedida pelo próprio síndico ou conselho fiscal. No entanto, os condôminos podem se mobilizar e pedir pela análise das contas. Nesses casos, é possível convocar uma reunião de assembleia geral através de um abaixo-assinado para discutir o tema.

Caso os moradores optem por pedir uma auditoria sem o aval do corpo diretivo, é essencial contar com auxílio jurídico para que o processo ocorra corretamente.

Síndico pode contratar auditoria?

Não apenas pode, como deve. Por ser o principal responsável pelo condomínio, é dever do síndico garantir que a administração condominial seja transparente. Sendo assim, o síndico deve fazer da auditoria em condomínio a sua melhor amiga, visto que ela é uma ferramenta primordial para a saúde contábil do empreendimento.

Dependendo da situação, podem ser realizados diferentes processos de auditoria em condomínio. São eles:

Auditoria investigativa

Ideal para quem está com a pulga atrás da orelha e desconfia da existência de ilegalidades no gerenciamento das contas condominiais. A intenção é obter provas de fraudes, superfaturamentos ou desvios de verbas, visando destituir ou penalizar os culpados.

Auditoria preventiva

Este é o modelo perfeito para os síndicos que querem um auxílio na contabilidade. Ela tem o papel de identificar possíveis erros contábeis na administração, buscando evitar problemas futuros. É a opção certa para os condomínios que querem revisar as contas, diminuir gastos e aperfeiçoar os processos administrativos.

Objetivos da auditoria em condomínio

Em síntese, podemos resumir os objetivos da auditoria em condomínio em três pilares: acompanhar as contas, avaliar a gestão e evitar fraudes. Entenda melhor cada um desses tópicos:

Acompanhar as contas do condomínio

Como citamos anteriormente, condomínios lidam com grandes quantidades de dinheiro. Exatamente por isso, o síndico às vezes precisa de uma ajudinha extra para deixar tudo em ordem. Consequentemente, a auditoria condominial é uma forma de auxílio no acompanhamento das contas, em que um profissional qualificado revisa cada despesa e arrecadamento. Dessa forma, o síndico conta com o amparo de um assessor/analista, que oferece recomendações sobre como fazer o dinheiro do condomínio render mais e evitar dores de cabeça.

Avaliar gestão do condomínio

Nem sempre o síndico eleito é a pessoa mais indicada para o cargo. Nesses casos, a auditoria de condomínio pode funcionar como um termômetro da qualidade da gestão condominial.

Dessa forma, o parecer de auditoria em condomínio pode ser uma exigência cobrada pelo conselho fiscal e até mesmo pelos próprios condôminos. Sendo assim um meio de evitar a má administração do condomínio, seja por parte do síndico ou pela empresa administradora.

Ao longo da análise do auditor, são conferidas as pastas de contas e recibos, folha de pagamento dos funcionários, contratos com prestadoras de serviços, relatório de inadimplência, recolhimento de obrigações fiscais e contábeis, entre outros.

Evitar fraudes no condomínio

Por fim, vamos falar sobre o objetivo mais comum das auditorias para condomínios. Infelizmente, condomínios de todo o país são vítimas de práticas ilegais e a análise minuciosa das contas é uma forma de buscar justiça pelos crimes cometidos.

Ao constatar a presença de fraude dentro do condomínio, o relatório da auditoria condominial torna-se prova que poderá ser utilizada na Justiça.

Como fazer auditoria em condomínio?

Para finalizar, vamos falar sobre algumas questões práticas acerca das auditorias em condomínio.

Valor de auditoria em condomínio

O custo de uma auditoria de condomínio varia conforme o tamanho do empreendimento. É comum que o valor seja estipulado com base no número de unidades do condomínio. Por exemplo, no caso de uma auditoria preventiva, o preço costuma ficar em torno de R$ 3 a R$ 6 mensais por unidade.

Por outro lado, as auditorias investigativas geralmente são mais caras. A urgência desse tipo de análise requer uma maior dedicação do auditor em um menor período de tempo. Para isso, o valor desse tipo de auditoria é calculado a partir do orçamento de horas mais o número de unidades do condomínio.

Relatório de auditoria de condomínio

Ao final da análise das contas do condomínio, a empresa auditora entrega um relatório da auditoria do condomínio. Esse documento também é comumente chamado de parecer de auditoria em condomínio.
Com o auxílio de recursos tecnológicos, o profissional compila todas as informações adquiridas ao longo da investigação. No caso de auditorias preventivas, esse processo é constante e geralmente é entregue um relatório mensal, trimestral, semestral ou anual.

A auditoria condominial é uma grande aliada ao trabalho do síndico, trazendo transparência e profissionalismo à gestão condominial.

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